Quản lý hồ sơ phục vụ công tác bảo đảm và kiểm định chất lượng của trường đại học quốc tế miền đông

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VÕ NHẠN NGUYỆT AN QUẢN LÝ HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐẢM BẢO VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VÕ NHẠN NGUYỆT AN

QUẢN LÝ HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐẢM BẢO VÀ

KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC

QUỐC TẾ MIỀN ĐÔNG

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học

Mã ngành: 8320303

Người hướng dẫn khoa học: TS Lê Hữu Phước

Thành phố Hồ Chí Minh - 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo và kiểm định chất

lượng của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông” là công trình nghiên cứu khoa học của tôi,

với sự hướng dẫn của TS Lê Hữu Phước Các trích dẫn trong luận văn có nguồn gốc, xuất

xứ rõ ràng Các số liệu sử dụng trong luận văn đảm bảo tính trung thực và được thu thập từ thực tiễn quá trình công tác tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông Những kết quả nghiên cứu của luận văn chưa từng được công bố trong bất kỳ một công trình nào khác

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 11 năm 2021

Tác giả luận văn

Võ Nhạn Nguyệt An

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài “Quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo và kiểm định chất

lượng của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông”, lời đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn

sâu sắc đến TS Lê Hữu Phước, người đã tận tình chỉ dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu, thực hiện và hoàn thành đề tài

Tôi xin trân trọng cảm ơn Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Phòng Sau đại học và đặc biệt cảm ơn quý Thầy, Cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã trực tiếp quản lý, giảng dạy các chuyên đề trong chương trình đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học; các nhà khoa học trong Hội đồng chấm luận văn tốt nghiệp đã tạo điều kiện và đóng góp nhiều ý kiến quý báu cho tôi hoàn thiện luận văn

Tôi cũng xin trân trọng cám ơn Ban Giám hiệu, Lãnh đạo các Phòng, Khoa, Trung tâm và các đơn vị trực thuộc, Giảng viên và Chuyên viên Trường Đại học Quốc tế Miền Đông đã tạo điều kiện và cung cấp các tư liệu, số liệu, thông tin liên quan đến đề tài để tôi hoàn thành tốt luận văn này

Tôi cũng xin ghi nhận sự động viên, giúp đỡ của gia đình, anh, chị, em, bạn bè đồng nghiệp đã động viên tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn Trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn, bản thân tôi đã hết sức cố gắng, nhưng chắc chắn luận văn tốt nghiệp cũng không thể tránh khỏi những sai sót, tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến góp ý, chỉ dẫn và giúp đỡ

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 11 năm 2021

Tác giả luận văn

Võ Nhạn Nguyệt An

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN I LỜI CẢM ƠN II MỤC LỤC III DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT VI DANH MỤC BẢNG VII DANH MỤC BIỂU ĐỒ VIII DANH MỤC HÌNH IX DANH MỤC PHỤ LỤC X

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài 5

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 7

4 Đối tượng nghiên cứu của đề tài 8

5 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 8

6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 8

7 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài 9

8 Cấu trúc của đề tài 9

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐẢM BẢO VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC 10

1.1 Cơ sở lý luận về quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng trong các các trường đại học 10

1.1.1 Một số vấn đề về công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng trong trường đại học 10

1.1.1.1 Khái niệm đảm bảo chất lượng giáo dục đại học 10

1.1.1.2 Khái niệm kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học 11

1.1.1.3 Các tiêu chuẩn trong đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học 11

1.1.1.4 Khái niệm minh chứng trong đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học 12

1.1.1.5 Các loại hồ sơ minh chứng phục vụ công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học 12

1.1.2 Quản lý hồ sơ lưu trữ 13

1.1.2.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 13

1.1.2.2 Khái niệm hồ sơ 15

1.1.2.3.Khái niệm công tác lưu trữ 15

1.1.2.4 Vai trò, tầm quan trọng của quản lý hồ sơ lưu trữ 16

1.2 Cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo và kiểm định chất

lượng trong các các trường đại học 17

1.2.1 Quy định của nhà nước về công tác quản lý hồ sơ lưu trữ 17

1.2.2 Quy định của nhà nước về công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng giáo dục đại học 19

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 21

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG TÁCĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ MIỀN ĐÔNG 22

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông 22

2.1.1 Khái quát về Trường Đại học Quốc tế Miền Đông 22

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông 23

2.1.3 Khái quát về công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng cấp cơ sở giáo dục tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 - 2018 24

2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng cấp cơ sở giáo dục tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 – 2018 28

2.2.1 Khái quát chung về công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông 28

2.2.1.1 Mô hình quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ 28

2.2.1.2 Tình hình ban hành văn bản quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ 30

2.2.1.3 Tình hình nhân sự làm công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ 31

2.2.1.4 Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến 31

2.2.1.5 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ 33

2.2.1.6 Nhận xét chung về công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông 41

2.2.2 Tình hình quản quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng cấp cơ sở giáo dục tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 – 2018 42

2.2.2.1 Tình hình thực hiện công tác chỉ đạo và ban hành các văn bản hướng dẫn quản lý hồ sơ minh chứng 42

2.2.2.2 Tình hình thực hiện thu thập hồ sơ minh chứng 43

2.2.2.3 Tình hình thực hiện phân loại hồ sơ minh chứng 47

2.2.2.4 Tình hình thực hiện sắp xếp hồ sơ minh chứng 50

2.2.2.5 Tình hình thực hiện mã hóa hồ sơ minh chứng 51

2.2.2.6 Tình hình thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ minh chứng 52

2.2.2.7 Tình hình thực hiện lưu trữ hồ sơ minh chứng bản giấy 55

2.2.2.8 Tình hình thực hiện tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ minh chứng 56

2.2.3 Nhận xét chung về việc quản lý hồ sơ minh chứng phục vụ công tác ĐBCL và KĐCL cấp cơ sở giáo dục tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 –

2018 56

2.2.3.1 Ưu điểm 56

2.2.3.2 Hạn chế 57

2.2.3.3 Nguyên nhân 57

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 63

Chương 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ MIỀN ĐÔNG 64

3.1 Xây dựng văn hóa chất lượng trong toàn trường 64

3.2 Thay đổi mô hình quản lý hồ sơ, tài liệu từ mô hình quản lý phân tán sang mô hình quản lý tập trung 65

3.3 Thành lập đơn vị chuyên trách quản lý hồ sơ, tài liệu toàn trường 66

3.4 Thành lập mạng lưới nhân sự phụ trách quản lý hồ sơ, tài liệu trong từng đơn vị 67

3.5 Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý hồ sơ, tài liệu 67

3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu 69

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 72

KẾT LUẬN 74

TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

PHỤ LỤC 83

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Thống kê số lượng văn bản đến và văn bản đi của Trường Đại học

Quốc tế Miền Đông từ năm 2014 – 2018 ……… 32

Bảng 2.2 Thống kê khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của 22 đơn vị - Trường Đại

học Quốc tế Miền Đông từ năm 2014 – 2018 ……… 37

Bảng 2.3 Thống kê số lượng minh chứng thu thập từ danh mục minh chứng kiểm

định chất lượng cấp cơ sở giáo dục tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai

Bảng 2.4 Thống kê phiếu khảo sát phát ra và thu về từ lãnh đạo và chuyên viên

các đơn vị Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ……… 58

Bảng 2.5 Thống kê kết quả từ phiếu khảo sát lãnh đạo và chuyên viên các đơn

vị về việc quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ……… 58

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1 Số lượng văn bản đến và văn bản đi của Trường Đại học Quốc tế Miền

Biểu đồ 2.2 Khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của 22 đơn vị - Trường Đại học Quốc

tế Miền Đông từ năm 2014 – 2018 ……… 38

Biểu đồ 2.3 Số lượng minh chứng thu thập từ các đơn vị phục vụ cho công tác

ĐBCL và KĐCL cấp cơ sở giáo dục tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai

Biểu đồ 2.4 Các nội dung có câu trả lời nhiều nhất từ Bảng 2.4 Thống kê kết quả

từ phiếu khảo sát lãnh đạo và chuyên viên các đơn vị về việc quản lý hồ sơ phụ vụ công tác ĐBCL và KĐCL của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ……… 61

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ………… 24

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hệ thống ĐBCL bên trong của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ……… 26

Hình 2.3 Mô hình quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ phân tán của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ……… 29

Hình 2.4 Cây thư mục bốn cấp lưu trữ hồ sơ minh chứng trên Google Drive……… 53

Hình 2.5 Màn hình minh họa cây thư mục Cấp 1 của Tiêu chuẩn 13……… 54

Hình 2.6 Màn hình minh họa cây thư mục Cấp 2 của Tiêu chuẩn 13……… 54

Hình 2.7 Màn hình minh họa cây thư mục Cấp 3 của Tiêu chuẩn 13……… 54

Hình 2.8 Màn hình minh họa cây thư mục Cấp 4 của Tiêu chuẩn 13……… 55

Hình 3.1 Mô hình quản lý hồ sơ theo kiểu tập trung……… 66

Phụ lục III Quyết định số 91A/QĐ-ĐHQTMĐ ngày 15 tháng 5 năm 2017 về việc

đổi tên Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục thành Phòng Đảm bảo chất

1 Hình ảnh khai mạc khảo sát chính thức KĐCL cấp cơ sở giáo dục Trường Đại học

2 Hình ảnh bế mạc khảo sát chính thức KĐCL cấp cơ sở giáo dục Trường Đại học

3 Hình ảnh lễ công bố Quyết định và trao giấy chứng nhận kiểm định chất lượng

cấp cơ sở giáo dục cho Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ……… 97

4 Hình ảnh Giấy chứng nhận đạt kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục của Trường

Đại học Quốc tế Miền Đông ……… 98

Phụ lục V Mẫu phiếu khảo sát về việc quản lý hồ sơ phục vụ công tác ĐBCL và

KĐCL của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ……… 99

Phụ lục VI Dự thảo Quy định quản lý văn bản đến của Trường Đại học Quốc tế

Phụ lục X Dự thảo Quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại các Đơn vị Trường Đại học

Phụ lục XI Dự thảo Quy trình lưu trữ hồ sơ tại các Đơn vị Trường Đại học Quốc tế

Phụ lục XII Dự thảo Quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Phòng Lưu trữ Trường Đại

Phụ lục XIII Dự thảo Quy trình lưu trữ hồ sơ tại Phòng Lưu trữ Trường Đại học

Phụ lục XIV Dự thảo Quy định hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử của Trường

Đại học Quốc tế Miền Đông ……… 198

Phụ lục XV Dự thảo Quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu Trường Đại học Quốc tế Miền

Phụ lục XVI Dự thảo Quy định lưu trữ minh chứng phục vụ KĐCL giáo dục Trường

Phụ lục XVII Dự thảo Quy trình lưu trữ minh chứng phục vụ KĐCL giáo dục

Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ……… 219

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước, giáo dục giữ một vị trí quan trọng trong việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, góp phần vào việc xây dựng một nền kinh tế tri thức Chính vì lý do này, Chính phủ đã chủ trương đổi mới cơ bản, toàn diện giáo dục đại học Việt Nam, thực hiện đổi mới quản lý giáo dục, trong đó kiểm định chất lượng (KĐCL) được sử dụng như một công cụ quan trọng để khuyến khích tất cả các cơ sở giáo dục đại học nâng cao chất lượng giáo dục thông qua việc phấn đấu đạt các tiêu chuẩn chất lượng giáo dục

Tại nhiều nước trên thế giới KĐCL giáo dục đã được hình thành và phát triển từ rất lâu Trong đó phải kể đến Hoa Kỳ đã triển khai KĐCL giáo dục cách đây trên 130 năm, với việc thành lập Hiệp hội các trường đại học và trung học Hoa Kỳ vào năm 1885 Từ đó đến nay, hệ thống KĐCL giáo dục đại học Hoa Kỳ đã góp phần vào việc đảm bảo chất lượng (ĐBCL) giáo dục đại học của đất nước này luôn xếp hàng đầu thế giới

Tại Việt Nam, trong hệ thống giáo dục đại học, có những đơn vị chuyên trách được thành lập khá sớm như Trung tâm Đảm bảo chất lượng đào tạo và Nghiên cứu phát triển giáo dục của Đại học Quốc gia Hà Nội (thành lập từ năm 1995, từ năm 2010 được nâng cấp thành Viện Đảm bảo chất lượng giáo dục); Trung tâm Khảo thí và Đánh giá chất lượng giáo dục của Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh thành lập từ năm 1999 Năm

2002, Phòng Kiểm định chất lượng đào tạo được thành lập trong Vụ Đại học Dấu mốc quan trọng nhất là năm 2003, Cục Khảo thí và KĐCL giáo dục thuộc Bộ GD&ĐT đã được thành lập để thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng Bộ GD&ĐT quản lý nhà nước về công tác quản lý thi và KĐCL giáo dục Có thể nói, Cục Khảo thí và KĐCL giáo dục thuộc Bộ GD&ĐT đã được thành lập đã đánh dấu một thời kỳ mới của sự phát triển hệ thống KĐCL giáo dục ở Việt Nam Năm 2012, Luật Giáo dục đại học được ban hành quy định rất rõ về trách nhiệm của cơ sở giáo dục đại học trong việc bảo đảm chất lượng giáo dục đại học, trong đó phải thành lập tổ chức chuyên trách về bảo đảm chất lượng giáo dục đại học Năm 2018, Luật Giáo dục đại học được sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Giáo dục đại học (2012), Luật Giáo dục đại học (2018) tiếp tục quy định cụ thể hơn về trách nhiệm xây dựng và phát triển hệ thống bảo đảm chất lượng giáo dục bên trong cơ sở giáo dục đại

học phù hợp với sứ mạng, mục tiêu và điều kiện thực tế của cơ sở giáo dục Đây là hành lang pháp lý để các cơ sở giáo dục đại học thành lập đơn vị chuyên trách về bảo đảm chất lượng Từ khi Luật Giáo dục đại học (2012) được ban hành thì hệ thống KĐCL giáo dục trong những năm qua đang từng bước được hình thành, các tổ chức KĐCL giáo dục được thành lập Cụ thể: từ năm 2013 đến nay, Bộ trưởng Bộ GD&ĐT đã quyết định thành lập bốn tổ chức KĐCL giáo dục, bao gồm: Trung tâm KĐCL giáo dục – Đại học Quốc gia Hà Nội, Trung tâm KĐCL giáo dục – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Trung tâm KĐCL giáo dục – Đại học Đà Nẵng và Trung tâm KĐCL giáo dục - Trường Đại học Vinh; cho phép thành lập 1 tổ chức KĐCL giáo dục đó là Trung tâm KĐCL giáo dục trực thuộc Hiệp hội các trường đại học, cao đẳng Việt Nam Các trung tâm KĐCL giáo dục này cũng

đã được Bộ trưởng Bộ GD&ĐT cấp phép hoạt động KĐCL giáo dục với đối tượng là các

cơ sở giáo dục đại học, trường cao đẳng sư phạm; các chương trình đào tạo các trình độ của giáo dục đại học, cao đẳng sư phạm Trong thời gian qua, các tổ chức KĐCL giáo dục

đã không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao Các hoạt động đánh giá ngoài và công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng cho các cơ sở giáo dục dần đi vào nề nếp, từng bước tạo được niềm tin cho các cơ sở giáo dục đại học, các trường cao đẳng sư phạm So với nhiều nước, hệ thống bảo đảm, kiểm định chất lượng giáo dục đại học ở Việt Nam hình thành chưa lâu nhưng đã từng bước phát triển, đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng trong bối cảnh hội nhập ngày càng sâu rộng

Cùng với việc Cục Khảo thí và KĐCL thuộc Bộ GD&ĐT và các Trung tâm kiểm định được thành lập, để có cơ sở triển khai thực hiện công tác KĐCL giáo dục trong thực tiễn một cách đồng loạt và thống nhất, văn bản pháp lý đầu tiên được Bộ GD&ĐT ban hành là Quyết định số 38/2004/QĐ-BGD&ĐT ngày 02 tháng 12 năm 2004 quy định tạm thời về kiểm định chất lượng trường đại học gồm 10 tiêu chuẩn Sau ba năm triển khai thực hiện quy định tạm thời về kiểm định chất lượng trường đại học đến năm 2007, chương II của Quy định này được thay thế bằng Quyết định số 65/2007/QĐ-BGDĐT ngày 01 tháng 11 năm 2007, quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường đại học gồm 10 tiêu chuẩn, 61 tiêu chí Năm 2012, Thông tư số 37/2012/TT-BGDĐT được ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 65/2007/QĐ-BGDĐT cũng trong năm

2012, Thông tư số 62/2012/TT-BGDĐT được ban hành quy định về quy trình và chu kỳ kiểm định chất lượng giáo dục trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp Sau

một thời gian triển khai thực hiện Đến năm 2017, nhằm quy định cụ thể về công tác kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học thì Bộ GD&ĐT đã ban hành Thông tư số 12/2017/TT-BGDĐT ngày 19/5/2017 về việc ban hành quy định về kiểm định chất lượng

cơ sở giáo dục đại học Thông tư này đã thay thế cho Quyết định số 65/2007/QĐ-BGDĐT ngày 01 tháng 01 năm 2007 của Bộ Trưởng Bộ GD&ĐT ban hành Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường đại học; Điều 1, Điều 2 của Thông tư số 37/2012/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 10 năm 2012 của Bộ Trưởng Bộ GD&ĐT; các quy định về quy trình, chu trình kiểm tra chất lượng giáo dục đối với các đại học, học viện, trường đại học tại Thông tư số 62/2012/TT- BGDĐT ngày 28 tháng 12 năm 2012 của Bộ Trưởng Bộ GD&ĐT ban hành Quy định về quy trình và chu trình kiểm định chất lượng giáo dục trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp

Từ các văn bản quy định về kiểm định chất lượng được nêu trên cho thấy, hệ thống văn bản quy định về công tác đánh giá và kiểm định các cơ sở giáo dục và chương trình đào tạo ngày càng đầy đủ, đánh dấu sự hoàn thiện về quá trình chuyển giao các phương pháp đánh giá của Bộ GD&ĐT đối với các cơ sở giáo dục trên cả nước, chuẩn bị tiến đến KĐCL toàn diện Theo số liệu thống kê giáo dục đại học tính đến ngày 31/12/2020 Việt nam có 237 cơ sở giáo dục đại học Trong đó có 149 cơ sở giáo dục đại học được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục theo tiêu chuẩn trong nước và 07 cơ sở giáo dục đại học được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục theo tiêu chuẩn nước ngoài

Từ các số liệu thống kê này cho thấy đã có hơn 60% cơ sở giáo dục đại học thực hiện công tác KĐCL giáo dục, công tác KĐCL giáo dục đang dần được triển khai rộng khắp trên cả nước

Hiện nay, hầu hết các cơ sở giáo dục đại học đang thực hiện KĐCL theo bộ tiêu chuẩn đánh giá AUN-QA bao gồm 25 tiêu chuẩn và 111 tiêu chí được quy định tại Thông tư số 12/2017/TT-BGDĐT ngày 19/5/2017 Theo đó, thông tư quy định cụ thể trong từng tiêu chuẩn sẽ có các minh chứng là các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ sở giáo dục đại học Từ đó cho thấy, công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo trong việc quản lý điều hành, đồng thời hồ sơ, tài liệu lưu trữ cũng ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày nhằm tạo nên chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ sở giáo dục đại học Từ vai trò to lớn của hồ sơ, tài liệu lưu trữ mang lại cho

các cơ sở giáo dục đại học cho thấy, công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ là công tác không thể thiếu trong hoạt động của các cơ sở giáo dục đại học

Với xu thế hội nhập quốc tế và khẳng định chất lượng giáo dục, cùng với việc từng bước nâng cao chất lượng giảng viên, cơ sở vật chất, cải tiến chương trình đào tạo … Ngày nay, các cơ sở giáo dục đại học rất quan tâm đến vấn đề KĐCL Để việc KĐCL đạt hiệu quả cao cần phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó công tác quản lý hồ sơ, tài liệu đóng vai trò hết sức quan trọng nhằm hỗ trợ xuyên suốt quá trình ĐBCL và KĐCL của cơ sở giáo dục đại học

Trường Đại học Quốc tế Miền Đông do Tổng Công ty Becamex IDC đầu tư tại Thành phố mới Bình Dương, được thành lập ngày 27/9/2010 theo Quyết định số 1789/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ Từ khi thành lập thành lập đến nay, trong suốt quá trình hình thành và phát triển trường đã sản sinh ra rất nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị Những tài liệu này góp phần rất lớn trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Nhà trường

và quan trọng nhất tài liệu là một nguồn minh chứng rất lớn phục vụ cho công tác ĐBCL

và KĐCL cấp cơ sở giáo dục tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 –

2018 vừa qua Qua khảo sát tình hình thực tế công tác quản lý hồ sơ lưu trữ của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông nói chung và công tác quản lý hồ sơ phục vụ công tác ĐBCL

và KĐCL của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông nói riêng, tác giả nhận thấy công tác quản lý hồ sơ lưu trữ chung của Nhà trường chưa được thực hiện một cách có hệ thống, thiếu các văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện công tác này dẫn đến việc quản lý hồ sơ phục vụ cho công tác ĐBCL và KĐCL của Nhà trường còn bộc lộ nhiều hạn chế Nhìn chung, nguyên nhân của những hạn chế này là: Nhà trường chưa xây dựng được hệ thống các văn bản quy định về quản lý hồ sơ lưu trữ; nhân sự phụ trách quản lý hồ sơ lưu trữ làm công tác kiêm nhiệm; Nhà trường chưa có bộ phận chuyên trách phụ trách công tác quản lý hồ sơ lưu trữ chung cho toàn trường, hồ sơ hiện đang được bảo quản phân tán tại các đơn vị; tình trạng hồ sơ chưa được chỉnh lý và chưa được số hóa

Xuất phát từ tình hình thực tế nêu trên đã gợi cho tác giả ý tưởng lựa chọn nghiên cứu

đề tài: “Quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng của Trường

Đại học Quốc tế Miền Đông” làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của mình

Thực hiện đề tài này tác giả mong muốn góp phần làm rõ thực trạng, phân tích, đánh giá những ưu điểm và hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu

quả trong quản lý hồ sơ phục vụ công tác ĐBCL và KĐCL cấp cơ sở giáo dục đại học của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông trong thời gian sắp tới

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Quản lý hồ sơ lưu trữ là một hoạt động quan trọng phục vụ cho việc quản lý điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức nói chung và phục vụ cho công tác đảm bảo chất lượng

và kiểm định chất lượng của các cơ sở giáo dục đại học nói riêng Trong những năm gần đây việc nghiên cứu về công tác quản lý hồ sơ lưu trữ, công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm Ở Việt Nam, cho đến nay đã

có nhiều công trình nghiên cứu khoa học, giáo trình, sách viết về công tác quản lý hồ sơ lưu trữ, công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng; các bài viết trên báo, tạp chí; các luận văn thạc sĩ;… nghiên cứu về công tác quản lý hồ sơ lưu trữ, công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng khá phong phú

Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả đã tìm hiểu và có thể khái quát các công trình nghiên cứu đã có về vấn đề này thành các nhóm như sau:

Nhóm thứ nhất, sách và các bài viết về quản lý hồ sơ lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức

nói chung như: giáo trình “Lưu trữ học đại cương” của nhóm tác giả CVCC.TS Phan

Đình Nham – PGS.TSKH Bùi Loan Thùy, Nxb Đại học quốc gia TP HCM, năm 2015;

sách “Quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp” của nhóm tác giả TS Nguyễn Văn

Báu, ThS Nguyễn Phạm Ngọc Hân, ThS Lê Thị Vị, ThS Hà Minh Đức, Nxb tổng hợp

TP HCM, năm 2020; Các bài viết được đăng trên tạp chí chuyên ngành như: bài viết

“Những điều cần bàn về công tác lưu trữ ở trường Đại học”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam của tác giả Nguyễn Trọng Biên, 2002; bài viết “Vai trò của hệ thống công cụ

xác định giá trị tài liệu trong công tác lưu trữ tại các Trường đại học ở Việt Nam, Tạp chí

Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Trần Thị Loan, 2018 Các sách và bài viết nêu trên là một

nguồn tài liệu hết sức đa dạng và phong phú giúp cho tác giả nắm được những kiến thức sâu rộng, khái quát chung về công tác quản lý hồ sơ lưu trữ, đây là những tài liệu đáng tin cậy, cung cấp các kiến thức lý luận hữu ích giúp cho tác giả hiểu sâu hơn về các lĩnh vực

và hoạt động của công tác quản lý hồ sơ lưu trữ

Nhóm thứ hai, là các luận văn thạc sĩ nghiên cứu về công tác quản lý hồ sơ lưu trữ của

các trường đại học, cao đẳng Cụ thể: luận văn: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc TP HCM” của thạc sĩ Lê Phương

Bình bảo vệ thành công năm 2016; luận văn: “Quản lý văn bản và hồ sơ, tài liệu tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia TP HCM” của thạc sĩ Lê Thị Chung bảo vệ thành công năm 2019; luận văn: Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Sài gòn”, của thạc sĩ Nguyễn Thị Mai Sa bảo vệ thành công năm 2019 Từ những công trình nghiên cứu này có thể thấy được thực trạng chung trong việc quản lý hồ sơ lưu trữ của một số trường đại học Từ những thực trạng này các tác giả cũng đã có đề xuất những giải pháp phù hợp để khắc phục được thực trạng hiện tại Qua các bài luận văn này, tác giả cũng học hỏi được một số kinh nghiệm cũng như những ưu điểm mà các trường

này đang có khi thực hiện quản lý hồ sơ lưu trữ của các trường

Nhóm thứ ba, sách và các bài viết, kỷ yếu hội thảo, các ý kiến trao đổi đăng trên các

báo, tạp chí liên quan đến công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng như:

Sách: Mạng lưới các trường đại học ASEAN (2016), Hướng dẫn đánh giá cơ sở giáo dục

của mạng lưới đảm bảo chất lượng các trường đại học ASEAN phiên bản 2.0, Nxb Đại

học Quốc gia Hà Nội; Các bài viết được đăng trên kỷ yếu hội thảo như: bài viết: “Một số

giải pháp cho các cơ sở giáo dục thực hiện công tác kiểm định chất lượng giáo dục” của

tác giả Đinh Thị Kim Loan (2020), Kỷ yếu hội thảo Thực tiễn xây dựng hệ thống ĐBCL

bên trong tại cơ sở giáo dục đại học, Nxb Đại học Quốc gia TP HCM; bài viết “Vai trò

của KĐCL trong giáo dục Đại học, Bảo đảm và KĐCL giáo dục đại học trên thế giới và

ở Việt Nam” của tác giả Lê Thị Thanh Trà (2019), Nxb Đà Nẵng Ngoài sách và các bài

viết về công tác ĐBCL và KĐCL đã nêu tác giả còn nghiên cứu “Báo cáo tự đánh giá cơ

sở giáo dục Theo tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục đại học của Bộ Giáo dục

và Đào tạo (Giai đoạn đánh giá: 2014 - 2018)” của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

(2018) Các công trình nghiên cứu khoa học này đã đề cập nhiều vấn đề thực tiễn liên quan đến công tác ĐBCL và KĐCL của các cơ sở giáo dục đại học Những vấn đề thực tiễn này giúp cho tác giả có nhiều cơ sở để thực hiện luận văn này

Nhóm thứ tư, các văn bản quy phạm pháp luật về công tác quản lý hồ sơ, công tác công

tác ĐBCL và KĐCL như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc Hội nước Cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011; Nghị định

số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định

số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Thông tư số BGDĐT ngày 19/5/2017 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ban hành Quy định về KĐCL cơ sở

12/2017/TT-giáo dục đại học; Công văn 768/QLCL-KĐCLGD ngày 20/4/2018 về việc hướng dẫn đánh giá theo bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục đại học: Yêu cầu, mốc chuẩn và nguồn minh chứng Các văn bản này là những cơ sở lý luận có tính pháp lý cao giúp cho tác giả thực hiện luận văn này

Từ những công trình nghiên cứu trên, tác giả đã kế thừa ở những đề tài nghiên cứu khoa học đi trước về phương pháp nghiên cứu, cách tiếp cận, khảo sát về công tác quản lý

hồ sơ lưu trữ nói chung công tác ĐBCL và KĐCL của các cơ sở giáo dục đại học từ nhiều góc độ khác nhau Tuy nhiên, có thể khẳng định cho đến nay chưa có đề tài nào nghiên

cứu về “Quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng của Trường

Đại học Quốc tế Miền Đông” Vì vậy, đề tài luận văn mà tác giả lựa chọn để nghiên cứu

ở đây có thể nói là đề tài mới, không có sự trùng lặp với bất kỳ công trình nghiên cứu nào

đã có từ trước

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

❖ Mục đích nghiên cứu đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn của việc quản lý hồ sơ phục

vụ công tác ĐBCL và KĐCL cấp cơ sở giáo dục đại học tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 – 2018, tác giả có những phân tích và đưa ra nhận xét, đánh giá Từ

đó, tác giả sẽ đề xuất những giải pháp nhằm khắc phục được thực trạng hiện tại đồng thời

có thể nâng cao hiệu quả và chất lượng trong việc quản lý hồ sơ phục vụ công tác ĐBCL

và KĐCL tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông trong thời gian sắp tới được tốt hơn

❖ Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

Nhằm thực hiện được mục đích nghiên cứu của đề tài, tác giả tập trung giải quyết ba nhiệm vụ cơ bản sau:

Thứ nhất, tìm hiểu cơ sở lý luận và pháp lý về công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ

sơ, tài liệu tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông để từ đó xác định được tầm quan trọng của hồ sơ đối với công tác ĐBCL và KĐCL của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

Thứ hai, khảo sát thực tế việc quản lý hồ sơ phục vụ ĐBCL và KĐCL cấp cơ sở giáo

dục đại học tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 – 2018 vừa qua Đây

là cơ sở cho việc đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong quản lý

hồ sơ phục vụ công tác ĐBCL và KĐCL cấp cơ sở giáo dục đại học tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông trong thời gian sắp tới

Thứ ba, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong quản lý hồ sơ

phục vụ công tác ĐBCL và KĐCL cấp cơ sở giáo dục đại học tại Trường Đại học Quốc

tế Miền Đông.

4 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Quản lý hồ sơ phục vụ công tác ĐBCL và KĐCL tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

5 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Không gian nghiên cứu: đề tài khảo sát việc quản lý hồ sơ tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

Thời gian nghiên cứu: đề tài giới hạn tập trung khảo sát công tác quản lý hồ sơ tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông trong giai đoạn từ năm 2014 – 2018 (đây là giai đoạn Trường Đại học Quốc tế Miền Đông thực hiện công tác ĐBCL và KĐCL)

6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Trong đề tài này, tác giả đã sử dụng ba phương pháp nghiên cứu chính nhằm giúp cho tác giả có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, để từ đó nhìn vấn

đề một cách toàn diện, làm cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài luận văn đưa ra Các phương pháp nghiên cứu được thực hiện trong đề tài cụ thể là:

- Phương pháp thứ nhất là phương pháp luận của lưu trữ học: đây là phương pháp đóng vai trò chủ đạo trong nghiên cứu, tác giả đã vận dụng phương pháp thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, đánh giá giá trị của tài liệu trong quá trình xem xét thành phần, nội dung tài liệu để tìm ra thực trạng quản lý hồ sơ tài liệu hiện tại và đề xuất giải pháp đổi mới nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong việc quản lý hồ sơ phục vụ công tác ĐBCL và KĐCL cấp cơ sở giáo dục đại học tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông trong thời gian sắp tới

- Phương pháp thứ hai là phương pháp điều tra bằng bảng hỏi:

+ Đối tượng điều tra: Lãnh đạo, Giảng viên, Chuyên viên các đơn vị trong trường + Nội dung điều tra: bao gồm 2 phần, phần thứ nhất là thông tin chung của người được khảo sát; phần thứ hai là thực trạng quản lý hồ sơ minh chứng của Nhà trường

- Phương pháp thứ ba là phương pháp toán thống kê: sau khi thu lại toàn bộ các phiếu điều tra bằng bảng hỏi hợp lệ, tác giả xử lý số liệu dựa trên kết quả thu được nhằm đánh giá, phân tích để đề ra các biện pháp phù hợp

Trong quá trình nghiên cứu đề tài tác giả đã thực hiện đan xen và kết hợp linh hoạt cả

ba phương pháp được nên trên

7 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài

❖ Ý nghĩa khoa học

Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần khẳng định tầm quan trọng của hồ sơ lưu trữ đối với công tác ĐBCL và KĐCL của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

❖ Ý nghĩa thực tiễn

Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần cải thiện thực trạng quản lý hồ sơ phục

vụ công tác ĐBCL và KĐCL của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông hiện tại, đưa ra những khuyến nghị khách quan, giúp cho Lãnh đạo Nhà trường nhận định được tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ phục vụ công tác ĐBCL và KĐCL của Nhà trường Kết quả nghiên cứu là cơ sở khoa học để xây dựng kế hoạch phát triển cho việc quản lý hồ sơ phục

vụ công tác ĐBCL và KĐCL của Nhà trường trong thời gian sắp tới được tốt hơn

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, các danh mục: chữ viết tắt, bảng, biểu đồ, hình, phụ lục, tài liệu tham khảo, phụ lục thì nội dung của luận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong quản lý hồ

sơ phục vụ công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

1.1.1.1 Khái niệm đảm bảo chất lượng giáo dục đại học

Có thể hiểu, ĐBCL trong giáo dục đại học là các quy trình quản lý và đánh giá một cách có hệ thống nhằm giám sát hoạt động của các trường/tổ chức giáo dục đại học, ĐBCL đầu ra và cải tiến chất lượng

Theo định nghĩa của SEAMEO thì ĐBCL giáo dục là những quan điểm, chủ trương, chính sách, mục tiêu hành động, công cụ, quy trình, thủ tục mà thông qua sự hiện diện và

sử dụng chúng có thể đảm bảo rằng sứ mạng và mục tiêu giáo dục được thực hiện, các chuẩn mực đang được duy trì và nâng cao (SEAMEO, 1999)

Theo thông tư 12/2017/TT-BGDÐT của Bộ GD&ĐT giải thích: “Chất lượng của cơ

sở giáo dục là sự đáp ứng mục tiêu do cơ sở giáo dục đề ra, đảm bảo các yêu cầu về mục tiêu giáo dục của Luật giáo dục đại học, phù hợp với yêu cầu đào tạo nguồn nhân lực cho

sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương và cả nước” còn “Tự đánh giá” là quá trình

cơ sở giáo dục tự xem xét, nghiên cứu dựa trên các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục do Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ban hành để báo cáo về thực trạng chất lượng giáo dục, hiệu quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân lực, cơ sở vật chất và các vấn đề liên quan khác để cơ sở giáo dục tiến hành điều chỉnh các nguồn lực và quá trình thực hiện nhằm đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục” [8] Từ hai thuật ngữ: “Chất lượng của cơ sở giáo dục và tự đánh giá” mà Bộ GD&ĐT giải thích cho thấy ĐBCL là một quá trình liên tục duy trì chất lượng và liên tục cải tiến chất lượng theo cấu trúc hệ thống “Tự đánh giá”

là một công cụ, một khâu quan trọng trong hoạt động KĐCL trường đại học Đó là quá trình trường tự xem xét, nghiên cứu trên cơ sở các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng do Bộ GD&ĐT ban hành để báo cáo về tình trạng chất lượng, hiệu quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân lực, cơ sở vật chất cũng như các vấn đề liên quan khác, từ đó tiến hành điều chỉnh các nguồn lực và quá trình thực hiện nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng

ĐBCL trong giáo dục đại học bao gồm: ĐBCL bên trong (Internal Quality Assurance: IQA) và ĐBCL bên ngoài (External Quality Assurance: EQA) Theo đó: ĐBCL bên trong (IQA) là đảm bảo cho cơ sở đào tạo, một hệ thống hay một chương trình có chính sách và

cơ chế hoạt động đáp ứng những mục tiêu và chuẩn mực còn ĐBCL bên ngoài (EQA) được thực hiện bởi một tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài cơ sở đào tạo Đánh giá viên đánh giá hoạt động của cơ sở đào tạo, hệ thống hay chương trình để quyết định xem mức độ đáp ứng những tiêu chuẩn

Từ những giải thích trên cho thấy ĐBCL là một trong những yêu cầu quan trọng mà trường đại học phải xây dựng và phát triển thành một hệ thống ĐBCL, nhằm duy trì và cải tiến chất lượng trong giáo dục đại học

1.1.1.2 Khái niệm kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học

Theo thông tư 12/2017/TT-BGDÐT ngày 19/5/2017 Bộ GD&ĐT “KĐCL cơ sở giáo dục là hoạt động đánh giá và công nhận mức độ cơ sở giáo dục đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục do Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ban hành” [8]

Như vậy, có thể hiểu KĐCL giáo dục là một quá trình đánh giá chất lượng độc lập từ bên ngoài (tổ chức công hoặc tư) đối với các cơ sở giáo dục đại học và các chương trình đào tạo để công nhận mức độ đạt tiêu chuẩn chất lượng theo quy chuẩn, ràng buộc, đảm bảo và cải tiến chất lượng

1.1.1.3 Các tiêu chuẩn trong đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học

KĐCL giáo dục là yêu cầu bắt buộc đối với các cơ sở giáo dục đại học Việt Nam Điều này đã được thể hiện trong Luật Giáo dục và Luật Giáo dục đại học Công cụ để KĐCL

cơ sở giáo dục đại học theo Thông tư số 12/2017/TT-BGDÐT ngày 19/5/2017 là bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng gồm 25 tiêu chuẩn với 111 tiêu chí Bộ tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn đánh giá cơ sở giáo dục của Mạng lưới ĐBCL các trường đại học ASEAN (AUN – QA) Các nhóm tiêu chuẩn được phân chia theo bốn lĩnh vực của ĐBCL gồm ĐBCL về chiến lược, ĐBCL về hệ thống, ĐBCL về thực hiện chức năng

và kết quả hoạt động Theo văn bản số 768/QLCL-KĐCLGD ngày 20/4/2018 về việc hướng dẫn đánh giá theo bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục đại học thì số lượng tiêu chuẩn, tiêu chí trong bốn lĩnh vực Trong đó: lĩnh vực ĐBCL về chiến lược có

08 tiêu chuẩn 37 tiêu chí; lĩnh vực ĐBCL về hệ thống có 04 tiêu chuẩn 19 tiêu chí; lĩnh

vực ĐBCL về thực hiện chiến lược có 09 tiêu chuẩn 39 tiêu chí và kết quả hoạt động có

04 tiêu chuẩn 16 tiêu chí Trong KĐCL, kết quả đánh giá của trường đại học được sẽ dựa trên điểm số của các tiêu chuẩn trong từng lĩnh vực Để đạt được điểm số yêu cầu của từng tiêu chí thì trong quá trình thực hiện tự đánh giá cần phải tham chiếu các các mốc chuẩn

để đánh giá cho từng tiêu chí Với mỗi một mốc chuẩn sẽ có một hoặc một số minh chứng chứng minh cho nội dung của mốc chuẩn quy định Theo đó, 111 tiêu chí trong bộ 25 tiêu chuẩn được phân loại theo nội hàm thể hiện yêu cầu về mức độ đáp ứng theo chu trình:

Lập kế hoạch – Triển khai – Rà soát – Cải tiến (Plan – Do – Check – Act: PDCA)

1.1.1.4 Khái niệm minh chứng trong đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học

Trong công tác ĐBCL và KĐCL minh chứng được hiểu là những thông tin gắn với nội hàm từng chỉ báo trong từng tiêu chuẩn để xác định mức độ đạt được trong mỗi tiêu chuẩn Minh chứng là những văn bả, tài liệu, hồ sơ, sổ sách, hiện vật, hình ảnh đa phương tiện,… Đã và đang có của nhà trường gắn với các chỉ số để xác định từng chỉ số đạt hay không đạt yêu cầu Minh chứng được sử dụng để chứng minh cho các phân tích, giải thích,

từ đó đưa ra các nhận định, kết luận trong báo cáo tự đánh giá

1.1.1.5 Các loại hồ sơ minh chứng phục vụ công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học

Theo chu trình PDCA trong ĐBCL và KĐCL được quy định tại Thông tư số 12/2017/TT-BGDĐT ngày 19/5/2017 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT kèm theo công văn số 768/QLCL-KĐCLGD ngày 20/4/2018 của Cục Quản lý chất lượng hướng dẫn cụ thể cho từng tiêu chuẩn sẽ có những tiêu chí nhỏ và trong từng tiêu chí có phân loại, yêu cầu (chỉ báo), các mốc chuẩn tham chiếu để đánh giá tiêu chí đạt và quan trọng nhất là nguồn minh chứng ứng với từng tiêu chí Theo bảng hướng dẫn này thì hồ sơ lưu trữ là nguồn minh chứng quan trọng Minh chứng là các văn bản, quyết định, kế hoạch, báo cáo, hình ảnh, video, bảng tổng hợp, số liệu điều tra… chứng minh cho một hoạt động của cơ sở giáo dục đã thực hiện Căn cứ vào bộ tiêu chuẩn trong đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục, hồ

sơ minh chứng cần có phải tuân thủ theo chu trình: Lập kế hoạch – Triển khai – Rà soát – Cải tiến (Plan – Do – Check – Act: PDCA), chu trình ĐBCL có bốn giai đoạn, trong mỗi giai đoạn cần có các loại minh chứng cụ thể như sau:

+ Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (P) bao gồm các loại minh chứng: Thông báo kết luận của cấp quản trị/lãnh đạo về hoạt động của Nhà trường; Ban hành quy định, hướng dẫn thực hiện hoạt động của Nhà trường; Ra quyết định thành lập ban chỉ đạo hoạt động; Ban hành kế hoạch và phân công thực hiện hoạt động; Hồ sơ tập huấn nghiệp vụ hoạt động (nếu có)

+ Giai đoạn 2: Triển khai (D) bao gồm các loại minh chứng: Biên bản họp ban chỉ đạo triển khai thực hiện hoạt động; Biên bản họp triển khai thực hiện hoạt động; Văn bản góp ý của các bên liên quan (nếu có); Văn bản đối sánh với các hoạt động tương tự với các cơ sở giáo dục trong và ngoài nước; Tổ chức hội nghị, hội thảo về thực hiện hoạt động; Văn bản tiếp thu ý kiến các bên liên quan về thực hiện hoạt động (nếu có); Kết quả thực hiện hoạt động; Hội nghị tổng kết đánh giá hoạt động; Quyết định thực hiện hoạt động nếu có; Quy định/kế hoạch phổ biến kết quả thực hiện hoạt động (nếu có); Hướng dẫn thực hiện kết quả hoạt động (nếu có)

+ Giai đoạn 3: Rà soát (C) bao gồm các loại minh chứng: Kế hoạch rà soát việc thực hiện hoạt động; Biên bản họp triển khai việc rà soát thực hiện hoạt động; Văn bản đối sánh trong và ngoài nước về hoạt động (nếu có); Kết quả khảo sát ý kiến phản hồi từ các bên liên quan về hoạt động; Văn bản đánh giá việc thực hiện hoạt động

+ Giai đoạn 4: Cải tiến (A) bao gồm các loại minh chứng: Biên bản tiếp thu kết quả khảo sát các bên liên quan về hoạt động; Biên bản họp hội đồng tư vấn (nếu có) về điều chỉnh hoạt động; Kết luận/quyết định của Lãnh đạo sau rà soát và cải tiến hoạt động

Có thể thấy, các loại hồ sơ minh chứng phục vụ công tác ĐBCL và KĐCL cơ sở giáo dục rất đa dạng và có tính logic cao Trong từng giai đoạn sẽ có những hồ sơ minh chứng tương ứng với giai đoạn đó Tất cả văn bản, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ sở giáo dục nói chung và của một trường đại học nói riêng đều là những minh chứng quan trọng Những văn bản, hồ sơ, tài liệu này sẽ được tập hợp thành một danh mục minh chứng phục vụ cho hoạt động ĐBCL và KĐCL của cơ sở giáo dục

1.1.2 Quản lý hồ sơ lưu trữ

1.1.2.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ

Theo khoản 3, điều 2, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp

không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp Tài liệu có thể là tài liệu giấy, phim ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác” [42]

Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam giải thích: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác phục

vụ các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử, …của toàn xã hội” [14, tr.72] Giáo trình Lưu trữ học đại cương giải thích: “Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể Phần lớn tài liệu lưu trữ có nguồn gốc là tài liệu văn thư, nhưng không phải tất cả tài liệu văn thư đều trở thành tài liệu lưu trữ, mà chỉ gồm những tài liệu

có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử Hay nói một cách khác, tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản trong các kho, viện lưu trữ theo các yêu cầu, mục đích, đặc điểm, đặc thù và các nguyên tắc tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng nhất định”

và các nguyên tắc tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng nhất định” trong công trình nghiên cứu này

Có thể thấy, tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức cho nên dù bất

kỳ ở loại hình nào tài liệu lưu trữ cũng có ý nghĩa vô cùng to lớn, tài liệu lưu trữ được xem

là di sản của dân tộc, nó là bằng chứng, là căn cứ phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, ĐBCL và phục vụ cho việc KĐCL đồng thời nó còn là bằng chứng để xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ của các

cơ quan tổ chức cần được tổ chức quản lý chặt chẽ, khoa học và được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ của đơn vị nhằm phục vụ cho các hoặt động của đơn vị

1.1.2.2 Khái niệm hồ sơ

Theo khoản 10, điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định: “Hồ

sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [42]

Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư tác giả định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản hoặc một văn bản có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [45, tr 336]

Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam tác giả định nghĩa hồ sơ là:

“Tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng hoặc có một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” [28, tr.187, 188]

Qua các khái niệm trên cho thấy có rất nhiều định nghĩa về hồ sơ Mặc dù, mỗi khái niệm được diễn đạt bằng nhiều ý khác nhau nhưng về cơ bản khái niệm chung nhất của

hồ sơ vẫn là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của các cơ quan tổ chức

1.1.2.3 Khái niệm công tác lưu trữ

Trong thời kỳ phong kiến, công tác văn thư – lưu trữ luôn gắn liền với nhau (văn tự được lưu lại gọi là lưu trữ) Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản

lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Chính vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các Nhà nước quan tâm

Giáo trình Lưu trữ học đại cương tác giả có viết: “Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [36, tr 26] Hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ bao gồm: Thu thập; chỉnh lý; xác định giá trị; bảo quản; thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Tất cả các khâu của hoạt động nghiệp vụ này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau

Từ khái niệm về công tác lưu trữ nêu trên có thể hiểu công tác lưu trữ là công tác nghiệp vụ, khoa học nhằm tổ chức, quản lý lưu trữ để bảo quản và tổ chức sử dụng những

tài liệu phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu lịch sử, khoa học phục vụ công tác xây dựng và bảo vệ đất nước giữ gìn bí mật của quốc gia

1.1.2.4 Vai trò, tầm quan trọng của quản lý hồ sơ lưu trữ

Từ khái niệm về tài liệu lưu trữ, hồ sơ có thể thấy quản lý hồ sơ lưu trữ có các vai trò sau:

Thứ nhất, quản lý hồ sơ lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động

quản lý, cụ thể: thông qua hồ sơ lưu trữ lãnh đạo các đơn vị có một nguồn tài liệu, tư liệu,

số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời,

hồ sơ lưu trữ cung cấp những thông tin trong quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

Thứ hai, làm tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ góp phần nâng cao hiệu suất công việc

và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân Hồ sơ lưu trữ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả trong công việc

Thứ ba, làm tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ còn tạo ra công cụ để kiểm soát việc

thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng

về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Thứ tư, làm tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ sẽ góp phần bảo vệ bí mật những thông

tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia Có thể thấy, trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng có những bí mật riêng Từ ngày 01/7/2020, Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước chính thức có hiệu lực thay thế cho Nghị định số 33/2002/NĐ-

CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Nghị định 26/2020/NĐ-CP có một số quy định mới liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ như: về xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước; việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; về việc giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ

Từ những vai trò và ý nghĩa trên có thể thấy, các cơ quan, tổ chức nếu quan tâm làm tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý Vì vậy, mỗi cơ quan, tổ

chức đều phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác quản lý hồ sơ lưu trữ để có những biện pháp quản lý phù hợp nhằm giúp cho công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý

1.2 Cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng trong các các trường đại học

1.2.1 Quy định của nhà nước về công tác quản lý hồ sơ lưu trữ

Để thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ ngoài những khái niệm là cơ sở lý luận giúp cho việc quản lý hồ sơ lưu trữ được tốt thì đi đôi với cơ sở lý luận là các cơ sở pháp

lý về công tác văn thư và lưu trữ Trong những năm gần đây hệ thống các văn bản quy định về việc công tác văn thư và công tác lưu trữ càng được hoàn thiện và luôn được cập nhật mới cho phù hợp với tình hình hiện tại Cụ thể như:

+ Quy định đối với công tác văn thư thì trước năm 2020, công tác văn thư công được Chính phủ quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Nhưng đến tháng 3/2020, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư được ban hành đã thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Nghị

+ Quy định đối với công tác lưu trữ: trước hết, cần khẳng định rằng Luật lưu trữ số

01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 là văn bản luật có giá trị pháp lý cao nhất trong công tác lưu trữ của nước ta hiện nay Các điều khoản trong Luật quy định tất cả các nội dung nghiệp vụ lưu trữ Nhằm làm rõ chi tiết một số điều của Luật lưu trữ Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Phạm vi điều chỉnh của Nghị định này quy định chi tiết về: quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác vào lưu trữ lịch sử; một số trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân và thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Có thể thấy rằng hai văn bản vừa

nêu là những văn bản quy định chung nhất đối với công tác lưu trữ

Ngoài những văn bản quy định chung mới nhất về công tác lưu trữ được nêu trên, ngày 24/01/2019 năm, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2019/TT-BNV về việc quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Thông tư này được ban hành sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng giúp cho các cơ quan tổ chức chuẩn hóa được quy trình thực hiện trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư đồng thời quy định thống nhất được dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu giấy khi được

số hóa và bảo quản tài liệu điện tử

Từ những văn bản quy định chung và riêng về công tác quản lý hồ sơ lưu trữ được nêu trên Nhằm cụ thể hóa các nghiệp vụ quản lý trong từng lĩnh vực, các ngành chủ quản cũng đã ban hành một số văn bản quy định cụ thể về công tác quản lý hồ sơ lưu trữ Đơn

cử như:

+ Đối với ngành Kế toán: Quốc hội ban hành Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 Tài liệu kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán là nghiệp vụ hết sức quan trọng Có thể thấy tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước hay tư nhân đều có tài liệu kế toán

Vì vậy trong Luật Kế toán số 88/2015/QH13 đã quy định cụ thể về tài liệu kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán tại các điều: điều 3, điều 13, điều 15, điều 41 và điều 42

+ Đối với ngành Giáo dục: Bộ GD&ĐT ban hành Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 về việc Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng của Thông tư này quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục; Thông

tư này áp dụng đối với các đơn vị thuộc Bộ GD&ĐT, quy định rất cụ thể các nhóm tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục và việc sử dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục Có thể thấy, văn bản này là cơ sở pháp lý để các đơn vị thuộc Bộ GD&ĐT xây dựng được bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu cho đơn vị mình

Qua những quy định nêu trên cho thấy, Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội vụ đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời các văn bản này cũng là cơ sở pháp lý cho các ngành, bộ chủ quản ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể nhiệm vụ chuyên môn của từng ngành giúp cho việc quản lý thống nhất công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức

1.2.2 Quy định của nhà nước về công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng giáo dục đại học

Xuất phát từ thực tiễn của công tác KĐCL giáo dục, việc xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật là một cách tiếp cận tốt nhất nhằm nhanh chóng định hình và khẳng định vị trí của công tác này, đảm bảo sự phát triển bền vững trong hệ thống giáo dục quốc dân Đồng thời giúp các nhà giáo, nhà quản lý và các đối tượng có liên quan nhanh chóng hiểu một cách thống nhất các khái niệm, nội dung, quy trình, công cụ KĐCL giáo dục, góp phần nhanh chóng nâng cao nhận thức, tạo mối quan tâm và tăng cường năng lực chuyên môn về KĐCL giáo dục nói chung

Sau hơn 10 năm triển khai thực hiện, các quy định về KĐCL giáo dục đang từng bước được đưa vào trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở cấp cao nhất như: Luật giáo dục năm 2005: Điều 17 và 58; Luật Sửa đổi và bổ sung một số điều của Luật Giáo dục năm 2009: Mục 3a gồm có 3 điều bổ sung về KĐCL giáo dục; Luật Giáo dục đại học: Chương VII Đảm bảo và KĐCL giáo dục đại học Chính phủ có các văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện Nghị định số 75/2006/NĐ-CP Chương II, Điều 38-40 về KĐCL giáo dục; Nghị định số 31/2011/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 38 và 39 của Nghị định số 75/2006/NĐ-CP Công tác đảm bảo và KĐCL giáo dục cũng được quy định cụ thể trong các văn bản quan trọng khác của Chính phủ như Chiến lược phát triển giáo dục 2011-2020 với yêu cầu “xây dựng hệ thống kiểm định độc lập về chất lượng giáo dục, thực hiện kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục của các cấp học, trình độ đào tạo và kiểm định các chương trình giáo dục nghề nghiệp, đại học” Trong quyết định của Thủ tướng chính phủ về việc phê duyệt Quy hoạch mạng lưới các trường đại học và cao đẳng giai đoạn 2006 – 2020 đã đưa ra giải pháp “Triển khai đại trà công tác đánh giá và KĐCL giáo dục đại học”

Nhằm quy định và hướng dẫn cụ thể cho công tác kiểm định chất lượng giáo dục cấp

cơ sở giáo dục Bộ GD&ĐT đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về quy trình và chu kỳ KĐCL giáo dục, các bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục, kèm theo đó là các văn bản hướng dẫn chi tiết để triển khai thực hiện như: Thông tư số 12/2017/TT-BGDĐT ngày 19/5/2017 về việc ban hành Quy định về kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học; văn bản số 766/QLCL-KĐCLGD ngày 20/4/2018 về việc hướng dẫn tự đánh giá cơ sở giáo dục đại học; 768/QLCL-KĐCLGD ngày 20/4/2018 về việc hướng dẫn đánh

giá theo bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục đại học…Các văn bản quy phạm pháp luật này là những công cụ pháp lý quan trọng để triển khai các hoạt động KĐCL giáo dục ở Việt Nam Các văn bản đó còn tạo ra một hành lang pháp lý để đảm bảo cho công tác KĐCL giáo dục được triển khai một cách ổn định và bền vững

và KĐCL của các trường đại học nói riêng

Thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức đạt được những mục đích cụ thể từ việc quản lý này mang lại đó là: hồ sơ, tài liệu lưu trữ được quản

lý theo quy định của pháp luật; hồ sơ, tài liệu lưu trữ được quản lý tập trung thống nhất nhằm phục vụ việc giải quyết công việc của cơ quan tổ chức được nhanh chóng và thuận lợi; hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng những số liệu chuẩn xác từ kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức giúp cho lãnh đạo kịp thời có những chủ trương, chính sách cải tiến mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức Ngoài ra, hồ sơ lưu trữ còn là một nguồn minh chứng vô cùng phong phú giúp cho các trường đại học thực hiện được công tác đảm bảo và KĐCL giáo dục Chính vì vậy, việc quản lý hồ sơ minh chứng phục

vụ cho công tác đảm bảo và KĐCL giáo dục là việc làm hết sức quan trọng và cần thiết

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG

CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ MIỀN ĐÔNG 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

2.1.1 Khái quát về Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

Trường Đại học Quốc tế Miền Đông (tên tiếng Anh: Eastern International University, viết tắt: EIU) được thành lập là một trường thành viên đặc biệt của Đại học Quốc gia TP HCM Trường Đại học Quốc tế Miền Đông do Tổng Công ty Becamex IDC đầu tư tại Thành phố mới Bình Dương, được thành lập ngày 27/9/2010 theo Quyết định số 1789/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ Tổng vốn đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị ban đầu: 1.700 Tỷ đồng Trường được xây dựng theo bản quy hoạch đã trình Chính phủ trên khu đất rộng 260.044 m2, gồm 09 tòa nhà; tổng số phòng học khoảng 180 phòng; 27 phòng thí nghiệm, thực hành Tổng số cán bộ, giảng viên, chuyên viên của trường 361 người, trong

đó có 168 giảng viên cơ hữu với 127 giảng viên có học hàm, học vị Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ Trường bắt đầu tuyển sinh từ năm 2011 đến năm 2020 đã tuyển sinh được

10 khóa Sau 10 năm phát triển, hiện nay, Trường có 7 chương trình đào tạo đại học đang tuyển sinh gồm các ngành: Quản trị kinh doanh; Kỹ thuật Điện; Kỹ thuật điều khiển và tự động hóa; Kỹ thuật phần mềm; Mạng máy tính và truyền thông dữ liệu; Kỹ thuật cơ điện tử; Điều dưỡng Số sinh viên hệ đại học trúng tuyển từ năm 2011 đến 2020 là 6.848 sinh viên Tổng số sinh viên hiện tại của Trường là 2.851 sinh viên Tính đến nay trường đã có

5 khóa sinh viên tốt nghiệp và trên 90% sinh viên ra trường có việc làm

Năm 2016, Trường Đại học Quốc tế Miền Đông đã hoàn thành Báo cáo Tự đánh giá theo Bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường đại học do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành (10 tiêu chuẩn, với 61 tiêu chí) theo văn bản hợp nhất số 06/VBHN-BGDĐT ngày 04 tháng 3 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

Năm 2018, Trường triển khai công tác tự đánh giá theo Thông tư số BGDÐT ngày 19/5/2017 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy định về kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học (sau đây gọi tắt là Thông tư 12/2017) với 25 tiêu chuẩn và 111 tiêu chí

12/2017/TT-Năm 2020, Trường Đại học Quốc tế Miền Đông đã được Trung tâm KĐCL giáo dục – Đại học Quốc gia TP HCM (đơn vị tiến hành kiểm định) công nhận là trường đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục do Bộ GD&ĐT ban hành theo Quyết định số 08/QĐ-TTKĐ ngày 08/4/2020

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

Trường Đại học Quốc tế Miền Đông là một trường đại học tư thục, chịu sự quản lý của

Bộ GD&ĐT và sự điều hành trực tiếp từ Tổng công ty Becamex

Cơ cấu tổ chức, bộ máy của trường vận hành theo quy chế tổ chức và hoạt động của trường Trường hiện có 22 đơn vị gồm: 11 phòng (Đào tạo; Kế toán – Tài chính; Tổ chức hành chính; Quản trị; Đảm bảo chất lượng; Công nghệ thông tin; Truyền thông; Công tác sinh viên; Nghiên cứu Khoa học và sáng tạo; Hợp tác quốc tế; Kết nối cộng đồng); 05 Khoa (Giáo dục đại cương; Quản trị kinh doanh; Kỹ thuật; Công nghệ thông tin và Điều dưỡng); 03 trung tâm (Ngoại ngữ, Nhật ngữ và Toán học; Trung tâm Đào tạo liên tục cán

bộ y tế); 01 Thư viện, 01 Vườn ươm doanh nghiệp Becamex (BBI) và 01 Phòng thí nghiệm Fablab

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

Theo (Hình 2.1) cho thấy, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

theo hướng tinh giản, gọn nhẹ và hiệu quả, đáp ứng được trình độ chuyên môn, nghiệp vụ dựa trên chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của các đơn vị, cá nhân Cụ thể, số lượng chuyên viên của các trung tâm chỉ dao động từ 04 đến 05 nhân sự nhưng vẫn đảm bảo khối lượng và chất lượng công việc

2.1.3 Khái quát về công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng cấp cơ sở giáo dục tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 - 2018

ĐBCL là một quá trình liên tục duy trì chất lượng và liên tục cải tiến chất lượng theo cấu trúc hệ thống Đây là một khâu quan trọng trong hoạt động KĐCL trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp ĐBCL là quá trình Nhà trường tự xem xét, nghiên cứu trên cơ sở các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng do Bộ GD&ĐT ban hành để báo cáo về tình trạng chất lượng, hiệu quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân lực, cơ sở vật chất cũng như các vấn đề liên quan khác, từ đó tiến hành điều chỉnh các nguồn lực và quá

trình thực hiện nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng Chính vì vậy, công tác ĐBCL luôn được Hội Đồng trường và Ban Giám hiệu Trường Đại học Quốc tế Miền Đông quan tâm

Ngày 28 tháng 11 năm năm 2014 bộ phận chuyên trách ĐBCL với tên ban đầu là Phòng Khảo thí và ĐBCL giáo dục được thành lập theo Quyết định số 340/QĐ-ĐHQTMĐ

về việc thành lập Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng (Phụ lục I) với chức năng tham

mưu cho Hiệu trưởng và đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện, quản lý công tác khảo thí; công tác tự đánh giá, kiểm định ĐBCL giáo dục trong Trường Đại học Quốc tế Miền Đông Theo quyết định này thì nhiệm vụ cụ thể của công tác ĐBCL giáo dục là xây dựng và triển khai kế hoạch ĐBCL của Nhà trường theo quy định của Bộ GD&ĐT; quản

lý, giám sát, tổ chức thực hiện các hoạt động đánh giá trong Trường Đại học Quốc tế Miền Đông; tham mưu giúp Hiệu trưởng ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về công tác ĐBCL, KĐCL giáo dục; phối hợp với các đơn vị triển khai hệ thống ĐBCL toàn trường theo mục tiêu đã cam kết; tham mưu công tác tự đánh giá, cải tiến nâng cao chất lượng đào tạo và định kỳ đăng ký kiểm tra chương trình, kiểm định trường; chủ trì và phối hợp với các đơn vị định kỳ tổ chức thu thập ý kiến của học sinh, sinh viên, cán bộ viên chức

và nhà sử dụng lao động về chất lượng đào tạo và phục vụ của Nhà trường; Tổ chức lưu giữ và bảo mật cơ sở dữ liệu của trường về ĐBCL và KĐCL; công bố công khai các kết quả đánh giá và KĐCL đào tạo trên website và các phương tiện thông tin khác của Nhà trường

Sau một năm hoạt động cơ cấu tổ chức hệ thống ĐBCL bên trong dần ổn định Nhà trường ban hành Quyết định số 376/QĐ-ĐHQTMĐ ngày 23/12/2015 về việc ban hành hệ

thống ĐBCL bên trong (Phụ lục II) Theo đó, cơ cấu tổ chức của hệ thống ĐBCL bên trong như sau:

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hệ thống ĐBCL bên trong của Trường Đại học Quốc

tế Miền Đông

Căn cứ vào cơ cấu tổ chức hệ thống ĐBCL bên trong Ngày 25 tháng 10 năm 2016, Hiệu trưởng Nhà trường đã ký Quyết định số 326/QĐ-ĐHQTMĐ về việc thành lập nhóm chuyên trách ĐBCL, nhóm chuyên trách gồm 30 thành viên là Trưởng phòng, Phó phòng, Chuyên viên các Phòng, Khoa, Trung tâm và đơn vị trực thuộc trường Nhóm chuyên trách có trách nhiệm thực hiện công tác ĐBCL đơn vị mình phụ trách, đồng thời phối hợp với Phòng ĐBCL triển khai các kế hoạch ĐBCL hằng năm bao gồm: kiểm tra, rà soát các điều kiện ĐBCL giáo dục theo yêu cầu của Bộ GD&ĐT; kiểm tra việc đáp ứng các mốc chuẩn và minh chứng theo hướng dẫn hiện hành của Bộ GD&ĐT và thực hiện viết báo cáo tự đánh giá

Năm 2016, Trường Đại học Quốc tế Miền Đông đã hoàn thành Báo cáo tự đánh giá theo Bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường đại học do Bộ GD&ĐT ban hành (10 tiêu chuẩn, với 61 tiêu chí) theo văn bản hợp nhất số 06/VBHN-BGDĐT ngày 04 tháng 3 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT

Năm 2017, sau 3 năm hoạt động, để phù hợp với nhu cầu thực tế và định hướng phát triển của Nhà trường, Phòng Khảo thí và ĐBCL giáo dục được đổi tên thành Phòng ĐBCL

theo Quyết định số 91A/QĐ-ĐHQTMĐ ngày 15 tháng 5 năm 2017(Phụ lục III), đồng thời

giao công tác khảo thí cho Phòng Đào tạo phụ trách Theo quyết định đổi tên phòng thì Phòng ĐBCL có vai trò tham mưu cho Ban Giám hiệu về chiến lược ĐBCL đồng thời tư vấn theo dõi và điều phối các hoạt động ĐBCL của toàn trường Phòng ĐBCL còn có

nhiệm vụ: xây dựng và triển khai các kế hoạch ĐBCL; tham mưu giúp Ban Giám hiệu ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn trong công tác ĐBCL; chủ trì việc tổ chức triển khai, theo dõi tiến độ và kết quả thực hiện công tác tự đánh giá, đánh giá ngoài cấp cơ sở giáo dục và cấp chương trình đào tạo của các khoa theo bộ tiêu chuẩn KĐCL của Bộ GD&ĐT và của các tổ chức kiểm định quốc tế; là đầu mối liên hệ giữa trường và các tổ chức kiểm định trong và ngoài nước Cán bộ và nhân viên của Phòng ĐBCL đều được tham gia các lớp tập huấn, đào tạo và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng, có đủ kỹ năng kiến thức cần thiết để hoàn thành các công việc được phân công Nhằm đáp ứng nhu cầu trong tình hình mới của công tác ĐBCL, ngày 26/12/2017 Hiệu trưởng Nhà trường đã ký Quyết định số 254/QĐ-ĐHQTMĐ về

việc thành lập nhóm chuyên trách ĐBCL, danh sách thành viên nhóm chuyên trách trong

quyết định này được bổ sung thêm 02 thành viên mới nâng tổng số thành viên nhóm chuyên trách lên thành 32 thành viên Các thành viên trong nhóm chuyên trách có trách nhiệm tư vấn, tổ chức và triển khai các hoạt động ĐBCL tại các đơn vị được phân công phụ trách

Năm 2018, Nhà trường triển khai công tác tự đánh giá theo Thông tư số BGDÐT ngày 19/5/2017 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ban hành Quy định về KĐCL cơ sở giáo dục đại học với 25 tiêu chuẩn và 111 tiêu chí Các cơ sở pháp lý để đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục: Thông tư 12 ngày 19/5/2017: Bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng, quy trình và chu kỳ KĐCL cơ sở giáo dục; Công văn 766 ngày 20/4/2018 của Cục QLCL hướng dẫn tự đánh giá cơ sở giáo dục đại học (quy trình và các biểu mẫu); Công văn 768 ngày 20/4/2018 của Cục QLCL hướng dẫn tự đánh giá và đánh giá ngoài: Yêu cầu, mốc chuẩn và nguồn minh chứng; Hướng dẫn sử dụng bộ tiêu chuẩn AUN-QA cấp cơ sở đào tạo, phiên bản 2.0, bản dịch của Trung tâm Khảo thí và Đánh giá chất lượng đào tạo, Đại học Quốc gia TP HCM Năm 2018 là năm chuẩn bị gấp rút cho công tác KĐCL cấp cơ

12/2017/TT-sở giáo dục của Nhà trường Nhằm tăng cường thêm thành viên trong nhóm chuyên trách

hỗ trợ cho công tác ĐBCL của Nhà trường, ngày 21/12/2018 Hiệu trưởng Nhà trường đã

ký ban hành Quyết định số 282/QĐ-ĐHQTMĐ về việc thành lập nhóm chuyên trách ĐBCL kèm theo danh sách là 41 thành viên, số lượng thành viên trong quyết định này tăng thêm 09 thành viên so với quyết định thành lập nhóm chuyên trách vào năm 2017

Số lượng thành viên có thay đổi nhưng nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm chuyên

trách vẫn không thay đổi, các thành viên có trách nhiệm tư vấn, tổ chức và triển khai các hoạt động ĐBCL tại các đơn vị được phân công phụ trách

Năm 2020, Trường Đại học Quốc tế Miền Đông đã được Trung tâm KĐCL giáo dục – Đại học Quốc gia TP.HCM công nhận là Trường đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục do

Bộ GD&ĐT ban hành theo quyết định số 08/QĐ-TTKĐ ngày 08/4/2020 (Phụ lục IV)

2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng cấp cơ sở giáo dục tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 – 2018

2.2.1 Khái quát chung về công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

Trong quá trình hoạt động của các trường đại học, tài liệu sản sinh ra có khối lượng lớn với thành phần, nội dung phản ánh chức năng đào tạo nguồn nhân lực bậc đại học và sau đại học; nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ trên các lĩnh vực của đời sống

xã hội, phục vụ phát triển kinh tế - chính trị, văn hóa – xã hội của đất nước… Tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học có giá trị về thực tiễn, lịch sử của dân tộc nói chung, của các trường đại học Việt Nam nói riêng [31, tr.19] Đối với Trường Đại học Quốc tế Miền Đông tài liệu lưu trữ có giá trị vô cùng to lớn, tài liệu lữu trữ không những giúp cho lãnh đạo Nhà trường quản lý điều hành tốt công việc mà còn chứa đựng những

số liệu chuẩn xác nhất từ kết quả hoạt động của Nhà trường Thông qua những số liệu từ các tài liệu lưu trữ giúp cho lãnh đạo Nhà trường kịp thời có những chủ trương, chính sách cải tiến mới nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động của Nhà trường Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn là một nguồn minh chứng phong phú và đa dạng phục vụ cho công tác ĐBCL và KĐCL của Nhà trường giúp cho Nhà trường đạt được chuẩn kiểm định cấp cơ

sở giáo dục đại học vào tháng 04/2020 vừa qua Những giá trị từ tài liệu lưu trữ mang lại càng khẳng định công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông hết sức quan trọng Tuy nhiên, công tác này hiện tại đang tồn tại một số khó khăn như sau:

2.2.1.1 Mô hình quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ

Xuất phát từ mục tiêu và phương pháp quản lý mà mỗi cơ quan tổ chức sẽ có một mô hình quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ riêng Có cơ quan, tổ chức chọn mô hình quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ theo kiểu tập trung, theo mô hình này thì tất cả hồ sơ hình thành