Lập Và Quản Lý Hồ Sơ Điện Tử Tại Ủy Ban Nhân Dân Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh .Pdf

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM VŨ TÀI LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ CHU[.]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM VŨ TÀI

LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH,

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM VŨ TÀI

LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH,

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS ĐỖ VĂN THẮNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các tài liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là chính xác và trung thực./

Tp Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2021

Tác giả luận văn

Phạm Vũ Tài

MỤC LỤC NỘI DUNG TRANG

MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 6

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

4 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 7

5 Phương pháp nghiên cứu 13

6 Đóng góp của đề tài về lý luận và thực tiễn 15

7 Kết cấu của đề tài 16

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN 16

1.1 Tài liệu điện tử và hồ sơ điện tử 16

1.1.1 Tài liệu điện tử 16

1.1.2 Hồ sơ và hồ sơ điện tử 24

1.2 Lập và quản lý hồ sơ điện tử 28

1.2.1 Lập hồ sơ điện tử 28

1.2.2 Quản lý hồ sơ điện tử 33

1.3 Lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện 35

1.3.1 Đặc điểm công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện 35

1.3.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện 37

Tiểu kết chương 1 39

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH 40

2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Tân Bình 40

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của UBND quận Tân Bình 40

2

2.1.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND quận Tân

Bình 48

2.2 Thực hiện công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình 51

2.2.1 Ban hành các quy định, hướng dẫn về lập và quản lý hồ sơ điện tử 51

2.2.2 Bố trí và bồi dưỡng nhân sự làm công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử 56

2.2.3 Thực hiện quy trình nghiệp vụ lập và quản lý hồ sơ điện tử 59

2.3 Nhận xét, đánh giá 67

2.3.1 Ưu điểm 67

2.3.2 Tồn tại, hạn chế 68

2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế 73

Tiểu kết chương 2 75

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH 76 3.1 Phương hướng, nhiệm vụ chung 76

3.2 Giải pháp 79

3.2.1 Các giải pháp về đảm bảo những điều kiện cần thiết cho công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử 79

3.2.2 Các giải pháp về chuyên môn - kỹ thuật 85

Tiểu kết chương 3 92

KẾT LUẬN 93

TÀI LIỆU THAM KHẢO 95

PHỤ LỤC 103

3

DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ đầy đủ Chữ viết tắt

Văn thư lưu trữ nhà nước VTLTNN

tổ chức

Thứ hai, Ủy ban nhân dân quận Tân Bình là một trong những quận của thành phố Hồ Chí Minh, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân quận Tân Bình, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên Với chức năng quản lý hành chính nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng…trong quá trình hoạt động, UBND quận Tân Bình đã sản sinh rất nhiều văn bản, tài liệu, đặc biệt là số lượng lớn tài liệu điện tử phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Các tài liệu này cần được lập hồ sơ, và quản lý một cách khoa học để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và của cán bộ, công chức, viên chức

5

Thứ ba, trong những năm gần đây UBND quận Tân Bình là một trong những

cơ quan đi đầu trong việc thực hiện lập và quản lý hồ sơ điện tử, đã đạt được một số kết quả đáng kể: danh mục hồ sơ được ban hành, văn thư cơ quan và một số cán bộ, công chức, viên chức đã lập hồ sơ công việc sau khi giải quyết xong, khi công việc kết thúc một năm, số hồ sơ này được nộp lưu về lưu trữ cơ quan để quản lý Tuy nhiên, bên cạnh một số nội dung đạt được, qua quá trình khảo sát, tác giả luận văn nhận thấy, công tác lập hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình vẫn còn rất nhiều tồn tại, hạn chế, làm ảnh hưởng đến việc lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng thông tin trong tài liệu điện tử, đó là:

- Nhiều cán bộ, công chức, viên chức không thực hiện lập hồ sơ sau khi giải quyết công việc; hoặc có lập hồ sơ nhưng chất lượng hồ sơ chưa cao, các nội dung trong hồ sơ không đầy đủ, hồ sơ không có mục lục văn bản, chưa đánh số tờ, không

có chứng từ kết thúc

- Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về công tác lập và quản lý hồ sơ điện

tử chưa được quan tâm, có chăng, chỉ chú trọng các nghiệp vụ liên quan đến lập và quản lý hồ sơ giấy Do đó, trình độ cán bộ, công chức, viên chức chưa đáp ứng yêu cầu, dẫn đến việc lập hồ sơ điện tử còn kém hiệu quả, thiếu chất lượng

- Công tác xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư nói chung, công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử nói riêng còn chậm, không đáp ứng yêu cầu của thực tế công việc

Những tồn tại, hạn chế nêu trên gây khó khăn rất lớn đến việc khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ điện tử, ảnh hưởng trực tiếp hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị, đặc biệt là việc phát triển chính phủ điện tử trong bối cảnh cải cách hành chính điện tử tại UBND quận Tân Bình Việc nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế, làm rõ những ưu, khuyết điểm của hoạt động lập và quản lý hồ sơ điện tử, tìm và phân tích các nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lập hồ sơ điện tử là việc làm cấp thiết

6

Từ những lý do đó, học viên đã chọn đề tài “Lập và quản lý hồ sơ điện tử tại

Ủy ban nhân dân quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn Thạc

sĩ ngành Lưu trữ học

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập và quản lý hồ

sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh luận văn đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lập và quản lý hồ sơ điện tử tại đây

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Thứ nhất, nghiên cứu, tổng hợp hệ thống cơ sở lý luận, các quy định pháp lý

cần thiết về lập và quản lý hồ sơ điện tử, làm rõ sự vận dụng những cơ sở đó đối với UBND cấp quận

Thứ hai, nghiên cứu, phân tích đánh giá thực trạng công tác lưu trữ điện tử và

lập hồ sơ lưu trữ điện tử tại UBND quận Tân Bình, nêu rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân

Thứ ba, đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc lập và quản lý hồ sơ

điện tử tại UBND quận Tân Bình

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài:

Đề tài nghiên cứu công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Về nội dung: Đề tài giới hạn nghiên cứu thực trạng công tác lập và quản lý hồ

sơ điện tử trên phần mềm HCMeGov tại UBND quận Tân Bình, tìm hiểu nguyên nhân hạn chế và đề xuất các giải pháp khắc phục mà không đi sâu vào hoạt động lưu

trữ và bảo mật hồ sơ điện tử

- Về không gian: hoạt động lập và quản lý hồ sơ điện tử tại các phòng ban, đơn

vị trực thuộc UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

7

- Về thời gian: Về thời gian, tác giả luận văn tiến hành khảo sát việc lập và quản

lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình từ tháng 10 năm 2015 đến tháng 10 năm

2020 Ngày 14 tháng 10 năm 2015 là thời điểm Chính phủ ban hành Nghị quyết 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử, với mong muốn công khai, minh bạch hoạt động của các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và các cơ quan, tổ chức Một trong những với nhiệm vụ, mục tiêu chủ yếu được nêu trong Nghị quyết số 36a/NQ-CP là xây dựng hệ thống điện tử thông suốt, kết nối

và liên thông văn bản điện tử, dữ liệu điện tử từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã Văn bản này là cơ sở pháp lý quan trọng cho việc quản lý thống nhất nguồn tài liệu điện tử sản sinh trong hoạt động của các cơ quan tổ chức Đây là cơ sở để học

viên lựa chọn giới hạn thời gian nghiên cứu của luận văn

4 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử trong thời gian qua rất được các nhà khoa học, các nhà quản lý, người làm công tác văn thư, lưu trữ quan tâm nghiên cứu dưới nhiều góc độ, cả về lý luận và thực tiễn Cho đến nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu khoa học, sách, giáo trình, bài báo, luận văn thạc sĩ,… viết về công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử Cụ thể:

- Sách, giáo trình:

Nguồn tài liệu ở nước ngoài:

+ Tác giả Wilkinson và cộng sự với cuốn sách: Document Computing:

Technologies for Managing Electronic Document Collections (Điện toán tài liệu:

Công nghệ quản lý các bộ sưu tập hồ sơ điện tử -tg) xuất bản năm 1998, của nhà xuất bản Springer đã tập hợp các khái niệm, nghiên cứu và thực hành từ các lĩnh vực khác nhau bao gồm tính toán tài liệu, truy xuất thông tin, thủ thư, quản lý hồ sơ Bên cạnh

đó, nhóm tác giả đi sâu nghiên cứu về các khía cạnh quan trọng của điện toán tài liệu

và khuyến nghị các công nghệ và kỹ thuật để quản lý tài liệu, nhấn mạnh vào các quy trình phù hợp khi máy tính được sử dụng để tạo, truy cập và xuất bản tài liệu; mô tả

về bản chất của tài liệu điện tử, các thành phần và cấu trúc của chúng, và cách chúng

8

có thể được trình bày, kiểm tra các tài liệu được sử dụng và kiểm soát; tìm hiểu các vấn đề và các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế và thực hiện chiến lược quản lý hồ sơ điện tử; và đưa ra các phân tích và khuyến nghị được dựa trên những phát hiện của nghiên cứu mới nhất

+ Tác giả Robert F Smallwood với cuốn Managing Electronic records (Quản

lý hồ sơ điện tử - Phương pháp thực tiễn và kỹ thuật), xuất bản tại Mỹ năm 2013 đã khẳng định, quản lý hồ sơ điện tử là một lĩnh vực quan trọng, đặc biệt đối với những

tổ chức phải đối mặt với các yêu cầu tuân thủ quy định ngày càng cao, yêu cầu kiện tụng lớn hơn và quản trị nội bộ thắt chặt Tác giả đi vào giới thiệu kỹ lưỡng các nguyên tắc cơ bản của quản lý hồ sơ điện tử; giải thích việc sử dụng nguyên tắc lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn chung của Hiệp hội những nhà quản lý tài liệu và hành chính (Association of Records Managers and Administrators – ARMA); chắt lọc hồ sơ điện

tử thực tiễn tốt nhất cho email, phương tiện truyền thông xã hội và điện toán đám mây; trình bày các kỹ thuật mới nhất để lập kế hoạch kiểm kê và lưu giữ hồ sơ điện tử; trình b ày cách áp dụng tối ưu các kỹ thuật cải tiến quy trình kinh doanh; làm rõ cách thực hiện các chiến lược và công nghệ bảo mật tài liệu điện tử; trình bày đầy đủ

và thảo luận về các chiến lược và tiêu chuẩn bảo quản kỹ thuật số dài hạn…

Ở trong nước có các sách chuyên khảo, giáo trình:

+ Tác giả Vương Đình Quyền (2005) trong chương XIII của cuốn Lý luận và

phương pháp công tác văn thư (Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội), đã trình bày cụ thể

các vấn đề về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

+ Cuốn Quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp do TS Nguyễn Văn

Báu chủ biên, nội dung chương 6 trình bày về công tác quản lý, lưu trữ và sử dụng tài liệu điện tử trong các doanh nghiệp

- Các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án:

+ Đề tài khoa học cấp bộ năm 2009: Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản

lý hồ sơ, tài liệu điện tử do ThS Nguyễn Thị Chinh là chủ nhiệm Đề tài đi vào phân

tích một số quan điểm của nước ngoài về tài liệu điện tử, đặc điểm, cách phân loại tài

9

liệu điện tử và khái quát tình hình quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức Từ

đó, xây dựng cơ sở khoa học của việc quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam và đề ra mục tiêu lâu dài của ngành lưu trữ với các giải pháp cụ thể về công nghệ

+ Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của Phạm Thị Hạnh Các

giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học quốc gia

Hà Nội) năm 2013: Nội dung đề tài đề cập đến các vấn đề lý luận về lập hồ sơ và nộp

lưu hồ sơ, phân tích thực trạng và đề ra giải pháp đối với hoạt động lập hồ sơ tại các UBND cấp quận thành phố Hà Nội

+ Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của Lưu Thị Hằng, Trường

Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học quốc gia Hà Nội), Nghiên cứu xây

dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng năm

2016 Nội dung của đề tài đề cập đến các vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác lập

hồ sơ và bảo quản tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của Trường Đại học Hải Phòng; Xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn quản lý tài liệu, hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản

+ Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học Xây dựng quy trình và

phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi của

Võ Thị Thanh Châu (Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học quốc gia thành phố Hà Nội), năm 2017 Nội dung đề tài đã nghiên cứu, đánh giá thực trạng việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi, xây dựng quy trình và phương pháp để làm cơ sở hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ

cơ quan

+ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học: Tổ chức quản lý tài liệu điện tử

trong một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại thành phố Hồ Chí Minh của tác giả Nguyễn Phạm Ngọc Hân năm 2017 (Trường Đại học

Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh), đã góp phần khái quát thực trạng, đưa ra giải pháp cho hoạt động tổ chức quản lý tài liệu

10

điện tử tại các doanh nghiệp nước ngoài nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng

+ Luận văn Thạc sĩ của tác giả Trần Đức Mạnh năm 2016, (Trường Đại học

Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học quốc gia thành phố Hà Nội), với đề tài: Pháp

luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử - Thực trạng và một số vấn

đề đặt ra Đề tài góp phần tổng hợp, phân loại các quy định của pháp luật về văn bản

điện tử, tài liệu điện tử trong các văn bản quy phạm pháp luật và phân tích ý nghĩa của các quy định này đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, công dân Từ đó, khái quát những ưu điểm, hạn chế đồng thời đưa ra một số giải pháp nhằm kiện toàn hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn bản, tài liệu điện tử

- Các bài báo, báo cáo tham luận tại các hội nghị, hội thảo:

+ Bài viết “Tổ chức lập – quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề lý thuyết và thực

tế cần giải quyết”, của tác giả Nguyễn Văn Kết (2016), (bài viết in trong kỷ yếu hội

thảo khoa học: “Thực tiễn lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức của Việt Nam”,

Hà Nội) Tác giả bài viết trình bày các quy định của pháp luật về lập và quản lý hồ

sơ điện tử; Thực tế công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại một số cơ quan, tổ chức; đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập và quản lý hồ sơ điện

tử như: lập mục lục văn bản của hồ sơ điện tử; áp dụng mã vạch cho lập và khai thác yếu tố Mã hồ sơ

+ Tác giả Đỗ Văn Thắng (2019), với bài viết: “Việc đảm bảo an toàn, bảo mật

tài liệu điện tử hiện nay” (bài viết đăng trong kỷ yếu khoa học: “Đổi mới tổ chức quản

lý và phương thức khai thác thông tin, hồ sơ, tài liệu lưu trữ thời văn phòng hiện đại”,

Trà Vinh), đã đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao việc đảm bảo an toàn, bảo mật tài liệu điện tử Với giải pháp công nghệ, tác giả đề xuất: Nên sao lưu dữ liệu đối với những tài liệu có nguy cơ bị làm hỏng, pháp huy, cần có cơ chế sao lưu, bảo toàn dữ liệu; nhất là đối với các cơ sở dữ liệu quan trọng; thực hiện việc quản lý mật khẩu và chứng chỉ số (Password and certificate management policy; Sử dụng mật mã và mã

11

hóa dữ liệu trước khi đưa lên mạng; thực hiện phân quyền, bảo mật Database, điện toán đám mây theo các Modun hệ thống, bước tường lửa, thậm chí thiết lập các cơ chế chống đánh cắp, cương bức đưa password xâm nhập cơ sở dữ liệu; Sử dụng các phần mềm diệt Virus Với giải pháp ngoài công nghệ, theo tác giả, để đảm bảo an toàn, bảo mật tài liệu điện tử, nên Đẩy mạnh việc thực hiện chữ ký điện tử, chứng thư điện tử; Đẩy mạnh việc đăng ký và thực hiện sở hữu trí tuệ; thuê vệ sĩ an ninh mạng

- Tác giả Nguyễn Văn Báu (2019), trong bài viết “Phân loại, sử dụng tài liệu điện tử phục vụ hoạt động tổ chức và quản lý các doanh nghiệp” (bài viết đăng trong

kỷ yếu khoa học: “Đổi mới tổ chức quản lý và phương thức khai thác thông tin, hồ

sơ, tài liệu lưu trữ thời văn phòng hiện đại”, Trà Vinh) đã trình bày sơ lược các vấn

đề về quá trình hình thành các loại hình tài liệu điện tử; phân loại và hệ thống tài liệu điện tử; sử dụng tài liệu điện tử tại các doanh nghiệp; một số đề xuất tổ chức hiệu quả hoạt động lưu trữ tài liệu điện tử trong doanh nghiệp

- Các bài viết của các tác giả là những nhà nghiên cứu, các chuyên gia ngành văn thư, lưu trữ đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam:

+Bài viết: “Quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề lý luận cần nghiên cứu” của

tác giả Vũ Thị Phụng đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 2017

Bài viết đã nêu các vấn đề đặt ra đối với quản lý hồ sơ điện tử đó là: Làm rõ trách nhiệm và thẩm quyền quản lý hồ sơ điện tử; Các công cụ, giải pháp công nghệ để quản lý hồ sơ điện tử và những yêu cầu đặt ra đối với các giải pháp công nghệ nhằm đạt được mục tiêu quản lý hồ sơ điện tử; Những điều kiện cần có để quản lý hồ sơ điện tử; Những rủi ro và giải pháp quản trị rủi ro trong quản lý hồ sơ

+ Tác giả Nguyễn Văn Kết và Nguyễn Lê Thảo Hà với bài: “Lập hồ sơ điện tử:

góc nhìn từ thuật ngữ “electronic records archives”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt

Nam, số 2-2017 Hai tác giả chỉ ra những vấn đề liên quan đến việc lập, quản lý hồ

sơ điện tử là: Việc quản lý tài liệu điện tử dưới dạng nào, quản lý theo “đơn vị” hồ

sơ hay quản lý theo “đơn vị” tài liệu đơn lẻ; Nếu quản lý theo “đơn vị” tài liệu đơn

12

lẻ thì có cần lập và quản lý hồ sơ hay không? Trên cơ sở phân tích các quy định của

chính phủ về tài liệu điện tử, phân tích ngữ nghĩa của thuật ngữ “electronic records

archives”, hai tác giả khẳng định: Với phạm vi của tin học, việc quản lý tài liệu điện

tử thường là theo “đơn vị” tài liệu đơn lẻ, được tập hợp vào cơ sở dữ liệu; Với phạm

vi nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, việc quản lý tài liệu vẫn cần thực hiện theo đơn vị hồ

+ Tác giả Nguyễn Văn Kết (2017) trong bài viết: “Mã hồ sơ – cách hiểu và cách

vận dụng trong công tác văn thư - lưu trữ”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

11-2017, đã phân tích định nghĩa liên quan từ một số từ điển khoa học và kết luận có ba cách hiểu về “mã hồ sơ” như sau: Ký hiệu quy ước riêng dùng cho từng loại hồ sơ;

Mã hồ sơ là ký hiệu bằng chữ số dùng để xác lập hồ sơ đã được sắp xếp, phân loại theo một hệ thống quản lý hồ sơ; Mã hồ sơ gồm dãy số tương ứng với hàng vạch sọc đứng ở trên, biểu thị nội dung phân loại, địa chỉ lưu qua cấu trúc của dãy số/vạch để phân loại và quản lý hồ sơ

+ Tác giả Đỗ Văn Học - Nguyễn Thị Mỹ Diệu: “Hiểu thêm về mã hồ sơ điện

tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12-2017 Bài viết bàn cụ thể đến quy cách

và phương pháp thiết lập “mã hồ sơ” Các tác giả đề xuất thể hiện mã hồ sơ ở cả hai dạng: dạng ký tự số; dạng chữ cái và mã vạch

+ Tác giả Đỗ Văn Thuận với bài viết: “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan

nhà nước, góc nhìn từ khía cạnh quản lý”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

5/2018 Bài viết nêu lên thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay Đề ra định hướng và nhiệm vụ trọng tâm trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử với những giải pháp

cụ thể: hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật; xây dựng cơ sở dữ liệu tài

+ Hội thảo khoa học quốc tế Sarbica Tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử

tổ chức tại Hà Nội vào năm 2014 Nội dung chính của các báo cáo tham luận tập trung các chủ đề: Thảo luận cơ sở lý luận về tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử; những giải pháp để đảm bảo tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử và kinh nghiệm của các nước trong việc đảm bảo tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử;

+ Hội thảo khoa học Quản lý và bảo mật tài liệu điện tử trong bối cảnh cách

mạng công nghiệp 4.0: thực trạng - giải pháp tổ chức tại Hà Tĩnh vào năm 2018 đã

nêu nhiều vấn đề cần trao đổi về cơ sở lý luận - pháp lý đối với tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử

Qua quá trình tổng hợp, nghiên cứu, tác giả luận văn nhận thấy, các công trình nghiên cứu kể trên đã góp phần làm sáng rõ nhiều vấn đề mang tính lý luận và thực tiễn quan trọng về công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ điện tử Đây là nguồn tài liệu hết sức phong phú và cần thiết, tác giả đã kế thừa một số nội dung trong quá trình thực

hiện luận văn Tuy nhiên, nội dung “Lập và quản lý hồ sơ điện tử tại UBND quận

Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh” vẫn chưa có tác giả nào nghiên cứu một cách hệ

14

trạng công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử hiện nay tại UBND quận Tân Bình nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung, nghiên cứu công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử đặt trong nhiều mối quan hệ chứ không tách rời, chẳng hạn nghiên cứu vấn

đề trong mối quan hệ với hệ thống cơ sở pháp lý của Nhà nước Việt Nam, làm rõ mối quan hệ lý luận và thực tiễn của công tác văn thư và công tác lập hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

5.2 Các phương pháp cụ thể:

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở quy định của pháp luật và các tài liệu thu thập được, đề tài sử dụng phương pháp phân tích để nghiên cứu, đánh giá thực trạng hoạt động lập và quản lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình Đồng thời, đề tài kết hợp với phương pháp tổng hợp để liên kết dữ liệu thông tin đã được phân tích, từ đó đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lập và quản lý tài liệu điện tử tại UBND quận Tân Bình nói riêng và các quận, huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói chung

- Phương pháp điều tra và khảo sát: Đây là là một trong những phương pháp

chính của luận văn, được tác giả vận dụng nhằm khảo sát về hoạt động lập và quản

lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh nhằm nắm bắt các thông tin quan trọng về thực trạng công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử, những kết quả đạt được, hạn chế còn tồn tại thông qua các hoạt động như phát phiếu khảo sát tới các phòng ban chuyên môn thuộc UBND quận, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện hoạt động lập hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức, thu thập các tài liệu, quay phim, chụp ảnh

- Ngoài ra, luận văn cũng sử dụng phương pháp so sánh để so sánh thực trạng quản lý hồ sơ điện tử với các quy định, hướng dẫn do Nhà nước đặt ra và các quy định do UBND quận ban hành, từ đó rút ra một số nhận xét về ưu điểm, hạn chế của thực trạng

15

6 Đóng góp của đề tài về lý luận và thực tiễn

Về lý luận, luận văn góp phần hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề về lý luận, pháp lý đối với việc lập và quản lý hồ sơ điện tử, áp dụng cho UBND quận Tân Bình

nói riêng và các quận, huyện nói chung

Về thực tiễn, luận văn đưa ra những giải pháp thiết thực góp phần nâng cao hiệu quả công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại UBND quận Tân Bình nói riêng, đồng thời có thể áp dụng cho UBND các quận, huyện khác ở nước ta

Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học cấp quốc gia “Lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính quốc gia và tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (4.0)”

Luận văn sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên, học viên thuộc các chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, phần nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương sau đây:

Chương I: Một số vấn đề chung về lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện

Chương II: Thực trạng công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân quận Tân Bình

Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân quận Tân Bình

16

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ

HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN/HUYỆN 1.1 Tài liệu điện tử và hồ sơ điện tử

1.1.1 Tài liệu điện tử

1.1.1.1 Khái niệm:

Cùng với sự ra đời của máy tính (vào những năm 1970) thì cũng bắt đầu có sự xuất hiện của tài liệu điện tử, nhưng khi đó, người ta gọi chúng bằng nhiều tên khác nhau: “tài liệu đọc bằng máy”, “tài liệu trên vật mang tin máy tính”, “tài liệu do máy định hướng”, “tài liệu được lập ra có sử dụng vật mang và các phương thức ghi ký bảo đảm việc xử lý thông tin của tài liệu đó bằng máy tính điện tử” … Tuy nhiên, với

sự phát triển của khoa học và công nghệ, đặc biệt là khoa học lưu trữ và công nghệ thông tin thì những thuật ngữ trên chưa thể hiện hết nội hàm và khả năng phát triển của tài liệu điện tử Chính điều đó đã đặt ra yêu cầu nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện khái niệm tài liệu điện tử nhằm phù hợp với bản chất, việc luân chuẩn, sử dụng, lưu trữ và được rất nhiều các nhà khoa học ngành lưu trữ, công nghệ thông tin… trong

và ngoài nước thực hiện, như: Giáo sư luật học Henry H.Perritt.Jr (1990), Trưởng Khoa Luật, trường Đại học Luật Chicago – Kent, Mỹ, ngay từ năm 1990 đã đưa ra

khái niệm: “Tài liệu điện tử là toàn bộ tài liệu do các cơ quan, tổ chức tạo ra dưới

định dạng điện tử, chúng được xem như một hệ thống thông tin điện tử và được hỗ trợ bằng các phương tiện kỹ thuật điện tử” [19] Sở dĩ khái niệm tài liệu điện tử này

được đưa ra, bởi ở thời điểm đó tại Mỹ tài liệu điện tử bắt đầu được sử dụng ngày càng phổ biến

Từ quan niệm của Henry H.Perritt.Jr, tại Hội nghị Khoa học Quốc tế được tổ chức tại Mỹ năm 1997, David Bearman và Jennifer Trant, đại diện của Viện Lưu trữ

và Bảo tàng thông tin Mỹ, đồng thời là đại diện của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã

trình bày bài báo cáo về việc quản lý tài liệu điện tử và đưa ra quan niệm: “Những

Mãi đến năm 2001, tiêu chuẩn quốc tế về ISO 15489 đưa ra quan niệm và cách

nhìn nhận mới về tài liệu là: “Tài liệu là thông tin được tạo ra, nhận được và duy trì

như là các bằng chứng và thông tin được tạo ra bởi các cá nhân, tổ chức trong quá trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc trong giao dịch công việc” [21] Luật Liên

bang Nga cũng quy định: “tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể

hiện dưới dạng số điện tử” [25, tr.31]

Tại Malaysia, trong quá trình xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các

chuyên gia đã đưa ra định nghĩa: “tài liệu điện tử là những phiên bản trong máy tính

của các tài liệu truyền thống được tạo ra và lưu trữ bởi các cơ quan, tổ chức” [17]

Bên cạnh đó, các chuyên gia cũng giải thích thêm nguồn của tài liệu điện tử trong máy tính từ ứng dụng các giao dịch như Word, Excel và thư điện tử thuộc về các ứng dụng như hệ thống tài chính và hệ thống liên kết siêu dữ liệu Với quan niệm này, các chuyên gia Malaysia đã thừa nhận sự tồn tại một phiên bản khác của tài liệu được lưu trữ ngoài máy tính, và điều đó không hoàn toàn phù hợp với thực tế tình hình quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan, tổ chức hiện nay

Tại Việt Nam, khái niệm “tài liệu điện tử”, “tài liệu lưu trữ điện tử” đã được nhiều nhà nghiên cứu đề cập và bàn đến, tuy nhiên, trên thực tế khái niệm về thuật ngữ này vẫn còn nhiều quan điểm khác nhau, như:

Một số chuyên gia trong lĩnh vực tin học và lưu trữ cũng đã đưa ra các khái niệm về tài liệu điện tử trong các bài nghiên cứu của mình, như: Trong bài viết

“Nghiên cứu trao đổi về các thuật ngữ “tài liệu” “tài liệu lưu trữ”, “tài liệu lưu trữ

điện tử” “tài liệu số hóa”, Trung tâm Khoa học Công nghệ -Văn thư Lưu trữ (2015)

18

cho rằng: “So với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có thể được hiểu một cách

chung nhất là tài liệu được tổ chức truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua các phương tiện điện tử” [52, tr3] Tác giả Vũ Hải Thanh (2016) từ những phân

tích, luận giải về “tài liệu điện tử” ở Việt Nam, cũng đã đưa ra khái niệm đối với thuật ngữ này như sau: “Tài liệu điện tử là tài liệu được số hóa hoặc tài liệu được

hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân bằng các phương tiện điện tử”.[69]

PGS.TS Dương Văn Khảm (2015), trong “Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị

văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam”, cũng chỉ ra: “tài liệu đọc bằng máy là tài

liệu điện tử được xử lý và khai thác bằng máy tính” [13]

Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đề cập đến “Thông điệp dữ liệu” với việc thỏa

mãn điều kiện: “là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ

bằng phương tiện điện tử” [40, Điều 4] Và thông điệp dữ liệu “được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác” [40, Điều 10]

Nghị định số: 64/2007/NĐ/CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 về Ứng dụng công nghệ thông trong hoạt động của cơ quan nhà nước, đề cập đến văn bản điện tử với ý

nghĩa“là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” [3, Điều 3] Văn bản

điện tử được hiểu bao gồm toàn bộ dữ liệu ở các dạng text (gồm các ký tự), dạng ảnh, dạng âm thanh và bao gồm cả vật mang tin

Tại Luật Lưu trữ năm 2011, “tài liệu lưu trữ điện tử” được giải thích là: “tài

liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” [42, Điều 3]

Và “tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu

vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt”

[42, Điều 13]

19

Từ các cách tiếp cận khác nhau về “tài liệu điện tử”, “tài liệu lưu trữ điện tử” như đã phân tích, tác giả luận văn nhận thấy, tài liệu điện tử có những điểm chung sau:

Thứ nhất, tài liệu điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu điện

tử và đáp ứng các quy định của tài liệu, như tính chỉnh thể, tính pháp lý (không chối bỏ…) hoặc tài liệu đã được số hóa từ các vật mang tin khác Những dữ liệu ở dạng thông điệp điện tử được lưu trong các cơ sở dữ liệu chưa thể coi là tài liệu điện tử, chúng chỉ là cơ sở để hình thành tài liệu điện tử; tài liệu điện tử được tồn tại dưới dạng file trong máy tính

Thứ hai, tài liệu điện tử được hình thành, truyền tải và lưu trữ bằng các phương

tiện điện tử Ngày nay, việc luân chuyển tài liệu điện tử chủ yếu thông qua hệ thống mạng Lan và mạng Internet

Như vậy, tài liệu điện tử có thể được hiểu một cách khái quát là tài liệu được hình thành (tạo dựng) bằng các phương tiện điện tử hoặc đượcchuyển (số hóa) từ tài liệu truyền thống) được chuyển vào để quản lý, lưu trữ bằng các phương tiện điện tử

Vì vậy, việc truy cập, khai thác, quản lý tài liệu điện tử phải được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử như: máy tính, đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD, USB, băng từ… và phải được lưu trữ, quản lý bằng các hồ sơ điện tử theo đúng quy định và khoa học

Để có thể lập và quản lý sử dụng hồ sơ điện tử một cách thuận lợi thì cần nắm

rõ hơn về thuật ngữ liên quan đến tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử như:

- Thông điệp dữ liệu: “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi

đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.” [40, Khoản 12, Điều 4]

- Phương tiện điện tử: “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa

trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự.” [40, Khoản 10, Điều 1]

- Dữ liệu: “Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh,

âm thanh hoặc dạng tương tự.” [40, Khoản 5, Điều 1]

20

- Cơ sở dữ liệu: “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức

để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.” [40,

Khoản 4, Điều 4]

- Dữ liệu thông tin đầu vào: “Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin

mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản,

tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu” [4, Khoản 3, Điều 2]

- Dữ liệu đặc tả (Metadata): “Dữ liệu đặc tả (Metadata) là những thông tin

mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu

trữ dữ liệu” [3, Khoản 3, Điều 3]

- Số hóa: “Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số -

mà thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số.” [41,

Khoản 2, Điều 4]

1.1.1.2 Đặc điểm của tài liệu điện tử

Từ khái niệm nêu trên, chúng ta có thể nhận thấy, tài liệu điện tử ẩn chứa những đặc điểm cơ bản của các loại tài liệu truyền thống như: có bản chính, bản gốc và các bản sao; có nguồn xuất xứ và các yếu tố tạo thành; chứa đựng thông tin; có mối quan

hệ logic với những tài liệu khác để tạo nên hồ sơ hoàn chỉnh và một phần của tài liệu điện tử có ý nghĩa các mặt chính trị, văn hóa, xã hội… chứa đựng thông tin phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu sẽ trở thành “tài liệu lưu trữ điện tử” và là một phần không thể thiếu trong phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Việc xác định được đặc điểm của tài liệu điện tử sẽ giúp cho quá trình lập hồ sơ điện tử được chính xác và đảm bảo an toàn cho tài liệu khi hồ sơ được lập

Thứ nhất, đặc điểm cơ bản nhất của tài liệu điện tử là ở cách biểu diễn (phương cách ghi ký) thông tin Trong “Báo cáo tình hình công tác lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan Đảng và Nhà nước ở Việt Nam hiện nay”, tác giả Nguyễn Cảnh Đương,

21

Lê Văn Năng khẳng định: “toàn bộ nội dung tài liệu điện tử được ghi trên vật mang

tin đặc thù, được biểu diễn dưới dạng các số nhị phân, có thể xử lý, truyền, đọc và hiểu nhờ vào máy tính hoặc công nghệ tương tự theo một chương trình hệ thống cũng như chương trình ứng dụng nhất định.” [27] Đặc điểm cơ bản này là một trong các

đặc điểm quy định những nét đặc thù của công tác lưu trữ tài liệu điện tử Có nghĩa

là công tác lưu trữ tài liệu điện tử từ các nghiệp vụ như: thu thập, xác định giá trị, phân loại, hệ thống hóa biên mục, tổ chức sử dụng, bảo quản đều phải thực hiện với

sự trợ giúp của cả hệ thống các thiết bị liên quan đến việc sử dụng máy vi tính và các

hệ thống chương trình (phần cứng và phần mềm) Hay nói cách khác, cơ quan lưu trữ khi thực hiện các chức năng cơ bản của mình đối với công tác lưu trữ tài liệu điện tử phải có hệ thống các máy tính với phần mềm tương thích

Thứ hai, tài liệu điện tử được ghi trên các vật mang tin cơ bản như: đĩa mềm các loại; đĩa cứng; các loại băng từ kể cả băng quang từ; CD-ROM… Đặc điểm vật mang tin này khiến cho tài liệu điện tử có một ưu điểm nổi bật so với tài liệu giấy là khả năng chứa thông tin rất lớn Ví dụ như, một vật mang tin điện tử có dung lượng 1GB sẽ chứa được một lượng thông tin rất lớn, tương đương 1000 quyển sách với 500trang/quyển, có nghĩa là vật mang tin điện tử sẽ chứa được số trang tài liệu (khổ A4): 8*1000*500=4.000.000 trang Nếu một hồ sơ dày 100 trang thì chúng ta có thể chứa vào vật mang tin điện tử toàn bộ thông tin của 40.000 hồ sơ, tương đương với 400m giá tài liệu Đĩa CD-ROM cũng có ưu điểm như vậy Một đĩa CD-ROM kích thước đường kính 12cm có thể chứa 250.000 trang văn bản hoặc 70 phút hình ảnh động…Đây là một trong những ưu thế nổi bật của các vật mang tin điện tử xét trên phương diện tiết kiệm diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo quản như giá tủ, bìa, hộp đựng hồ sơ cũng như các thiết bị chuyên dụng khác Đồng thời cũng giúp chúng ta tiết kiệm được công sức trong công tác vệ sinh, khử trùng, tu bổ phục chế tài liệu Tuy nhiên, đối với vật mang tin điện tử, cũng định trước những yêu cầu bảo quản chúng Nhiệt độ từ 15-20 độ với độ ẩm tương đối là điều kiện tốt nhất để bảo

1.1.1.3 Ưu thế của tài liệu điện tử

Các ưu thế của tài liệu điện tử so với tài liệu truyền thống được thể hiện ở những khía cạnh sau:

Thứ nhất, truyền tải văn bản một cách nhanh chóng, xóa bỏ giới hạn về không gian và thời gian, tức là người chuyển và người nhận có thể giao dịch với nhau mọi lúc và ở bất cứ đâu khi có sự hỗ trợ bởi phương tiện điện tử và mạng internet Thông qua tài liệu điện tử, các cơ quan, tổ chức, doamh nghiệp đã có nhiều thuận lợi trong quá trình ghi lại và truyền đạt thông tin phục vụ hoạt động quản lý, sản xuất và kinh doanh So với tài liệu giấy truyền thống, việc truyền tin, phổ biến thông tin (gửi văn bản) trong môi trường điện tử cho thấy nhiều ưu thế vượt trội của tài liệu điện tử Nếu trước đây, sau khi đánh máy xong một văn bản, các nhân viên phải in ra để đưa tới phòng làm việc của lãnh đạo xin ý kiến phê duyệt thì với tài liệu điện tử, người ta không cần in ra, chỉ cần một số thao tác đơn giản là có thể gửi văn bản cho lãnh đạo

và dù lãnh đạo không ở trong cơ quan vẫn có thể nhận được sau vài phút Đấy là chưa

Thứ ba, thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu và liên kết thông tin: điểm khác biệt quan trọng so với các loại tài liệu truyền thống là tài liệu điện tử có thể bao gồm

cả thông tin phi tuyến, tức là văn bản siêu liên kết, giúp cho quá trình tra tìm và xử

lý thông tin được nhanh chóng và hiệu quả Nói cách khác, khi sử dụng tài liệu điện

tử, chúng ta có thể dễ dàng cùng lúc nghiên cứu nhiều tài liệu điện tử Hơn thế, bằng các phần mềm hỗ trợ, chúng ta có thể kết nối những thông tin giống nhau hoặc có cùng vấn đề của các tài liệu khác nhau trong cùng hệ thống Điều đó giúp các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý không mất nhiều thời gian, công sức mà vẫn tập hợp được những thông tin cần thiết trong quá trình giải quyết công việc, trong một thời gian ngắn

Thứ tư, tài liệu điện tử là cơ sở để thực hiện chính phủ điện tử, dịch vụ công trực tuyến, giao dịch, thương mại điện tử

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy, vẫn còn nhiều khó khăn, thách thức đối với việc quản lý, sử dụng tài liệu điện tử như việc đảm bảo tính chứng thực của tài liệu điện tử từ khi tài liệu được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu” Để giải quyết những vấn đề đặt ra trong việc quản lý sử dụng tài liệu điện tử, ngoài việc cần đẩy mạnh thực hiện chữ ký điện tử, chữ ký số trên tài liệu điện tử, thì cần phải lập và quản lý hồ sơ điện

tử để quản lý, sử dụng tài liệu điện tử một cách khoa học, an toàn

24

1.1.2 Hồ sơ và hồ sơ điện tử:

1.1.2.1 Khái niệm hồ sơ:

Hồ sơ là thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác văn thư, lưu trữ,

là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc và đã được nhiều nhà nghiên cứu

đề cập dưới nhiều góc độ, theo các cách tiếp cận khác nhau, có thể kể đến một số khái niệm thường được sử dụng như:

Tác giả Vũ Dương Hoan (1987), định nghĩa: “Hồ sơ là một tập công văn tài

liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề (hoặc một người) hình thành trong quá trình giải quyết công việc và được tập trung bảo quản một chỗ (trong một bìa hay một cặp) Hiện nay khái niệm hồ sơ cũng được dùng để chỉ một tập văn bản kết hợp với nhau theo đặc điểm hình thức như: tập biên bản, tập chỉ thị” [68, tr.63]

PGS Vương Đình Quyền (2005), giải thích: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc

một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”

[72, tr.336]

Tác giả Dương Văn Khảm (2011) lại đưa ra khái niệm:“Tập hợp các văn bản,

tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” [12, tr.187, 188]

Trong cuốn “Giáo trình quản trị văn phòng” của nhóm tác giả (Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu & Đỗ Văn Thắng (2015), hồ sơ

được hiểu rõ ràng hơn:“là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, một tổ chức hoặc của một cá nhân” [26]

25

Trong các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, khái niệm hồ sơ

đã được Luật Lưu trữ năm 2011 nêu rõ: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với

nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [42, Khoản 10, Điều 2]

Tại Điều 3, Khoản 4, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư, yêu cầu các cơ quan nhà nước, tổ chức

phải tiến hành lập hồ sơ đảm bảo các yêu cầu: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu

có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [6]

Từ các khái niệm về hồ sơ cho thấy hồ sơ có một số đặc điểm cụ thể như sau:

- Là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự

việc, một đối tượng cụ thể

- Hồ sơ là sản phẩm của quá trình giải quyết công việc Có nghĩa là hồ sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ

Tùy theo mục đích của việc lập hồ sơ, đặc điểm của việc hình thành, sử dụng, quản lý hồ sơ, có thể phân loại hồ sơ thành những loại phổ biến như:

Hồ sơ công việc: là hồ sơ chứa các tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó Ví dụ: Hồ sơ giải quyết công việc (hồ sơ nâng lương, hồ sơ bổ nhiệm, hồ sơ giải quyết khiếu nại,…);

- Hồ sơ nguyên tắc: là hồ sơ tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý mang tính nguyên tắc về vấn đề, lĩnh vực nào đó Để tra cứu giải quyết công việc hàng ngày của người thực hiện;

- Hồ sơ nhân sự: là hồ sơ chứa tài liệu liên quan đến một người nào đó;

- Hồ sơ trình duyệt, hồ sơ đang giải quyết;

26

1.1.2.2 Hồ sơ điện tử

Tài liệu điện tử phải được quản lý, lưu trữ trên hồ sơ điện tử để phục vụ yêu cầu công tác chuyên môn thực hiện trên phương tiện điện tử, đặc biệt trong bối cảnh cách mạng 4.0 ngày nay, nhất là đối với các dịch vụ công trực tuyến, chính phủ điện tử

Để có thể lập và quản lý hồ sơ điện tử một cách khoa học, phục vụ tốt công tác văn thư điện tử, đề tài đi vào làm rõ những quan điểm, khái niệm về hồ sơ điện tử:

Theo Nguyễn Thị Thùy Linh (2016): “Hồ sơ điện tử là một hồ sơ tồn tại trên

phương tiện lưu giữ điện tử, được tạo ra, được truyền đạt, được duy trì và/hoặc được khai thác bởi các phương tiện điện tử” [35, tr.46] Tác giả cũng cho rằng: “Một hồ

sơ điện tử cần phải là một hồ sơ có khả năng lưu trữ, có một định dạng đảm bảo tương thích lâu dài, được lưu kèm toàn bộ siêu dữ liệu về hồ sơ, siêu dữ liệu về từng tài liệu trong hồ sơ và các tệp nội dung tài liệu, phải được ký điện tử để xác định tính toàn vẹn” [35, tr.46]

Khác với ý kiến trên, trong bài “Vài ý kiến về “hồ sơ điện tử” và “quản lý hồ

sơ điện tử” các chuyên gia cho rằng: “Thực tế ở Việt Nam, hồ sơ điện tử được hình thành chủ yếu trong quy trình giải quyết thủ tục hành chính hoặc quản lý chuyên môn với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin Như vậy, từ trước “công việc” bắt đầu, thành phần hồ sơ đã được quy định chính xác, cụ thể Khác với “hồ sơ công việc” theo cách truyền thống là “những tài liệu, văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc” Mặt khác, các phần mềm ứng dụng đã cho phép tập hợp các tài liệu, văn bản thành các file có gắn mã số” [48]

Những khái niệm về hồ sơ điện tử mà các tác giả đã nêu trên về cơ bản thể hiện được bản chất, nội dung của hồ sơ điện tử là được lập trên các phương tiện điện tử và dùng để lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử Tuy nhiên, những khái niệm này chưa chỉ rõ cấu trúc về hồ sơ điện tử dẫn đến việc hiểu và lập hồ sơ điện còn thiếu thống nhất, từ

đó gây khó khăn cho việc lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử và làm ảnh hưởng đến việc thực thi giải quyết công việc chuyên môn liên quan đến tài liệu, hồ

sơ điện tử, nhất là giải quyết công việc trực tuyến, Online…

27

Để giải quyết vấn đề lập và quản lý hồ sơ điện tử, Nhà nước ta cũng đã ban hành nhiều văn bản quy định việc lập và quản lý hồ sơ điện tử, như:

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một

số điều của Luật lưu trữ, đã đưa ra khái niệm về hồ sơ điện tử như sau: “Hồ sơ điện

tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [4, Khoản 1, Điều 2] Từ khái niệm này, cho thấy, một hồ sơ điện tử hoàn

chỉnh cần phải tuân thủ các nguyên tắc:

- Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử;

- Các tài liệu điện tử được thu thập đưa vào hồ sơ phải có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung;

- Hồ sơ điện tử phải được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Từ khái niệm, chức năng của hồ sơ và hồ sơ điện tử; từ yêu cầu về hồ sơ điện

tử phải được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc bằng phương tiện điện tử và để phục vụ các nghiệp vụ chuyên môn được thực thi bằng phương tiện điện tử, như: dịch vụ công trực tuyến, văn phòng điện tử, lưu trữ điện tử… Để đáp ứng được những yêu cầu đó, thì hồ sơ điện tử cần phải đáp ứng một số yêu cầu, như:

- Hồ sơ điện tử cũng phải chứa các đặc trưng (bên trong và bên ngoài, như: Mã

hồ sơ, tên hồ sơ, ngày mở hồ sơ, ngày kết thúc, số lượng tài liệu chứa trong hồ sơ…);

- Hồ sơ điện tử phải chứa bảng liên kết các tài liệu điện tử có thể tích hợp với bảng mã phân loại tài liệu điện tử có trong hồ sơ;

- Hồ sơ điện tử phải chứa các trường tin phù hợp với yêu cầu lưu trữ tài, quản

lý khai thác tài liệu của hồ sơ…

Ngoài những yêu cầu trên thì hồ sơ điện tử còn có đặc điểm là rất dễ bị đánh cắp, phá hủy do virus tin học hoặc hư hỏng vật lý của thiết bị lưu trữ điện tử Vì vậy,

28

việc lập và quản lý hồ sơ điện tử cần đặc biệt chú ý đáp ứng những yêu cầu đảm bảo

an toàn, bảo mật hồ sơ, tài liệu điện tử

1.2 Lập và quản lý hồ sơ điện tử:

1.2.1 Lập hồ sơ điện tử

1.2.1.1 Khái niệm:

Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin

Khái niệm lập hồ sơ được quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày

03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ: “Lập hồ sơ điện

tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành

hồ sơ điện tử” [4, Khoản 2, Điều 2]

Khái niệm về “lập hồ sơ điện tử” tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày

03/01/2013 mặc dù cơ bản vẫn tuân thủ các nguyên tắc lập hồ sơ truyền thống; tuy

nhiên cũng có một điểm khác biệt, đặc thù, như: (Điều 14- Mở hồ sơ; Điều 15- Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ và Điều 16- Kết thúc hồ sơ) của Thông tư

số 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 Quy định “Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng

công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử” trong khái niệm này chưa thật

sự rõ ràng Người làm công tác công văn giấy tờ chỉ có trình độ tin học văn phòng thông thường sẽ không xác định được việc “áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử” trong hồ sơ điện tử bằng biện pháp nào khi lập và hoàn chỉnh cũng như kết thúc hồ sơ Khi lập hồ sơ điện tử cần thực hiện theo khuôn mẫu nào?

Có theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 hay không? Và nếu theo tiêu chuẩn này thì lấy

mẫu mục lục văn bản của hồ sơ ở đâu để thực hiện khi biên mục kết thúc hồ sơ?

Tuy những quy định về lập hồ sơ vẫn có nhiều điểm chưa phù hợp, như: văn bản điện tử tồn tại dưới dạng file, người lập và hồ sơ điện tử thao tác tiến hành mở

hồ sơ, ghi các đặc tả của hồ sơ, đưa tài liệu vào hồ sơ và lưu, quản lý sử dụng hồ sơ

THÔNG TIN ĐẦU VÀO QUẢN LÝ DỮ LIỆU HỒ SƠ

(Theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư)

STT Trường thông tin

Tên (viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu Độ dài

1 Mã hồ sơ FileCode

1.1 Mã định danh của cơ quan, tổ

chức lập danh mục hồ sơ Organld String 13

1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 4

1.3 Số và ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20

2 Tiêu đề hồ sơ Title String 500

3 Thời hạn bảo quản Maintenance String 30

4 Chế độ sử dụng Rights String 30

5 Người lập hồ sơ Creator String 30

6 Ngôn ngữ Languege String 50

7 Thời gian bắt đầu StartDate Date 10

8 Thời gian kết thúc EndDate Date 10

9 Tổng số văn bản trong hồ sơ TotalDoc Number 4

10 Tổng số trang của hồ sơ PageTotal Number 4

11 Ghi chú Description String 500

Ngoài ra, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/04/2020 “Về việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử” cũng quy định về hồ sơ điện tử trong quá

30

trình thực hiện thủ tục hành chính: “là những loại giấy tờ, tài liệu ở dạng điện tử

được tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính nộp, bổ sung cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định hoặc giấy tờ, tài liệu ở dạng điện tử được luân chuyển giữa các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trong quá trình tiếp nhận, giải quyết

thủ tục hành chính” [7, Khoản 3, Điều 3]

Tài liệu trong hồ sơ “bản cứng” - giấy và “bản mềm” - điện tử, xét về giá trị pháp lý phải như nhau, không có sự khác biệt Tuy nhiên, trong hồ sơ điện tử, “tài

liệu điện tử” tập hợp trong hồ sơ là “thông tin nằm trong các tài liệu điện tử, dưới

dạng file Các file này có thể là bản điện tử trực tiếp được hình thành và xử lý tiếp tục bằng phần mềm tương ứng, hoặc là bản số hóa của các tài liệu giấy” [66, Điểm

B, Khoản 1] Do đó, để hồ sơ điện tử thực sự là chứng cứ pháp lý, tài liệu điện tử cũng

phải có giá trị pháp lý và phải đáp ứng những điều kiện tiên quyết sau:

Thứ nhất, hồ sơ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn Tính toàn vẹn của hồ sơ điện tử được hiểu là tính nguyên vẹn của dữ liệu trong hồ sơ điện tử Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu

trữ, quy định: “Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và

được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu” [4,

Khoản 2, Điều 7] Đối với các tài liệu trong hồ sơ điện tử, nội dung của nó phải luôn

đảm bảo tính nguyên vẹn, tính chính xác của thông tin ngay từ thời điểm khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh Sự nguyên vẹn này phải được duy trì trong suốt quá trình tồn tại của hồ sơ điện tử Cấu trúc của hồ sơ điện tử được tạo thành bởi các file – văn bản điện tử trong hồ sơ, chúng phải được liên kết vào một đơn vị hồ sơ và được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý để phản ánh chính xác đối tượng công việc được lập hồ sơ Bên cạnh đó, cấu trúc của hồ sơ điện tử cũng được thể hiện

ở dữ liệu đặc tả của nó Dữ liệu đặc tả là một phần quan trọng, không thể thiếu để cấu tạo thành một hồ sơ điện tử hoàn chỉnh Bối cảnh hình thành của hồ sơ điện tử cũng được thể hiện qua dữ liệu đặc tả của hồ sơ

31

Thứ hai, hồ sơ điện tử phải đảm bảo tính xác thực: Tức là mỗi tài liệu trong hồ

sơ điện tử phải có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, phản ánh chính xác, trung thực hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành nên tài liệu

Thứ ba, hồ sơ điện tử phải đảm bảo khả năng truy cập: Hồ sơ điện tử và các văn

bản, tài liệu bên trong hồ sơ phải luôn ở trạng thái có thể truy cập dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết với sự hỗ trợ của máy tính và các phần mềm tương thích

Để đáp ứng các yêu cầu này, Công văn số 7017/VPCP-HC ngày 07/9/2012 v/v gửi file điện tử hồ sơ trình chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã quy định cụ thể như sau:

“Tất cả các tài liệu điện tử trực tiếp khi thể hiện ngôn ngữ Việt Nam đều phải

sử dụng phông chữ (font) của bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001

- Tên các file điện tử không sử dụng các dấu tiếng Việt và ký tự đặc biệt để phần mềm và hệ thống truyền nhận, người sử dụng không bị mắc lỗi”

“Các dạng file có đuôi DOC, XLS, PPT là các file tài liệu soạn thảo, bảng

tính, trình chiếu có thể sử dụng được với phần mềm MS Office 2003;

- Dạng file có đuôi PDF, là file tài liệu điện tử có thể sử dụng các phần mềm tương thích và phổ biến để đọc như Acrobat Reader;

- Các file đồ họa và hình ảnh có đuôi JPG, BMP, TIFF;

- Các tài liệu được số hóa (quét bằng scanner) dưới định dạng file có đuôi PDF;

- File nén có đuôi ZIP, dùng để nhóm nhiều file và nén lại thành 1 file cho tiện thao tác và giảm kích thước file” [66]

1.2.1.2 Các giai đoạn lập hồ sơ điện tử

Từ những vấn đề về lập hồ sơ và lập điện tử cho thấy: Hồ sơ điện tử phải được lập trên các thiết bị điện tử (máy tính) và phải được thực hiện trên các phần mềm/hệ thống thông tin chứ không thể thực hiện trực tiếp bằng cách mở Folder trên hệ điều hành windows hoặc Google như một số chuyên viên văn phòng vẫn làm bởi: Hồ sơ điện tử cũng phải chứa các đặc tả của hồ sơ theo quy định, nhưng người sử dụng

lý hồ sơ điện tử trong phần mềm/hệ thống thông tin phải đảm bảo một số yêu cầu cơ bản sau:

Một là, phải tích hợp với các module hoạt động nghiệp vụ trên môi trường điện

tử của chuyên viên/nhân viên để lấy tài liệu điện tử đưa vào hồ sơ điện tử và sử dụng

hồ sơ điện tử để giải quyết công việc chuyên môn;

Hai là, có chức để người sử dụng mở hồ điện tử;

Ba là, có chức năng đề người lập hồ sơ điện tử ghi các đặc tả hồ sơ (cụ thể là 11 trường tin của thông tin đặc tả mà Nghị định 30 đã quy định được trình bày trên); Bốn là, cho phép đưa tài liệu vào hồ sơ điện tử một cách thuận tiện dễ dàng; Năm là, thiết lập các chế độ quản lý hồ sơ điện tử như: liên kết các tài liệu trong

hồ sơ, lập các biều báo thống kê tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử, bổ sung tài liệu vào hồ

sơ điện tử, đóng (kết thúc hồ sơ), phân loại hồ sơ, hủy hồ sơ, đảm bảo an toàn bảo mật hồ sơ…

Sáu là, lập danh mục hồ sơ điện tử gắn kết với hồ sơ điện tử

Giai đoạn thao tác lập và quản lý hồ sơ điện tử của người làm nghiệp vụ văn thư – lưu trữ điện tử: Đây là giai đoạn thao tác nghiệp vụ lập và quản lý hồ sơ điện tử của các bộ, nhân viên thực hiện công tác văn thư – lưu trữ cơ quan, với các bước thao tác căn bản, như sau:

- Xác định nguồn tài liệu điện tử (nhận dạng tài liệu điện tử sẽ lưu trữ) để đưa vào hồ sơ điện tử;

- Tiến hành phân loại tài liệu điện tử, gán mã phân loại để đưa vào hồ sơ điện tử;

33

- Mở hồ sơ điện tử (gồm: đặt tên hồ sơ, gán mã hồ sơ điện tử, ghi đặc của hồ sơ điện tử);

- Đưa tài liệu điện tử vào hồ sơ điện tử;

- Thiết lập các chế độ quản lý hồ sơ theo quy định, như (bảo mật, chống xóa…)

- Hoàn tất quá trình lập hồ sơ và chuyển qua quá trình quản lý sử dụng, lưu trữ

hồ sơ, tài liệu điện tử…

Việc lập và quản lý hồ sơ điện tử là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công

tác lưu trữ điện tử Nếu thực hiện tốt việc lập và quản lý hồ sơ sẽ có ý nghĩa rất lớn trong việc thực hiện nền hành chính, giao dịch điện tử, tạo tính liên thông trong việc nộp lưu tài liệu điện tử

1.2.1.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lập hồ sơ điện tử

Để lập được hồ sơ điện tử, các cơ quan, tổ chức phải đảm bảo các điều kiện sau:

1.2.2 Quản lý hồ sơ điện tử

Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc kiểm soát mọi tác động vào văn bản,

hồ sơ điện tử trong suốt vòng đời của văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm: tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản và hồ sơ điện

tử

Bộ Nội vụ cũng ban hành Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 1 năm

2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó ngoài việc qui định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ

Và phải đáp ứng yêu cầu:

“1 Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông

2 Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để

cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

3 Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp

thời, an toàn” [2, Khoản 1, 2, 3, Điều 8]

Ngoài ra, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư cũng quy định về việc quản lý hồ sơ điện tử như sau:

“Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ

sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống” [6, Điều 30]

Bên cạnh những quy định trên, hoạt động quản lý hồ sơ điện tử còn phải lưu trữ tài liệu điện tử còn phải đảm bảo hai điều kiện:

- Thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử theo yêu cầu;

- Chỉnh lý hồ sơ điện tử khi cần thiết

35

1.3 Lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện 1.3.1 Đặc điểm công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện

a) Mở hồ sơ

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác

- Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã ban hành

- Trường hợp các hồ sơ không có trong danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu

hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh

bị thất lạc

c) Kết thúc hồ sơ

- Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong

- Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong

hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ

36

sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ

- Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống

các thông tin còn thiếu Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống

- Quản lý hồ sơ

Căn cứ vào Khung phân loại hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc (đối với các việc phải lập hồ sơ), cán bộ, công chức, viên chức xác định mã hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến, ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, văn bản tài liệu khác có liên quan (sau đây gọi tắt là tài liệu)

Khi tài liệu đầu tiên có cùng mã với “Mã hồ sơ” trong Khung phân loại hồ sơ, thì hồ sơ này được sao chép (copy) sang cơ sở dữ liệu “Hồ sơ đang giải quyết”;

Tất cả tài liệu có chung mã hồ sơ phải được tích hợp thành hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc Khi công việc hoàn thành, cán bộ, công chức, viên chức phải:

Xác định hồ sơ kết thúc trong phần mềm quản lý hồ sơ

Loại bỏ các tài liệu không cần thiết

Xác định hồ sơ không phải nộp vào lưu trữ cơ quan trong phần mềm quản lý

hồ sơ

Hoàn thiện hồ sơ: tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; thời hạn bảo quản; số lượng tờ; hạn chế sử dụng; đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ trong phần mềm quản lý hồ sơ

Tất cả hồ sơ đã hoàn thiện được chuyển sang cơ sở dữ liệu “hồ sơ tại

đơn vị”

Đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ phải nộp vào lưu trữ cơ quan trong cơ sở dữ liệu

“Hồ sơ tại đơn vị” sẽ được chuyển vào lưu trữ cơ quan và nối tiếp với hồ sơ số đã có

37

Công tác lập và quản lý hồ sơ tài liệu điện tử tại UBND các quận/huyện thực hiện song song với hồ sơ, tài liệu giấy và bảo đảm chính xác như hồ sơ, tài liệu giấy Phần mềm Quản lý văn bản và lập hồ sơ do UBND thành phố Hồ Chí Minh xây dựng

và phát triển được quy định sử dụng thống nhất trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Các cơ quan sử dụng phần mềm này để quản lý văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử Danh mục hồ sơ là công cụ cần thiết và hằng năm bắt buộc phải cập nhật đầy đủ, chính xác vào phần mềm quản lý Mỗi một văn bản điện

tử từ khi đăng ký để quản lý bằng phần mềm quản lý văn bản phải được gắn một mã

số hồ sơ (số ký hiệu) tương ứng trong danh mục hồ sơ và ghi vào trường “Hồ sơ số” Cán bộ, công chức, viên chức hoặc người được giao chủ trì xử lý, lập hồ sơ công việc nào phải kiểm tra và cập nhật mã số hồ sơ để bảo đảm tất cả các văn bản điện tử liên quan tới cùng một việc phải mang cùng một mã số hồ sơ

1.3.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập và quản lý hồ sơ điện

tử tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện

Để đánh giá chất lượng về công tác lập và quản lý hồ sơ nói riêng, tác giả xin đưa ra các tiêu chí sau đây:

- Công tác ban hành và triển khai các văn bản pháp luật về lập và quản lý hồ

- Chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử

+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ tại UBND cấp quận + Chính sách khen thưởng, xử phạt