Giới thiệu về hoạch định dự án Hoạch định là một trong những chức năng quản lý chính, là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra đồng thời nỗ lực kiểm soát bản chất xu hướng của sự thay đổi và quyết định hành động để đạt kết quảmục tiêu mong muốn. Hoạch định dự án là quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án. Mục đích của việc hoạch định: + Phân tích, dự tính công việc sẽ được thực hiện như thế nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo những khó khăn có thể xảy ra + Thiết lập nguồn lực để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có + Phối hợp và kiểm soát để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các công việc của các đối tác và các nhà thầu tham gia dự ánGiới thiệu về hoạch định dự án Hoạch định là một trong những chức năng quản lý chính, là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra đồng thời nỗ lực kiểm soát bản chất xu hướng của sự thay đổi và quyết định hành động để đạt kết quảmục tiêu mong muốn. Hoạch định dự án là quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án. Mục đích của việc hoạch định: + Phân tích, dự tính công việc sẽ được thực hiện như thế nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo những khó khăn có thể xảy ra + Thiết lập nguồn lực để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có + Phối hợp và kiểm soát để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các công việc của các đối tác và các nhà thầu tham gia dự ánGiới thiệu về hoạch định dự án Hoạch định là một trong những chức năng quản lý chính, là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra đồng thời nỗ lực kiểm soát bản chất xu hướng của sự thay đổi và quyết định hành động để đạt kết quảmục tiêu mong muốn. Hoạch định dự án là quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án. Mục đích của việc hoạch định: + Phân tích, dự tính công việc sẽ được thực hiện như thế nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo những khó khăn có thể xảy ra + Thiết lập nguồn lực để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có + Phối hợp và kiểm soát để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các công việc của các đối tác và các nhà thầu tham gia dự ánGiới thiệu về hoạch định dự án Hoạch định là một trong những chức năng quản lý chính, là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra đồng thời nỗ lực kiểm soát bản chất xu hướng của sự thay đổi và quyết định hành động để đạt kết quảmục tiêu mong muốn. Hoạch định dự án là quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án. Mục đích của việc hoạch định: + Phân tích, dự tính công việc sẽ được thực hiện như thế nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo những khó khăn có thể xảy ra + Thiết lập nguồn lực để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có + Phối hợp và kiểm soát để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các công việc của các đối tác và các nhà thầu tham gia dự ánGiới thiệu về hoạch định dự án Hoạch định là một trong những chức năng quản lý chính, là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra đồng thời nỗ lực kiểm soát bản chất xu hướng của sự thay đổi và quyết định hành động để đạt kết quảmục tiêu mong muốn. Hoạch định dự án là quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án. Mục đích của việc hoạch định: + Phân tích, dự tính công việc sẽ được thực hiện như thế nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo những khó khăn có thể xảy ra + Thiết lập nguồn lực để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có + Phối hợp và kiểm soát để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các công việc của các đối tác và các nhà thầu tham gia dự án
Trang 1Quản lý dự án cho kỹ sư Chương 4: Hoạch định và lập tiến độ của dự án
1 Hoạch định dự án
1.1 Giới thiệu về hoạch định dự án
- Hoạch định là một trong những chức năng quản lý chính, là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra đồng thời nỗ lực kiểm soát bản chất /
xu hướng của sự thay đổi và quyết định hành động để đạt kết quả/mục tiêu mong muốn
- Hoạch định dự án là quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án
- Mục đích của việc hoạch định:
+ Phân tích, dự tính công việc sẽ được thực hiện như thế nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo những khó khăn có thể xảy ra
+ Thiết lập nguồn lực để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có
+ Phối hợp và kiểm soát để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các công việc của các đối tác
và các nhà thầu tham gia dự án
+ Cung cấp dữ liệu là để dữ liệu hoạch định được sử dụng cho việc chuẩn bị các kế hoạch trong tương lai
- Lợi ích của việc hoạch định:
+ Đảm bảo đạt được mục tiêu, trình tự công việc
+ Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực
+ Huy động vốn
+ Cung cấp dữ liệu
+ Tăng cường giao tiếp, phối hợp
+ Khuyến khích, động viên
*Đối với nhà thầu:
+ Biết rõ công việc, tránh thực hiện bừa bãi
+ Ngăn ngừa tổn thất về tiền bạc
+ Dự báo cung cấp lao động
+ Đảm bảo những thông báo đúng được công bố, giao hàng đúng hạn, đúng nơi, đúng số lượng
+ Hỗ trợ việc điều phối thầu phụ
+ Xác định rõ các giai đoạn khác nhau trong dự án
+ Cung cấp tiêu chuẩn đo lường công việc
+ Cung cấp thông tin cho việc kiểm soát các hợp đồng tương lai
*Đối với khách hàng:
+ Biết thời gian cần thiết để xây dựng
+ Xem xét sự hiệu quả của vốn đầu tư theo tiến triển của dự án
*Đối với kiến trúc sư/kỹ sư: dự báo tốc độ tiến triển các hoạt động chính dựa trên thông tin
Trang 2*Đối với các đối tác liên quan:
+ Đối tác liên quan: nhà tư vấn, nhà thầu phụ, chuyên gia, nhà cung cấp, cơ quan địa phương + Biết những giai đoạn của dự án, khi nào công việc thực hiện
- Nếu không hoạch định thì sẽ khó có thể kiểm soát, khó đối phó với thay đổi của môi trường
- Nội dung của hoạch định: 5W1H (What, Why, When, Who, Where, How)
1.2 Các bước hoạch định dự án
[1] Bước đầu tiên của hoạch định dự án đó là Xác định mục tiêu của dự án cần thực hiện
Đó là việc chúng ta phải đưa ra các chỉ tiêu hoặc tiêu chí mà sau này chúng ta sử dụng để dựa vào đó có thể căn cứ và đánh giá sự hoàn thành của dự án Tiêu chuẩn SMART có thể được dùng để đánh giá mục tiêu của dự án:
=> Cụ thể ( S pecific) => Đo được ( M easurable) => Phân công được ( A ssignable) => Thực tiễn ( R ealistic) => Hạn chế thời gian ( T ime-bound)
VD: Mục tiêu: Xây một cầu cầu bắc ngang sông Hồng trong một khoảng thời gian và ngân sách cho phép Mục đích:
+ Cho phép xe tải trọng tối đa 15 tấn
+ Trọng lượng cây cầu nhẹ hơn 20% so với các cây cầu hiện nay có cùng chiều dài
+ Tuổi thọ trên 50 năm
+ 4 làn xe ô tô, 2 làn xe máy, 2 làn người đi bộ
+ Kinh phí tối đa 50 triệu USD
+ Cầu phải xây xong trước 2/9/2017
[2] Bước tiếp theo là Xác định công việc của dự án Đó là việc chúng ta xây dựng các tài liệu mô tả phạm vi công việc của dự án Xác định công việc dự án nên có:
+ Xác định phạm vi dự án
+ Xác định và mô tả mọi hoạt động chính của dự án
+ Mô tả kết quả của dự án
Trang 3+ Xác định tiêu chuẩn nghiệm thu dự án
- Công cụ hỗ trợ cho bước xác định công việc là cấu trúc phân tích công việc hay còn được
gọi ngắn gọn là “cấu trúc phân việc” – WBS (Work Breakdown Structure) WBS là công
cụ quản lý dự án quan trọng nhất và là cơ sở cho tất cả các bước lập kế hoạch và giám sát khác bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ dần nhằm mục đích:
+ Tách dự án thành các công việc chi tiết, cụ thể
+ Xác định tất cả các công việc
+ Cho phép ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu kỹ thuật khác
+ Phân chia trách nhiệm thực hiện cụ thể, hợp lý
- Lợi ích của việc chia nhỏ này là:
+ Mô tả công việc, kết quả, mức độ hoàn thành
+ Xác định người/trách nhiệm về mỗi gói công việc
+ Ước tính thời gian, nguồn lực để hoàn thành mỗi gói công việc
- Đặc điểm của gói công việc được xác định rõ ràng:
+ Chất lượng, mức độ hoàn thành có thể đo dễ dàng
+ Có sự kiện bắt đầu và kết thúc
+ Quen thuộc với nhóm dự án
+ Bao gồm các công việc có thể quản lý, có thể đo được; độc lập với các công việc của hoạt động khác
+ Gồm một chuỗi các công việc liên tục từ khi bắt đầu đến khi kết thúc
[3] Bước thứ 3 là Tổ chức cần phải xác định nhu cầu của nhân sự, tuyển chọn giám đốc và cán bộ dự án, phân công trách nhiệm và quyền lực cho các thành viên Các công cụ cơ bản hỗ trợ cho bước này là: Biểu đồ trách nhiệm, Biểu đồ tổ chức, Sơ đồ dòng thông tin (biểu đồ báo cáo)
[4] Bước thứ 4 là Lập kế hoạch tài chính và nguồn lực đòi hỏi phải thực hiện các công tác như: dự kiến nguồn lực cần thiết cho dự án, lập kế hoạch kiểm soát tài chính và chuẩn bị dự toán về dòng tiền Các công cụ cơ bản hỗ trợ cho bước này là: Phân tích dòng tiền, Phân tích rủi ro
Trang 4kiến các rủi ro, cân đối thời gian và chi phí,…Các công cụ cơ bản hỗ trợ cho bước này chính là: Biểu đồ thanh ngang (Sơ đồ Gantt), sơ đồ CPM và sơ đồ PERT
[6] Bước cuối cùng Kế hoạch kiểm soát phải thực hiện các công tác liên quan đến việc đo tiến độ theo giai đoạn, xác định cơ chế kiểm soát (ai, khi nào và làm thế nào để kiểm soát tiến
độ thực hiện), xác định các tiêu chuẩn chất lượng, thực hiện quản lý các rủi ro và phác thảo các đối sách cho các rủi ro
*Quản lý rủi ro
- Rủi ro được phân chia thành 2 loại là rủi ro: có thể dự báo – không thể dự báo
- Rủi ro bao gồm: rủi ro tích cực và rủi ro tiêu cực
- Rủi ro có thể phát sinh từ nguồn: bên ngoài (lạm phạt, tỷ giá, luật,…) hoặc bên trong
- Quản lý rủi ro chính là một quá trình phòng ngừa và chủ động
- Mức độ rủi ro của dự án sẽ giảm dần theo thời gian vì giai đoạn cuối hầu hết tất cả các vấn đề đều đã được giải quyết Tuy nhiên, chi phí sẽ rất cao nếu xảy ra rủi ro trong giai đoạn cuối
Trang 5- Một số đối sách chiến lược cho việc hoạch định giảm rủi ro và kiểm soát vấn đề có thể:
+ Chấp nhận: khi rủi ro không đáng kể và không ảnh hưởng nhiều
+ Ngăn ngừa mối nguy: (VD: Tránh nhân viên không tham gia cuộc họp bằng cách thông
báo lịch họp sớm)
+ Giảm thiểu khả năng xảy ra hậu quả
+ Tránh rủi ro: một dự án có thể được bảo vệ để tránh rủi ro vượt quá tiến độ bằng cách
gia tăng thời gian ước tính hoặc giảm các chức năng
+ Chuyển giao rủi ro: (VD: Kí hợp đồng với công ty bảo hiểm)
+ Đối phó với tình huống xảy ra
+ Thay đổi giải pháp, công nghệ: có thể được chọn khi phương pháp thực hiện hiện tại của
dự án ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả của dự án (do ban đầu thiết kế không chính xác)
+ Dừng dự án: những rủi ro bất khả kháng như xảy ra chiến tranh, thiên tai, thay đổi pháp luật,… có thể dẫn tới giải pháp dừng dự án
=> Lập kế hoạch kiểm soát là phần hay bị thiếu trong kế hoạch dự án, gây ra nhiều cơn đau đầu cho các giám đốc dự án ở giai đoạn thực hiện sau này
1.3 Các bước để đánh giá việc hoạch định dự án thành công
Mỗi dự án được coi như thành công nếu đó đầy đủ các tiêu chí sau đây:
- Nội dung: đầy đủ những chi tiết cần thiết nhưng không nên quá chi tiết vì nó sẽ làm cho
dự án trở nên phức tạp, rõ ràng, không mơ hồ
- Có thể hiểu được: mọi người dễ dàng hiểu được mục tiêu công việc và cách thực hiện nó
- Có thể thay đổi được: dễ dàng thay đổi, cập nhật và sửa đổi
- Có thể sử dụng được: tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm soát tiến trình và truyền đạt thông tin
Trang 61.4 Những vấn đề thường gặp trong hoạch định dự án
Những vấn đề thường gặp đó là mục tiêu không rõ ràng, hoạch định quá nhiều việc trong thời gian ngắn, ước tính tài chính không đủ, dữ liệu không đầy đủ, tiến trình làm việc không
hệ thống, không ai biết được mục tiêu cuối cùng,…
2 Các công cụ hoạch định và lập tiến độ
- Biểu đồ mốc thời gian
- Sơ đồ thanh ngang (Sơ đồ Gantt)
- Kỹ thuật đường cân bằng
- Phân tích sơ đồ mạng: CPM và PERT
2.1 Biểu đồ mốc thời gian
Được dùng để xác định các thời điểm quan trọng và các sự kiện chính của dự án Biểu
đồ này giúp cho nhà quản lý đánh giá các sự kiện và thời hạn của chúng trên time line và tiến
độ chung của công việc được thực hiện
2.2 Sơ đồ thanh ngang (Sơ đồ Gantt)
- Đây là dạng sơ đồ được sử dụng rất phổ biến được xây dựng bởi Henry L Gantt (1915)
vì nó dễ sử dụng, dễ hiểu và không đòi hỏi nhiều kĩ năng quản lý, là cách tốt nhất để thực hiện cho những dự án không phức tạp và có mối quan hệ giữa các công việc đơn giản
- Ưu điểm: dễ xây dựng, trực quan, dễ nhận biết công tác và thời gian thực hiện công tác
- Nhược điểm: không thể hiện được mối quan hệ giữa các công việc, không ghi rõ quy
trình công nghệ, chỉ áp dụng cho quy mô nhỏ, không phức tạp
- Công tác được biểu diễn trên trục tung, thời gian được biểu diễn trên trục hoành:
Trang 7- Từ bảng phía trên ta có thể trình bày dưới dạng Sơ đồ Gantt – Triển khai sớm như sau: + Ở công tác A và B không có yêu cầu về công tác trước đó được thực hiện trong lần lượt 2
và 3 tuần nên ta sẽ biểu thị bằng hình chữ nhật như phía dưới theo trục thời gian
+ Công tác C được triển khai với yêu cầu là công tác A đã hoàn thành nên từ điểm kết thúc của công tác A ta vẽ tiếp công tác C với thời gian là 2 tuần
+ Công tác D, E, F tương tự với công tác C
+ Công tác G được thực hiện sau khi công tác D và E (E kết thúc trễ hơn) đã hoàn thành nên
ta vẽ tiếp công tác G từ điểm kết thúc của công tác E
+ Công tác H tương tự công tác G
- Từ Sơ đồ Gantt – Triển khai sớm ta đã vẽ được ta có thể thấy công tác A, C, E, G, H nằm trên đường Gantt (đường Gantt là đường dài nhất, bất cứ sự chậm trễ của các công tác trên đường Gantt đều dẫn đến sự chậm trễ của dự án) Các công tác B, D, F không nằm trên đường Gantt và chúng có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành của dự án (đó là lý do ta có thể triển khai các công tác này theo
phương thức sớm hoặc chậm)
- Công tác nằm trên đường Gantt chính là các công tác không có thời gian dự trữ (thời gian
dự trữ bằng 0, nằm yên một chỗ không có được dịch chuyển) và tổng thời gian thực hiện của các công tác đó là thời gian hoàn thành dự án.
Trang 8- Muốn xác định được những công tác nằm trên đường Gantt thì ta sẽ đi từ công tác cuối cùng (công tác H) di chuyển lên ta sẽ gặp công tác G, công tác G sẽ gặp công tác E, công tác
E sẽ gặp công tác C, công tác C sẽ gặp công tác A (xác định xong nên bôi đen trên sơ đồ để dễ
nhìn) => Công tác A, C, E, G, H nằm trên đường Gantt
- Muốn xác định được thời gian dự trữ của các công tác không nằm trên đường Gantt (B,
D, F) ta làm như sau:
+ Nhìn lại vào bảng ban đầu ta thấy công tác B ảnh hưởng tới công tác D nhưng công tác
D không phải là công tác nằm trên đường Gantt nên ta tiếp tục làm tương tự Công tác D ảnh hưởng tới công tác G (công tác nằm trên đường Gantt, không thể bị dịch chuyển) nên để đảm bảo công tác D luôn hoàn thành trước công tác G thì thời gian dự trữ là 1 tuần (D có quyền dịch chuyển đi 1 tuần) Khi D có thể dịch chuyển lên 1 tuần thì B cũng có thể dịch chuyển lên
1 tuần => Thời gian dự trữ của B,D là 1 tuần
+ Ta thấy công tác F ảnh hưởng tới công tác H (công tác nằm trên đường Gantt), mà công
tác H cách công tác F 6 tuần => Thời gian dự trữ của công tác F là 6 tuần
- Tóm lại các bước làm như sau:
+ Bước 1: Chuyển đổi sang sơ đồ Gantt
+ Bước 2: Tính các công tác nằm trên đường Gantt
+ Bước 3: Tính thời gian dự trữ của các phương án không nằm trên đường Gantt
- Một số câu hỏi đề thi có thể ra:
+ Tính tổng số thời gian thực hiện dự án? => Tính tổng các công tác nằm trên đường Gantt + Thời gian dự trữ của các công tác? => Tính toán như phía trên
+ Các công tác nằm trên đường Gantt thì có thời gian dự trữ là bao nhiêu? => Bằng 0 + Đường Gantt của dự án này là gì? => Các công tác A, C, E, G, H
+ Những công tác nào có thể chậm trễ, chậm trễ được tối đa là bao lâu? => Những công tác không nằm trên đường Gantt
- Với phương thức triển khai chậm, các công tác có thể bắt đầu trễ hơn mà không ảnh
hưởng tới thời gian hoàn thành dự án
- Ngoài ra sơ đồ thanh ngang còn có thể được biểu diễn dưới dạng liên kết giữa các công
Trang 9Ví dụ: Hãy xác định thời gian hoàn thành dự án và thời gian dự trữ của mỗi công tác
án xây dựng Tuy nhiên nó cũng có thể áp dụng cho nhiều dự án ở các lĩnh vực khác với thời gian thực hiện của các công tác được ước tính tương đối chắc chắn
- Phương pháp CPM xem thời gian hoàn thành của mỗi công việc là hằng số
- Trong phương pháp này có 2 sơ đồ mạng là AON và AOA tuy nhiên AOA đã được giảm tải nên ta chỉ tập trung vào sơ đồ mạng AON:
- Ở sơ đồ AON, các công tác được biểu diễn bằng nút vòng tròn/hình chữ nhật, sự kiện
được biểu diễn bằng dấu mũi tên, không tồn tại công tác ảo/giả (công tác được dùng để chỉ mối quan hệ giữa các công tác, nó không đòi hỏi tài nguyên và thời gian được biểu diễn bằng mũi tên không liền nét)và được ứng dụng trong việc lập trình phần mềm của máy tính
Trang 10- Giải thích:
+ ES (Earliest Start): Khởi sớm, thời điểm sớm nhất công việc có thể khởi công
+ Thời gian thực hiện công việc (t)
+ EF (Earliest Finish): Kết sớm, thời điểm sớm nhất công việc có thể kết thúc
+ LS (Latest Start): Khởi muộn, thời điểm muộn nhất công việc có thể khởi công
+ Công tác Gantt: là công tác không có thời gian dự trữ thay vì ghi số 0 ta có thể thay bằng chữ C
+ Công tác không Gantt (ở đây là 15): là công tác có thời gian dự trữ
+ LF (Latest Finish): Kết muộn, thời điểm muộn nhất công việc có thể kết thúc
+ Ô hình chữ nhật ở giữa là để thể hiện tên của công việc đó (VD: 1 Đóng cọc)
Trang 11- Bảng công thức này khi áp dụng vô bài tập sẽ dễ hiểu hơn, nhưng đầu tiên ta cần phải biết tính một số thông số cơ bản của 1 ô, minh họa như hình phía trên:
+ Ô EF: 8 + 2 = 10 (EFi = ESi + ti)
+ Ô Thời gian dự trữ t: 23 – 8 = 15 (nếu nó là công tác Gantt thì có thể biểu thị bằng chữ
“C” hoặc số 0)
+ Ô LS: 25 – 2 = 23 (LSi = LFi – ti)
Bài tập: Cho bảng mô tả dự án như hình trên, hãy lập sơ đồ AON
Trang 12+ Công việc D được thực hiện sớm ngay sau khi công tác C hoàn tất sớm nên ESD = 8, thời gian thực hiện công tác là 1 ngày: tD = 1 => EFD = 8 + 1 = 9
+ Công việc E được thực hiện sớm ngay sau khi công tác B hoàn tất sớm nên ESE = 4, thời gian thực hiện công tác là 12 ngày: tE = 12 => EFE = 4 + 12 = 16
- Bước 2: Sau khi đã hoàn tất đi theo chiều xuôi và tính toán được các thông số như hình phía trên thì ta sẽ đi theo chiều ngược để điền tiếp các thông số phía dưới các ô
từ công việc E nên ta sẽ điền LFD = LFE = 16 (!!!Lưu ý khúc này tránh bị sai)
+ Kế tiếp ta sẽ tính các thông số còn lại của công việc C, D, E như cách hướng dẫn tính thông số cơ bản đã được nêu phía trên
+ Cho tới bước này thì các ô công việc C, D, E đã được điền đầy đủ các thông số Ta sẽ tính tiếp LFA và LFB
Nhận xét: ta thấy công việc B được thực hiện trước C, E (2 mũi tên) và công việc A chỉ thực hiện trước công việc C (1 mũi tên)
=> LFA là cơ sở để thực hiện LSC nên LFA = LSC = 11
=> LFB được 2 mũi tên chỉ vào nên ta lấy LFB = Min {LSC; LSE} = Min (11, 4) = 4 (!!!Lưu
ý khúc này tránh bị sai)
+ Tính các thông số còn lại của công việc A và B như đã hướng dẫn
Trang 13- Ví dụ 1: Một dự án xây dựng trạm bơm gồm các công việc cần phải thực hiện như sau
Hãy sử dụng sơ đồ mạng AON xác định thời gian hoàn thành của dự án, đường Gantt, thời gian
dự trữ của các công việc?
- Thời gian hoàn thành dự án: 32 ngày
- Thời gian dự trữ của công tác số 4: 15 ngày
- Thời gian dự trữ của công tác số 6: 1 ngày
- Thời gian dự trữ của công tác số 9: 1 ngày
- Thời gian dự trữ của công tác số 11: 1 ngày
- Ví dụ 2:
Trang 14- Ví dụ 3: Một dự án sửa chữa có các công tác và thời gian được cho trong bảng sau:
1 Hãy thiết lập sơ đồ mạng CPM cho dự án?
2 Xác định đường tới hạn (đường Gantt) của dự án?
=> Đường Gantt: A – C – E – G
3 Thời gian hoàn thành sớm nhất của dự án là bao nhiêu ngày?
=> 22 ngày
4 Liệu công tác B có thể trì hoãn mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành của
dự án? Nếu được thì trì hoãn trong bao nhiêu ngày?
=> Có, trì hoãn trong 2 ngày
Trang 152.4 Sơ đồ mạng (Phương pháp PERT)
- Phương pháp PERT có tên đầy đủ là “Phương pháp Tổng quan và Đánh giá Chương trình” (Program Evaluation and Review Technique)
- Trong khi phương pháp CPM giả thiết rằng không có sự thay đổi về thời gian thực hiện của công tác Khi có sự biến động về thời gian thực hiện của công tác là thấp thì phương pháp CPM đưa ra kết quả tương đối chính xác Tuy nhiên, khi mức độ không chắc chắn về thời gian thực hiện công là là lớn thì phương pháp CPM không thể cung cấp những thông tin phù hợp về thời gian hoàn thành dự án
- Những đòi hỏi về hiệu quả của việc lập kế hoạch theo sơ đồ mạng phụ thuộc rất nhiều vào
độ tin cậy của thời gian hoàn thành từng công tác, trên thực tế thời gian này thường không ổn định Do đó phương pháp PERT đã được phát triển, phương pháp này sử dụng phân phối xác suất dựa trên 3 loại thời gian ước tính cho mỗi công tác:
+ Thời gian lạc quan a: thời gian để hoàn thành công tác trong điều kiện tốt nhất (thời gian ngắn nhất để thực hiện công tác)
+ Thời gian bi quan b: thời gian để hoàn thành công tác trong điều kiện xấu nhất (thời gian dài nhất để thực hiện công tác)
+ Thời gian thực hiện (thường xảy ra nhất) m: thời gian để hoàn thành công tác trong
điều kiện bình thường
- Ta có t e là thời gian của các công tác nằm trên đường Gantt
- Nếu đề bài cho cả 3 thông số a, b, m thì ta sẽ tính thời gian theo công thức đầu tiên nhưng nếu người ta chỉ đưa ra thời gian xấu, tốt nhất thì ta sử dụng công thức thứ 2 Lưu ý rằng chỉ tính phương sai thời gian thực hiện công tác tij cho những công tác nằm trên đường Gantt
Trang 16- Các bước giải bằng phương pháp PERT:
+ Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng giống như phương pháp CPM (lúc này thời gian thực hiện t được thay thế bằng te được tính bằng các công thức phía dưới)
+ Bước 2: Tính toán tất cả thông số của từng ô giống y như phương pháp CPM
S = ∑𝒕𝒆 = ∑ 𝒕(𝒕ổ𝒏𝒈 𝒕𝒉ờ𝒊 𝒈𝒊𝒂𝒏 𝒄á𝒄 𝒄ô𝒏𝒈 𝒕á𝒄 𝑮𝒂𝒏𝒕𝒕) : thời gian hoàn thành dự án
D: thời gian mong muốn hoàn thành dự án (đề bài sẽ cho)
𝝈𝟐= ∑ 𝝈(𝒕ổ𝒏𝒈 𝒑𝒉ươ𝒏𝒈 𝒔𝒂𝒊 𝒄ủ𝒂 𝒄á𝒄 𝒄ô𝒏𝒈 𝒕á𝒄 𝑮𝒂𝒏𝒕𝒕)𝟐 : phương sai của các công tác Gantt
+ Bước 4: Từ những thành phần trên, ta thế vào công thức sau:
Sau khi đã tính toán ra được Z thì ta sẽ tra bảng Phân phối chuẩn (phần này giống môn Xác suất thống kê)để ra được xác suất p% Ở phần tra bảng thì mình có thể sử dụng Casio để
hỗ trợ, những bạn chưa biết có thể tham khảo theo đường link sau:
tinh-casio-va-phan-mem-excel-86.html
https://hvnh.edu.vn/math/vi/thu-vien-so/tinh-cac-gia-tri-cua-phan-phoi-chuan-bang-may Ở phương pháp này chúng ta sẽ gặp 2 dạng toán:
+ Dạng toán 1: Biết thời gian mong muốn D -> tính xác suất
=> Từ D -> tính Z -> Tra bảng hoặc casio để ra xác suất p%
+ Dạng toán 2: Biết p% -> tính thời gian mong muốn hoàn thành dự án D
=> Từ p% -> tra bảng tìm Z -> Tính D
Trang 17Bài giải (1) Dạng toán 1
+ Bước 1: Chuyển đổi thời gian (a, m, b) sang te theo công thức, sau đó sử dụng te thay thế cho thời gian thực hiện công việc t và vẽ sơ đồ mạng CPM như dưới đây:
(hình này đã gộp cả bước tính toán ở Bước 2: Tính toán thông số của từng ô)
+ Bước 3: Từ sơ đồ trên ta thấy được:
*Đường Gantt : A – C – E – G – H
*S = 17, 4997
*D = 16 (ở câu 1)
Trang 18=> 𝜎2 = 1,6388
+ Bước 4: Từ những thành phần trên, ta thế vào công thức sau:
=> Z = -1,1715 => p = 0,1207 = 12,07%
(2) Dạng toán 2
- Nếu xác suất hoàn thành là dự án là 40% => p = 0,4
- Tra bảng hoặc sử dụng casio => Z = - 0,25334 (xấp xỉ -0,25)
- Có Z suy ra D = 17,18 (ngày)
!!! Nhận xét: ta dễ dàng thấy được phương pháp PERT thật ra giống phương pháp CPM (vẽ
sơ đồ mạng, tính toán thông số từng ô) nhưng tính toán thêm S, D, 𝝈𝟐, Z, p và áp dụng thêm kiến thức tra bảng hoặc casio
- Phương pháp PERT cung cấp cho nhà QLDA các thông tin sau:
+ Thời gian hoàn thành dự án
+ Xác suất thời gian hoàn thành dự án trong thời gian cho sẵn
+ Đường găng và các công tác găng Nếu bất kỳ công tác găng nào bị kéo dài, thì tổng thời gian hoàn thành dự án cũng bị kéo dài
+ Các công tác không găng và thời gian dự trữ tương ứng Nhà quản lý dự án có thể sử dụng tạm nguồn tài nguyên của chúng để xúc tiến toàn bộ dự án
+ Biết được tiến độ thực hiện chi tiết về thời gian bắt đầu và kết thúc của các công tác
- Khi D = S => Z = 0 => p = 0,5
- Trên thực tế, nếu 0,25 < p < 0,5 thì việc hoàn thành dự án được xem là bình thường Nếu
p < 0,25 thì được xem là không bình thường Nếu p > 0,5 có nghĩa là dự án hoàn thành trễ
hơn dự định có thể gây lãng phí
Trang 19- Ví dụ:
3 Điều chỉnh tiến độ của dự án
- Như đã nêu trên, CPM là sơ đồ mạng dạng xác định, nghĩa là thời gian thực hiện của các công tác đã được biết chắc Khi thay thời gian thực hiện t thành te thì việc thực hiện phương pháp PERT cũng tương tự CPM Ở phần trước chúng ta chỉ mới đề cập đến yếu tố thời gian của
dự án, trong phần này chúng ta sẽ kết hợp cả yếu tố thời gian và chi phí khi lập tiến độ Khi kết hợp 2 yếu tố trên, phương pháp CPM/PERT được phân tích trong 2 điều kiện: bình thường
và rút ngắn
- Trên thực tế thì có rất nhiều trường hợp mong muốn D (thời gian khách hàng mong muốn hoàn thành) < S (thời gian tối ưu để hoàn thành – thời gian của các công tác Gantt) Để đảm bảo thời gian quy định D ta phải tìm cách rút ngắn thời gian của đường Gantt S
- Các biện pháp rút ngắn thời gian đường Gantt S:
+ Phân phối lại tài nguyên: tăng nhân công, tăng giờ lao động, tăng công suất máy móc… + Thay đổi biện pháp kỹ thuật
+ Bố trí thực hiện các công tác song song thay vì nối tiếp trong sơ đồ mạng
=> Các biện pháp này sẽ khiến cho chi phí của dự án tăng lên
=> Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để rút ngắn S với chi phí tăng lên là nhỏ nhất ?
3.1 Các bước rút ngắn tiến độ dự án
- Bước 1: Ước tính thời gian và chi phí trong điều kiện bình thường và rút ngắn
- Bước 2: Tìm đường Gantt trong điều kiện bình thường Tính tổng chi phí của tất cả các
công tác trong điều kiện bình thường
Trang 20- Bước 4: Rút ngắn các công tác nằm trên đường Gantt có chi phí rút ngắn đơn vị nhỏ nhất
Cắt giảm thời gian thực hiện công tác trong thời gian cho phép
*Quy tắc rút ngắn chính là: Rút ngắn các công tác Gantt có chi phí thấp nhất
!!! Tiêu chí phụ: nếu có nhiều lựa chọn để rút ngắn thì ưu tiên các công tác thực hiện trước
- Bước 5: Kiểm tra lại đường Gantt:
+ Nếu đường Gantt cũ còn tồn tại => Lặp lại bước 4
+ Nếu không thì phải tìm đường Gantt mới => Lặp lại bước 4
Ví dụ 1:
- Chúng ta sẽ xem xét một ví dụ như sau, cho bảng số liệu như phía trên:
+ Bước 1: Ước tính thời gian và chi phí trong điều kiện bình thường và rút ngắn
=> Trong bảng này đã có nêu sẵn các thông số trên
+ Bước 2: Tìm đường Gantt trong điều kiện bình thường Tính tổng chi phí của tất cả các
công tác trong điều kiện bình thường
Sau khi vẽ sơ đồ CPM ta xác định được:
*Đường Gantt: A – C – E – G – H
*Tổng thời gian hoàn thành dự án S = 15 (tuần)
*Tổng chi phí của các công tác trong điều kiện bình thường: 308 000 ($)
Trang 21+ Bước 3: Tính chi phí rút ngắn đơn vị cho tất cả công tác:
*Sử dụng công thức đã được cho để tính cột chi phí rút ngắn đơn vị (nếu đề chưa cho sẵn): VD: Ở công tác A: CPrút ngắn đơn vị = (23 000 – 22 000) / (2 – 1) = 1000$
+ Bước 4: Rút ngắn các công tác nằm trên đường Gantt có chi phí rút ngắn đơn vị nhỏ nhất Cắt giảm thời gian thực hiện công tác trong thời gian cho phép:
*Giả sử người ta yêu cầu rút ngắn D = 14 và D = 13
Công tác A thời gian tối đa có thể rút ngắn là 1 tuần, B là 2 tuần, G là 3 tuần, tương tự với các công tác khác…
Chi phí để rút ngắn công tác A là 1000$, công tác B là 2000$,…tương tự
TG rút ngắn (ngày)
Chi phí trong điều kiện bình thường ($)
Tổng chi phí trong điều kiện rút ngắn ($)
Trang 22TG bình thường (ngày)
TG rút ngắn (ngày)
Chi phí trong điều kiện bình thường ($)
Tổng chi phí trong điều kiện rút ngắn ($)
Chi phí rút ngắn đơn
- Vẽ sơ đồ Gantt của dự án ra:
- Tiếp theo sẽ rút ngắn xuống còn 11 ngày, ta sẽ rút những công tác nằm trên đường Gantt
có chi phí thấp nhất với tiêu chí phụ là ưu tiên những công tác được thực hiện trước => Rút công tác A xuống 1 ngày, vẽ lại sơ đồ Gantt như sau:
- Khi tới bước này, ta thấy xuất hiện tới 2 đường Gantt, lúc này dựa vào tiêu chí rút ngắn
ta có thể rút ngắn A – D (chi phí 250$) và E (chi phí 250$) nhưng do có tiêu chí phụ nên ta ưu tiên rút ngắn cặp A – D:
Trang 233 Tổng chi phí hoàn thành dự án sau 10 ngày?
=> 2050 ($)
4 Điều hòa nguồn lực
4.1 Ảnh hưởng của nguồn lực vào việc hoạch định và lập tiến độ của dự án
Lập kế hoạch nguồn lực là một quá trình mà thông qua đó nhà quản lý quyết định nguồn lực nào sẽ có được, nguồn gốc chúng từ đâu và làm thế nào để sử dụng chúng hiệu quả Chức năng quan trọng của nhà quản lý chính là giám sát và kiểm soát việc sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và thành quả trong quá trình điều hành dự án Nếu nguồn nhân sự khan hiếm, nguyên vật liệu và thiết bị bị cung cấp thiếu, thì việc hiệu chỉnh lại tiến độ thực hiện trở thành ưu tiên của nhà quản lý cấp cao để giúp giảm chi phí, thời gian thực hiện cho về lâu dài
4.2 Khối lượng nguồn lực
- Khái niệm: là kết quả của một quá trình tính toán tổng khối lượng mỗi nguồn lực của các công tác trong dự án ở mỗi thời đoạn thực hiện dự án
- Mục đích: có hiểu biết chung về nhu cầu mà một dự án sẽ sử dụng nguồn lực của công ty
- Cách xác định nguồn lực: nguồn lực có thể được xác định dựa trên những định mức sẵn
có hoặc dựa trên kinh nghiệm khi vận hành.
4.3 Những ràng buộc liên quan đến nguồn lực
Trang 244.4 Điều hòa nguồn lực
- Khái niệm: điều hòa (cân bằng) nguồn lực là quá trình lập thời gian biểu cho các công tác sao cho việc sử dụng nguồn lực là cân bằng nhau suốt quá trình thực hiện dự án
- Việc cân bằng được thực hiện bằng cách dịch chuyển các công tác trong thời gian dự trữ
cho phép của chúng hoặc kéo dài thời gian thực hiện dự án nếu nguồn lực hạn chế
- Mục đích:
+ Giảm độ dao động trong việc huy động các nguồn lực
+ Việc sử dụng nguồn lực đều đặn có thể dẫn đến chi phí thấp hơn
+ Việc triển khai dự án ổn định hơn
+ Giảm bớt công sức / nỗ lực quản lý
- Các bước thực hiện cân bằng nguồn lực:
[1] Từ sơ đồ mạng chuyển sang sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai sớm
[2] Vẽ sơ đồ khối lượng mỗi nguồn lực
[3] Chọn nguồn lực dao động nhiều nhất Dịch chuyển các công tác có sử dụng nguồn lực này trong thời gian dự trữ của chúng để cân bằng việc sử dụng nguồn lực này suốt dự án [4] Vẽ lại sơ đồ khối lượng cho tất cả các nguồn lực Chọn nguồn lực kế tiếp và lặp lại bước trên
Trang 25Chương 5: Kiểm soát dự án
1 Giới thiệu công tác kiểm soát dự án
Việc hoạch định đưa ra nền tảng cho việc giám sát và kiểm soát Giám sát được yêu cầu nhằm theo dõi tiến triển của dự án được thực hiện so với kế hoạch đã đặt ra, vì vậy kiểm soát
là hành động điều chỉnh
Đây là điều cần thiết cho việc kiểm soát dự án hiệu quả về thành quả đo được trong khi vẫn còn thời gian cho những hành động hiệu chỉnh Chương này sẽ không chỉ trình bày việc thực hiện những hiệu chỉnh ít tốn kém trong giai đoạn đầu của dự án mà còn ở cả khi kết thúc dự án, mặc dù nhà quản lý dự án có ít thẩm quyền trong việc thực hiện những hành động hiệu chỉnh
1.1 Sự cần thiết của kiểm soát dự án
- Hãy xem xét tình huống này – nếu tiến triển được báo cáo vượt quá trong suốt giai đoạn đầu của dự án chứng tỏ nhà quản lý đang lừa dối chính họ, bởi sẽ có sự thiếu hụt lớn ở giai đoạn cuối dự án Trong tình huống này, tiến triển được báo cáo vượt quá trong suốt dự án cho đến mức khoảng 80% trong khi thực tế khối lượng hoàn thành không được như vậy
- Nếu tiến triển báo cáo được tích lũy ở thời điểm bắt đầu, thì đường thành quả phía dưới sẽ gợi ý hành động hiệu chỉnh dự án Nhưng bây giờ thì đã ở mức 80% hoàn thành, các nhà quản
lý sẽ không đủ khả năng đưa dự án về đúng thời hạn và việc gia tăng nguồn lực sẽ không chỉ gia tăng thêm chi phí mà còn có thể làm chậm trễ dự án
- Nhìn chung, lợi ích của công tác kiểm soát dự án chính là:
+ Đảm bảo dự án đạt được những mục tiêu đề ra
+ Thấy sớm các vấn đề xảy ra để xử lý
+ Trao đổi thông tin với các bên liên quan
+ Rút ra những bài học kinh nghiệm cho những dự án khác
1.2 Các khái niệm
- Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước:
+ Thu thập số liệu và thông tin về việc thực hiện dự án và những thay đổi của môi trường