Cơ Sở Dữ Liệu, Tài Liệu Lưu Trữ, Sở Quy Hoạch – Kiến Trúc Hà Nội.docx

PHẦN MỞ ĐẦU ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHUẤT THỊ KIM CHI NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ SỞ QUY HOẠCH KIẾN TRÚC HÀ NỘI LUẬN VĂN TH[.]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-KHUẤT THỊ KIM CHI

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU

TÀI LIỆU LƯU TRỮ

SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN

VĂN -

KHUẤT THỊ KIM CHI

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN

LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU

MỤC LỤC

1 Tính cấp thiết của đề tài 4

2 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài 5

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Đóng góp của đề tài ……… 8

7 Nguồn tài liệu tham khảo 8

8 Kết cấu của luận văn 10

PHẦN NỘI DUNG 12 Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI 12 1.1 Thực trạng công tác lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 12

1.1.1 Tổng quan về Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 12

1.1.2 Thành phần, nội dung và nghĩa tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 17

1.1.3 Thực trạng công tác lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội… 23 1.2 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội và khả năng đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của Sở 29

1.2.1 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 29

1.2.2 Khả năng đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở 33

1.3 Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của Sở 37

1.3.1 Khái niệm về Công nghệ thông tin……… 37

1.3.2 Tầm quan trọng của công nghệ thông tin với đời sống 38

1.3.3 Ý nghĩa của việc áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác 39 lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

Chương 2: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ

2.1 Khái niệm cơ ản về cơ sở dữ liệu 42

2.1.1 Khái niệm 42

2.1.2 Các đặc tính và ưu điểm của Cơ sở dữ liệu 43

2.2 Những căn cứ để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội……… 47

2.2.1 Về l luận 47

2.2.2 Căn cứ thực tiễn 48

2.2.3 Căn cứ pháp lý 50

2.3 Điều kiện cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Sở 51

2.3.1 Nguồn vốn 52

2.3.2 Trang ị các loại máy móc, thiết ị cần thiết cho việc xây dựng CSDL 53 tài liệu lưu trữ Sở………

2.3.3 Nguồn lực (Yếu tố con người) 55

2.3.4 Lựa chọn tài liệu (để cập nhật vào hệ thống CSDL của Sở) 56

2.4 Quy tr nh xây dựng cơ sở dữ liệu 58

2.4.1 Xác định các cơ sở dữ liệu lưu trữ 58

2.4.2 Xác định thông tin và tiêu chu n thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu 59 2.4.3 Lựa chọn và chu n ị tài liệu 63

2.4.4 iên mục phiếu tin 64

2.4.5 Lựa chọn phần mềm ứng dụng và cài đặt phần mềm 74

2.4.6 Nhập dữ liệu 77

2.4.7 Chu n hóa và chuyển đổi dữ liệu 80

2.4.8 Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập 81

2.4.9 Nghiệm thu và đưa vào sử dụng 81 Chương 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG CSDL TÀI

3.1 Tổ chức quản l CSDL tài liệu lưu trữ 83

3.1.1 H nh thức và phương pháp quản l 83

3.1.2 Trách nhiệm quản l 86

3.1.3 Đối tượng và phạm vi quản l 88

3.2 Tổ chức khai thác, sử dụng CSDL 89

3.2.1 H nh thức khai thác, sử dụng CSDL 89

3.2.2 Đối tượng và phạm vi khai thác, sử dụng CSDL 91

3.2.3 Quy tr nh khai thác, sử dụng CSDL 92

3.2.4 Thực tế việc triển khai xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ của Sở Quy 94 hoạch – Kiến trúc Hà Nội………

PHẦN KẾT LUẬN 104

PHỤ LỤC

1 Tính cấp thiết của đề

Xã hội của chúng ta ngày càng phát triển, đời sống con người ngày càngđược cải thiện, nhận thức của con người ngày một được nâng cao, đất nước đổi mớidẫn đến việc thay đổi to lớn trên tất cả các ngành, các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa,giáo dục, y tế Đó là quy luật khách quan của xã hội

Cùng với sự phát triển không ngừng của các ngành, các lĩnh vực, công táclưu trữ đã và đang chiếm một vị trí hết sức quan trọng góp phần không nhỏ vàocông cuộc xây dụng và phát triển đất nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.Những đóng góp của ngành lưu trữ trong thời gian qua không chỉ dừng lại ở côngtác nghiên cứu l luận, phương pháp tổ chức, quản l tài liệu lưu trữ mà còn đượckhẳng định và chứng minh ở chính thực tế tại hầu hết các cơ quan, tổ chức trongphạm vi cả nước

Ngày nay, trong quá tr nh hội nhập, phát triển kinh tế và hiện đại hóa đấtnước, việc áp dụng công nghệ thông tin vào các mặt của đời sống xã hội đã và đangtrở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu, v vậy việc nghiên cứu và áp dụng côngnghệ thông tin vào công tác lưu trữ hiện nay được xem là ước đi vững chắc giúpthúc đ y công tác lưu trữ ngày càng thêm hoàn thiện và đạt hiệu quả cao

Trong thời gian qua, công tác lưu trữ đã được các cấp, các ngành quan tâmđúng mức, song song với nhận thức đó đã có nhiều văn ản liên quan đến công táclưu trữ được an hành mang tính quy phạm nhằm chỉ đạo, hướng dẫn và đưa côngtác lưu trữ ngày càng hoàn thiện hơn Hệ thống văn ản quản l nhà nước về côngtác lưu trữ được ban hành và áp dụng vào thực tiễn đã và đang là cơ sở vững chắcmang lại hiệu quả đáng tự hào cho hoạt động lưu trữ tại các cơ quan tổ chức hiệnnay

Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội là một trong những cơ quan chuyên môngiúp U ND Thành phố thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác quy hoạch,xây dựng thủ đô Hà Nội Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ vớiviệc thực hiện các nhiệm vụ được giao, Lãnh đạo Sở trong thời gian qua đã có nhiều

cố gắng và quan tâm đúng mức đến tổ chức công tác lưu trữ tại Sở Tuy nhiên, êncạnh những thành tựu đạt được, công tác lưu trữ tại đây vẫn tồn tại nhiều hạn chếnhất định, đặc iệt là hạn chế trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công táclưu trữ Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, chất lượng và hiệu quả giảiquyết công việc của cơ quan nói chung và của công tác lưu trữ của Sở nói riêng.

Với khối lượng tài liệu h nh thành hàng năm tương đối lớn, thành phần vàloại h nh tài liệu tương đối đa dạng và phức tạp là nguyên nhân khiến cho công táclưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội ngày càng gặp nhiều khó khăn Đểhoàn thiện hơn một ước và nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Sở trong thời

gian tới, chúng tôi đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ

liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” làm Luận văn tốt nghiệp

thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học

2 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài.

Mục tiêu của đề tài là trên cơ sở phân tích thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ,tài liệu và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tại Sở Quy hoạch– Kiến trúc Hà Nội để nh n thấy được những mặt hạn chế, khó khăn trong việc tổchức quản l , khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Từ đó tập trung nghiên cứu

kỹ hệ thống l luận và những quy định của Nhà nước về cơ sở dữ liệu (CSDL) vàxây dựng CSDL tài liệu lưu trữ, đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm thammưu cho Lãnh đạo Sở để nghiên cứu xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ và tổ chứcquản l , khai thác, sử dụng CSDL đó một cách có hiệu quả nhất, phục vụ tốt hơncông tác tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc HàNội Để thực hiện mục tiêu nêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết những nhiệm vụ cơ

ản sau:

- Một là nghiên cứu hệ thống l luận về CSDL từ đó xây dựng hệ thống CSDL

tài liệu lưu trữ tại Sở

- Hai là t m hiểu và đi sâu phân tích thực trạng công tác lưu trữ, đặc trưng hồ

sơ, tài liệu của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ đó có cái nh n cụ thể về việcthành lập và xây dựng CSDL cho toàn ộ khối tài liệu hiện đang được lưu trữ tại Sở

- Ba là tham mưu, đề xuất một số giải pháp để nghiên cứu xây dựng và quản l

CSDL tài liệu lưu trữ đã tạo dựng được nhằm phục vụ tốt công tác ảo quản và tổchức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác lưu trữ

nói chung và ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực lưu trữ nói riêng tại SởQuy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

- Phạm vi nghiên cứu: Toàn ộ khối hồ sơ, tài liệu h nh thành trong quá tr nh

hoạt động của Sở Quy hoạch – Kiến trúc từ năm 1992 đến nay

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề.

Công tác lưu trữ hiện nay đã và đang được các cấp các ngành quan tâm chú ý

V vậy trên thực tế, cho đến nay đã có nhiều công tr nh nghiên cứu về nhiều lĩnh vựckhác nhau, trong đó mỗi đề tài lại đi sâu nghiên cứu về một vấn đề cụ thể nhằm phântích, đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm phục vụ cho nhiệm vụ và mục đíchnghiên cứu của tác giả

Từ trước tới nay đã có khá nhiều đề tài nghiên cứu về việc áp dụng công nghệthông tin vào công tác lưu trữ, mục đích của các đề tài nhằm thúc đ y hơn nữa hoạtđộng lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên nội dung của hầu hết các đề tài đãđược nghiên cứu trước đây thường tập trung vào công tác lưu trữ loại h nh hồ sơ, tàiliệu hành chính mà chưa đi sâu t m hiểu về phương pháp quản l các tài liệu, hồ sơmang tính chất chuyên ngành, đặc thù của một cơ quan cụ thể

Riêng Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ trước tới nay vẫn chưa có đề tàinào nghiên cứu chuyên sâu và đề cập đến công tác quản l , lưu trữ và tổ chức khaithác, sử dụng tài liệu lưu trũ của Sở Các đề tài nghiên cứu trước đó mới chỉ tậptrung vào nghiên cứu những vấn đề liên quan đến công tác chuyên môn về quyhoạch đô thị, kiến trúc các công tr nh xây dựng như Luận án Tiến sỹ khoa học

Kinh tế “ Quy hoạch phát triển và quản lý đô thị với vai trò cộng đồng trong đô thị

Việt Nam” của tác giả Nguyễn Ngọc Quỳnh, năm 1996 hay Luận án Tiến sỹ kiến

trúc “Giải pháp quy hoạch kiến trúc nhằm nâng cao chất lượng không gian ở tại

các khu đô thị mới

Hà Nôi” của tác giả Nguyễn Văn Hải, năm 2005; hoặc t m hiểu về công tác lưu trữ

với phương diện khảo sát, đánh giá về tài liệu lưu trữ tại Sở như đề tài nghiên cứu

của tác giả Đào Thị Thanh Xuân “ Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ

công tác quản lý đô thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội”,

luận văn thạc sĩ, năm 2010 V vậy đề tài “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở

dữ liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” mà tôi lựa chọn

nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học hoàn toànkhông trùng lặp với

ất cứ công tr nh nghiên cứu nào đã có từ trước

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện được nhiệm vụ mà đề tài đặt ra, trên cơ sở phương pháp luậncủa chủ nghĩa Mác - Lê nin, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp phổ iếntrong nghiên cứu khoa học, cụ thể như:

- Phương pháp hệ thống: Vận dụng phương pháp hệ thống để t m hiểu quá

tr nh h nh thành và phát triển của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội qua từng thời

kỳ lịch sử, phân tích, phân loại, sắp xếp hệ thống tài liệu được h nh thành và tồn tạitrên cơ sở tr nh tự thời gian Phương pháp hệ thống còn được sử dụng để xác địnhgiá trị tài liệu, nghiên cứu hệ thống văn ản quản l chung về công tác lưu trữ, hệthống văn ản quản l của Sở

- Phương pháp khảo sát thực tế: Sử dụng các tư liệu tổng hợp so sánh, đối

chiếu với thực tế công tác lưu trữ để thấy rõ những hạn chế và tồn tại trong việc tổchức và quản l tài liệu lưu trữ tại Sở

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả: Căn cứ vào thành phần, nội dung

tài liệu hiện có tại Sở để phân tích, tổng hợp và mô tả cụ thể, chi tiết các đặc điểm,đặc trưng cơ ản của tài liệu lưu trữ, từ đó có phương pháp hợp l nhằm ảo quản

và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Sở

- Phương pháp thống kê: Thống kê là một trong những phương pháp cơ ản

trong lưu trữ nhằm thuận lợi cho việc tổ chức quản l tài liệu lưu trữ đồng thời hỗtrợ đắc lực cho việc xây dựng và quản l CSDL tài liệu lưu trữ phục vụ tốt công tác

- Phương pháp thông tin học: Giúp chúng ta tiếp cận hồ sơ, tài liệu một

cách nhanh chóng, cụ thể, nắm ắt được nội dung cơ ản của chúng để đưa racác giải pháp tối ưu nhất, cung cấp thông tin danh mục các loại tài liệu lưutrữ phục vụ mọi đối tượng người dùng, đáp ứng nhu cầu quản l của lãnh đạo

và yêu cầu giải quyết của cán ộ cơ quan, đồng thời quản l thông tin hồ sơmột cách hệ thống, khoa học và chính xác

6 Đóng góp của đề tài

Kết quả của luận văn sẽ có giá trị thực tiễn lớn đối với công tác lưu trữ của SởQuy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, góp phần khắc phục nhiều hạn chế trong công tácquản l và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Đồng thời kết quả củaluận văn cũng sẽ có những đóng góp không nhỏ đối với công tác lưu trữ và quản l

hồ sơ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, Sở, ban ngành chuyên môn khác cóliên quan Đây cũng là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị cóloại h nh và nội dung tài liệu tương đương có thể triển khai thực hiện xây dựngCSDL tài liệu lưu trữ cho đơn vị m nh

7 Nguồn tài liệu tham khảo.

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau đây:

- Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn mới về công tác lưu trữ.

+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội

+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

+ Thông tư số 07/2012/TT- NV ngày 22/11/2012 của ộ Nội vụ về Hướngdẫn quản l văn ản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Các văn bản hướng dẫn xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ.

+ Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26/8/2005 của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước về việc an hành Quy định về chu n thông tin đầu vào và việc iênmục văn ản, tài liệu hành chính tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia

+ Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư Lưutrữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

+ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc an hành quy tr nh tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

- Một số sách, giáo trình về nghiệp vụ lưu trữ.

+ Cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do tập thể tác giả

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đ nh Quyền, Nguyễn Văn Thâm iênsoạn, NX Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990

+ Tập ài giảng “Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật” do TS.Nguyễn LiênHương chủ iên, năm 2003 Tập ài giảng giúp tôi t m hiểu những nội dung cơ ản

về phương pháp lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật trong đó có tài liệu xây dựng cơ ản

Ngoài ra tôi còn tham khảo cuốn giáo tr nh về Cơ sở dữ liệu của Học viện Công nghệ ưu chính Viễn thông do Ts Phạm Thế Quế iên soạn, năm 2006

- Một số luận văn

+ Luận văn “Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu thống kê tài liệu tại kho lưu trữ

Trung ương Đảng” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hương, năm 2002.

+ Luận văn "Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán

bộ công chức ở Văn phòng Quốc hội”của tác giả Đinh Thị Hạnh Mai, năm 2003.

+ Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – một số giải

pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của

tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004

+ Luận văn “Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu trong văn thư

của một cơ quan” của tác giả Nguyễn Thu Huyền, năm 2000.

+ Luận văn “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô

thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” của tác giả Đào Thị

Thanh Xuân, năm 2010

Một số đề tài nghiên cứu nêu trên là nguồn tài liệu tham khảo chủ yếu, giúp

trữ của các cơ quan, đơn vị Đặc iệt, Luận văn “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu

lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” của tác giả Đào Thị Thanh Xuân, năm 2010 đã giúp tôi t m hiểu rõ

hơn về nguồn tài liệu quản l đô thị tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, từ đó t m

ra giải pháp tốt nhất để tổ chức quản l và khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưutrữ Sở

Ngoài ra tôi còn t m hiểu một số tài liệu, văn ản liên quan đến công táclưu trữ, các Quyết định, áo cáo tổng kết, các công tr nh nghiên cứu tại Sở Quyhoạch – Kiến trúc Hà Nội và một số wedsite liên quan đến đề tài nghiên cứu

8 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, luận văn ao gồm 3 chương:

Chương 1: Sự cần thiết của việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.

Nội dung Chương 1 chủ yếu giới thiệu sơ lược về sự h nh thành và phát triểncủa Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội; t m hiểu về thực trạng công tác tổ chức quản

lý và khai thác, sử dụng tài liệu của Sở qua đó nắm rõ được thành phần nội dung và nghĩa của tài liệu lưu trữ Sở trong việc đáp ứng các đòi hỏi khách quan của côngtác quản l đô thị, từ đó dẫn tới sự cần thiết phải nghiên cứu, ứng dụng công nghệthông tin vào công tác lưu trữ thông qua việc xây dựng và quản l CSDL tài liệu lưutrữ của Sở

Chương 2: Nghiên cứu xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.

Xuất phát từ nhu cầu thiết yếu của công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu và việc tổchức quản l khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, nộidung Chương 2 chủ yếu đi sâu phân tích khái niệm về CSDL Dựa trên thực trạngtài liệu lưu trữ và nhu cầu quản l , khai thác, sử dụng tài liệu của Sở Quy hoạch –Kiến trúc Hà Nội để đưa ra quy trình hợp l cho việc xây dựng CSDL tài liệu lưutrữ của Sở

Chương 3: T chức quản l và khai thác sử dụng CSDL tài liệu lưu trữ.

Trên CSDL tài liệu lưu trữ đã của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội đã đượcxây dựng, nội dung chính của Chương 3 đưa ra phương thức tổ chức quản l CSDL

đã được tạo lập đồng thời vận hành để khai thác, sử dụng chúng một cách hiệu quảnhất, từ đó góp phần nâng cao giá trị tài liệu lưu trữ cũng như hạn chế được những

ất cập trong công tác quản l và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc hiện nay

Trong quá tr nh triển khai đề tài chắc chắn luận văn không tránh khỏinhững thiếu sót, chúng tôi mong nhận được những kiến đóng góp qu áu củacác thầy giáo, cô giáo, lãnh đạo, cán ộ công nhân viên trong Sở và các nhànghiên cứu để luận văn hoàn thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong khoa Lưu trữ học

và quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại họcQuốc gia Hà Nội, lãnh đạo cùng cán ộ công nhân viên Sở Quy hoạch – Kiếntrúc Hà Nội và các ạn è đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ để tôi thực hiện đề tài.Đặc iệt, tôi xin

ày tỏ lòng iết ơn sâu sắc tới PGS.TS.Đào Xuân Chúc, người đã tận t nh hướng dẫn, chỉnh sửa luận văn cho tôi trong suốt quá tr nh tôi thực hiện đề tài này

Học viên

Khuất Thị Kim Chi

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU

LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI

1.1 Thực trạng công tác lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.

1.1.1 Tổng quan về Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

1.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.

Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội là cơ quan quản l nhà nước trên lĩnh vựcquy hoạch đô thị, quản l kiến trúc cảnh quan đô thị và quản l xây dựng theo quyhoạch Sở Quy hoạch – Kiến trúc được h nh thành và phát triển qua các giai đoạn,trong đó mỗi giai đoạn lại có những thành tựu và dấu ấn riêng, góp phần làm nêndiện mạo chung của Thủ đô Hà Nội như ngày nay

Giai đoạn đầu tiên chính là sự h nh thành và phát triển của h nh thức quản

l quy hoạch kiến trúc theo mô h nh Văn phòng Kiến trúc sư trưởng Thành phố(1992- 2002) Năm 1986, cùng với chính sách đổi mới của nước ta, Thủ đô HàNội đã có những ước tăng trưởng vượt ậc trên nhiều lĩnh vực, trong đó có quantâm đến đầu tư xây dựng công tr nh, một trong những yêu cầu cấp thiết đặt racho Thủ đô Hà Nội trong giai đoạn này là phải đ y mạnh hơn nữa công tác quản

l , phát triển đô thị Với sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, ngày 01/10/1992đơn vị quản l quy hoạch kiến trúc Hà Nội được thành lập và đi vào hoạt độngtheo mô h nh Kiến trúc sư trưởng Thành phố tại Quyết định số 256/CT ngày13/7/1992 của Chủ tịch Hội đồng ộ trưởng và Quyết định số 2064/QĐ-U ngày19/9/1992 của U ND Thành phố Hà Nội ộ máy hoạt động ao gồm Văn phòngKiến trúc sư trưởng Thành phố và đại diện Kiến trúc sư trưởng Thành phố tạicác quận, huyện thực hiện các chức năng nhiệm vụ: Lập kế hoạch và tổ chứcnghiên cứu, th m tra, tr nh duyệt đồ án quy hoạch, thực hiện quản l xây dựngtheo quy hoạch; Quản l Nhà nước về quy hoạch kiến trúc; Tổ chức xem xét các

đồ án về kiến trúc, cấp giấy phép xây dựng, thanh tra xây dựng; Th m tra cấpgiấy phép sử dụng đất cho các loại công tr nh xây dựng Mô h nh Kiến trúc sưtrưởng Thành phố ước đầu đã có nhiều thành tựu quan trọng khẳng định việc

thí điểm mô h nh quản l quy hoạch kiến trúc Hà Nội là

hướng đi đúng đắn đóng góp cho Hà Nội trở thành một trong những đơn vị đứngđầu cả nước về phát triển đô thị mới, giải quyết nhu cầu về nhà ở, thu hút nhiều dự

án lớn trong và ngoài nước, tạo nên sự thay đổi lớn về h nh ảnh đô thị hiện đại, kíchthích sự phát triển kinh tế

Sau 10 năm triển khai mô h nh Văn phòng Kiến trúc sư trưởng Thànhphố, thực hiện Nghị quyết số 15/NQTW ngày 15/12/2000 của ộ Chính trị vềphương hướng, nhiệm vụ phát triển thủ đô nhằm đáp ứng nhu cầu quản l xâydựng, trật tự đô thị, nâng cao năng lực đội ngũ quản l đô thị, đồng thời quản lchặt chẽ việc thực hiện quy hoạch, Thủ tướng Chính phủ đã an hành Quyếtđịnh số 52/QĐ-TTg ngày 18/4/2002 cho phép thành lập Sở Quy hoạch – Kiếntrúc Hà Nội Trên cơ sở đó ngày 23/5/2002 U ND Thành phố Hà Nội ra Quyếtđịnh số 77/QĐ-U về việc thành lập Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ việc

tổ chức, sắp xếp lại Văn phòng Kiến trúc sư trưởng Thành phố với chức năngnhiệm vụ tham mưu cho U ND Thành phố tổ chức tốt việc quản l Nhà nước

về quy hoạch – kiến trúc theo định hướng quy hoạch chung đã được phê duyệtkéo theo nhiều công tr nh nhà ở, trung tâm thương mại hiện đại với quy mô lớnđược xây dựng đã đáp ứng nhu cầu thiết yếu của nhân dân Thủ đô

Năm 2008, việc điều chỉnh địa giới hành chính Thành phố Hà Nội với sựsáp nhập giữa Hà Nội và Hà Tây đã tạo nên ước phát triển mới cho côngcuộc xây dựng và phát triển toàn Hà Nội mở rộng Đây cũng chính là nhữngthách thức mới đòi hỏi các cấp, các ngành, các lĩnh vực phải tự chuyển iến

và thay đổi m nh, Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội cũng không nằm ngoàiquy luật đó để đáp ứng đòi hỏi cho sự phát triển kinh tế, xã hội Thủ đô.Được sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của Trung ương, các ộ ngành,Thành phố, sự phối hợp chặt chẽ của các đơn vị quận huyện, thị xã cộngvới sự nỗ lực của cán ộ, công nhân viên toàn cơ quan Sở Quy hoạch –Kiến trúc đã không ngừng phát triển tiến ộ không chỉ ở lĩnh vực quản l hànhchính thông thường mà đang cố gắng đạt chất lượng trong việc kiểm soátphát triển đô thị (công tác quy hoạch, quản l kiến trúc cảnh quan đô thị,nông thôn và quản l xây dựng theo quy hoạch) Sự lớn mạnh của Sở không

chỉ

dừng lại ở việc tự nâng cao năng lực cán ộ công chức mà còn thể hiện ở sựliên kết, tham vấn kiến của các đơn vị trong và ngoài nước, của các chuyêngia đầu ngành, các Hiệp hội chuyên ngành, tham mưu đóng góp kiến tại Hộiđồng kiến trúc – quy hoạch Thành phố, Hội đồng th m định các đồ án quyhoạch Sau khi đồ án Quy hoạch chung xây dựng Thủ đô Hà Nội đến năm

2030 tầm nh n đến năm 2050 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tạiQuyết định số 1259/QĐ-TTg ngày 26/7/2011, công tác quy hoạch xây dựng

đã được triển khai quyết liệt và toàn diện (quy hoạch vùng, quy hoạch phânkhu, quy hoạch vệ tinh sinh thái, quy hoạch chung quận, huyện, quy hoạch chitiết ) Các quy hoạch chuyên ngành đã được triển khai đồng loạt, tạo cơ sởcho sự phát triển ổn định và ền vững điển h nh như quy hoạch nông thônmới chưa ao giờ được triển khai cụ thể như giai đoạn này Chất lượng quyhoạch cũng được nâng lên với những yêu cầu mới, đòi hỏi cao, tầm nh n xa vớicác tiêu chí định hướng cụ thể, việc phát triển ền vững giữa việc cải tạo,chỉnh trang các khu trung tâm cũ với việc đầu tư xây dựng khu đô thị mớihoàn chỉnh là những giải pháp được đồng loạt triển khai nhằm làm mới vànâng cao chất lượng sống của cư dân Hà Nội Các loại h nh nhà ở mới đượcchú trọng đầu tư với mọi loại h nh từ các khu đô thị văn minh, tiêu chu n vàchất lượng cao, cảnh quan đẹp (khu Ciputra, khu the mannor, khu TrungHòa – Nhân Chính, khu đô thị mới Cầu Giấy ) đến các khu tái định cư, nhà

ở xã hội, cải tạo xây dựng các khu nhà ở tập thể cũ ( khu tập thể Kim Liên,Khu tập thể Giảng Võ ), các công tr nh kiến trúc chào mừng kỷ niệm 1000năm Thăng Long Hà Nội ( ảo tàng Hà Nội, tổ hợp Keangnam cao nhất ViệtNam, các trụ sở mới của ộ Công an, ộ Tư pháp ) thực sự là những minhchứng cho sự phát triển lớn mạnh của một Hà Nội tiên tiến mà vẫn đậm đà

ản sắc dân tộc, xứng đáng là đô thị tiên phong đại diện cho kiến trúc ViệtNam thời đại mới Các công tr nh giao thông đầu mối, sân ay quốc tế Nội ài

mở rộng, các cây cầu lớn (cầu Vĩnh Tuy, Thanh Tr , Nhật Tân ), đường Vànhđai 3 trên cao, các công tr nh giao thông hiện đại (đường sắt trên cao, metrongầm ), các giá trị cảnh quan đô thị được nhấn mạnh, tô điểm (công viên

cây xanh, kè hồ, hệ

thống cấp thoát nước, cải tạo chất lượng sông hồ ) Tất cả đã tạo nên diện mạo mớicho Thủ đô Hà Nôi ngày càng văn minh, hiện đại, hội nhập Quốc tế sâu rộng.

Hình 1: Bản đồ Quy hoạch chung xây dựng thủ đô năm 2030

và tầm nhìn đến năm 2050 (Nguồn: Bản đồ QH Sử dụng đất, Kho lưu trữ

Sở)

Sau hơn 20 năm h nh thành và phát triển của Sở Quy hoạch – Kiến trúc HàNội, một chặng đường không dài so với lịch sử Thành phố Hà Nội nhưng Sở Quyhoạch – Kiến trúc Hà Nội đã làm tốt công tác quản l về quy hoạch kiến trúc củaThủ đô Nh n h nh ảnh của Hà Nội phát triển như hôm nay là minh chứng chonhững nỗ lực, đóng góp công sức của toàn thể Lãnh đạo, cán ộ công nhân viên của

ngành, đưa Hà Nội xứng đáng là đô thị văn minh hiện đại, là trái tim của cả nước.

1.1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.

Sau mở rộng địa giới hành chính thủ đô Hà Nội, Sở Quy hoạch – Kiến trúc

Hà Nội được U ND Thành phố ra Quyết định số 14/2008/QĐ-UBND ngày

23/9/2008 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội Theo đó Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội cónhững chức năng như sau:

- Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội là cơ quan chuyên môn của U NDThành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉđạo và quản l toàn diện về tổ chức, iên chế và hoạt động của U ND Thành phố;đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của ộXây dựng

- Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội có chức năng tham mưu, giúp U NDThành phố Hà Nội thực hiện quản l nhà nước về quy hoạch, về kiến trúc xây dựng

đô thị, quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn và thực hiện một số nhiệm vụ,quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền của U ND Thành phố Hà Nội và theo quyđịnh của pháp luật

Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội được quyđịnh rõ trong Quyết định số14/2008/QĐ-UBND ngày 23/9/2008 của U ND Thànhphố Hà Nội, theo đó Sở quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội vừa thực hiện chức năngtham mưu giúp U ND Thành phố về lĩnh vực chuyên môn (Tr nh các dự thảo quyhoạch, kế hoạch, chương tr nh, đề án thuộc phạm vi quản l nhà nước được giao;Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc và quản l đôthị) vừa thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tổ chức ộ máy, quản l cán ộ vàcác công tác khác trong nội ộ Sở theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của

trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công; khi Giám đốc Sở vắng mặt một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc ủy quyền điều hành các hoạt động của Sở.

- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ ao gồm:

+ Văn phòng Sở

+ Phòng Thanh tra Pháp chế

+ Phòng Quy hoạch – Kiến trúc 1 (P1)

+ Phòng Quy hoạch – Kiến trúc 2 (P2)

+ Phòng Quy hoạch – Kiến trúc 3 (P3)

+ Phòng Quy hoạch – Kiến trúc 4 (P4)

+ Phòng Quy hoạch – Kiến trúc 5 (P5)

+ Phòng Thông tin quy hoạch kiến trúc (P6)

+ Phòng Quy hoạch hạ tầng kỹ thuật (P7)

+ Phòng Kế hoạch – Tổng hợp (P8)

+ Phòng Quy hoạch chung (P9)

+ Phòng Quy hoạch đô thị Nông thôn (P10)

- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở:

+ an Quản l dự án Quy hoạch xây dựng

+ Trung tâm nghiên cứu kiến trúc đô thị

+ Trung tâm Quy hoạch đô thị và Nông thôn

Các đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng để giao dịch, hoạt động theo quy định của pháp luật

1.1.2 Thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.

1.1.2.1 Thành phần tài liệu lưu trữ Sở.

Như chúng ta đã iết, phần lớn các tài liệu h nh thành trong quá tr nh giảiquyết của một cơ quan, đơn vị, tổ chức đặc iệt là các cơ quan trong hệ thống quản

l nhà nước thường ở dạng tài liệu hành chính được in trên khổ giấy A4 Chúng tồntại với nhiều tên gọi khác nhau từ những văn ản mang tính chất quy phạm (Luật,Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Hướng dẫn, Quyết định ) đến các văn ản hành

chính thông thường (Công văn, áo cáo, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy điđường

) Ngoài ra còn có các loại tài liệu khác h nh thành trong quá tr nh hoạt động củamột cơ quan: tài liệu nghe nh n, phim, điện ảnh, tài liệu ảnh, tài liệu khoa học kỹthuật đặc iệt là sự h nh thành gần đây của loại h nh tài liệu điện tử đã làm chothành phần tài liệu lưu trữ ngày càng trở nên phong phú đa dạng hơn

Là một trong những cơ quan trong hệ thống các cơ quan quản l nhà nước,

Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội trong quá tr nh hoạt động của m nh cũng h nhthành nên một khối lượng tài liệu tương đối lớn, vì vậy thành phần tài liệu của Sởhiện nay cũng ao gồm nhiều loại h nh như trên Tuy nhiên, với đặc thù là cơ quanquản l nhà nước về lĩnh vực quy hoạch kiến trúc và quản l đô thị, thành phần tàiliệu h nh thành trong quá tr nh giải quyết các công việc liên quan của Sở do vậy cónhững đặc điểm riêng khác iệt hơn so với các cơ quan khác Ngoài những thànhphần và loại h nh tài liệu nêu trên, tài liệu lưu trữ của Sở tương đối đa dạng gồmnhiều ản vẽ với đủ các kích cỡ, khổ giấy khác nhau tuỳ thuộc vào độ lớn nhỏ củacông tr nh xây dựng Cụ thể như sau:

- Tài liệu khổ A5: Là khổ giấy thường được sử dụng làm giấy mời, giấy giớithiệu, giấy đi đường

- Tài liệu khổ giấy A4: Đây là loại tài liệu mang tính chất phổ iến thườngđược sử dụng của các cơ quan, tổ chức hiện nay, khổ giấy A4 được sử dụng để incác văn ản hành chính ao gồm cả các văn ản mang tính chất quy phạm và cácvăn ản hành chính thông thường khác, ngoài ra chúng còn được sử dụng trong việctrích lục các ản đồ, ản vẽ thiết kế với tỷ lệ nhỏ

- Tài liệu khổ giấy A3: Thường là những tài liệu như giấy chứng nhậnquyền sử dụng đất, giấy chứng nhận đầu tư, các loại ản vẽ sơ đồ vị trí, giới hạnkhu đất cần nghiên cứu, các ản vẽ Tổng mặt ằng và Phương án thiết kế sơ ộmột công tr nh hoặc Al um của một đồ án Quy hoạch chi tiết

- Tài liệu khổ giấy A2: Thường là các ản vẽ phương án kiến trúc sơ ộcủa một công tr nh

- Tài liệu khổ giấy A1: Thường là các ản vẽ Tổng mặt ằng, phương ánkiến trúc sơ ộ.

- Tài liệu khổ giấy A0: Đây là loại khổ giấy được sử dụng chủ yếu để in ản

vẽ các công tr nh xây dựng nên khối lượng ản vẽ khổ Ao tương đối lớn Hầu hếtcác ản vẽ này là những ản vẽ về Tổng mặt ằng, phương án kiến trúc, ản vẽ chỉgiới đường đỏ, ản đồ hiện trạng, ản ghép của một dự án Quy hoạch chi tiết hoặc

ản đồ tổng quan một vùng, một khu vực, một địa giới hành chính

- Ngoài ra còn có khổ giấy là các ản vẽ lớn hơn khổ Ao với nhiều kích cỡdài, ngắn khác nhau tùy theo thiết kế của mỗi công tr nh kiến trúc hoặc đồ án cụ thể

- Các loại ảnh, đĩa CD, ản đồ, mô h nh

Từ những đặc điểm nêu trên cho thấy, thành phần tài liệu của Sở Quy hoạch– Kiến trúc Hà Nội là vô cùng phong phú và đa dạng với nhiều loại h nh tài liệukhác nhau Hiện nay, hầu như trong mỗi hồ sơ hoàn chỉnh được lưu trữ tại Sở đều

có đầy đủ các ản vẽ với kích cỡ như trên, chính điều này đã làm nên sự khác iệtmang tính chất đặc trưng riêng trong tài liệu lưu trữ của Sở so với tài liệu lưu trữcủa các cơ quan, đơn vị khác Số lượng ản vẽ quá lớn trong khi kích cỡ lại tài liệukhông đồng đều gây rất nhiều khó khăn cho công tác lưu trữ, đặc iệt là việc sắpxếp tài liệu một cách khoa học, gọn gàng, việc ố trí giá đựng, cặp đựng tài liệu,kho tàng cũng như các trang thiết ị ảo quản… số lượng văn ản, ản vẽ trongtừng hồ sơ cụ thể lại khác nhau về kích thước, độ lớn, chất liệu cũng như t nh trạngvật l của tài liệu Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến những khó khăn nhấtđịnh trong cách thức quản l và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, đặc iệt là côngtác ảo quản và ố trí kho tàng phục vụ việc lưu giữ tài liệu của Sở

1.1.2.2 Nội dung tài liệu.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Quy hoạch – Kiến trúc

Hà Nội, hàng năm số lượng lớn các hồ sơ, tài liệu h nh thành tại Sở phản ánh đượccác mặt hoạt động chính liên quan đến lĩnh vực quy hoạch kiến trúc, quản l và pháttriển đô thị V vậy nội dung và thành phần chủ yếu trong tài liệu lưu trữ của Sởhiện nay là các hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động chuyên môn của Sở Một số thủ

tục hành chính đang được thực hiện tại Sở theo Quyết định số UBND ngày 22/4/2011 của U ND Thành phố Hà Nội về việc an hành ộ thủtục hành chính thuộc th m quyền giải quyết của Sở Quy hoạch – Kiến trúc

1858/QĐ-Hà Nội Theo đó

ao gồm các thủ tục sau:

- Thỏa thuận địa điểm Quy hoạch:

Ví dụ: Hồ sơ về thỏa thuận Quy hoạch kiến trúc xây dựng trường tiểu học Khai Trí

tại 229 phố Vọng, quận Hai à Trưng, Hà Nội năm 2009 (hồ sơ số 658, quận Hai

Bà Trưng)

- Cấp chứng chỉ quy hoạch (hoặc Thông tin quy hoạch):

Ví dụ: Hồ sơ về Thông tin Quy hoạch kiến trúc khu đất xây dựng trung tâm thể dục

thể thao quận a Đ nh tại phố Văn Cao, quận a Đ nh, Hà Nội năm 2006 (hồ sơ số

143, quận Ba Đình)

- Chấp thuận quy hoạch Tổng mặt ằng và phương án kiến trúc sơ ộ:

Ví dụ: Hồ sơ về Quy hoạch Tổng mặt ằng và phương án kiến trúc sơ ộ ệnhviện Giao thông vận tải Trung ương tại ngõ 1194 đường Láng, quận Đống

Đa, Hà Nội, năm 2011(hồ sơ số 993, quận Hai Bà Trưng)

- Th m định Quy hoạch chi tiết xây dựng tỷ lệ 1/500 (dự án đầu tư của tổchức kinh tế):

Ví dụ: Hồ sơ phê duyệt Quy hoạch chi tiết tỷ lệ 1/500 nhà máy xử l rác thải tại xã

Lại Thượng, huyện Thạch Thất, Hà Nội, năm 2011 (hồ sơ số 303, dự án)

- Ngoài ra theo Quyết định số 4525/QĐ-U ND ngày 29/9/2011 của U

ND Thành phố Hà Nội về việc công ố thủ tục hành chính cấp giấy phép quyhoạch trên địa àn Thành phố, Sở Quy hoạch kiến trúc cũng thực hiện thủ tụccấp Giấy phép quy hoạch theo quy định:

Ví dụ: Hồ sơ xin cấp giấy phép quy hoạch dự án đầu tư trung tâm điều hành khaithác dịch vụ chuyển phát nhanh tại Hà Nội, địa điểm tại huyện Đông Anh, Hà Nội,

năm 2010 và 2011 (Hồ sơ số 873, huyện Đông Anh)

Các hồ sơ, tài liệu hiện đang được lưu trữ tại Sở hầu hết đều có nội dung liên

Ngoài khối tài liệu chuyên môn của Sở (chiếm đa số trong thành phần tài liệulưu trữ của Sở) còn có tài liệu của một số cơ quan, tổ chức khác gửi đến nhằm phốihợp giải quyết các công việc chung mang tính chất liên ngành; Các tài liệu của cácphòng an, đơn vị khác trực thuộc cơ quan (Tổ chức, Tài chính kế toán, Thanh trapháp chế, Tổng hợp ) nhưng với khối lượng không đáng kể.

1.1.2.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Sở.

Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc HàNội nói riêng có nghĩa và tầm quan trọng đặc iệt không chỉ với chính cơ quansản sinh ra hồ hơ, tài liệu mà còn có tác động đến toàn xã hội trên các lĩnh vực hoạtđộng khác có liên quan Do đó trên phương diện nào đó, tài liệu lưu trữ Sở Quyhoạch – Kiến trúc Hà Nội có nhiều nghĩa quan trọng không chỉ thúc đ y quá tr nhphát triển của ngành, lĩnh vực quy hoạch mà còn có nghĩa hết sức quan trọng vớicác ngành, các lĩnh vực khác của đời sống xã hội

- Đối với cơ quan (Sở): Tài liệu lưu trữ không chỉ phục vụ công việc của cơquan mà còn giúp cho cán ộ công nhân viên cơ quan thực hiện tốt công việc đượcgiao Nhờ có tài liệu lưu trữ, cán ộ cơ quan có cơ sở pháp l vững chắc để giảiquyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện và chính xác hơn, từ đó tănghiệu quả và năng suất lao động, góp phần vào thành tích chung của cơ quan

- Đối với các đơn vị khác (Sở, an, ngành, cơ quan quản l nhà nước cóliên quan): Tài liệu lưu trữ Sở là cơ sở quan trọng nhằm giúp việc trao đổi,phối hợp giải quyết các công việc mang tính chất liên ngành giữa các cơquan tổ chức, đồng thời cũng là tài liệu tham khảo quan trọng cho các cơquan tổ chức khác để giải quyết các công việc có liên quan đến lĩnh vực quyhoạch xây dựng và quản l đô thị hiện nay

- Đối với các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp trong và ngoài nước: Tàiliệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc có nghĩa và tầm quan trọng đặc iệt ởiđây chính là cơ sở pháp l quan trọng, tin cậy giúp các tổ chức, cá nhân, doanhnghiệp dựa vào đó áp dụng vào thực tiễn nhằm thực hiện các mục tiêu, nhiệm

vụ và quyền lợi chính đáng của m nh Từ đó không chỉ thúc đ y sự phát triểncủa mỗi tổ chức, doanh nghiệp nói riêng mà còn mang lại lợi ích chung cho

toàn xã hội Tài liệu lưu

trữ Sở còn là nguồn tư liệu chủ yếu giúp các nhà nghiên cứu đi sâu t m hiểu về côngtác quy hoạch và phát triển đô thị, đồng thời cung cấp thông tin chính xác cho các

cơ quan công an điều tra, các đoàn thanh tra kiểm tra trong việc xử l , giải quyếtcác vụ án kinh tế, h nh sự, dân sự hoặc kiện cáo, tranh chấp liên quan đến các vấn

đề đất đai, lừa đảo chiếm đoạt tài sản

- Đối với xã hội: Tài liệu lưu trữ của Sở hiện nay là tài nguyên qu giá vềlĩnh vực quy hoạch kiến trúc toàn Thành phố; Là ức tranh tổng thể của công tácquy hoạch kiến trúc và công tác quản l phát triển đô thị; Góp phần đ y mạnhquá tr nh phát triển kinh tế xã hội đặc iệt là lĩnh vực xây dựng và phát triển đôthị; Mang đến diện mạo mới cho các đô thị hiện đại làm tác động trực tiếp đếncác ngành nghề khác trong xã hội Xã hội ngày càng phát triển, đời sống vậtchất cũng như tinh thần của con người ngày một được cải thiện rõ rệt, trong đócông cuộc xây dựng và đổi mới đất nước không ngừng được chú trọng, cáccông tr nh nhà ở, các khu đô thị mới hiện đại, trung tâm thương mại, công tr nhgiao thông huyết mạch, hệ thống hạ tầng kỹ thuật đồng ộ là những minhchứng cụ thể về thành tựu trong công tác quy hoạch và phát triển đô thị hiệnnay Tất cả được thể hiện một cách cụ thể và sáng tỏ trong hồ sơ tài liệu lưu trữcủa Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội Điều đó cho thấy rằng việc ảo quản vàphát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ của Sở có vị trí và vai trò quan trọngkhông chỉ với lĩnh vực quy hoạch kiến trúc đô thị nói riêng mà nó còn cho thấytiến tr nh phát triển của một đô thị văn minh, hiện đại

ậc nhất cả nước

- Đáp ứng tốt các đòi hỏi khách quan của công tác quản l , xây dựng và pháttriển đô thị: Tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội thể hiện và phảnánh các nội dung liên quan đến công tác quy hoạch đô thị (Quy hoạch chung Thủđô; Quy hoạch vùng; Quy hoạch quận, huyện, thị xã, thị trấn, quy hoạch các khu đôthị trung tâm; QHCT các công tr nh, các khu đô thị mới, các công tr nh riêng lẻ;Quy hoạch mới các trung tâm hành chính; phát triển mới các trung tâm thương mại,nhà ở cao cấp, khu vui chơi giải trí, thể dục thể thao, các cơ sở giáo dục đào tạo, y

tế, văn hóa; Cải tạo các khu tập thể chung cư cũ, xuống cấp và quản l việc thực

hiện xây dựng theo quy hoạch đã được duyệt ) Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn lànhững cơ sở pháp l quan trọng, là ằng chứng cho công tác điều tra, xử l những

vi phạm trong công tác quy hoạch xây dựng

1.1.3 Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu của Sở Quy hoạch – Kiến trúc

Hà Nội.

Nhận thức được vai trò, nghĩa quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệulưu trữ, nhiều năm qua Lãnh đạo Sở đã quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trangthiết ị và đổi mới trong lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ của Sở V vậy trongthời gian qua, công tác lưu trữ của Sở đã có những ước tiến ộ đáng kể tuynhiên chưa hết những tồn tại và khó khăn cần phải khắc phục trong thời gian tới

1.1.3.1 Những thành tựu đã đạt được trong công tác lưu trữ của Sở.

- Việc ố trí cán ộ làm công tác lưu trữ:

Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội là một ộ phận trực thuộcVăn phòng Sở Hiện tại Sở ố trí 03 cán ộ làm công tác lưu trữ hầu hết đều

có tr nh độ, nghiệp vụ về công tác lưu trữ Trong đó có 01 cán ộ có tr nh độđại học, 01 cán ộ tr nh độ trung cấp và 01 cán ộ có tr nh độ sơ cấp Việc ốtrí cán ộ lưu trữ trong thời điểm hiện tại về cơ ản là đáp ứng được yêu cầu

và nhiệm vụ công việc của Sở Tuy nhiên trong thời gian tới cần ổ sungthêm cán ộ có tr nh độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ phục vụ tốt hơn nhucầu quản l và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ngày càng tăng của cơ quan

- Thu thập, ổ sung tài liệu:

Công tác thu thập, ổ sung tài liệu của Sở được thực hiện thườngxuyên, liên tục Do đặc trưng, tính chất công việc mà tài liệu liên tục đượctập hợp và giao nộp vào lưu trữ cơ quan chủ yếu thông qua các nguồn từ ộphận một cửa, ộ phận văn thư, các phòng an chuyên môn, các đơn vị trựcthuộc Sở Hàng năm, khối lượng hồ sơ àn giao cho ộ phận lưu trữ quản ltương đối lớn trong đó phần lớn là các tài liệu về chuyên ngành quy hoạch,kiến trúc

Riêng trong năm 2014, tính đến ngày 19 tháng 12 năm 2014, Văn thư cơquan đã tiếp nhận 11850 công văn đến; 1554 giấy mời; 209 đơn thư Số lượng công

- Phân loại, xác định giá trị tài liệu

Toàn ộ hồ sơ, tài liệu của các ộ phận, các phòng chuyên môn trựcthuộc Sở trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan được phải được kiểm tra, phânloại, xác định giá trị để đưa vào ảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng Việcphân loại và xác định giá trị tài liệu có nghĩa quan trọng trong công tác lưutrữ giúp tài liệu được sắp xếp khoa học đồng thời loại ỏ được những tài liệukhông còn giá trị, giữ lại những tài liệu có giá trị sử dụng để phục vụ tốt hơncho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tiết kiệm diện tích kho tàng

và trang thiết ị ảo quản tài liệu

- Chỉnh l khoa học tài liệu

Được sự quan tâm của Lãnh đạo cơ quan, hàng năm Sở Quy hoạch – Kiếntrúc Hà Nội dành một phần kinh phí cho công tác chỉnh l tài liệu, trong những nămgần đây, công tác chỉnh l tài liệu lưu trữ của Sở được tiến hành một cách thườngxuyên, liên tục Theo tổng hợp áo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2014 gần đây,hiện tại kho lưu trữ Sở đang lưu khoảng 1220m giá tài liệu với 36758 hồ sơ, trong

đó có 1022,5m giá đã được chỉnh lý hoàn chỉnh từ những năm trước Số lượng tàiliệu còn lại là tài liệu mới năm 2013 và 2014 đang tiếp tục được thu thập, bổ sung từcác nguồn để tiến hành chỉnh lý vào thời gian tới

Hình 2: Tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội đã được chỉnh lý và sắp

xếp khoa học ( Nguồn: Kho lưu trữ Sở)

- Thống kê, xây dựng công cụ tra cứu

Hiện tại hầu hết khối lượng hồ sơ, tài liệu đang được ảo quản tại lưutrữ Sở đều được thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu đầy đủ phục

vụ tốt nhiệm vụ tra tìm và khai thác, sử dụng của cơ quan; Công tác quản ltài liệu của Sở hiện nay chủ yếu là thông qua mục lục hồ sơ, thực hiện cácthao tác t m kiếm trên máy tính giúp tra t m hồ sơ một cách nhanh chóng,chính xác, tiết kiệm thời gian, công sức cho cán ộ làm công tác lưu trữ; Mụclục tài liệu trong mỗi hồ sơ được thống kê đầy đủ giúp công tác quản l hồ sơgiấy tờ trong quá tr nh khai thác, sử dụng được tiện lợi, tránh t nh trạng thấtlạc, mất mát tài liệu

- Công tác ảo quản tài liệu

Nhận thức tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ với hoạt động chung của Sở,trong thời gian qua Lãnh đạo Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội đã có sự quan tâmđến công tác ảo quản tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, khối lượng tài liệu lưu trữ ngàycàng lớn là một trong những thách thức cho công tác lưu trữ của Sở trong giai đoạntiếp theo Do đặc thù của công việc của Sở, tài liệu h nh thành trong quá tr nh hoạtđộng là tài liệu chuyên môn nên việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Sở là vô cùng cầnthiết Hiện nay, Sở chưa có kế hoạch giao nộp tài liệu lên lưu trữ Thành phố, tài liệuchủ yếu để phục vụ nhiệm vụ giải quyết các công việc thường ngày của cán ộ côngnhân viên trong Sở Khối lượng tài liệu hàng năm của Sở tăng lên trung nhkhoảng trên dưới 100m giá như hiện nay là một trong những khó khăn rất lớn choviệc ố trí kho tàng, trang thiết ị ảo quản tài liệu, chưa kể đến công tác quản l và

tổ chức khai thác, sử dụng chúng Mặc dù đã ố trí diện tích kho lớn tại trụ sở cơquan nhưng do số lượng hồ sơ tài liệu quá nhiều nên tài liệu lưu trữ Sở hiện tại đangđược ảo quản ở 2 địa điểm khác nhau gây nhiều khó khăn cho công tác tra t m vàkhai thác, sử dụng Tổng diện tích kho lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc HàNội khoảng 300m2 nhưng vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu ảo quản hồ sơ, tài liệuhiện nay và một vài năm tới

+ Bảo quản: Việc bảo quản hồ sơ lưu trữ có nghĩa vô cùng quan trọng vì

bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo đúng các quy định của Nhà nước về bảo quảntài liệu lưu trữ Thường xuyên kiểm tra, vệ sinh kho tàng, tang cường các trang thiết

bị bảo quản để đảm bảo an toàn cho tài liệu không bị m, mốc, mối mọt, đặc biệt làcông tác phòng cháy chữa cháy

+ Kho lưu trữ hiện tại được trang bị khá đầy đủ các trang thiết bị cần thiếtphục vụ công tác lưu trữ bao gồm 279 giá tài liệu, 14 bình cứu hỏa, 6 hệ thống báocháy, 14 bình chữa cháy bằng khí nén, 01 máy hút m, 04 điều hòa không khí, 02quạt thông gió Trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ về cơ ản làđáp ứng đủ yêu cầu, bảo đảm an toàn cho tài liệu

cơ quan quản l nhà nước; các cơ quan có chức năng thanh tra, kiểm tra, giảiquyết khiếu nại, tố cáo Việc khai thác, sử dụng tài liệu của Sở được áp dụngdưới nhiều h nh thức khác nhau, tùy theo hoàn cảnh và đối tượng cụ thể(mượn hồ sơ gốc, sao chụp, phô tô, hoặc đọc tại chỗ ) về cơ ản mỗi h nhthức có một đặc điểm và tác dụng riêng phù hợp với điều kiện và nhu cầukhai thác, sử dụng của mỗi cá nhân, tổ chức

Nội dung tài liệu các cơ qua, đơn vị, tổ chức, cá nhân cần khai thác, sử dụngphần lớn liên quan đến các đồ án, dự án đã được Sở Quy hoạch – Kiến trúc phêduyệt theo đúng th m quyền Trong đó ao gồm các văn ản kèm theo các ản vẽthiết kế của một hoặc nhiều công tr nh liên quan đến mục đích và yêu cầu khai thác,

sử dụng của độc giả

Theo thống kê một số năm gần đây, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Sở ngày càng có chiều hướng tăng lên do nhu cầu công việc ngày càng nhiều, áp

lực

về tiến độ giải quyết công việc ngày càng lớn Đây là một trong những khó khăn lớn nhất trong công tác lưu trữ của Sở hiện nay.

Bảng thống kê số lượng tài liệu được khai thác, sử dụng tại Sở

trong một vài năm gần đây:

Nội dung Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014

(Nguồn: Thống kê sổ khai thác, sử dụng tài liệu các năm 2010 đến 2014 của Sở)

- Ứng dụng công nghệ thông tin

Trong những năm gần đây, Lãnh đạo Sở cũng đã ắt đầu quan tâm đếnvấn đề đầu tư công nghệ thông tin vào công tác quản l chung của cơ quan Tuynhiên việc tạo lập nền móng cho sự phát triển công nghệ thông tin mới đang ởgiai đoạn

an đầu Một số phần mềm đã và đang được triển khai tại Sở gồm: Phần mềm quản

l văn ản và hồ sơ công việc được Thành phố triển khai và đi vào hoạt động chínhthức từ tháng 9 năm 2011 đến nay (100% văn ản đến được chuyển, nhận quan ằng phần mềm qua mạng Lan); Hệ thống thư điện tử (được sử dụng rộng rãi trongcông việc từ cấp Lãnh đạo đến các cán ộ công nhân viên của Sở); Phần mềm quản

l hồ sơ tác nghiệp tại ộ phận một cửa đang được triển khai, vận hành; Cổng thôngtin điện tử của Sở chính thức đi vào hoạt động từ năm 2012 cung cấp các thông tin

về thủ tục hành chính thuộc quyền giải quyết của Sở đang được vận hành thửnghiệm; Hệ thống thông tin quy hoạch đô thị Thành phố Hà Nội giai đoạn 1

1.1.3.2 Những khó khăn, tồn tại.

- Đầu tiên phải kể đến là số lượng cán ộ, nhân viên làm công tác lưu trữcủa Sở còn quá mỏng trong khi khối lượng công việc ngày càng tăng khiến choviệc tổ chức quản l và khai thác, sử dụng tài liệu gặp rất nhiều khó khăn, ảnhhưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng giải quyết công việc của toàn cơ quan

- Thứ hai, Quy chế về công tác văn thư lưu trữ của Sở chưa được ban hànhgây khó khăn cho việc chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành, quản l và thực hiện nghiệp vụcông tác lưu trữ cơ quan Công tác tuyên truyền, phổ iến các quy định về công tác

lưu trữ đến từng cán ộ, công nhân viên cơ quan còn nhiều hạn chế dẫn đến thức

sử dụng cũng như quản l tài liệu của cán ộ cơ quan chưa cao Đây là nguyên nhânchính dẫn đến việc thất lạc, mất mát và hư hỏng tài liệu trong quá tr nh khai thác, sửdụng

- Thứ a, do hạn chế về kho tàng nên việc ảo quản cũng như quản l hồ sơlưu trữ của Sở gặp rất nhiều khó khăn ố trí các vị trí, khu vực sắp xếp tài liệu theo

vị trí cố định là vấn đề rất khó giải quyết do tài liệu cũ thường xuyên ị di chuyển vịtrí để lấy chỗ cho tài liệu mới nhập kho Sự thay đổi vị trí sắp xếp tài liệu trong khonhư vậy gây khó khăn cho công tác tra t m tài liệu, mất thời gian và công sức của cán

ộ lưu trữ

Hình 3: Tình trạng sắp xếp tài liệu không đúng vị trí do kho lưu trữ Sở chưa đủ diện

tích (Nguồn: Kho lưu trữ Sở)

- Thứ tư, khối lượng và tần suất khai thác, sử dụng tài liệu quá nhiều

và thường xuyên gây áp lực lớn cho cán ộ lưu trữ trong việc đáp ứng nhucầu, đòi hỏi của cán ộ các phòng an chuyên môn Việc giải quyết công việcthường xuyên chậm tiến độ so với dự kiến làm ảnh hưởng không nhỏ đếnthành tích chung của cơ quan Hơn nữa việc tra t m tài liệu hiện chỉ tiếnhành trên cơ sở quản l mục lục hồ sơ trên máy và sử dụng mục lục hồ sơ để

t m kiếm tài liệu là chủ yếu làm mất nhiều thời gian và hiệu xuất công việckhông cao

- Thứ năm, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của Sởhầu như chưa được triển khai Quản l hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ ản vẫn dựa trênviệc nhập dữ liệu trên Exell và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu thông qua mục lục

hồ sơ Việc quản l hồ sơ theo phương thức thủ công, truyền thống như hiện naychưa phải là phương pháp tối ưu nhất

1.2 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội và khả năng đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của Sở

1.2.1 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.

Như trên đã tr nh ày, việc khai thác tài liệu lưu trữ tại Sở hiện nay là rất lớn

do nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu để giải quyết các nhiệm vụ trọng tâm thườngngày của các cán ộ, công nhân viên cơ quan Mặc dù đã hết sức cố gắng từ việcquan tâm đầu tư về vật chất, trang thiết ị đến con người nhưng công tác tổ chứcquản l và khai thác, sử dụng hồ sơ lưu trữ của Sở vẫn là một trong những vấn đề

“nóng” cần phải được khắc phục, giải quyết trong thời gian tới

Trên thực tế, ên cạnh nhu cầu khai thác tài liệu của cán ộ, công nhân viêntrong cơ quan là chủ yếu th trung nh trong một năm, Sở Quy hoạch – Kiến trúcphải phục vụ hàng trăm đối tượng khác ngoài cơ quan có nhu cầu cung cấp các hồ

sơ, tài liệu liên quan để nghiên cứu với nội dung và h nh thức phong phú Trong đó

Sở chủ yếu cung cấp các văn ản tài liệu dưới dạng sao y ản chính tùy theo nhucầu và t nh h nh cụ thể của tài liệu lưu trữ

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu của các đối tượng chủ yếu phục vụ côngtác giải quyết các vấn đề liên quan trực tiếp đến công việc hàng ngày của các cơquan, đơn vị, tổ chức có liên quan đến quy hoạch, kiến trúc Phần lớn hồ sơ tài liệuđưa ra phục vụ các đối tượng là các hồ sơ, tài liệu của các dự án, đồ án đã được phêduyệt làm cơ sở cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức liên hệ giải quyết công việc vớicác cơ quan quản l nhà nước khác trong phạm vi dự án, đồ án để triển khai, thựchiện Một số nhu cầu khác liên quan đến các nội dung công việc đã và đang trongquá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức đặc iệt là các tổ

chức kinh tế nhung chưa có đầy đủ tài liệu để triển khai tiếp Việc cung cấp các ảnsao tài liệu này của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội có giá trị đặc iệt quan trọngđối với mỗi cơ quan, tổ chức khi có nhu cầu ởi chúng là những tài liệu có độ tincậy về thông tin và tính pháp l cao.

ên cạnh đó còn một số nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của Sở đểphục vụ các mục đích liên quan đến vấn đề chính trị, quốc phòng, an ninh, đốitượng phục vụ chủ yếu của Sở là các cơ quan công an, thanh tra, áo chí…nhằmlàm rõ các sai phạm trong quy hoạch và quản l quy hoạch, kiến trúc Nội dungtài liệu cung cấp cho các đối tượng này chủ yếu là các ản vẽ, các văn ản liênquan đến toàn ộ quá tr nh đầu tư, thực hiện một hoặc nhiều dự án ao gồm cácvăn ản mang tính chất chủ trương của các cơ quan cấp trên, các văn ản của các

cơ quan chuyên môn, các văn ản đề nghị của chủ đầu tư dự án, các văn ản trảlời hoặc chấp thuận của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội về dự án kèm theocác ản vẽ TM và PAKT sơ ộ, các ản vẽ, sơ đồ hiện trạng khu đất…Đối vớicác dự án QHCT đã được phê duyệt, nội dung nghiên cứu của các độc giả chủyếu là các Quyết định phê duyệt quy hoạch, các ản vẽ về QH Sử dụng đất, QHkhông gian kiến trúc cảnh quan, QH giao thông, QH cấp điện, QH cấp nước,

QH thoát nước thải, QH hệ thống hạ tầng kỹ thuật…

Ngoài ra nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các cá nhân tronglĩnh vực quy hoạch, kiến trúc cũng là một trong những đối tượng phục vụ thườngxuyên của Sở Mục đích khai thác, sử dụng chủ yếu của các cá nhân nhằm phục vụlợi ích riêng theo yêu cầu của từng đối tượng mà phần lớn là các nhà nghiên cứu,các chuyên gia trong lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc, các đối tượng là học sinh, sinhviên đang trong quá tr nh làm luận văn, đồ án tốt nghiệp…hoặc phục vụ cá nhân cónhu cầu xác minh thông tin khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực đất đai, xây dựng, quyhoạch, kiến trúc của Thành phố

- Các h nh thức khai thác, sử dụng chủ yếu:

+ H nh thức cho mượn: Đây là một trong những h nh thức khai thác, sử dụngtài liệu phổ iến nhất tại Sở hiện nay Việc mượn hồ sơ lưu trữ để giải quyết công

việc hàng ngày của Lãnh đạo, cán ộ công nhân viên cơ quan là vấn đề vô cùngquan trọng và cần thiết Tất cả các hồ sơ trong quá tr nh giải quyết đều trải quanhiều giai đoạn khác nhau, thậm trí để giải quyết được một vấn đề th người làmcông tác chuyên môn phải t m hiểu tất cả các hồ sơ của những giai đoạn trướcnhằm xem xét, kế thừa hoặc điều chỉnh cho phù hợp với từng giai đoạn và t nh

h nh thực tế Là một trong những cơ sở quan trọng để giải quyết công việc, từLãnh đạo Sở đến nhân viên cơ quan đều muốn mượn lại hồ sơ lưu trữ để tiệncho công việc hàng ngày Hơn nữa do yếu tố nhạy cảm của tài liệu quy hoạch,hầu hết cán ộ các phòng

an chuyên môn đều muốn mượn ản chính để đảm ảo độ chính xác củathông tin Cũng chính ởi vậy, trong quy định của Sở, việc mượn hồ sơ lưutrữ phải trải qua một quy tr nh chặt chẽ và nghiêm ngặt (cán ộ thụ l phảighi đầy đủ thông tin hồ sơ, tài liệu cần t m vào mẫu phiếu yêu cầu khai thác,

sử dụng, cán ộ chỉ được mượn hồ sơ khi có đầy đủ các kiến đồng củaTrưởng phòng phụ trách và chữ k của Lãnh đạo Sở) Khi được duyệt chomượn hồ sơ lưu trữ, cán ộ thụ l các phòng đều phải k vào sổ mượn, ghi rõngày mượn, tên người mượn, nội dung hồ sơ Để phục vụ công việc, cán ộlàm công tác chuyên môn phải tự mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, không đượcphép mượn hộ người khác để đảm ảo hồ sơ được sử dụng đúng mục đích vàtránh t nh trạng mất mát, thất lạc hồ sơ trong quá tr nh giải quyết công việc,đồng thời quy định rõ trách nhiệm của người mượn đối với việc quản l vàgiữ g n, ảo mật thông tin trong hồ sơ Hồ sơ chỉ được sử dụng trong cơquan, tuyệt đối cán ộ không được mang hồ sơ ra ngoài với mọi h nh thức

Hình 4: Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến

trúc Hà Nội (Nguồn:Tập phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu)

+ H nh thức sao, chụp tài liệu: Phần lớn h nh thức này được sử dụng đối vớicác cơ quan, đơn vị tổ chức, cá nhân ên ngoài cơ quan khi có nhu cầu khai thác, sửdụng tài liệu của Sở (sao y ản chính) Các đối tượng này muốn khai thác, sử dụngtài liệu của Sở phải có công văn yêu cầu sao chụp (trong đó tr nh ày rõ l do, mụcđích) và giấy giới thiệu Sau khi được sự đồng của Lãnh đạo Sở, cán ộ lưu trữthực hiện sao chụp theo quy định Cán ộ trong Sở nếu có nhu cầu sao chụp tài liệuphục vụ cho công việc của m nh th cũng được cung cấp theo quy định ( h nh thứcnhư mượn hồ sơ) H nh thức này có ưu điểm hơn h nh thức cho mượn hồ sơ gốc ởtính an toàn của tài liệu, không ị thất lạc, tuy nhiên cũng có những hạn chế như:mất thời gian phô tô, sao chụp, tốn kém về kinh phí, tài liệu có tính pháp l khôngcao ằng tài liệu gốc

+ H nh thức nghiên cứu tài liệu tại chỗ: Hiện tại h nh thức này ít được

sử dụng do Sở chưa ố trí được phòng phục vụ ạn đọc riêng Hầu hết để phục

vụ cán

ộ cơ quan khi có nhu cầu xem tài liệu tại chỗ, thường để giải quyết cáccông việc có tính tức thời hoặc gấp hoặc những tài liệu có tính chất đơngiản không cần phải mất nhiều thời gian nghiên cứu H nh thức này an toànnhất cho tài liệu lưu trữ v sau khi nghiên cứu tại chỗ, hồ sơ được giao lạicho ộ phận lưu trữ cất giữ vào vị trí cũ để ảo quản

+ H nh thức công ố tài liệu: H nh thức này được sử dụng khi một dự

án (thường là các dự án QHCT) được phê duyệt sẽ được công ố công khaicho các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, cá nhân và nhân dân được iết để thựchiện

- Các đối tượng khai thác, sử dụng: Cùng với các h nh thức khai thác, sửdụng như trên, các đối tượng cần khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở ao gồm:

+ Lãnh đạo Sở

+ Các cán ộ công nhân viên trong cơ quan

+ Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

+ Các cơ quan chức năng: Thanh tra Thành phố, Thanh tra ộ Xây dựng,Thanh tra Chính phủ, Uỷ an kiểm tra Thành ủy, Kiểm toán Nhà nước, các cơ quanđiều tra, cơ quan công an, áo chí, truyền h nh

+ Các cá nhân, nhà nghiên cứu, học sinh, sinh viên (chủ yếu phục vụ côngtác nghiên cứu)

Với nhiều đối tượng và h nh thức khai thác, sử dụng như tr nh ày ở trên,việc tra t m tài liệu phục vụ và đáp ứng nhu cầu của hầu hết các đối tượng là hết sứckhó khăn và phức tạp cho người làm công tác lưu trữ tại Sở

1.2.2 Khả năng đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở

Như vậy ngoài việc tra t m tài liệu phục vụ công tác của cán ộ công nhânviên trong cơ quan th đối tượng có nhu cầu t m hiểu, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sởgồm rất nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân khác Với tính chất nhạy cảm của tài liệulưu trữ của Sở, việc phục vụ quá nhiều yêu cầu khai thác như trên sẽ làm ảnh hưởng