chương 8 kỹ năng truyền thông thành công

Định nghĩa Truyền ThôngTruyền thông là quá trình chúng ta trải qua để tạo ra sự hiểu biết từ người nầy đến người khác.. Chúa tỏ ra tầm quan trọng của sự truyền thông bằng cách nói rằn

Chương 8

Kỹ Năng Truyền Thông Thành Công

Kỹ thuật hiện đại có thể giúp một người ở trên mặt trăng nói chuyện được với con người ở dưới đất Khoa tin học cũng

giúp con người truyền thông

nhau được qua máy điện toán, một việc mà trước đây người ta phải tốn nhiều ngày hay nhiều

tuần.

Dầu con người đã phát triển

được kỹ thuật thông tin cao, họ

vẫn còn khó khăn trong sự

truyền thông với nhau giữa

người và người.

Truyền thông kém vẫn là nan đề của sự quản trị và lãnh đạo.

Định nghĩa Truyền Thông

Truyền thông là quá trình chúng

ta trải qua để tạo ra sự hiểu

biết từ người nầy đến người

khác Nếu chưa hiểu nhau thì chưa có truyền thông Khi có người phàn nàn về truyền

thông kém, thực ra họ đang

phàn nàn về sự thiếu hiểu biết chứ không phải là vì thiếu nói chuyện, thiếu thảo luận hay thiếu liên lạc với nhau Thường khi chúng ta lẫn lộn giữa công cụ truyền thông với chính sự truyền thông Cố gắng truyền

thông với một người, không

bảo đảm rằng người đó tự nhiên hiểu được sứ điệp của chúng ta Nói với nhau hay viết cho nhau cũng chưa

hẳn có nghĩa là người ta đã hiểu sứ điệp của chúng ta Chúng ta dễ lầm là sử dụng công cụ truyền thông sẽ tự

nhiên tạo ra hiểu biết

Chúa Giê-su biết tầm quan trọng của truyền thông và Ngài chú tâm giúp các môn đồ hiểu biết rõ về Ngài Sau khi kể vài thí dụ, Ngài hỏi,

“Các người hiểu những điều

nầy chăng?”

Chúa Giê-su nhận biết rằng

người ta chưa hiểu là do

truyền thông chưa đạt yêu

cầu.

Tầm quan trọng của

Truyền Thông

Câu chuyện xây tháp Ba-bên cho thấy tầm quan trọng của truyền thông Câu 6 nói đến ý định của họ sẽ thành công vì họ nói cùng một ngôn ngữ

Chúa biết hệ thống truyền

thông hiệu quả của họ đã liên kết họ với nhau đàng sau một mục tiêu chung và đã động

viên họ hành động.

Truyền thông tốt là cần thiết để hiệp một và khích lệ Truyền

thông tốt là căn bản cho sáng kiến và thành đạt của một tổ

chức

Chúa tỏ ra tầm quan trọng của sự truyền thông bằng cách nói rằng, “Chúng ta hãy xuống làm lộn xộn tiếng nói của họ để họ không hiểu nhau.” Lưu ý truyền thông là sự phát triển của hiểu biết Chúa biết muốn phá hủy sản xuất và chấm dứt dự án, Ngài phải làm rối loạn truyền thông để họ không hiểu nhau

Việc đưa người lên cung trăng (1960s) sở dĩ thành công là nhờ

vào hệ thống truyền thông.

Tiến Trình Truyền Thông

Để phát triển hiểu biết, điều cần thiết trước hết là phát triển truyền thông Có 6 bước liên quan đến quá trình truyền

thông.

Bước 1: Phát Triển Một Ý

Tưởng Rõ Ràng Để Truyền

Thông

Nếu bạn nói, “Tôi không chắc phải nói thế nào, nhưng ” Câu

nói nầy cho thấy bạn chưa

hiểu rõ về điều bạn muốn

truyền thông Và nếu bạn

không hiểu rõ bạn muốn nói gì,

bạn không thể trông đợi

người khác hiểu bạn Vì thế bạn có trách nhiệm phát

triển một ý niệm hay một

cảm xúc rõ rệt trước khi bạn

truyền thông cho người

khác.

Bước 2: Hãy Chọn Đúng Từ Ngữ và Đúng Hành Động Để Diễn Tả Ý Tưởng hay

Cảm Xúc Bạn Muốn Truyền

Thông.

Nếu bạn không nói hay nói

không rõ ràng bạn dễ bị người khác hiểu lầm Khi người khác hiểu lầm ít khi họ cho bạn biết

Bạn tiếp tục bị hiểu lầm…

Hiểu lầm rất tai hại Vậy để

tránh hiểu lầm bạn phải chắc chắn lời nói hay hành động của bạn khi diễn tả cũng phải

được người khác hiểu rõ ý

nghĩa như bạn đang hiểu Tình trạng nói một đàng hiểu một nẻo xảy ra thường xuyên trong

lãnh vực truyền thông.

Hiểu lầm rất tai hại Vậy để

tránh hiểu lầm bạn phải chắc chắn lời nói hay hành động của bạn khi diễn tả cũng phải

được người khác hiểu rõ ý

nghĩa như bạn đang hiểu Tình trạng nói một đàng hiểu một nẻo xảy ra thường xuyên trong

lãnh vực truyền thông.

Bước 3: Hãy Để Ý Đến Những Trở Ngại Xung Quanh

và Tìm Cách Giảm Thiểu.

Truyền thông của một tổ chức giôáng như dòng máu đối với thân thể Máu không lưu thông

đến bàn tay thì bàn tay vô

dụng và nếu không chưã lành thì từ bàn tay chất độc sẽ lan

ra toàn thân.

Truyền thông tiêu biểu cho

mạch sống của một tổ chức Truyền thông chuyên chỡ ý

tưởng, cảm xúc, kế hoạch,

quyết định thành hành động

sản xuất Nếu truyền thông gặp

trở ngại, không đến với bộ

phận nào, thì bộ phận đó trở thành vô hiệu và lây lan độc hại đến các bộ phận khác.

Vì thế điều quan trọng là bạn phải nhận diện được những trở ngại của sự truyền thông và giảm thiểu hiểu lầm tối đa Dĩ nhiên ta không thể loại bỏ hết được các trở ngại truyền thông nhưng nếu hiểu rõ trở ngại dẫn đến hiểu lầm, ta có thể tránh

bớt rất nhiều.

Những trở ngại của sự truyền

thông thường thấy là:

* Chỉ nghe điều mình muốn

nghe.

* Đêå cảm xúc cá nhân làm sai

lệch thông tin.

* Thiếu tin tưởng nơi động cơ

của người khác.

* Ồn ào nghe không rõ hoặc

có việc gây xao lãng.

* Có các hệ thống giá trị và

nhận thức khác nhau.

* Không muốn tiếp nhận thông tin trái với quan niệm sẵn có.

* Những lời nói có các ý nghĩa

khác nhau.

* Có những hành động trái với

lời nói.

Dù không thể hoàn toàn tránh được hiểu lầm, ta có thể giảm

thiểu tối đa những trở ngại

truyền thông bằng cách áp dụng các kỹ thuật sau đây: + Nếu được hãy nói chuyện

mặt đối mặt.

+ Hãy dùng những từ ngữ đơn

giản, dễ hiểu.

+ Để ý phản ứng của người

nghe.

+ Chú ý hoàn toàn đến người

nói.

+ Đừng ngắt lời người đang nói + Khuyến khích tự do diễn tả, sẵn sàng chấp nhận ý tưởng và cảm nghĩ của người khác dù đồng ý hay không đồng ý

Bước 4: Người Nghe Phải

Lãnh Hội Thông Tin Được

Truyền Đi Bằng Cách Lắng

Nghe Những Lời Nói và

Quan Sát Những Hành Động.

Người nghe giữ một vai trò

quan trọng trong tiến trình

truyền thông.

Bước 5: Người Nghe Phải

Thông Dịch Ra Những Lời Nói

và Những Hành Động.

Thông dịch lời nói và hành

động ra thành những ý tưởng và cảm xúc là bước cần thiết để hiểu Vào lúc nầy nhiều ý tưởng và cảm xúc ban đầu

thường bị lãng quên đi.

Bước 6: Người Nghe Phải

Phát Triển Ra Những Ý Niệm và Những Cảm Xúc Đúng.

Nếu ý tưởng và cảm xúc được truyền đi trong bước 1 cũng được phát triển ra giống như trong bước thứ 6 thì quá trình

truyền thông thành công.

Nếu ý tưởng và cảm xúc nhận được trong bước thứ 6 không giống như đã được truyền đi trong bước thứ 1 thì quá trình truyền thông thất bại, hiểu lầm

đã xảy ra.

Vai Trò Của Sự Lắng Nghe

Trong Tiến Trình Truyền

Thông.

Những nghiên cứu cho thấy

việc lắng nghe yếu kém tạo ra hiểu lầm nhiều nhất Khả năng nghe gặp khó khăn là vì tâm trí

có thể nghe nhanh hơn một

người đang nói

Trung bình một người có thể nghe 400 đến 600 chữ (word) trong một phút trong khi một

người có thể nói chỉ 200 đến

300 chữ trong một phút Vì thế trong khi nói chuyện tâm trí một người có thể bị chi phối vào

việc khác đến một nửa thời

gian Tâm trí lang bang khiến người nghe đánh mất nhiều

thông tin đã được trình bày.

Làm Thể Nào Để Cải Tiến Kỹ

Năng Nghe.

+ Đừng ngại đặt câu hỏi để

làm sáng tỏ vấn đề Đây là

điểm yếu của nhiều người

nghe Người nghe ngại đặt câu

hỏi vì sợ người khác cho là

mình không để ý hoặc chậm hiểu nên cứ hỏi Nhưng thà hỏi để hiểu rõ hơn là không hỏi để

hiểu sai Hiểu sai thì làm sai.

+ Đừng vội đáp ứng trong khi người khác đang nói Nghe

kém chỉ vì ta muốn nói hơn là muốn nghe Ta cứ suy nghĩ đến những gì ta muốn nói trong khi người khác đang nói Điều nầy gây ra sự mất chú ý và tạo ra

hiểu lầm.

+ Tránh giả định vội về điều

người khác sắp sửa nói Đừng ngăn chận người nói với ý nghĩ,

“Tôi biết anh đang nghĩ gì rồi ” hoặc “Tôi biết anh sắp nói gì

rồi… ” Những giả định như vậy

gây ra sự khó hiểu đúng ý

người nói.

+ Tránh cắt ngang lời người

khác đang nói Ta hay quên

“có kỳ yên lặng, có kỳ nói”

(Truyền đạo 3:7) Đây là nguyên tắc quan trọng Khi

người khác nói ta nên yên lặng

lắng nghe.

Khi người nói bị ngắt lời:

1 Gây ra sự khó hiểu các chi tiết đang được diễn tả.

2 Người nói khó nghe bạn muốn nói gì vì người đó

đang còn nghĩ đến điều

người đó đang muốn nói.

3 Người nghe tỏ ra điều

mình nói là quan trọng hơn ý

nghĩ của người nói.

+ Giảm thiểu thành kiến của bạn Chúng ta ai cũng có

những thành kiến làm giảm khả năng hiểu rõ của chúng

ta Để giảm thành kiến bạn có thể đặt câu hỏi để soi

sáng vấn đề và để hiểu

thêm về người đang nói.

+ Lắng nghe những ý tưởng và những cảm xúc đàng

sau những lời đang nói Lời nói chỉ là phương tiện để

chuyển tải ý tưởng và cảm xúc Các nghiên cứu cho

thấy chỉ có 7% sứ điệp được

chuyển tải bằng lời nói

95% còn lại được chuyển tải qua giọng nói (38%) hoặc

cử chỉ (55%) Để hiểu rõ

người nghe nên tập nghe

những ý tưởng và cảm xúc đang được diễn tả đàng sau

những lời nói.

Phao-lô cho thấy ông có

khả năng nhận thức lắng nghe khi ông nói, “Hỡi người

A-thên! Tôi thấy qúi vị rất

sùng đạo” (Công 17:22) Rõ ràng ông không chỉ nghe nhưng cũng quan sát các hành động của họ nữa.

Sau phép lạ nuôi 4000 người ăn, Chúa cùng các môn đồ xuống thuyền băng qua hồ Ga-li-lê, Ngài nói chuyện

hãy tránh men của người

Pha-ri-si Các môn đồ nói

chuyện với nhau và kết luận là Chúa nhắc đến việc họ

quên mang bánh theo.

Nghe họ nói chuyện vậy,

Chúa đối diện với họ và hỏi,

“Sao các ngươi nói chuyện về thiếu bánh, các ngươi

không hiểu, không thấy

sao?” Mác 8: 13-21 Các

môn đồ là những thính giả nghe kém vì chỉ nghe lời nói

chứ không nghe những ý

tưởng đàng sau lời nói.

Hơn nữa họ lại không đặt

câu hỏi làm cho sáng tỏ

Thay vào đó họ thảo luận

với nhau về ý Chúa muốn

nói là gì Hậu quả là họ

hoàn toàn không hiểu rõ ý Chúa muốn nói Chúa không

nói về bánh nhưng về tội

của người PHA-RI-SI.

Trên đây là thí dụ điển hình về khả năng nghe kém khi

ta chỉ lắng nghe lời nói mà không hiểu ý nghĩa của lời nói đó Đây cũng là thí dụ về việc nghười nghe kém

nhưng ngại đặt câu hỏi làm sáng tỏ Chúa là nhà truyền thông giỏi nên Ngài dừng lại

làm sáng tỏ vấn đề

Trên đây là thí dụ điển hình về khả năng nghe kém khi

ta chỉ lắng nghe lời nói mà không hiểu ý nghĩa của lời nói đó Đây cũng là thí dụ về việc nghười nghe kém

nhưng ngại đặt câu hỏi làm sáng tỏ Chúa là nhà truyền thông giỏi nên Ngài dừng lại

làm sáng tỏ vấn đề

Những Thái Độ Cần Có Để

Nghe Và Hiểu.

+ Người nghe phải muốn nghe người nói Người không thích nghe sẽ không biết người nói cảm xúc gì và đang muốn nói

gì Đó là người nghe kém

Muốn làm người nghe tốt bạn phải chăm chú nhìn thẳng vào

người đang nói

Nhờ đó bạn có thể hiểu thêm qua giọng nói và qua cử chỉ

của người nói.

+ Người nghe phải sẳn sàng chấp nhận những ý tưởng và cảm xúc của người nói Điều nầy không có nghĩa người

nghe phải đồng ý với những lời nói và suy nghĩ của người nói

Điều nầy có nghĩa là người nghe nên để cho người nói có quan điểm, ý kiến và cảm xúc riêng Nên nhớ ý nghĩ và cảm xúc là con

người thật của người đó Vì thế người nghe phải tỏ ra

bạn có những ý tưởng và cảm

xúc nầy cho dù tôi không

đồng ý.”

Đây là thái độ quan trọng cần thiết nhất là khi giải quyết các vấn đề tranh cãi có thể dẫn

đến xung đột Khi người nói biết bạn thực sự lắng nghe thì càng dễ cho người đó nói rõ ý nghĩ và cảm xúc thực sự của mình.

xúc nầy cho dù tôi không

đồng ý.”

Đây là thái độ quan trọng cần thiết nhất là khi giải quyết các vấn đề tranh cãi có thể dẫn

đến xung đột Khi người nói biết bạn thực sự lắng nghe thì càng dễ cho người đó nói rõ ý nghĩ và cảm xúc thực sự của mình.

Chú Ý Giữ Cho Truyền Thông

Đơn Giản, Dễ Hiểu.

Phao-lô nói với người tô, “Anh em ơi, lần đầu đến với anh em, tôi không dùng những lời lẽ cao sâu hay khôn sáng để rao giảng sứ điệp của Chúa

Cô-rinh-cho anh em” 1 Cor 2:1

Dù ở Cô-rinh-tô có nhiều nhà tri thức, Phao-lô cũng không gây ấn tượng cho họ với những lời lẽ cao xa Ông đã trình bày với họ một sứ điệp đơn giản, dễ

hiểu Đây là một chìa khóa

quan trọng để truyền thông kết

quả

Những tuyên ngôn vĩ đại nhất đều có những lời đơn giản

nhất Bài cầu nguyện Chúa

dạy chỉ có 56 từ Bài diễn văn Gettysburg của TT Abraham

Lincoln chỉ có 267 từ Bản tuyên Ngôn Độc Lập của Hoa Kỳ chỉ

có 1,322 từ.

Công Thức Tạo Sự Thông Hiểu

Người nghe sẽ hiểu dễ hơn khi người nói nhớ rõ công thức

sau đây:

Khi (việc xảy ra), Tôi cảm thấy ;

bởi vì (tại sao bạn

cảm thấy như vậy).

Kết luận:

Cả lãnh tụ Môi-se (Xuất 4:10) lẫn tiên tri Giê-rê-mi (1:6) đều cảm thấy mình không phải là nhà truyền thông giỏi Đây là kinh nghiệm chung của chúng

ta.

Tuy nhiên lãnh đạo giỏi là

người giỏi truyền thông

Người giỏi truyền thông là

người có khả năng làm cho

người nghe hiểu rõ Truyền

thông tốt sẽ phát triển và duy trì sự hiệp nhất, sự kết ước, và sự động viên để thành đạt mục

tiêu Thực ra, truyền thông là

mạch sống của một tổ chức, không truyền thông được thì

chết

Truyền thông bắt đầu với người nói phải biết chắc mình hiểu điều mình muốn nói Biết cẩn thận chọn lựa đúng từ ngữ và cử chỉ để chuyển tải sứ điệp một cách đơn giản và chính

xác Cả người nói lẫn người

nghe phải biết có những trở

ngại của truyền thông và tìm cách giảm thiểu những trở ngại

đó.

Người nghe giữ vai trò quan

trọng trong sự truyền thông hiệu quả Phải biết chú ý lắng nghe điều diễn giả thực sự muốn nói

Phải biết lắng nghe ý nghĩa

đàng sau lời nói vì 93 % sứ điệp được diễn tả bằng giọng nói

và cử chỉ.

Người truyền thông giỏi biết nói năng chính xác và biết chú ý lắng nghe Biết trình bày rõ

ràng và đơn giản điều mình suy nghĩ và cảm xúc đồng thời biết

lắng nghe đầy đủ ý nghĩ và

cảm xúc của người khác.

Chương 9

Ủy Quyền Khi Nào và Như Thế Nào

Một Mục Sư phụ tá chia sẻ, “Tôi

không hiểu Mục sư Quản

Nhiệm của tôi Ông hành động như thể ông là người duy nhất có thể làm được mọi sự trong Hội Thánh Ông phải có mặt

trong mọi ủy ban –thực ra họ phải họp trong văn phòng của ông– và không ai làm gì được

Đây là trường hợp người lãnh đạo không biết ủy quyền Mà người không biết ủy quyền không phải là người lãnh đạo

quản trị giỏi

Định Nghĩa Ủy Quyền Ủy quyền bao gồm chuyển giao uy quyền, trách nhiệm từ một người hay một nhóm cho

người khác Hầu hết các

trường hợp ủy quyền là từ cao xuống thấp Uûy quyền là quá trình phân tán quyền hành và trách nhiệm trong tổ chức để có thêm nhiều người tham gia

tiến trình quyết định.

Gương Kinh Thánh Về

Ủy Quyền Xuất 18:13-26 là trường hợp ủy quyền gương mẫu Môi-se tiêu biểu cho nhiều lãnh đạo Hội Thánh ngày nay Ông là người

lãnh đạo thuộc linh mạnh

Nhưng ông thiếu kỹ năng quản

trị cần thiết để hoàn thành

công việc Chúa giao.

“Qua ngày sau, Môi-se ra ngồi xét đoán dân sự; họ đứng chờ chực trước mặt ông từ sáng

sớm cho đến chiều.”

Ông gia của Môi-se là Giê-trô quan sát thấy hình ảnh đó liền hỏi, “Con làm chi cùng dân sự đó? Sao con chỉ ngồi một mình, còn cả dân sự đứng chực trước mặt từ sớm mai cho đến chiều

như vậy?”

Môi-se bày tỏ triết lý lãnh đạo và quản trị của ông Ông tin rằng mình là người trả lời đúng

câu hỏi và lập quyết định

đúng Câu 16

Giê-trô đã đưa ra nhận xét

thẳng thắn: “Điều con đang làm không tốt.” Ông bình luận tiếp, “Quả thật, con và những

người đến cùng con sẽ

đuối sức chẳng sai, vì việc đó

nặng nề quá sức con, một

mình gánh chẳng nổi.”C.18

Đây là hậu quả của người

không biết ủy thác và phân tán quyền hành Ai cũng sẽ đuối sức Người dưới bất mãn vì chờ lâu Người trên đuối sức vì việc

gì cũng phải quyết định.