giải pháp tổ chức và làm việc nhóm hiệu quả trong sinh viên khoa qtkd trường đại học duy tân

1.2 LÝ DO CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA VÀO NHÓM: - Thứ nhất, trong quá trình làm việc không phải lúc nào cá nhân cũng có thể tự hoànthành công việc một mình được mà cần phải có sự giúp đỡ của

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 4

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: 4

2 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 5

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 5

4 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU: 5

5 KẾT CẤU ĐỀ TÀI: 6

CHƯƠNG 1 7

LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÓM LÀM VIỆC 7

1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ PHÂN LOẠI NHÓM LÀM VIỆC: 8

1.1.1 Định nghĩa: 8

1.1.2 Phân loại nhóm: 8

1.2 LÝ DO CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA VÀO NHÓM: 9

1.3 CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM: 12

1.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN THÀNH TÍCH LÀM VIỆC CỦA NHÓM: .14

1.4.1 Các điều kiện bên ngoài ảnh hưởng đến nhóm: 15

1.4.2 Nguồn lực của các thành viên trong nhóm: 16

1.4.3 Cấu trúc của nhóm: 16

1.4.4 Quy trình làm việc nhóm: 20

1.4.5 Nhiệm vụ mà nhóm được giao: 20

1.5 ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ: 21

1.5.1 Tiêu chuẩn về tính hiệu quả của nhóm 21

1.5.2 Đánh giá hiệu quả làm nhóm 21

1.6 TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÓM TRONG SINH VIÊN: 23

1.6.1 Khái niệm: 23

1.6.2 Lý do tổ chức và quản lý nhóm trong sinh viên: 23

a/ Tổ chức nhóm: 23

b/ Quản lý nhóm: 25

1.6.3 Các cách phân chia nhóm làm việc trong sinh viên hiện nay: 25

CHƯƠNG 2 27

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÓM LÀM VIỆC TRONG SINH VIÊN KHOA QTKD TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN 27

2.1 TÍNH TẤT YẾU VÀ MỤC ĐÍCH HÌNH THÀNH NHÓM SINH VIÊN: 28

2.1.1 Tính tất yếu: 28

2.1.2 Mục đích: 28

2.2 QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHÓM CỦA SINH VIÊN KHOA QTKD: 29

2.2.1 Quá trình thực hiện các công việc của nhóm trong sinh viên: 29

2.2.1.1 Quá trình hình thành nhóm: 30

2.2.1.2 Quá trình phối hợp làm việc trong nhóm: 30

2.2.1.3 Quá trình đánh giá thành tích làm việc nhóm và từng thành viên: 31

2.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc làm nhóm trong sinh viên 32

2.2.2.1 Tác động từ bên ngoài: 32

2.2.2.2 Tác động từ bên trong: 33

2.3 THỰC TRẠNG KHẢO SÁT LÀM VIỆC NHÓM TRONG SINH VIÊN KHOA QTKD TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN: 34

2.3.1 Khảo sát thực tế và những kết quả mà nhóm thu thập được 35

2.3.1.1 Về quy mô của nhóm: 35

2.3.1.2 Cách thức hình thành nhóm: 36

2.3.1.3 Thành viên trong nhóm: 37

2.3.1.4 Cách thức tổ chức và quản lý nhóm: 38

2.3.1.5 Yếu tố làm hạn chế thành tích nhóm: 44

2.4 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC MỤC TIÊU CỦA VIỆC THÀNH LẬP VÀ LÀM VIỆC NHÓM TRONG SINH VIÊN KHOA QTKD TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN: 45

2.4.1 Những kết quả đạt được của việc làm việc nhóm: 45

2.4.2 Những hạn chế, tồn tại: 46

CHƯƠNG 3 49

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

NHÓM CHO SINH VIÊN KHOA QTKD TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN 49

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHÓM TRONG SINH VIÊN: 49

3.2 CƠ SỞ THỰC TẾ ĐỂ ĐƯA RA GIẢI PHÁP 50

3.3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG SINH VIÊN KHOA QTKD TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN: 51

3.3.1 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng trong việc hình thành nhóm 51

3.3.2 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả làm bài tập nhóm cho sinh viên 53

3.3.3 Nâng cao hiệu quả giám sát, đánh giá, phối hợp giữa giảng viên với sinh viên, giữa các sinh viên với nhau trong quá trình làm việc nhóm 55

3.3.4 Nâng cao chất lượng cộng tác giữa các thành viên với nhau 56

3.3.5 Nhóm giải pháp nhằm khắc phục tính ỷ lại, thái độ không nhiệt tình trong quá trình làm việc nhóm 58

3.3.6 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng trong công tác tổ chức và quản lý nhóm làm việc hiệu quả 58

3.4 KIẾN NGHỊ TỪ PHÍA NHÀ TRƯỜNG: 59

LỜI KẾT 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

PHỤ LỤC 62

LỜI GÓP Ý NHẬN XÉT CỦA CÁC THẦY CÔ 66

MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

Hiện nay nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển và bắt đầu hội nhập với nềnkinh tế thế giới Dưới sự lãnh đạo của Đảng, nước ta không ngừng đổi mới, pháttriển về tất cả mọi mặt kinh tế, chính trị, văn hóa….để có thể bắt nhịp kịp với cácnước trên thế giới Muốn thực hiện được mục tiêu đó thì chúng ta cần nâng cao dântrí, nuôi dưỡng nhân tài Nhiệm vụ của giáo dục là đổi mới phương pháp dạy vàhọc, tạo mọi điều kiện cho cá nhân tìm hiểu kiến thức xung quanh, phát huy đượctính sáng tạo, chủ động của mỗi người, biết đoàn kết để thành công, liên minh đểhoàn thành tốt mọi việc Trên cơ sở đó, hiện nay chúng ta đang áp dụng các phươngpháp học tập hiệu quả và tiên tiến theo xu thế thời đại, phát huy phương pháp họctập và tổ chức làm việc theo nhóm trong sinh viên ở tất các trường Đại học Kĩ nănglàm việc nhóm hiện nay có vai trò rất to lớn đối với mỗi người, với xã hội Vậy họctập và làm việc nhóm như thế nào để có hiệu quả tốt? Sau khi ra trường, sinh viêncần được trang bị đầy đủ các kỹ năng mềm như kỹ năng làm việc nhóm, kĩ nănglắng nghe, thuyết trình Những kỹ năng này rất quan trọng khi chúng ta làm việctrong một môi trường tập thể

Trên đây là lý do mà nhóm chúng tôi chọn nghiên cứu đề tài: “Giải pháp tổ chức và làm việc nhóm hiệu quả trong sinh viên khoa QTKD trường Đại học Duy Tân” Với hi vọng rằng chúng tôi có thể đóng góp một phần tìm ra được các

phương pháp giúp sinh viên làm việc nhóm tốt và có hiệu quả hơn

2 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

2.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đề tài chỉ tập trung vào việc nghiên cứu đối với sinh viên trong khoa QTKD

2.2 Phạm vi nghiên cứu:

Chủ yếu sinh viên khối Đại học trong khoa Quản trị kinh doanh trường Đại họcDuy Tân

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp điều tra, khảo sát bằng bảng câu hỏi

- Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp

4 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU:

- Tìm ra được cách thức, phương pháp tổ chức nhóm học tập trong sinh viên có hiệuquả

- Nâng cao tập hợp kĩ năng một nhóm cần phải có: kĩ năng quản trị, kĩ năng giaotiếp giữa các cá nhân, kĩ năng xây dựng mối quan hệ, kỹ năng phát hiện vấn đề vànắm bắt thông tin, kỹ năng làm việc tập thể và kỹ năng thương lượng

- Ứng dụng cho sinh viên khi ra trường, giúp sinh viên phát triển kĩ năng làm việctập thể trong môi trường làm việc cần có tổ chức nhóm

được ý kiến đóng góp của các thầy và các cô trong khoa để bài viết của em được

hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn!

Đà Nẵng, 12/2010

Nhóm sinh viên

Lớp K14QTC2

CHƯƠNG 1

LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÓM LÀM VIỆC.

1.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ PHÂN LOẠI NHÓM LÀM VIỆC:

có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viêntrong nhóm Nếu có bất kỳ tư tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽkhông bao giờ tiến triển được Ngược lại, nhóm làm việc là phương thức có thểđược tận dụng dù với những cá nhân ở những khoảng cách xa làm việc ở những dự

án khác nhau Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tác,phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa Nếu điều này diễn

ra trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả

về thực tế lẫn lý thuyết)

1.1.2 Phân loại nhóm:

Nhóm thường được phân ra thành hai loại :

a/ Nhóm chính thức:

Nhóm chính thức là nhóm được định nghĩa bởi cơ cấu tổ chức quản lý của đơn

vị Việc hình thành các nhóm chính thức là do người lãnh đạo của tổ chức song điều

đó không có nghĩa là muốn hình thành như thế nào cũng được Nhóm chính thứcđược quy định bởi chiến lược kinh doanh, cấu trúc tổ chức, công nghệ và kỹ thuậtđược sử dụng…Nhóm chính thức có thể được chia thành nhóm mệnh lệnh hoặcnhóm nhiệm vụ

- Nhóm mệnh lệnh là nhóm được xác định bởi sơ đồ tổ chức, nó bao gồm nhữngngười lao động cùng nhận mệnh lệnh và báo cáo trực tiếp lên người quản lý

- Nhóm nhiệm vụ bao gồm những người lao động cùng làm việc với nhau để hoànthành một nhiệm vụ hoặc mục tiêu Phạm vi của nhóm nhiệm vụ là không bị giớihạn của người lãnh đạo trong các bộ phận, nó có thể vượt qua những quan hệ mệnh

lệnh– thừa hành trong một bộ phận Nhóm mệnh lệnh là nhóm nhiệm vụ song ngượclại thì chưa chắc.

b/ Nhóm không chính thức:

Nhóm không chính thức là những liên minh không được xác định một cách có tổchức hoặc bởi có cấu trúc chính thức Những nhóm này là sự hình thành tự nhiên từmôi trường công việc trên cơ sở những quan hệ thể hiện sự thụ cảm giữa các cánhân Nhóm không chính thức được hình thành để thỏa mãn các nhu cầu của xã hội,nhu cầu quan hệ của con người Nhóm không chính thức có thể được phân thànhnhóm lợi ích và nhóm bạn bè

- Nhóm lợi ích: là những người đến với nhau để đạt đến những mục tiêu cụ thể mà

họ quan tâm

- Nhóm bạn bè: bao gồm những thành viên có những đặc điểm tương đồng

1.2 LÝ DO CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA VÀO NHÓM:

- Thứ nhất, trong quá trình làm việc không phải lúc nào cá nhân cũng có thể tự hoànthành công việc một mình được mà cần phải có sự giúp đỡ của nhiều người Vì thế

mà cá nhân cần phải tham gia nhóm

- Thứ hai, cá nhân tham gia nhóm để đáp ứng sở thích lẫn nhau, chung sức cùngnhau con người có thể đáp úng được các mục tiêu chung của tổ chức

- Thứ ba, cá nhân tham gia vào nhóm nhằm để chắc chắn ý kiến của mình, một cánhân khi đưa ra các ý kiến rất mong được sự ủng hộ của mọi người nhằm để có thểchắc chắn ý kiến của mình đưa ra là đúng

- Thứ tư, tham gia cùng nhau, hợp tác hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau để chống lại kẻ thùchung tồn tại xung quanh cuộc sống của mỗi cá nhân

- Thứ năm, thỏa mãn nhu cầu trong cuộc sống đó là:

+ Sự an toàn:

Bằng việc tham gia nhóm con người có thể làm giảm sự mất an toàn của tìnhtrạng đứng riêng lẻ Con người cảm thấy mạnh hơn, ít bị tự hoài nghi hơn, và chốnglại các đe dọa tốt hơn

Những người mới tới một tổ chức có thể bị tổn thương với cảm giác của sự côđơn, bị cách ly và sẽ tham gia vào các nhóm để nhận được các chỉ dẫn và sự hỗ trợ.Con người nhận được sự an toàn từ sự tương tác với những người khác và trở thànhmột thành phần của nhóm Điều này luôn giải thích một thực tế là nếu đội ngũ quản

lý tạo ra một môi trường trong đó người lao động cảm thấy không an toàn, họ sẽdường như tích cực hơn tham gia vào các hoạt động công đoàn để làm giảm cảmgiác về sự bất an của họ

+ Địa vị và tự trọng:

Là thành viên của nhóm có nghĩa là “Tôi là một người nào đó” Là thành viên củanhóm cho phép thỏa mãn nhu cầu tự trọng bằng việc tạo ra địa vị và sự nhận dạngcho cá nhân Khi ai đó hỏi bạn “Anh là ai ?”, câu trả lời thường là “Tôi là cán bộ củacông ty X, Y nào đó” Rất nhiều người có sự quan tâm cao độ tới việc thỏa mãn cácnhu cầu được tôn trọng và hướng việc trở thành một thành viên của nhóm để thỏamãn nhu cầu của họ

Nhóm có thể thỏa mãn nhu cầu bên trong cũng như các nhu cầu bên ngoài Sự tựtrọng của cá nhân được ủng hộ khi cá nhân được chấp nhận bởi các nhóm có giá trịcao Trở thành một thành viên của nhóm thực hiện một nhiệm vụ quan trọng là xemxét, đánh giá và kiến nghị cho việc đặt trụ sở chính của đơn vị có thể làm thỏa mãncác nhu cầu nội tại về khả năng, phát triển cũng như nhu cầu bên ngoài về địa vị và

sự ảnh hưởng

+ Sự tương tác và sự liên minh:

Nhóm có thể thỏa mãn các nhu cầu xã hội của cá nhân Con người sẽ thỏa mãnvới các tương tác khi họ là thành viên của nhóm Đối với nhiều người, những tươngtác mang tính công việc là nguồn chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu liên minh của họ.Đối với phần lớn con người, những nhóm công việc góp phần đáng kể trong việcthỏa mãn nhu cầu bạn bè và quan hệ xã hội Bạn sẽ không ngạc nhiên khi thấy phầnlớn bạn bè của mình là những người cùng làm việc

+ Quyền lực và sức mạnh:

Những điều mà cá nhân không thể đạt tới khi đứng một mình thì lại có thể đạtđược thông qua các công việc của nhóm “Đoàn kết là sức mạnh” là điều mà mỗichúng ta đều hiểu rất rõ Bằng việc gia nhập nhóm, cá nhân không chỉ tạo ra sứcmạnh để bảo vệ mình mà còn tạo ra sức mạnh trong việc đòi hỏi người khác Rõràng người lao động gia nhập công đoàn là để bảo vệ mình tốt hơn, và kiến nghị vềcải thiện môi trường làm việc nếu được đưa ra bởi một cá nhân có thể không đượcquan tâm song được đưa ra bởi một nhóm sẽ được lắng nghe và giải quyết bởi cấpquản lý.

Hơn nữa, nhóm không chính thức tạo ra cơ hội cho cá nhân sử dụng quyền lực đốivới người khác Đối với các cá nhân có nhu cầu ảnh hưởng đến những người khác,nhóm có thể tạo ra quyền lực mà không cần tới những quyền hạn chính thức Khi lànhóm trưởng, bạn có thể đưa ra các yêu cầu đối với các thành viên trong nhóm vàđạt đến sự tuân thủ mà không cần đến bất kỳ trách nhiệm nào-điều thường gắn liềnvới vị trí chính thức Cấu trúc quyền lực chính thức của tổ chức theo dạng hình tháp,

số vị trí lãnh đạo trong một tổ chức là có hạn Vì vậy, đối với người có nhu cầu cao

về quyền lực thì nhóm có thể là phương tiện quan trọng trong việc thỏa mãn nhu cầucủa họ

+ Đạt mục tiêu:

Sự phát triển sản xuất đã dẫn tới việc chuyên môn hóa các hoạt động và điều nàydẫn tới đòi hỏi của sự hợp tác Trong thế giới mà ta đang sống lao động đã được xãhội hóa cao, hầu hết các lao động là lao động tập thể Để đạt tới mục tiêu nào đóluôn có sự đòi hỏi sự hợp tác giữa những người có kiến thức, chuyên môn, và kinhnghiệm nghề nghiệp khác nhau

1.3 CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM:

Sự phát triển của nhóm là một quá trình năng động, phần lớn các nhóm đều nằmtrong tình trạng liên tục thay đổi Tuy nhiên, ta có thể chia sự phát triển của nhóm ralàm năm giai đoạn:

1.3.1 Hình thành:

Giai đoạn hình thành được đặc trưng bởi việc giải quyết chủ yếu đối với sự khôngvững chắc, không ổn định của mục đích, cấu trúc, và sự lãnh đạo của nhóm Cácthành viên của nhóm đang thăm dò để xác định các dạng hành vi phù hợp – các hành

vi sẽ được mọi người chấp nhận Giai đoạn này kết thúc khi các thành viên thấymình là một thành viên của nhóm

1.3.2 Biến động (bão tố):

Giai đoạn biến động là giai đoạn của những xung đột trong nhóm Các thành viênchấp nhận sự tồn tại của nhóm nhưng có sự kháng cự lại sự kiểm soát mà nhóm ảnhhưởng tới các cá nhân Hơn nữa các cá nhân có sự xung đột với những người kiểmsoát nhóm Giai đoạn biến động kết thúc khi hình thành một cách rõ ràng cấu trúcthứ bậc về sự lãnh đạo trong nhóm

1.3.4 Thực hiện:

Giai đoạn thực hiện: cấu trúc tại thời điểm này là rõ ràng và được mọi người chấpnhận Năng lượng của nhóm được chuyển từ việc tìm hiểu lẫn nhau sang việc thựchiện tốt các nhiệm vụ

Đối với các nhóm công việc lâu dài, thực hiện là giai đoạn cuối cùng trong quátrình phát triển Tuy nhiên, đối với các ủy ban và các đội tạm thời, các yếu tố nhiệm

vụ và các nhóm tương tự mà vốn thực hiện nhiệm vụ có giới hạn thì có thêm giaiđoạn giải tán

1.3.5 Giải tán:

Trong giai đoạn này, nhóm sắp giải tán Hoạt động nhiệm vụ bậc cao không còn là

ưu tiên hàng đầu của nhóm Thay vào đó, sự quan tâm thiên về các mục tiêu Cácphản ứng của các thành viên trong nhóm thay đổi trong giai đoạn này Một số thì lạcquan, tắm mình trong những thành tựu của nhóm Số khác có thể cảm thấy thất vọng

do những mất mát về tình đồng nghiệp và tình bạn mà đã có được suốt quãng thờigian làm việc theo nhóm

Nhiều nhà phân tích về mô hình 5 giai đoạn này đã cho rằng một nhóm trở nênhiệu quả khi nhóm tiến đến 4 giai đoạn đầu tiên Mặc dầu giả dụ này thường có thểđúng nhưng cái mà khiến một nhóm hiệu quả lại phức tạp, rắc rối hơn mô hình nàythừa nhận Trong một số điều kiện, những xung đột ở cấp độ cao là nhân tố tạo điềukiện cho việc thực hiện tốt nhiệm vụ đối với hoạt động của nhóm bậc cao Vì thế,chúng ta có thể trông mong tìm thấy các tình huống mà khi đó các nhóm trong giaiđoạn 2 thực hiện tốt hơn các nhóm trong giai đoạn 3 và 4 Tương tự, các nhómthường không tiến đến rành mạch từ giai đoạn một đến giai đoạn kế tiếp Thực tế,đôi khi một số giai đoạn tiếp tục cùng lúc, như khi các nhóm vừa biến động vừa thựchiện tại cùng một thời gian Thậm chí các nhóm thỉnh thoảng lại đi ngược lại cácgiai đoạn trước Do đó, thậm chí các đề nghị rõ rệt nhất của mô hình này không thừanhận rằng tất cả các nhóm đều đi theo quá trình 5 giai đoạn một cách chính xác haygiai đọan thứ 4 thường là giai đoạn thích hợp nhất

1.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN THÀNH TÍCH LÀM VIỆC CỦA NHÓM:

Đôi khi chúng ta có thể thắc mắc rằng: Tại sao trong tổ chức, có những nhóm làmviệc tốt hơn những nhóm khác? Tại sao có những nhóm mà các thành viên chấphành rất nghiêm túc các quy định làm việc của nhóm?

Câu trả lời không đơn giản chút nào vì kết quả làm việc của nhóm phụ thuộc vàorất nhiều yếu tố Ví dụ, chúng ta đều biết rằng, nhóm không thể tồn tại đơn lẻ Nhóm

là một phần của tổ chức, do đó nó cũng chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoàiliên quan đến tổ chức Hơn nữa, thành công của nhóm còn phụ thuộc vào nguồn lựccủa các thành viên trong nhóm như trí thông minh, khả năng, tính cách, động cơthúc đẩy cũng như phụ thuộc vào cấu trúc nhóm khi xác định những vai trò và chuẩnmực cho nhóm Cuối cùng, quy trình làm việc nhóm và nhiệm vụ mà nhóm đượcgiao cũng góp phần tác động đến kết quả công việc và sự hài lòng của các thànhviên trong nhóm Để hiểu rõ hơn về vấn đề này hãy xem mô hình hành vi của nhómtrong hình dưới đây:

(Nguồn: Robbin P.S (1999), Organizational Behavior)

Theo hình bên, sự thành bại của một nhóm sẽ được quyết định bởi các yếu tố: cácđiều kiện bên ngoài, nguồn lực của các thành viên trong nhóm, cấu trúc nhóm, quytrình làm việc nhóm và nhiệm vụ được giao Chúng ta sẽ cùng nhau phân tích từngyếu tố

Cấu trúc nhóm

Quy trình làm việc nhóm

- Kết quả thực hiện công việc

- Sự hài lòng

Nhiệm vụ được giaocho nhóm

1.4.1 Các điều kiện bên ngoài ảnh hưởng đến nhóm:

Dưới đây là một số điều kiện bên ngoài ảnh hưởng đến kết quả thực hiện côngviệc của nhóm và mức độ hài lòng:

- Chiến lược của tổ chức:

Nếu chiến lược của tổ chức là giảm chi phí, tăng chất lượng thì nguồn tài nguyênphân bố cho nhóm để thực hiện công việc có thể sẽ bị cắt giảm, điều này buộc nhómphải có những thay đổi để duy trì kết quả công việc Mức độ hài lòng sẽ không tăng,nếu không muốn nói là giảm sút

- Nguồn lực của tổ chức liên quan đến khả năng tài chính, các trang thiết bị làmviệc, thời gian Nếu nguồn tài chính dồi dào, trang thiết bị làm việc hiện đại, thờigian không quá gấp rút thì hiệu quả làm việc của nhóm sẽ tăng lên

- Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và hệ thống khen thưởng: có khuyến khích,động viên nhóm cố gắng làm việc hay không?

- Điều kiện làm việc về mặt vật chất: bố trí nơi làm việc có tạo điều kiện thuận lợicho các thành viên trong nhóm gặp gỡ và trao đổi công việc hay không

1.4.2 Nguồn lực của các thành viên trong nhóm:

a Khả năng:

Khả năng là tập hợp những thước đo qua đó xác định các thành viên có thể làmđược công việc của nhóm hay không và hiểu quả thực hiện công việc ở mức độ nào.Những khả năng quan trọng trong làm việc nhóm là: khả năng giao tiếp, khả nănggiải quyết mâu thuẫn, hợp tác giải quyết vấn đề, khả năng truyền thông

b Đặc tính cá nhân:

Các đặc tính cá nhân cho thấy người có tính xã hội, cởi mở, linh hoạt và sáng tạo

sẽ có mối quan hệ tích cực đến năng suất, tinh thần làm việc và độ vững chắc củanhóm Ngược lại, những người có tính độc đoán, thích thống trị và không thích tuântheo những quy định sẽ làm giảm năng suất, tinh thần và độ vững chắc này

1.4.3 Cấu trúc của nhóm:

Nhóm không phải là một hình thức vô tổ chức Nó có cơ cấu hoạt động và từ đóđịnh hình hành vi của các thành viên, đồng thời dự báo các hành vi của nhóm cũngnhư kết quả công việc của nhóm

Vậy những yếu tố nào góp phần tạo ra cấu trúc một nhóm?

là người quản lý công việc của nhà máy Ngoài ra, ông giám đốc này trong gia đìnhcòn là người chồng, người cah, thành viên của câu lạc bộ tennis,… Giữ nhiều vai tròtrong cuộc sống đôi khi sẽ gặp phải mâu thuẫn giữa các vai trò Ví dụ, để là mộtngười cha tốt, giám đốc cần phải giảm bớt các buổi tiếp khách sau giờ làm việc.Điều này cũng có nghĩa, cơ hội thành công trong nghề nghiệp sẽ bị ảnh hưởng Vậy,vai trò của nhóm có ảnh hưởng gì đến kết quả công việc của nhóm? Nghiên cứu chothấy rằng, nhận thức của người quản lý về công việc của nhóm sẽ ảnh hưởng đến kếtquả đánh giá thực hiện công việc Như vậy, nếu nhận thức về vai trò của nhóm đápứng được kỳ vọng của nhà quản lý, nhóm sẽ nhận được những đánh giá cao chonhiệm vụ nhóm đảm trách

c Các chuẩn mực:

Mỗi nhóm đều phải hình thành các chuẩn mực riêng cho mình Chuẩn mực chocác thành viên trong nhóm biết những gì họ phải làm hoặc không được làm trongmột số tình huống Ví dụ, không được nói chuyện riêng trong lúc đang thảo luận.Các chuẩn mực của mỗi nhóm, mỗi cộng đồng và mỗi xã hội sẽ khác nhau Cácchuẩn mực chính thức sẽ được viết ra giấy như một cẩm nang của tổ chức, trong đótrình bày những luật lệ, những thủ tục nhân viên phải tuân theo Tuy nhiên phần lớncác chuẩn mực là không chính thức mà mọi người ngầm quy ước với nhau Ví dụ,chúng ta không cần ai nói cũng tự biết không nên bàn tán nói chuyện quá nhiềutrong khi sếp đang đi kiểm tra, giám sát…

- Chuẩn mực có tác dụng:

+ Duy trì sự sống còn của nhóm

+ Tăng khả năng dự đoán hành vi của các thành viên trong nhóm

+ Giảm những quan hệ rắc rối giữa các thành viên trong nhóm

+ Giúp phân biệt các nhóm khác nhau

Như vậy, nếu biết được các chuẩn mực của nhóm, người quản lý có thể giải thíchđược hành vi của các thành viên trong nhóm Bên cạnh đó, nếu các chuẩn mực hỗtrợ tích cực cho kết quả công việc, người quản lý có thể hy vọng nhiều vào quá trìnhthực hiện công việc của từng cá nhân Tương tự như vậy, tỷ lệ vắng mặt cao haythấp trong một nhóm cũng phụ thuộc vào chuẩn mực do nhóm đề ra Tuy nhiên, điềuchúng ta cần quan tâm cả là sự tuân thủ các chuẩn mực trong nhóm của các thànhviên Chuẩn mực đề ra mà mức độ tuân thủ không cao thì sẽ ảnh hưởng đến côngviệc chung Vậy làm thể nào để các thành viên trong nhóm tuân thủ các chuẩn mực.Điều này phụ thuộc vào ý thức của họ vè tầm quan trọng của nhóm Nếu họ nhậnthấy là nhóm rất quan trọng với mình thì mức độ tuân thủ sẽ cao Ngoài ra, nhóm cóthể tạo ra những áp lực buộc các thành viên tuân theo

d Địa vị:

Địa vị theo định nghĩa của xã hội là vị trí hay thứ hạng do những người khác đặt racho nhóm hay các thành viên trong nhóm Địa vị có thể đạt được một cách chínhthức do tổ chức đặt ra hoặc đạt được một cách không chính thức nhờ vào tuổi tác,kinh nghiệm hay trình độ chuyên môn, tính cách mà mọi người đánh giá cao Người

ta chứng minh được rằng địa vị có ảnh hưởng đến sức mạnh của các chuẩn mựctrong tổ chức và áp lực tuân thủ các chuẩn mực đó Ví dụ, các thành viên trongnhóm có địa vị cao thường tự do hơn, ít chịu khuôn phép từ các chuẩn mực của tổchức và áp lực tuân thủ cũng ít hơn so với thành viên có địa vị thấp Những thànhviên có địa vị cao hơn thì mức thu nhập cao hơn, quyền lực nhiều hơn Như vậy,những cá nhân quá nhạy cảm về ý nghĩa công bằng có thể sẽ cảm thấy bất công vàgiảm nỗ lực làm việc, kéo theo năng suất làm việc giảm sút hoặc họ sẽ tìm nhữngcách lập lại sự công bằng như làm một công việc khác

e Quy mô:

Khi nghiên cứu về quy mô nhóm, người ta nhận thấy rằng nhóm ít người (khoảng

7 người) hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn nhóm đông người (12 người hoặc nhiềuhơn) Tuy nhiên, nhóm đông người lại có ưu thế nhờ sự đa dạng của các thành viên.Một trong những phát hiện quan trọng liên quan đến quy mô nhóm là sự lãng phíthời gian khi làm việc tập thể (social loafing) Sự lãng phí này được hiểu là khi làmviệc tập thể, cá nhân có khuynh hướng ít cố gắng hơn là khi làm việc cá nhân, dẫnđến năng suất lao động bình quân của cả nhóm sẽ nhỏ hơn năng suất lao động củatừng cá nhân trong nhóm Tại sao vậy? Nguyên nhân là do có sự so bì bởi có ngườicho rằng phân công công việc trong nhóm không đồng đều Bên cạnh đó tráchnhiệm trong công việc còn mơ hồ, không cụ thể đến từng người nên các thành viênkhông có ý thức cố gắng Cuối cùng, hiệu suất của cá nhân cũng sẽ giảm khi họnhận thấy rằng sự đóng góp của họ không được đánh giá đúng mức

f Thành phần nhóm:

Hầu hết các hoạt động của nhóm đòi hỏi sự đa dạng về kỹ năng và kiến thức Nhưvậy, khi một nhóm không đồng nhất về giới tính, tính cách cá nhân, ý kiến, khảnăng, quan điểm thì nhóm đó thường xảy ra xung đột nhưng kết quả làm việc lạicao Còn sự khác biệt về chủng tộc và văn hóa cũng sẽ làm cho quá trình thực hiệncông việc hay giải quyết vấn đề của các thành viên trong nhóm gặp khó khăn hơn

g Tính liên kết:

Tính liên kết thể hiện mức độ gắn kết của các thành viên trong nhóm hay mức độđộng viên để các thành viên ở lại làm việc chung Nghiên cứu cho thấy, sự tươngquan giữa tính liên kết và năng suất lao động còn phụ thuộc vào mức độ phù hợp củamục tiêu nhóm với mục tiêu của tổ chức Nếu mức độ phù hợp này cao và nhóm cótính liên kết cao thì năng suất làm việc của nhóm sẽ cao

Tính liên kết thể hiện mức độ gắn kết của các thành viên trong nhóm hay mức độđộng viên để các thành viên ở lại làm việc chung Nghiên cứu cho thấy, sự tươngquan giữa tính liên kết và năng suất lao động còn phụ thuộc vào mức độ phù hợp củamục tiêu nhóm với mục tiêu của tổ chức Nếu mức độ phù hợp này cao và nhóm cótính liên kết cao thì năng suất làm việc của nhóm sẽ cao

Mối quan hệ giữa tính liên kết và năng suất nhóm phụ thuộc vào các chuẩn mực

có liên quan đến kết quả mà nhóm đã thiết lập ra Tính liên kết của nhóm càng caothì các thành viên càng tuân theo các mục tiêu của nhóm Nếu như các mục tiêu cóliên quan đến kết quả thực hiện công việc mà nhóm đã đặt ra ở mức cao thì mộtnhóm liên kết sẽ tỏ ra năng suất hơn một nhóm không liên kết Nếu như tính liên kếtcao và các mục tiêu về kết quả công việc thấp thì năng suất sẽ thấp Để phát triểntính liên kết nhóm có thể sử dụng các biện pháp sau đây:

+ Giảm quy mô nhóm

+ Khuyến khích các thành viên đồng tình ủng hộ các mục tiêu nhóm

+ Tăng lượng thời gian mà các thành viên ở bên nhau ( trong công việc cũng nhưtrong cuộc sống)

+ Tăng địa vị nhóm và tầm quan trọng được là thành viên nhóm.

+ Thúc đẩy cạnh tranh với các nhóm khác

+ Trao phần thưởng cho nhóm chứ không phải là các thành viên

1.4.4 Quy trình làm việc nhóm:

Quy trình này cho biết nhóm hoạt động như thế nào Chúng ta đều thấy 1+1+1không phải bằng 3 do hiện tượng lãng phí thời gian khi làm việc tập thể đã đề cập ởtrên Quy trình làm việc nhóm sẽ góp phần cải thiện sự lãng phí này Quy trình làmviệc nhóm bao gồm giao tiếp để truyền thông thông tin, quá trình ra quyết định trongnhóm, hành vi của người lãnh đạo, quyền lực và xung đột trong nhóm

1.4.5 Nhiệm vụ mà nhóm được giao:

Chúng ta có thể nhận thấy tác động của quy trình nhóm lên kết quả công việc củanhóm và sự hài lòng của các thành viên trong nhóm được trung hòa bởi nhiệm vụ

mà nhóm đang tiến hành thực hiện Nhiệm vụ có thể là đơn giản hay phức tạo Tínhphức tạo cao nói lên những nhiệm vụ mới mẻ, không có tính thông lệ Khi nhiệm vụđơn giản, các thành viên trong nhóm chỉ cần dựa vào quy trình hoạt động đã chuẩnhóa để làm không cần phải bàn bạc Do đó, nhóm sẽ vẫn làm việc có hiệu quả cho

dù lãnh đạo nhóm yếu kém, xung đột cao, truyền thông kém Còn với nhiệm vụ cótính phức tạp, các thành viên trong nhóm cần phải gặp nhau nhiều hơn để thảo luận.Vậy nếu người lãnh đạo yếu, quá trình truyền thông không đảm bảo, xung đột nhiềuthì hiệu quả làm việc của nhóm sẽ bị ảnh hưởng rất lớn

1.5 ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ:

1.5.1 Tiêu chuẩn về tính hiệu quả của nhóm.

Nhóm phải thực hiện những mục tiêu của mình về cải thiện chất lượng Ủy banchất lượng phải thúc đẩy để chất lượng phát triển Nhóm giải quyết vấn đề phải nhậndiện và giải quyết những vấn đề quan trọng

Nhóm cải tiến chất lượng nhanh chống được coi là hiệu quả lớn hơn là nhóm mấtnhiều thời gian để cải tiến Một trong những sức mạnh của nhóm là tiềm năng của

họ để thích nghi với sự thay đổi nhanh chống của môi trường Một nhóm mất nhiều

thời gian để hoàn thành một việc gì đó bao gồm cả thời gian để họp nhóm sẽ mất lợithế tiềm năng để giải quyết vấn đề và tố nhiều nguồn nhân lực cần thiết hơn Tóm lại

đó là không hiệu quả

Nhóm giải giữ gìn và phát triển mối quan hệ của nó với toàn thể tổ chức Nhómphải thực hiện mục tiêu của mình mà không làm ảnh hưởng tới các nhóm khác Nhóm luôn hoàn thành tốt công việc được giao với chi phí đầu ra và vào phải phùhợp, đừng để lãng phí quá nhiều thời gian, tiền bạc và công sức nhưng hiệu quả thìkhông có

Nhóm hiệu quả cần biết cân đối với tất cả mọi việc,, mọi người trong nhóm cầnphải tham gia đóng góp tài năng của mình vào sự thành công của nhóm

1.5.2 Đánh giá hiệu quả làm nhóm.

Đánh giá hiệu quả nhóm phụ thuộc khá lớn vào quan điểm của người đánh giá,song ở đây chúng ta nghiên cứu tổng kết của R.Likert Quan điểm của ông giả địnhrằng các thành viên nhóm có thể đạt được và duy trì ý nghĩa về tầm quan trọng vàgiá trị cá nhân từ nhóm làm việc Quan điểm này cũng chú ý đến vai trò lãnh đạo vànhững quan hệ hỗ trợ Những đặc tính của nhóm hiệu quả là:

- Các thành viên là có kỹ năng trong thực hiện vai trò và chức năng (là người lãnhđạo hoặc thành viên) của mình, những yếu tố cần thiết cho sự tương tác giữa ngườilãnh đạo và người dưới quyền và sự tương tác giữa các thành viên

- Nhóm được hình thành tốt và có một quan hệ làm việc thoải mái giữa các thànhviên của nó

- Các thành viên bị thu hút, hấp dẫn bởi nhóm và trung thành với các thành viênkhác cũng như trung thành với người lãnh đạo

- Các giá trị và mục tiêu của nhóm là hòa hợp với những giá trị và nhu cầu của cácthành viên

- Các thành viên trong nhóm được động viên cao độ để nhóm đạt tới các mục tiêucủa nó

- Tất cả những hoạt động của nhóm như sự tương tác, giải quyết vấn đề, ra quyếtđịnh,…là trong điều kiện của không khí làm việc thân thiện và hỗ trợ Khi các thànhviên của nhóm chấp nhận sự khác biệt về quan điểm, họ tập trung vào việc đạt đếngiải pháp chấp nhận được, hợp lý và không làm trầm trọng thêm những xung độthoặc mâu thuẫn.

- Nhóm tích cực giúp đỡ các thành viên của nó khai thác hết tiềm năng

- Các thành viên sẵn lòng chấp nhận những mục tiêu và những đòi hỏi mà nhóm đặtra

- Các thành viên giúp đỡ lẫn nhau khi cần thiết để mỗi người có thể đạt tới nhữngmục tiêu của họ

- Bầu không khí thân thiện, khuyến khích sự sáng tạo

- Nhóm hiểu biết về sự tuân thủ và hiểu khi nào thì sử dụng nó và sử dụng nó chonhững mục đích gì

- Có một sự động viên cao cho thông tin một cách cởi mở

- Các thành viên là linh hoạt và thích ứng đối với những mục tiêu và thái độ của họ

- Cá nhân cảm thấy an toàn trong việc ra quyết định vì những mục tiêu và triết lýhoạt động được hiểu biết một cách rõ ràng bởi các thành viên

1.6 TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÓM TRONG SINH VIÊN:

1.6.2 Lý do tổ chức và quản lý nhóm trong sinh viên:

Hình thành nhóm trong sinh viên sẽ tập hợp được những ý tưởng sáng tạo củatừng cá nhân dẫn đến những sản phẩm học tập giàu tính sáng tạo và mang tính tậpthể Rèn luyện kỹ năng thuyết trình trước tập thể, kỹ năng giao tiếp và tính tự giác

của mỗi cá nhân, khả năng cho người khác biết những điều mình hiểu Hoạt độngtheo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyếtđịnh đúng đắn

a/ Tổ chức nhóm:

Việc tổ chức nhóm có ý nghĩa quan trọng trong quá trình hoạt động nhóm Tổchức nhóm sẽ bộ phận hoá lại các vai trò, chức năng của các thành viên trong nhóm,chuyên môn hoá công việc, điều hành và kiểm soát lại quá trình hoạt động nhóm.Khi nhóm được hình thành, phải xây dựng các mục tiêu hoạt động cho nhóm,nhóm phải có mục tiêu chung Thiết lập các mục tiêu cụ thể để nhóm hướng đến hàihòa với những người cùng làm việc để đạt được mục tiêu chung của nhóm Các mụctiêu của nhóm có thể thay đổi trong quá trình hoạt động cho phù hợp với diễn biếnthực tế Người trưởng nhóm thể hiện trách nhiệm, bày tỏ tâm huyết của họ đối vớinhóm Đánh giá cách thức làm việc của từng cá nhân trong nhóm Hỗ trợ khuyếnkhích mọi cá nhân, hiểu và phân chia công việc phù hợp với khả năng của từngngười Giải thích rõ vai trò nhiệm vụ từng cá nhân đối với công việc chung củanhóm Đánh giá cách thức làm việc của từng cá nhân Bảo đảm các tiêu chuẩn vàchuẩn mực của nhóm luôn được duy trì, hỗ trợ nhóm khi đối phó với cái khó khăn,xung đột trong nhóm

Tổ chức nhóm theo đúng phương pháp sẽ giúp:

+ Tạo ra sức hấp dẫn cho chính nhóm mình: các thành viên sẽ muốn gắn kết vớinhau hơn Xây dựng tinh thần đồng đội và các mối quan hệ tương hỗ, đồng thời thúcđẩy sự tích cực học tập của các cá nhân tạo sự gắn kết trong một “cộng đồng” Tácđộng trên mỗi nhóm riêng lẻ có thể chính là động lực để động viên tinh thần làmviệc của cả tập thể

+ Mọi thành viên sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành côngchung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt đượcchúng Thiết lập mục tiêu dài hạn cho nhóm sẽ động viên tinh thần tập thể tạo ý thức

làm việc tích cực khi các nhóm cùng tập trung để đạt đươc hiệu quả trong thời gianngắn nhất.

+ Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mìnhtốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào.+ Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi đượccách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn từ những thành viên khác và cảngười lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lựccủa các nhân viên (một hình thức đào tạo tại chức)

+ Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu

về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng

+ Các cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với làm việc một mình Các thành viên đềutham gia trong việc tìm kiếm ý tưởng, giải quyết các vần đề và đưa ra các quyết địnhchung (ý kiến sẽ được xem xét cẩn thận)

+ Học được tính kiên trì trong việc theo đuổi mục đích

+ Nâng cao được khả năng tư duy phê phán, tư duy logic

+ Bổ sung kiến thức nhờ học hỏi lẫn nhau

+ Thể hiện khả năng sáng tạo trong việc tạo ra các ý tưởng và lời giải mới

+ Có sự hợp tác và chia sẻ với các thành viên trong nhóm

+ Có thái độ tích cực dễ cảm thông, tạo sự hứng thú

- Quản lý nhóm có tác dụng định hướng, điều tiết, phối hợp hoạt động của các thànhviên( lập kế hoạch hoạt động, đảm bảo tổ chức, phân chia công việc kiểm tra).

- Quản lý nhóm và thiết lập các kế hoạch thì các hoạt động nhóm sẽ được tiến hànhtrôi chảy, đạt hiệu quả cao bền lâu và không ngừng phát triển

- Quản lý nhóm sẽ hỗ trợ việc thực hiện các nhiệm vụ, cung cấp các nguồn lực

1.6.3 Các cách phân chia nhóm làm việc trong sinh viên hiện nay:

Hiện nay ở trường vẫn chưa thống nhất được cách làm việc nhóm chung đối vớinhững đề tài thảo luận về tiểu luận Các cách làm việc nhóm chủ yếu là do giáo viênquy định Trong thời gian qua có 3 cách làm chủ yếu phổ biến:

 Không mất công tập hợp, tốn ít công sức

 Phát huy nhiều khả năng của cá nhân, mỗi cá nhân đều được rèn khả năngcủa mình tự tìm tài liệu, xử lý,viết bài

+ Nhược điểm:

 Sinh viên có thể chỉ biết hoàn thành phần việc mình được giao

 Đòi hỏi khả năng xử lý và lọc thông tin của nhóm trưởng cao

- Cách DỌC:

Nhóm trưởng phải biết năng lực, thế mạnh của các thành viên ttrong nhóm Nhậnmột đề tài phân công theo cách: người viết đề cương, người tìm tài liệu, người xử lýtài liệu, người hoàn thành bài làm, người phản biện, người chuẩn bị câu hỏi phảnbiện nhóm khác

+ Ưu điểm:

 Mỗi cá nhân nắm rõ được bài tiểu luận, bài tập nhóm được giao

 Phát huy được thế mạnh của mỗi cá nhân, rèn luyện thêm một số kỹ năngmềm, rèn luyện được kỹ năng xây dựng kế hoạch nhóm, phân công công việc.

+ Nhược điểm:

 Đòi hỏi năng lực của các cá nhân cao

 Đòi hỏi nhóm trưởng phải có năng lực quản lý

- Cách PHỐI HỢP NGANG - DỌC:

Tất cả các thành viên trong nhóm đều tự hoàn thành công việc của mình, sau đónộp hết cho nhóm trưởng, cuối cùng cả nhóm cùng họp rồi chọn bài tốt nhất để nộp.+ Ưu điểm:

 Các thành viên hiểu được vấn đề cần phải hoàn thành

 Sử dụng tối đa thời gian

+ Nhược điểm:

 Mất nhiều thời gian công sức

 Dễ gây tranh luận trong nhóm

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC

VÀ QUẢN LÝ NHÓM LÀM VIỆC TRONG SINH VIÊN KHOA QTKD TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN.

2.1 TÍNH TẤT YẾU VÀ MỤC ĐÍCH HÌNH THÀNH NHÓM SINH VIÊN: 2.1.1 Tính tất yếu:

Trong chương trình đào tạo của các sinh viên khoa QTKD trường Đại học Duy

Tân, chẳng hạn sinh viên Đại học có tổng số khoảng 130 tín chỉ, chiếm khoảng 70%trong trong chương trình đào tạo Trung bình khoảng 35/50 môn học có yêu cầu làmviệc theo nhóm Các nhóm làm việc dần được hình thành trước yêu cầu của chươngtrình đào tạo và giảng viên

Chính vì thế đối với mỗi sinh viên, việc phát huy khả năng làm việc nhóm là mộtvấn đề quan trọng trước xu thế học tập của thời đại Nó ảnh hưởng rất lớn đến hiệuquả học tập cũng như các kỹ năng cơ bản cần thiết phải có cho mỗi sinh viên saukhi tốt nghiệp ra trường

2.1.2 Mục đích:

Trong quá trình học tập do chương trình đào tạo hiện nay là muốn rèn luyện cho

sinh viên có những kỹ năng về làm việc nhóm như khả năng lắng nghe, thuyết trìnhtrước đám đông, tự tin năng động, biết lắng nghe ý kiến của người khác…… Chínhchương trình đào tạo có những thay đổi nên trong quá trình học tập cách thức tổchức học của giảng viên cũng có những thay đổi để thích ứng Yêu cầu làm nhómtrong sinh viên được chú trọng, đa số trong các môn học đều làm việc nhóm Cácnhóm hình thành nhằm các mục đích:

- Sinh viên có thể hình thành và tự tổ chức nhóm học tập để cùng nhau học hỏi, traođổi kiến thức lẫn nhau, giúp đỡ trao dồi kinh nghiệm cho nhau để thoả mãn nhu cầuhọc tập cùng hoàn thành mục tiêu học tập đề ra

- Nhóm thường được hình thành có thể do yêu cầu từ phía giảng viên bắt buộc thànhlập nhóm để thảo luận trên lớp, làm bài tập thực hành trong các môn học, các bài tậptình huống, làm tiểu luận môn học

Tổ chức làm việc nhóm không chỉ đơn thuần là do yêu cầu của giảng viên đề racho sinh viên mà quan trọng hơn nó là cách học tập, nghiên cứu của sinh viên Họctập nhóm sẽ tập hợp được những ý kiến sáng tạo của từng cá nhân, từ đó sản phẩm

học tập sẽ giàu tính sáng tạo Tổ chức nhóm một cách khoa học sẽ giúp các thànhviên ý thức được vai trò của mình và có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành côngviệc.

2.2 QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHÓM CỦA SINH VIÊN KHOA QTKD:

2.2.1 Quá trình thực hiện các công việc của nhóm trong sinh viên:

Sau khi hình thành các thành viên lựa chọn đề tài

Hình thành lãnh đạo nhóm

Phân công công việc cho các thành viên

Trao đổi, tập hợp ý kiến các thành viên

Tổng hợp để hoàn thành các phần trong bài nhóm

Đánh giá thành tích làm việc chung của nhóm

Đánh giá thành tích làm việc của từng thành viên

Sơ đồ này đúng với quá trình làm việc nhóm trải dài theo kỳ học để thực hiện tiểuluận, thực hành do giảng viên giao, và còn được áp dụng cho hoạt động giải quyếtcác bài tập trên lớp

2.2.1.1 Quá trình hình thành nhóm:

Tuỳ theo yêu cầu của giảng viên (làm tiểu luận, làm thực hành nhóm hay thảoluận trên lớp) mà nhóm cần tập hợp đủ số lượng thành viên cần thiết và lựa chọn đềtài, các cách thức thực hiện để có thể hoàn thành đúng yêu cầu của giảng viên Sựphụ thuộc lẫn nhau trong điều hành, sự an toàn và cảm giác của các thành viên trongnhóm rất quan trọng trong giai đoạn này

2.2.1.2 Quá trình phối hợp làm việc trong nhóm:

+ Xác định nhu cầu công việc

Thiết lập các mục tiêu cụ thể cần phải đạt được, các thành viên trong nhóm xácđịnh việc gì phải làm và vì sao phải làm Mỗi thành viên cần đóng góp những gì chocông việc sắp tới của nhóm

+ Lựa chọn nhóm trưởng

Các thành viên trong nhóm thảo luận và bầu ra một người làm nhóm trưởng.Nhóm trưởng có thể am hiểu các vấn đề trong những nét cơ bản và khái quát, biếttâm lý nhóm và điều động nhóm có khoa học, xác nhận và khơi dậy được tiềm năng

đó Nhóm trưởng xây dựng các mục tiêu, chuẩn bị dữ kiện, tư liệu, đặt vấn đề vớimột số cá nhân tích cực để họ là hạt nhân trong buổi họp, phân chia công việc chotừng thành viên phù hợp với khả năng của từng người

+ Hoạt động họp mặt, trao đổi, báo cáo và kiểm soát công việc của các thành viên Làm việc chung tập thể cần các thành viên hỗ trợ, trao đổi trực tiếp hay gửi quamail các tài liệu tìm kiếm Sau đó nên có buổi họp mặt trực tiếp để tổng hợp phântích và xử lý các kết quả công việc của từng thành viên Có thể có các buổi họp định

kỳ để cho các thành viên thấy được tầm quan trọng của mình đối với nhóm

Nhóm trưởng kiểm soát nhóm bằng các tiêu chuẩn và chuẩn mực đặt ra ban đầu,

hỗ trợ nhóm khi đối phó với các khó khăn (các câu hỏi phản biện) và phối hợp hoạtđộng của nhóm với các nhóm khác Nhóm trưởng theo dõi và đốc thúc công việccủa từng thành viên để có thể đánh giá chính xác công sức đóng góp của từng ngườivào bài nhóm

+ Hoàn thành công việc của bài tập được giao.

2.2.1.3 Quá trình đánh giá thành tích làm việc nhóm và từng thành viên:

a/ Đánh giá từ phía giảng viên:

- Đối với nhóm:

+ Đánh giá mức độ hoàn thành của các bài word đối với là bài tiểu luận, các bài báocáo trước lớp với các hình thức là thuyết trình, chiếu slide, các tình huống mà giảngviên đặt ra hay các bài tập thực hành Đánh giá này là dựa vào nội dung, kết quảhoàn thành

+ Đánh giá khả năng nhóm qua việc trả lời những câu hỏi từ phía giảng viên vớimục đích là xem nhóm làm đề tài có hiểu rõ được vấn đề hay không?

+ Đánh giá khả năng trả lời phản biện của nhóm từ phía các sinh viên và các nhómkhác; nhóm lắng nghe ý kiến đóng góp từ mọi người từ đó xử lý tình huống và vấn

đề như thế nào? nhóm có tự tin khi đứng trước đám đông không?

+ Cuối cùng là đánh giá dựa trên hình thức làm, thiết kế slide, cách trình bày, ngườitrình bày như thế nào?

- Đối với từng cá nhân các thành viên:

+ Đối với các đề tài tiểu luận giảng viên nên dựa vào bảng đánh giá của nhóm về ýthức của các thành viên trong quá trình làm việc để cho điểm cho một cách côngbằng

+ Giảng viên có thể “chất vấn” riêng lẻ các thành viên Với cách đánh giá này giảngviên biết được ý thức làm nhóm của mỗi thành viên trong nhóm

b/ Nhóm tự đánh giá, rút kinh nghiệm hoặc lắng nghe, nhận phản hồi từ phía giảng viên và sinh viên khác, nhóm khác.

Nhóm trưởng là người giao công việc cho các thành viên trong nhóm làm nênchịu trách nhiệm đánh giá, xem xét kết quả mà thành viên hoàn thành trên các cơ sở:+ Mức độ hoàn thành công việc mà các thành viên đã làm ?

+ Nội dung các thành viên làm có đạt được kết quả theo đúng yêu cầu hay không?+ Trách nhiệm, ý thức từ các thành viên ra sao?

Nhóm trưởng đánh giá sự đóng góp của các thành viên thông qua bảng đánh giá.Bảng đánh giá này có thể do các thành viên tự đánh giá lẫn nhau sao cho công bằngrồi tập hợp cho bản nhận xét cuối cùng (có thể nộp hoặc không tuỳ yêu cầu củagiảng viên)

Kết quả làm việc được đánh giá dựa vào các ý kiến nhận xét của thành viên ở cácnhóm khác Từ đó nhóm tiếp thu các ý kiến và nhìn nhận vấn đề khách quan hơn

2.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc làm nhóm trong sinh viên.

2.2.2.1 Tác động từ bên ngoài:

- Quy định của trường, chương trình đào tạo khuyến khích làm việc nhóm

Nhà trường có những quy định, chương trình khuyến khích tổ chức làm việcnhóm để khuyến khích các sinh viên tham gia tình nguyện làm việc nhóm, nâng caotinh thần trách nhiêm, ý thức, thái độ làm nhóm để hiệu quả làm nhóm được cao

- Yêu cầu đánh giá, đốc thúc từ phía giảng viên.

Đây là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới việc làm nhóm, sự đánh giá đốc thúccủa giảng viên sẽ giúp sinh viên có ý thức hơn trong việc làm nhóm, nâng cao hiệuquả làm nhóm

- Nguồn lực, điều kiện cơ sở vật chất của trường

Trường có cơ sở vật chất tốt thì tạo điều kiện thuận lợi cho các sinh viên học tâp,trao đổi thông tin nhanh, hiệu quả làm việc cao, kích thích các sinh viên khôngngừng học tập

Học liệu giảng viên giới thiệu, thư viện: Những tài liệu giảng viên cung cấp cácsinh viên phải biết tìm đọc để nâng cao hiệu quả làm nhóm, thư viên trường có đẩy

đủ sách và các thiết cần thiết để học tập làm tăng hiệu quả làm nhóm

- Không khí học tập, thi đua cạnh tranh trong lớp

Khộng khí học tập và thi đua cạnh tranh cao trong lớp là một trong các yếu tốquan trọng khuyến khích các thành viên phối hợp làm việc vì mục tiêu của cả nhóm Trong quá trình làm việc nhóm, nề nếp học tập phải được xây dựng có tổ chức.Các bạn có định hướng học tập tốt thì ý thức trách nhiệm với việc làm nhóm là cao

Tuy nhiên, có những bạn định hướng học tập: "học cho qua" nên tinh thần và ý thứclàm nhóm là không có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động nhóm Vì vậy, cần có sựthống nhất trong việc đưa ra các chuẩn mực xây dựng nề nếp cho nhóm.

+ Quy mô, số lượng:

Trong nhiều trường hợp, nhóm ít người hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn nhómđông người Tuy nhiên, nhóm đông người lại có ưu thế hơn nhờ sự đa dạng của cácthành viên

Một nhóm thành lập với tổng số thành viên là số lẻ thì sẽ tốt hơn bởi vì khi xảy raxung đột giữa hai luồng ý kiến đối lập sẽ có người đóng vai trò trung gian hoà giảisáng suốt nhìn nhận vấn đề hơn và giúp nhóm rút ngắn giai đoạn xung đột

- Hoạt động trao đổi, thảo luận, họp mặt

Một nhóm biết cách kết hợp các phương thức trao đổi thông tin một cách linhhoạt sẽ tạo hiệu quả trong việc hoạt động nhóm

Nhóm nên có các cuộc họp hay các buổi thảo luận định kì để gia tăng sự gắn kếtcác thành viên Như vậy ý thức làm nhóm của mỗi người sẽ cao hơn