Ktdn gt md 23 ung dung phan mem ke toan new docx 011

Một số thư mục và tập tin quan trọng Thư mục, tập tin Nội dung DATA\ Thư mục chứa mọi dữ liệu kế toán của bạn nhập liệu vào REP\ Thư mục chứa các tập tin thuộc về chương trình Ktvn.exe

Trang 1

UBND TỈNH BÌNH ĐỊNH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ QUY NHƠN

GIÁO TRÌNH

MÔ ĐUN: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

Ban hành kèm theo Quyết định số: 99/QĐ-CĐKTCNQN ngày 14 tháng 3 năm 2018

của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ Quy Nhơn

Bình Định, năm 2018

Trang 2

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Giáo trình này được biên soạn bởi giáo viên bộ môn Kế toán doanh nghiệp,khoa Kinh tế Tổng hợp, trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ Quy Nhơn Giáo trìnhđược sử dụng cho giảng dạy và tham khảo nghề Kế toán doanh nghiệp tại trường Caođẳng Kỹ thuật Công nghệ Quy Nhơn

Mọi hình thức sao chép, in ấn và đưa lên mạng Internet không được sự chophép của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ Quy Nhơn là vi phạmpháp luật

Trang 3

LỜI GIỚI THIỆU

Giáo trình mô đun Sử dụng phần mềm kế toán, là tài liệu khá chi tiết giúp ngườihọc có thể sử dụng tài liệu để học với sự giảng dạy của giáo viên hoặc tự học để làm

kế toán trên phần mềm Kế toán Việt Nam Phương pháp trình bày trên giáo trình theohướng thực hành

Nội dung trình bày trong mô đun gồm các vấn đề:

- Giới thiệu phần mềm, hướng dẫn cách cài đặt phần mềm

- Hướng dẫn quy trình và thực hiện nghiệp vụ trên các loại chứng từ

- Hướng dẫn quy trình và thực hiện nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ

- Xem/in chứng từ, sổ sách, báo cáo các loại

Trong quá trình biên soạn chắc chắn còn thiếu sót, người biên soạn mong nhậnđược sự góp ý chân thành từ quý độc giả để có thể cập nhật, chỉnh sửa giáo trình thànhtài liệu có ích người học rèn luyện kỹ năng và tay nghề

Biên soạnThS Lê Thị Kim Oanh

Trang 4

MỤC LỤC

BÀI 1: CÀI ĐẶT PHẦN MỀM 7

1.1 Lý thuyết liên quan 7

1.1.1 Giới thiệu phần mềm 7

1.1.2 Yêu cầu về hệ thống 7

1.1.4 Một số thư mục và tập tin quan trọng 7

1.2 Trình tự thực hiện 7

1.3 Thực hành 8

BÀI 2: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN 9

2.1 Chọn nguồn dữ liệu 9

2.1.1 Lý thuyết liên quan 9

2.1.2 Trình tự thực hiện 10

2.1.3 Thực hành 11

2.2 Khai báo thông tin doanh nghiệp 11

2.3 Khai báo (thêm) tiểu khoản 12

2.4 Khai báo danh mục chi tiết cấp 1 16

2.5 Khai báo danh mục chi tiết cấp 2 18

2.6 Xây dựng danh mục kho hàng 18

2.7 Khai báo các tài khoản đồng bộ 19

Trang 5

BÀI 3: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 26

3.1 Lập phiếu thu tiền mặt 26

3.2 Lập phiếu chi tiền mặt 29

3.3 Lập chứng từ Phiếu thu chuyển khoản 32

3.4 Lập chứng từ Phiếu chi chuyển khoản 34

3.5 Xem/in chứng từ, sổ sách kế toán vốn bằng tiền 37

BÀI 4: KẾ TOÁN VẬT TƯ HÀNG HÓA 44

4.1 Lập phiếu nhập kho (không trả tiền ngay) 44

4.2 Lập phiếu chuyển kho vật tư hàng hóa 46

4.3 Lập phiếu xuất kho 48

4.4 Lập chứng từ doanh thu (không thu tiền ngay) 49

Trang 6

4.5 Xuất kho giá vốn tự động 53

4.6 Cập nhật lại giá xuất kho 55

BÀI 5: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG 59

5.1 Lập chứng từ kế toán trích khấu hao tài sản cố định 59

5.2 Lập chứng từ kế toán tiền lương 60

BÀI 6: KẾT CHUYỂN CHI PHÍ - TÍNH GIÁ THÀNH 63

6.1 Kết chuyển chi phí 64

6.2 Kết chuyển giá thành 69

BÀI 7: KẾT CHUYỂN DOANH THU CHI PHÍ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 75

7.1 Kết chuyển chi phí dịch vụ, xây lắp xác định giá vốn 75

7.2 Kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh 77

Trang 8

GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Mã mô đun: MĐ 23

Thời gian thực hiện mô đun: 90 giờ (Lý thuyết: 30; Thực hành: 58; Kiểm tra:2)

Vị trí, tính chất của mô đun:

- Vị trí: Học sau các mô đun Hạch toán kế toán vốn bằng tiền, Hạch toán kế toán đầu

tư tài chính, Hạch toán kế toán tài sản cố định, Hạch toán kế toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ, tiền lương, Hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành, Hạch toán xácđịnh kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận

- Tính chất: Cung cấp cho người học kiến thức, kỹ năng trong tổ chức hạch toán cácphần hành kế toán bằng phần mềm, giúp giải quyết nhanh chóng công việc bằng sự hỗtrợ của máy tính

Mục tiêu mô đun:

- Kiến thức:

+ Trình bày được cách tổ chức cơ sở dữ liệu trong phần mềm kế toán

+ Trình bày được phương pháp hạch toán kế toán trên phần mềm

Trang 9

BÀI 1: CÀI ĐẶT PHẦN MỀM

Mã bài: MĐ23.01Thời gian: 6 giờ (LT: 1; TH: 2; Tự học: 3)

Giới thiệu:

Bài học giới thiệu sơ bộ sự ra đời, đặc điểm chính của phần mềm Kế toán Việt Nam.Hướng dẫn người học cách cài đặt phần mềm

Mục tiêu:

- Trình bày chức năng, nhiệm vụ cơ bản của phần mềm kế toán;

- Cài đặt được phần mềm kế toán đúng yêu cầu kỹ thuật;

- Đảm bảo an toàn cho người và máy trong quá trình thao tác

1.1.4 Một số thư mục và tập tin quan trọng

Thư mục, tập tin Nội dung

DATA\ Thư mục chứa mọi dữ liệu kế toán của bạn nhập liệu vào

REP\ Thư mục chứa các tập tin thuộc về chương trình

Ktvn.exe Tập tin chính để chạy chương trình KTVN

Helpktvn.chm Tập tin hướng dẫn thường trực (nhấn F1 trong chương trình)Helpktvn.doc Tập tin tài liệu hướng dẫn để in ra giấy

Setfont.exe Tập tin chạy để cài đặt lại Fonts khi cần

Foxfix.exe Tập tin chạy để sửa lỗi hư hỏng tập tin dữ liệu do cúp điện đột

.ngột, lý do khácCác tập tin

khác Các tập tin dùng kèm để chạy chương trình

Thư mục CHEPLUUTRU\: Thư mục ngầm định cho chức năng <Chép saolưu dữ liệu để cất trữ phòng hờ>, khi thực hiện chức năng này có thể chọn thư mụckhác giúp dễ nhớ và an toàn

Thư mục AUTOBACKUP\: Lưu trữ dữ liệu tự động (thêm 1 bộ phòng khi bộ

dữ liệu chính bị hỏng) mỗi khi thoát khỏi KTVN

1.2 Trình tự thực hiện

Bước 1: Chạy tập tin cài đặt cài đặt chương trình CaiDatKTVN.EXE

Bước 2: Chọn Phiên bản 10.x hoặc Phiên bản DN.x để cài đặt.

Trang 10

Việc cài đặt sẽ chỉ chép (copy) các tập tin cần thiết để chạy chương trình vào thư

mục ngầm định là D:\KTVN10\ đây là thư mục bắt buộc.

Sau khi cài đặt xong sẽ có biểu tượng Ke toan viet nam trên màn hình Desktop.

Chạy chương trình bằng cách nhấp đôi chuột vào biểu tượng trên hoặc mở My

computer và bấm chạy trực tiếp tập tin chính D:\KTVN10\KTVN.EXE

1.3 Thực hành

Cài đặt phần mềm kế toán Việt Nam trên máy tính

CÂU HỎI

1 Trình bày sơ bộ về phần mềm Kế toán Việt Nam

2 Nêu các điều kiện cần để sử dụng phần mềm Kế toán Việt Nam

3 Trình bày các bước cài đặt phần mềm

Trang 11

BÀI 2: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN

Giới thiệu

Bài học này hướng dẫn người học kỹ năng chuẩn bị cơ sở dữ liệu trên phần mềm

Mục tiêu của bài

- Trình bày được cách tổ chức cơ sở dữ liệu trên phần mềm;

- Xây dựng được các danh mục dữ liệu kế toán: tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp,kho hàng

Nội dung bài

2.1 Chọn nguồn dữ liệu

2.1.1 Lý thuyết liên quan

* Giao diện của các màn hình làm việc

Màn hình làm việc được thiết kế giúp người dùng thuận tiện trong công việc

Trên màn hình làm việc có phần Giải thích để hướng dẫn nhanh nội dung

của chức năng hiện tại

Dòng hướng dẫn nhanh dưới đáy màn hình cho biết thao tác hiện tại Khi

di chuyển con chuột hoặc dấu nháy nhập liệu sẽ có hướng dẫn nhanh tương ứngcho vùng đó

* Sử dụng bàn phím

Các phím lệnh thường dùng khi cập nhật danh sách:

F4 -Thêm: Để thêm mới 1 dòng trong danh sách

F5- Sửa: Để sửa lại dòng hiện hành trong danh sách

F6- Xóa (hoặc phím Delete): Để xóa dòng hiện hành ra khỏi danh sách

Xác nhận: Khi sửa dữ liệu, lưu các dữ liệu vừa sửa lại và trở về danh sách.Hủy bỏ: Khi sửa dữ liệu, hủy bỏ việc sửa dữ liệu vừa sửa lại và trở về danhsách

Kết thúc: Nếu đang cập nhật thì trở về danh sách

Enter và Tab: Chuyển từ vùng dữ liệu này sang vùng kế tiếp

Esc: Kết thúc công việc đang làm

* Các phím di chuyển nhanh trong danh sách

Chuyển về dòng đầu trong danh sách: Ctrl + Home

Chuyển về dòng cuối trong danh sách: Ctrl + End

Chuyển về cột đầu trong danh sách: Home

Chuyển về cột cuối trong danh sách: End

Trang 12

Chuyển nhanh đến mã cần tìm trong danh sách: Gõ nhanh các ký tự củaVùng Mã của danh sách.

* Cách sử dụng phím nóng trong chương trình

Nút lệnh có dấu gạch chân dưới 1 chữ nào, người dùng chọn nhanh lệnh

bằng cách nhấn Alt và chữ đó Ví dụ trên màn hình <Xem và in chứng từ sổ sách báo cáo> có nút lệnh <Xem và in> chọn nhanh lệnh đó bằng cách nhấn Alt và X

Các Menu chọn lựa có dấu gạch chân dưới chữ nào, người dùng chọn nhanh lệnh đó bằng cách Nhấn vào chữ đó Ví dụ Tại màn hình chính, nhấn B sẽ bật menu chính của phần mềm, nhấn tiếp chữ C sẽ vào chức năng Chọn năm làm việc (niên

độ).

* Nguồn dữ liệu làm việc

Phần mềm cho phép hạch toán nhiều nguồn dữ liệu riêng biệt, ví dụ: một doanhnghiệp có 2 hệ thống sổ sách cho 2 nhu cầu khác nhau, hoặc chúng ta cần làm kế toándịch vụ cho nhiều doanh nghiệp Nó giải quyết bằng cách đặt mỗi hệ thống dữ liệu tạimột thư mục riêng biệt Nếu không cần theo dõi riêng, chương trình tạo một thư mục

ngầm định là D:\KTVN10\DATA\01\, toàn bộ dữ liệu đặt tại đó, khi mới khởi động

chương trình sẽ vào làm việc ngay với nguồn dữ liệu ngầm định này

2.1.2 Trình tự thực hiện

Bước 1: Khởi động phần mềm Kế toán Việt Nam

Bước 2: Chọn nguồn dữ liệu đã có: Nhập tên của ổ đĩa và thư mục nguồn dữ liệu cần làm, hoặc nhấn nút Chọn để chọn Sau đó chọn Thực hiện.

Trường

hợp cần Tạo nguồn dữ liệu mới: Nhấn nút Thêm rồi nhập tên của thư mục mới

nằm liền kề thư mục DATA (ví dụ D:\KTVN10\DATA\DuLieuMoi\), sau đó chọn

Thực hiện Thư mục mới này sẽ được tạo ra, và sẽ nhập liệu toàn bộ dữ liệu

trong thư mục đó

Trang 13

2.1.3 Thực hành

Yêu cầu 1: Chọn nguồn dữ liệu đã có trên phần mềm

Yêu cầu 2: Tạo mới nguồn dữ liệu

2.2 Khai báo thông tin doanh nghiệp

Trong mỗi nguồn dữ liệu, cần các khai báo thông tin ban đầu cho doanhnghiệp, để qui định cách ghi chép hạch toán và báo cáo cho doanh nghiệp, có hiệulực cho tất cả mọi năm Nội dung gồm có:

1 Thông tin doanh nghiệp: gồm Tên doanh nghiệp, địa chỉ, điện thoại, mã số

thuế, họ tên giám đốc, kế toán trưởng, v.v các thông tin này sẽ dùng để điềntrong các sổ sách báo biểu tương ứng

2 Qui định hạch toán: gồm Chế độ hạch toán, hình thức ghi sổ kế toán,

phương pháp tính giá xuất kho

3 Định dạng dữ liệu, khác: gồm Số chữ số lẽ thập phân, chọn loại dấu phân

cách ngày tháng năm, phân cách hàng ngàn triệu, chọn màu sắc giao diệnmàn hình

Bước 1: Mở cửa sổ khai báo ban đầu cho Nguồn dữ liệu

Bước 2: Khai báo thông tin doanh nghiệp

Bước 3: Khai báo các quy định hạch toán

Bước 4: Khai báo số lẻ thập phận

Bước 5: Chọn năm làm việc (niên độ)

Trang 14

Khai báo thông tin ban đầu cho doanh nghiệp bao gồm: quy định hạch toán theo thông

tư 200/2014/TT-BTC, hình thức sổ sách: Nhật ký chung, phương pháp tính giá xuấtkho: Bình quân gia quyền cuối kỳ, năm làm việc: Năm hiện hành

2.3 Khai báo (thêm) tiểu khoản

Toàn bộ hệ thống Mã và Tên sổ sách trong công việc kế toán được cụ thể hóa

bởi Danh mục tài khoản, tiểu khoản và Các danh mục chi tiết cấp 1, cấp 2 Việc

xây dựng các danh mục này tương đương với việc: khi mới bắt đầu một năm kế toán

mới thì chúng ta phải mua một loạt sổ kế toán, sau đó điền Mã và Tên của sổ vào bìa sổ, đồng thời ghi Số Dư đầu năm vào trang đầu tiên của mỗi cuốn sổ

Ngoài 3 chỉ tiêu chính là Mã TK, Tên TK, Số dư đầu năm thì mỗi TK còn

được qui định thêm các chỉ tiêu khác gồm:

+ Thuộc tính ngoại tệ: xác định TK đó có ghi chép bằng ngoại tệ hay không;+ Tính chất của TK: qui định khi mở chi tiết cấp dưới cho TK đó sẽ cho theodõi Số lượng, Địa điểm kho hàng, Địa chỉ và Mã số thuế khách hàng, v.v tùy theotừng tính chất của TK

Trang 15

* Nội dung các chỉ tiêu của một tài khoản, tiểu khoản:

Mã tài khoản: Mã TK trong chương trình cho phép phân chia tối đa 4 cấp:

● TK cấp 1: dài 3 ký tự, đặt theo mã qui định của chế độ kế toán Nhà nước

Ví dụ: 111,112,131,511

● TK cấp 2: dài 4 ký tự, có gốc là 3 ký tự của TK cấp 1 Ví dụ:1111,1121,5111

● TK cấp 3: dài 5 ký tự, có gốc là 4 ký tự của TK cấp 2 ví dụ: 14221, 14222,33311

● TK cấp 4: dài 6 ký, tự có gốc là 5 ký tự của TK cấp 3 ví dụ: 33311A,33311B, 15211A, 15211B

Một vài khái niệm thường dùng trong phần mềm:

● TK trực tiếp: Là TK mà không có TK cấp dưới Các ghi chép số dư, số phátsinh sẽ được trực tiếp ghi vào các TK này

● TK gián tiếp: Là TK mà có các TK cấp dưới Số liệu của nó có được nhờtổng hợp tự động từ các TK cấp dưới của nó

● TK Mẹ (hoặc TK cấp trên) và TK Con (hoặc TK cấp dưới): là 2 TK cấp liềnnhau, có chung gốc TK cấp 1 Ví dụ: TK 142 là Mẹ và TK 1421 là Con; TK

1422 là Mẹ và TK 14221 là Con, v.v

● Tiểu khoản: các TK từ cấp 2 đến cấp 4 còn được gọi là Tiểu khoản.

● Chi tiết: Mỗi tài khoản hoặc tiểu khoản có thể mở danh mục chi tiết riêng

và được gọi là Chi tiết

Tên tài khoản: Dài tối đa 60 ký tự.

Số dư nợ, dư có đầu năm: Dùng để nhập số dư đầu năm của từng TK

Nếu không bắt đầu sử dụng chương trình từ đầu năm, nhập số dư tại thờiđiểm bắt đầu sử dụng chương trình, thường là đầu tháng kết số dư toàn bộ hệthống sổ sách

Trang 16

Thuộc tính Ngoại tệ: bật chọn ô này nghĩa là TK này đuợc khai báo có ghi chép

nguyên tệ Khi nhập chứng từ phát sinh, mỗi khi ghi chép vào TK này vùng Sốtiền bằng ngoại tệ cũng sáng lên để nhập

Thuộc tính này cần được khai báo ngay từ đầu Nếu sau khi mở tiểu khoảnhoặc chi tiết cấp dưới cho 1 tài khoản, thuộc tính Ngoại tệ của tài khoản đókhông sửa lại được

Thời hạn: Ký hiệu: N - ngắn hạn, D - dài hạn, K - thời hạn khác Nếu bỏ trống

chương trình tự hiểu là ngắn hạn

Chương trình cho phép sửa chỉ tiêu này ngay tại danh sách

Tính chất của tài khoản: Mỗi TK có 1 trong 4 tính chất

1 Loại thông thường: Các Chi tiết của TK loại này TK này chỉ tính theo sốtiền

2 Loại Khách hàng: Các Chi tiết của TK loại này được ghi thêm chỉ tiêu địachỉ, điện thoại, mã số thuế Các chỉ tiêu này dùng để nhập tự động khi nhậpphát sinh các hóa đơn liên quan đến chi tiết khách hàng của TK này

3 Loại Tồn kho: Các Chi tiết của TK loại này được ghi thêm số lượng nhậpxuất, theo dõi cho từng kho hàng

4 Loại Nhập xuất: Các Chi tiết của TK loại này được ghi thêm số lượng nhậpxuất, nhưng không không theo dõi trong kho hàng ví dụ TK 157 - hàng gửi

đi bán v.v Các tài khoản mua bán chứng khoán như TK 121, TK 221 cũngđược khai báo thuộc loại này để theo dõi số luợng và giá cả của chứng khoán.Các tính chất 2,3,4 chỉ thực sự có tác dụng khi TK này được Mở Chi Tiết, cầnđược khai báo ngay từ đầu Sau khi mở tiểu khoản hoặc chi tiết cấp dưới cho

1 tài khoản tính chất của tài khoản không sửa lại được

* Các nút lệnh cập nhật (thêm, sửa, xóa) cho danh mục tài khoản, tiểu khoản:

● F4-Thêm: Thêm 1 tài khoản hoặc tiểu khoản mới vào danh mục

● F5-Sửa: Sửa nội dung các chỉ tiêu của dòng tài khoản hiện hành trong danhmục

● F6-Xóa (Delete): Xóa dòng tài khoản hiện hành ra khỏi danh mục

● F7-Các lệnh khác: Mở Menu xem tổng cộng, in danh mục tài khoản

● F8-Khai báo tài khoản đồng bộ: Khai báo các tài khoản đồng bộ cho năm

hiện hành Chức năng này hướng dẫn cụ thể tại mục Khai báo tài khoản đồng

Trang 17

Bước 2, 3

Kết quả, tiểu khoản 2421 đã được thêm vào danh mục tài khoản

Trang 18

2.4 Khai báo danh mục chi tiết cấp 1

Nội dung các chỉ tiêu của danh mục chi tiết cấp 1:

Mã chi tiết: Có thể là mã khách hàng, mã hàng hóa, v.v tùy theo tài khoản

Mẹ Dài tối đa 8 ký tự Có thể đặt bằng Số hoặc Chữ tùy ý, phần mềm sẽ tựđộng đổi thành chữ Hoa Thứ tự sắp xếp của danh mục chi tiết được căn cứtheo Mã chi tiết

Tên chi tiết: Dài tối đa 60 ký tự.

Số dư nợ, dư có: Dùng để nhập số dư đầu năm của từng chi tiết Tổng cộng

số dư của các chi tiết sẽ được tự động điền lên số dư của Tài khoản Mẹ

Thuộc tính Ngoại tệ: Tương tự như Danh mục Tài khoản, tiểu khoản.

Thời hạn: Chỉ dùng cho các các TK 121, 131, 136, 138, 139, 159, 331, 336,

338, 352

Các nút lệnh cập nhật (thêm, sửa, xóa) cho danh mục chi tiết cấp 1:

F4 -Thêm: Để thêm 1 chi tiết mới vào danh mục chi tiết

F5- Sửa: Để sửa lại nội dung các chỉ tiêu của chi tiết hiện hành trong danhmục chi tiết

F6- Xóa ( Delete): Để xóa dòng chi tiết hiện hành ra khỏi danh mục chi tiết.F7-Các lệnh khác: Sẽ mở Menu để chọn lệnh xem tổng cộng, in danh mục chitiết

F9-Mở chi tiết cấp 2: Để mở Chi tiết cấp 2 (cấp dưới) cho chi tiết hiện hành(nơi vệt sáng đang đứng)

Màn hình khai báo Danh mục chi tiết của TK loại <1.Thông thường> và <2 Khách hàng> có dạng như sau:

Trang 19

Màn hình khai báo Danh mục chi tiết của TK loại <3.Tồn kho> và <4 Nhập xuất> có dạng như sau:

Bước 1: đứng tại tài khoản cần mở chi tiết cấp 1

Bước 2: Chọn F9-Mở chi tiết cấp 1

Kết quả, xuất hiện màn hình khai báo danh mục chi tiết cấp 1

Bước 3: Chọn F4-Thêm

Bước 4: Nhập các thông tin của chi tiết

Bước 5: Chọn Kết thúc

Lặp lại bước 3 đến bước 5 để thêm chi tiết khác

Bài 1: Thêm tiểu khoản 1311 – Khách hàng thường xuyên

Mở chi tiết cấp 1 cho tiểu khoản 1311:

Mã chi tiết Tên chi tiết Số dư nợ đầu năm

DD Cửa hàng Đại Đồng 15.000.000NHY Bà Nguyễn Hải Yến 60.000.000BQL Ban quản lý dự án

Bài 2: Mở chi tiết cấp 1 cho tiểu khoản 1522 – Nguyên vật liệu phụ (nếu tiểukhoản chưa có thì thêm)

Mã chi tiết Tên chi tiết ĐVT Tồn đầu năm Đơn

giá

Thành tiền

KEO Keo dán Hộp 600 5.000 3.000.000

Trang 20

PG Phụ gia Kg 200 60.00

0

12.000.00

0

2.5 Khai báo danh mục chi tiết cấp 2

Trong một số ít trường hợp, khi đã mở các cấp tài khoản, tiểu khoản, chi tiếtcấp 1 mà vẫn muốn phân cấp chi tiết sâu hơn nữa thì khai báo danh mục chi tiếtcấp 2

Bước 1: Trong cửa sổ chi tiết cấp 1, đứng tại chi tiết cấp 1 cần mở chi tiết cấp2

Bước 2: Chọn F9-Mở chi tiết cấp 2

Kết quả, xuất hiện màn hình khai báo danh mục chi tiết cấp 2

Mở chi tiết cấp 1 cho tiểu khoản 1522 – Nguyên vật liệu phụ

giá

Thành tiền

NL Nhiên liệu Lít

Mở chi tiết cấp 2 cho chi tiết cấp 1 NL (Nhiên liệu)

giá

Thành tiền

01.650.000

01.200.000

2.6 Xây dựng danh mục kho hàng

Trang 21

Doanh nghiệp có thể có hoặc không có các kho chứa hàng

Nếu doanh nghiệp có nhiều kho và cần khai báo để quản lý riêng thì cần khaibáo Danh mục kho hàng trước khi Khai báo danh mục tài khoản và các chi tiết cấp

1 (chi tiết mặt hàng) của các tài khoản thuộc loại Tồn Kho

Các chỉ tiêu của danh mục kho:

Mã kho: dài tối đa 3 ký tự Thứ tự sắp xếp của danh mục kho được căn cứ

theo Mã kho

Tên và địa điểm kho: dài tối đa 60 ký tự.

Họ tên thủ kho: dài tối đa 25 ký tự.

Khai báo danh mục kho hàng sau:

Mã kho Tên và địa điểm kho Họ tên thủ kho

001 Kho số 1 – Hà Nội Hồ Văn Minh

002 Kho số 2 – TP.HCM Nguyễn Thị Hiền Trang

2.7 Khai báo các tài khoản đồng bộ

Trong việc tổ chức hệ thống sổ sách Tài khoản Chi tiết của một doanhnghiệp, có những trường hợp cần mở Chi tiết giống nhau tại các Tài khoản có mối

liên hệ ràng buộc nhau, ví dụ: TK 1561-Hàng hóa và TK 5111-Doanh thu bán hàng

cùng muốn mở các chi tiết theo các mặt hàng có Mã và Tên hàng giống nhau, và khiThêm / Xóa / Sửa bất kỳ chi tiết nào của tài khoản 1561 hoặc 5111 thì các chi tiếtcủa tài khoản kia cũng được tự động Thêm / Xóa / Sửa chi tiết đó Các tài khoản đặt

Trang 22

trong tình huống trên được gọi là tài khoản đồng bộ (Tức là TK 1561 và 5111 lànhững tài khoản thuộc 1 nhóm tài khoản đồng bộ).

Có thể khai báo nhiều nhóm tài khoản đồng bộ Trong 1 nhóm tài khoảnđồng bộ có thể có từ 2 đến nhiều tài khoản

Việc khai báo các nhóm tài khoản đồng bộ còn để giải quyết cho các nhậpliệu tự động như: xuất kho giá vốn, kết chuyển số dư cuối kỳ v.v

Trình tự khai báo Danh mục tài khoản + Tài khoản đồng bộ + Danh mục chi tiết:

1 Danh mục tài khoản cần được khai báo đủ các Tiểu khoản cần dùng

2 Khai báo các Nhóm tài khoản đồng bộ (bằng cách chọn các tài khoản, tiểukhoản đã có trong danh mục tài khoản)

3 Sau cùng mới khai báo Các danh mục chi tiết của các tài khoản, tiểu khoảnthuộc nhóm đồng bộ

Bước 1: Tại danh mục tài khoản, bạn chọn lệnh F8-Khai báo tài khoản

đồng bộ để mở màn hình khai báo

Bước 2: Chọn lệnh Thêm nhóm mới để đặt tên cho nhóm đồng bộ

Bước 3: Sau khi đã đặt tên nhóm thì tên nhóm sẽ hiện lệnh danh phía trên,

còn hai danh sách phía dưới là để bạn Thêm, Bớt các tài khoản cho Nhóm tài

khoản đồng bộ đó

Tạo một số nhóm đồng bộ thường được sử dụng trong thực tế:

1 - Với đơn vị thương mại và mức phân cấp chi tiết của hàng hóa đơn giản.

Trang 23

Trong danh mục tài khoản, chỉ mở tiểu khoản hàng hóa thông thường là TK

1561, và tài khoản doanh thu thông thường là TK 5111 Chúng ta khai báotài khoản đồng bộ:

Tên nhóm Gồm các tài khoản

Nhóm hàng hóa A 1561A, 5111A

Nhóm hàng hóa B 1561B, 5111B

3 - Với đơn vị sản xuất thành phẩm

Trong danh mục tài khoản, tổ chức các tiểu khoản cấp dưới theo nhu cầuphân cấp, sau đó sẽ khai báo các nhóm Tài khoản đồng bộ, đơn giản:

tổ chức các tiểu khoản trước khi khai báo nhóm Đồng bộ, tương tự như trên

4 - Với đơn vị hoạt động xây lắp

Đơn vị xây lắp có đặc trưng là yêu cầu báo cáo Bảng Chi phí - Doanh thu - Lãi

lỗ cho từng công trình, vì vậy chúng ta cần tổ chức các tài khoản đồng bộ của nhómnày là:

Chi phí giá thành lãi lỗ 154, 621, 622, 511

Nếu cần tổ chức phân cấp nhiều loại công trình thì chúng ta cũng tổ chức cáctiểu khoản trước khi khai báo nhóm Đồng bộ, tương tự như trên

5 - Với đơn vị hoạt động nhiều ngành nghề

Trước hết, có một số tài khoản mà nhiều ngành nghề đều cần dùng (như 154,

511, v.v.) thì cần tổ chức phân tách các ngành nghề khác nhau trong các tiểu khoảnkhác nhau Sau đó, nếu ngành nghề nào cần tổ chức tài khoản đồng bộ thì Khai cácnhóm đồng bộ theo các tiểu khoản đã được phân tách

Các lưu ý khi Thêm Bớt các tài khoản trong 1 nhóm:

● Chúng ta chỉ có thể thêm 1 Tài khoản vào nhóm Tài khoản Ðồng bộ

đã có khi: Toàn bộ các TK trong nhóm (gồm các TK đã có và TK muốn thêm vào)phải thỏa mãn ít nhất 1 trong 3 điều kiện sau:

1 Toàn bộ các TK đều chưa được mở Chi tiết hoặc,

2 Toàn bộ các TK đều đã được mở Chi tiết hoặc,

3 Toàn bộ các TK đều chưa có Ghi chép Phát sinh

Trang 24

● Khi thêm mới 1 tài khoản vào 1 nhóm đồng bộ, chương trình sẽ tiếnhành đồng bộ các Danh mục chi tiết của Nhóm đồng bộ này theo qui tắc: Từng Tàikhoản trong Nhóm được tự động Mở thêm các Chi tiết cấp 1 để mỗi Tài khoản trongnhóm đều có các Chi tiết chung như nhau.

Trang 25

CÂU HỎI – BÀI TẬP CÂU HỎI

1 Trình bày kết cấu tài khoản trong phần mềm Kế toán Việt Nam

2 Các yêu cầu khi khai báo chi tiết

BÀI TẬP

Doanh nghiệp ABC hạch toán theo chế độ kế toán Thông tư 200/2014/TT-BTC.Hình thức sổ sách kế toán chọn dùng là Nhật ký chung

Các số liệu đầu năm 2017 như sau:

Doanh nghiệp có 2 kho hàng, chứa nguyên vật liệu chính (TK 1521) cần xác định rõ vật liệu chính có trong từng kho:

KH1 Kho số 1 - Hà Nội Hồ Văn Minh

KH2 Kho số 2 - TP.HCM Nguyễn Hiền Trang

Các mã Tài khoản, tiểu khoản, chi tiết và số Tồn, Dư đầu năm của doanh nghiệp theo danh mục (xem trang tiếp theo)

Ghi chú cột Mã:

- Phần chữ đậm là Mã tài khoản, tiểu khoản

- Phần chữ nghiêng và có dấu trừ (-) ở đầu là Chi tiết cấp 1

- Phần chữ nghiêng và có dấu cộng (+) ở đầu là Chi tiết cấp 2

Yêu cầu:

1 Khai báo ban đầu, phương pháp tính giá xuất kho là bình quân gia quyền cuối kỳ

2 Xây dựng danh mục tài khoản

3 Xây dựng danh mục kho hàng

4 Khai báo các nhóm tài khoản đồng bộ

a Nhóm Vải, gồm các tài khoản: 1561A, 5111A, 1561B, 5111B, 1561C, 5111C

b Nhóm Vải, gồm các tài khoản: 1561A, 5111A, 1561B, 5111B, 1561C, 5111C

c Nhóm Vải, gồm các tài khoản: 1561A, 5111A, 1561B, 5111B, 1561C, 5111C

b Nhóm Thành phẩm, gồm các tài khoản: 1542, 1551, 5112, 6212, 6222

c Nhóm Dịch vụ, gồm các tài khoản: 1543, 5113, 6213, 6223

d Nhóm Xây lắp, gôm các tài khoản: 1544, 5114, 6214, 6224

Lưu ý: nguồn dữ liệu bài này được dùng để thực hành trong các bài của giáo trình.

Trang 26

Mã Tên tài tiểu

Số lượng Đơn giá

Dư nợ đầu năm

Tính chất 4 Nhậpxuất

-QT - Công ty TNHH Quách Tường 400.000.000

Trang 27

1542 - CPSX bàn ghế thành phẩm

-BTN

- Dải bê tông nhựa đường vào

-NUB - Công trình xây nhà ủy ban 109.000.000

Trang 28

Dư có đầu

-HG - Vải HG mét 30 3.000.000 90.000.000

-VG - Vải gấm mét 80 200.000 16.000.000

-PPXD - Phụ phí mua bán xăng dầu x không có dư

211 Tài sản cố định hữu hình

16.000.000.0

00

Trang 29

331 Phải trả cho người bán

1.642.200.00

0

Trang 30

BÀI 3: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

Giới thiệu

Bài học này giới thiệu kỹ năng cập nhật các chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngânhàng trên phần mềm

Mục tiêu của bài

- Trình bày quy trình hạch toán vốn bằng tiền trên phần mềm

- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng trên phần mềm

- Kết xuất được dữ liệu phần hành kế toán vốn bằng tiền

Nội dung bài

3.1 Lập phiếu thu tiền mặt

Màn hình nhập chứng từ

Thông tin trên màn hình nhập chứng từ:

Loại chứng từ: 01 Phiếu thu tiền mặt

Tháng: Tháng chứng từ phát sinh

Số CTGS: Được dùng nếu chức năng hình thức sổ sách là "Chứng từ ghi sổ”

Ngày ghi sổ: Ngày ghi sổ kế toán dùng làm căn cứ về thời gian để lập các Báo cáo,

Sổ sách, Chứng từ

Chứng từ: Dài tối đa 10 ký tự, có ghi bằng số hoặc chữ, ghi số của Phiếu thu.

Ngày: Ngày của phiếu thu.

Người nộp và Ðịa chỉ: ghi Họ tên và Ðịa chỉ của người nộp Vùng họ tên dài tối đa

60 ký tự Vùng Ðịa chỉ dài tối a 60 ký tự

Diễn giải: Dài tối đa 90 ký tự Có thể ghi diễn giải riêng cho từng định khoản phát

sinh hoặc ghi giống nhau trong cùng một chứng từ, nội dung này in trên sổ chi tiết

Ctừ kèm: ghi chú các chứng từ hồ sơ kèm theo.

Loại hđơn: loại hóa đơn theo phiếu thu tiền mặt (nếu có)

Xê ri: Số xêri (ký hiệu của hóa đơn) dài tối đa 12 ký tự.

Số hóa đơn: Số hóa đơn dài tối đa 12 ký tự

Trang 31

Ngày hóa đơn: Ngày tháng trên hóa đơn.

MS thuế: MS thuế của đơn vị đối tác mua/bán ghi trên hóa đơn Dài tối đa 18 ký tự Ðơn vị: Tên đơn vị đối tác trên hóa đơn, dài tối đa 60 ký tự.

Ðịa chỉ: Địa chỉ của đơn vị đối tác trên hóa đơn dài tối đa 60 ký tự.

Mã vụ việc: Nếu TK Nợ hoặc TK Có tương ứng với các vụ việc mà bạn đã khai báo

trong danh mục vụ việc thì vùng này mới sáng lên để bạn nhập vào mã vụ việc Chỉtiêu này làm căn cứ để lập các báo cáo Chi tiết và Tổng hợp cho các Vụ việc

Số lượng, Ðơn giá: Nếu chi tiết TK Có có tính chất (3)-Tồn Kho hoặc (4)-Nhập Xuất

hoặc đang hạch toán Doanh Thu 2 vùng này cho phép nhập liệu

Bước 1: Mở cửa sổ lập chứng từ Phiếu thu tiền mặt

Bước 2: Phân tích thông tin nghiệp vụ, định khoản

Bước 3: Xác định nội dung chứng từ

Bước 4: Nhập nội dung vào chứng từ

a Nhập chứng từ loại thu nợ hoặc thu tạm ứng

Nghiệp vụ: Ngày 03/01/2017, thu tiền nợ của Công ty Đại Đồng số tiền 4.500.000đồng Người nộp tiền bà Điệp, số phiếu thu PT 1

- Phân tích thông tin nghiệp vụ, định khoản

Màn hình nhập chứng từ có nội dung cụ thể như sau:

b Nhập chứng từ loại thu phản ánh doanh thu có hóa đơn

Nghiệp vụ: Ngày 04/01/2017, Thu tiền phòng nghỉ của Công ty du lịch AZ, MST

6000180307, số ngày nghỉ 13, đơn giá chưa thuế GTGT 300.000 đồng/ngày, thuế

Trang 32

GTGT 10%, theo hóa đơn mã số AX/2017, số hóa đơn 0001 Người nộp tiền bàNguyễn Thị Bé, số phiếu thu PT 5.

- Nhập nội dung vào chứng từ

Màn hình nhập định khoản 1

Màn hình nhập định khoản 2

Lưu ý: Đối với những nghiệp vụ có phát sinh doanh thu với hóa đơn giá trị đầu ra, người dùng khai báo các thông tin hóa đơn, nhập doanh thu phát sinh, khi nhập thuế GTGT đầu ra (lần đầu) màn hình xuất hiện cửa sổ tính tiền thuế của hóa đơn như sau:

Người dùng nhập thuế suất tương ứng của hóa đơn, mặt hàng số tiền thuế sẽ tự động

tính và xuất hiện tại mục Số tiền Nếu cần thay đổi tỉ suất thuế, người dùng đặt trỏ

Trang 33

3.2 Lập phiếu chi tiền mặt

- Màn hình nhập chứng từ Phiếu chi tiền mặt

Thông tin trên màn hình nhập chứng từ: ngoài những nội dung tương tự như Phiếuthu tiền mặt, còn có:

Phiếu nhập, Ngày nhập, Họ tên: Dùng để ghi số phiếu nhập, ngày phiếu nhập và

Họ tên người giao hàng (trong trường hợp kẹp Phiếu Chi trả tiền và Phiếu Nhậphàng hạch toán đồng thời)

Bước 1: Mở cửa sổ lập chứng từ Phiếu chi tiền mặt

Trang 34

b Nhập chứng từ Phiếu chi tiền mặt loại có hóa đơn kèm theo không gồm phiếu nhập kho

Nghiệp vụ: Ngày 04/01/2017, Phiếu chi tiền mặt PC 2, chi cho Bà Liễu mua văn

phòng phẩm dùng ngay cho bộ phận văn phòng, hóa đơn với thông tin sau: Số sê ri,

số hóa đơn: XY-N900, 00542 của Cửa hàng văn phòng Mỹ Hạnh, MST: 1600638195,giá trị ghi trên hóa đơn chưa thuế là 200.000đồng, thuế GTGT 10%

Trang 35

Nghiệp vụ: Ngày 04/01/2017, Phiếu chi tiền mặt PC 3, chi trả tiền mua gỗ (nhập

kho kèm theo Phiếu nhập kho PN1, nhập kho số 2) người nhận Chị Trang, hóa đơnvới thông tin sau:

+ Số sê ri, số hóa đơn: MB/2017, 00579 của Công ty Đức Lâm, MST:0500140982

+ 30 m2 gỗ thông giá chưa thuế 300.000đồng/m2, 500 kg nhựa tổng hợp giáchưa thuế 10.000 đồng/kg, các nguyên liệu đều có mức tính thuế GTGT 10%

Trang 36

Thông tin trên màn hình nhập chứng từ: tương tự như Phiếu thu tiền mặt

Bước 1: Mở cửa sổ lập chứng từ Phiếu thu chuyển khoản

a Nhập chứng từ loại Phiếu thu chuyển khoản không có hóa đơn kèm theo

Nghiệp vụ: Ngày 06/01/2017, Phiếu thu chuyển khoản PTCK 1, thu nợ của Công ty

TNHH Quách Tường 50.000.000 đồng kèm theo giấy báo có GBC 1

b Nhập chứng từ loại Phiếu thu chuyển khoản có hóa đơn kèm theo

Nghiệp vụ: Ngày 07/01/2017, Phiếu thu chuyển khoản PTCK 2, thu tiền bán hàng cho

bà Nguyễn Hải Yến, chứng từ đính kèm là GBC 2 và hóa đơn bán hàng sau:

+ Số sê ri, số hóa đơn: AX/2017, 0002

Trang 37

+ 50 mét vải gấm giá bán chưa thuế 250.000đồng/mét, 10 mét vải HG giábán chưa thuế 350.000 đồng/mét, thuế GTGT 10%.

- Ngày 15/01/2017, Phiếu thu chuyển khoản PTCK 4, thu tiền bán bàn, ghế Chứng

từ đính kèm là GBC 4 và hóa đơn bán hàng sau:

+ Số sê ri, số hóa đơn: AX/2017, 0003, ngày HĐ: 15/01/2017

Trang 38

+ 20 cái bàn, giá chưa thuế 2.500.000 đồng/cái, 20 cái ghế, giá chưa thuế450.000 đồng/cái, thuế GTGT 10% Đơn vị mua là Cửa hàng nội thất, MST:4100290194.

3.4 Lập chứng từ Phiếu chi chuyển khoản

Thông tin trên màn hình nhập chứng từ: tương tự như Phiếu thu tiền mặt

Bước 1: Mở cửa sổ lập chứng từ Phiếu chi chuyển khoản

a Nhập chứng từ loại Phiếu chi chuyển khoản không có hóa đơn kèm theo

Nghiệp vụ: Ngày 20/01/2017, Phiếu chi chuyển khoản PCCK 1, trả nợ tiền hàngCông ty TNHH An Hòa 100.000.000 đồng, kèm theo giấy báo có GBN 1

Trang 39

b Nhập chứng từ loại Phiếu chi chuyển khoản có hóa đơn kèm theo

Nghiệp vụ: Ngày 25/01/2017, Phiếu chi chuyển khoản PCCK 2, chi trả tiền muaxăng và phụ phí (nhập kho ngay theo Phiếu nhập kho 01/XD), Kèm theo GBN 2,hóa đơn với thông tin sau:

+ Số sê ri, số hóa đơn: XD2003, 1200 của Nhà máy lọc dầu DO, MST:3500430888

+ 5.000 lít xăng 92 giá chưa thuế 13.500đồng/lít, thuế GTGT 10%, phụ phí50.000 đồng (không tính thuế)

- Nhập nội dung vào chứng từ

- Xem/in phiếu nhập kho PCCK 2: chọn định khoản 1 -> F7- Chọn các lệnhkhác -> 3 In phiếu nhập kho - số PCCK 2

Màn hình nhập định khoản 1:

Màn hình nhập định khoản 2:

Trang 40

+ 80 mét vải gấm giá chưa thuế 190.000đồng/mét, thuế GTGT 10%.

3.5 Xem/in chứng từ, sổ sách kế toán vốn bằng tiền

Tiêu đề	Ứng dụng phần mềm kế toán
Tác giả	Lê Thị Kim Oanh
Trường học	Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ Quy Nhơn
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Giáo trình mô đun
Năm xuất bản	2018
Thành phố	Bình Định

Định dạng
Số trang	83
Dung lượng	2,01 MB