Tiểu Luận - Quản Trị Văn Thư - Chủ Đề : Quy Trình Khắc Dấu, Quy Trình Đổi Dấu , Mất Dấu

NGHIỆP VỤ VĂN THƯ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ NHÓM 4 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Chủ đề Quy trình khắc dấu, quy trình đổi dấu , mất dấu I QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Theo n[.]

NGHIỆP VỤ VĂN THƯ NHÓM 4

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Chủ đề Quy trình khắc dấu, quy trình đổi dấu , mất dấu

I QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Theo nghị định 99/2016/NĐ-CP về Quản lý và sử dụng con dấu

1 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

1 Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật

2 Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu

3 Việc đăng ký, quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định tại Nghị định này

4 Con dấu quy định trong Nghị định này là hình tròn; mực dấu màu đỏ

2 Điều kiện sử dụng con dấu

1 Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi

đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng

2 Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

3 Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi

4 Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định

Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:

a) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;

b) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;

c) Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu

3 Các hành vi bị nghiêm cấm

1 Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả

2 Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu

3 Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng

4 Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký

5 Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu

6 Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động

7 Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu

8 Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu

9 Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu

10 Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền

11 Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi

có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu

12 Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của

cơ quan, tổ chức, cá nhân

13 Các hành vi khác theo quy định của pháp luật

II. QUY TRÌNH THỦ TỤC ĐĂNG KÝ CON DẤU

Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khi mới thành lập, sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập và có giấy phép đăng ký kinh doanh/hoạt động, vấn

đề tiếp theo cần phải thực hiện đó là làm thủ tục khắc dấu Dưới đây là quy trình đăng ký khắc dấu cho cơ quan/tổ chức/doanh nghiệp:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu theo quy định tại các Điều 13, 14, 15, 16 và Điều

17 Nghị định 99/2016/NĐ-CP này cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định này Hồ sơ là bản sao các loại giấy tờ sau đây đối với từng loại cơ quan, tổ chức: (Với số lượng là 01 bộ hồ sơ)

 Đối với các cơ quan được sử dụng con dấu có hình Quốc huy

quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ thuộc diện làm thủ tục tại Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: phải

có văn bản thành lập, sáp nhập, chia tách đơn vị hành chính các cấp của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

 Đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp phải có

quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu của cấp có thẩm quyền Trường hợp trong quyết định thành lập chưa cho phép sử dụng con dấu thì cơ quan quyết định thành lập phải có văn bản cho phép cơ quan, tổ chức đó được sử dụng con dấu

 Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức

xã hội - nghề nghiệp phải có quyết định hoặc giấy phép thành lập,

cho phép sử dụng con dấu và Điều lệ hoạt động được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Đối với hội hoạt động trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định thành lập là quyết định

phê duyệt Điều lệ; các tổ chức hội thuộc hệ thống các tổ chức hội nói trên phải có quyết định thành lập đúng trình tự pháp lý theo Điều lệ của Hội đã được phê duyệt

o Các tổ chức tôn giáo: phải có Điều lệ hoặc Hiến chương đã được chấp thuận bằng văn bản của Ban Tôn giáo tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

o Tổ chức khoa học: phải có Giấy chứng nhận đăng ký khoa học

do Sở Khoa học và công nghệ tỉnh, thành phố trực thuộc TW cấp

o Tạp chí, Nhà xuất bản: phải có giấy phép hoạt động do Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch cấp

o Các tổ chức nước ngoài: không có chức năng ngoại giao hoạt

động hợp pháp tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, trừ tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, phải có giấy phép do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp

 Các tổ chức kinh tế:

o Đối với tổ chức kinh tế: (trừ doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và đầu tư của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện)

o Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam: phải có Giấy phép đầu tư, Giấy phép điều chỉnh

o Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật kinh doanh bảo hiểm: phải có Quyết định thành lập và hoạt động hoặc Giấy phép điều chỉnh (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện) hoặc Giấy phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam) do Bộ Tài chính cấp

o Đối với doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội và các đơn vị thành viên của doanh nghiệp này: phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Quyết định thành lập của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

o Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và các tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam: ngoài các giấy tờ trên, phải có văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho phép đặt trụ sở và hoạt động tại tỉnh, thành phố đó

Đối với đơn vị trực thuộc doanh nghiệp không được cấp "Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh" phải có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền

Có 2 hình thức nộp hồ sơ:

 Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu: 

o Người được cử đi làm thủ tục khắc dấu phải có Giấy giới thiệu

và Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; đem theo bản gốc giấy tờ để đối chiếu với bản sao trong hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ:

o Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả

và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ;

o Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo ngay và hướng dẫn để cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ;

o Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định này, cơ quan đăng ký mẫu con dấu phải có văn bản trả lời cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định tại khoản 7 Điều này về việc từ chối giải quyết hồ sơ

 Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật) Cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải thông báo kết quả xử lý hồ sơ đối với các trường hợp theo quy định tại điểm a, b và c khoản 2 Điều 11 của Nghị định

99/2016/NĐ-CP qua địa chỉ thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân đã nộp hồ sơ trước đó

Bước 3: Nhận con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu 

Trong vòng 03 ngày, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết Người

nhận đưa giấy biên nhận, cán bộ trả kết quả viết phiếu thu lệ phí (200.000 đồng/1 con dấu (bằng đồng); trường hợp yêu cầu khắc con dấu bằng hộp thì thu thêm 300.000 đồng/hộp dấu) Người nhận đem phiếu đến nộp tiền cho cán bộ thu lệ phí và nhận biên lai thu tiền Cán bộ trả kết quả kiểm tra biên lai nộp lệ phí và yêu cầu ký nhận, trả con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho người đến nhận kết quả

Hình 1 : mẫu con dấu (nguồn: internet)

Hình 2 : giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (nguồn : internet)

THỦ TỤC LÀM CON DẤU DOANH NGHIỆP

Luật doanh nghiệp 2014 có nhiều thay đổi đáng kể so với luật doanh nghiệp 2005 Đối với luật doanh nghiệp 2005 thì mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu duy nhất Con dấu hình tròn và phải do công

an cấp Tuy nhiên khi luật doanh nghiệp 2014 được áp dụng thì doanh nghiệp có thể tự quyết định về hình thức, nội dung cũng như số lượng con dấu của doanh nghiệp Bởi sự thay đổi mới của luật mà thủ tục làm con dấu đỏ doanh nghiệp cũng trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn rất nhiều Những thủ tục cần thiết để làm con dấu doanh nghiệp:

+ Thủ tục làm con dấu doanh nghiệp rất đơn giản, chỉ cần mang giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bản công chứng, giấy ủy quyền của người chịu trách nhiệm đến đơn vị khắc dấu để yêu cầu khắc dấu theo mong muốn Tuy nhiên cần lưu ý một vài điểm sau

1 Doanh nghiệp được quyền quyết định về mặt nội dung, nhưng bắt buộc phải có nội dụng sau: Tên doanh nghiệp,  mã số doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp

2 Số lượng con dấu: doanh nghiệp được hoàn toàn quyết định số lượng con dấu doanh nghiệp muốn khắc

3 Hình thức con dấu: không bắt buộc phải là hình tròn như trước đây Có thể là hình vuông, hình tròn, hình tam giác, hình ô van… (nên chọn con dấu tròn vì trong tiềm thức của nhiều khách hàng thì con dấu doanh nghiệp phải là con dấu tròn) Màu mực con dấu đóng ra thường là màu đỏ

+ Sau khi khắc dấu doanh nghiệp xong, doanh nghiệp làm thông báo mẫu dấu Gửi lên phòng Đăng ký kinh doanh để đăng công bố mẫu con dấu trên công thông tin điện tử quốc gia

+ Sau 3 ngày phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả thông báo mẫu dấu

III QUY TRÌNH XỬ LÝ KHI CON DẤU BỊ MẤT, HỎNG

Khi phát hiên ra con dấu bị mất, hỏng, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện theo các bước:

Bước 1: Khi phát hiện con dấu bị mất, hỏng

 Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bị mất, hỏng con dấu trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện cần phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu

con dấu và cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu (khoản 7 điều 24 nghị định 99/2016/NĐ-CP) (trường hợp nếu không thông báo ngay cho cơ quan có thầm quyền về việc mất con dấu đang sử dụng, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bị mất con dấu sẽ phải nộp phạt theo điểm d khoản 2 điều 12 nghị định 167/2013/NĐ-CP với mức phạt là 5.000.000 VNĐ)

 Sau khi thông báo về việc mất, hỏng con dấu, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ được giấy giới thiệu của cơ quan công

an tới đơn vị khắc dấu và làm dấu mới (đối với doanh nghiệp, theo Luật doanh nghiệp 2020 mới thì doanh nghiệp có thể chủ động về con dấu của mình, việc khắc lại dấu bị mất, hỏng của doanh nghiệp hiện không yêu cầu cụ thể theo quy định mà theo yêu cầu của đơn vị khắc dấu)

 Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nộp lại con dấu bị hỏng, con dấu cũ (con dấu bị mất đã tìm lại được) cho cơ quan có thẩm quyền cấp trước đó để thực hiện thủ tục thu hồi và tiêu hủy con dấu

Bước 2: Chuẩn bị thủ tục làm lại con dấu

Sau khi thông báo về việc mất, hỏng con dấu, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải chuẩn bị các thủ tục để bắt đầu làm lại con dấu mới, hồ

sơ bao gồm:

 Giấy đề nghị thay đổi con dấu, trong đó phải nêu rõ lý do, nguyên nhân thay đổi

Hình 3: Đơn đề nghị cấp đổi con dấu (nguồn: internet)

 Giấy chứng nhận hoạt động của tổ chức (đối với cơ quan, tổ chức), giấy đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp)

 Giấy chứng nhận mẫu dấu đã được Sở kế hoạch và Đầu tư hoặc đã được cơ quna công an cấp trước đó để nộp lại (Tuy nhiên, nếu nộp hồ sơ trên cổng thông tin điện tử thì không phải nộp lại, chỉ cần nộp đầy đủ và hợp lệ trên hệ thống nhằm tối giản hóa hơn về thủ tục hành chính cho các doanh nghiệp)

 Hồ sơ của người đến làm thủ tục:

o Giấy CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đó

o Trong trường hợp ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền

Hình 5: Giấy giới thiệu (nguồn: internet)

Bước 3: Nhận con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu mới

 Cán bộ kiểm tra tính hợp lệ và thành phần hồ sơ đầy đủ sẽ ghi Giấy biên nhận hồ sơ giao trực tiếp cho người được cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp cử đến

 Căn cứ theo ngày hẹn trên Giấy biên nhận hồ sơ, người được

cử của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đến nơi nộp hồ sơ để nhận kết quả con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới

IV CƠ SỞ PHÁP LÝ

1 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng

con dấu

2 Thông tư số 44/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 của Bộ Công an quy

định về mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước

3 Thông tư số 45/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 của Bộ Công an quy

định về trình tự đăng ký mẫu con dấu, thu hồi và hủy con dấu, hủy giá trị sử dụng con dấu, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu