Tiểu luận quản trị nguồn nhân lực cuối kì (Kì 2 nhóm 3) năm học 2021 2022 Trường Đại học Thăng Long LỜI MỞ ĐẦU Nguồn nhân lực là hay còn gọi là “ vốn con người” là tổng hợp một số lượng người tạo nên một tập thể tổ chức, lĩnh vực kinh doanh hoặc nền kinh tế và nó là bao gồm cả thể lực và trí lực. Câu nói “Hiền tài là nguyên khí của một quốc gia” có lẽ ai cũng biết, nó đề cao những con người vừa có tài, vừa có đức có thể làm cho đất nước ngày càng phát triển hơn , những tác giả của câu nói ấy thì không phải ai cũng biết. Ông chính là Thân Nhân Trung, một vị quan, một “nhà giáo dục” thời sơ. Điều này càng khẳng định thêm về sự quan trọng của “vốn con người”, nó không chỉ được nhấn mạnh ở hiện tại mà nó được đề cao ngay từ cha ông ta ngay từ những ngày dựng nước và giữ nước. Hiện nay, nước Việt Nam ta đang trong thời kỳ dân số vàng và theo các chuyên gia thì thời điểm diễn ra dân số vàng chỉ kéo dài trong 40 năm mà khi đã đi qua thời điểm ấy thì sẽ không thể quay lại nữa. Có một nguồn nhân lực dồi dào như Việt Nam chúng ta hiện nay là một điều cực kì may mắn vậy thì làm thế nào để có một nguồn lực vừa dồi dào vừa chất lượng lại là một vấn đề mà chúng ta cần phải tìm các giải pháp phù hợp cho nó. Và để đi tìm những giải pháp đó thì bài luận này sẽ trình bày về vấn đề “Làm sao để lập kế hoạch đào tạo nhân viên và đánh giá năng lực nhân viên của một nhân viên tuyển dụng sao cho hiệu quả nhất”
LẬP KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC - 1 1 Khái niệm
Đào tạo và phát triển là những hoạt động thiết yếu nhằm duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức Đây là yếu tố quyết định giúp các tổ chức tồn tại và phát triển mạnh mẽ trong môi trường cạnh tranh Vì vậy, công tác đào tạo và phát triển cần được thực hiện một cách có tổ chức và theo kế hoạch rõ ràng.
Phát triển nguồn nhân lực là tổng hợp các hoạt động học tập có tổ chức diễn ra trong khoảng thời gian nhất định, nhằm thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Khái niệm Là quá trình hoạch định và tổ chức nhằm trang bị kiến thức và kĩ năng cho NV nhằm phục vụ cho nhu cầu CV hiện tại
Là quá trình chuẩn bị và bồi dưỡng năng lực cần thiết cho tổ chức trong tương lai và phù hợp với nguyện vọng của nhân viên
Hướng đến Công việc hiện tại Công việc hiện tại và tương lai Áp dụng Cá nhân Cá nhân, nhóm và tổ chức
Thời gian Ngay lập tức Dài hạn
Yêu cầu Bắt buộc Dài hạn
Mục đích Khắc phục sự thiếu hụt về kiến thức và kỹ năng hiện tại
Chuẩn bị cho tương lai
Bảng so sánh giữa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
1.1.2 Vai trò và tầm quan trọng của đào tạo và phát triển NNL
Mục tiêu chính của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực hiện có và nâng cao hiệu quả tổ chức Điều này đạt được thông qua việc giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc và nghề nghiệp của họ, từ đó thực hiện chức năng và nhiệm vụ một cách tự giác và tích cực hơn Đào tạo và phát triển không chỉ nâng cao thái độ làm việc mà còn cải thiện khả năng thích ứng của nhân viên với các công việc trong tương lai, do đó, cần được chú trọng đúng mức trong tổ chức.
− Để đáp ứng yêu cầu công của việc tổ chức hay nói cách khác là đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển tổ chức
− Để đáp ứng nhu cầu học tập và phát triển của người lao động
− Để đào tạo và phát triển những giải pháp có tính chiến lược tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
1.1.3 Quy trình đào tạo và phát triển NNL
Chúng ta xây dựng quy trình đào tạo và phát triển NNL theo mô hình 7 bước sau:
Sơ đồ 1.1 Trình tự xây dựng một chương trình đào tạo và phát triển
Xác định nhu cầu đào tạo
Để xác định nhu cầu đào tạo, cần phân tích thời điểm, bộ phận, loại kỹ năng và số lượng lao động cần đào tạo Nhu cầu này được xác định dựa trên kế hoạch và chiến lược phát triển của doanh nghiệp, kết quả đánh giá năng lực và thành tích của nhân viên, nguyện vọng của họ, khả năng tài chính của doanh nghiệp, cũng như các thách thức trong tương lai.
Đào tạo, bồi dưỡng và phát triển là nhu cầu thiết yếu của người lao động, giúp họ nâng cao trình độ và năng lực để hoàn thành tốt công việc Việc phân tích nhu cầu đào tạo cần xem xét khả năng học tập của cá nhân và hiệu quả đầu tư cho đào tạo Để xác định nhu cầu này, có thể sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, bảng câu hỏi, thảo luận nhóm, quan sát và phân tích thông tin sẵn có Dựa vào các văn bản công việc, đánh giá thực tế, cơ cấu tổ chức và kế hoạch nhân lực, công ty sẽ xác định số lượng, loại lao động và kiến thức kỹ năng cần đào tạo.
PHÂN TÍCH NHU CẦU ĐÀO TẠO
Xác định mục tiêu đào tạo
Kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo bao gồm các kỹ năng cụ thể cần được phát triển, trình độ kỹ năng dự kiến sau đào tạo, số lượng học viên tham gia và thời gian đào tạo.
Nhân viên khi đào tạo có các mục tiêu như sau:
− Nhân viên sẽ tiếp thu được kiến thức và kỹ năng gì?
− Công việc của nhân viên sẽ được cải tiến ra sao?
− Xác định dựa theo tiêu chí 5W+1H(What,Why,When,Which,Who+How)
− Chất lượng NNL và hiệu quả chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Yêu cầu của mục tiêu đào tạo phải cụ thể, đo lường và có lộ trình rõ ràng để nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt
Lựa chọn đối tượng đào tạo
Lựa chọn người lao động cụ thể để đào tạo cần dựa trên nghiên cứu và xác định nhu cầu cũng như động cơ của họ Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả đào tạo mà còn tác động tích cực đến khả năng nghề nghiệp của từng cá nhân.
Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Chương trình đào tạo bao gồm các môn học và bài học, thể hiện kiến thức và kỹ năng được giảng dạy cùng với thời gian đào tạo Dựa trên đó, cần lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp.
Từ đó ta có các tiêu thức lựa chọn phương pháp đào tạo
− Mức độ áp dụng vào công việc
− Sở thích của giảng viên và học viên
Phương pháp đào tạo cần tập trung vào người học, áp dụng cách tiếp cận đa chiều và linh hoạt, đồng thời gắn liền với thực tiễn Bên cạnh đó, người học cũng cần trang bị kỹ năng để vượt qua các kỳ thi.
Dự tính chi phí đào tạo
Chi phí đào tạo quyết định việc lựa chọn các phương án đào tạo, bao gồm các chi phí cho việc học, chi phí cho việc giảng dạy.
Dự tính chi phí đào tạo không chỉ giúp lường trước các khó khăn như gián đoạn công việc, mà còn hỗ trợ trong việc lựa chọn người hướng dẫn, phương pháp và đánh giá hiệu quả đào tạo Điều này đặc biệt quan trọng đối với nhân viên đào tạo tại nơi làm việc.
Lựa chọn giáo viên đào tạo
Có thể lựa chọn giáo viên từ biên chế doanh nghiệp hoặc thuê ngoài như giảng viên đại học và trung tâm đào tạo Để thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với thực tế doanh nghiệp, nên kết hợp giáo viên thuê ngoài với những người có kinh nghiệm lâu năm trong doanh nghiệp Sự kết hợp này giúp người học tiếp cận kiến thức mới mà vẫn gắn liền với thực tiễn Các giáo viên cần được tập huấn để hiểu rõ mục tiêu và cấu trúc của chương trình đào tạo Việc đánh giá chương trình và kết quả đào tạo là rất quan trọng.
Chương trình đào tạo cần được đánh giá dựa trên các tiêu chí như mức độ đạt được mục tiêu đào tạo, phân tích điểm mạnh và điểm yếu của chương trình, cũng như hiệu quả kinh tế thông qua việc so sánh chi phí và kết quả Việc này giúp xác định lợi ích của chương trình đào tạo một cách rõ ràng.
Kết quả của chương trình đào tạo bao gồm nhận thức, sự thỏa mãn của người học, khả năng vận dụng kiến thức và kỹ năng, cùng với sự thay đổi hành vi tích cực Để đo lường các kết quả này, có thể áp dụng các phương pháp như phỏng vấn, khảo sát qua bảng hỏi, quan sát, và yêu cầu người học thực hiện bài kiểm tra.
Ta đánh giá hiệu quả đào tạo qua công thức sau
Giá trị gia tăng do đào tạo: tăng năng suất, sản lượng, chất lượng sản phẩm Tổng chi phí đào tạo:Thuê giáo viên, địa điểm, thiết bị…
Hoặc đánh giá chương trình đào tạo dựa trên bước đánh giá của D.A Geave and Boshoff
Sơ đồ 1.3 Các bước đánh giá của D.A Geave and Boshoff
LẬP KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO/BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC CHO NHÂN VIÊN
Thực hiện theo yêu cầu đào tạo về Nguồn nhân lực
Phòng Nhân sự lập kế hoạch đào tạo như sau:
Chức danh đào tạo Mã số chức danh (MSCD):NL004
Thuộc các Bộ phận: Trường phòng nhân lực,Nhân viên mới vào làm,Nhân viên chính thức
Căn cứ phát sinh nhu cầu đào tạo:
Các kế hoạch và mục tiêu chiến lược và tác nghiệp cụ thể trong tương lai
Dựa trên nhu cầu lao động ngày càng tăng của công ty và sự phát triển nhanh chóng, ban quản trị nguồn nhân lực đã triển khai kế hoạch đào tạo cho các nhân viên tuyển dụng mới.
Để thực hiện chiến lược mở rộng công ty và phát triển các dự án đầu tư kinh doanh ổn định, bền vững, công ty đặt mục tiêu tăng trưởng từ 15% đến 20% mỗi năm, dẫn đến nhu cầu lao động sẽ gia tăng.
7%-20% một năm hướng tới công ty đầu tư đa ngành hàng đầu trong vòng từ 5-10 năm.
Đào tạo nhân viên tuyển dụng là một yếu tố quan trọng để nâng cao khả năng quản lý và tuyển dụng nguồn nhân lực, đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển của công ty.
Sự thay đổi về quy trình công nghệ, công cụ và trang thiết bị
Hiện nay, các công cụ quản lý nhân lực và tìm kiếm ứng viên đang ngày càng phổ biến trong các công ty Do đó, nhân viên tuyển dụng cần nắm bắt sự thay đổi trong việc lựa chọn nguồn lao động Việc đào tạo nhân viên tuyển dụng mới trở thành nhu cầu cấp thiết trong thời đại Công nghệ 4.0.
Các yêu cầu về pháp luật và chế định, các tiêu chuẩn tác động đến doanh nghiệp
Bộ luật Lao động 2019, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021, giới thiệu nhiều điểm mới mà nhân viên tuyển dụng cần nắm vững và điều chỉnh để tuân thủ các quy định của bộ luật này.
Với sự nâng cao trình độ tay nghề của lao động trong nước, việc đánh giá và phát hiện nguồn lao động trở nên khắt khe hơn Nhân viên tuyển dụng cần phát triển kỹ năng đánh giá để lựa chọn ứng viên phù hợp với doanh nghiệp Đồng thời, việc đánh giá nhu cầu đào tạo của nhân viên cũng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
STT TÊN CÔNG VIỆC Phạm
Lý Thị Trang Đánh giá
1 Lập kế hoạch quản lý nhân sự
2 Kỹ năng tư duy trong kinh doanh
3 Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Bảng 1.2 Đánh giá nhu cầu làm việc của nhân viên
(-) Không có,1-Tập sự,2-Thành thạo,3-Có kinh nghiệm,(X)Có nhu cầu,(O)Không có nhu câu
Mỗi công việc phải có ít nhất 2 người biết làm và ít nhất 1 người thành thạo (mức
2) Ưu tiên đào tạo nâng cao và mỗi nhân viên ưu tiên dưới 3 chuyên môn
Người lập Quản lý trực tiếp Giám đốc bộ phận TP nhân sự Phương Hà Nam Hoàng Phạm Thị Thu Phương Lê Ngọc Hà Phạm Hải Nam Lê Hoàng
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU ĐÀO TẠO
Chương trình đào tạo Lập kế hoạch nhân sự giúp nhân viên trở thành chuyên gia tuyển dụng với kiến thức và kỹ năng quản lý nhân sự tốt Đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu đổi mới trong doanh nghiệp, phát triển nhân viên sáng tạo, nhân ái và tận tụy với công việc Sau khi hoàn thành khóa học, nhân viên có khả năng hoạt động trong ban nhân sự, nghiên cứu và quản lý nhu cầu nguồn lao động của doanh nghiệp.
− Hiểu biết sâu sắc về quản trị nguồn nhân lực
− Hiểu biết các tư tưởng, quan điểm và các nguyên tắc trong thiết kế mô hình doanh nghiệp
Nắm vững các phương pháp nghiên cứu khoa học phổ biến trong quản lý nhân sự là rất quan trọng Điều này bao gồm việc hiểu rõ các nguyên tắc và phương pháp quản trị khác nhau, cùng với cơ sở lý luận của chúng.
Hiểu rõ về phân bổ nguồn lực trong doanh nghiệp là rất quan trọng, cùng với việc nắm bắt các xu hướng quản lý nhân lực hiện đại Ngoài ra, việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự cũng là một yếu tố cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc.
− Hiểu biết cơ sở lý luận và các phương pháp kiểm tra, đánh giá đối với nhân sự các phòng ban
Quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc định hình hoạt động và hành vi đạo đức của nhân sự Hiểu rõ nhiệm vụ của công tác quản lý giúp nhận diện ảnh hưởng tích cực và tiêu cực từ các yếu tố đời sống, văn hóa, xã hội, dân tộc và tôn giáo đến nhân viên.
Lập kế hoạch quản lý nhân lực
Xây dựng kế hoạch quản trị nguồn nhân lực cho từng phòng ban là rất quan trọng, bao gồm việc thiết kế chi tiết để phân bổ nguồn nhân lực Cần xác định các mục tiêu quản lý rõ ràng và tổ chức các hoạt động phân bổ nhân lực một cách chuyên nghiệp.
Vận dụng các phương pháp và công cụ quản lý đa dạng trong quá trình phân bổ sẽ giúp nhân viên làm việc tích cực và hiệu quả hơn.
− Có kỹ năng phân loại ứng viên một cách hợp lý,tuyển chọn ra được ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển dụng trong doanh nghiệp
Quản lý hiệu quả các hoạt động doanh nghiệp là rất quan trọng, bao gồm việc đưa ra hướng dẫn rõ ràng cho các quy trình và thu hút nguồn nhân lực chất lượng vào công ty.
− Quản lý hành vi của nhân viên và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc của nhân viên
Xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác quản trị cần gắn liền với kế hoạch quản lý, đồng thời áp dụng các biện pháp giáo dục phù hợp với đặc điểm của nhân viên trong từng ban ngành.
− Vận dụng các chiến lược khác nhau để đánh giá kết quả và hoạt động của nhân viên
− Đưa ra nhận định chính xác và tin cậy về sự tiến bộ của nhân viên
− Vận dụng kết quả đánh giá nhân viên để đề ra tiến trình, kế hoạch hoạt động của nhân viên ở dự án tiếp theo
− Đọc và hiểu các tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
− Sử dụng các phần mềm văn phòng cơ bản như Word, Excel, Powerpoint, khai thác và sử dụng Internet.
− Phân tích, tổng hợp, phê phán và kỹ năng học tập suốt đời.
− Làm việc độc lập, sáng tạo và hợp tác.
− Tìm và xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để nâng cao trình độ và nâng cao
− Hiệu quả cho các mặt công tác khác nhau của người giáo viên.
− Phân tích thực tiễn và rút ra hay tận dụng những cơ hội sẵn có nhằm đem lại lợi ích cho bản thân, nhân viên và doanh nghiệp
− Đề ra một chương trình hành động cho bản thân nhằm đạt được sự thăng tiến trong nghề nghiệp.
1.3.3 Về hành vi và thái độ Đạo đức nghề nghiệp
Có tinh thần học hỏi và ý chí không ngừng nâng cao kiến thức, rèn luyện kỹ năng quản lý là yếu tố quan trọng để cải thiện hiệu quả trong công tác phân bổ nguồn nhân lực.
− Có tinh thần làm việc hợp tác với đồng nghiệp và cộng đồng
− Tôn trọng nội quy, quy chế làm việc của ngành giáo dục Đạo đức cá nhân
− Có tinh thần làm việc hợp tác với đồng nghiệp và cộng đồng
− Tôn trọng nội quy, quy chế làm việc tại nơi đào tạo
Khả năng nâng cao trình độ sau khi hoàn tất tập huấn
− Có đủ kiến thức để có thể phân bổ,quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Hiểu được nhu cầu tuyển dụng nhân viên trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần có khả năng kiểm tra và đánh giá nhân viên trong từng dự án để xây dựng kế hoạch nhân sự hiệu quả cho tương lai.
TỔ CHỨC ĐÀO TẠO
KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO - TẬP HUẤN TẠI CÔNG TY TNHH PNA
Họ và tên: Lê Văn Chức danh: Nhân viên tuyển dụng Đơn vị công tác:CÔNG TY TNHH PNA
Thời gian vào công ty:22/03/2019
STT Nội dung đào tạo(Kiến thức,Kỹ năng) Đối tượng tham gia
Thời lượng dự kiến (Giờ đào tạo)
Tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo/Giảng viên
Kết quả đào tạo Khả năng ứng dụng
1 Lập kế hoạch quản lý nhân sự
Nhân viên mới,Nhân viên tuyển dụng trực tiếp
3 tháng Giảng viên quản trị nguồn nhân lực trường đại học Thăng Long
50 triệu VNĐ đào tạo ra được 20 nhân viên tuyển dụng trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn
2 Kỹ năng tư duy trong kinh doanh
Nhân viên tuyển dụng online 3 tháng Giảng viên Quản trị kinh doanh EBBA đại học Kinh tế quốc dân
50 triệu VNĐ đào tạo ra được 20 nhân viên tuyển dụng trang bị những kỹ năng phân tích chiến lược về nhân lực trong tương lai
3 Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Nhân viên mới online 1 tháng Giám đốc kinh doanh công ty trách nhiệm hữu hạn PNA
20 triệu VNĐ đào tạo 20 nhân viên mới có khả năng giao tiếp và thuyết phục khách hàng
Chính sách đào tạo
1.5.1 Quyền lợi, nghĩa vụ của người tham gia đào tạo
Chế độ của người lao động trong thời gian đào tạo sẽ tuân theo quy định của pháp luật lao động và chính sách chung của công ty, dựa trên các nguyên tắc đã được xác định.
− Trường hợp được công ty cử đi đào tạo:
Nhân viên và quản lý được Công ty cử đi đào tạo trong giờ làm việc sẽ không phải làm việc trong thời gian học, đồng thời được hưởng lương và các chế độ như khi làm việc bình thường, theo Quy chế trả lương và phân phối tiền thưởng của Công ty Nếu kết quả học tập đạt loại giỏi (Bằng tốt nghiệp hoặc Giấy chứng nhận), họ sẽ được xem xét khen thưởng theo Quy chế khen thưởng của Công ty.
− Trường hợp người lao động tự xin đi đào tạo:
Người lao động có quyền tự xin đi đào tạo trong các lĩnh vực cần thiết cho công việc của mình Tuy nhiên, việc tham gia các khóa đào tạo trong giờ làm việc chỉ được thực hiện khi có sự chấp thuận bằng văn bản từ Ban giám đốc công ty.
Tùy thuộc vào nội dung và hình thức đào tạo, cũng như mức độ phù hợp với công việc hiện tại, Ban Giám đốc Công ty sẽ xem xét và phê duyệt hỗ trợ chi phí đào tạo cho người lao động Mức hỗ trợ tối đa có thể lên đến 100% chi phí đào tạo.
1.5.2 Quyền lợi, nghĩa vụ của giảng viên nội bộ
Được đảm bảo trang thiết bị, phương tiện và điều kiện làm việc theo quy định pháp luật, đồng thời được cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
Giảng viên trong nội bộ sẽ được hưởng lương, phụ cấp, trợ cấp và các chính sách khác theo quy định của công ty, cùng với các ưu đãi đặc biệt.
Nhân viên sẽ được đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn theo kế hoạch của công ty, tham gia vào quản lý và quản trị, cũng như tham gia các hoạt động xã hội theo quy định của công ty và pháp luật.
− Giảng viên gia giảng dạy thì được hưởng các chế độ đối với giảng viên theo quy định của pháp luật và quy định hợp pháp của công ty.
XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
2.1.1 Khái niệm về Phân tích công việc
Có nhiều khái niệm về công việc, từ nghĩa rộng đến nghĩa cụ thể và nghĩa theo chất lượng
Công việc là một nhóm các nhiệm vụ phải hoàn thành, nếu một tổ chức muốn đạt được các mục tiêu của mình
Công việc là việc làm thường xuyên của một người để có thu nhập
Công việc là một số điều hay một số việc cụ thể mà một người lao động phải làm thường xuyên hàng ngày
Mỗi công việc có độ phức tạp nhất định và nó đòi hỏi người đảm nhận phải có trình độ nhất định để thực hiện nó
Công việc bao gồm tổng hợp các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể mà người lao động cần thực hiện trong một tổ chức.
Phân tích công việc là bước khởi đầu quan trọng của cán bộ quản lý nhân lực trong tổ chức, giúp hiểu rõ về công việc Qua đó, cán bộ có thể lập kế hoạch nguồn nhân lực hiệu quả, tuyển dụng và bố trí người lao động vào các vị trí phù hợp trong tổ chức.
Phân tích công việc là quá trình thu thập và đánh giá thông tin quan trọng liên quan đến các công việc trong tổ chức, nhằm làm rõ bản chất của từng công việc Quá trình này nghiên cứu nhiệm vụ và trách nhiệm của người lao động, các hoạt động cần thực hiện, lý do và cách thức thực hiện, cũng như các máy móc, thiết bị và công cụ sử dụng Ngoài ra, nó còn xem xét các mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc cụ thể, và yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết của người lao động.
2.1.2 Vai trò và tầm quan trọng của Phân tích công việc
Trong bối cảnh hiện nay, công tác quản lý nhân sự cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu pháp luật về nhân quyền và quyền bình đẳng của người lao động Do đó, phân tích công việc đã trở thành một yếu tố quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực tại các tổ chức.
Phân tích công việc có vai trò vô cùng quan trọng đối với cả người quản lý và người lao động, cụ thể: Đối với người quản lý:
Phân tích công việc giúp người quản lý có thể thiết lập các tiêu chí đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên một cách rõ ràng
Phân tích công việc là yếu tố quan trọng để thực hiện quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, giúp người quản lý đưa ra quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt và thù lao dựa trên tiêu chí rõ ràng liên quan đến công việc, thay vì dựa vào tiêu chuẩn mơ hồ và chủ quan.
Phân tích công việc giúp người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc
Phân tích công việc giúp người lao động nhận thức rõ các kỳ vọng của tổ chức, từ đó nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Thông qua việc phân tích công việc, người quản lý có thể nhận diện và tóm tắt các nhiệm vụ cần thực hiện ở từng vị trí khác nhau Điều này giúp nhà quản trị hiểu rõ chức năng và nhiệm vụ của từng công việc, từ đó xây dựng hệ thống lương và thưởng hợp lý cho các đối tượng và công việc khác nhau.
Phân tích công việc là yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp Nếu không thực hiện phân tích công việc, nhà quản trị sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá yêu cầu công việc, tuyển dụng nhân viên phù hợp, và đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên Điều này dẫn đến việc không thể trả lương và kích thích nhân viên một cách kịp thời và chính xác Đặc biệt, phân tích công việc là công cụ hữu hiệu cho các tổ chức mới thành lập hoặc đang cần cải tổ, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tóm tắt lợi ích của việc phân tích công việc đối với hoạt động quản trị nguồn nhân lực được trình bày trong hình dưới đây
Sơ đồ 2.1 Tầm quan trọng của phân tích công việc 2.1.3 Khái niệm và nội dung của Mô tả công việc và Tiêu chuẩn công việc
Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Bảng mô tả công việc (Job Description)
Bảng mô tả công việc là tài liệu quan trọng liệt kê chức năng, nhiệm vụ, và các mối quan hệ trong công việc Nó cung cấp thông tin về điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra và giám sát, cũng như các tiêu chuẩn cần đạt được Việc sử dụng bảng mô tả công việc giúp người lao động hiểu rõ nội dung, yêu cầu, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện công việc.
Do sự đa dạng về quy mô, trình độ và cách tổ chức của các doanh nghiệp, cũng như mục đích phân tích công việc khác nhau, không tồn tại một biểu mẫu thống nhất cho bảng mô tả công việc Tuy nhiên, các bảng mô tả công việc thường bao gồm những nội dung chính sau đây.
Nhận diện công việc bao gồm các yếu tố quan trọng như tên công việc, mã số công việc, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo giám sát tình hình thực hiện công việc, cùng với người thực hiện và người phê duyệt bảng mô tả công việc.
Chức danh công việc là yếu tố quan trọng trong công ty, giúp xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên Người đảm nhận vị trí này cần phải đảm bảo rằng tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Các mối quan hệ trong công việc cần được xác định rõ ràng, bao gồm mối quan hệ của người thực hiện công việc với các cá nhân khác trong và ngoài doanh nghiệp Điều quan trọng là phải lưu ý đến sản phẩm hoặc kết quả mong muốn đạt được từ những mối quan hệ này.
Chức năng và trách nhiệm trong công việc cần được liệt kê rõ ràng, với từng chức năng chính được nêu bật Sau đó, cần giải thích cụ thể các công việc cần thực hiện trong từng chức năng đó để đảm bảo sự hiểu biết đầy đủ và chính xác về nhiệm vụ.
Người thực hiện công việc cần có thẩm quyền rõ ràng, bao gồm giới hạn và phạm vi quyền hạn trong các quyết định liên quan đến tài chính, nhân sự và thông tin, nhằm đảm bảo họ có khả năng hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
Mẫu 3- Bản Mô tả công việc và Tiêu chuẩn công việc
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc Nhân viên tuyển dụng Mã chức danh: NL004 Địa điểm làm việc Công ty TNHH PNA
Bộ phận Nhân sự Đội/Nhóm Nhóm Tuyển dụng
Báo cáo cho Cấp trên trực tiếp Cấp trên gián tiếp
Trưởng phòng Hành chính Nhân sự Giám đốc Nhân sự
Nhân viên dưới quyền Nhân viên báo cáo trực tiếp Nhân viên báo cáo gián tiếp
(Nếu có) Số lượng: Số lượng:
Soạn thảo bởi: Trần Thị Ngọc Ánh Ngày: 03/04/2022
Xem xét/Đồng thuận bởi: Phạm Thị Thu Phương Phê duyệt bởi: Phạm Hải
PHẦN 2: CHỨC NĂNG VÀ TRÁCH NHIỆM ĐƯỢC PHÂN CÔNG
2.1 Tiếp nhận những nhu cầu tuyển dụng của cấp trên, lập kế hoạch tuyển dụng 2.2 Viết thông báo tuyển dụng 2.3 Phân tích, sàng lọc hồ sơ ứng viên 2.4 Sắp xếp, lên lịch phỏng vấn và thông báo kết quả phỏng vấn tới ứng viên 2.5 Thực hiện các công việc sau tuyển dụng
PHẦN 3: QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Quan hệ công việc bên trong Quan hệ công việc bên ngoài Đơn vị/vị trí công việc
Mục đích tương tác công việc
Mục đích tương tác công việc
Bộ phận và phòng ban cần đảm bảo hoàn thành tốt công việc được giao, trong khi ứng viên và đối tác tuyển dụng phải tìm đủ số lượng ứng viên và nâng cao thương hiệu tổ chức để được nhiều người biết đến.
PHẦN 4: CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH YẾU
STT Nhiệm vụ Tỷ trọng
1 Lập kế hoạch tuyển dụng 25% Kế hoạch tuyển dụng được duyệt từ Giám đốc
2 Đăng tin tuyển dụng 20% Thu hút được nhiều ứng viên nộp CV
3 Nhận và lọc hồ sơ ứng viên 30% Hồ sơ phù hợp
-Lịch phỏng vấn tới các ứng viên
5 Hoàn thiện hồ sơ, thông báo nhân viên mới 5%
Hồ sơ nhân viên, thông báo tới các bộ phận liên quan khác
6 Theo dõi kết quả thử việc 5% Bản đánh giá thử việc
PHẦN 5: QUYỀN HẠN ĐƯỢC PHÂN CÔNG, BÁO CÁO
1 Xử lý, giải quyết các công việc trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của mình
2 Báo cáo, đề xuất lên cấp trên những vấn đề phát sinh ngoài phạm vi trách nhiệm của mình
PHẦN 6: ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Giờ hành chính Làm việc theo ca◻ Làm việc theo kíp ◻
6.2 Phương tiện đi lại Tự túc
Trang bị bảo hộ lao động Đồng phục Bảo hộ lao động ◻
6.4 Môi trường làm việc Điều kiện làm việc bình thường Điều kiện làm việc nặng nhọc ◻
PHẦN 7: TIÊU CHUẨN NĂNG LỰC YÊU CẦU CHO VỊ TRÍ CÔNG VIỆC
7.1 Giới tính: Không yêu cầu
7.2 Trình độ học vấn: Đại học/Cao đẳng
Loại hình đào tạo/văn bằng liên quan: Không yêu cầu
7.3 Chuyên ngành: Quản trị nhân lực hoặc Quản trị kinh doanh
7.4 Ngoại ngữ (cấp độ): trình độ B2 hoặc các chứng chỉ có giá trị tương đương 7.5 Kỹ năng về công nghệ thông tin: Tin học văn phòng loại B trở lên
7.6 Kinh nghiệm: ít nhất 1 năm kinh nghiệm tại vị trí tuyển dụng
7.7 Kỹ năng công việc: kỹ năng giao tiếp, thuyết trình; kỹ năng làm việc nhóm; kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng…
7.8 Kỹ năng cần thiết: kỹ năng lắng nghe và giao tiếp tốt; kỹ năng phân tích và xử lý thông tin; kỹ năng đàm phán, ra quyết định, kỹ năng lập kế hoạch…
7.9 Yêu cầu khác: trung thành, gắn bó lâu dài với công ty
PHẦN 8: PHÊ DUYỆT CÁC CẤP VỚI VỊ TRÍ ĐƯỢC MÔ TẢ
Xem xét đồng thuận Phòng TC-NS Phê duyệt
Phương Phạm Thị Thu Phương
Bảng 2.1 Bảng mô tả công việc
ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA NHÂN VIÊN
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA NHÂN VIÊN
3.1.1 Khái niệm về đánh giá năng lực của nhân viên
Năng lực là đặc tính đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ và phẩm chất cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, giúp cá nhân làm việc hiệu quả hơn Đánh giá năng lực là yếu tố quan trọng trong quản lý đội ngũ, bên cạnh việc xác định mục tiêu, hướng dẫn và phản hồi Quá trình này không chỉ giúp nhân viên đạt được kết quả mong đợi mà còn định hướng mục tiêu phát triển trong tương lai Tuy nhiên, việc đánh giá năng lực vẫn là thách thức lớn đối với các nhà quản lý trong việc tìm ra giải pháp hiệu quả.
Đánh giá năng lực nhân viên là quá trình xem xét kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc và giá trị tiềm ẩn của họ Mục đích chính của việc này là để đề bạt, bổ nhiệm và thăng tiến nhân viên Đánh giá thường dựa trên từ điển kỹ năng nghề nghiệp, xác định rõ những năng lực cụ thể cần có cho từng chức vụ.
Phân loại tiêu chí đánh giá
Đánh giá năng lực nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng nhưng không dễ dàng, vì nó phụ thuộc vào từng vị trí và tính chất công việc khác nhau Để đảm bảo sự chính xác và công bằng trong quá trình đánh giá, nhà quản lý cần nắm vững một số tiêu chí nền tảng, trong đó việc đánh giá theo mục tiêu là một yếu tố quan trọng.
Trong quá trình làm việc, mỗi nhân viên được giao nhiệm vụ và KPI riêng, cùng hướng tới mục tiêu chung Nhà quản lý có thể sử dụng khả năng hoàn thành mục tiêu của nhân viên như tiêu chí đánh giá năng lực Quy trình đánh giá năng lực nhân viên dựa theo mục tiêu sẽ được chia thành các nhóm nhỏ.
Đánh giá theo mục tiêu phát triển là phương pháp mà nhà quản lý sử dụng hệ thống KPI để hiểu rõ mục tiêu của từng nhân viên Qua đó, nhà quản lý có thể nhận diện nguyện vọng và mức độ gắn bó của nhân viên với công việc Từ thông tin này, nhà quản lý sẽ xây dựng các chiến lược phát triển năng lực cho nhân viên một cách cụ thể và hiệu quả.
Đánh giá theo mục tiêu hành chính dựa trên mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, phân loại thành xuất sắc, khá, trung bình hoặc yếu kém Hình thức đánh giá này là cơ sở để đưa ra các đề xuất về tăng lương, xử phạt hoặc sa thải.
Đánh giá hiệu suất nhân viên dựa trên mục tiêu hoàn thành công việc theo tuần, tháng, quý và năm giúp nhà quản lý xác định chính xác năng lực của họ Để thực hiện điều này, nhà quản lý cần yêu cầu nhân viên nộp báo cáo định kỳ về công việc Những báo cáo này sẽ cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá xem nhân viên có đang hoàn thành tốt nhiệm vụ hay không.
Trong quá trình đánh giá năng lực nhân viên, nhà quản lý nên kết hợp cả ba hình thức đánh giá để đạt được kết quả chính xác và minh bạch Việc bỏ sót hoặc đánh giá qua loa có thể làm giảm tính chính xác trong việc xác định năng lực của nhân viên.
Nhà quản lý cần nắm vững tiêu chí đánh giá theo hình thức bên cạnh tiêu chí đánh giá theo mục tiêu, vì đây là cách đánh giá toàn diện và chính xác Cụ thể, có ba hình thức đánh giá mà nhà quản lý cần áp dụng.
Đánh giá nhân viên theo cách toàn diện giúp nhà quản lý có cái nhìn khách quan hơn về nhân viên thông qua nhận xét từ đồng nghiệp và khách hàng Phương pháp này không chỉ mang lại đánh giá tổng hợp và hiệu quả cao, mà còn giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về năng lực và phẩm chất của nhân viên.
Đánh giá nhân viên theo ngang cấp là phương pháp đánh giá năng lực giữa các nhân viên cùng cấp bậc, trong đó họ tự đánh giá lẫn nhau thay vì do quản lý thực hiện Mỗi nhân viên sẽ dựa vào năng lực, chuyên môn và kỹ năng của đồng nghiệp để đưa ra đánh giá riêng, với sự khách quan được đặt lên hàng đầu.
Đánh giá nhân viên từ cấp bậc cao đến thấp là quy trình mà các nhà quản lý trực tiếp thực hiện để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên Kết quả từ bảng đánh giá sẽ giúp nhà quản lý xây dựng kế hoạch phát triển nhân viên phù hợp cho từng phòng ban cụ thể.
3.1.2 Tầm quan trọng của đánh giá năng lực của nhân viên Đánh giá năng lực nhân viên là một nhiệm vụ rất quan trọng không chỉ riêng cho phòng nhân sự mà đây còn là một vấn đề hóc búa cho người quản lý doanh nghiệp trong việc hoạch định nguồn nhân lực, quản lý công việc nhân viên hiệu quả và xây dựng kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy để đánh giá chính xác năng lực của nhân viên thì nhà quản lý cần phải hiểu rõ mục đích của việc đánh giá nhân viên là để làm gì?
Đánh giá nhân viên giúp họ nhận thức rõ năng lực bản thân, xác định những điểm yếu và tìm ra phương pháp khắc phục Dựa vào kết quả đánh giá, nhân viên sẽ có động lực để nỗ lực hoàn thiện kỹ năng trong công việc.
Việc phân tích dữ liệu về khả năng của nhân viên giúp doanh nghiệp đưa ra các biện pháp thúc đẩy hiệu suất làm việc, như khen thưởng và thăng chức Đồng thời, nếu nhân viên không đạt được mục tiêu, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng các biện pháp phạt, tạo động lực cho nhân viên cố gắng và tạo cơ hội để họ sửa chữa sai sót.