Häc viÖn hµnh chÝnh quèc gia 1 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Môc lôc 2 1 Môc ®Ých tæng thÓ 21 2 2 Môc ®Ých dù ¸n 22 2 3 C¸c hîp phÇn ho¹t ®éng 22 II thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n th t¹i dù ¸n eu viÖt nam mutr[.]
Mục đích tổng thể
Hỗ trợ Việt Nam thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế xã hội (SEDP) và chương trình hành động sau khi gia nhập WTO nhằm thúc đẩy tăng trưởng kinh tế bền vững và giảm nghèo thông qua việc hội nhập sâu rộng vào hệ thống thương mại toàn cầu.
Mục đích dự án
Tăng cờng năng lực của Bộ Công thơng để xây dựng và thực hiện chiến lợc hội nhập kinh tế quốc tế và thơng mại của Việt Nam.
Các hợp phần hoạt động
Các hợp phần hoạt động của dự án bao gồm:
- Tăng cờng năng lực của Bộ Công thơng trong việc điều phối và thực hiện các cam kết WTO;
Tăng cường hợp tác với các khu vực tư nhân, các cơ sở nghiên cứu và đào tạo nhằm xây dựng chiến lược hội nhập thương mại một cách đồng bộ và bền vững.
Tăng cường năng lực của Bộ Công thương trong việc đàm phán và điều phối thực hiện các thỏa thuận thương mại khu vực như AFTA và ASEAN với các đối tác, đồng thời tham gia đàm phán hiệp định thương mại tự do với các đối tác thương mại chính thức.
- Tăng cờng thuận lợi hoá thơng mại dịch vụ thông qua nâng cao khả năng điều phối, thống kê và phân tích trong lĩnh vực này;
Tăng cường năng lực cho các bên liên quan trong chính sách cạnh tranh nhằm bảo vệ người tiêu dùng và đảm bảo một sân chơi bình đẳng cho tất cả doanh nghiệp thông qua việc thực thi Luật cạnh tranh.
Tổ chức bộ máy và chế độ trách nhiệm của Dự án
EU - Việt Nam Mutrap III:
Đội ngũ nhân sự dự án gồm 17 cán bộ nhân viên, trong đó có 2 cán bộ giữ chức vụ quan trọng tại Bộ Công Thương và 14 người đã tốt nghiệp đại học từ các trường Ngoại thương và Thương mại.
Tổ chức bộ máy của dự án bao gồm:
Ban lãnh đạo gồm có Giám đốc dự án Mutrap III nguyên
Vụ phó Vụ đa biên Bộ Công thương phụ trách dự án, trong khi Giám đốc dự án và Điều phối viên, được cử từ Liên minh Châu Âu (EU), đảm nhận vai trò quản lý nhân sự và chỉ đạo thực hiện các mục tiêu của dự án.
Phòng Kỹ thuật bao gồm ba cán bộ: Phạm Ngọc Khôi phụ trách truyền thông, Nguyễn Huy Hoàng hỗ trợ kỹ thuật, và Nguyễn Văn Hiếu quản lý thiết bị kiểm tra cho các phòng họp, trang thiết bị và Backdrop của dự án.
Phòng hành chính có 6 cán bộ, do điều phối viên lãnh đạo, chịu trách nhiệm quản lý và đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật cũng như các quy định dự án Phòng hỗ trợ Giám đốc trong công tác hành chính và tài chính, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các đối tác để thực hiện tốt nhiệm vụ được Bộ giao.
Phòng lễ tân có 4 nhân viên tốt nghiệp từ các trường cao đẳng, đại học chuyên ngành du lịch, chịu trách nhiệm tiếp khách trong và ngoài nước Họ thực hiện công việc theo chỉ dẫn của ban lãnh đạo dự án và sắp xếp tổ chức các hội thảo, hội nghị theo hướng dẫn của phòng hành chính.
Sơ đồ tổ chức Dự án Việt Nam - EU Mutrap III
T vÊn tr- ởng §iÒu phèi viên
Quy trình x lý văn bản đến của Dự án EU - Việt
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
Các cơ quan, tổ chức và cá nhân gửi văn bản đến Dự án sẽ được chuyển thẳng đến Phòng Hành chính Sau khi tiếp nhận, văn bản sẽ được phân loại và xử lý tiếp theo.
Văn phòng có một nhân viên, Nguyễn Thị Tím, phụ trách quản lý văn bản đến Sau khi tiếp nhận, cô tiến hành phân loại sơ bộ các văn bản thành ba loại: văn bản gửi trực tiếp cho lãnh đạo, văn bản yêu cầu hồ sơ, và thủ tục xử lý công việc Sau khi hoàn tất việc phân loại, Văn phòng tiếp tục thực hiện công tác bóc bì văn bản.
Văn bản đã được bóc bì sẽ được đóng dấu đến và sau đó, công tác phân công từng loại văn bản cho lãnh đạo xử lý sẽ được thực hiện Đây là một nhiệm vụ khó khăn, yêu cầu trình độ nghiệp vụ hành chính cao, vì vậy cần phải phân loại sơ bộ các lĩnh vực văn bản và xác định phòng ban nào có trách nhiệm giải quyết Thông thường, văn bản đến sẽ được phân công cho các lãnh đạo như Giám đốc, Trưởng chuyên gia tư vấn và điều phối viên Dự án.
Sau khi phân loại văn bản, công tác đăng ký văn bản bằng máy tính được thực hiện với đầy đủ thông tin như lãnh đạo xử lý, nơi gửi, khu vực gửi, mức độ mật, mức độ khẩn, loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký, ngày nhận, lĩnh vực văn bản, và các tài liệu đính kèm nếu có Sau khi điền thông tin vào màn hình xử lý, văn bản sẽ thực hiện lệnh xác nhận, và máy tính tự động hiển thị số đến của văn bản vừa tiếp nhận Văn thư ghi số đến và ngày đến, sau khi hoàn tất đăng ký, sẽ kẹp phiếu xử lý vào mỗi đầu văn bản và đưa vào các ô tiếp nhận của từng chuyên viên trong phòng.
Phiếu xử lý văn bản là tài liệu quan trọng để quản lý và xử lý văn bản, bao gồm thông tin như số văn bản, ngày tháng năm, cơ quan gửi, và ý kiến của điều phối viên Nó cũng có vai trò trong việc trình văn bản đến các cơ quan liên quan.
Sau khi đăng ký, văn bản sẽ được chuyển ngay cho nhân viên phụ trách giải quyết theo từng lĩnh vực chuyên môn Nhân viên sẽ xem xét và nghiên cứu văn bản, sau đó ghi ý kiến phân phối cho đơn vị và cá nhân, cùng với chỉ đạo giải quyết và thời hạn theo nội dung văn bản Ý kiến phân phối và giải quyết sẽ được ghi vào phiếu xử lý văn bản và cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính.
Sau khi nhận được ý kiến phân phối và giải quyết từ người có thẩm quyền, văn bản sẽ được trả về bộ phận văn thư và được đăng ký bổ sung vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trong máy tính của văn thư Tiếp theo, văn bản sẽ được chuyển giao đến các bên liên quan.
Văn bản sẽ được chuyển giao cho các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm giải quyết dựa trên ý kiến của nhân viên ghi trong phiếu xử lý Đồng thời, cần theo dõi và đôn đốc việc giải quyết các văn bản đến.
Các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm cần nghiên cứu và giải quyết văn bản đến kịp thời theo quy định của pháp luật Đặc biệt, những văn bản có dấu độ khẩn sẽ được xử lý nhanh chóng và không chậm trễ.
Quy trình xử lý văn bản đi của Dự án EU - Việt
Quy trình xử lý văn bản tại phòng hành chính là một công việc khó khăn và nặng nề, đòi hỏi trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực hành chính và công tác văn thư Áp lực công việc lớn do khối lượng văn bản cần xử lý rất nhiều.
Dự án phát hành nhiều. a) Kiểm tra thể thức văn bản
Theo quy định pháp luật, văn thư cần kiểm tra lại thể thức trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để ban hành văn bản Văn thư cũng có trách nhiệm ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản theo thứ tự đăng ký Ngoài ra, cần đóng dấu cơ quan và xác định mức độ khẩn, mật của văn bản.
Sau khi văn bản được kiểm tra kỹ lưỡng và đánh máy, cần có chữ ký của lãnh đạo hoặc nhân viên trước khi thực hiện công tác đóng dấu Công việc này do văn thư phụ trách, đảm bảo rằng con dấu có thẩm quyền được sử dụng đúng quy định Việc đóng dấu cơ quan, dấu độ khẩn, mật và tài liệu thu hồi phải tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành Cuối cùng, cần thực hiện đăng ký văn bản đi.
Việc đăng ký và cập nhật thông tin văn bản được thực hiện qua phần mềm quản lý, yêu cầu điền đầy đủ các thông tin như khối phát hành, loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký, nơi nhận, trích yếu nội dung, lĩnh vực, người thảo, người ký, độ mật, độ khẩn, số trang, số bản, và ngày giờ phát hành Công tác này do đồng chí Nguyễn Văn Hiếu thực hiện, bao gồm cả thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Sau khi văn bản được đóng dấu, sẽ tiến hành thủ tục phát hành Văn bản sẽ được cho vào phong bì theo quy định về kích cỡ và thể thức, ghi rõ số văn bản, cơ quan, tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật và được chuyển phát qua bưu điện hoặc trực tiếp, do giao liên của cơ quan, tổ chức thực hiện, hoặc bằng fax, qua mạng Công tác này do nhân viên trong phòng đảm nhận.
Quy trình sử lý văn bản nội bộ của Dự án EU - Việt
Trong Dự án, văn bản nội bộ chủ yếu bao gồm các quyết định tuyển dụng, thông báo mời họp và giấy giới thiệu hàng năm Theo báo cáo tổng kết, mỗi năm có hơn 500 văn bản nội bộ được phát hành, và vào năm 2008, số lượng này đã tăng lên 587 văn bản.
Quy trình xử lý văn bản nội bộ của Dự án được đảm nhận bởi Phòng Hành chính, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định của Nhà nước.
Trước khi văn bản được gửi đến các phòng, ban, nhân viên văn phòng cần kiểm tra lại thể thức và nội dung của văn bản Nếu phát hiện sai sót, nhân viên phải báo cáo ngay cho Điều phối viên hoặc người ký văn bản để được giải quyết.
Sau khi văn bản được kiểm tra thể thức, cần ghi số văn bản, thời gian ban hành và các phòng tiếp nhận văn bản đó một cách rõ ràng.
Sau khi hoàn tất các thể thức văn bản và có chữ ký của người có thẩm quyền, nhân viên văn thư của Dự án sẽ thực hiện thủ tục đóng dấu Công việc này được thực hiện nghiêm túc theo quy chế sử dụng con dấu quy định trong các văn bản pháp luật Nhà nước, sau đó chuyển đến các Phòng tiếp nhận văn bản.
Khi các văn bản được phát hành đến các bộ phận của cơ quan, văn thư cần thực hiện thủ tục luân chuyển văn bản Một bản sẽ được lưu trữ tại bộ phận văn thư của phòng, trong khi một bản khác sẽ được lưu tại hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo văn bản.
Quản lý sử dụng con dấu của Dự án EU - Việt Nam
Việc sử dụng con dấu của Dự án phải tuân thủ quy định tại Nghị định 58/2001/QĐ-CP và các quy định của Bộ Công thương, cơ quan chủ quản.
Theo quy định, con dấu của Dự án thuộc Bộ Công thương không có hình quốc huy, tương tự như con dấu của văn phòng, do Dự án là đơn vị trực thuộc Bộ Công thương.
Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu của Dự án được giao cho nhân viên văn phòng của Phòng Hành chính, và việc sử dụng con dấu phải tuân thủ nghiêm ngặt quy chế của Dự án Việc vi phạm quy chế quản lý con dấu là không được phép, và lãnh đạo Dự án thường xuyên kiểm tra việc sử dụng con dấu trong đơn vị.
Con dấu của Phòng Hành chính được quản lý bởi một cán bộ dự án và được sử dụng để đóng lên các văn bản liên quan đến nghiệp vụ của Phòng Ngoài ra, con dấu cũng được sử dụng cho các công việc khác mà Phòng được giao, theo sự ký hoặc ủy quyền của Điều phối viên Nhân viên văn phòng có trách nhiệm quản lý con dấu này.
Dự án Mutrap III phải chịu trách nhiệm nếu vi phạm nguyên tắc quản lý con dấu trước Điều phối viên và lãnh đạo Đóng dấu văn bản là bước cuối cùng trong quy trình soạn thảo và ban hành, và văn bản chỉ có hiệu lực pháp lý khi có dấu của Dự án Vì vậy, việc đóng dấu là rất quan trọng trong quá trình này.
Quản lý lập hồ sơ
Dự án Mutrap III bao gồm các loại văn bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ, tất cả đều được lưu trữ bản gốc trong hồ sơ hiện hành của cơ quan Hiện tại, các loại hồ sơ bao gồm: hồ sơ về quyết định, báo cáo, thông báo, giấy mời và các loại văn bản khác.
Trách nhiệm lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ Điều phối viên của Dự án có trách nhiệm giúp lãnh đạo
Dự án xây danh mục hồ sơ hàng năm của Dự án và thời hạn quản lý các hồ sơ tài liệu này
Nhân viên Văn phòng có trách nhiệm lập hồ sơ và tài liệu cho Dự án theo từng vấn đề cụ thể Cán bộ, công chức trong Dự án cần phải tạo hồ sơ liên quan đến công việc được phân công theo quy định.
Thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu để lu trữ.
Hồ sơ, tài liệu về lĩnh vự quản lý Nhà nớc sau 01 năm kể từ khi sự việc đợc giải quyết xong
Sau 01 năm kể từ khi đề tài nghiên cứu khoa học được nghiệm thu chính thức, hồ sơ và tài liệu liên quan cần được lưu trữ Đối với các công trình xây dựng cơ bản và các dự án, hồ sơ cũng phải được hoàn tất trong vòng 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
Hồ sơ, tài liệu nói chung do Phòng Hành chính lu trữ.
Hồ sơ của các đơn vị trực thuộc Dự án khác do đơn vị đó l- u tr÷.
Công tác Văn th của Dự án Mutrap III được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, tuân thủ các quy định của Nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Dự án Điều này giúp đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc ngày càng gia tăng và tình hình mới của đất nước.
Những mặt đạt đợc và những mặt còn tồn tại đối với thực trạng công tác văn th tại dự án eu - việt nam
Công tác văn thư của Dự án đã được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, tuân thủ quy định của Nhà nước, đảm bảo hoạt động liên tục của cơ quan Việc cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy đủ đã tạo điều kiện cho Lãnh đạo Dự án đưa ra các quyết định kịp thời, góp phần vào sự thành công của Dự án.
Phòng đã thực hiện xuất sắc nhiệm vụ sắp xếp, phân loại và xử lý một khối lượng lớn văn bản đến và đi, với các thao tác được thực hiện một cách chuyên nghiệp bởi nhân viên.
Cơ sở vật chất kỹ thuật của Phòng Hành chính hiện đại với 10 máy tính, 02 máy photocopy và 05 máy in, đáp ứng đầy đủ nhu cầu soạn thảo và in ấn tài liệu Phòng sử dụng các phần mềm ứng dụng chuyên dụng, thường xuyên được cập nhật để phù hợp với xu thế đổi mới, cùng với hệ thống máy tính kết nối internet giúp nhân viên truy cập thông tin nhanh chóng, nâng cao hiệu quả công việc Đội ngũ cán bộ, nhân viên chủ yếu là những người trẻ tuổi, có trình độ đại học và sau đại học, với sự kết hợp giữa sức trẻ và lòng nhiệt huyết, họ đang nỗ lực phấn đấu để cải thiện công tác văn thư và đóng góp vào sự phát triển của Dự án.
Lãnh đạo Dự án đã thể hiện sự quan tâm đặc biệt đến công tác văn thư, dẫn đến việc nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách xuất sắc Bên cạnh chế độ lương theo quy định, lãnh đạo cũng chú trọng đến việc khen thưởng cho những nhân viên có thành tích tốt Sự quan tâm này không chỉ khích lệ tinh thần làm việc mà còn thúc đẩy sự sáng tạo của toàn thể nhân viên trong Dự án.
Công tác văn thư diễn ra thuận lợi nhờ vào việc sắp xếp hợp lý các phòng ban, với Phòng Hành chính được đặt gần phòng Lãnh đạo (Giám đốc, trưởng nhóm tư vấn) Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi văn bản giữa các bộ phận nội bộ và với các cơ quan bên ngoài, giúp tăng cường hiệu quả công việc.
Nguyên nhân của mặt đạt đợc.
Văn th luôn đợc sự quan tâm của Lãnh đạo Dự án, đợc chỉ đạo sát sao trong công việc.
Các quy định về công tác văn thư được trình bày rõ ràng, thực tế và hợp lý, tạo điều kiện cho văn thư có cơ sở vững chắc nhằm giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
Bộ phận văn thư đã nhận được sự hợp tác tích cực và hỗ trợ từ các phòng ban, đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Nhân viên văn phòng luôn nhận được sự quan tâm và gần gũi từ Điều phối viên, tạo ra một không khí làm việc vui vẻ và hiệu quả Các hoạt động được tổ chức nhằm động viên và kích thích tinh thần làm việc, bao gồm chuyến tham quan nghỉ mát vào dịp hè, lễ, Tết, cùng với các hoạt động thể thao và văn nghệ.
2 Những mặt còn tồn tại.
Tất cả văn bản đi, đến và nội bộ của Dự án cần được tập trung quản lý qua bộ phận văn thư Hiện tại, tình trạng nhiều phòng, ban vẫn trực tiếp mang văn bản đến Lãnh đạo để ký mà không qua văn thư, dẫn đến việc không thể quản lý hết các văn bản.
Việc gửi văn bản thường gặp phải sự chậm trễ và đôi khi các văn bản gửi ra ngoài cơ quan không đến đúng địa chỉ, gây khó khăn cho công việc chung của Dự án.
Việc quản lý và sử dụng con dấu cần được thực hiện nghiêm ngặt, vì có trường hợp nhân viên từ các phòng khác tự ý lấy dấu để đóng vào văn bản mà không thông qua nhân viên văn thư của Phòng Hành chính Hành động này đã dẫn đến việc các con dấu không được sử dụng đúng thể thức quy định.
Công tác lập hồ sơ tại cơ quan văn thư hiện còn nhiều hạn chế, như việc cán bộ không tự giác thực hiện, dẫn đến tình trạng tài liệu bị lộn xộn và nộp thẳng lên lưu trữ Thêm vào đó, việc thiếu bảng danh mục hồ sơ khiến cán bộ không thể chủ động lập hồ sơ theo quy định một cách khoa học và hợp lý.
Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có tuy đầy đủ nhưng chưa đồng bộ, với hệ thống máy tính cũ và mạng internet tốc độ chậm, gây khó khăn trong việc truyền nhận thông tin và khai thác dữ liệu Đội ngũ nhân viên văn thư, mặc dù trẻ và có trình độ, nhưng thiếu kinh nghiệm và đào tạo chuyên ngành, dẫn đến áp lực lớn khi khối lượng công việc ngày càng tăng và số lượng văn bản đến, đi ngày một nhiều.
Việc phân công công việc giữa các nhân viên thường thiếu rõ ràng và không có quy định cụ thể về trách nhiệm của từng cá nhân Điều này dẫn đến việc họ chủ yếu hỗ trợ lẫn nhau dựa trên mối quan hệ đồng nghiệp và cá nhân.
Nguyên nhân dẫn tới những tồn tại trên.
Lãnh đạo Dự án không thờng xuyên đi kiểm tra theo dõi, đôn đốc nhắc nhở các nhân viên của mình trong công việc.
Kinh phí hạn chế của Dự án đã ảnh hưởng đến việc đầu tư trang thiết bị hiện đại, buộc cơ quan phải sử dụng thiết bị cũ, từ đó tác động tiêu cực đến hiệu quả công việc Hơn nữa, mức lương của nhân viên trong Phòng cũng không cao, dẫn đến việc họ chưa được khuyến khích tối đa để phát huy khả năng phục vụ cho công tác văn thư.