dự án giảm nghèo các tỉnh miền núi phía bắc sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án phần 6. giám sát và đánh giá

Dự án Giảm nghèo các tỉnh Miền núi phía Bắc Sổ tay Hướng dẫn Thực hiện dự án• ĐÁNH GIÁ: Việc xác định, mang tính hệ thống tới mức tối đa về một chương trình hay dự án đang tiến hành hay

MỤC LỤC

Các từ viết tắt 2

1 Giới thiệu 3

1.1 Các định nghĩa 3

1.2 Các nguyên tắc 5

1.3 Cấu thành của hệ thống Giám sát và Đánh giá 5

1.4 Lập kế hoạch, giám sát và báo cáo theo khu vực 6

1.5 Các nhiệm vụ và ngân sách cho các hoạt động giám sát, đánh giá 6

2 Công tác giám sát ở xã 9

2.1 Các mục đính của công tác giám sát ở xã 9

2.2 Trách nhiệm 10

2.3 Tăng cường năng lực 10

2.4 Tổ chức hoạt động giám sát ở xã 11

3 Giám sát và báo cáo tiến độ thực hiện 12

3.1 Mục đích 12

3.2 Trách nhiệm 12

3.3 Giám sát và báo cáo tài chính 13

3.4 Giám sát và báo cáo tiến độ thực hiện 13

4 Kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập 16

5 giám sát chính sách an toàn 16

6 Giám sát quá trình 17

7 Đánh giá tác động 17

7.1 Tác động ở cấp độ Mục đích 17

7.2 Tác động phát triển của dự án 18

8 Giám sát từ bên ngoài 20

9 Phổ biến và phản hồi thông tin 20

Dự ỏn Giảm Nghốo cỏc Tỉnh Miền Nỳi Phớa Bắc

SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN

Phần 6

Giỏm sỏt và Đỏnh giỏ

Dự án Giảm nghèo các tỉnh Miền núi phía Bắc Sổ tay Hướng dẫn Thực hiện dự án

CÁC TỪ VIẾT TẮT

Ban QLDA huyện Ban Quản lý dự án huyện

Ban QLDA tỉnh Ban Quản lý Dự án tỉnh

Ban QLDATW Ban Quản lý Dự án Trung ương

DFID Bộ phát triển Quốc tế Anh

Dự án GNMNPB Dự án Giảm nghèo các tỉnh Miền núi phía Bắc

FMM Sổ tay Quản lý Tài chính

KBNN huyện Kho bạc Nhà nước huyện

Phòng TC huyện Phòng Tài chính huyện

Sở KHĐT Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sở NNPTNT Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Sở TCVG Sở Tài chính, Vật giá

1 GIỚI THIỆU

Phần này giới thiệu một khuôn khổ của hệ thống Giám sát và Đánh giá chung của dự

án Nội dung của phần này bao gồm : i) mô tả các phần của hệ thống; ii) các phương pháp và các chỉ số chính sẽ được sử dụng, iii) các nhiệm vụ của hoạt động giám sát và đánh giá, và iv) mẫu và biểu mẫu báo cáo

1.1 Các định nghĩa

Giám sát là gì?

Giám sát là việc liên tục thu thập và phân tích thông tin để đánh giá tiến độ thực hiện các mục tiêu của dự án Công việc giám sát sẽ do cán bộ dự án và những đối tượng tham gia dự án thực hiện và đây là một phần trong công tác quản lý dự án

Định nghĩa một số thuật ngữ quan trọng khác:

• TRÁCH NHIỆM: Mức độ một người hoặc một nhóm người báo cáo và chịu trách nhiệm về một vấn đề nào đó với những người khác

• HOẠT ĐỘNG: Hành động hoặc công việc tiến hành trong một dự án

nhằm biến đổi ĐẦU VÀO thành ĐẦU RA

• GIẢ ĐỊNH: Những điều kiện quan trọng liên quan tới thành công của một dự án (bao gồm cả rủi ro) mà không thuộc phạm vi kiểm soát của dự

• HIỆU QUẢ: Xác định mức độ một chương trình hỗ trợ có đạt được những

mục tiêu của nó trên cơ sở mục đích chung của chương trình

Dự án Giảm nghèo các tỉnh Miền núi phía Bắc Sổ tay Hướng dẫn Thực hiện dự án

• ĐÁNH GIÁ: Việc xác định, mang tính hệ thống tới mức tối đa về một

chương trình hay dự án đang tiến hành hay đã hoàn thành với thiết kế, quá trình thực thi, kết quả đầu ra và tác động của dự án đó

• NHÓM TẬP TRUNG: Thảo luận nhóm nhỏ về một chủ đề (hoặc dự án) nào đó

• TÁC ĐỘNG: Những thay đổi có thể quy cho dự án Những thay đổi đối

với người hưởng lợi và môi trường xung quanh của họ về mặt kỹ thuật,

kinh tế, văn hoá - xã hội, và các nhân tố thể chế và môi trường (Tác động

có thể được hoạch định trước hoặc không, tích cực hoặc tiêu cực, đạt được ngay hay phải sau một thời gian, và có thể bền vững hoặc không bền vững Lưu ý là Khung Logic của dự án chỉ đưa ra những tác động tích cực được hoạch định trước Tác động cũng có thể quan sát/đo được trong quá trình thực hiện dự án, khi dự án hoàn thành, hoặc phải sau một thời gian từ khi

dự án kết thúc Nhưng do đối tượng tham gia khác nhau nên có thể thấy những tác động là khác nhau)

• CHỈ SỐ: Biến số cho ta một cơ sở đơn giản và đáng tin cậy để xác định sự thay đổi hoặc thực hiện

Chỉ số tác động:

Thước đo hay dấu hiệu về sự thay đổi có thể quy được cho dự án (tích cực hoặc tiêu cực)

Chỉ số kiểm chứng khách quan (OVI) :

Chỉ số đo lường được trong quá trình thực thi về mục tiêu, mục đích và đầu ra dưới góc độ nhóm đối tượng, chất lượng, khối lượng, thời gian và địa điểm

• MỤC TIÊU: Thành quả được hoạch định cụ thể

• ĐẦU RA: Sản phẩm vật chất, dịch vụ hay một hoàn cảnh trực tiếp do dự

án tạo ra Kết quả đạt được

• RÀ SOÁT MỐI LIÊN HỆ ĐẦU RA TỚI MỤC ĐÍCH (OPRs): Việc rà soát theo định kỳ các dự án đang tiến hành, tập trung vào tiến độ của cấp ĐẦU RA và MỤC ĐÍCH cũng như mối liên hệ nhân quả giữa hai yếu tố này Những tác động khác ở cấp độ mục đích cũng cần được xem xét

• HIỆU SUẤT: Mức độ một dự án hay một tổ chức vận hành hoặc vận hành theo nhiều tiêu chí hay tiêu chuẩn chất lượng, ví dụ tính năng suất, tính hiệu quả và tính thích hợp

• RÀ SOÁT: Việc đánh giá hiệu suất của dự án theo định kỳ

• NĂM DỰ ÁN (NĂM 1,2…): Năm dự án được tính từ tháng Ngày 1/1 cho đến hết 31/12 cho dù dự án có hiệu lực từ tháng 3/2002, nhằm phù hợp với năm tài chính của Việt Nam Như vậy Năm 1 của dự án sẽ chỉ bao gồm 9 tháng

• NHÓM ĐỐI TƯỢNG: Nhóm người cụ thể là đối tượng hưởng lợi từ dự

án hoặc chương trình

• KIỂM TRA CHÉO THÔNG TIN: Việc sử dụng ba (hoặc nhiều hơn)

nguồn thông tin để rút ra hoặc minh chứng một điều đánh giá hay một kết luận

1.2 Các nguyên tắc

Việc đưa hệ thống GSĐG hiệu quả vào thực hiện sẽ giúp cho sự thành công của dự án

Có ba nguyên tắc chính sau đây Nguyên tắc thứ nhất là hệ thống GSĐG phải đơn giản

và đảm bảo rằng nó có thể thực hiện được ở các huyện, xã vùng sâu vùng xa Thứ hai

là hệ thống phải xây dựng và cải tiến đến mức có thể được các hệ thống hiện hành ở cấp địa phương cũng như được đưa vào thực tiễn thông qua các chương trình giảm nghèo của Chính phủ Và nguyên tắc thứ ba là đảm bảo rằng các bài học rút ra trong quá trình thực hiện phải được biên soạn thành tài liệu và được đưa trở lại các cấp địa phương (tỉnh, huyện và xã) và đưa vào các hội nghị quốc gia để hệ thống và kết hợp thành các chính sách

1.3 Cấu thành của hệ thống Giám sát và Đánh giá

Hệ thống GSĐG gắn liền với Khung logic dự án có trong Phụ lục 6.1 Hệ thống này

sẽ bao gồm tám cấu phần chính (được tóm tắt trong Biểu 1 dưới đây) như sau:

i) Công tác giám sát ở cấp xã (cho các công việc trong Hợp phần

Dự án Giảm nghèo các tỉnh Miền núi phía Bắc Sổ tay Hướng dẫn Thực hiện dự án

vii) Giám sát từ bên ngoài (giám sát toàn bộ dự án và sự tuân thủ các

chính sách an toàn)

viii) Phổ biến và phản hồi thông tin (đến cấp địa phương)

Một số cấu phần trong đó đã nằm trong các phần khác của Sổ tay Hướng dẫn Thực hiện Dự án, và do đó sẽ không được đề cấp một cách chi tiết ở đây Những cấu phần nêu trên gồm:

• Các vấn đề về tài chính kế toán, báo cáo, kiểm toán (xem phần FMM)

• Công tác giám sát trong Hợp phần Ngân sách phát triển xã (xem PIM – Phần 3)

• Công tác giám sát trong hợp phần Tăng cường năng lực (xem PIM – Phần 4)

• Giám sát về chính sách an toàn (xem Phụ lục tham khảo R1, R2 và R3 của PIM )

1.4 Lập kế hoạch, giám sát và báo cáo theo khu vực

Khu vực địa lý/đơn vị hành chính sẽ là tiêu chí đầu tiên cho tất cả các hoạt động lập kế hoạch, giám sát và báo cáo trong dự án Kế hoạch Phát triển xã và các Đề xuất tiểu dự

án sẽ là cơ sở lập kế hoạch dự án và làm cơ sở lập kế hoạch đầu tư hàng năm của cấp tỉnh và huyện Tương tự như thế, toàn bộ việc giám sát và báo cáo sẽ dựa trên các đơn

vị khu vực Các hợp phần dự án sẽ là tiêu chí thứ hai trong việc lập kế hoạch và giám sát Như vậy sẽ dễ theo dõi hơn đối với những hoạt động đã lập ra trong từng khu vực (huyện> xã > thôn bản) cũng như việc thực thi và giải ngân trong từng khu vực

1.5 Các nhiệm vụ và ngân sách cho các hoạt động giám sát, đánh giá

Tất cả các cấp quản lý đều có nhiệm vụ giám sát Chi phí cho các hoạt động giám sát thường xuyên sẽ lấy từ Ngân sách quản lý dự án (nguồn vốn vay) ở các cấp tỉnh, huyện, xã Công tác giám sát nêu trên bao gồm (1) công tác giám sát trong hợp phần Ngân sách phát triển xã, (2) giám sát và báo cáo về tài chính và tiến độ thực hiện, (3) kiểm toán dự án, và (4) giám sát về an toàn

Nguồn vốn đồng tài trợ của DFID sẽ được sử dụng cho (5) giám sát tiến độ thực hiện

và (6) đánh giá tác động của dự án Nguồn vốn đồng tài trợ của DFID cũng sẽ giành cho các hỗ trợ kỹ thuật như thiết kế chi tiết, đào tạo và đưa hệ thống M&E vào dự án, ngoài ra còn chi phí cho các hội thảo đánh giá thực hiện dự án do Ban QLDATW tổ chức

Ban QLDATW chịu trách nhiệm điều phối chung Các trách nhiệm cụ thể của Ban QLDATW trong lĩnh vực này là:

i) Chuẩn bị các hướng dẫn và đào tạo về hệ thống M&E;

ii) Giám sát và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án;

iii) Ủy nhiệm và thực hiện các nghiên cứu đặc biệt;

iv) Tổng hợp các báo cáo giữa năm, báo cáo hàng năm và báo cáo kết thúc dự án trình Ban Chỉ đạo dự án Quốc gia

Dự án Giảm nghèo các tỉnh Miền núi phía Bắc Sổ tay Hướng dẫn Thực hiện dự án

Biểu 1: TÓM TẮT HỆ THỐNG GIÁM SÁT VÀ BÁO CÁO

sự tham gia của người dân

Cán bộ xã và cán bộ các Ban QLDA

3 Kiểm toán Kiểm tra ngẫu nhiên về tiến độ, chất lượng và sự tuân thủ các quy định và

Theo định kỳ Mỗi năm 2 đề

Tư vấn độc lập trong nước và quốc tế

5% số xã

Ban QLDATW

Tư vấn độc lập trong nước và quốc tế

7 Giám sát từ bên

ngoài

Tiến độ chung Tuân thủ chính sách an toàn - Hoạt động - Đầu ra

- Mục tiêu phát triển

tài trợ - Bộ KH&ĐT và các nhà tài trợ,

Các cơ quan Nhà nước

8 Phổ biến thông

tin và phản hồi

Tổng hợp kết quả từ các hoạt động giám sát đánh giá khác

-Các HĐ -Đầu ra

- Mục tiêu phát triển

tư vấn theo nhu cầu cụ thể

2 CÔNG TÁC GIÁM SÁT Ở XÃ

Hệ thống giám sát cho hợp phần Ngân sách phát triển xã đã được trình bày trong Phần

3 của PIM

2.1 Các mục đính của công tác giám sát ở xã

Dự án bao gồm một số lượng lớn các công trình xây dựng quy mô nhỏ và các hoạt động khác được tiến hành ở các xã, thôn như đường xã thôn, và liên thôn bản, chợ, trạm y tế xã, lớp cắm bản, thủy lợi nhỏ, hệ thống cấp nước sinh hoạt, và các mô hình nông nghiệp Việc giám sát tốt các tiểu dự án này là rất cần thiết để đảm bảo rằng chúng được thực hiện một cách hiệu quả Điều này có nghĩa là các công trình sẽ được thực hiện theo đúng kế hoạch hàng năm đã được thống nhất giữa các các thôn bản, xã

và huyện Các công trình cũng phải được xây dựng theo đúng thiết kế kỹ thuật và dự toán được duyệt Trong dự án sẽ có ba loại công việc giám sát:

i) Giám sát kỹ thuật chi tiết Việc giám sát này có thể do các đơn vị

kỹ thuật huyện và các đơn vị khác được hợp đồng thực hiện để đảm bảo rằng các công trình được xây dựng có chất lượng cao và theo đúng thiết kế kỹ thuật chi tiết

ii) Giám sát về tài chính Việc giám sát này sẽ do Kho bạc Huyện và

các đơn vị khác được chỉ định thực hiện để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo đúng ngân sách đã được duyệt và các quy định về tài chính

iii) Giám sát các công việc ở xã Việc giám sát này sẽ do Ban phát triển

xã và các nhóm giám sát thực hiện để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện một cách hiệu quả trên cơ sở theo đúng các kế hoạch đã được thống nhất

Có bốn mục tiêu chính của công tác giám sát ở xã:

i) Đảm bảo chất lượng xây dựng thông qua công việc giám sát thường xuyên

ii) Đảm bảo quản lý có hiệu quả các lao động có trả công ở địa phương

iii) Đảm bảo công việc giám sát một cách hiệu quả công tác đền bù đất đai và tài sản ở địa phương

iv) Tạo cơ sở cho quá trình vận hành và bảo dưỡng sau khi hoàn thành xây dựng

Dự án Giảm nghèo các tỉnh Miền núi phía Bắc Sổ tay Hướng dẫn Thực hiện dự án

Phần 6 - Giám sát và Đánh giá - Version 1.0 Trang 10

2.2 Trách nhiệm

Các Ban phát triển xã và các nhóm giám sát sẽ thực hiện công tác giám sát ở xã Để làm việc này họ sẽ phải làm việc với các Ban QLDA huyện và với các nhà thầu Có thể có hai loại thành viên tham gia vào công việc giám sát ở xã:

• Thành viên cố định đây là các cán bộ của Ban phát triển xã, họ có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động giám sát ở xã

• Thành viên tạm thời Có thể bao gồm những người đứng đầu thôn bản

và những người có kinh nghiệm chuyên môn khi công trình được thực

thi ở thôn bản nào đó

Nhóm giám sát không nhất thiết phải bao gồm toàn cán bộ xã nhưng phải cố gắng tìm kiếm những người có kỹ năng phù hợp với công việc này (ví dụ như kinh nghiệm có được trong thời gian phục vụ quân đội hoặc có được trong các công việc xây dựng mà

họ đã từng làm ở nơi khác v.v)

Cơ cấu tổ chức của nhóm giám sát, thành viên của nhóm, tiền phụ cấp, vai trò và nhiệm vụ, có thể khác nhau tuỳ theo tính chất và điều kiện cụ thể của các tỉnh, huyện nhằm phù hợp với điều kiện và các thủ tục giám sát các công trình thuộc khuôn khổ Chương trình 135 Sự linh hoạt trong công tác tổ chức giám sát ở xã là rất quan trọng

vì các phương pháp được xây dựng phù hợp với các điều kiện và yêu cầu của địa phương cũng như những khả năng hiện có của cán bộ địa phương

Các Ban QLDA huyện cần thống nhất với các Ban QLDA tỉnh về điều khoản giao việc cho công tác giám sát ở xã Các điều khoản giao việc này phải bao gồm các nội dung sau:

i) Vai trò và nhiệm vụ của Ban phát triển xã và các nhóm giám sát

ii) Hệ thống thanh toán và nguồn ngân sách

iii) Các hướng dẫn nếu Ban phát triển xã sử dụng hợp đồng phụ cho các lao động có trả công

iv) Các hướng dẫn đối với các chương trình đào tạo cũng như nguồn ngân sách cho các hoạt động đó

v) Các cơ chế để giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai công việc

Khi Ban Phát triển xã đã được thành lập – và ít nhất 3 tháng trước khi các hoạt động của dự án được bắt đầu ở xã, Ban QLDA huyện phải họp với cơ quan chính quyền các

xã để xác định danh sách những người từ các xã, thôn sẽ tham gia vào các nhóm giám sát

2.3 Tăng cường năng lực

Việc đào tạo cho các Ban phát triển xã và các nhóm giám sát để tiến hành công việc giám sát ở xã được bao gồm trong Kế hoạch tăng cường năng lực (xem PIM – Phần 4)

Vào thời điểm bắt đầu thực hiện dự án, không phải tất cả các xã đều có đủ năng lực thực hiện công việc này, và do vậy việc đào tạo và phát triển kỹ năng sẽ là một trong

số các đầu ra chính của các hoạt động tăng cường năng lực

Sau khi các Ban phát triển xã được thành lập, một khóa đào tạo sẽ được tiến hành để giới thiệu với các cán bộ của các ban đó và các thành viên của các nhóm giám sát về các tài liệu và các phương pháp đã thống nhất đối với công tác giám sát ở xã

Khi các hoạt động của dự án được bắt đầu tại các xã tham gia dự án từ năm thứ nhất, các xã tham gia dự án từ năm thứ 2 nên được tổ chức gặp gỡ với các thành viên của các Ban Phát triển xã đã có kinh nghiệm từ năm trước đó Điều này rất quan trọng ở những vùng mà thành viên của Ban phát triển xã có thể không thông thạo tiếng Kinh

và khi đó rất có lợi vì các thành viên của Ban có thể trao đổi công việc bằng ngôn ngữ của họ Việc này được xem như là sự trao đổi tích cực và nó giúp tạo dựng lòng tin cho những người mới lần đầu tham gia vào loại hoạt động này

2.4 Tổ chức hoạt động giám sát ở xã

Kế hoạch đầu tư hàng năm của xã bao gồm cả hoạt động thuộc các Hợp phần chính (xem PIM Phần 2) và hợp phần Ngân sách phát triển xã (xem PIM – Phần 3) sẽ được chuẩn bị cho từng năm như là một phần của chu trình lập kế hoạch đầu tư hàng năm của huyện và tỉnh

Kế hoạch hàng năm sẽ do Ban phát triển xã và Ban QLDA huyện chuẩn bị trên cơ sở các đề xuất của người dân địa phương Quy trình lập kế hoạch hàng năm sẽ bao gồm

cả việc đánh giá tiến độ của các hoạt động của dự án ở xã và thôn Việc đánh giá bao gồm:

i) Đánh giá của cộng đồng về tiến độ so với kế hoạch năm hiện tại;

ii) Đánh giá của cộng đồng về các đề xuất tiểu dự án cho kế hoạch năm tiếp theo

Khi bắt đầu mỗi công việc xây dựng, phải tổ chức một cuộc họp giữa Ban phát triển

xã, Ban QLDA huyện và các nhà thầu Mục đích của cuộc họp này là xác định các đầu vào của công tác giám sát và bố trí nhân lực cho kế hoạch triển khai của xã

Khi hoàn thành bước thứ nhất của công việc mà xã đã giám sát, sẽ phải tổ chức một cuộc họp giữa Ban phát triển xã, Ban QLDA huyện và các nhà thầu để xem xét lại quá trình thực hiện và phát hiện các thiếu sót Nếu phát hiện ra các thiếu sót thì có thể phải đưa ra một kế hoạch khắc phục các thiếu sót đó Việc khắc phục các thiếu sót có thể là các khóa đào tạo bổ xung hoặc chỉnh lý các hướng dẫn

Sau năm hoạt động thứ nhất, Ban phát triển xã và Ban QLDA huyện sẽ đánh giá lại hoạt động và rút ra các bài học để chỉnh lý nội dung đào tạo và các tài liệu Việc này sẽ giúp cho việc triển khai công tác giám sát ở các xã khác dễ dàng hơn Các bài học rút

ra trong năm hoạt động đầu tiên là rất quan trọng Có thể tổ chức thực hành nhuần