cẩm nang theo dõi và đánh giá - mođun thực hành theo dõi

Biểu 1: So sánh Theo dõi và Đánh giá Tình hình thực hiện các mục tiêu của Chương trình đã đặt ra Đánh giá các mục tiêu của Chương trình trong mối quan hệ với các mục đích cao hơn hoặc

Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi

Đơn vị soạn thảo

Vụ Kinh tế đối ngoại/ Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Số 2, Hoàng Văn Thụ

HÀ NỘI, VIỆT NAM 6/12/06

42443867

Lời nói đầu

Cam kết Hà Nội khẳng định một trong những ưu tiên hàng đầu của Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ là nâng cao hiệu quả sử dụng viện trợ phát triển chính thức (ODA) cho Việt Nam Để điều đó trở thành hiện thực công tác quản lý ODA phải có hiệu quả và có tính chuyên nghiệp Một hệ thống theo dõi và đánh giá đủ năng lực ở cả ba cấp dự án, chương trình và chính sách là không thể thiếu đối với quản lý ODA

Dự án “Tăng cường Năng lực Theo dõi và Đánh giá Dự án Việt Nam – Ôxtrâylia - Giai đoạn II” (VAMESP II) 2004 - 2007 do AusAID tài trợ đã được Vụ Kinh tế đối ngoại, Bộ Kế hoạch và Đầu tư triển khai thực hiện Mục đích của VAMESP II là hỗ trợ Vụ Kinh tế đối ngoại, Bộ Kế hoạch và Đầu tư xây dựng một hệ thống theo dõi và đánh giá quốc gia vận hành có hiệu quả để thực hiện Nghị định 131/2006/NĐ-CP nhằm phát huy tối đa lợi ích của ODA ở Việt Nam

Các chuyên gia và cán bộ VAMESP II căn cứ vào yêu cầu thực tiễn của công tác theo dõi và đánh giá ở Việt Nam, đồng thời tham khảo những thông lệ theo dõi và đánh giá tốt nhất của quốc

tế để biên soạn cuốn “Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá Quốc gia” Cẩm nang gồm 4 mô-đun: Hướng dẫn xây dựng và vận hành hệ thống TD&ĐG tại Việt Nam – Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo, Thực hành theo dõi, Thực hành đánh giá và Tài liệu đào tạo TD&ĐG tại Việt Nam Cẩm nang cung cấp không những những nguyên tắc, khái niệm cơ bản, phương pháp và công cụ thực hiện theo dõi và đánh giá mà còn minh họa bằng những ví dụ cụ thể (nghiên cứu tình huống) do các chuyên gia và cán bộ VAMESP II thực hiện Cẩm nang là một tài liệu tham khảo tốt cho cả cán bộ quản lý và hoạch định chính sách ODA cũng như cán bộ kỹ thuật thực hiện theo dõi và đánh giá

Chúng tôi đánh giá cao nỗ lực của VAMESP II trong biên soạn cuốn Cẩm nang có giá trị này và hân hạnh giới thiệu tài liệu này với tất cả đồng nghiệp và những người quan tâm đến công tác theo dõi và đánh giá nói riêng và quản lý ODA nói chung Chúng tôi hy vọng đây là một đóng góp thiết thực vào quá trình nâng cao hiệu quả sử dụng ODA ở Việt Nam

Bộ Kế hoạch và Đầu tư Cơ quan Viện trợ Phát triển Ôxtrâylia tại

Việt Nam (AusAID)

MỤC LỤC

Danh mục các từ viết tắt v

1 Giới thiệu 1

1.1 Giới thiệu 1

1.2 Mục tiêu 1

1.3 Hướng dẫn sử dụng Sổ tay thực hành theo dõi 1

1.4 So sánh Theo dõi và Đánh giá 2

1.5 Một số tài liệu tham khảo chính 2

2 Theo dõi dự án ODA 3 2.1 Chu trình đầu tư 3

Xác định 3

Chuẩn bị 3

Thẩm định và phê duyệt 4

Thực hiện và theo dõi 4

Đánh giá 5

2.2 Theo dõi 5

2.3 Một số nhiệm vụ theo dõi cơ bản trong chu trình đầu tư 6

3 9 bước thực hiện theo dõi dự án ODA 7 3.1 Bước 1: Xây dựng và điều chỉnh khung lôgíc 8

3.2 Bước 2: Xác định các câu hỏi hoạt động và các chỉ số 13

Câu hỏi hoạt động 13

Chỉ số - dấu hiệu của sự thay đổi 15

Một số ví dụ về các chỉ số kết quả 18

Một số cân nhắc khi lựa chọn chỉ số 18

3.3 Bước 3: Xây dựng khung theo dõi và kế hoạch theo dõi 21

Khung theo dõi 21

Cấu trúc của một kế hoạch theo dõi 24

3.4 Bước 4: Chuẩn bị tổ chức để theo dõi có chất lượng 26

Những chuẩn bị về tổ chức 26

Duy trì chất lượng các hệ thống theo dõi 27

3.5 Bước 5: Chuẩn bị các công cụ và hệ thống IT 30

Các công cụ CNTT phục vụ công tác thu thập và đối chiếu dữ liệu 31

3.6 Bước 6: Thu thập và phân tích dữ liệu 33

Hành trình của dữ liệu 33

Các phương pháp thu thập dữ liệu và theo dõi kết quả 33

Các phương pháp theo dõi 34

12 câu hỏi cần trả lời khi lựa chọn các phương pháp 35

Thu thập dữ liệu để theo dõi 36

Đảm bảo tính tin cậy của thông tin 36

Tổng hợp, phân tích và lưu trữ dữ liệu 38

Vai trò của dữ liệu đầu kỳ 42

Xếp hạng tình hình thực hiện dự án 43

Lưu trữ thông tin 46

3.7 Bước 7: Báo cáo kết quả và thông tin theo dõi 47

Truyền thông hỗ trợ các hoạt động và trách nhiệm giải trình 47

Đối tượng mục tiêu 48

Một số điểm cần chú khi trình bày thông tin cho phản hồi 48

Phương tiện để truyền thông các phát hiện 49

3.8 Bước 8: Hỗ trợ sử dụng thông tin theo dõi và phản hồi thông tin 49

3.9 Bước 9: Xem xét những điều kiện và năng lực cần thiết 51

4 Hệ thống theo dõi quốc gia 54 4.1 Hệ thống theo dõi cấp cơ quan chủ quản 56

Công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT) 57

4.2 Hệ thống theo dõi cấp Ban QLDA 58

Công cụ theo dõi thống nhất (AMT) 59

Hướng dẫn sử dụng Công cụ theo dõi thống nhất 61

BIỂU Biểu 1: So sánh Theo dõi và Đánh giá 2

Biểu 2: Chu trình đầu tư 3

Biểu 3: Các nhiệm vụ theo dõi cơ bản trong chu trình đầu tư 6

Biểu 4: Mẫu khung lôgíc 9

Biểu 5: Khung lôgíc của Dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ 10

Biểu 6: Trình tự xây dựng khung lôgíc 12

Biểu 7: Mối quan hệ giữa lôgíc chiều dọc và các giả định 12

Biểu 8: Khung lôgíc hỗ trợ cho công tác theo dõi 13

Biểu 9: Ví dụ về câu hỏi hoạt động hỗ trợ công tác theo dõi 14

Biểu 10: Các câu hỏi hoạt động cơ bản 15

Biểu 11: Các loại thay đổi là kết quả của các đầu vào và hoạt động 15

Biểu 12: Ví dụ về các chỉ số hoạt động và và chỉ số đầu ra 16

Biểu 13: Các tiêu chí S M A R T và các câu hỏi xác định tính thực tiễn 17

Biểu 14: Một số ví dụ về các chỉ số kết quả theo ngành 19

Biểu 15: Đánh giá chất lượng chỉ số 20

Biểu 16: Mẫu khung theo dõi 22

Biểu 17: Ví dụ về khung theo dõi: Dự án nâng cấp đô thị Cần Thơ 23

Biểu 18: Các nội dung gợi ý của một kế hoạch theo dõi 24

Biểu 19: Ví dụ về tổ chức phục vụ theo dõi của Ban quản lý dự án 27

Biểu 20: Các chức năng của cán bộ theo dõi – Cấp Ban QLDA và Chủ dự án 28

Biểu 21: Ví dụ về tổ chức của một cơ quan chủ quản đối với công tác theo dõi 29

Biểu 22: Chức năng nhiệm vụ của cán bộ theo dõi - cấp cơ quan chủ quản 30

Biểu 23: Các công cụ IT phục vụ công tác thu thập và đối chiếu dữ liệu 31

Biểu 24: Một ví dụ về công cụ IT đơn giản cho việc thu thập dữ liệu 32

Biểu 25: AMT - một công cụ IT đơn giản để đối chiếu dữ liệu 33

Biểu 26: Hành trình của dữ liệu theo dõi 34

Biểu 27: Thông tin đầu kỳ trong dữ liệu theo dõi theo chuỗi thời gian 41

Biểu 28: Ví dụ về phân tích thay đổi so với kế hoạch 41

Biểu 29: Các phương pháp phân tích so sánh 42

Biểu 30: Đề xuất hệ thống xếp hạng để theo dõi danh mục tại Việt Nam 44

Biểu 31: Ví dụ về Hệ thống xếp hạng của ADB 45

Biểu 32: Hệ thống xếp hạng của Ngân hàng thế giới (WB) 46

Biểu 33: Đối tượng tiếp nhận thông tin theo dõi 48

Biểu 34: Theo dõi hỗ trợ quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển 50

Biểu 35: Theo dõi kết quả thực hiện như thế 51

Biểu 36: Các kỹ năng chính cán bộ theo dõi cần phải có 52

Biểu 37: Mẫu xác định nhu cầu đào tạo dùng cho cán bộ thực hiện theo dõi 53

Biểu 38: Báo cáo và phản hồi trong hệ thống theo dõi quốc gia 54

Biểu 39: Dòng dữ liệu trong hệ thống theo dõi quốc gia 55

Biểu 40: Ví dụ về giao diện PMT 57

Biểu 41: Hành trình dữ liệu theo dõi cấp cơ quan chủ quản 58

Biểu 42: Hành trình dữ liệu theo dõi cấp Ban QLDA 59

Biểu 43: Lựa chọn mức độ bảo mật để sử dụng AMT 61

Biểu 44: Kích hoạt macros trong AMT 62

Biểu 45: Ví dụ về trang chủ của AMT 62

Biểu 46: Ví dụ về nhãn tab của AMT 63

Biểu 47: Thay đổi hệ thống phân cách số 64

Biểu 48: In báo cáo AMT 65

PHỤ LỤC

Phụ lục 1 Hướng dẫn sử dụng Công cụ theo dõi thống nhất (AMT)

Phụ lục 2 Các phương pháp theo dõi tại Việt Nam

Phụ lục 3 Danh mục thuật ngữ theo dõi

CẨM NANG THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ

Mođun I Hướng dẫn xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá ODA tại Việt Nam

- Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo Mođun II Thực hành theo dõi

Mođun III Thực hành đánh giá

Mođun IV Tài liệu đào tạo theo dõi và đánh giá tại Việt Nam

Danh mục các từ viết tắt

ADB Ngân hàng Phát triển Châu Á

AMT Công cụ theo dõi thống nhất

AusAID Cơ quan Phát triển Quốc tế Ôxtrâylia

CCBP Tăng cường năng lực toàn diện

CPRGS Chiến lược Toàn diện về Tăng trưởng và Xóa đói Giảm nghèo

FERD Vụ Kinh tế đối ngoại (Bộ Kế hoạch và Đầu tư)

GMED Phòng Tổng hợp, Theo dõi & Đánh giá (Vụ Kinh tế đối ngoại)

GoV Chính phủ Việt Nam

HCMC Thành phố Hồ Chí Minh

IT Công nghệ thông tin

LMDG Nhóm các nhà tài trợ đồng chính kiến

MARD Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

M&E Theo dõi và Đánh giá

MIS Hệ thống thông tin theo dõi

MPI Bộ Kế hoạch và Đầu tư

ODA Hỗ trợ Phát triển Chính thức

OECD Tổ chức Hợp tác Kinh tế và Phát triển

PMT Công cụ theo dõi danh mục dự án

PMU Ban Quản lý Dự án (đối với một dự án ODA cụ thể)

QA Bảo đảm chất lượng

SEDP Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội

SWAP Phương pháp tiếp cận theo ngành

VAMESP II Dự án Tăng cường Năng lực Theo dõi và Đánh giá Dự án Việt Nam - Ôxtrâylia

- Giai đoạn II

WB Ngân hàng thế giới

1 Giới thiệu

1.1 Giới thiệu

Theo dõi là một bộ phận của quá trình quản lý dự án Theo dõi là việc đo lường tiến độ thực tế của 3 loại thay đổi sau:

• giải ngân nguồn vốn đầu tư

• tiến trình quản lý đầu tư

• tình hình thực hiện các sản phẩm đầu ra của đầu tư

Tất cả các Cơ quan chủ quản (CQCQ), Chủ dự án và Ban Quản lý dự án (Ban QLDA) thực hiện các dự án đầu tư bằng nguồn vốn ODA hoặc nguồn vốn của Nhà nước đều có chức năng và nhiệm vụ tổ chức thực hiện theo dõi

1.2 Mục tiêu

Sổ tay thực hành theo dõi cung cấp một số hướng dẫn thiết thực đối với công tác theo dõi các dự

án đầu tư công của các CQCQ, Chủ dự án và Ban QLDA ở Việt Nam, trong đó tập trung vào các

dự án ODA Sổ tay sẽ trình bày 9 bước cơ bản của công tác theo dõi, giới thiệu một số phương pháp và công cụ hỗ trợ theo dõi cũng như một số cơ cấu tổ chức giúp các Ban QLDA, Chủ dự án

và CQCQ có thể thực hiện theo dõi hiệu quả

Ngoài ra, Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá (TD&ĐG) còn bao gồm một Sổ tay hướng dẫn cách xây dựng hệ thống TD&ĐG ở Việt Nam để các cán bộ lãnh đạo tham khảo1, một Sổ tay thực hành đánh giá2 và một Sổ tay tài liệu đào tạo để các Cá nhân xuất sắc (Champion) và cán bộ đào tạo có thể sử dụng để đào tạo và tăng cường năng lực cho các cán bộ thực hiện theo dõi3

1.3 Hướng dẫn sử dụng Sổ tay thực hành theo dõi

Cuốn Sổ tay này sẽ giới thiệu cách thực hiện 9 bước theo dõi để thực hiện nhiệm vụ theo dõi một

dự án ODA, bao gồm:

• Bước 1: Xây dựng hoặc điều chỉnh khung lôgíc của dự án được theo dõi

• Bước 2: Xác định các câu hỏi hoạt động, nhu cầu thông tin và các chỉ số

• Bước 3: Xây dựng khung theo dõi và kế hoạch theo dõi

• Bước 4 Xây dựng cơ cấu tổ chức hỗ trợ công tác theo dõi

• Bước 5: Chuẩn bị các công cụ và hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) hỗ trợ hệ thống theo

dõi

• Bước 6: Thu thập và phân tích dữ liệu

• Bước 7: Báo cáo kết quả và thông tin theo dõi

• Bước 8: Hỗ trợ sử dụng các thông tin theo dõi và phản hồi

• Bước 9: Xem xét các điều kiện và năng lực cần thiết

1.4 So sánh Theo dõi và Đánh giá

Theo dõi và đánh giá có những chức năng khác nhau và thường phục vụ cho các đối tượng sử dụng khác nhau Sử dụng thông tin trong Bảng 1 để kiểm tra xem bạn nên sử dụng Cẩm nang theo dõi hay Cẩm nang đánh giá4 Nếu bạn phải trả lời câu hỏi về đánh giá, ví dụ như tác động của dự án đầu tư hay nguyên nhân dẫn đến một hiện tượng, thì bạn hãy tham khảo hiệu Cẩm nang đánh giá Nếu bạn phải trả lời được các câu hỏi về theo dõi như báo cáo định kỳ tình hình thực hiện, tiến độ thực hiện hoặc giải ngân, Cẩm nang theo dõi sẽ hỗ trợ bạn

Biểu 1: So sánh Theo dõi và Đánh giá

Tình hình thực hiện các mục tiêu của Chương

trình đã đặt ra Đánh giá các mục tiêu của Chương trình trong mối quan hệ với các mục đích cao hơn hoặc với

các vấn đề phát triển cần được giải quyết Các chỉ số tiến độ đã xác định trước được mặc

nhiên là đúng Đặt câu hỏi về tính đúng đắn và hợp lý của các chỉ số định trước Theo dõi tiến độ dựa vào một số ít các chỉ số đã

được xác định trước Giải quyết các vấn đề thuộc nhiều phạm vi khác nhau Tập trung vào các kết quả dự kiến Xác định các kết quả dự kiến và ngoài dự kiến

Sử dụng phương pháp định lượng Sử dụng phương pháp định lượng và phương

pháp định tính Thu thập dữ liệu thường xuyên Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau

Không trả lời các câu hỏi nhân quả Trả lời các câu hỏi nhân quả

Thường là một chức năng của quản lý nội bộ Thường do các chuyên gia đánh giá độc lập thực

hiện và các cơ quan bên ngoài đề xướng Nguồn: SIDA (2004) Looking back, moving forward SIDA Evaluation Manual (trang 11) SIDAA3753en

1.5 Tài liệu tham khảo chính

Hiện có nhiều cẩm nang hoặc sổ tay theo dõi - xem chi tiết trên Website Theo dõi và Đánh giá quốc gia (www.mpi.gov.vn/tddg) Một số cuốn sách cung cấp những thông tin đặc biệt hữu ích

và sâu sát với các điều kiện của Việt Nam Các tài liệu tham khảo này cũng đã giúp chúng tôi rất nhiều trong việc biên soạn cuốn Sổ tay này dành cho các cán bộ thực hiện theo dõi tại Việt Nam Đặc biệt, chúng tôi ghi nhận sự đóng góp của:

• FASID (2000) Theo dõi và đánh giá dựa trên phương pháp quản lý chu trình dự án Hiệp hội

Nghiên cứu Phát triển Quốc tế Tokyo, Nhật Bản (xem www.fasid.or.jp)

• IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án – quản lý tác động trong phát triển nông

thôn Quỹ Phát triển Nông nghiệp Quốc tế Roma, Italia (xem www.ifad.org/ evaluation/)

4 Mođun 3 - Thực hành đánh giá

2 Theo dõi dự án ODA

2.1 Chu trình đầu tư

Theo dõi là một bộ phận của chu trình các hoạt động thực hiện đầu tư Chu trình đầu tư dưới đây

mô tả các bước thực hiện một dự án ODA (xem Biểu 2)

Biểu 2: Chu trình đầu tư

Xác định

Chính phủ Việt Nam (CPVN) đã đề ra các mục tiêu đầu tư chiến lược trong Chiến lược Phát triển Kinh tế - Xã hội 10 năm (2001 – 2010) và Kế hoạch Phát triển Kinh tế - Xã hội 5 năm (2006 - 2010) Chiến lược đầu tư bằng nguồn vốn ODA được xác định trong Đề án Định hướng Thu hút và Sử dụng ODA (2006 - 2010) Theo Cam kết Hà Nội, các nhà tài trợ ở Việt Nam sẽ dựa vào các chiến lược và kế hoạch này của Chính phủ để xác định dự án, hỗ trợ chương trình ngành và các hoạt động đầu tư khác

Giai đoạn xác định trong chu trình đầu tư liên quan đến việc xác định, xem xét và lựa chọn dự

án Chính phủ và các nhà tài trợ cùng làm việc với các bên liên quan khác để lựa chọn các dự án đầu tư phù hợp về tài chính, kinh tế, xã hội và môi trường Các dự án được xác định phải hỗ trợ thực hiện các mục tiêu chiến lược quốc gia Việc xem xét tỷ mỷ và đánh giá ban đầu là hết sức quan trọng trong quá trình lựa chọn dự án

Chuẩn bị

Giai đoạn chuẩn bị trong chu trình đầu tư bao gồm nghiên cứu tính khả thi của các đề xuất đầu tư

và chuẩn bị thiết kế chi tiết để CPVN và các nhà tài trợ thẩm định Trong giai đoạn này, người ta thường sử dụng phương pháp phân tích khung lôgíc Khung lôgíc cũng sẽ được sử dụng cho theo dõi và đánh giá khi dự án đi vào thực hiện sau này Các tài liệu chuẩn bị đưa ra đề xuất về chiến lược TD&ĐG, các mối quan hệ trong quá trình hoạt động, ma trận khung loic, dự thảo kế hoạch hoạt động và dự trù ngân sách Các tài liệu như Báo cáo nghiên cứu khả thi sẽ là cơ sở cho hệ thống theo dõi tổng thể sau này

dự án nhỏ (thường là viện trợ không hoàn lại), công tác thẩm định được tiến hành ngay tại văn phòng của nhà tài trợ mà không cần đi thực tế

Đối với các dự án vốn vay, giai đoạn thẩm định cũng bao gồm việc thảo luận và soạn thảo các Hiệp định vay Sau thẩm định là quá trình đàm phán và phê duyệt của Chính phủ và tổ chức cho vay Các khoản vay có hiệu lực sau khi được phê duyệt và sau khi các thủ tục pháp lý về hiệp định vay được hoàn tất

Đối với các dự án viện trợ không hoàn lại, việc thẩm định, tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu

tư vấn sẽ được thực hiện sau khi phê duyệt thiết kế

Thực hiện và theo dõi

Các dự án đầu tư do các CQCQ thực hiện, thường với sự hỗ trợ của Ban QLDA và Nhóm hỗ trợ

kỹ thuật Quá trình thực hiện được lập kế hoạch và tiến hành theo lịch trình và thủ tục đã được thống nhất trong các văn kiện thiết kế dự án Ví dụ, đối với các dự án đầu tư cơ sở hạ tầng, đầu tiên là chuẩn bị thiết kế kỹ thuật chi tiết và các tài liệu đấu thầu, tiếp đó sẽ tiến hành mua sắm máy móc và trang thiết bị, xây dựng và vận hành công trình

Giám sát cũng là một hình thức của theo dõi nhưng thường có sự tham gia của các cơ quan cấp trên (ví dụ, Vụ Thẩm định và Giám sát Đầu tư thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoặc Kiểm toán Nhà nước) nhằm kiểm tra các hoạt động của các cơ quan cấp dưới (ví dụ, các CQCQ, Chủ dự án hoặc Ban QLDA)

Một hệ thống và quá trình theo dõi hiệu quả sẽ cung cấp thông tin cho quá trình quản lý thông qua việc phản ánh và kiểm điểm thường xuyên với các bên liên quan và đánh giá độc lập Đội ngũ quản lý khi theo dõi quá trình thực hiện có thể theo sát được tiến độ thực hiện nhằm đạt được các kết quả và mục tiêu đề ra cũng như cung cấp được dữ liệu sử dụng cho đánh giá giữa

kỳ và đánh giá sau dự án

Đánh giá được thực hiện tại 4 giai đoạn trong chu trình đầu tư:

• Đánh giá sơ bộ hay đánh giá đầu kỳ (một số nhà tài trợ còn gọi là thẩm định) – là đánh giá

ban đầu được thực hiện ngay khi bắt đầu một dự án ODA, tập trung vào tính phù hợp của dự

án

• Đánh giá giữa kỳ – do nhóm chuyên gia đánh giá độc lập phối hợp với cán bộ quản lý tiến

hành, tập trung đánh giá tính phù hợp, hiệu quả và hiệu suất

• Đánh giá kết thúc hay đánh giá cuối kỳ – được thực hiện ngay sau khi dự án kết thúc, có

thể do các chuyên gia đánh giá độc lập hoặc Ban QLDA hoặc cả hai phối hợp tiến hành Trọng tâm của đánh giá là tính hiệu quả và bền vững

• Đánh giá tác động hay đánh giá sau dự án – do các chuyên gia đánh giá độc lập tiến hành,

thường vào khoảng 2 đến 5 năm sau khi hoàn tất đầu tư với trọng tâm là tác động và tính bền vững của dự án

Thông tin chi tiết về chu trình đầu tư được đăng tải trên trang web TD&ĐG quốc gia (www.mpi.gov.vn/tddg) Cơ cấu tổ chức và yêu cầu pháp lý của hệ thống theo dõi quốc gia được trình bày trong Sổ tay tham khảo dành cho cấp lãnh đạo5

2.2 Theo dõi

Theo dõi một chương trình, dự án ODA là một hoạt động liên tục và thường xuyên nhằm cập nhật thông tin về tiến độ thực hiện chương trình, dự án đó Khái niệm này cũng thống nhất với khái niệm của OECD-DAC6, trong đó theo dõi được định nghĩa là một chức năng quản lý sử dụng các thông tin được thu thập theo những phương pháp nhất định về một số chỉ số cụ thể nhằm cung cấp cho các nhà quản lý và các bên liên quan đầy đủ thông tin để có thể ra quyết định

về các vấn đề như:

• các nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất có đầy đủ không?

• các cán bộ quản lý có đủ năng lực kỹ thuật và phẩm chất cá nhân cần thiết không?

• các hoạt động có được tiến hành phù hợp với kế hoạch không?

• kế hoạch đang thực hiện có đảm bảo đạt được các mục tiêu ban đầu và kết quả dự kiến đã

được thông qua không?

Theo dõi là việc thường xuyên và liên tục thu thập và phân tích các dữ liệu thực hiện nhằm xem

xét tiến độ của một dự án đầu tư Mục tiêu của theo dõi là nhằm so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch để có thể đưa ra các điều chỉnh hợp lý trong quá trình đầu tư, đảm bảo thành công của dự

án Theo dõi trước hết là một hoạt động nội bộ - một phần quan trọng để quản lý tốt, và vì vậy là một phần không thể thiếu trong công việc quản lý hàng ngày Theo dõi là trách nhiệm của cán bộ quản lý quá trình thực hiện dự án, thường là các cán bộ của Ban QLDA, Chủ dự án hoặc CQCQ, đôi khi có sự hỗ trợ của nhà thầu hoặc tư vấn

5 Mođun 1 - Hướng dẫn xây dựng hệ thống TD&ĐG ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo

6 Ủy ban Hỗ trợ Phát triển của Tổ chức Hợp tác Kinh tế và Phát triển

2.3 Một số nhiệm vụ theo dõi chủ yếu trong chu trình đầu tư

Các hoạt động và chức năng thực hiện dự án trong chu trình đầu tư bao gồm các nhiệm vụ theo dõi chủ yếu được nêu trong Biểu 3 dưới đây:

Biểu 3: Các nhiệm vụ theo dõi chủ yếu trong chu trình đầu tư

Xác định phạm vi và mục tiêu của hệ thống theo dõi Đưa ra các câu hỏi hoạt động và các chỉ số cơ bản cùng với

cơ chế theo dõi Xác định các cơ cấu tổ chức cho công tác theo dõi Xây dựng điều khoản giao việc cho các cán bộ theo dõi Đưa ra tiến trình thiết lập hệ thống theo dõi ngay từ khi bắt đầu chương trình, dự án

Dự trù ngân sách dành cho theo dõi

Xác định, chuẩn

bị, và thẩm định

(đánh giá đầu

kỳ)

Phản ánh các vấn đề nêu trên trong khung theo dõi

Rà soát lại các câu hỏi, chỉ số hoạt động và cơ chế theo dõi sau khi đã nghiên cứu các chiến lược đầu tư

Tổ chức đào tạo cho các cán bộ và các đối tác sẽ tham gia vào công tác theo dõi

Tiến hành nghiên cứu cơ sở nếu phù hợp Xây dựng sổ tay thực hiện với các các bộ chủ chốt Cùng với các bên liên quan nghiên cứu thiết kế đầu tư liên quan đến công tác theo dõi

Xây dựng kế hoạch theo dõi chi tiết, có tính đến các cơ chế phối hợp hiện có với các đối tác

Hỗ trợ thu thập và trao đổi thông tin không chính thức

Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp kiểm điểm và giao ban định kỳ giữa tất cả các bên thực hiện

Chuẩn bị cho các đoàn công tác giám sát Thông báo kết quả tới các bên liên quan

Thực hiện

Chuẩn bị báo cáo quý và báo cáo năm theo yêu cầu Nguồn: Trích IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org )

3 9 bước thực hiện theo dõi dự án ODA

Một hệ thống theo dõi hiệu quả có thể được xây dựng và thực hiện theo 9 bước sau:

• Bước 1: Xây dựng và điều chỉnh khung logic của dự án được theo dõi – theo các trình tự,

mẫu và ví dụ trong Phần 3.1, bạn có thể xây dựng khung lôgíc cho dự án hoặc điều chỉnh khung lôgíc sẵn có trong Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Văn kiện thiết kế dự án

• Bước 2: Xác định các câu hỏi hoạt động, nhu cầu thông tin và các chỉ số - bạn nên đặt

câu hỏi như: “Cần phải có những câu hỏi hoạt động và chỉ số theo dõi nào để giúp cấp lãnh đạo có đầy đủ thông tin cần thiết khi đưa các quyết định quản lý?”

• Bước 3: Xây dựng khung theo dõi và kế hoạch theo dõi – theo các trình tự, mẫu và ví dụ

nêu trong Phần 3.3, bạn có thể xây dựng khung theo dõi cho dự án Dựa trên khung theo dõi này, bạn xây dựng kế hoạch theo dõi Khi xây dựng kế hoạch theo dõi, bạn nên đặt câu hỏi

“Ai sẽ là người sử dụng thông tin theo dõi?” và “Họ sẽ sử dụng các thông tin này như thế nào?” và “Hệ thống thông tin phải được hoàn thiện đến mức độ nào?”

• Bước 4: Xây dựng cơ cấu tổ chức hỗ trợ công tác theo dõi – câu hỏi được đặt ra là “Ai sẽ

là người thu thập, phân tích và báo cáo các dữ liệu theo dõi?”, “Nhóm theo dõi sẽ được tổ chức như thế nào và họ sẽ báo cáo kết quả theo dõi cho ai?”, “Các dữ liệu theo dõi sẽ được thu thập và phân tích ra sao?”

• Bước 5: Chuẩn bị các công cụ và hệ thống CNTT hỗ trợ hệ thống theo dõi – thiết lập hệ

thống máy tính, sử dụng các công cụ CNTT sẵn có như Công cụ theo dõi thống nhất [AMT] (đối với Ban QLDA và Chủ dự án) và Công cụ theo dõi danh mục dự án [PMT] (đối với Chủ

dự án lớn và CQCQ) như trình bày tại Phần 3.5, và xây dựng các công cụ CNTT khác cần thiết cho các hệ thống theo dõi phức tạp hơn Cần tránh nhầm lẫn giữa hệ thống kế toán và hệ thống quản lý tài chính trong hệ thống theo dõi - đây là hai chức năng hoàn toàn khác biệt

• Bước 6: Thu thập và phân tích dữ liệu – sử dụng các phương pháp, công cụ và ví dụ trong

Phần 3.6 để thu thập dữ liệu theo dõi, kiểm tra lỗi, tổng hợp theo các chỉ số và phân tích để cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo Câu hỏi cần đặt ra là “Chúng ta sẽ phân tích dữ liệu như thế nào để đưa ra kết quả và thông tin theo dõi?”

• Bước 7: Báo cáo kết quả và thông tin theo dõi – sử dụng mẫu báo cáo theo dõi thống nhất

(AMF) và các công cụ CNTT phù hợp theo từng cấp thực hiện, cũng như các mẫu báo cáo khác tại cấp CQCQ để báo cáo thông tin và kết quả theo dõi lên cấp lãnh đạo và các cấp có thẩm quyền cao hơn theo quy định của Chính phủ

• Bước 8: Hỗ trợ sử dụng thông tin theo dõi và phản hồi – các câu hỏi đặt ra là “Tôi sẽ trợ

giúp lãnh đạo sử dụng thông tin theo dõi để đưa ra các quyết định quản lý như thế nào?”,

“Cần phải rút ra những bài học gì từ các thông tin theo dõi?” và “Ai là người nên được biết

về các bài học đó nhằm hỗ trợ quản lý hướng tới các kết quả phát triển?”

• Bước 9: Xem xét các điều kiện và năng lực cần thiết – câu hỏi sẽ là “Các cán bộ đầu mối

và điều phối về theo dõi trong nhóm cần có các kỹ năng và năng lực nào?”, “Cần phải có các nguồn lực về tài chính, trang thiết bị và nhân sự như thế nào để triển khai hệ thống theo dõi hiệu quả?”

3.1 Bước 1: Xây dựng và điều chỉnh khung lôgíc

Bước đầu tiên là xây dựng hoặc điều chỉnh khung lôgíc làm cơ sở cho việc thiết lập và sử dụng

hệ thống theo dõi dự án

Khung lôgíc là một công cụ phân tích, trình bày và quản lý giúp các cán bộ thực hiện theo dõi, các nhà hoạch định và nhà quản lý thực hiện các nhiệm vụ sau:

• phân tích thực trạng trong quá trình chuẩn bị

• xây dựng lịch trình lôgíc cho các hoạt động để đạt được kết quả đầu tư

• xác định các rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng tới việc đạt được các kết quả bền vững

• thiết lập cơ chế theo dõi và đánh giá các sản phẩm đầu ra và kết quả đầu tư

• theo dõi dự án trong quá trình thực hiện

Nhiều Chính phủ và nhà tài trợ đã và đang sử dụng phương pháp phân tích khung lôgíc Trong một số trường hợp, khung lôgíc được gọi theo tên khác là Ma trận thiết kế dự án, LFA hay

ZOPP Tuy nhiên, các cấu phần cơ bản của các khung lôgíc thường giống nhau (xem Biểu 4)

Phân tích khung lôgíc tốt nhất nên bắt đầu ngay từ giai đoạn đầu tiên của chu trình đầu tư Tuy nhiên, vẫn có thể sử dụng khung lôgíc để xem xét và cơ cấu lại các dự án đang thực hiện mà trước đây không được thiết kế theo phương pháp khung lôgíc Vì vậy, khung lôgíc là “một công

cụ hỗ trợ tư duy”, được sử dụng rộng rãi và linh hoạt trong công tác theo dõi

Khung lôgíc tóm tắt kế hoạch hoạt động của dự án, cách thức theo dõi các sản phẩm đầu ra và kết quả cũng như đưa ra các giả định cơ bản để có thể thực hiện được dự án Biểu 4 giới thiệu cấu trúc của một khung lôgíc và Biểu 5 trình bày ví dụ về khung lôgíc của Dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ vốn vay WB và AfD

Dưới đây là ý nghĩa của các thuật ngữ sử dụng trong các khung lôgíc tại Biểu 4 và Biểu 5:

Mục đích – Mô tả lý do tại sao dự án ODA có ý nghĩa quan trọng đối với xã hội, mang lại các

lợi ích lâu dài cho đối tượng thụ hưởng cuối cùng cũng như lợi ích rộng hơn tới các nhóm đối tượng khác

Mục tiêu – Mục tiêu trọng tâm của dự án Phần mục tiêu cần nêu rõ các vấn đề cốt yếu và xác

định được các lợi ích bền vững cho nhóm (các nhóm) đối tượng hưởng lợi

Kết quả – Các tác động ngắn hạn và trung hạn có thể có từ các sản phẩm đầu ra của một hoạt

động

Đầu ra – Các đầu ra là các sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ có được từ một hoạt động phát triển

Các đầu ra có thể bao gồm cả những thay đổi từ các hoạt động hướng tới kết quả

Hoạt động – Các nhiệm vụ cụ thể được thực hiện để đạt được các sản phẩm đầu ra của một dự

án Các hành động hoặc công việc trong đó huy động và sử dụng các đầu vào để đạt được một số đầu ra cụ thể

Đầu vào – Các nguồn lực về tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất cần thiết để có thể tiến hành một

số các hoạt động theo kế hoạch nhằm có được các đầu ra dự kiến

Biểu 4: Mẫu khung lôgíc

Biểu 5: Khung lôgíc của Dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ

Mục đích Xây dựng một mô hình phát triển bình đẳng, có tính

tới các yếu tố xã hội và bền vững tại Cần Thơ • Thay đổi về số hộ nghèo thành thị ở Cần Thơ

• Quan niệm về mức sống ở Cần Thơ

• Dữ liệu Điều tra mức sống hộ gia đình của TCTK

• Các kết quả theo dõi

Đầu tư đúng hướng với nhịp độ phát triển kinh tế- xã hội của Việt Nam

Mục tiêu Hỗ trợ xóa đói giảm nghèo ở các vùng đô thị thông

qua việc nâng cao điều kiện sống và môi trường của người nghèo tại thành thị, sử dụng phương pháp lập

kế hoạch có sự tham gia người dân, và tác động tới các quá trình lập kế hoạch để của và vì người nghèo

• Thu nhập hộ trung bình ở Cần Thơ (theo quận)

• Tăng phạm vi cung cấp các dịch vụ nâng cao tới tất cả người dân

• Dữ liệu Điều tra mức sống hộ gia đình của TCTK

• Điều tra về môi trường đầu tư của Tổng cục thống kê

• Các báo cáo ngành kết cấu hạ tầng

Tất cả công dân, bao gồm cả người nhập

cư chưa có hộ khảu, đều được tham gia vào dự án

Kết quả • Các điều kiện sống và môi trường ở những quận

nghèo của Cần Thơ được cải thiện

• Các hộ trong vùng nghèo được hòa nhập tốt hơn với nền kinh tế địa phương

• Các hệ thống quản lý về nhà đất có thể hỗ trợ cho hoạt động kinh tế địa phương

• Xu hướng giá trị nghèo bình quân

• Dữ liệu Điều tra mức sống hộ gia đình của TCTK

• Các báo cáo theo dõi & đánh giá (so sánh với khảo sát cơ sở)

• Báo cáo kết thúc hoạt động

• Các báo cáo ngành kết cấu hạ tầng

• Vận hành và bảo dưỡng các công trình

cơ sở hạ tầng và các cơ sở vật chất được tiến hành một cách hiệu quả

• Các gia đình tái định cư không bán nhà mình và quay trở lại khu ổ chuột

Đầu ra • Các kế hoạch nâng cấp cộng đồng do chính các

cộng đồng xây dựng và thực hiện

• Các dịch vụ cơ sở hạ tầng cơ bản ở khu vực dân

cư thu nhập thấp trong thành thị được nâng cao và

• Các quy trình xử lý Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cải thiện

• Cho các hộ nghèo vay vốn để nâng cấp nhà cửa

• Số hộ mới lắp nước máy

• Số hộ mới có điện

• Số khu vực có đầy đủ các dịch vụ công

• Số căn hộ/nhà mới xây

• Số km đường mới xây & cải tạo

• Tỷ lệ % trả được các khoản vay để cải tạo nhà cửa

• Số nhà được cải tạo bằng nguồn vốn vay

• Các báo cáo giám sát kỹ thuật hàng tháng

• Các báo cáo tiến độ Dự án

• Các báo cáo của nhóm theo dõi cộng đồng

• Kiểm toán kỹ thuật

• Dữ liệu Ban quản lý dự án

• Các báo cáo Công cụ theo dõi thống nhất

• Vận hành và bảo dưỡng các công trình

cơ sở hạ tầng và các cơ sở vật chất được tiến hành một cách hiệu quả

• Tiếp tục được cấp vốn và giải ngân nhanh

• Các hộ thu nhập thấp có thể mua được đất/ nhà tái định cư

• Các gia đình tái định cư không bán nhà mình và quay trở lại khu ổ chuột

Hoạt động • Thiết kế và lắp đặt các hệ thống cấp nước

• Thiết kế và lắp đặt các hệ thống cấp điện

• Thiết kế và lắp đặt các hệ thống thoát nước

• Xây mới và nâng cấp nhà ở

• Tăng cường năng lực cho các cán bộ quản lý về nhà ở và môi trường đô thị của UBND Tp.Cần Thơ

• % hệ thống cấp nước được hoàn thiện (thực tế

• % nhà được hoàn thành (thực tế so với KH)

• % đường được cải thiệnh (thực tế so với KH)

• Số khoản vay đã được phê duyệt và giải ngân

• Các báo cáo giám sát kỹ thuật hàng tháng

• Các báo cáo tiến độ Dự án

• Các báo cáo của nhóm theo dõi cộng đồng

• Kiểm toán kỹ thuật

• Dữ liệu Ban quản lý dự án

• Các báo cáo Công cụ theo dõi thống nhất

• Chính quyền tiếp tục ủng hộ sự tham gia của cộng đồng

• Các thủ tục khuyến khích người dân đăng ký Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cải thiện

• Các hộ thu nhập thấp có thể mua được đất/ nhà tái định cư

• Các Ban QLDA có năng lực quản lý các hợp đồng

• Các cơ quan có đủ nhân lực để thực hiện các hoạt động

Đầu vào • 39,10 triệu USD

• Đóng góp của tư vấn

• Tỷ lệ giải ngân

• Đóng góp của tư vấn (Thực tế so với dự toán)

• Dữ liệu của Ban QLDA

• Các báo cáo sử dụng AMT

• Vốn đối ứng được bố trí kịp thời

• Các nguồn vốn tiếp tục được cung cấp kịp thời

Mô tả tóm tắt – Mô tả tóm tắt các đầu vào, đầu ra, kết quả, mục tiêu và mục đích

Các chỉ số có thể đo lường – Các yếu tố định lượng hoặc định tính hoặc các biến số - một

phương tiện đơn giản và đáng tin cậy giúp đo lường mức độ thành công, phản ánh một số thay đổi diễn ra do có các hoạt động đầu tư, hoặc giúp đánh giá tình hình thực hiện của một nhân tố phát triển

Các phương tiện kiểm chứng – Các nguồn dữ liệu, các công cụ và kỹ năng thu thập dữ liệu

được sử dụng để đo lường các chỉ số được lựa chọn nhằm TD&ĐG một dự án ODA Các chỉ số này có thể được kiểm chứng một cách khách quan

Các giả định cơ bản – Các yếu tố bên ngoài như các sự kiện, điều kiện hoặc các quyết định có

thể ảnh hưởng tới tiến độ hoặc sự thành công của một dự án ODA

Khung lôgíc tóm tắt thiết kế của dự án đầu tư và không nên dài quá 4 trang giấy Khung lôgíc được coi như một công cụ lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi các hoạt động Khung lôgíc có 4

cột và 6 dòng Lôgíc theo chiều dọc xác định những gì dự án định làm (mô tả tóm tắt), các mối

quan hệ nhân quả, và những giả định quan trọng cũng như các rủi ro nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý đầu tư

Lôgíc theo chiều ngang xác định phương pháp đo lường các mục tiêu cụ thể của dự án ODA đã

được mô tả tóm tắt (các chỉ số có thể kiểm chứng được) và các phương tiện kiểm chứng Đây chính là khung để theo dõi

Để xây dựng một khung lôgíc, bạn cần nghiên cứu Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Văn kiện thiết kế dự án Đây là những tài liệu trình Chính phủ và các nhà tài trợ phê duyệt và ra quyết định đầu tư Trình tự xây dựng khung lôgíc được trình bày tại Biểu 6 Nếu dự án đã có sẵn khung lôgíc hoặc khung kết quả, bạn hãy sử dụng các khung sẵn có đó, rồi điều chỉnh để phản ánh thực trạng khi dự án bắt đầu thực hiện Để xây dựng một khung lôgíc, bạn cần điền vào các mục sau:

• Mô tả tóm tắt – đi từ mục tiêu xuống đầu vào, điền các thông tin có trong Báo cáo nghiên

cứu khả thi hay Tài liệu thiết kế dự án

• Các giả định – đi từ đầu vào đến mục tiêu, giải thích các rủi ro cần phải kiểm soát và các

điều kiện cần thiết đảm bảo cho dự án đầu tư được thực hiện Mối quan hệ giữa lôgíc chiều dọc và các giả định được trình bày tại Biểu 7 Ví dụ, NẾU có các hoạt động VÀ các giả định THÌ sẽ đạt được các sản phẩm đầu ra

• Các chỉ số – đi từ mục tiêu xuống đầu vào, giải thích nên sử dụng dấu hiệu thay đổi nào để

đo lường tiến độ và tình hình thực hiện Sử dụng các phương pháp và công cụ xây dựng chỉ

số (xem Phần 3.2)

• Các phương tiện kiểm chứng – đi từ đầu vào đến mục đích, tóm tắt nguồn và cách thức thu

thập dữ liệu Trả lời các câu hỏi như “Đo lường cái gì?” và “Đo lường như thế nào?” (xem Phần 3.3)

• Lôgíc theo chiều dọc được nối với nhau bởi các giả định, thứ tự như sau (xem Biểu 7):

Nếu có các hoạt động và các giả định liên quan thì sẽ có các đầu ra Nếu có các đầu ra và các giả định liên quan thì sẽ có các kết quả Nếu có các kết quả và các giả định liên quan thì sẽ đạt được các mục tiêu

Biểu 6: Trình tự xây dựng khung lôgíc

Narrative Summary

Measurable Indicators

Means of Verification

Key Assumptions

Biểu 7: Mối quan hệ giữa lôgíc chiều dọc và các giả định

Sau khi hoàn thành một phần của khung lôgíc, bạn hãy nhìn lại những gì mình đã làm để kiểm tra xem đã lôgíc chưa Quá trình này thường đòi hỏi bạn phải thay đổi những gì đã mô tả trước

đó Khung lôgíc còn hỗ trợ công tác theo dõi và báo cáo như minh họa tại Biểu 8

NẾU THÌ

NẾU THÌ

Biểu 8: Khung lôgíc hỗ trợ cho công tác theo dõi

Báo cáo theo dõi

Tên dự án:

Địa điểm thực hiện:

Quyết định đầu tư số:

Thời gian thực hiện

dự án:

Nhà tài trợ:

Tên và địa chỉ cơ quan thực hiện:

Tên và địa chỉ của chủ dự án:

Tổng quan về dự án và các mục tiêu của

Các giả định chủ yếu

Mục tiêu và kế hoạch theo dõi Giải ngân

Theo dõi tiến độ

3.2 Bước 2: Xác định các câu hỏi hoạt động và các chỉ số

Câu hỏi hoạt động

Câu hỏi hoạt động giúp chúng ta tập trung theo dõi những hoạt động cần thiết để tìm hiểu liệu dự

án có thực hiện theo đúng kế hoạch không và tại sao Lựa chọn các câu hỏi hoạt động cũng giúp chúng ta dễ dàng xác định được hệ thống theo dõi cần đo lường những gì Phương pháp này còn giúp giảm thiểu chi phí theo dõi

Câu hỏi hoạt động hỗ trợ hệ thống theo dõi dễ dàng phân tích các loại thông tin khác nhau cùng một lúc thông qua cơ cấu tổng hợp thông tin Điều này đặc biệt quan trọng ở các cấp mục đích, mục tiêu, và kết quả của khung lôgíc Biểu 9 trình bày ví dụ minh họa về câu hỏi hoạt động hỗ trợ ra quyết định nên theo dõi gì đối với kết quả của một hợp phần trong Dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ

Biểu 9: Ví dụ về câu hỏi hoạt động hỗ trợ công tác theo dõi

Kết quả định lượng:

Mức sống và điều kiện môi trường ở các quận nghèo tại Cần Thơ được cải thiện

Câu hỏi hoạt động:

“Tỷ lệ các hộ trong các quận nghèo được cung cấp nước sạch và điện ở Cần Thơ là bao nhiêu” ?

Để trả lời câu hỏi này người ta sẽ phải tính được số hộ trong các quận nghèo được cung cấp các dịch vụ trên và so sánh với tổng số hộ trong các quận đó Dữ liệu được thu thập từ các công ty cấp nước và cấp điện tại Cần Thơ

Kết quả định tính:

Các hộ ở các quận nghèo được kết nối tốt hơn với nền kinh tế địa phương

Câu hỏi hoạt động:

“Liệu người dân ở các quận nghèo có cho rằng họ được kết nối tốt hơn với nền kinh tế địa phương hay không”?

Để trả lời câu hỏi này, cần phải tiến hành các đợt điều tra thường xuyên về quan điểm của một nhóm người dân tại các quận nghèo ở Cần Thơ

Làm việc với câu hỏi hoạt động

Khi tìm kiếm một câu hỏi hoạt động phù hợp cho mỗi cấp độ trong khung lôgíc, bạn hãy nhớ đến câu nói sau đây:

“Cần trả lời những câu hỏi nào để biết được mức độ đạt được các mục tiêu của dự án đầu tư và

giải thích vì sao dự án thành công hoặc thất bại?”

Các câu hỏi hoạt động không nên quá phức tạp

• Đối với các hoạt động – chỉ cần đặt câu hỏi hoạt động được thực hiện tốt và đúng thời hạn

hay chưa?

• Đối với các đầu ra – đầu ra có được thực hiện theo đúng kế hoạch và đảm bảo chất lượng

Biểu 10 liệt kê một số câu hỏi hoạt động cho mỗi cấp độ trong khung lôgíc Các câu hỏi không cần phải quá phức tạp hay quá nhiều Sau khi thống nhất các câu hỏi hoạt động, Ban QLDA và Chủ dự án sẽ quyết định cần những thông tin nào để trả lời các câu hỏi đó, trong đó có cả các thông tin về chỉ số

Biểu 10: Các câu hỏi hoạt động cơ bản

Khung lôgíc Các câu hỏi hoạt động cơ bản

Kết quả Kết quả từ các sản phẩm đầu ra? (ví dụ, số người được đào tạo sử dụng hiệu quả các kỹ năng

mới) Đầu ra Kết quả các hoạt động của dự án ODA? (ví dụ, số người được đào tạo)

Hoạt động Dự án ODA thực tế đã làm những gì?

Đầu vào Dự án ODA đã mua sắm và sử dụng những nguồn lực nào?

Bài học Từ quá trình thực hiện dự án ODA có thể rút ra những bài học nào góp phần cải thiện tình hình

thực hiện và tăng cường hiểu biết trong các lĩnh vực có liên quan?

Nguồn: Trích IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org )

Chỉ số - dấu hiệu của sự thay đổi

Chỉ số chính là dấu hiệu của sự thay đổi Để lựa chọn các chỉ số, bạn phải xác định cần những thông tin nào để trả lời các câu hỏi hoạt động Như đã mô tả ở trên, đối với cấp đầu vào, hoạt động và đầu ra, câu hỏi có thể được trả lời bằng một chỉ số đơn giản

Các loại thay đổi và thông tin

Phải xác định rõ các cấp lãnh đạo cần những kết quả theo dõi nào để quản lý hiệu quả một dự án ODA Biểu 11 đề xuất một số loại thay đổi có thể thích hợp với công tác theo dõi ở Việt Nam Nếu các thay đổi không giống như dự tính, hãy đặt câu hỏi : “Tại sao thay đổi lại nhiều hoặc ít hơn so với kế hoạch?”, từ đó có thể quản lý tốt hơn các hoạt động của dự án theo đúng kế hoạch

Biểu 11: Các loại thay đổi là kết quả của các đầu vào và hoạt động

Xuất hiện một cái gì đó Số lượng các trung tâm y tế quận, huyện được phục hồi

Hình thức tiếp cận với những cải tiến

hay dịch vụ mới

Số lượng học sinh lứa tuổi tiểu học đến các trường tiểu học trong xã

Mức độ sử dụng Tần suất đi lại trên con đường mới xây trong xã

Mức độ hoạt động hoặc phạm vi Tỷ lệ bà mẹ trong 20% số hộ nghèo nhất được tiếp cận với

Các nguồn dữ liệu sử dụng để trả lời các câu hỏi hoạt động bao gồm:

• Chỉ số: chỉ số định lượng đơn giản, chỉ số phức tạp hoặc hỗn hợp, chỉ số so sánh, chỉ số định

tính

• Thông tin định tính tập trung

• Thông tin định tính mở

• Thông tin cơ sở

• Quan sát chung về mối liên hệ với các đối tượng tham gia

Các loại chỉ số

Các chỉ số có thể rất đơn giản và trực tiếp, hoặc cũng có thể rất phức tạp Các chỉ số đơn giản thường đo lường tiến độ huy động các đầu vào và thực hiện các hoạt động – ví dụ, các chỉ số “số

đầu đấu nối nước mới” hoặc “số km đường hẻm được xây mới hoặc nâng cấp” (xem Biểu 5) Chỉ

số phức tạp hơn có thể là “chỉ số phát triển con người” do UNDP sử dụng để xếp loại tất cả các quốc gia bằng cách so sánh mức sống của ngưòi dân trên cơ sở tính toán kết hợp một số trọng số Biểu 12 đưa ra ví dụ về các loại chỉ số khác nhau dùng cho công tác theo dõi

Biểu 12: Ví dụ về các chỉ số hoạt động và và chỉ số đầu ra

Chỉ số định lượng

đơn giản - % vỉa hè được hoàn thành - % kế hoạch được thực hiện

- Số ngày đào tạo/người theo chủ

phức tạp - Số tháng các hộ nghèo không đủ lương thực để ăn Có các thông tin khác nhau Số tháng, số hộ gia đình và kiểu thiếu lương thực Chỉ

số này sẽ không có tác dụng nếu không xác định được kiểu hộ nào đang thiếu loại lương thực nào và ở mức độ đến đâu Chỉ số hỗn hợp - Số hiệp hội sử dụng nước hoạt

động hiệu quả trong vùng dự án

- Số các kế hoạch phát triển thôn bản được xây dựng phù hợp các tiêu chí tài trợ

Chỉ số này hàm chứa các tiêu chuẩn cần phải được định nghĩa và đánh giá Thế nào

là “hoạt động hiệu quả” cần phải được định nghĩa và chất lượng của từng hiệp hội cần phải đánh giá

Tương tự như vậy, các kế hoạch thôn bản cũng cần phải được đánh giá theo các tiêu chí hỗ trợ vốn, sau đó mới tính số lượng kế hoạch được thực hiện

Chỉ số so sánh - Chỉ số so sánh hoạt động của

các hệ thống thủy lợi

Các chỉ số so sánh tổng hợp nhiều chỉ số khác nhau để phục vụ cho công tác so sánh Chỉ số phát triển con người là một ví

dụ tiêu biểu Các chỉ số này thường rất phức tạp nên ít được sử dụng trong theo dõi

Chỉ số tham khảo

tương đối - Phần trăm số hộ có xe máy Đây là một chỉ số không chính xác, do vậy, thường được dùng với tính chất xấp xỉ

tương đối Ví dụ như mức sinh hoạt của người dân trong khu vực vì các hộ phải có một mức độ thu nhập nhất định mới mua được xe máy

Lựa chọn các chỉ số “SMART”

Một thách thức trong công tác theo dõi là cần phải quyết định lựa chọn những chỉ số nào để có thể đo lường các thay đổi một cách có nghĩa nhất Đồng thời cũng cần phải cân nhắc chỉ số nào phù hợp với mục tiêu đầu tư cũng như chỉ số nào trong thực tế có thể thu thập và quản lý dữ liệu được

Lựa chọn các chỉ số cần được thực hiện theo một quá trình gồm nhiều bước dựa trên sự tham vấn giữa các nhà lãnh đạo, các bên liên quan và các bên đối tác Các bước trong quá trình lựa chọn chỉ số bao gồm trình bày các ý tưởng, đánh giá từng ý tưởng, thu hẹp danh sách các ý tưởng và cuối cùng, xây dựng kế hoạch đo lường chỉ số

Trong quá trình lựa chọn các chỉ số, cần theo sát các tiêu chí lựa chọn và đặt các câu hỏi nhằm đảm bảo các chỉ số được phù hợp Cán bộ theo dõi có thể sử dụng các tiêu chí khác nhau nhưng

tựu trung trong một số tiêu chí mà từ viết tắt được đọc là S M A R T S M A R T có nghĩa là

“Chỉ số có đơn giản (simple), đo lường được (measurable), có tính đại diện (attributable), có phù hợp (relevant) và kịp thời (timely) không?”

Biểu 13 mô tả các tiêu chí và câu hỏi thường được sử dụng khi lựa chọn các chỉ số SMART Điều quan trọng là luôn phải vận động óc phán đoán và rất thực tế khi áp dụng các tiêu chí đó Không một chỉ số nào có thể đáp ứng đầy đủ tất cả các tiêu chí Do vậy, quyết định lựa chọn chỉ

số cần dựa trên các đánh giá về tính hợp lý và khả năng áp dụng trong thực tế của chỉ số đó

Biểu 13: Các tiêu chí S M A R T và các câu hỏi xác định tính thực tiễn

Đơn giản • Chỉ số có được thể hiện theo cách đơn giản nhất có thể hay không?

• Chỉ số có mô tả được chính xác cần phải đo lường cái gì hay không?

• Yêu cầu đo lường cái gì có được nêu rõ ràng hay không?

• Bản thân chỉ số có rõ ràng hay không?

• Chỉ số có nêu rõ mức độ cần đo lường hay không?

• Chỉ số có phản ánh được sự khác nhau giữa các khu vực nhóm người hay không?

• Chỉ số có cụ thể để có thể đo lường tiến độ đạt được các kết quả mong muốn hay không?

Đo lường

được

• Các thay đổi có thể được kiểm chứng khách quan hay không?

• Chỉ số có chỉ ra được những thay đổi mong đợi hay không?

• Chỉ số có đo được kết quả dự án một cách đáng tin cậy và rõ ràng hay không?

• Chỉ số có dễ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi trong chính sách và chương trình hay không?

• Các bên liên quan đã thống nhất được chính xác cần đo lường cái gì hay chưa?

Tính đại diện • Chỉ số có liên quan đến rõ ràng và trực tiếp đầu ra hoặc kết quả được đo lường

hay không?

• Dự tính kết quả của hoạt động phát triển sẽ đem lại những thay đổi gì?

• Các kết quả có thực tế hay không? Đối với vấn đề này, cần phải có mối liên hệ chặt chẽ giữa đầu ra, đóng góp của các đối tác và kết quả

Phù hợp • Chỉ số đó có phản ánh được bản chất của kết quả mong đợi hay không?

• Chỉ số đó có phù hợp với các đầu ra và kết quả dự kiến hay không?

• Chỉ số đó có thể được đo lường một cách nhất quán và minh bạch hay không?

• Chỉ số đó có thực sự liên quan tới hoạt động đầu tư hay không?

Kịp thời • Chỉ số có được đo đúng lúc và thường xuyên hay không?

• Dữ liệu thu thập có được xử lý và báo cáo kịp thời và hiệu quả tới các bên liên quan hay không?

• Dữ liệu thu thập được về chỉ số có phù hợp với mức chi phí và công sức bỏ ra hay không?

• Bạn có biết được nguồn gốc dữ liệu hay không? Có cần thiết phải xây dựng các nguyên tắc, cơ chế và trách nhiệm thu thập dữ liệu hay không?

• Đã có kế hoạch theo dõi chỉ số hay chưa?

Đối với các chỉ số khó, nhất là các chỉ số định tính, có thể đặt các câu hỏi mục tiêu để tìm ra câu trả lời Ví dụ:

• Làm sao bạn biết được việc thực hiện có khả năng bị thất bại?

• Bạn đo lường cái gì để biết được kết quả hoạt động đem lại những thay đổi hàng ngày như

thế nào?

• Câu nói “dinh dưỡng được cải thiện” có nghĩa gì ? (đề cập tới mục tiêu hay kết quả)

• Làm thế nào để biết được đã có tác động hay chưa?

• Hãy nêu một ví dụ bạn đã quan sát tác động như thế nào?

Một số ví dụ về các chỉ số kết quả

Các chỉ số hoạt động và chỉ số đầu ra thường khác nhau giữa các dự án ODA và cần phải được xây dựng dựa trên khung lôgíc với các bước lựa chọn chỉ số được trình bày tại mục 3.1 Biểu 14 giới thiệu một số chỉ số kết quả Các chỉ số này được chọn lựa từ bộ chỉ số do Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Tổng cục Thống kê xây dựng dùng để theo dõi tình hình thực hiện Kế hoạch Phát triển Kinh tế - Xã hội 5 năm (2006 – 2010) Một số chỉ số đã được đưa vào công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT) để các CQCQ sử dụng

CQCQ có thể sử dụng các chỉ số trong Biểu 14 để theo dõi danh mục dự án và Ban QLDA sử dụng để theo dõi tình hình thực hiện dự án Như đã nói ở trên, các chỉ số này là một bộ phận trong bộ chỉ số do Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Tổng cục Thống kê xây dựng dùng để theo dõi tình hình thực hiện Kế hoạch 5 năm 2006 – 2010 Ngoài ra, trong đó cũng bao gồm một số chỉ số dùng để theo dõi tình hình thực hiện Tuyên bố Hà Nội Đây là các chỉ số theo dõi báo hiệu có thể

hỗ trợ cho công tác quản lý hướng tới các kết quả phát triển Các chỉ số kết quả hay chỉ số hoạt động thường được sử dụng rộng rãi trong các dự án ODA và cũng là một dấu hiệu hướng dẫn hữu hiệu cho các cán bộ theo dõi

Một số cân nhắc khi lựa chọn chỉ số

Đo lường những thay đổi định tính

Bên cạnh việc sử dụng các dữ liệu định lượng như số liệu đo đạc tại hiện trường hay số liệu thống kê của chính phủ, các cán bộ theo dõi ngày càng chú trọng hơn vào các chỉ số định tính bởi các chỉ số này có thể cung cấp rất nhiều thông tin Cũng như các chỉ số định lượng, các chỉ

số định tính cần phải rất cụ thể để có thể xuyên suốt được các câu hỏi quan trọng Có thể cụ thể hóa chỉ số định tính bằng cách nêu rõ:

• Chủ đề quan tâm (dựa trên câu hỏi hoạt động)

• Loại hình thay đổi mà bạn đang tìm hiểu, bao gồm cả đơn vị phân tích (ví dụ như các thay

đổi trong hộ gia đình, một thôn bản hay một vùng)

• Khoảng thời gian tiến hành theo dõi (ví dụ, theo dõi một số thay đổi sau 12 tháng)

• Nơi áp dụng chỉ số (ví dụ, nhận thức về những thay đổi tại một xã/huyện cụ thể)

Chất lượng của các chỉ số

Xem lại các chỉ số để đảm bảo các chỉ số đó thực sự SMART Biểu 15 hướng dẫn cách đánh giá một chỉ số có chất lượng

Biểu 14: Một số ví dụ về các chỉ số kết quả theo ngành

Nông nghiệp

và phát triển

nông thôn

• % giá trị hàng hóa quy tiền so với tổng giá trị sản xuất ngành nông nghiệp (%)

• Tỷ lệ hộ nông dân có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (%)

• Tỷ lệ đất lâm nghiệp được quản lý bền vững (%)

• Tỷ lệ nông dân được điều tra hài lòng với các dịch vụ (%)

Năng lượng

• Công suất của các trạm phát điện được xây dựng (MW)

• Tỷ lệ cung cấp điện của quốc gia từ các nguồn năng lượng tái tạo (% MW)

• Chi phí của 1kWh điện ở Việt Nam so sánh với mức bình quân trong khu vực (% chi phí)

• Tỷ lệ doanh nghiệp không phụ thuộc vào điện lưới (% số doanh nghiệp)

Giao thông

Vận tải

• Số km đường quốc lộ, tỉnh lộ và đường nông thôn được xây dựng (km)

• Số km đường quốc lộ, tỉnh lộ và đường nông thôn được bảo dưỡng (km)

• Thời gian đi lại bình quân trên các tuyến đường quốc lộ và tỉnh lộ (km/giờ)

• Công suất của các cảng (triệu tấn)

• Tỷ lệ hộ nông dân trong bán kính 2 km trên các tuyến đường có thể sử dụng quanh năm (%)

Môi trường

• Diện tích rừng trồng, rừng ngập mặn và rừng đầu nguồn được trồng (ha)

• Diện tích lưu vực sông được quản lý bởi các tổ chức lưu vực sông (ha)

• Diện tích đất tưới tiêu được quản lý bởi các hiệp hội sử dụng nước (ha)

• Tỷ lệ Báo cáo đánh giá tác động môi trường/xã hội được thực hiện theo tiêu chuẩn quốc tế (%)

• Lượng khí thải CO 2 từ công nghiệp, nhà máy điện và phương tiện giao thông (tấn/năm)

Phát triển

đô thị

• Tỷ lệ hộ gia đình được cung cấp dịch vụ thu gom chất thải rắn có chất lượng (%)

• Tỷ lệ nước thải được xử lý theo tiêu chuẩn của Bộ Tài nguyên và Môi trường (%)

• Thời gian đi lại bình quân trên các tuyến đường đô thị (km/giờ)

• Tỷ lệ hộ gia đình có điện và nước (%)

Giáo dục và

Đào tạo

• Số trường học đạt tiêu chuẩn quốc gia

• Số học sinh trung học phổ thông

• Tỷ lệ sinh viên/giáo viên

• Tỷ lệ người nghèo được đào tạo dạy nghề (%)

Y tế

• Số giường của các bệnh viện mới xây dựng

• Tỷ lệ xã có dịch vụ y tế đạt tiêu chuẩn của Bộ Y tế (%)

• Tỷ lệ số trẻ em được tiêm chủng đủ 6 loại vắc xin (%)

• Số người mắc 10 bệnh truyền nhiễm có nguy cơ cao (/100,000 người)

• Tỷ lệ tử vong thai sản (/100,000 ca sinh)

Các vấn đề

xã hội

• Tỷ lệ người nghèo theo chuẩn mới (%)

• Tỷ lệ người nghèo được cung cấp tín dụng (%)

• Tỷ lệ tỉnh/thành phố áp dụng phương pháp tiếp cận có sự tham gia của người dân (%)

• Tỷ lệ công dân hài lòng với phương pháp lập kế hoạch có sự tham gia của người dân (%)

Quản lý

hành chính

nhà nước

• Tỷ lệ vốn: chi tiêu thường xuyên của các CQCQ (% giá trị)

• Tỷ lệ cơ quan nhà nước sử dụng hệ thống kế toán thống nhất (%)

• Tỷ lệ vốn ODA sử dụng các hệ thống mua sắm của Chính phủ (% giá trị)

• Tỷ lệ các cơ quan nhà nước công khai ngân sách (%)

An sinh xã hội

- Quốc phòng

• Tỷ lệ xã báo cáo nguy cơ nhiễm dịch bệnh (%)

• Số người tử vong do thiên tai

• Tỷ lệ người dân tiếp cận với các dịch vụ an sinh xã hội (%)

Tài chính -

Ngân hàng

• Chỉ số ICOR (%)

• Tỷ lệ FDI trên tổng mức đầu tư (% giá trị)

• Tỷ lệ nợ xấu trên tổng dư nợ (% giá trị)

Cải cách

hành chính

• Tỷ lệ doanh nghiệp được điều tra phản ánh các thủ tục hành chính là gánh nặng đối với

họ (%)

• Bình quân thời gian cần có để xử lý thông quan (số ngày)

• Số huyện và xã áp dụng mô hình “một cửa” (%)

• % người dân được điều tra hài lòng với các dịch vụ công (%)

Bưu chính

viễn thông

• Số người sử dụng internet

• Số điện thoại trên 100 dân

• Tỷ lệ thôn bản có điện thoại/ internet (% tổng số)

Phát triển

doanh nghiệp

• Số doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa

• Tỷ lệ xuất khẩu/ GDP (% giá trị)

• Số doanh nghiệp tư nhân mới thành lập

Cùng nhau lựa chọn chỉ số

Khi đánh giá hoạt động đầu tư, nhiều cán bộ theo dõi yêu cầu các bên liên quan tự xác định chỉ

số hoạt động và sử dụng các chỉ số đó trong hệ thống theo dõi Quá trình cùng các bên liên quan xác định chỉ số cũng có các tiêu chí và trình tự tương tự như phần lựa chọn chỉ số nêu ở trên:

• Quyết định vai trò của các bên tham gia trong quá trình theo dõi - ví dụ, trong Dự án Nâng

cấp Đô thị Cần Thơ (xem Biểu 5 và Biểu 17), các bên tham gia theo dõi thời gian xử lý cấp

giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và số đầu đấu nối nước máy và điện

• Thống nhất xem ai sẽ tham gia lựa chọn các chỉ số

• Lập kế hoạch tổ chức một cuộc hội thảo (thời gian, địa điểm, cơ sở vật chất, điều phối) để

các bên liên quan có thể tham gia và đóng góp

• Tùy vào số lượng nhóm các bên tham gia – a) mỗi nhóm phác thảo một danh sách các chỉ số,

sau đó trao đổi với nhau và thống nhất lựa chọn, hoặc b) nhóm Ban QLDA hoặc CQCQ cùng các đối tác thực hiện phác thảo một danh sách sơ bộ các chỉ số, cùng thảo luận và lựa chọn với các bên liên quan chủ yếu

• Xác định đơn vị phân tích (ví dụ, nhóm tín dụng, hộ gia đình, hay tổ chức cộng đồng) và các

thủ tục chọn mẫu

• Quyết định các phương pháp thu thập dữ liệu và chỉnh sửa lại chỉ số nếu không tìm được

phương pháp có thể thu thập được đủ dữ liệu cho chỉ số đó

• Thiết kế các mẫu thu thập dữ liệu và quyết định quá trình phân tích

• Kiểm tra trước các chỉ số, phương pháp và cách phân tích dữ liệu nhằm đảm bảo các lựa

chọn đã đủ và dễ sử dụng cũng như sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để trả lời các câu hỏi hoạt động

Biểu 15: Đánh giá chất lượng chỉ số

Chỉ số đơn giản, đo lường được, có

tính đóng góp, phù hợp và kịp thời Sử dụng chỉ số

Chỉ số đo lường được, phù hợp và

đơn giản nhưng không có tính đóng

góp

Sử dụng chỉ số và tìm thêm các thông tin/chỉ số khác cho đến khi bạn cảm thấy có thể trả lời được câu hỏi hoạt động mang tính đóng góp

Chỉ số đo lường được, có tính đóng

góp và đơn giản nhưng không phù

hợp

Chỉ số có đủ tin cậy để sử dụng nếu mọi người đều biết các nhược điểm của nó? Nếu đủ tin cậy, hãy sử dụng chỉ số đó và tìm thêm những thông tin bổ sung để tạo nên một bức tranh đáng tin cậy hơn Nếu không đủ tin cậy, không sử dụng chỉ số

đó nữa và tìm một chỉ số khác thay thế

Chỉ số đo lường được, có tính đóng

góp và phù hợp nhưng không đơn

giản

Liệu có chỉ số/bộ chỉ số khác phản ánh đầu ra và kết quả tốt hơn? Nếu có, hãy bỏ đi chỉ số ban đầu đi Nếu không, kiểm tra lại tính khả thi của chỉ số Có thể có cách sáng tạo và ít tốn kém hơn để tìm ra các dữ liệu cần thiết

Chỉ số đo lường được, đơn giản,

nhưng không phù hợp và không có

Chỉ số đơn giản, nhưng không đo

lường được hoặc không có tính đóng

góp hoặc không phù hợp

Không sử dụng chỉ số

Nguồn: Trích IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org )

3.3 Bước 3: Xây dựng khung theo dõi và kế hoạch theo dõi

Khung theo dõi

Bản thân khung lôgíc không thể hướng dẫn đầy đủ cần lựa chọn thông tin nào để theo dõi và cũng không có đủ chỗ để tóm tắt các kế hoạch theo dõi chi tiết Cột “các chỉ số hoạt động” và

“các phương tiện kiểm chứng” trong khung lôgíc không thể mô tả đầy đủ cách thực hiện các hoạt

động theo dõi Để khắc phục các hạn chế trên, Bước 3 giới thiệu khung theo dõi (xem Biểu 16)

trong đó có các bước xây dựng kế hoạch theo dõi Biểu 17 là ví dụ về một phần của khung theo dõi hoàn chỉnh của dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ vốn vay WB và AfD

Trong các dự án ODA, người ta thường sử dụng 3 văn bản chính dưới đây để hướng dẫn các hoạt động theo dõi:

• Văn kiện thiết kế hoặc thẩm định đầu tư – nêu mục đích, mục tiêu của dự án cũng như các

đầu ra và các kết quả dự kiến, mối quan hệ với các mục tiêu chiến lược quốc gia

• Kế hoạch hoạt động của dự án (PIP), tài liệu thực hiện hoặc sổ tay hoạt động (cũng được gọi

là sổ tay quy trình hoặc kế hoạch năm)

• Khung theo dõi - quy định rõ ràng mục tiêu và phạm vi theo dõi, sẽ đo lường cái gì, ai sẽ

chịu trách nhiệm, tần suất theo dõi và báo cáo (có thể được gọi là kế hoạch theo dõi hoặc sổ tay theo dõi)

Kế hoạch theo dõi cụ thể phải có mối liên kết chặt chẽ với các hướng dẫn về hoạt động đầu tư cũng như hướng dẫn về theo dõi Không thể có sự mâu thuẫn hay sự nhầm lẫn giữa hai loại hoạt động này Các hoạt động theo dõi cần phải được thể hiện trong lịch làm việc tuần và tháng để đảm bảo theo dõi là một phần không tách rời của hoạt động đầu tư

Biểu 16: Mẫu khung theo dõi

Who will measure?

Frequency of measurement

How results will be reported Mục Khung Lô-

Tần suất đo lường? Các kết quả đo lường sẽ

được báo cáo như thế

Biểu 17: Ví dụ về khung theo dõi: Dự án nâng cấp đô thị Cần Thơ

Logframe

Reference Indicators What we will measure How we will measure Who will measure? measurement Frequency of How results will be reported

như thế nào?

Ai sẽ tiến hành

đo lường?

Tần suất đo lường? Các kết quả đo lường sẽ được

báo cáo như thế nào? Goal

Mục tiêu • Thay đổi về số hộ nghèo thành

thị ở Cần Thơ

• Quan niệm về mức sống ở Cần Thơ

• Số hộ nghèo trong khu vực/Tổng số hộ trong khu vực

• Quan niệm của những người tham gia

về mức sống ở Cần Thơ

• BQLDA phân tích dữ liệu của DoLISA

• Khảo sát những người tham gia

• Đội ngũ cán bộ theo dõi của BQLDA

dân Cần Thơ, DPI, WB, PSC và MPI

Purpose

Mục đích • Thu nhập hộ trung bình ở Cần

Thơ (theo quận)

• Tăng phạm vi cung cấp các dịch

vụ nâng cao tới tất cả người dân

• Thu nhập hộ dân/số hộ dân

• Số hộ dân được hưởng các dịch vụ/

tổng số hộ dân trong khu vực dự án

• Báo cáo của BQLDA và Ủy ban nhân dân Cần Thơ • Đội ngũ cán bộ theo dõi của

BQLDA

•

• Hàng năm • Báo cáo năm gửi Ủy ban nhân

dân Cần Thơ, DPI, WB, PSC và MPI

• Số hộ dân có công tơ đo nước/ tổng số

hộ dân trong khu vực dự án

• Các hộ dân có công tơ điện/ tổng số hộ dân trong khu vực dự án

• Số ca nhiễm 7 loại bệnh dịch do Sở y tế cung cấp

• Số dân có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/tổng số dân trong khu vực dự án

• BQLDA phân tích các báo cáo của công ty nước

• BQLDA phân tích các báo cáo của Công ty điện

• BQLDA phân tích các báo cáo của Sở y tế

• BQLDA phân tích các báo cáo của UBND tỉnh

• Đội ngũ cán bộ theo dõi của BQLDA từ các bộ phận tài chính,

kế hoạch, kỹ thuật và xã hội

•

• Hàng năm (theo từng năm • Báo cáo năm gửi Ủy ban nhân

dân Cần Thơ, DPI, WB, PSC và MPI

Outputs

Đầu ra • Số hộ mới lắp nước máy

• Số hộ mới có điện

• Số căn hộ/nhà mới xây

• Số km đường mới xây & cải tạo

• Tỷ lệ % trả được các khoản vay

để cải tạo nhà cửa

•

• Số hộ mới lắp nước máy/điện theo từng quận (thực tế so với kế hoạch)

• Số nhà mới xây (Thực tế/ kế hoạch)

• Số km đường mới theo từng quận (TT/KH)

kế hoạch, kỹ thuật và xã hội

• Công ty nước Cần Thơ

• Công ty điện Cần Thơ

• Ban giám sát xây dựng

• Ngân hàng nhà ĐBSCL

• Hàng quý (theo thứ tự thời gian) • Báo cáo tiến độ Quý gửi UBND

Tp.Cần Thơ, Sở KH&ĐT, WB, PSC và Bộ kH&ĐT sử dụng bộ mẫu báo cáo thống nhất

Activities

Hoạt động • % hệ thống cấp nước được

hoàn thiện (thực tế so với kế hoạch)

• % hệ thống cấp điện được hoàn thiện (thực tế so với kế hoạch)

• % đường và cống được hoàn thành (thực tế so với kế hoạch)

kế hoạch, kỹ thuật và xã hội

• Công ty nước Cần Thơ

• Công ty điện Cần Thơ

• Ban giám sát xây dựng

• Ngân hàng nhà ĐBSCL

• Hàng quý • Báo cáo tiến độ Quý gửi UBND

Tp Cần Thơ, Sở KH&ĐT, WB, PSC và Bộ KH&ĐT sử dụng bộ mẫu báo cáo thống nhất

Inputs

Đầu vào • Tỷ lệ giải ngân • Giải ngân thực tế/ giải ngân kế hoạch • Các báo cáo và kế hoạch

giải ngân của Ban QLDA • Đội ngũ cán bộ theo dõi của

BQLDA từ các bộ phận tài chính,

kế hoạch, kỹ thuật và xã hội

• Hàng tháng • Báo cáo tiến độ quý dùng mẫu

báo cáo thống nhất

Cấu trúc của một kế hoạch theo dõi

Biểu 18 đưa ra các nội dung có trong một kế hoạch theo dõi được coi là thông lệ tốt nhất hiện nay Mức độ chi tiết của kế hoạch đến đâu còn phụ thuộc vào loại hình, quy mô và độ phức tạp của một khoản đầu tư cụ thể Lãnh đạo CQCQ và Chủ dự án sẽ quyết định mức độ cụ thể nào là hợp lý cho kế hoạch theo dõi của mỗi loại hình đầu tư

Biểu 18: Các nội dung gợi ý của một kế hoạch theo dõi

• Đánh giá nhu cầu thông tin của tất cả các bên liên quan

• Đánh giá các chỉ số về các yếu tố bên ngoài và các giả định, ví dụ như: khí hậu, giá

cả, dịch sâu, bệnh, tình hình kinh tế, môi trường chính sách

• Đánh giá các nhu cầu thông tin và các chỉ số phù hợp với nguơiừ sử dụng cuối cùng

và mang tính khả thi về mặt kĩ thuật cũng như nguồn lực

• Lựa chọn các câu hỏi và các chỉ số hoạt động

Hệ thống

thông tin

quản lý và

báo cáo

• Mục đích của hệ thống thông tin quản lý

• Tổ chức thu thập và tổng hợp thông tin

Đối với mỗi sản phẩm thông tin- cần đặt các câu hỏi ai, cái gì, bao giờ và

ở đâu Lịch trình xử lý thông tin- ai, cái gì, khi nào, tới ai, với mục đích gì Các hệ thống lưu trữ thông tin trên máy tính và thủ công sẽ hoạt động như thế nào, với/tới ai, cho dữ liệu nào

Liệt kê các nhu cầu lưu trữ dữ liệu

• Các báo cáo đầu ra dự kiến, ví dụ:

Các kênh giao tiếp và phản hồi không chính thức Luồng báo cáo và hạn báo cáo

Sơ lược về kế hoạch làm việc năm và mẫu ngân sách, bao gồm các kế hoạch đầu ra/hoạt động và ngân sách, ngân sách tổng hợp, kế hoạch đào tạo, kế hoạch mua sắm, kế hoạch dịch vụ tư vấn

Các báo cáo tiến độ thường niên cho cả dự án đầu tư và cho từng hợp phần, các đánh giá thôn bản

Các báo cáo tài chính thường niênCác đoàn giám sát thường xuyên

Mục Các nội dung gợi ý

Các hoạt động- đào tạo (các hội thảo, tour khảo sát v.v), xây dựng (cơ sở

kỹ thuật hoặc xã hội), tổ chức các chuyên đề, thử nghiệm và trình diễn mô hình, hạn mức tín dụng, v.v

Các hoạt động theo dõi khác

• Theo dõi các kết quả và tác động để có thế xây dựng các chiến lược thực hiện, ví dụ như:

Khảo sát - cơ sở/theo hộ gia đình, hợp phần, nhân sự Các đánh giá hàng năm có sự tham gia và các hội thảo lập kế hoạch Các đánh giá hàng năm khác và nhận xét của người hưởng lợi, các phần tổng kết và lập kế hoạch

Báo cáo giữa kỳ và báo cáo kết thúc Tính khả thi về mặt kỹ thuật và nguồn lực của các phương pháp

Kế hoạch theo dõi- lịch trình các sự kiện chủ chốt và các thời điểm báo cáo/ra quyết định

Chương trình nghị sự các sự kiện quan trọng

Có hay không sự hiện hữu của một đơn vị theo dõi cụ thể và đơn vị này

có liên quan thế nào tới cấu trúc quản lý và các cấp bậc trong tổ chức

Các nhu cầu về nhân sự:

Số lượng, năng lực và trách nhiệm của các bên liên quan khác nhau trong theo dõi, bao gồm cả các nhân viên BQLDA và các bên liên quan chính Chế độ khuyến khích đối với các bên liên quan

Các nhu cầu về đào tạo nhân viên và các bên liên quan

Các nhu cầu về nguồn lực

Phương tiện đi lại và thiết bị

• Khung lôgíc gốc và khung lôgíc đã sửa đổi

• Liệt kê các chỉ số dự kiến trong khung theo dõi

• Đưa ra các mẫu thu thập dữ liệu, lịch trình hàng năm, nửa năm các hoạt động, v.v

• Đưa ra các mẫu để chuẩn bị: các báo cáo quý, nửa năm, năm, tóm tắt các thành tích chính; các báo cáo hiện trạng về các đầu vào, và nguồn lực, đầu ra và các nghiên cứu đánh giá- tóm tắt các phát hiện và khuyến nghị

• Mô tả công việc của nhân viên và mức đãi ngộ cụ thể

• Bản giao việc hỗ trợ kỹ thuật

• Khung theo dõi và kế hoạch theo dõi

• Ngân sách cụ thể cho các nguồn lực theo dõi Nguồn: Trích từ IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org )

3.4 Bước 4: Chuẩn bị tổ chức để theo dõi có chất lượng

Những chuẩn bị về tổ chức

Bất cứ một Ban QLDA, Chủ dự án hay một CQCQ có trách nhiệm quản lý hay giám sát việc thực hiện một dự án ODA đều cần phải có những cán bộ theo dõi với chức năng, vai trò và nhiệm vụ riêng nhằm chuyển tải các thông tin theo dõi do lãnh đạo và các quy định và thủ tục hiện hành yêu cầu Các quy định, trình tự và thủ tục cũng như một số thông tin cụ thể về công tác chuẩn bị về tổ chức sẽ được trình bày kỹ trong cuốn sổ tay riêng dành cho cấp lãnh đạo7

Tóm lại, các chuẩn bị về tổ chức cho công tác theo dõi thông thường bao gồm:

• Một cán bộ theo dõi chuyên trách được cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo Ban QLDA đề cử để

thực hiện việc thu thập các dữ liệu theo dõi từ các bộ phận khác và báo cáo dữ liệu này với lãnh đạo nhằm hỗ trợ công tác quản lý của lãnh đạo và đáp ứng những yêu cầu báo cáo với các cấp quản lý cao hơn

• Một đầu mối theo dõi tại mỗi bộ phận (điển hình là các bộ phận kế toán và tài chính, kế

hoạch và đấu thầu, kỹ thuật và môi trường, chính sách xã hội và giải phóng mặt bằng và hành chính) nhằm đảm nhận trách nhiệm thu thập, đối chiếu, phân tích và báo cáo dữ liệu của bộ phận mình để tổng hợp chung vào báo cáo trình lãnh đạo

• Một lãnh đạo trong mỗi cơ quan chủ quản hay cơ quan quốc gia có trách nhiệm xem xét các

dữ hiệu theo dõi và cung cấp phản hồi theo dõi tới Ban QLDA, Chủ dự án hoặc CQCQ

Một ví dụ về tổ chức Ban QLDA của Dự án nâng cấp đô thị Cần Thơ được trình bày trong Biểu

đồ 19 Các chức năng của cán bộ theo dõi trong Ban QLDA được trình bày trong Biểu 20 Một

ví dụ về tổ chức của cơ quan chủ quản của Bộ Giao thông Vận tải được trình bày trong Biểu 21 Các chức năng của cán bộ theo dõi trong các cơ quan chủ quản được trình bày trong Biểu 22 Một số thông tin thêm về tổ chức công tác theo dõi có thể được truy cập trong phần Nghiên cứu tình huống về Những chuẩn bị về thể chế trong trang web về Theo dõi & Đánh giá Quốc gia: www.mpi.gov.vn/tddg

7 Mođun I - Hướng dẫn xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo

Biểu 19: Ví dụ về tổ chức phục vụ theo dõi của Ban quản lý dự án

Duy trì chất lượng các hệ thống theo dõi

Có thể sử dụng bốn tiêu chí tiêu chuẩn sau đây để đánh giá chất lượng của các hệ thống theo dõi

và cập nhật các hệ thống này:

• Tính hữu dụng – hệ thống theo dõi cung cấp được các thông tin thiết thực cho những người

sử dụng dự kiến

• Tính khả thi – các phương pháp, công cụ, thời gian biểu và các thủ tục xử lý được đề ra là

thực tế, thận trọng và hiệu quả về mặt chi phí

• Tính đúng mực – các hoạt động theo dõi sẽ được tiến hành một cách hợp pháp, hợp đạo đức

và có cân nhắc tới cuộc sống của những người bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án đầu

tư

• Tính chính xác – các kết quả theo dõi sẽ thể hiện và chứa đựng đầy đủ thông tin để hỗ trợ

cho việc quản lý và thực hiện một hoạt động đầu tư một cách hiệu quả và với hiệu suất cao

Các hoạt động đầu tư được quản lý tốt thường được điều chỉnh để thích ứng với sự thay đổi của các yếu tố bên ngoài Tương tự như vậy, hệ thống theo dõi cũng cần được xem xét và điều chỉnh, cải thiện thường xuyên khi phát sinh thêm một số yêu cầu trong quá trình thực hiện Hệ thống theo dõi cần đáp ứng ngay những nhu cầu về phản hồi và thông tin của người sử dụng

Giám đốc Ban QLDA

Đầu mối TD&ĐG

Điều phối theo dõi Tổng hợp các biểu AMT

• Báo cáo tiến độ

• Các chỉ số hoạt động

• Vấn đề môi trường

• Tóm tắt các gói thầu và hợp đồng mua sắm

• Tình trạng đấu thầu

• Tình trạng các hợp đồng

• Dự báo tài chính

• Khung lô gíc

• Các quỹ tài trợ

• Các quỹ Chính phủ

• Các điêu khoản ràng buộc

Biểu 20: Các chức năng của cán bộ theo dõi – Cấp Ban QLDA và Chủ dự án

Chủ dự án Chịu trách nhiệm chung về tính phù hợp của các hệ

thống theo dõi, các khung khổ và nguồn lực theo dõi phù hợp nhằm đảm bảo những yêu cầu đưa ra trong Nghị định số 131/2006/NĐ-CP Những yêu cầu này bao gồm:

Xác định các nguồn lực cần thiết cho công tác theo dõi

Thiết lập hệ thống quản lý dữ liệu nội bộ

Sử dụng các kết quả theo dõi để phục vụ các quyết định quản lý

Chuẩn bị báo cáo theo dõi (với các dữ liệu từ AMT)

Khả năng lãnh đạo Quản lý về đầu tư Xây dựng nhóm Kinh nghiệm theo dõi Diễn giải, phân tích các kết quả Báo cáo & Giao tiếp

Giám đốc

Ban QLDA

Chịu trách nhiệm chung về tính phù hợp của các hệ thống theo dõi, các khung khổ và nguồn lực theo dõi phù hợp nhằm đảm bảo những yêu cầu đưa ra trong Nghị định số 131/2006/NĐ-CP Những yêu cầu này bao gồm:

Xác định các nguồn lực cần thiết cho công tác theo dõi

Thiết lập hệ thống quản lý dữ liệu nội bộ

Sử dụng các kết quả theo dõi để phục vụ các quyết định quản lý

Chuẩn bị báo cáo theo dõi (với các dữ liệu từ AMT)

Khả năng lãnh đạo Quản lý về đầu tư Xây dựng nhóm Kinh nghiệm theo dõi Diễn giải, phân tích các kết quả Báo cáo & Giao tiếp

và phản hồi tới các đối tượng liên quan một cách kịp thời

Đối chiếu các biểu AMT từ các đầu mối của các

Thường xuyên báo cáo với Giám đốc Ban QLDA

Khả năng xây dựng và điều phối các nhóm công tác

Kỹ năng quản lý cơ bản Các kỹ năng theo dõi nâng cao Các kỹ năng máy tính trung cấp Tổng hợp, đối chiếu và phân tích

dữ liệu

Kỹ năng báo cáo nâng cao Giao tiếp và tuyên truyền Các phẩm chất theo dõi chuyên nghiệp

đó được hiệu quả và minh bạch Chuẩn bị các biểu có liên quan tới bộ phận mình trong AMT

Tập trung vào các vấn đề liên quan tới đơn vị mình

Kỹ năng làm việc theo nhóm

Kỹ năng theo dõi trung cấp

Kỹ năng máy tính trung cấp Thu thập dữ liệu

Tổng hợp đối chiếu và lưu trữ dữ liệu

Kỹ năng viết báo cáo trung cấp

Kỹ năng theo dõi sơ cấp

Kỹ năng máy tính cao cấp

Biểu 21: Ví dụ về tổ chức của một cơ quan chủ quản đối với công tác theo dõi

Vụ trưởng

Bộ trưởng

Điều phối viên

• Gửi báo cáo tổng hợp và

dữ liệu PMT tới Điều phối

viên

• Báo cáo Vụ trưởng

Đầu mối theo dõi*

PMT Cơ quan chủ quản

• Tổng hợp và gửi cho đơn vị chủ quản dữ liệu tóm lược từ PMT tới Bộ trưởng/Chủ tịch UBND tỉnh

• Gửi dữ liệu tóm lược tới MPI và MOF

• Lưu trữ dữ liệu AMT và PMT để sử dụng sau này

Đối chiếu và phân tích dữ liệu AMT

và PMT để báo cáo tóm tắt lên lãnh đạo

Cập nhật dữ liệu theo dõi danh mục tại cấp cơ quan chủ quản

Báo cáo Vụ trưởng

Đầu mối theo dõi Đầu mối theo dõi*

* Bộ phận theo dõi tại PFD, PID, ICD hoặc Sở KH&

ĐT tỉnh

• Chịu trách nhiệm theo dõi danh mục các dự án cụ thể (VD Các dự án ADB)

• Nhận AMT từ các Ban QLDA

• Sử dụng PMT phân tích

dữ liệu

• Gửi báo cáo tổng hợp và

dữ liệu PMT tới Điều phối viên

• Báo cáo Vụ trưởng

• Chịu trách nhiệm theo dõi danh mục các dự

án cụ thể (VD Các dự

án UNDP)

• Nhận AMT từ các Ban QLDA

• Sử dụng PMT phân tích

dữ liệu

• Gửi báo cáo tổng hợp

và dữ liệu PMT tới Điều phối viên

• Báo cáo Vụ trưởng

Biểu 22: Chức năng nhiệm vụ của cán bộ theo dõi - cấp cơ quan chủ quản

Vụ trưởng Vụ

đầu mối

Chịu trách nhiệm chung đảm bảo các hệ thống, khuôn khổ

và nguồn lực cho công tác theo dõi để Cơ quan chủ quản có thể tuân thủ được các yêu cầu nêu trong Nghị định số 131/2006/NĐ-CP, bao gồm:

Xác định các nguồn lực cần thiết cho công tác theo dõi Thiết lập hệ thống thông tin nội bộ

Nhận và tổng hợp báo cáo theo dõi danh mục (từ PMT)

từ điều phối viên và cung cấp phản hồi

Sử dụng các kết quả theo dõi để ra các quyết định quản

lý Gửi báo cáo theo dõi danh mục (với dữ liệu từ PMT) tới

Bộ trưởng, MPI, MOF

Khả năng lãnh đạo Quản lý về đầu tư Xây dựng nhóm công tác Kinh nghiệm theo dõi Diễn giải, phân tích các kết quả

Báo cáo & Giao tiếp

Điều phối viên

Theo dõi

Theo sự chỉ đạo của Vụ trưởng Vụ đầu mối, xây dựng, điều phối và giám sát hoạt động của hệ thống theo dõi của cơ quan chủ quản, bao gồm cả công tác phối hợp với tất cả các Ban QLDA của các dự án đầu tư thuộc danh mục ODA

do đơn vị làm cơ quan chủ quan Đảm bảo thu thập, đối chiếu, phân tích, báo cáo được các dữ liệu cần thiết và phản hồi tới các bên liên quan một cách kịp thời và chính xác

Sử dụng PMT để đối chiếu và phân tích dữ liệu từ các báo cáo AMT của từng dự án đầu tư trong danh mục Chuẩn bị các báo cáo của cơ quan chủ quản theo qui định

Gửi PMT và các báo cáo theo dõi của cơ quan chủ quản tới Vụ trưởng

Các kỹ năng điều phối Quản lý căn bản Được đào tạo về TD& ĐG ở cấp độ “Thực hành”

Trình độ máy tính trung cấp Tổng hợp, đối chiếu và phân tích dữ liệu

Kỹ năng viết báo cáo nâng cao

Giao tiếp và tuyên truyền Các phẩm chất chuyên nghiệp

Thu thập AMT từ các điều phối viên về theo dõi tại các Ban QLDA do đầu mối đó theo dõi

Kiểm tra chất lượng của dữ liệu trong AMT và phản hồi cho Ban QLDA

Chuẩn bị PMT đối với các dự án đầu mối đó quản lý Gửi các AMT thu thập được và PMT cho Điều phối viên Theo dõi

Các kỹ năng điều phối Được đào tạo về TD & ĐG ở cấp độ “Thực hành”

Trình độ máy tính trung cấp Thu thập dữ liệu

Tổng hợp và lưu dữ liệu

Kỹ năng viết báo cáo trung cấp

3.5 Bước 5: Chuẩn bị các công cụ và hệ thống IT

Các hệ thống theo dõi thường cần ba loại công cụ và hệ thống IT như sau:

• Máy tính cá nhân – máy để bàn hoặc máy tính xách tay để chuẩn bị báo cáo, liên lạc bằng

email và truy cập các dữ liệu và hệ thống báo cáo trên qua mạng;

• Các công cụ theo dõi chuyên dụng – các công cụ theo dõi được thiết kế để hỗ trợ cho việc

sử dụng hệ thống theo dõi Việt Nam, ví dụ như AMT (công cụ theo dõi thống nhất) và PMT (công cụ theo dõi danh mục) được sử dụng tại Việt Nam;

• Các công cụ đối chiếu và phân tích dữ liệu – các công cụ hỗ trợ việc nhập và chiết xuất dữ

liệu từ các hệ thống quản lý kế toán điện tử; từ các bảng tính Excel đơn giản tới các bảng câu hỏi hoặc mẫu điều tra và các cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý thông tin

Hệ thống theo dõi là hệ thống có chức năng riêng biệt, khác với các hệ thống quản lý tài chính và

kế toán Phần trình bày dưới đây sẽ tập trung vào các công cụ đơn giản hỗ trợ việc thu thập và đối chiếu dữ liệu theo dõi Các công cụ theo dõi chuyên dụng được xây dựng để hỗ trợ Hệ thống Theo dõi thí điểm tại Việt Nam như AMT và PMT sẽ được trình bày trong Phần 4 và Hướng dẫn

sử dụng AMT được cụ thể hóa trong Phụ lục 1

Các công cụ CNTT phục vụ công tác thu thập và đối chiếu dữ liệu

Dữ liệu theo dõi được thu thập từ những gì thực sự đang diễn ra tại dự án, từ nghiên cứu tài liệu

và các cuộc phỏng vấn Việc sử dụng chính xác phương pháp và công cụ nào được xác định trong khung khổ và kế hoạch theo dõi được xây dựng ở Bước 3 Các công cụ IT đơn giản có thể

hỗ trợ việc thu thập và đối chiếu các dữ liệu theo dõi trước khi đưa ra phân tích Biểu 23 trình bày về các công cụ IT hỗ trợ cho việc thu thập và đối chiếu ba loại dữ liệu theo dõi thường được thu thập Biểu 24 trình bày một ví dụ về công cụ IT đơn giản cho việc thu thập dữ liệu và Biểu

25 trình bày một ví dụ về AMT (công cụ theo dõi thống nhất) - một công cụ đối chiếu dữ liệu được xây dựng cho Hệ thống Theo dõi thí điểm tại Việt Nam Công cụ IT trong các ví dụ này là Microsoft Excel – rất thích hợp cho việc phân thành bảng biểu và hỗ trợ viết báo cáo từ các dữ liệu thu thập được từ cơ sở hoặc từ tổng hợp tài liệu và đối chiếu dữ liệu Các hệ thống quản lý thông tin (MIS) và cơ sở dữ liệu phức tạp hơn thường có chi phí sử dụng và duy trì cao, và do vậy chỉ thích hợp với những dự án đầu tư lớn

Biểu 23: Các công cụ IT phục vụ công tác thu thập và đối chiếu dữ liệu

Hệ thống thông tin quản lý (MIS)

Công cụ Theo dõi theo trình tự (Các Ban QLDA)

Công cụ Theo dõi theo hồ sơ (cơ quan chủ quản và các chương trình) Bảng tính Excel chuyên dụng

Quy trình Các chương trình theo dõi tiến độ

công việc (VD Biểu ghi chú hình sen Lotus Notes)

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Các bảng tính Excel chuyên dụng

Công cụ theo dõi theo trình tự (Các Ban QLDA)

Công cụ theo dõi theo hồ sơ (cơ quan chủ quản và các chương trình)

Hệ thống thông tin quản lý Bảng tính Excel chuyên dụng

Thực hiện Tổng hợp của các báo cáo kỹ sư

Hệ thống thông tin quản lý

Hầu hết cán bộ của Ban QLDA và Chủ dự án đều có đủ kỹ năng về Excel để xây dựng những công cụ IT thu thập dữ liệu đơn giản, Biểu 24 trình bày một ví dụ từ Dự án nâng cấp đô thị Cần Thơ Những công cụ này liên quan trực tiếp tới Khung Theo dõi được xây dựng ở Bước 3 và hình thành một khuôn khổ cho sự cộng tác của Ban QLDA trong việc thu thập dữ liệu theo dõi

Biểu 24: Một ví dụ về công cụ IT đơn giản cho việc thu thập dữ liệu

Biểu 25: AMT - một công cụ IT đơn giản để đối chiếu dữ liệu

3.6 Bước 6: Thu thập và phân tích dữ liệu

Hành trình của dữ liệu

Dữ liệu lấy từ thực địa sẽ dần được tập hợp và phân tích qua nhân viên Ban QLDA và Chủ dự án, các cơ quan đối tác và tới một điểm trung tâm nơi mà dữ liệu sẽ giúp lãnh đạo Ban quản lý dự án và Cơ quan chủ quản ra quyết định và báo cáo lên cấp trên Bằng cách này, dữ liệu

sẽ được chuyển thành thông tin và kiến thức làm cơ sở cho các quyết định Dữ liệu chỉ là các

nguyên liệu thô và bản thân nó không có ý nghĩa Dữ liệu chỉ trở nên có ý nghĩa nếu nó được

tổng hợp và phân tích để có thể trở thành thông tin Kiến thức xuất hiện khi thông tin được liên

hệ ngược trở lại các hoạt động nhằm đưa ra những giải thích và rút ra các bài học giúp cấp quản

lý ra quyết định Điều quan trọng là không những cần phải lập kế hoạch thu thập dữ liệu như thế nào mà còn phải lập kế hoạch để dữ liệu được chuyển thành thông tin như thế nào Bảng 26 trình bày một số bước cơ bản trong hành trình của dữ liệu khi thực hiện một chương trình/dự án ODA

Các phương pháp thu thập dữ liệu và theo dõi kết quả

Phương pháp là một cách thực hiện có hệ thống và bài bản một công việc cụ thể Các kỹ sư có phương pháp đo lường tiến độ xây dựng Cán bộ y tế có phương pháp đo sức khỏe con người Các nhà nông học có phương pháp đo lường sản lượng cây trồng Nhà kinh tế có phương pháp tính toán lãi từ khoản đầu tư Nhà nhân chủng học có phương pháp tìm kiếm các kiểu ra quyết định trong gia đình Kế toán viên có phương pháp lập ngân sách và báo cáo giải ngân

Hộp công thức

Tự động cập nhật Danh sách thả

Nhà trài trợ

Danh sách thả Đơn vị tiền tệ

Biểu 26: Hành trình của dữ liệu theo dõi

Nguồn: IFAD (2002) hướng dẫn theo dõi, đánh giá dự án (xem www.ifad.org))

Công tác theo dõi đòi hỏi sử dụng nhiều phương pháp thu thập, phân tích, lưu trữ và trình bày thông tin Thường sẽ phải phối hợp nhiều phương pháp một lúc Ví dụ, công tác thẩm định một

dự án nông thôn có sự tham gia có thể phải kết hợp hơn 10 phương pháp, từ đi thực địa tới chấm điểm xếp hạng theo ma trận, và đến thảo luận nhóm tập trung Việc kết hợp nhiều phương pháp một cách có hệ thống được gọi là một phương pháp luận Ví dụ, phương pháp luận cho một hội thảo hoặc phương pháp luận cho một điều tra cơ sở

Các phương pháp theo dõi

Các phương pháp theo dõi được sử dụng phổ biến ở Việt Nam được mô tả trong Phụ lục 2 Các bạn cũng có thể tham khảo thêm một số nguồn trên internet cung cấp các thông tin về các phương pháp thu thập dữ liệu phù hợp với theo dõi Các nhóm phương pháp theo dõi có thể bao gồm:

• Các phương pháp chọn mẫu (ví dụ: theo xếp hạng nghèo đói hoặc theo vị trí địa lý);