Luận Văn Công Tác Lưu Trữ, Quản Lý Nhà Nước, Bộ Công Thương.pdf

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN DUY DỊU NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƢƠNG[.]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN DUY DỊU

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƯƠNG

CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

Mã số: 60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG

HÀ NỘI- 2015

MỤC LỤC

NỘI DUNG

Chương 1 – NỘI DUNG, YÊU CẦU, BIỆN PHÁP QUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ CẤP BỘ

1.2 Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với công tác

1.2.1 Những văn bản qui phạm pháp luật quy định thẩm quyền

chung đối với cơ quan cấp bộ

18

1.2.2 Những văn bản qui phạm pháp luật chuyên ngành lưu trữ đối

với cơ quan cấp bộ

19

Chương 2 – THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG QUẢN

LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƯƠNG

2.3.6 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 39 2.3.7 Thực hiện báo cáo, thống kê về lưu trữ 41 2.3.8 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của

Nhà nước và của Bộ Công Thương về lưu trữ

42 2.3.9 Sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về 45

lưu trữ

2.4 Thực hiện hoạt động nghiệp vụ của Lưu trữ cơ quan Bộ Công

Thương

47

2.4.1 Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ

chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan

Lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết

giá trị

51

2.4.7 Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ 52 2.4.8 Hiện đại hóa và đầu tư kinh phí cho lưu trữ 52 2.5 Thực trạng hoạt động lưu trữ tại một số tổ chức trực thuộc Bộ

Chương 3 – CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG

CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA

BỘ CÔNG THƯƠNG

62

3.1 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ

tại Bộ Công Thương

62

3.1.1 Kiện toàn công tác nhân sự làm công tác lưu trữ 63 3.1.2 Xây dựng, ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ 64 3.1.3 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ 64

3.1.6 Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ 66 3.1.7 Đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin 67 3.2 Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 67

3.4.2 Về phía các nhà nghiên cứu về khoa học lưu trữ 72

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây, công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước nói chung và cải cách từng ngành, lĩnh vực nói riêng được Đảng và Nhà ta đặc biệt quan tâm Một trong những kết quả nổi bật của công cuộc cải cách đó là đã hình thành nên những bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực Bộ Công Thương là một

Bộ điển hình trong các bộ thuộc mô hình quản lý này Liên quan đến công tác lưu trữ, một vấn đề có tính cấp thiết hiện nay là ở các bộ thuộc mô hình quản lý nêu trên nói chung và ở Bộ Công Thương nói riêng, công tác lưu trữ cần được quản lý như thế nào cho thật hiệu quả? Giải quyết thành công vấn đề này không chỉ có tính mới về mặt lý luận mà còn góp phần thực hiện nghiêm chỉnh những qui định có tính chất qui phạm pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ nói chung

và Luật Lưu trữ nói riêng Cụ thể là, tại Khoản 4, Điều 38, Chương VI, Luật

Lưu trữ đã quy định: “Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan

mình thực hiện quản lý về lưu trữ” [tr.39;7]

Đối với Bộ Công Thương, việc nghiên cứu vấn đề này lại càng cấp thiết trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế Bởi lẽ hội nhập kinh tế quốc tế đã dẫn đến vấn quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực của hai ngành công nghiệp và thương mại là các lĩnh vực thuộc diện được Chính phủ phân cấp quản lý đang ngày càng trở nên phức tạp Tính phức tạp đó không loại trừ đối với công tác lưu trữ Vấn đề cụ thể ở đây là, tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ có tính chuyên ngành ở các lĩnh vực này cần được quản lý như thế nào cho thật sự hiệu quả Ngoài ra, thực hiện chủ trương phân cấp phân quyền quản lý sản xuất kinh doanh, Chính phủ , với việc ban hành Nghị định số 99/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2012, phân định rõ phạm vi, trách nhiệm quản lý nhà nước đối với từng bộ ngành, địa phương đối với doanh nghiệp nhà nước và vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp Theo đó, Bộ Công Thương được bổ sung chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn trong quản lý nhà nước về toàn bộ hoạt động của ngành Công Thương Để góp phần vào thành công chung của toàn ngành Công Thương không thể không nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ Để nâng cao hiệu quả quản lý đối với công tác lưu trữ, phải nghiên cứu đề ra và tổ chức thực hiện các giải pháp quản lý khác nhau Những giải pháp đó phải được dựa trên cơ sở khoa học Yêu cầu này đòi hỏi, ngoài việc nghiên cứu về cơ sở lý luận của công tác lưu trữ cũng như quản lý công tác lưu trữ, cần phải có cơ sở thực tiễn vững chắc Nói một cách khác cần tiến hành khảo sát, đánh giá, tổng kết thực tiễn quản lý về công lưu trữ của Bộ Công Thương, trong đó nêu rõ những ưu điểm, tồn tại hạn chế nhằm đưa ra giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục những thiếu sót tồn tại trong quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Xuất phát từ những lý do trên, hơn nữa là một cán bộ hiện đang đảm đương chức trách của người làm văn thư - lưu trữ tại Bộ Công Thương, chúng tôi quyết

định lựa chọn đề tài “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương” để làm luận văn thạc sỹ của

mình Việc nghiên cứu thành công đề tài này sẽ giúp Bộ Công Thương mà trước hết là bản thân tôi đưa ra và trực tiếp tổ chức thực hiện một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương, góp phần thiết thực vào việc thực hiện tốt vai trò của Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh trong bối cảnh hiện nay ở nước ta

2 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu cơ bản của đề tài này là: Nghiên cứu đưa ra một số giải pháp cơ bản

để nâng cao hiệu quả quản lý của Bộ Công Thương đối với công tác lưu trữ

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1.Đối tượng nghiên cứu

Thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Về nội dung:

Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Về phạm vi không gian: Nội dung trên được nghiên cứu ở các vụ, các đơn vị

có chức năng quản lý về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Về phạm vi thời gian:

Các nhiệm vụ nghiên cứu đề tài được thực hiện có phạm vi thời gian: từ năm

tái lập -năm 2007- đến nay

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

1/- Làm rõ cơ sở lý luận về quản lý công tác lưu trữ

2/ Làm rõ cơ sở pháp lý và nội dung quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các cơ quan cấp Bộ, trong đó có Bộ Công thương

3/- Khảo sát thực trạng và kết quả thực hiện các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ở Bộ Công thương

4/- Phân tích những ưu điểm và hạn chế của Bộ Công Thương trong thực hiện chức năng quản lý về công tác lưu trữ

5/- Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương trong thời gian tới

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư và công tác lưu trữ tại một số cơ quan nhà nước không phải là vấn đề mới Song việc nghiên cứu quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương kể từ khi Bộ Công Thương được tái lập là một nội dung hoàn toàn mới hiện nay Thật vậy, theo sự nghiên cứu của chúng tôi, tính đến nay mới chỉ có một số đề tài nghiên cứu về

có tính chất gần với nội dung và phương diện tiếp cận được chúng tôi đề ra Dưới đây là sự khái quát các công trình nghiên cứu kế cận đó Để thuận lợi cho

sự phân tích, chúng tôi phân chia chúng thành các nhóm như sau:

Nhóm thứ nhất phải kể đến những công trình nghiên cứu về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ tại cơ quản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã được bảo bệ thành công Trong nhóm này, có thể kể đến các công trình nghiên cứu như: Công trình nghiên cứu cấp Bộ do tác giả Đặng Đình Côn chủ nhiệm với tên gọi: “Cơ sở khoa học, pháp lý xác lập phương án tổ chức, nội dung, phương pháp thanh tra công tác văn thư, công tác lưu trữ trong cơ quan quản lý nhà nước” năm 1998 và công trình thứ hai do PGS.TS Dương Văn Khảm chủ nhiệm với tên gọi “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” năm 2001 Đây là hai công trình nghiên cứu và tổ chức và quản lý về công tác văn thư và lưu trữ Công trình “Cơ sở khoa học, pháp lý xác lập phương án tổ chức, nội dung, phương pháp thanh tra công tác văn thư, công tác lưu trữ trong

cơ quan quản lý nhà nước” của tác giả Đặng Đình Côn đã nghiên cứu về cơ sở khoa học, pháp lý về việc thanh tranh công tác văn thư, công tác lưu trữ, tuy nhiên công trình chỉ đi sâu nghiên cứu vào một mặt của công tác lưu trữ đó là hoạt động thanh tra trong công tác lưu trữ, chưa bao quát hết được toàn điện các mặt hoạt động trong công tác lưu trữ Công trình thứ hai “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” của PGS.TS Dương Văn Khảm, qua nghiên cứu công trình cho thấy công trình đã bao quát hết được những cơ sở khoa học chung nhất để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, song các nội dung về pháp lý trong quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã ít được đề cập trong nội dung của công trình, hơn nữa những vấn đề về quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cụ thể của từng lưu trữ chuyên ngành chưa được đề cập đến trong đề tài nghiên cứu

Nhóm thứ hai Đó là các luận văn thạc sĩ khoa học của một số học viên Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội

đã bảo vệ thành công tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Có thể nêu một số luận văn cụ thể sau đây:

Luận văn Thạc sĩ: của Nguyễn Thị Lan Anh về “Một vài ý kiến bước đầu tổ chức lưu trữ chuyên ngành ở nước ta hiện nay”, năm 1995; Trần Thanh Tùng về

“Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước”, năm 2003; Triệu Văn Cường

về “Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ” năm 2004; Nguyễn Thị Kim Bình về “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91”, năm 2005; Lê Thị Hoa về “Công tác Lưu trữ ở Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh thực trạng và giải pháp”; Phạm Thị Diệu Linh về “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” năm 2009; Hoàng Văn Thanh về “Công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng, thực trạng và giải pháp” năm 2011 Có thể nói đây là những công trình nghiên

cứu đã đề cập đến nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, song có những cách tiếp cận khác nhau, đối tượng tiếp cận khác nhau Phạm vi nghiên cứu chỉ dừng lại ở một mặt hoạt động trong công tác lưu trữ hoặc một đối tượng cơ quan

cụ thể chưa có một công trình nào đưa ra được giải pháp chung nhất về tất cả các mặt hoạt động trong công tác lưu trữ để có thể áp dụng vào quản lý công tác lưu trữ của bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực như Bộ Công Thương hiện nay Nhóm thứ ba Đó là một số bài viết có liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được đăng trên các tạp chí văn thư-lưu trữ Việt Nam Qua khảo sát, chúng tôi thấy cho đến nay, chưa có bài viết, công trình khoa học nghiên cứu nào đề cập đến nội dung “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương” Đây có thể xem là đề tài lần đầu tiên nghiên cứu về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương từ khi tái lập năm

2007 đến nay Tuy nhiên, đề tài của chúng tôi có kế thừa một số kết quả, nghiên cứu về lý thuyết tổ chức, quản lý công tác lưu trữ nhưng nội dung, địa bàn và phạm vi nghiên cứu hoàn toàn mới, không trùng lặp với bất kỳ đề tài nào trước

đó

Kết quả nghiên cứu lịch sử vấn đề được trình bày ở trên đã khẳng định: đề tài

“Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương” là một đề tài có tính mới và rất cấp thiết hiện nay

góp phần làm sáng tỏ cơ sở lý luận cũng như thực tiễn liên quan đến quản lý công tác lưu trữ tại các bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nói chung và tại Bộ Công Thương nói riêng

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đề ra trong đề đề tài, chúng tôi đã sử dụng các tài liệu tham khảo cơ bản sau đây:

- Các từ điển: Từ điển Lưu trữ;

- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, công tác lưu trữ.- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và báo cáo, thống kê về công tác văn thư lưu trữ tại Bộ Công Thương…;

- Các văn bản dưới luật liên quan đến công tác văn thư lưu trữ, công nghệ thông tin và giao dịch điện tử…;

- Các giáo trình làm cơ sở lý luận khoa học như: Lý luận về công tác văn thư, lưu trữ- Giáo trình của Trường ĐHKHXH và NV, Trường ĐH Nội vụ ;

- Các công trình nghiên cứu của một các chuyên gia về văn thư - lưu trữ, các

kỷ yếu hội thảo khoa học có liên quan và các công trình nghiên cứu, luận văn thạc sĩ của học viên cao học về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ;

- Các bài viết, bài nghiên cứu liên quan trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam;

Ngoài những tài liệu tham khảo trên nhóm nghiên cứu sẽ tiến hành khảo sát thực tế trong quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương và một số đơn vị thuộc Bộ Kết quả khảo sát thực tế được tổng hợp, phân tích là một trong những

cơ sở khoa học quan trọng để thực hiện luận văn

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Trong đó cơ bản là chủ nghĩa Mác – Lênin

- Phương pháp lịch sử Sử dụng phương pháp này phân tích những văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương đã ban hành và hiệu quả của các văn bản đó

- Phương pháp phân tích hệ thống được sử dụng khi nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ

- Phương pháp khảo sát, thống kê, mô tả, phân tích-tổng hợp, đánh giá được

sử dụng để nghiên cứu thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương với mục đích nhằm tìm ra những ưu điểm nhừa kế thừa

8 Đóng góp mong muốn của đề tài

- Đánh giá thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương, giúp cho

Lãnh đạo Bộ Công Thương có cái nhìn tổng quan rõ nét về những ưu điểm và tồn tại trong quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương hiện nay

- Góp phần quan trọng trong việc vận dụng các lý luận công tác lưu trữ vào thực tiễn tổ chức, quản lý nhà nước công tác lưu trữ ngành Công Thương

- Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương

Ngoài ra, đề tài là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức và những người làm công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học trong quản lý nhà nước về công tác văn thư và công tác lưu trữ tại các Bộ đa ngành, đa lĩnh vưc hiện nay Đồng thời, kết quả của đề tài cũng là tài liệu tham khảo trong bài giảng dạy môn học về quản lý nhà nước công tác văn thư và công tác lưu trữ tại các cơ sở đào tạo ở Việt Nam

9 Bố cục đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề tài có bố cục như sau:

Chương 1 – Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ cấp bộ

Đây là chương cơ sở đặt nền tảng cho các chương sau Ở chương này chúng tôi đề cập một số vấn đề cơ bản về quản lý, quản lý nhà nước và quản lý hành chính nhà nước; khái niệm, nội dung công tác lưu trữ; nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các cơ quan cấp bộ và những qui định về thẩm quyền quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Chương 2- Thực trạng thực hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Đây là chương chính của luận văn Trong chương này, chúng tôi trình bày sơ lược lịch sử hình hành và phát triển của Bộ Công Thương, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ; Thực trạng quản lý công tác lưu trữ và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ của Bộ Công Thương; các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ tại một số đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương Trên cơ sở

đó, chương 2 đã đánh giá ưu điểm, kết quả đạt được và những tồn tại trong quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Chương 3- Các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Từ thực trạng thực hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương, trong chương 3 chúng tôi đề xuất các giải pháp và kiến nghị để nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ, các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ và kiến nghị một số vấn đề đối với cơ quan quản lý nhà nước và các nhà khoa học nhằm nâng cao chất lượng quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Trong quá trình nghiên cứu, tôi gặp một số thuận lợi và khó khăn sau:

Thuận lợi: Trên cương vị là một cán bộ hiện đang đảm nhiệm chức trách của người làm công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Công thương nên tôi có điều kiện tiếp cận với các tư liệu, tài liệu tham khảo Ngoài ra, tôi còn được sự hướng dẫn sát sao của các giảng viên Khoa Lưu trữ

Khó khăn: Nguồn tài liệu về công tác này còn phân tán, quỹ thời gian dành cho quá trình nghiên cứu không nhiều, cộng với những áp lực nhất định từ phía công việc chuyên môn

Tuy nhiên, với sự giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo Văn phòng Bộ Công thương, Phòng Lưu trữ Bộ Công thương, đặc biệt với sự hướng dẫn của TS Nguyễn Cảnh Đương cùng với nỗ lực của bản thân, tôi đã hoàn thành luận văn đúng tiến độ Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Văn phòng Bộ Công Thương, Phòng Lưu trữ Bộ Công thương và TS Nguyễn Cảnh Đương – Người thầy đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành Luận văn tốt nghiệp./

Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2015

HỌC VIÊN

Nguyễn Duy Dịu

NỘI DUNG

Chương 1 NỘI DUNG, YÊU CẦU, BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ CẤP BỘ 1.1 Cơ sở lý luận trong quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cấp Bộ 1.1.1 Khái niệm quản lý, quản lý nhà nước và quản lý hành chính nhà nước

Để bàn về vấn đề quản lý công tác lưu trữ, trước hết cần phải hiểu một cách thống nhất khái niệm quản lý, quản lý nhà nước, quản lý hành chính nhà

nước:

Trước tiên về khái niệm “quản lý”

Trong đời sống kinh tế-xã hội, vấn đề quản lý rất phức tạp Quản lý có ở mọi lúc, mọi nơi, có trong hầu hết các hoạt động của xã hội Quản lý là một trong hoạt động quan trọng của tất cả cơ quan, tổ chức, kể các tổ chức xã hội-ở những nơi mà ở đó có các cá thể đến hàng nghìn, hàng triệu thành viên và độ phức tạp của một tổ chức lại tăng theo cấp số nhân của số thành viên trong tổ chức

Quản lý hiểu theo giác độ hành động là chỉ huy, điều kiển, điều hành

Theo nghĩa chung nhất, quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để hướng

lý hành chính Nhà nước, tập 1, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội năm

1997), [tr.1;18]

Với cách hiểu như trên về quản lý nói chung, chúng ta sẽ bàn về khái niệm “quản lý nhà nước.”

Quản lý nhà nước xuất hiện cùng với sự ra đời của Nhà nước, đó là quản

lý toàn xã hội Nội hàm của quản lý nhà nước thay đổi phụ thuộc vào chế độ chính trị, lịch sử và đặc điểm văn hóa, trình độ phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia qua các giai đoạn lịch sử, xét về mặt chức năng, quản lý nhà nước bao gồm 3 chức năng: thứ nhất, chức năng lập pháp do các cơ quan lập pháp thực hiện; thứ hai, chức năng hành pháp (hay chấp hành và điều hành) do hệ thống hành chính nhà nước đảm nhiệm; và thứ ba, chức năng tư pháp do các cơ quan

tư pháp thực hiện

Trong hệ thống xã hội, có nhiều chủ thể tham gia quản lý xã hội như: tổ chức chính trị, Nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức kinh tế, các đoàn thể nhân dân, các hiệp hội.v.v So với quản lý của các tổ chức khác, thì quản lý nhà nước có những điểm khác biệt như sau:

Trước hết, chủ thể quản lý là các cơ quan, cá nhân trong bộ máy nhà nước

được trao quyền gồm: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tư pháp

Thứ hai, đối tượng quản lý nhà nước là tất cả các cá nhân, tổ chức sinh

sống và hoạt động trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, công dân làm việc ngoài lãnh thổ quốc gia

Thứ ba, quản lý nhà nước là quản lý toàn diện trên tất cả các lĩnh vực của

đời sống xã hội: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao

Thứ tư, quản lý nhà nước mang tính quyền lực nhà nước, sử dụng công cụ

pháp luật nhà nước, chính sách để quản lý xã hội

Thứ năm, mục tiêu của quản lý nhà nước là phục vụ nhân dân, duy trì sự

ổn định và phát triển của toàn xã hội

Từ những đặc điểm trên, có thể hiểu quản lý nhà nước là một dạng quản

lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật và chính sách để điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội (Giáo trình lý luận hành

chính nhà nước-Học viện Hành chính quốc gia năm 2010) [ tr.7;10]

Trong các mặt quản lý nhà nước cần phân biệt rõ về quản lý nhà nước nói chung và quản lý hành chính nhà nước nói riêng Ở đây cần thống nhất về khái niệm "hành chính"

Từ điển Oxford định nghĩa hành chính là: “một hành động thi hành”,

“quản lý các công việc” hoặc “hướng dẫn hoặc giám sát sự thực hiện, sử sụng hoặc điều kiển” Theo gốc Latin, ban đầu hành chính bắt nguồn từ minor, nghĩa là: “phục vụ”, sau này là ministrate, nghĩa là “điều hành”

Từ những định nghĩa trên có thể thấy rằng về cơ bản, hành chính có những đặc tính sau: thứ nhất, hành chính là phục vụ người khác thông qua việc chấp hành các quyết định do người đó ban hành và chịu sự kiểm soát của họ Thứ hai, hành chính là điều hành – khai thác, huy động và sử dụng các nguồn lực (cơ sở vật chất, tài nguyên, nhân lực, tài chính ) theo quy định (luật hoặc điều lệ) nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống (tổ chức hoặc nhà nước)

Tóm lại, có thể hiểu: hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành trong quản lý một hệ thống theo những quy định định trước nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống

Trong quản lý nhà nước, hành chính công hay hành chính nhà nước là hoạt động phục vụ nhân dân và công chức (nhà hành chính) thực hiện các chính sách, pháp luật do người khác (nhà chính trị) ban hành Hành chính nhà nước liên quan đến các thủ tục, biến các chính sách, quy định pháp luật thành hành động và quản lý công sở Quản lý nhà nước bao gồm hành chính nhà nước, đồng thời bao gồm việc xác định mục tiêu ban đầu, thiết lập các quy định để đạt mục

tiêu với hiệu quả tối đa, cũng như chịu trách nhiệm chính về các kết quả Do đó, hành chính nhà nước chỉ là một bộ phận của quản lý nhà nước hay nói cách khác hành chính nhà nước có phạm vi hẹp hơn so với quản lý nhà nước ở một số khía cạnh

Thứ nhất, hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nước tức là hoạt động chấp hành và điều hành

Thứ hai, chủ thể của hành chính nhà nước là các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền trong hệ thống hành chính nhà nước

Như vậy, Quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận trong quản lý nhà

nước- hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó là hoạt động chấp hành và điều hành của hệ thống hành chính nhà nước trong quản lý xã hội theo khuôn khổ pháp luật nhà nước nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội (Giáo trình lý luận hành chính nhà nước-Học viện Hành

chính quốc gia năm 2010) [tr.9;23] Cơ quan quản lý nhà nước là một bộ phận hợp thành của bộ máy nhà nước có những đặc điểm chung của cơ quan nhà nước Đồng thời, cơ quan quản lý hành chính nhà nước có những đặc điểm riêng, tạo thành một hệ thống thống nhất để thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trong từng lĩnh vực (bằng phương thức quản lý, tổ chức điều hành và phối hợp hành động)

Cơ quan hành chính nhà nước gồm có cơ quan thẩm quyền chung và cơ quan thẩm quyền riêng Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan thẩm quyền riêng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với ngành hoạt lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước Theo đó, Bộ Công Thương là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng “quản lý nhà nước ngành Công Thương trong phạm vi cả nước”

Sự thống nhất nêu trên về khái niệm quản lý hành chính nhà nước nói chung và quản lý nhà nước ngành Công Thương nói riêng cho phép ta đi đến một khẳng định ể nghiên cứu thành công luận văn này cần phải làm rõ và phân tích được tính hiệu quả của hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ và các văn bản hướng dẫn để thực thi các văn bản quy phạm pháp luật đó tại Bộ Công thương

Vấn đề tiếp theo khi bàn về khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là cần phải hiểu thông nhất về khái niệm cũng như nội dung cơ bản của công tác lưu trữ

1.1.2 Khái niệm, nội dung công tác lưu trữ

1.1.2.1.Khái niệm công tác lưu trữ

Bàn về quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ, trước hết phải hiểu thống nhất về khái niệm công tác lưu trữ Về khái niệm “Công tác lưu trữ” (CTLT) hiện nay ở Việt Nam và nước ngoài (ở Liên xô trước đây và ở Liên bang Nga hiện nay) có một số định nghĩa khác nhau Dưới đây là sự phân tích của chúng tôi về một số định nghĩa đó

Ở nước ta, chúng tôi đề cập đến 04 định nghĩa cơ bản được công bố chính thức trong các giáo trình giảng dạy bậc đại học về lưu trữ học và trong Từ điển chuyên ngành về văn thư-lưu trữ Đó là các định nghĩa sau đây:

* Định nghĩa thứ nhất- (ĐN 01)-Theo cuốn giáo trình “ Lý luận và thực

tiễn công tác lưu trữ” dùng cho sinh viên đại học lưu trữ do nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp (nay là nhà xuất bản Giáo dục) xuất bản 1990,

công tác lưu trữ được định nghĩa là: “một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”[tr.15;2]

Định nghĩa này có nội hàm cơ bản sau đây:

- Công tác lưu trữ không chỉ là hoạt động của Nhà nước mà còn của xã hội

- Nội dung hoạt động đó bao gồm các vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

* Định nghĩa thứ hai (ĐN 02)-Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục

Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) xuất bản năm

1992, công tác lưu trữ được định nghĩa theo hai nghĩa như sau:

- Hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội

- Ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội ) bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Định nghĩa này (nghĩa thứ hai) có nội hàm cơ bản tương tự với nội hàm của khái niệm nêu trong cuốn giáo trình vừa nêu trên Đó là:

- Công tác lưu trữ không chỉ là hoạt động của Nhà nước mà còn của xã hội

- Nội dung hoạt động đó bao gồm các vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Song, ở nghĩa thứ hai của định nghĩa ĐN 02 này, khái niệm công tác lưu trữ có nội hàm rộng hơn so với ĐN 01 ở chỗ nó bao gồm cả mặt chính trị có liên

quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Điểm cần nhấn mạnh ở đây là định nghĩa ĐN 02 này đã bắt đầu có sự phân biệt giữa hai phương diện thuộc nội hàm của khái niệm công tác lưu trữ Phương diện thứ nhất là hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và phương diện thứ hai là hoạt động quản lý của Nhà nước về lưu trữ

* Định nghĩa thứ ba (ĐN 03)-Theo cuốn từ điển “Giải thích nghiệp vụ

văn thư lưu trữ” do nhà xuất bản Văn hóa Thông tin ấn hành năm 2011, công tác

lưu trữ là “Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu

quả tài liệu lưu trữ” (tr 109) Phân tích định nghĩa này cho thấy, nội hàm của

khái niêm này chỉ phản ánh quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Phương diện nghiệp vụ và các tính chất chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ không bao hàm trong định nghĩa này

* Định nghĩa thứ tư (ĐN 04)-Theo Điều 01 của Thông tư số

04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế

mẫu về công tác văn thư, lưu trữ ”: “Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức” Phân tích cách giải thích này

cho thấy:

- Công tác lưu trữ chỉ là các công việc có tính nghiệp vụ liên quan đến tài liệu lưu trữ hình thành trong các cơ quan, tổ chức, bao gồm 04 công việc: thu thập; chỉnh lý; xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ

- Các công việc như bảo quản và thống kê nhà nước đối với tài liệu lưu trữ không được đề cập đến trong cách giải thích này

- Các tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân, gia đình và dòng họ không được đề cập đến trong cách giải thích này

Như vậy, theo cách giải thích được nêu trong Thông tư trên, nội hàm của công tác lưu trữ chỉ bao gồm bốn công việc có tính chất nghiệp vụ liên quan đến tài liệu lưu trữ Có nghĩa là trong cách giải thích này chỉ đề cập một cách chưa đầy đủ, về phương diện nghiệp vụ, tới các công việc cơ bản liên quan đến tài liệu lưu trữ và không đề cập đến phương diện quản lý nhà nước đối với các công việc này Trong Thông tư đã qui định rõ về các chủ thể- đối tượng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ Đó là các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) Riêng các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức kinh tế khác không bắt buộc hực hiện nhưng có thể vận dụng để thực hiện các nội dung hoạt động được qui định trong Thông tư

Tổng hợp kết quả phân tích, so sánh cả 04 định nghĩa nêu trên cho phép đi đến nhận xét chung sau đây:

Trong 04 định nghĩa nêu trên có hai định nghĩa (01 và 02 ), xét về nội dung phản ánh, tương đối giống nhau Sự giống nhau đó được thể hiện ở chỗ là

cả hai đều cho rằng công tác lưu trữ bao gồm hai phương diện có liên quan đến tài liệu lưu trữ: Phương diện quản lý nhà nước và phương diện các công việc (hoạt động) thuần túy nghiệp vụ lưu trữ Trong hai định nghĩa còn lại, khi giải thích về khái niệm công tác lưu trữ, xét về nội dung phản ánh, mỗi định nghĩa thiên về một phương diện khác nhau Cụ thể, định nghĩa 03 là định nghĩa thiên

về phương diện quản lý và định nghĩa 04 lại thiên về phương diện hoạt động

nghiệp vụ Cả 04 định nghĩa đều không đề cập đến sự quản lý nhà nước cũng như sự tiến hành các công việc nghiệp vụ liên quan đến tài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình và dòng họ

Trên đây là sự phân tích, so sánh và nhận xét về bốn định nghĩa cơ bản được chính thức công bố ở Việt Nam trước đây và hiện nay Vậy ở nước ngoài, trước hết là ở Liên xô trước đây và Liên bang Nga hiện nay, khái niệm “công tác lưu trữ” được hiểu chính thức như thế nào?

Dưới đây là 04 định nghĩa về khái niệm “công tác lưu trữ” ở Liên xô trước đây, Liên bang Nga hiện nay và sự phân tích, so sánh cũng như sự nhận xét của chúng tôi về các định nghĩa đó

Bốn định nghĩa mà chúng tôi nêu ở đây được lựa chọn dựa vào tính công

bố chính thức của chúng Bởi lẽ cả bốn định nghĩa này được chính thức đưa vào giáo trình giảng dậy bậc đại học về chuyên ngành lưu trữ học hoặc được qui định trong văn bản qui phạm pháp luật của Chính phủ Liên bang Nga

* Định nghĩa thứ năm (ĐN 05) –Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ các nước

xã hội chủ nghĩa M 1982, tr.19, thuật ngữ thứ 19, tiếng Nga -Công tác lưu trữ:

“Ngành hoạt động của xã hội (nhà nước), bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ”

Phân tích định nghĩa này cho thấy:

- Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động mang tính xã hội, song ở thời

kỳ xã hội còn tồn tại nhà nước thì hoạt động này là hoạt động của Nhà nước (có tính chất công quyền) Nghĩa là ngành hoạt có tính chất nhà nước đồng thời có tính xã hội, nhưng không phải là hoạt động của cá nhân

- Hoạt động đó có các mặt: chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn ( 04 mặt)

- Hoạt động nêu trên là hoạt động có liên quan đến hai loại công việc: bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

* Định nghĩa thứ sáu (ĐN 06)-Theo giáo trình Lý luận và Thực tiễn công

tác lưu trữ ở Liên xô, M.1980-cuốn giáo trình được tham khảo, sử dụng phổ biến

ở nước ta từ những năm 80 của thế kỷ XX đến hiện nay, công tác lưu trữ được

định nghĩa là: “Một ngành hoạt động nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn trong tổ chức tài liệu lưu trữ và công việc của các tổ chức lưu trữ” ( trg.04) Phân tích định nghĩa này cho thấy:

- Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động mang tính nhà nước (có tính chất công quyền), nghĩa là ngành hoạt không bao gồm toàn xã hội, không phải là hoạt động của cá nhân

- Hoạt động đó có các (04) mặt hoạt động như: chính trị; khoa học; pháp luật; thực tiễn

- Hoạt động nêu trên là hoạt động có liên quan đến tổ chức tài liệu lưu trữ

và công việc của chính các tổ chức lưu trữ

Trên đây là hai định nghĩa được sử dụng chính thức và phổ biến trong thời

kỳ xô viết và được áp dụng vào lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam

So sánh hai định nghĩa này, xét về nội dung phản ánh, cơ bản có sự giống nhau

Sự khác nhau giữa hai định nghĩa chỉ ở phạm vi chủ thể hoạt động Ở định nghĩa

05 chủ thể hoạt động có phạm vi rộng hơn –không nêu cụ thể về chủ thể nào Ngược lại, ở định nghĩa 06 nêu cụ thể về chủ thể đó là các tổ chức lưu trữ Cả hai định nghĩa đều nhấn mạnh tới mặt pháp luật –một trong những nội dung của phương diện quản lý nhà nước đối với hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Nói một cách khác, hai định nghĩa này đều khẳng định nội hàm của công tác lưu trữ bao gồm cả hai phương diện liên quan đến tài liệu lưu trữ: quản lý và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

* Định nghĩa thứ bảy –(ĐN 07)- Theo khoản 01 điều 3 của Luật Liên

bang Nga số 125-f3 về “ Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004 và định nghĩa thứ tám (ĐN 08) trong giáo trình -Lưu trữ học –Lý luận và phương pháp xuất bản tại Matxcơva 2012 (tr.21) do E.M Burova

và các tác giả khác biên soạn, cùng có chung định nghĩa về khái niệm “Công tác

lưu trữ ở Liên bang Nga: “là hoạt động của các cơ quan nhà nước, cơ quan tự quản địa phương, các tổ chức và các công dân trong lĩnh vực tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Liên bang và các tài liệu lưu trữ khác ” Định nghĩa này nêu rõ:

- Công tác lưu trữ là hoạt động không chỉ của các tổ chức lưu trữ mà còn bao gồm cả hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương và cả hoạt động của các công dân

- Lĩnh vực hoạt động của các tổ chức và công dân nêu trên bao gồm 04 công việc: Tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng không chỉ tài liệu

của Phông lưu trữ Liên bang Nga mà còn cả các tài liệu lưu trữ khác

Như vậy cho đến nay, khái niệm về công tác lưu trữ ở Liên bang Nga có nội hàm rộng hơn so với cách định nghĩa trước đây Nó cụ thể hóa về phạm vi chủ thể, các công việc và đối tượng của hoạt động lưu trữ Cụ thể là, về phạm vi chủ thể, nếu trước đây là ngành hoạt có tính chất nhà nước mà không bao gồm toàn xã hội, không phải là hoạt động của cá nhân thì hiện nay bao gồm không chỉ cơ quan nhà nước, các tổ chức mà còn cả các công dân- Cũng có nghĩa là, trước đây chỉ qui định trách nhiệm hoạt động lưu trữ là trách nhiệm của các tổ chức lưu trữ mà chưa nêu rõ về trách nhiệm của cơ quan quản lý về lưu trữ và của công dân Về hoạt động, gồm 04 công việc như: tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng Về đối tượng hoạt động không nêu chung chung là tài liệu lưu trữ mà nêu cụ thể là tài liệu thuộc Phông lưu trữ Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác, nghĩa là kể cả tài liệu không thuộc Phông lưu trữ Liên bang

Nga Ở đây tài liệu thuộc Phông lưu trữ Liên bang Nga được qui định trong luật

nêu trên là: “Tài liệu lưu trữ đã được xác định giá trị, thuộc diện thống kê nhà nước và bảo quản vĩnh viễn” (Điều 3 khoản 9 của Luật nêu trên)

Ở các nước phương Tây, theo khả năng tiếp cận của chúng tôi, có một thuật ngữ được coi là gần đồng nghĩa với thuật ngữ công tác lưu trữ Đó là thuật ngữ “Archive(s) administration” Thuật ngữ này được Hội đồng lưu trữ quốc tế chính thức đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ ”, xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp, (K.G Saur Munchen-NewYork-London-Paris 1988, trg.20, thuật ngữ 32) Thuật ngữ này được giải thích theo hai nghĩa như sau:

- The theoretical and practical study of policies, procedures and problems relating to archival functions.- Các nghiên cứu lý luận và thực tiễn về các chính sách, thủ tục và các vấn đề liên quan đến các chức năng lưu trữ

- The direction and management of archives (archives được hiểu theo nghĩa thứ 2- các cơ quan, tổ chức lưu trữ) -Chỉ đạo và quản lý các tổ chức lưu trữ

Phân tích và so sánh hai cách định nghĩa về thuật ngữ này cho thấy: định nghĩa thứ hai có nội hàm gần tương đồng với phương diện quản lý trong nội hàm của thuật ngữ “công tác lưu trữ ” Bởi lẽ, nó đề cập đến một nội hàm thể hiện phương diện hoạt động quản lý –một trong hai phương diện thuộc nội hàm của thuật ngữ “công tác lưu trữ ”-một thuật ngữ đã được phân tích ở trên

Tổng kết sự phân tích các định nghĩa nêu trên, xét theo xu hướng hội nhập quốc tế cũng như theo tinh thần đổi mới được đề ra trong Luật Lưu trữ của nước

ta (trong Luật Lưu trữ ở nước ta, Nhà nước công nhận quyền sở hữu về tài liệu lưu trữ, bao gồm quyền sở hữu tư nhân về tài liệu lưu trữ và qui định phải lựa chọn để bảo quản nhà nước tài liệu không chỉ được sản sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức mà cả tài liệu được sản sinh trong hoạt động của các cá nhân), có thể đưa ra định nghĩa chung về khái niệm công tác lưu trữ ở Việt Nam như sau: Công tác lưu trữ (CTLT) là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị -xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp,

tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và thực hiện các công việc liên quan tới thu thập, xác

định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ

Với định nghĩa nêu trên, nội hàm của khái niệm “công tác lưu trữ” bao gồm hai phương diện: Phương diện quản lý nhà nước với các việc cơ bản như: biên soạn, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thi hành các văn bản qui phạm pháp luật; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, thực hiện tổng kết, thi đua- khen thưởng trong việc thực hiện các văn bản đó; tổ chức nghiên cứu khoa học- công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ và Phương diện hoạt động nghiệp vụ với các công việc cơ bản như: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ

Theo định nghĩa nêu trên (xét về lý luận), nội dung công tác lưu trữ gồm có:

Phương diện quản lý nhà nước như: ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, thi đua-khen thưởng trong việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học- công nghệ

và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ và Phương diện hoạt động nghiệp vụ với các công việc cơ bản như: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.3 Khái niệm và nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Trên cơ sở kết quả phân phân tích nêu trên về hai khái niệm cơ bản – khái niệm quản lý hành chính nhà nước và khái niệm về công tác lưu trữ, chúng ta có thể đưa ra định nghĩa về khái niệm quản lý nhà nước công tác lưu trữ ở nước ta như sau: Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là hoạt động của hệ thống các cơ

quan nhà nước và các tổ chức chính trị -xã hội trong việc ban hành các văn bản

quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, thi đua-khen thưởng trong việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học-công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công

chức và viên chức lưu trữ

Kết quả phân tích trên đây là một trong những nội dung căn bản tạo nên

cơ sở lý luận để giải quyết những vấn đề đặt ra khi bàn về quản lý nhà nước công tác lưu trữ ở Bộ Công Thương nói riêng và những bộ đa ngành, đa lĩnh vực nói chung Cơ sở lý luận đó chỉ có thể áp dụng vào thực tiễn thông qua những

qui định pháp luật Dưới đây chúng ta bàn về cơ sở pháp luật đó

1.2 Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các cơ quan cấp bộ

1.2.1 Những văn bản qui phạm pháp luật quy định thẩm quyền chung đối với cơ quan cấp bộ

Để giải quyết các vấn đề đặt ra trong luận văn này, không thể không căn

cứ vào các qui định quy phạm pháp luật chung Trong số các qui định đó, trước hết cần kể đến các qui định được nêu trong các văn bản cơ bản sau đây:

1/ Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001;

2/ Luật Lưu trữ năm 2011;

3/ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ;

4/ Nghị định số 95/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương;

5/ Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

Từ những qui định chung về thẩm quyền được giao về phạm vi trong hoạt động quản lý, trong đó cụ thể nhất là Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Chính phủ quy định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của Bộ trong việc quản lý ngành lĩnh vực được Chính phủ giao Tất cả những qui định đó khẳng định rõ trách nhiệm của Bộ đối với ngành, lĩnh vực mà mình quản lý Công tác lưu trữ là một lĩnh vực không thể tách rời trong hoạt động của mỗi ngành lĩnh vực của từng bộ, ngành Do đó, quản lý tốt công tác lưu trữ của ngành Công Thương cũng góp phần rất quan trọng cho sự phát triển của lưu trữ ngành Công Thương nói riêng và ngành Lưu trữ Việt Nam nói chung Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đó của các bộ về công tác văn thư và công tác lưu trữ được quy định dựa trên những cơ sở pháp luật chuyên ngành văn thư lưu trữ

1.2.2 Những văn bản qui phạm pháp luật chuyên ngành lưu trữ đối với cơ quan cấp bộ

Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong việc giúp cho công tác lưu trữ được thực hiện thống nhất trong một ngành, lĩnh vực nhất định cũng như trong phạm vi cả nước Vì vậy, công tác này từ lâu đã được Nhà nước ta quan tâm mà dẫn chứng cụ thể nhất là việc thành lập Cục Lưu trữ (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) vào năm 1962 để quản lý thống nhất công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước Sau khi Cục Lưu trữ Nhà nước được thành lập, năm 1982 Nhà nước ta ban hành Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, tiếp đến là Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, năm 2001 và đặc biệt là Luật Lưu trữ được Quốc hội khoa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng

11 năm 2011 Có thể nói, Luật Lưu trữ ra đời đánh dấu một mốc phát triển mới cho công tác lưu trữ của Việt Nam

Ở đây cần phải phân tích sâu thêm rằng Luật này đã có một chương riêng (Chương VI) để qui định về trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ Trong đó trước hết phải chú ý đến Điều 38 của chương VI này Điều 38 đã có 05 khoản quy định cụ thể về trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ Đó lá các khoản:

1 Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ

2 Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

3 Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản

lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

4 Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ

5 Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương

Phân tích nội dung 05 khoản nêu trên cho thấy, Nhà nước đã có sự phân cấp trong quản lý nhà nước về lưu trữ Trước hết, tại khoản 01, Luật đã khẳng định Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ Ở đây cần nhấn mạnh rằng, trong Luật đã qui định đây là nguyên tắc cơ bản trong quản lý nhà nước về lưu trữ Hơn nữa, Luật cũng đã cụ thể hóa nội dung của nguyên tắc này Nội dung đó được qui định tại Điều 3 của Luật nêu trên Đó là:1) Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ Việt Nam 2) Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật 3) Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia

Việt Nam được Nhà nước thống kê

Tiếp theo Khoản 01 nêu trên, Luật đã qui định, Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Liên quan trực tiếp đến nội dung của luận văn này, cần phải chú trọng tới sự phân cấp trách nhiệm của các bộ trong quản

lý nhà nước về lưu trữ Sự phân cấp này được qui định tại Khoản 4, điều 38 này như sau: “Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung trương của tổ chức chính trị-xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ”

Như vậy, lưu trữ là một trong những lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ Các bộ, trong đó có Bộ Công Thương là bộ không có thẩm quyền quản lý chuyên ngành về lưu trữ mà chỉ được phân cấp “trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ” Nghĩa là các bộ, trong đó có Bộ Công Thương, chỉ có trách nhiệm thực hiện các qui định quản lý nhà nước về lưu trữ do Bộ Nội vụ và Chính phủ ban hành Liên quan đến trách nhiệm “thực hiện quản lý về lưu trữ” của cấp bộ, thiết nghĩ cần phải làm rõ thêm

về nội dung thực hiện quản lý đó Theo sự nghiên cứu, phân tích và tổng hợp của chúng tôi, trong văn bản qui phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành từ trước đến nay, nội dung trách nhiệm thực hiện quản lý về lưu trữ cấp bộ đã được qui định cụ thể và rõ nét nhất tại Khoản 2 Điều 23 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ “Qui định chi thiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia” Cụ thể là theo Khoản 2 điều này, các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thực hiện quản lý

về lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc theo những nội dung sau: a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ của bộ, ngành; b) Căn

cứ quy định của pháp luật, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc; c) Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định; d) Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc; đ) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào hoạt động lưu trữ; e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; g) Trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài

liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; h) Tổ chức sơ kết, tổng kết về hoạt động lưu trữ

Những nội dung được qui định như trên cho đến nay đều không trái với Luật Lưu trữ và các qui định qui phạm pháp luật hiện hành về lưu trữ Chúng tôi muốn nhấn mạnh điểm này với mục đích khẳng định cơ sở pháp lý khi xem xét, phân tích thực trạng hiệu quả thực hiện trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ của Bộ Công Thương ở chương tiếp theo của luận văn này Nghĩa là, khi xem xét, phân tích thực trạng hiệu quả thực hiện quản lý về lưu trữ của Bộ Công Thương cần phải căn cứ vào các nội dung như đã nêu trên

Ngoài những qui định có chung nêu trên, trong Luật Lưu trữ cũng đã có những qui định khá cụ thể đảm bảo tính khả thi cho các qui định chung đã nêu trong luật Những qui định cụ thể này thực sự là một trong các căn cứ rất quan trọng để đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quản lý về lưu trữ của Bộ Công Thương nói riêng và của cấp bộ nói chung Trong Luật đã có nhiều qui định cụ thể, nhưng liên quan đến việc đề xuất các giải pháp có tính thực thi

để nâng cao hiệu quả thực hiện quản lý về lưu trữ nói chung và cấp bộ nói riêng, theo chúng tôi, là các qui định được nêu tại Điều 4 Chính sách của Nhà nước về

lưu trữ và Điều 39 Kinh phí cho công tác lưu trữ Những qui định trong hai điều

này được thực thi sẽ tạo nền tảng vật chất tối quan trọng để tính khả thi của các nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý về lưu trữ.Ví dụ, các qui định tai điều

04 như: Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn,

tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam; Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ đã được chi tiết hóa ở Điều 39 như: Kinh phí cho công tác lưu trữ “được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây: a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm; d) Chỉnh lý tài liệu; đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ; i) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ

Những qui định như trên, xét về thực tiễn cũng như lý luận, thực sự là căn

cứ tối quan trọng để thực thi các nội dung quản lý về lưu trữ như đã được nêu ở trên

Lưu ý thêm rằng, chức năng quản lý nhà nước trong phạm vi toàn quốc

đã được Chính phủ giao cho Bộ Nội vụ trước khi chưa ban hành Luật Lưu trữ Với việc ban hành Luật Lưu trữ, chức năng này càng được thể hiện rõ nét hơn

Về mặt tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ

quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ) và Ủy ban nhân dân

các cấp đã được bộ Nội vụ quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28

tháng 4 năm 2010 Bộ Nội vụ "Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc

Chính phủ (gọi chung là Bộ) và Ủy ban nhân dân các cấp", nghĩa là trước khi Luật Lưu trữ ban hành

Tại Thông tư này, về vị trí và chức năng của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ,

đã được quy định ở Điều 2 với các nội dung sau đây:

Thứ nhất, về chức năng (Điều 1): Việc thành lập Phòng thuộc Văn phòng

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là Phòng Văn thư - Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Thứ hai, về nhiệm vụ và quyền hạn, Thông tư (Điều 3, khoản 1,2 và 3) đã qui định:

1/ Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước

và của Bộ về văn thư, lưu trữ;

c) Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư, lưu trữ trình Bộ phê duyệt và tổ chức thực hiện;

d) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

đ) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ công chức, viên chức của Bộ;

e) Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

g) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

h) Sơ kết, tổng kết về văn thư, lưu trữ;

i) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

2/ Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan: a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

c) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;

d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;

đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;

i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác được giao

3 Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan: a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ

sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

đ) Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

g) Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ

Bên cạnh qui định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của tổ chức văn

thư, lưu trữ bộ, Điều 05 của Thông tư này cũng đã qui định: "Tại Tổng cục, Cục

(và tổ chức tương đương); đơn vị sự nghiệp nhà nước; tổ chức kinh tế nhà nước

ở Trung ương tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp"

Về nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nêu trên, Thông tư đã qui định: "được thực hiện theo Khoản 2, Khoản 3 của Điều 3 của Thông tư này" Theo đó, nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nêu trên là: giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan Phân tích nội dung của quy định này cho thấy, tổ chức văn thư, lưu trữ ở các tổ chức nêu trên chỉ thực hiện những nhiệm vụ có tính chất nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và không

có thẩm quyền thực hiện những nhiệm vụ thuộc chức năng quản lý nhà nước công tác văn thư và công tác lưu trữ

Luật Lưu trữ với nội dung của nó không những đã kế thừa những qui định nêu trên mà còn qui định rõ hơn về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong quản lý lưu trữ Cụ thể, tại Điều 6 của luật này về Trách nhiệm của người

đứng đầu cơ quan, tổ chức đã qui định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong

phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình”

Tiểu kết chương 1:

Từ những phân tích cơ sở lý luận và cơ sở pháp luật quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cho chúng ta thấy, về cơ bản đã có sự thống nhất trong nhận thức về nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Đó là, quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ hay còn gọi là quản lý nhà nước về lưu trữ là một trong hai phương diện của công tác lưu trữ Phương diện quản lý nhà nước về lưu trữ ở

nước ta là phương diện hoạt động của cơ quan thẩm quyền như đã nêu trên Công cụ cơ bản để quản lý nhà nước hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật

và văn bản hướng dẫn việc thi hành hệ thống văn bản qui phạm pháp luật về lưu trữ Trong khi đó, phương diện hoạt động lưu trữ là phương diện hoạt động phổ biến không chỉ được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị-

xã hội mà còn bởi các tổ chức khác và bởi các cá nhân Hoạt động của các tổ chức này và của các cá nhân chỉ là hoạt động có tính chất sự nghiệp nhằm thực hiện các qui định của Nhà nước về công tác lưu trữ Đó là hoạt động nghiệp vụ lưu trữ theo đúng nghĩa đã được giải thích tại Khoản 1 Điều 2 trong Luật Lưu

trữ: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo

quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”

Kết quả phân tích cơ sở lý luận và pháp lý vừa nêu trên là căn cứ để xem xét, phân tích thực trạng hiệu quả thực hiện quản lý về lưu trữ của Bộ Công Thương

Chương 2 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC

LƯU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƯƠNG 2.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Công Thương

Ngành Công Thương Việt Nam bước đầu hình thành ngay sau khi nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa được thành lập Bộ Kinh tế quốc gia trong Chính phủ lâm thời do Hồ Chủ tịch đứng đầu được giao nhiệm vụ quản lý về mặt nhà nước những hoạt động công nghiệp (bao gồm cả thủ công nghiệp) và các hoạt động thương mại

Sắc lệnh số 220/SL do Hồ Chủ tịch ký ngày 26/11/1946, quy định việc thành lập các Nha Khoáng sản và kỹ nghệ, Nha Thương vụ và Nha Tiếp tế và sau đó, Sắc lệnh 29B/SL, quy định việc thành lập Ngoại thương Cục trong Bộ Kinh tế, đã tiến thêm một bước trong việc cụ thể hóa các hoạt động công nghiệp

và thương mại do Bộ Kinh tế quản lý

Cũng cần nhắc lại là, ngày 13/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã gửi tư cho các giới Công Thương nhằm động viên các nhà công nghiệp và thương mại

nỗ lực “hoạt động để xây dựng một nền kinh tế và tài chính vững vàng và thịnh vượng”

- Ngày 16 tháng 3 năm 1947 Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa

ra Sắc lệnh số 29-/SL-CTN đặt trong Bộ Kinh tế - một cơ quan Trung ương điều khiển ngoại thương gọi là “Ngoại thương cục”, Ngoại thương cục có một Hội đồng quản trị gồm bốn đại biểu chính thức và bốn đại biểu các Bộ khác; đại biểu các Bộ sẽ do các Bộ trưởng cơ quan đề cử

- Sắc lệnh 54-SL ngày 11 tháng 6 năm 1947 bãi bỏ Hội đồng quản trị Ngoại thương và đặt Ngoại thương cục dưới quyền điều kiển trực tiếp của Bộ Kinh tế đặt trong Ngoại thương cục một “hội đồng cố vấn ngoại thương” gồm đại biểu của Bộ Quốc phòng, Tài chính, Canh nông, đại biểu các Bộ khác; đại biểu các Bộ sẽ do các Bộ trưởng cơ quan đề cử Sắc lệnh số 168-SL ngày 17 tháng 11 năm 1950 thành lập Sở Nội thương

- Đến ngày 14 tháng 5 năm 1951, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh

số 21/SL đổi tên Bộ Kinh tế thành Bộ Công Thương, Sắc lệnh số 22-SL ngày 14 tháng 5 năm 1951 thành lập trong Bộ Công Thương một cơ quan kinh doanh lấy tên là Sở Mậu dịch; bãi bỏ Cục Ngoại thương và Sở Nội thương

- Lệnh của Chủ tịch Nước số 18-LCT ngày 26 tháng 7 năm 1960 về danh sách các bộ và cơ quan ngang Bộ, trong đó có: Bộ Thủy lợi và Điện lực, Bộ Công nghiệp nặng, Bộ Công nghiệp nhẹ, Bộ Nội thương, Bộ Ngoại thương Các

cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ, trong đó có: Tổng cục Địa chất, Tổng cục Vật tư

- Quyết nghị số 786/NQ/TVQHK6 ngày 11-8-1969 của Uỷ ban Thường

vụ Quốc hội, chia Bộ Công nghiệp nặng thành hai Bộ và một Tổng cục thuộc

Hội đồng Chính phủ: Bộ Điện và Than, Bộ Cơ khí và Luyện kim, Tổng cục Hoá chất; Thành lập Bộ Lương thực và Thực phẩm trên cơ sở hợp nhất Tổng cục Lương thực với ngành công nghiệp chế biến thực phẩm tách từ Bộ Công nghiệp nhẹ ra; Thành lập Bộ Vật tư trên cơ sở bộ máy của Tổng cục Vật tư

- Nghị định số 170/CP ngày 3-9-1975, thành lập Tổng cục Dầu mỏ và Khí đốt Việt Nam

- Quyết nghị số 1236-NQ/TVQHK6 ngày 22-11-1981 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, chia Bộ Điện và Than thành hai bộ: Bộ Điện lực, Bộ Mỏ

và Than; Chia Bộ Lương thực và Thực phẩm thành hai bộ: Bộ Công nghiệp thực phẩm, Bộ Lương thực

- Nghị định số 62-HĐBT ngày 21-6-1983 của HĐBT thành lập Ban Cơ khí của Chính phủ; Nghị định số 105-HĐBT ngày 26-9-1983 thành lập Ban Năng lượng của Chính phủ

- Quyết định số 481-NQ/HĐNN7 ngày 16-12-1983 của Hội đồng Nhà nước phê chuẩn việc thành lập Tổng cục Điện tử và Kỹ thuật tin học

- Quyết định số 782NQ/HĐNN7 ngày 16-12-1987 của Hội đồng Nhà nước: Thành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trên cơ sở hợp nhất ba Bộ: Bộ Nông nghiệp, Bộ Công nghiệp thực phẩm và Bộ Lương thực; Thành lập Bộ Năng lượng trên cơ sở hợp nhất hai bộ: Bộ Điện lực và Bộ Mỏ và Than; Đổi tên Tổng cục Địa chất thành Tổng cục Mỏ và địa chất, Nghị quyết của Quốc hội ngày 28-6-1988 thành lập Bộ Kinh tế đối ngoại trên cơ sở sáp nhập Bộ Ngoại thương và Uỷ ban Kinh tế đối ngoại; Sáp nhập Tổng cục điện tử

và Kỹ thuật tin học vào Bộ Cơ khí và Luyện kim

- Nghị quyết của Quốc hội ngày 30-6-1990 thành lập Bộ Thương nghiệp thành Bộ Thương mại và Du lịch

- Nghị quyết của Quốc hội ngày 30-9 -1992 quyết nghị danh sách các Bộ

và cơ quan ngang bộ, trong đó có: Bộ Thương mại; Bộ Công nghiệp nặng; Bộ Công nghiệp nhẹ; Bộ Năng lượng; Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm (có 5 bộ)

- Nghị quyết của Quốc hội ngày 21-10-1995 thành lập Bộ Công nghiệp trên cơ sở hợp nhất ba Bộ: Công nghiệp nặng, Năng lượng, Công nghiệp nhẹ

- Nghị quyết của Quốc hội ngày 29-9-1997 quyết nghị danh sách các Bộ

và cơ quan ngang bộ, trong đó có: Bộ Thương mại, Bộ Công nghiệp

- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 31-7-2007 hợp nhất Bộ Công

nghiệp với Bộ Thương mại thành Bộ Công Thương (phụ lục số 1 Sơ đồ các Bộ

tiền nhiệm của Bộ Công Thương)

Có thể nói, qua nhiều lần đổi tên, sát nhập, chia tách thì Bộ Công Thương luôn thể hiện được vai trò đặc biệt quan trong đối với quá trình phát triển kinh tế đất nước, một số thông tin sau đây sẽ giúp chúng ta khái quát được rõ hơn về

quá trình phát triển của ngành Công Thương luôn gắn liền với những thăng trầm của lịch sử đất nước qua từng giai đoạn lịch sử

- Giai đoạn 1945-1954, ngành Công nghiệp và Thương mại Việt Nam trong sự nghiệp kháng chiến và kiến quốc;

- Giai đoan 1955-1965, công nghiệp và thương mại miền Bắc thời kỳ khôi phục kinh tế, xây dựng cơ sở vật chất ban đầu cho chủ nghĩa xã hội và đấu tranh thống nhất nước nhà;

- Giai đoạn 1965-1975, công nghiệp và thương mại với hai nhiệm vụ chiến lược xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và chi viện cho miền Nam;

- Giai đoạn 1975-1985, xây dựng và phát triển công nghiệp và thương mại sau ngày đất nước được giải phóng;

- Giai đoạn 1986 đến nay xây dựng và phát triển công nghiệp và thương mại trong thời kỳ đổi mới

Cho đến năm 2007, Bộ Công Thương được tái lập trên cơ sở hợp nhất hai

Bộ: Công nghiệp và Thương mại, tạo nên “cái xương sống” trong nền kinh tế

quốc dân trong thời kỳ đổi mới, thời kỳ đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức hiện nay được xem xét dưới đây

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương

Căn cứ Nghị định số 95/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương, Bộ có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức như sau :

* Vị trí và chức năng

Bộ Công Thương là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công nghiệp và thương mại, bao gồm các ngành và lĩnh vực: cơ khí, luyện kim, điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, dầu khí, hóa chất, vật liệu

nổ công nghiệp, công nghiệp khai thác mỏ và chế biến khoáng sản, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác, lưu thông hàng hoá trong nước; xuất nhập khẩu, quản lý thị trường, xúc tiến thương mại, thương mại điện tử, dịch vụ thương mại, hội nhập kinh tế - thương mại quốc tế, quản lý cạnh tranh, kiểm soát độc quyền, áp dụng các biện pháp tự vệ, chống bán phá giá, chống trợ cấp, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; quản lý nhà nước các dịch

vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ (xem phụ lục số 2)

Vấn đề tổ chức bộ đa ngành, đa lĩnh vực đã được đặt ra từ đầu những năm

90 của thế kỷ XX, khi chúng ta bắt đầu công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước Sau hơn 20 năm thực hiện công cuộc đổi mới đất nước và tiến hành cải cách hành chính (CCHC) nhà nước, chúng ta đã qua một số lần sắp xếp lại cơ cấu Chính phủ theo hướng tổ chức ngày càng nhiều hơn các bộ đa ngành, đa lĩnh

vực để có một cơ cấu Chính phủ gọn nhẹ hơn, với số lượng bộ ngày càng ít hơn Tuy nhiên cho đến nay, số lượng các bộ vẫn còn khá nhiều so với mặt bằng chung của các quốc gia trên thế giới, bộ máy Chính phủ vẫn đang khá đồ sộ với một khối lượng công việc khá lớn, khá nhiều, trong đó có một số nhiệm vụ chưa phải đích thực là của bộ; đồng thời cũng còn nhiều chồng chéo, vướng mắc giữa các bộ trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước, tổ chức cung ứng dịch

vụ công và đại diện chủ sở hữu đối với vốn nhà nước tại doanh nghiệp Điều đó đặt ra sự cần thiết phải tiếp tục sắp xếp lại cơ cấu Chính phủ cho gọn hơn bằng cách tiếp tục tổ chức các bộ đa ngành, đa lĩnh vực theo tinh thần cải cách hành chính Đồng thời với tinh thần cải cách là phải chuyên môn, chuyên nghiệp hóa từng khâu trong hoạt động quản lý, điều hành của các bộ đa ngành, đa lĩnh vực

Qua nghiên cứu sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển cũng như tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương cho ta thấy ngành Công Thương là một ngành được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm, ngay từ những ngày đầu giành độc lập Đảng và Nhà nước ta đã thành lập các Bộ quản lý về thương mại và công nghiệp, theo dòng thời gian các Bộ quản lý lĩnh vực công thương được ra đời và đổi tên nhiều lần

Thực hiện công cuộc cải cách hành chính nhà nước, hòa cùng với xu thế hội nhập quốc tế của đất nước là thành lập các bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực, năm 2007, Bộ Công Thương được tái lập bởi hai bộ là Bộ Công nghiệp và Bộ Thương mại Ngành Công Thương thực chất là tên gọi chung bao quát hai ngành

lớn –ngành công nghiệp và ngành thương mại là hai ngành được ví như “cái xương sống” của nền kinh tế quốc dân Hiện nay, với tên gọi chung là ngành

Công Thương, ngành này bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau Theo sự phân tích, tổng hợp của chúng tôi, tính đến nay Chính phủ đã giao cho Bộ Công Thương quản lý 12 lĩnh vực cơ bản thuộc hai ngành lớn – Công nghiệp và Thương mại

Về công nghiệp: có 06 lĩnh vực chủ chốt như: Cơ khí, luyện kim; Điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo; Dầu khí; Công nghiệp khai thác mỏ và chế biến khoáng sản; Hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp; Công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và các công nghiệp chế biến khác Về thương mại: có 06 lĩnh vực chủ chốt như: Lưu thông hàng hóa trong nước; Xuất, nhập khẩu; Quản lý thị trường; Xúc tiến thương mại; Thương mại điện tử: Hội nhập kinh tế quốc tế-thương mại quốc tế

Trên đây là kết quả phân tích về mặt chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương

Kết quả phân tích đó cho phép khẳng định về tính đa dạng, tính phong phú và tính chất chuyên ngành phức tạp của tài liệu lưu trữ được hình thành nên trong hoạt động của Bộ Công Thương Đó là các tài liệu lưu trữ thuộc các lĩnh vực chuyên ngành đặc biệt quan trọng như: điện, điện hạt nhân; dầu khí; than; hóa chất; dệt may; thị trường nước ngoài, thị trường trong nước, thương vụ, xuất nhập khẩu; quản lý cạnh tranh; thương mại biên giới v.v Chính từ những đặc thù chuyên ngành này yêu cầu phải chú trọng tới việc đề ra các giải pháp thích

hợp nâng cao hiệu quả thực hiên quản lý nhà nươc về công tác lưu trữ ngành Công Thương Song để có cơ sở thực tiễn cho việc đề ra các giải pháp đó phải xuất phát từ thực trạng thực hiện các nội dung cơ bản trong quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương từ năm tái thành lập cho đến nay Dưới đây là thực trạng đó

2.3 Thực trạng quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

2.3.1 Tổ chức bộ máy

Trước hết, để thực hiện các chức năng quản lý cần tổ chức bộ máy

Bộ Công Thương, như trên chúng ta đã biết, là Bộ được tái lập vào năm

2007 trên cơ sở hợp nhất hai Bộ: Bộ Công nghiệp và Bộ Thương mại theo Nghị định số 189/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ về "Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương" Trải qua nhiều lần sửa đổi bổ sung hoàn thiện, năm 2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 95/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 quy định chức năng, hiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương Căn cứ Nghị định này,

Bộ Công Thương đã ban hành các Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Bộ Trong đó đáng lưu ý nhất

là Quyết định số 855/QĐ-BCT ngày 05 tháng 02 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Công Thương đã ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Văn phòng Bộ Công Thương, trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Bộ có phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công Thương Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ Công Thương, ngày 27 tháng

02 năm 2013, Chánh Văn phòng Bộ Công Thương đã ban hành Quyết định số 82/QĐ-VP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công Thương Theo đó, Phòng Lưu trữ-

Văn phòng Bộ Công Thương có chức năng, nhiệm vụ sau đây:

* Vị trí và chức năng:

Phòng Lưu trữ là đơn vị thuộc Văn phòng Bộ có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng về công tác lưu trữ trong cơ quan Bộ nói riêng và toàn ngành Công Thương nói chung; quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ Công Thương, tổ chức phục vụ khai thác hồ sơ tài liệu của Bộ

- Căn cứ vào các quy định của Nhà nước, chủ trương, nhiệm vụ của ngành

về công tác lưu trữ để xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ trình Bộ trưởng hoặc Chánh Văn phòng ký, ban hành để

thi hành thống nhất trong toàn ngành; tham gia ý kiến với bộ, ngành về công tác lưu trữ

- Lập kế hoạch phát triển công tác lưu trữ ngành Công Thương, kế hoạch hoạt động công tác lưu trữ hàng năm

- Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan Bộ; hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các đơn vị thuộc Bộ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ

- Tiếp nhận hồ sơ tài liệu của các đơn vị thuộc Bộ tại kho lưu trữ của Bộ; tiến hành chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu phục vụ khai thác hiện hành và tiêu hủy những tài liệu đã hết giá trị theo quy định của pháp luật; lựa chọn những tài liệu của Bộ Công Thương có giá trị lịch sử đến hạn nộp lưu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định của Nhà nước

- Tổ chức việc khai thác hồ sơ tài liệu để phục vụ cán bộ, công chức cơ quan Bộ và các đối tượng khác; đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác

- Xây dựng kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ

- Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết để kiểm điểm, đánh giá tình hình công tác lưu trữ của cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ

- Nghiên cứu đề tài khoa học để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin và các tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ của Bộ

- Lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của Bộ Định kỳ tiến hành xử lý môi trường hệ thống kho tàng (khử trùng, khử axit, chống mối và các biện pháp cần thiết khác) để bảo đảm an toàn, chất lượng tài liệu

- Lập kế hoạch và định kỳ kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ về công tác lưu trữ

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định

- Theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chế độ chính sách nhà nước về công tác lưu trữ đối với cán bộ công chức làm công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc

Trên đây là thực trạng về tổ chức lưu trữ tại Bộ Công Thương cũng như chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Lưu trữ Văn phòng Bộ Công Thương hiện nay Ở đây cần phải chỉ rõ rằng, việc tổ chức Phòng Lưu trữ thành bộ phận độc lập mà không thành tổ chức văn thư lưu trữ như qui định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ là một nét khác biệt

so với qui định hiện hành Việc tổ chức Phòng Lưu trữ độc lập là phù hợp với đặc thù của Bộ Công Thương là một Bộ đa ngành, đa lĩnh vực do vậy các mặt hoạt động quản lý phải được chuyên nghiệp cụ thể hóa đến từng bộ phận, công

tác lưu trữ bao gồm rất hiều mặt hoạt động khác nhau, từ việc ban hành văn bản quản lý, tổ chức thực hiện các văn bản, đào tạo cán bộ, thanh tra kiểm tra, tổ chức khoa học tài liệu, quản lý tài liệu lưu trữ và các hoat động chuyên môn khác Do đó, Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ Công Thương được thành lập độc lập không gắn liền với tổ chức văn thư lưu trữ của Bộ Công Thương đã phát huy được vai trò của nó trong thực hiện chức năng tham mưu giúp Lãnh đạo Văn phòng trình Lãnh đạo Bộ trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương trong thời gian qua Có thể khẳng định, đây là cách sắp xếp cơ cấu tổ chức linh hoạt, khoa học và phù hợp đối với các bộ

đa ngành, đa lĩnh vực như Bộ Công Thương

Là một công chức đang đương nhiệm vừa làm công việc quản lý, vừa trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng tại tại Bộ Công Thương, hơn nữa trong quá trình thưc hiện chức trách được giao và được làm thành viên trong các đợt kiểm tra hướng dẫn công tác lưu trữ hàng năm của Bộ tại các đơn vị trực thuộc Bộ và qua thu thập phân tích phiếu điều tra thực tế, chúng tôi nhận thấy: Ở các đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương như: các Tổng cục, cục, các viện, trường, doanh nghiệp, tổ chức lưu trữ thường được thành lập gắn liền với tổ chức văn thư và các công việc hành chính khác, hoặc trong văn phòng các đơn vị theo quy định của Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ, không tổ chức thành đơn vị độc lập như tại cơ quan Bộ Công Thương Đây là một cách tổ chức phổ biến, bởi cách tổ chức này

sẽ giảm được đầu mối các đơn vị, tinh gọn bộ máy quản lý Tuy nhiên cách tổ chức này tính chuyên nghiệp hóa trong các khâu nghiệp vụ sẽ không được cao, chỉ phù hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng phạm vi hoạt động không rộng, không phù hợp với các Bộ có chức năng quản lý đa ngành, đa lĩnh vực như Bộ Công Thương Nhận định này khẳng định tính hiệu quả trong lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy thực thi hoạt động lưu trữ tại bộ Công Thương

Với hình thức tổ chức này, việc lựa chọn và bố trí nhân lực cũng rất thuận lợi và đạt hiệu quả trong quản lý nhân lực lưu trữ

2.3.2 Quản lý nhân lực lưu trữ của Bộ Công Thương

Theo Quyết định số 82/QĐ-VP của Văn phòng Bộ Công Thương quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công Thương, Phòng Lưu trữ có Trưởng phòng, các Phó

Trưởng phòng và các chuyên viên (theo báo cáo nhân sự hiện nay là 07 người)

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về toàn bộ hoạt động của Phòng Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt, một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy quyền điều hành các hoặt động của phòng Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng được thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Công Thương

Qua thu thập và phân tích phiếu điều tra khảo sát chúng tôi tổng hợp việc

bố trí nhân sự quản lý tại các Tổng cục, cục, viện, trường, doanh nghiệp người đứng đầu phụ trách công tác lưu trữ thường là Trưởng phòng Hành chính-tổ chức, hoặc Chánh Văn phòng các đơn vị Đối với khối các Tổng cục, Cục, viện thuộc Bộ Nhân sự trực tiếp làm công tác lưu trữ phổ biến là kiêm nhiệm công tác văn thư, hoặc kiêm nhiệm công việc hành chính và công tác lưu trữ Còn các Tập đoàn kinh tế, doanh nghiệp thuộc Bộ, đã bố trí nhân sự làm chuyên trách công tác lưu trữ

Chính nhờ cách sắp xếp nhân sự như trên cho nên qua kiểm tra thực tế cho thấy công tác lưu trữ ở các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty, công ty thuộc Bộ thường tốt hơn tại các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc Bộ

Kết quả điều tra cho thấy rằng do lựa chọn hình thức tổ chức Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ Công Thương thành một phòng độc lập không gắn với tổ chức văn thư mà Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ Công Thương, kèm theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cũng như đội ngũ nhân lực nêu trên nên đã tham mưu để Bộ Công Thương thực hiện khá hiệu quả những nội dung hoạt động quản lý lưu trữ Sự phân tích dưới đây về kết quả thực hiện các nội dung quản lý

về lưu trữ sẽ là minh chứng cho kết luận nêu trên

2.3.3 Xây dựng, ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ

Một trong những công cụ cơ bản để thực hiện quản lý nhà nước là hệ thống các văn bản quản lý

Về thực trạng xây dựng và ban hành văn bản quản lý, từ khi tái lập đến nay, Bộ Công Thương, để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ ngành Công Thương, đã xây dựng và ban hành 32 văn bản hướng dẫn, chỉ đạo

(xem phụ lục số 3 kèm theo luận văn này) Trong số các văn bản đó, liên quan trực tiếp tới hoạt động quản lý lưu trữ của Bộ, đáng chú ý nhất cần kể đến các

văn bản sau đây:

1/Công văn số 3209/BCT-VP ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Bộ Công Thương về việc thu, nộp và quản lý hồ sơ tài liệu khi hợp nhất Bộ, đây là văn bản được ban hành sau khi tái lập để thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của các

Bộ tiền nhiệm của Bộ Công Thương;

2/ Công văn số 444/BCT-VP ngày 23/8/2007 của Bộ Công Thương về việc quản lý hồ sơ tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị khi hợp nhất Bộ;

3/ Công văn số 4294/BCT-VP ngày 24 tháng 12 năm 2007 của Bộ Công Thương về việc kỷ niệm ngày Lưu trữ Việt Nam Hiệu quả của việc ban hành các văn bản này thể hiện rất rõ ở chỗ do có những văn bản chỉ đạo kịp thời cụ thể này, cho nên hồ sơ, tài liệu của các Bộ tiền nhiệm đã được các đơn vị trong một thời gian ngắn thực hiện rất nghiêm túc, không có tình trạng tự ý tiêu hủy, hay làm mất mát hư hỏng tài liệu lưu trữ khi sáp nhập, giải thể

4/ Quyết định số 2661/QĐ-BCT ngày 07 tháng 5 năm 2008 của Bộ Công Thương ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu và thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Công Thương;

6/ Quyết định số 1160/QĐ-BCT ngày 26 tháng 2 năm 2008 của Bộ Công Thương ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng

3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Có thể nói việc ban hành các văn bản này đã đưa công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Công Thương khi mới tái lập dần ổn định và hiệu quả trong việc quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu lưu trữ

7/ Quyết định số 5458/QĐ-BCT ngày 19 tháng 9 năm 2012 của Bộ Công Thương về Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Phân tích các văn bản nêu trên cho thấy, trước hết về hình thức văn bản,

đó là các chỉ thị và quyết định còn về nội dung, đã bao quát hầu hết các vấn đề liên quan đến hoạt động lưu trữ như: kế hoạch, tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ ngành Công Thương Như vậy, có thể khẳng định rằng, cho đến nay, trong việc quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ, Bộ Công Thương đã kế thừa rất nhiều từ Bộ Công nghiệp và Bộ Thương mại trước kia Để quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, Bộ Công Thương đã ban hành các văn bản chỉ đạo đó là một ưu điểm nổi bật Tuy nhiên, một tồn tại lớn nhất là ở chỗ, hầu hết các văn bản chỉ đạo mới chỉ tập trung vào việc đưa ra các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ cho cơ quan Bộ Đối với các đơn vị trực thuộc Bộ, hầu như Bộ Công Thương chưa có hướng dẫn chi tiết Cụ thể là tính đến nay, Bộ Công Thương mới chỉ đạo việc thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu đối vơi một số tập đoàn, tổng công ty lớn như: Tập đoàn Dầu khí QG Việt Nam, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tập đoàn CN Than-Khoáng sản Việt Nam, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Tập đoàn Hóa chất Việt Nam, Tổng Công ty Thuốc lá

Việt Nam, Tổng công ty Thép Việt Nam Ví dụ: Bộ Công Thương đã chỉ đạo

Tập đoàn Điện lực Việt Nam tiến hành thu thập, chỉnh lý và giao nộp để Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý tài liệu thiết kế kỹ thuật công trình thủy điện Sơn La Hơn nữa sự chỉ đạo này mới chỉ dừng lại ở việc hướng dẫn, kiểm tra các khâu nghiệp vụ, còn công tác tổ chức quản lý lưu trữ ngành chưa được thực hiện một cách triệt để Do đó công tác lưu trữ tại một số đơn vị thuộc Bộ vẫn chưa thực sự được thống nhất Đây là một tồn tại rõ nét nhất trong trong việc ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của Bộ

Kết quả phân tích, đánh giá trên cho thấy, kể từ khi được tái lập đến nay,

Bộ Công Thương đã cụ thể hóa được đáng kể các văn bản quản lý chung của Chính phủ và Bộ Nội vụ về công tác lưu trữ để phù hợp với đặc thù trong thực hiện quản lý nà nước về lưu trữ tại Bộ Công Thương và ngành Công Thương

Ngoài ra, để thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả các văn bản này, Bộ Công Thương đã áp dụng một số giải pháp tổ chức thực hiện như: hàng năm Bộ ban hành các văn bản về kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn định kỳ các đơn vị trong

cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ nhằm giúp các cơ quan đơn vị trong toàn ngành chủ động trong việc thực hiện công tác này Dưới đây là các giải pháp đó

2.3.4 Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về lưu trữ

Kế hoạch là công cụ để lãnh đạo và quản lý trong một lĩnh vực nào đó nhằm sử dụng một cách hợp lý các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực của xã hội để đạt được hiệu quả cao nhất

Kế hoạch hóa trong ngành lưu trữ nhằm đảm bảo cho công tác lưu trữ phát triển cân đối, nhịp nhàng, chủ động và bị động, thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước đề ra cho ngành trong từng giai đoạn lịch sử

Về phía Nhà nước, Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng

11 năm 2011 đã tạo cơ sở và khẳng định vị trí, vai trò quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội Tuy nhiên, để cho Luật đi vào cuộc sống, ngoài việc xây dựng những văn bản hướng dẫn, chúng ta phải tổ chức tuyên truyền nâng cao nhận thức của xã hội và người dân về vị trí và tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, mặc dù Luật Lưu trữ đã có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 nhưng sau một thời gian thực hiện Luật, công tác lưu trữ vẫn còn một số tồn tại như: Công tác lưu trữ chưa được tổ chức thống nhất; kinh phí dành cho lưu trữ còn thiếu, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật còn hạn chế Để khắc phục tình trạng trên, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước và nhiệm vụ cải cách hành chính Quốc gia, Chính phủ và Bộ Nội vụ đã xây dựng tương đối đầy đủ hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ, đặc biệt ngày 27 tháng 6 năm 2012, Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 579/QĐ-BNV về việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030, mục tiêu của Quyết định này là:

- Quản lý thống nhất công tác văn thư lưu trữ trên phạm vi cả nước; bảo

vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc

- Định hướng sự phát triển của công tác văn thư lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của Đảng và Nhà nước góp phần thực hiện thành công Chiến lược phát triển kinh tế xã hội giai đoạn 2011-2020

- Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển

về lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đồng thời chủ động trong việc huy động, sử dụng

có hiệu quả các nguồn lực

Có thể nói đây là văn bản pháp lý quan trọng trong việc vạch ra kế hoạch, chỉ rõ phương hướng, nhiệm vụ cho toàn ngành Lưu trữ nhằm thực hiện tốt hơn công tác lưu trữ trong thời gian tới

2.3.4.1 Xây dựng kế hoạch lưu trữ của Bộ Công Thương

Để cụ thể hóa và triển khai thực hiện kế hoạch của Nhà nước trong ngành Công Thương, Bộ Công Thương đã xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan Bộ và toàn ngành Công Thương theo hàng năm, kế hoạch 2 năm, 5 năm Đặc biệt từ khai tái lập năm 2007, Bộ Công Thương đã thành lập

Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công Thương (theo Quyết định số 0792/QĐ-BCT ngày 30 tháng 01 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Công Thương),

nhờ vậy, việc lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch về lưu trữ của Bộ Công Thương được tăng cường Những quy hoạch, kế hoạch đó thường được

thể hiện dưới dạng các quyết định Ví dụ: Quyết định số 1160/QĐ-BCT ngày

26/2/2008 của Bộ Công Thương ban hành kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo

vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quyết định số 3013/QĐ-BCT ngày 13/2/2010 của Bộ Công Thương ban hành kế hoạch phát triển công tác lưu trữ của Bộ Công Thương giai đoạn 2010-2015

Nhìn chung, các quy hoạch, kế hoạch về lưu trữ của Bộ Công Thương được xây dựng tương đối thường xuyên Đặc biệt, từ các kế hoạch ngắn hàng năm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, cùng với kế hoạch dài hạn của Bộ,

đã giúp cho việc Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ triển khai các công việc được đúng hướng và sát với các nội dung công việc theo kế hoạch đề ra Các quy định, kế hoạch này thường tập trung vào một số nội dung chủ yếu sau:

2.3.4.2 Nội dung của các kế hoạch

Ở Bộ Công Thương, thông thường trong lưu trữ, những công việc nào có thể chuẩn hóa thành các chỉ tiêu thì trong các kế hoạch nó được thể hiện dưới dạng các con số cụ thể, những công việc hoặc quy định không thể thể hiện thành

các chỉ tiêu thì Bộ thường giao trách nhiệm cho từng đơn vị thực hiện (Theo Quyết định số 5458/QĐ-BCT ngày 19/9/2012 về ban hành quy chế công tác lưu trữ)

Những chỉ tiêu, số liệu trong kế hoạch thường là những kế hoạch đặt riêng cho cơ quan Bộ Công Thương thực hiện Chẳng hạn kế hoạch 5 năm (2010-2015) của Bộ Công Thương xây dựng cho riêng cơ quan Bộ thực hiện như sau:

Kế hoạch bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu:

Tổng số tài liệu giấy là >1000 mét tài liệu

Vệ sinh 1000m giá tài liệu (bình quân mỗi năm 200m giá)

Khử trùng 1000m (mỗi năm tiến hành khử trung 200m giá)

Tu bổ, phục chế 100m giá tài liệu (mỗi năm 20m giá)

Kế hoạch tổ chức sử dụng tài liệu:

Nâng cao, hiện đại hóa các công cụ tra tìm tài liệu, từng bước cải tiến các công cụ tra cứu tài liệu

Trong 05 năm (2010-2015) phục vụ 2.000 lượt người sử dụng tài liệu

Có 05 bài giới thiệu tài liệu (bình quân mỗi năm một lần)

Kế hoạch đào tạo trong 5 năm (2010-2015)

(theo Quyết định số 3013/QĐ- BCT ngày 13/2/2010 của Bộ Công Thương ban hành kế hoạch phát triển công tác lưu trữ của Bộ Công Thương giai đoạn 2010- 2015)

Trong 5 năm, Bộ Công Thương đã tổ chức 05 lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ, và

cử các cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ trong và ngoài nước

Kế hoạch đầu tư kinh phí xây dựng cơ bản, cải tạo, nâng cấp các phòng kho lưu trữ trong 5 năm (2010-2015) là 1 tỷ đồng (bình quân mỗi năm là 200 triệu đồng)

Những kế hoạch, quy định thể hiện bằng nhiệm vụ công tác thường là những công việc giao cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc những công việc mang tính chất chung chung Cụ thể là:

- Trong việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc, Bộ Công Thương quy định: hàng năm thủ trưởng cơ quan phải tiến hành chỉ đạo Văn phòng lập danh mục hồ sơ công việc của cơ quan và lưu trữ Văn phòng phải hướng dẫn, đôn đốc công tác lập hồ sơ công việc để cán

bộ, nhân viên các phòng, ban trong cơ quan thực hiện; cuối năm, Văn phòng phải thu hồ sơ công việc đã giải quyết xong trong năm trước của các phòng, ban

về Văn phòng (Phòng Lưu trữ) quản lý

- Còn đối với cơ quan Bộ Công Thương, Bộ đã quy định về trách nhiệm lập hồ sơ công việc Cụ thể: Thủ trưởng các Vụ, Thanh tra Bộ và Văn phòng Bộ phải trực tiếp chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc, công tác giao nộp hồ sơ công việc đã hoàn thành, tài liệu của cơ quan mình theo danh mục hồ sơ được Bộ ban

hành hàng năm (Quyết định số 513 ngày 16 tháng 01 năm 2014 của Bộ trưởng

Bộ Công Thương về việc ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu Bộ Công Thương)

Toàn thể cán bộ, công chức và nhân viên trong cơ quan Bộ có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình thụ lý, cuối mỗi năm phải nộp cho lưu trữ cơ quan các

hồ sơ, tài liệu công việc đã giải quyết xong và danh mục những hồ sơ, tài liệu đang giữ lại để theo dõi, nghiên cứu tiếp Không một đơn vị hoặc cá nhân nào được chiếm giữ các hồ sơ, tài liệu dùng riêng hoặc hủy hoại hồ sơ, tài liệu

Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc của công chức các đơn vị khối cơ quan Bộ, bảo quản an toàn tài liệu theo quy định của Nhà nước

- Trong việc bảo quản tài liệu, Bộ Công Thương quy định: Các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ cần bố trí kho lưu trữ có diện tích thích hợp, có phương tiện thông gió, cứu hỏa, vệ sinh để bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan Những tài liệu quý hiếm do sử dụng lâu ngày đã xuống cấp ( như một số công trình trọng điểm quốc gia, Nhà máy Thủy điện Hòa Bình, Nhà máy lọc hóa dầu Dung Quất, Nhà máy thủy điện Sơn La ) phải có biện pháp phục chế, nếu cần phải xây dựng phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Những tài liệu chưa đến hạn nộp lưu phải

tổ chức tốt việc bảo quản tại cơ quan, đến hạn nộp lưu phải nộp đủ và đúng hạn theo quy định

- Trong đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ công tác lưu trữ: Bộ Công Thương giao nhiệm vụ cho Văn phòng Bộ và Vụ Tổ chức cán bộ phối hợp mở các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ cho đội ngũ cán bộ đang làm công tác lưu trữ trong ngành, trọng tâm là bồi dưỡng kiến thức về lập hồ sơ công việc và lưu trữ hồ sơ cho tất cả các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn ở các cơ quan, đơn vị trong ngành Bên cạnh đó, Bộ đặt ra kế hoạch từng bước tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ, bố trí cán bộ theo đúng chuyên môn được đào tạo, khắc phục tình trạng bố trí người không có chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác lưu trữ

- Trong việc quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ: Để chỉ đạo có hiệu quả công tác lưu trữ, Bộ phải “hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ dựa trên các quy định hiện hành của Nhà nước và đặc thù của ngành Công Thương theo hướng hiện đại hóa” Văn phòng Bộ phối hợp với Vụ Pháp chế phối hợp với Vụ Pháp chế sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng văn bản cho phù hợp với quy định của Nhà nước và đặc thù của ngành Bên cạnh đó, Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ Công Thương cần tăng cường phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ và việc thực hiện các quy định của Nhà nước và của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ để có sự chỉ đạo nghiệp vụ và hướng dẫn thực hiện công tác này

- Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, Bộ sẽ phối hợp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về chuyên môn nghiệp vụ và Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin-Bộ Công Thương để hoàn thiện hệ thống phần mềm quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và hướng tới trong toàn ngành công thương theo hướng hiện đại hóa

2.3.4.3 Tổ chức thực hiện các quy định, kế hoạch

Có thể nhận thấy các quy định và kế hoạch của Bộ Công Thương đã đề cập đến hầu hết các mặt và lĩnh vực trong công tác lưu trữ Để kế hoạch này được thực hiện trong toàn ngành, Bộ đã yêu cầu tất cả các cơ quan, đơn vị trực thuộc phải xây dựng kế hoạch cho cơ quan mình dựa vào lĩnh vực hoạt động và đặc thù của chính cơ quan đó trên cơ sở các kế hoạch, nhiệm vụ mà Bộ đề ra Đồng thời, các cơ quan phải triển khai thực hiện kế hoạch và báo cáo kết quả về Văn phòng Bộ Vì thế việc thực hiện các kế hoạch do Bộ đặt ra từ trước đến nay

về cơ bản đã có những hiệu quả nhất định Nhờ vậy, công tác lưu trữ của Bộ Công Thương nói riêng và toàn ngành Công Thương nói chung đã có những thành tích đáng ghi nhận Đây là thước đo để khẳng định tính hiệu quả trong thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ của Bộ

2.3.5 Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ

Công tác nghiên cứu khoa học đóng vai trò rất quan trọng đối với sự tiến

độ và phát triển của một ngành, một lĩnh vực nhất định

Trong ngành lưu trữ, công tác nghiên cứu khoa học được đặt ra nhằm mục đích nghiên cứu, tổng kết những vấn đề lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ, xây dựng và thực hiện các chế độ nghiệp vụ để chỉ đạo thống nhất công tác lưu trữ của ngành

Thông thường, việc nghiên cứu khoa học được tiến hành theo hai hướng: Nghiên cứu lý luận và nghiên cứu ứng dụng

Trong hoạt động lưu trữ ở Bộ Công Thương, nghiên cứu khoa học chủ yếu được tiến hành theo hướng nghiên cứu ứng dụng, có nghĩa là nghiên cứu kết quả thu được từ lý luận và kinh nghiệm trước đó để giải quyết các vấn đề trong lưu trữ Kể từ khi tái lập (sau 8 năm ), mặc dù việc nghiên cứu khoa học không được tổ chức thường xuyên, kinh phí dành cho hoạt động này không được nhiều, song công tác nghiên cứu khoa học của Bộ Công Thương cũng đạt được một số thành tựu nhất định Cụ thể là, sau nghiên cứu thực tiễn tình hình tài liệu và khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ hàng năm, Bộ Công Thương đã xây dựng được bản “Danh mục hồ sơ tài liệu và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Công Thương” Trong bảo danh mục hồ

sơ này liệt kê rất đầy đủ và cụ thể theo tầm quan trọng của tài liệu (tài liệu nào quan trong thì xếp trước, tài liệu nào ít quan trọng thì xếp sau) trong từng Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ phải nộp cho lưu trữ Kết quả nghiên cứu đề tài này là cơ sở để Bộ Công Thương ban hành Quyết định số 2661/QĐ-BCT ngày

07 tháng 5 năm 2008 về việc ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu và thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Công Thương và Quyết định số 513/QĐ-BCT ngày 16 tháng 01 năm 2014 về việc bành danh mục hồ sơ tài liệu và thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Công Thương.Từ khi tái lập sau 8 năm, Văn phòng Bộ cụ thể là Phòng Hành chính và Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ đã nghiên cứu nghiệm thu 2

đề tài về công tác văn thư, lưu trữ, một đề tài đã được ứng dụng thành công vào thực hiễn công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Công Thương Bên cạnh đó, Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ còn tham gia xây dựng phần mềm quản lý, xử lý và lưu trữ văn bản của Bộ Công Thương, tham gia nghiên cứu một số đề tài về cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ cho

Bộ Đồng thời, Văn phòng Bộ đã tham mưu cho lãnh đạo Bộ Công Thương trong dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật của các Bộ, ngành và đơn vị về công tác lưu trữ.v.v

Tuy có một số kết quả như vậy, song có thể nói hoạt động nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực lưu trữ vẫn chưa trở thành mặt mạnh của Bộ Công Thương Việc nghiên cứu khoa học vẫn chưa được diễn ra thường xuyên, các đề tài nghiên cứu vẫn chưa thực sự được phát huy tác dụng trong thực tiễn, đặc biệt

là trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Bởi lẽ, Bộ Công Thương là Bộ “có trách nhiệm lớn trước sự nghiệp hiện đại hóa đất nước, trong đó có nhiệm vụ quản lý xây dựng và phát triển công nghệ thông tin trong

cả nước” Để thực hiện nhiệm vụ này, tất cả các Phòng, Ban, các Vụ (trong đó

có cả Phòng Lưu trữ) đều phải đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình Đó là mục tiêu và nhiệm vụ của Bộ Công Thương cần phải thực hiện trong thời gian tới Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nêu trên cần thiết phải thực hiện giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ, viên chức trực tiếp thực hiện các nội dung quản lý về lưu trữ cũng như thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

2.3.6 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ

Luật Lưu trữ đã có hiệu lực thi hành, song nhận thức của xã hội đối với ngành lưu trữ chưa thực sự được coi trọng Vai trò của lưu trữ trong một thời gian khá dài chưa thực sự được quảng đại quần chúng biết đến Vì vậy, tình trạng bố trí cán bộ không có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện các

nội dung hoạt động lưu trữ còn diễn ra khá phổ biến

Qua kiểm tra tình hình thực tế tại một số đơn vị trong ngành Công Thương nói chung và Bộ Công Thương nói riêng tình trạng này vẫn còn diễn ra

Để khắc phục tình trạng này, Bộ Công Thương đã tổ chức các lới bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn, dài hạn hoặc các lớp đào tạo lại cho cán bộ, công chức lưu trữ

và lãnh đạo các cơ quan, doanh nghiệp trực thuộc Bộ Bộ Công Thương đã dành một phần kinh phí được cấp để đầu tư và phối hợp một cách có hiệu quả với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong việc mở lớp đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ lưu trữ

Thật vậy, Bộ Công Thương được thành lập trên cơ sở hợp nhất 2 Bộ, do vậy tình trạng bố trí cán bộ không đúng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ

từ các Bộ trước vẫn còn (theo báo cáo năm 2012, Phòng Lưu trữ có 7 biên chế thì chỉ có một người là có trình độ đại học về văn thư- lưu trữ.) Để khắc phục

tình trạng này, ngay từ khi tái lập, Bộ Công Thương đã tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho các cán bộ lưu trữ và các cán bộ lãnh đạo

trong toàn ngành Công Thương Ví dụ: Năm 2012, Bộ Công Thương đã phối

hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Ban cơ yếu Chính phủ tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ cơ yếu cho các Chánh, Phó Chánh văn phòng, Trưởng phòng Tổ chức hành chính và công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ, công tác cơ yếu của các Tập đoàn, Tổng công ty, các đơn vị trong ngành Công Thương, chuyên viên các Vụ, Thanh tra, Văn phòng và các Tổng cục, cục quản lý chuyên ngành với số lượng học viên là 300 người