Luận Văn Tốt Nghiệp Giải Pháp Giảm Chi Phí Kinh Doanh Tại Chi Nhánh Công Ty Cp Tm & Dv Ngọc Hà Tại Hưng Yên.docx

LuËn v¨n tèt nghiÖp 1 Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA THƯƠNG MẠI & KINH TẾ Q[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA THƯƠNG MẠI & KINH TẾ QUỐC TẾ

*******

CHUY£N §Ò THùC TËP CUèI KHO¸

Đề tài:

Giải pháp giảm chi phí kinh doanh tại Chi nhánh Công ty

Cổ phần Thương mại & Dịch vụ Ngọc Hà tại Hưng Yên

Họ tên SV : Dương Thị Minh Hợi Lớp : 18A12

GV hướng dẫn : TS Trần Văn Bão

Hµ Néi – 7/2010

MỤC LỤC

Lời mở đầu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN TM

& DV NGỌC HÀ TẠI HƯNG YÊN

1.1 Khái quát về chi nhánh và đặc điểm kinh doanh .3

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên 3

1.1.2 Khái quát về vốn của Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên .4

1.2 Chức năng nhiệm vụ của chi nhánh 4

1.2.1 Chức năng của chi nhánh .4

1.2.2 Nhiệm vụ của chi nhánh .5

1.3 Bộ máy tổ chức của chi nhánh .6

CHƯƠNG 2: THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN TM & DV NGỌC HÀ TẠI HƯNG YÊN 2.1 Thực trạng về tổ chức hoạt động kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây .9

2.1.1 Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên 9

2.1.2 Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu tài chính của Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên .11

2.2 Thực trạng về quản lý sử dụng và phân tích chi phí kinh doanh .16

2.2.1 Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên .16

2.2.1.1 Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí mua hàng tại chi nhánh .16

2.2.1.2 Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí bán hàng tại chi nhánh 16

2.2.1.3 Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp .17

2.2.2 Tổ chức công tác phân tích chi phí kinh doanh tại Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên 18

2.2.3 Nội dung phân tích chi phí kinh doanh .19

2.2.3.1 Phân tích chung .19

2.2.3.2 Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động .23

2.2.3.3 Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động 27

2.2.3.3.1 Phân tích chi phí mua hàng 27

2.2.3.3.2 Phân tích chi phí bán hàng .29

2.2.3.3.3 Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp .32

2.2.3.3.4 Phân tích chi phí kinh doanh theo quý .36

2.2.3.3.5 Phân tích khoản mục chi phí chủ yếu 39

2.2.3.3.5 Phân tích khoản mục chi phí chủ yếu a Phân tích chung 4

b Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tiền lương .42

2.2.4 Đánh giá nhận xét về thực trạng phân tích chi phí kinh doanh tại Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên .43

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ CÁC GIẢI PHÁP CHO CHI NHÁNH CÔNG TY CP TM & DV NGỌC HÀ TẠI HƯNG YÊN 3.1 Định hướng phát triển của Chi nhánh .45

3.1.1 Định hướng và mục tiêu chung .45

3.1.2 Những mục tiêu cụ thể 46

3.2 Các giải pháp giảm chi phí kinh doanh .46

3.2.1 Cơ sở thực tiễn 46

3.2.2 Các giải pháp giảm chi phí kinh doanh tại Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên 48

3.2.2.1 Hoàn thiện việc phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo chức năng họat động 48

3.2.2.2 Hoàn thiện việc phân tích chi tiết các yếu tố chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động .50

3.2.2.3 Hoàn thiện bộ máy tài chính kế toán và chế độ so sánh, ghi chép sổ sách kế toán .51

3.2.2.4 Nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên trong phân tích chi phí kinh doanh 51 3.2.2.5 Hoàn thiện hệ thống định mức chi phí kinh doanh 52

3.2.2.6 Nâng cao năng suất lao động 52

Kết luận

Tài liệu tham khảo

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, nước ta đang phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủnghĩa, nền kinh tế nhiều thành phần rất đa dạng phức tạp, đặc biệt là trong xu thếhội nhập quốc tế trong vòng 3 năm trở lại đây khi nước ta gia nhập WTO Cácdoanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển, đòi hỏi doanh nghiệp đó phải kinh doanhphải có lãi Muốn vậy, yêu cầu nhà lãnh đạo phải tìm mọi cách để tăng lợi nhuận vàgiảm thiểu chi phí kinh doanh

Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng đều phải bỏ ra một chi phí nhất định

để thực hiện nó Đối với hoạt động kinh doanh thương mại thì bỏ ra chi phí kinhdoanh để thực hiện kinh doanh Doanh nghiệp thương mại có chức năng là cầu nốigiữa sản xuất và tiêu dùng, do đó nó là một mắt xích quan trọng trong quá trình táisản xuất xã hội Để thực hiện chức năng đó, doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí từ khi

ký kết hợp đồng mua hàng, vận chuyển hàng, bảo quản hàng hoá, tiêu thụ hànghoá… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp phải quản lý và

sử dụng chi phí có hiệu quả, đảm bảo tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tăngdoanh thu tăng lợi nhuận, đồng thời sẽ tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.Nhận thức được tầm quan trọng của chi phí kinh doanh ảnh hưởng trưc tiếp đến kếtquả hoạt động kinh doanh nên các doanh nghiệp cần phân tích tình hình quản lý và

sử dụng chi phí kinh doanh để giảm thiểu tối đa chi phí này

Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên là doanh nghiệp kinhdoanh thương mại, hoạt động kinh doanh thương mại diễn ra sôi động và phức tạp,chi phí kinh doanh phát sinh hàng ngày, hàng giờ và là yếu tố ảnh hưởng trực tiếpđến kết quả kinh doanh Chi nhánh muốn kinh doanh hiệu quả phải quản lý và sửdụng chi phí kinh doanh một cách tốt nhất

Trong quá trình thực tập tìm hiểu tại Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hàtại Hưng Yên, em nhận thấy Chi nhánh mới thành lập nhưng hoạt động ngày cànghiệu quả và đã tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh Tuy nhiên,chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên chưa tiến hành thườngxuyên hoạt động phân tích, nên chưa giảm thiểu được chi phí kinh doanh đến mứctối đa có thể

Do đó, em chọn đề tài: “Giải pháp giảm chi phí kinh doanh tại Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên” Kết cấu Chuyên đề Thực tập của

em ngoài phần mở đầu và kêt luận ra còn có 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại

Hưng Yên

Chương 2: Thực tế hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Công ty CP TM & DVNgọc Hà tại Hưng Yên

Chương 3: Định hướng phát triển và các giải pháp cho Chi nhánh Công ty CP

TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên

Trong thời gian thực tập, em được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo: Tiến sĩTrần Văn Bão, đồng thời Ban lãnh đạo và phòng kế toán của Chi nhánh đã hết sứcgiúp đỡ, hướng dẫn và cung cấp số liệu để em hoàn thành Chuyên đề này

Em xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG I1 : TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CP

TM & DV NGỌC HÀ TẠI HƯNG YÊN

1.

1 Khái quát về chi nhánh và đặc điểm kinh doanh

1 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên

Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên là một doanh nghiệpđược thành lập từ tháng 03 năm 2007, trhực thuộc Công ty CP TM & DV Ngọc Hà(trụ sở tại Hà Nội) Chi nhánh hoạt động dưới sự cho phép của pháp luật Việt Nam

và hoạt động kinh doanh chủ yếu là: cung cấp Văn Phòng phẩm, giấy in, mực in,máy văn phòng, băng dính, dây đai, màng chít cho các đơn vị là cơ quan nhànước, trường học, bệnh viện, các doanh nghiệp nước ngoài, các doanh nghiệp trongnước và nhiều đơn vị, tổ chức khác Chi nhánh hoạt động dưới sự giám sát, điềuchỉnh của luật doanh nghiệp Chi nhánh hoạt động hợp pháp theo pháp luật VN vàđăng ký kinh doanh theo số 05C8 000 404 do Uỷ ban Nhân dân huyện Mỹ Hào cấpngày 20 tháng 3 năm 2007

Ngành nghề kinh doanh chính: Thương mại và dịch vụ tổng hợp

Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên đã đăng ký kinh doanh và được cấp giấy phép kinh doanh Ngành nghề kinh doanh mà Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên đăng ký là: cung cấp văn phòng phẩm, giấy in, mực in, thiết bị phục vụ văn phòng và văn phòng phẩm các

loại

Trải qua hơn 3 năm hoạt động, chi nhánh kinh doanh dần có hiệu quả và ngàycàng tiến triển Doanh thu và lợi nhuận của chi nhánh ngày một tăng nhanh Chinhánh đã ra quyết định chính sách kinh doanh đúng đắn Một mặt do sự quản lý chỉ

đạo đúng đắn của ban giám đốc, mặt khác do sự cố gắng của toàn thể các phòng banngười lao động nên công ty kinh doanh rất tốt, đến năm 2009 doanh thu đã đạt được

6 491 156 360 đ

1 1 2 Khái quát về vốn của Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên

Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên được Công ty CP

TM & DV Ngọc Hà tại thành lập với số vốn điều lệ là 600 000 000đ Chi nhánh buôn bán chủ yếu là VPP tổng hợp và mực in các loại nên tài sản chủ yếu của công ty là TSLĐ Tài sản của chi nhánh tại thời điểm thành lập là 597 994 391 (đồng), trong đó chỉ có tài sản bằng tiền Qua gần ba năm hoạt động đến năm

2009 tài sản của công ty còn 576 524 483 (đồng), trong đó tài sản bằng tiền chỉ còn 401 111 694 (đồng).

1.2 Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm của chi nhánh

1.2.1 Chức năng của chi nhánh.

Nước ta đang phát triển nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên hoạt động kinh doanh với chức năng thương mại cũng giống như những doanh nghiệp thương mại khác đó là hoạt động kinh doanh với chức năng mua bán trao đổi hàng hoá phục vụ cho sản xuất và đời sống Cụ thể ở đây là Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên chuyên bán buôn, bán lẻ vật tư hàng hoá cho nhu cầu tiêu dùng như: giấy in, VPP tổng hợp, máy móc văn phòng… Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên có chức năng buôn bán các loại VPP, giấy in, mựcgiấy in và VPP nên

nó có nhiệm vụ cung cấp các vật tư đó cho các hoạt động văn phòng của các đơn vị, tổ chức cá nhân có nhu cầu sử dụng giấy in, mực in như các cơ quan hành chính, các trường học, bệnh viện, các doanh nghiệp trong và ngoài nước, học sinh, sinh viên, cho hàng photo cho các văn phòng, cho cơ sở xây dựng thiết

kế bản vẽ … do đó nó có vai trò quan trọng đối với nền kinh tế

Tổ chức các quy trình nghiệp vụ kỹ thuật kinh doanh thương mại như: nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, tổ chức nhập hàng, dự trữ bảo

Quản lý chặt chẽ kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, quản lý việc sủ dụng vốn, sửdụng lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật, quản lý công tác kế toán.

1 2.2 Nhiệm vụ của chi nhánh.

Nhiệm vụ chủ yếu của chi nhánh là kinh doanh VPP, giấy in, VPP và mực in Chi nhánh có mối quan hệ mua bán trong cả nước về các loại giấy in, thiết bị phục

vụ văn phòng, phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng Chi nhánh Công ty CP

TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nướcbằng toàn bộ vốn kinh doanh của mình Nếu chi nhánh kinh doanh có hiệu quả thìđược hưởng lãi, nếu kinh doanh thua lỗ thì phải tự chịu Ngành kinh doanh chủ yếucủa chi nhánh là kinh doanh các loại VPP, giấy in , VPP và mực in, và doanh thu từcác mặt hàng trên chiếm đến 90% tổng doanh thu

Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ chính là kinh doanh, chi nhánh còn thực hiệnnhững nhiệm vụ sau:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về sản xuấtkinh doanh, kinh doanh thương mại theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nước vàhướng dẫn của bộ thương mại

- Xây dựng phương án sản xuất kinh doanh và thực hiện đầy đủ mọi cam kếttrong hợp đồng kinh tế đã ký kết

- Thực hiện đầy đủ các chính sách về quản lý và sử dụng vốn, tài sản, nguồnlực

- Thực hiện kinh doanh có lãi và phát triển nguồn vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa

vụ với Nhà nước

Với đặc điểm nhiệm vụ của chi nhánh, công tác quản lý của chi nhánh là do bangiám đốc, các phòng ban làm việc theo chức năng nhiệm vụ của mình Nhưngkhông phải vì thế mà lãnh đạo không quan tâm đến thị trường, mà thường xuyênkiểm tra nắm bắt thị trường để mở rộng thị trường Trong cơ chế thị trường cạnhtranh lành mạnh mà thị trường ngày một biến động, đòi hỏi các doanh nghiệp phảinắm bắt kịp thời, vì vậy mà thông tin thị trường rất quan trọng đặc biệt trong lĩnhvực kinh doanh thương mại Ban lãnh đạo chi nhánh phải luôn khảo sát nắm bắt

thông tin thị trường để phân tích thông tin nguồn hàng, thông tin về nhu cầu mặthàng, thông tin về giá cả … để có thể ra quyết định kinh doanh đúng đắn đạt hiệuquả cao nhất Trong mấy năm kinh doanh, chi nhánh hoạt động đã có hiệu quả do sựnhạy bén các thông tin thị trường của ban lãnh đạo, sự quản lý tốt hoạt động kinhdoanh của ban lãnh đạo.

Nhận xét đánh giá: Với đặc điểm là Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hàtại Hưng Yên chuyên kinh doanh các mặt hàng Văn phòng phẩm, mực in, giấy in làchủ yếu nên việc quản lý mặt hàng kinh doanh đơn giản Tuy nhiên, nếu chi nhánhkinh doanh nhiều mặt hàng hơn sẽ có nhiều lãi hơn, ít bị rủi ro hơn

1 3 Bộ máy tổ chức của chi nhánh

Bộ máy tổ chức quản lý kinh doanh của chi nhánh được phân theo cơ cấu trực tiếp chức năng, được mô tả theo sơ đồ sau:

Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh

- Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinhdoanh của chi nhánh, trực tiếp quản lý điều hành mọi hoạt động của chi nhánh

- Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm về xây dựng kế hoạch tài chính, khai thác

và tạo nguồn hàng cho bộ phận kinh doanh, phòng kinh doanh có nhiệm vụ giaodịch với người cung ứng nguồn hàng và giao dịch với khách hang, tìm kiếm kháchhàng cho chi nhánh Ngoài ra phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ cung cấp kịp thờinhững thông tin thị trường như: giá cả hàng hoá và sự biến động của giá cả, thôngtin về nguồn hàng cung ứng, thông tin về khách hàng…

Ban giám đốc

Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kho vận Phòng kỹ thuật

- Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về xây dựng kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình hạch toán kế toán và tình hình tài chính của chi nhánh Phòng kế toán có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi theo dõi công nợ và lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán theo định kỳ tháng, quý, năm Cuối năm phòng kế toán sẽ tập hợp các bảng báo cáo để lập bảng phân tích, từ đó thấy được sự biến động của các chỉ tiêu và đưa ra phương hướng khắc phục.

- Phòng kho vận: Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản hàng hoá, theo dõi lượng hàng hoá nhập - xuất – tồn và gửi hoá đơn như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán.

- Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến máy móc văn phòng của khách hang; lắp đặt, sửa chữa, thay thế vật tư, linh kiện khi khách hàng có nhu cầu như máy Photo, máy in, máy Fax đảm bảo đúng thời gian, tiến độ và hiệu quả trong việc giải quyết sự cố máy móc khi khách hàng yêu cầu

Nhận xét đánh giá: Cơ cấu bộ máy quản lý của chi nhánh rất đơn giản, ít cácphòng ban Do đó, giám đốc chi nhánh có điều kiện theo dõi, quản lý hoạt động các phòng ban và nhân viên các phòng ban dễ dàng hơn Với bộ máy quản lý đơn giản như vậy sẽ giúp giám đốc chi nhánh điều hành chi nhánh tốt hơn Đồng thời cơ cấu bộ máy quản lý không cồng kềnh cũng làm giảm chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp, tăng lợi nhuận cho chi nhánh Tuy nhiên, chi nhánh

có ít các phòng ban nên lượng công việc mà mỗi phòng ban phải làm sẽ nhiều hơn, với khối lượng công việc lớn sẽ gây căng thẳng cho nhân viên và dễ nhầm lẫn trong tính toán các nghiệp vụ kinh tế do không chuyên sâu từng nghiệp vụ chuyên môn.

3.2* Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong Chi nhánh Công ty CP TM &

DV Ngọc Hà tại Hưng Yên, nó cung cấp những thông tin về tài sản và nguồn vốn cho nhà quản trị doanh nghiệp giúp nhà quản trị nắm bắt và hiểu rõ khả năng kinh doanh của mình Phòng kế toán cùng nhà lãnh đạo chi nhánh đưa ra những chiến lược kinh doanh

Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán:

- Lập và quản lý kế hoạch thu chi tài chính, đôn đốc thực hiện kế hoạch toàn chinhánh mà bộ máy lãnh đạo đề ra

- Trực tiếp lựa chọn các phương án kinh doanh do các phòng đề xuất

- Quản lý tài sản, tiền vốn và các quỹ của chi nhánh

- Tham gia giao nhận bảo toàn và phát triển vốn

- Chịu trách nhiệm duyệt và quyết toán tài chính cho các phòng

- Tổng hợp quyết toán tài chính và báo cáo lên cấp trên theo quy định

- Chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán

- Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán

- Đảm bảo cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, đầy đủ

- Trực tiếp hạch toán kinh doanh với bên ngoài, hạch toán tổng hợp các nguồnvốn, phân phối thu nhập, thu nộp Ngân sách

CHƯƠNG I2I : THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA

2.1

I Thực trạng về tổ chức hoạt động kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh những năm gần đây

2.1.1 Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Chi nhánh Công ty CP TM & DV

Ngọc Hà tại Hưng Yên

Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên là một doanh nghiệpthương mại chuyên kinh doanh các mặt hàng như: VPP tổng hợp, giấy in, mực in,thiết bị, vật tư máy móc văn phòng… Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chinhánh chủ yếu bán hàng trực tiếp cho các đơn vị trong nước Chi nhánh mua hàngtrong nước và hàng nhập khẩu nhưng không trực tiếp nhập khẩu mà mua lại từ đơn

vị nhập khẩu để đảm bảo nguồn hàng phục vụ kinh doanh Mặt hàng kinh doanh chủyếu của chi nhánh là giấy in, VPP và mực in, trong đó có một lượng không nhỏ làcác sản phẩm nhập ngoại Do đó chi nhánh cần quản lý tốt các mặt hàng để kinhdoanh có lãi

Phương thức kinh doanh chủ yếu của chi nhánh là bán buôn cho các cơ sở kinhdoanh, cơ sở sản xuất, các doanh nghiệp

Hình thức kế toán: Chi nhánh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Hàngngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tựthời gian Sau đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái Mỗibút toán phản ánh trong sổ Nhật ký chung được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tàikhoản có liên quan Cuối tháng (hoặc định kỳ) lập bảng cân đối kế toán, báo cáo tàichính

Hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với chi nhánh vì Chi nhánh Công ty

CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, lại chủyếu kinh doanh các mặt hàng văn phòng phẩm, mực in, có số lượng nghiệp vụ phátsinh ít Tuy nhiên các nghiệp vụ phát sinh giống nhau được lặp lại nhiều lần có thể

sẽ bỏ sót nghiệp vụ, do đó kế toán của chi nhánh cần kiểm tra đối chiếu số liệu cẩnthận

Chứng từ gốc

Nhật kí chung

Sổ cái

Băng cân đối kế toán

Báo cáo tài chính

Hàng tháng kế toán trưởng và giám đốc chi nhánh duyệt quyết toán kết quả kinh doanh của đơn vị vào ngày mùng 3 tháng sau.

Cuối từng quý: cuối 3 tháng, cuối 6 tháng, cuối 9 tháng và cuối 1 năm phòng kế toán có trách nhiệm báo cáo tổng hợp với Nhà nước, với cơ quan quản lý Nhà nước công khai tài chính và quyết toán thuế với cục thuế địa phương, nơi mà doanh nghiệp đăng ký kinh doanh

Nhận xét đánh giá: Chi nhánh đã áp dụng đúng nguyên tắc ghi sổ kế toán theo quy định của pháp luật Hình thức nhật ký chung đơn giản dễ làm Tuy nhiên hình thức nhật ký chung dễ bỏ sót nghiệp vụ và bây giờ ít dùng

2.1.

2 Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu tài chính của Chi nhánh Công ty CP TM

& DV Ngọc Hà tại Hưng Yên.

Tài chính doanh nghiệp là các mối quan hệ tiền tệ gắn liền với việc hình thànhvốn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Hay nói cách khác tài chínhdoanh nghiệp là các mối quan hệ kinh tế được biểu hiện bằng tiền gắn liền với việchình thành và sử dụng các quỹ tiền tệ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh của các doanh nghiệp

Tài chính là mối quan hệ của vốn và nguồn vốn Xét theo phạm vi hoạt động củacác mối quan hệ tài chính trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thươngmại Các mối quan hệ tài chính phát sinh trong doanh nghiệp bao gồm:

Quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp thương mại với Nhà nước, thể hiện mốiquan hệ hai chiều: Nhà nước có thể cấp vốn cho các doanh nghiệp thương mại vàcác doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp các khoản thuế vào Ngân sách nhànước Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên cũng có mối quan

hệ với Nhà nước như các doanh nghiệp thương mại khác

Quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp với thị trường: thị trường vốn và thị trườnghàng hoá

Mối quan hệ giữa doanh nghiệp thương mại với ngân hàng, tổ chức tín dụng,

hay trả nợ và thanh toán qua Ngân hàng Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hàtại Hưng Yên cũng có mối quan hệ với thị trường vốn thông qua việc huy động vốn Mối quan hệ giữa chi nhánh với các nhà cung cấp, với các tổ chức kinh tế khác,các doanh nghiệp khác, các tổ chức xã hội có liên quan đến việc mua bán hànghoá diễn ra trên thị trường hàng hoá.

Quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp: thể hiện trong quan hệ giữa giám đốc chinhánh và nhân viên trong chi nhánh thông qua việc trả lương

Đối với các chủ doanh nghiệp mối quan tâm hàng đầu của họ là tìm kiếm lợinhuận và khả năng trả nợ Ngoài ra, các nhà quản trị còn quan tâm đến nhiều mụctiêu khác nhau như: tạo công ăn việc làm, nâng cao chất lượng sản phẩm, cung cấpnhiều sản phẩm hàng hoá dịch vụ với chi phí thấp, đóng góp phúc lợi xã hội, bảo vệmôi trường… Tuy nhiên, một doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện được các mục tiêunày nếu đáp ứng được hai thử thách sống còn và là hai mục tiêu cơ bản đó là kinhdoanh có lãi và trả được nợ Một doanh nghiệp bị lỗ liên tục, rút cụôc sẽ bị cạn kiệtcác nguồn lực và buộc phải đóng cửa Mặt khác nếu doanh nghiệp không có khảnăng thanh toán nợ đến hạn cũng buộc phải ngừng hoạt động và đóng cửa Chinhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên cũng có hai mục tiêu cơ bản

đó và đang cố gắng đạt được mục tiêu của mình

Đối với các chủ ngân hàng và các nhà cho vay tín dụng, mối quan tâm của họ

hướng chủ yếu vào khả năng trả nợ của doanh nghiệp Vì vây, họ đặc biệt chú ý đến

số lượng tiền và các tài sản khác có thể chuyển đổi thành tiền nhanh, từ đó so sánhvới số nợ ngắn hạn để biết được khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp.Bên cạnh đó, các chủ ngân hàng và các nhà cho vay tín dụng cũng rất quan tâm tới

số lượng vốn của chủ sở hữu, bởi vì số vốn của chủ sở hữu này là khoản bảo hiểmcho họ trong trường hợp doanh nghiệp gặp rủi ro Không mấy ai sẵn sàng cho vaynếu các thông tin cho thấy người vay không đảm bảo chắc chắn rằng khoản vay đó

có thể và sẽ được thanh toán ngay khi đến hạn Chi nhánh Công ty CP TM & DVNgọc Hà tại Hưng Yên cũng không nằm ngoài khả năng đó

Đối với nhà cung cấp vật tư hàng hoá dịch vụ …, họ phải quyết định xem có chophép khách hàng sắp tới được mua chịu hàng hay không Nhóm người này cũnggiống như chủ ngân hàng, họ cần biết khả năng thanh toán của khách hàng hiện tại

và thời gian sắp tới Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên cũng

là một khách hàng được các nhà cung cấp văn phòng phẩm, giấy in và mực in quantâm

Đối với các nhà đầu tư, mối quan tâm của họ hướng vào các yếu tố như sự rủi ro,thời gian hoàn vốn, mức sinh lãi, khả năng thanh toán vốn… Vì vậy họ cần nhữngthông tin về điều kiện tài chính, tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh củadoanh nghiệp Đồng thời, các nhà đầu tư cũng rất quan tâm đến việc điều hành hoạtđộng và tính hiệu quả của của công tác quản lý Những điều đó nhằm đảm bảo sự antoàn và tính hiệu quả cho các nhà đầu tư

Bên cạnh các chủ doanh nghiệp (chủ sở hữu), các nhà quản lý, đầu tư, các chủngân hàng, nhà cung cấp còn có nhiều nhóm người khác quan tâm tới thông tin tàichính của doanh nghiệp Đó là các cơ quan tài chính, thuế, thống kê, các nhà phântích tài chính, những người lao động…

Như vậy, có thể nói, mục đích tối cao và quan trọng nhất của phân tích tình hìnhtài chính là giúp cho chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý (người ra quyết định) lựachọn phương án kinh doanh tối ưu và đánh giá chính xác thực trạng, tiềm năng củadoanh nghiệp, qua đó đưa ra được những quyết định đúng đắn trong quản lý kinh tếnói chung trong đó có quản lý tài chính

Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên là doanh nghiệpthương mại chuyên buôn bán các loại văn phòng phẩm, giấy in và mực in mới đivào hoạt động hơn 3 năm nay Tuy mới đi vào hoạt động nhưng chi nhánh đã kinhdoanh có hiệu quả và được thể hiện trong các báo cáo kết quả kinh doanh của chinhánh trong những năm hoạt động Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của chinhánh được thực hiện theo chuẩn mực kế toán mới ban hành Theo chuẩn mực kếtoán mới thì lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh được tính như sau:

Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu tài chính của Chi nhánh Công ty CP TM & DVNgọc Hà tại Hưng Yên được thể hiện rõ ở báo cáo kết quả kinh doanh của chi nhánhtrong những năm gần đây; ngoài ra còn thể hiện ở tỷ suất tầi trợ, tỷ suất thanh toánhiện hành (ngắn hạn) và tỷ suất thanh toán tức thời Qua kết quả kinh doanh ta cóthể đánh giá nhận xét doanh nghiệp đã hoàn thành kế hoạch các chỉ tiêu đề ra chưa.Qua phân tích các mối quan hệ giữa các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán ta có thểđánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp đặc biệt là đánh giá đượctình hình công nợ phải thu, phải trả, tình hình và khả năng thanh toán nợ tình hìnhbảo toàn và tăng trưởng vốn kinh doanh của doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả sửdụng vốn kinh doanh….

Báo cáo kết quả kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lược cáckhoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ,

cụ thể là một năm

B ảng 1:

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh

qua hai năm 2008 và 2009

13 Tổng lợi nhuận trước thuế 1 070 748 14 532 330 13 461 582 1257,2

14 Thuế thu nhập doanh

461 582(đồng) với mức tăng là 1257,2 (%) Ta thấy lợi nhuận của chi nhánh tăng rấtnhanh mặc dù chi nhánh mới thành lập và đi vào hoạt động Lợi nhuận của chinhánh tăng rất nhanh là hợp lý bởi chi nhánh đang trong giai đoạn tìm kiếm lợinhuận, tăng lợi nhuận Để thấy được sự tăng nhanh của lợi nhuận, ta đi phân tích cácnguyên nhân ảnh hưởng tới lợi nhuận Các nguyên nhân chủ yếu làm tăng lợi nhuậncủa chi nhánh là:

- Doanh thu bán hàng tăng 3 703 633 163 (đồng) với tỷ lệ tăng là 132,86% điều

đó chứng tỏ chi nhánh đã chiếm lĩnh được thị trường và đang từng bước phát triển,

- Giá vốn hàng bán tăng 3 632 287 224 (đồng) với tỷ lệ tăng là 132,11% Giá vốnhàng bán tăng lên nhưng tỷ lệ tăng thấp hơn tỷ lệ tăng của doanh thu do đó lợinhuận gộp của chi nhánh tăng lên Giá vốn tăng là do mức bán ra tăng làm mức muavào cũng tăng theo, do đó giá vốn hàng bán tăng Trong trường hợp này giá vốnhàng bán tăng là hợp lý Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên làdoanh nghiệp Thương mại nên doanh thu chủ yếu là doanh thu bán hàng, lợi nhuậnthu được chủ yếu là lợi nhuận từ hoạt động bán hàng

- Chi phí bán hàng năm 2009 so với năm 2008 tăng lên là 6 958 626 (Đ) với tỷ lệtăng là 135,9 (%) Chi phí bán hàng tăng là do mức tiêu thụ tăng, qua đó ta thấy Chinhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên ngày càng mở rộng thị trường

và tăng mức bán ra

- Chi phí quản lý năm 2009 so với năm 2008 tăng lên 50 903 416 (đồng) với tỷ lệtăng là 158,54 (%) nhưng do chi nhánh mới thành lập nên chi phí quản lý tăng lên làhợp lý Mặc dù chi phí tăng nhưng lợi nhuận của chi nhánh vẫn tăng, điều đó chứng

tỏ chi nhánh quản lý và sử dụng chi phí tốt

Ngoài ra chi nhánh còn có một ít doanh thu từ hoạt động tài chính (được hưởngchiết khấu mua hàng) và thu nhập khác Các phí tài chính chủ yếu là phí với Ngânhàng và các chi phí khác

Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên đã hoàn thành tốt kếhoạch bán ra, kinh doanh ngày càng có lãi và từng bước mở rộng thị trường Chi phíbán hàng tăng chậm hơn chi phí quản lý doanh nghiệp nhưng vẫn còn khá lớn Chinhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên là doanh nghiệp thương mạichuyên kinh doanh các mặt hàng văn phòng phẩm, giấy in, mực in nên cần điềuchỉnh chi phí bán hàng nhiều hơn chi phí quản lý doanh nghiệp thì mới tốt Chinhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên là loại hình doanh nghiệp cổphần mà hầu hết các doanh nghiệp cổ phần hạch toán chi phí bán hàng thườngkhông tách rời chi phí quản lý doanh nghiệp Mặt khác, Chi nhánh Công ty CP TM

& DV Ngọc Hà tại Hưng Yên bán hàng chủ yếu là cho các cơ sở kinh doanh trongnước nên chi phí bán hàng thường chỉ gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá

Vì vậy chi nhánh cần sử dụng và quản lý chi phí tốt hơn, hợp lý hơn

* Nhận xét đánh giá:

Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên tuy mới đi vào hoạtđộng nhưng đã kinh doanh có lãi và lãi ngày càng tăng Nhìn chung chi nhánh sửdụng vốn kinh doanh hiệu quả và làm tăng trưởng vốn cho chi nhánh Tuy nhiên, chinhánh cần mở rộng quy mô kinh doanh và thực hiện phương thức bán lẻ tại các cửahàng để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận hơn nữa

Bên cạnh đó, khả năng tự đảm bảo về mặt tài chính cũng cho thấy một cách kháiquát tình hình tài chính của doanh nghiệp Vì vậy cần tính và so sánh chỉ tiêu “tỷsuất tài trợ”

Tỷ suất tài trợ = Nguồn vốn chủ sở hữu

Tổng số vốnNăm 2009:

699 152 339

= 0,87

Hệ số tự tài trợ của công ty > 0,5 Chỉ tiêu này cao chứng tỏ chi nhánh độc lập,

tự chủ về mặt tài chính bởi vì hầu hết tài sản mà chi nhánh hiện có đều được đầu tưbằng số vốn của mình

Tình hình tài chính của doanh nghiệp lại được thể hiện rõ nét qua khả năngthanh toán Nếu doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán thì đánh giá tình hình tàichính khả quan và ngược lại Do vậy, khi đánh giá khái quát tình hình tài chính củadoanh nghiệp không thể không xem xét khả năng thanh toán đặc biệt là khả năngthanh toán nợ ngắn hạn

Công nợ phải trả là nguồn vốn tài trợ từ bên ngoài mà doanh nghiệp có tráchnhiệm phải trả Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên sử dụngnguồn vốn chủ sở hữu là chính nên hầu như chỉ có nợ ngắn hạn trong đó chủ yếu làkhoản nợ phải trả người bán

Nhận xét đánh giá về kết quả thực hiện một số chỉ tiêu tài chính của Chi nhánhCông ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên: Nhìn chung chi nhánh thực hiện tốtcác chỉ tiêu tài chính Mặc dù mới đi vào hoạt động nhưng chi nhánh kinh doanh cóhiệu quả, được thể hiện là hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh tốt, khả năng thanh toán

nợ tốt điều đó chứng tỏ hệ số quay vòng vốn nhanh Chi nhánh Công ty CP TM &

DV Ngọc Hà tại Hưng Yên kinh doanh các mặt hàng văn phòng phẩm, giấy in, mực

in với số vốn không lớn lên hệ số quay vòng vốn càng nhanh càng tốt, có như vậychi nhánh mới mở rộng quy mô kinh doanh nhanh hơn

88414411

88 414 411

2.2 Thực trạng về quản lý sử dụng và phân tích chi phí kinh doanh

2.2.1 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ NỘI DUNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP TM & DV NGọC HÀ TạI HƯNG YÊN.

2.2.2 Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại Chi nhánh Công ty CP

TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên.

Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, thực hiện nguyên tắc giá phí trong

kế toán, toàn bộ chi phí gắn liền với quá trình mua vật tư hàng hoá được tính vào giáthực tế của hàng mua, các chi phí gắn liền với quá trình bảo quản tiêu thụ hàng hoágọi là chi phí bán hàng, các chi phí liên quan đến chi phí kinh doanh, quản lý hànhchính và các chi phí mang tính chất chung toàn doanh nghiệp được gọi là chi phíquản lý doanh nghiệp

Hoạt động kinh doanh các mặt hàng văn phòng phẩm, giấy in, mực in tại Chinhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên diễn ra thường xuyên hàngngày, chi nhánh phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định để thực hiện hoạt động kinhdoanh đó Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên là doanh nghiệpkinh doanh thương mại nên chi phí được phân thành chi phí mua hàng, chi phí bánhàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Để quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quảcác khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh cần đượchạch toán, phân tích theo các chức năng hoạt động khác nhau

2.2.1.1 Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí mua hàng tại chi nhánh

Chi phí mua hàng được hạch toán và theo dõi trên tài khoản 156 (2) Tài khoản 156.2 được dùng để tập hợp và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá của chi nhánh Chi phí mua hàng được tính trên trị giá mua của hàng hoá và số lượng hàng nhập về theo một tỷ lệ nhất định

Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên mua hàng từ các cơ sởtrong nước để bán nên chi phí mua hàng rất nhỏ Chi phí mua hàng đã được hạchtoán và kết chuyển vào giá vốn hàng bán (TK 632)

Chi phí mua hàng là chi phí phát sinh từ khi ký kết hợp đồng mua hàng tới khihàng về nhập kho Chi phí mua hàng tại Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hàtại Hưng Yên bao gồm các khoản mục chi phí sau

- Chi phí vận chuyển: bao gồm toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình vậnchuyển hàng hoá đến nhập kho

- Chi phí bốc xếp hàng hoá: là toàn bộ chi phí bốc xếp hàng hoá về nhập kho

2.2.11.2 Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí bán hàng trong Chi nhánh Công

ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên tại chi nhánh

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí cần thiết liên quan đến quá trình tiêu thụhàng hoá Tại Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên thì chi phínày chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí kinh doanh vì công ty bán hàng trực tiếpcho các cơ sở kinh doanh Chi phí bán hàng bao gồm:

- Chi phí vật liệu bao bì: là những khoản chi phí mua vật liệu bao bì để sử dụngcho việc bao gói, bảo quản hàng hoá trong quá trình tiêu thụ

- Chi phí tiền nước, điện thoại, điện ánh sáng phục vụ trực tiếp cho hoạt độngbán hàng

- Chi phí bốc xếp hàng hoá: là toàn bộ các khoản chi phí bốc xếp hàng hoá đembán cho các cơ sở kinh doanh khác

- Chi phí vận chuyển: là toàn bộ các khoản chi phí vận chuyển hàng hoá đembán cho các cơ sở kinh doanh đã đặt mua

Chi phí bán hàng được hạch toán vào tài khoản 641 Tài khoản này được mở chitiết theo từng nội dung chi phí Cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản xác định kết quảkinh doanh

2.2.1.3 Thực trạng sử dụng và quản lý và sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán và tập hợp vào tài khoản 642 Lànhững khoản chi phí liên quan đến quá trình quản lý bao gồm quản lý kinh doanh vàquản lý hành chính Đó là những khoản chi phí gián tiếp tương đối ổn định khôngphụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra Tại Chi nhánh Công ty CP TM

& DV Ngọc Hà tại Hưng Yên chi phí quản lý chiếm tỷ trọng lớn Các khoản mụcchi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp bao gồm toàn bộ số tiền doanh nghiệptrả cho cán bộ, nhân viên quản lý doanh nghiệp Lương của nhân viên và cán bộquản lý được tính theo doanh thu

- Chi phí vật liệu quản lý bao gồm các chi phí liên quan đến việc mua sắm vậtliệu phục vụ cho công tác quản lý

- Chi phí dụng cụ đồ dùng bao gồm: tiền mua sách, mua hoá đơn, mua mực, sửachữa máy in, máy pho to, mua tờ khai hải quan vì có một lượng văn phòng phẩmkhông nhỏ là nhập ngoại, mua ổ cứng máy vi tính, mua phiếu thu phiếu chi, mua sổnhật ký, sổ cái…

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi tiền điện ánh sáng, điện thoại, tiền nước sửdụng thực tế phục vụ cho hoạt động quản lý

- Chi phí dự phòng bao gồm dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giáhàng tồn kho

- Chi tiền thuế và các khoản lệ phí bao gồm thuế nhà đất, thuế môn bài…

- Chi phí khác bao gồm các khoản chi phí không được hạch toán trên phục vụcho hoạt động quản lý như chi tiền ăn ca, chi thăm quan cho cán bộ công nhân viênchức…

* Ưu nhược điểm: Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên có

cơ cấu bộ máy quản lý đơn giản, ít các phòng ban và nhân viên ở các phòng bankhông nhiều nên giảm được một lượng đáng kể chi phí lương nhân viên quản lý nóicách khác là giảm chi phí kinh doanh, tăng lợi nhuận cho chi nhánh, giúp chi nhánhtồn tại, phát triển và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường Tuy nhiên, chi nhánhcần quản lý và sử dụng lao động tốt hơn vì Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc

Hà tại Hưng Yên là loại hình doanh nghiệp tư nhân nên chi phí quản lý doanhnghiệp chủ yếu chỉ là chi phí lương nhân viên các phòng ban và cán bộ quản lý.Muốn vậy chi nhánh cần phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp để đánh giákhả năng quản lý và sử dụng chi phí có hợp lý hay không, từ đó tìm biện pháp khắcphục

2.2.22 Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng tại Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại HYHưng Yên.

Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh tế tại công ty do giám đốc của chinhánh trực tiếp chỉ đạo, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chủ yếu

Việc phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nóiriêng ở chi nhánh mang tính chất tổng thể chưa mang tính từng phần chi tiết, do đóchi nhánh cần phân tích chi tiết từng khoản mục chi phí kinh doanh để quản lý và sửdụng chi phí kinh doanh tốt hơn

Hàng tháng chi nhánh có tiến hành công khai tài chính và phân tích đánh giá kếtquả kinh doanh, qua đó chi nhánh sẽ thấy được hoạt động kinh doanh đã đạt hiệuquả chưa, có đạt mức kế hoạch không? Từ đó rút ra những nguyên nhân ảnh hưởng,những tồn tại cần khắc phục Riêng đối với phân tích chi phí kinh doanh thì cứ định

kỳ cuối năm chi nhánh tiến hành phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trongmối liên hệ với doanh thu

Các số liệu cần thiết cho việc phân tích chi phí kinh doanh như doanh thu bánhàng và cung cấp dịch vụ, chi phí kinh doanh được thu thập đã kiểm tra để đảm bảotính chính xác cho việc phân tích Cuối kỳ kế toán dựa trên số liệu thu thập được vàdựa vào các chỉ tiêu phân tích để tính toán so sánh, phân tích và lập các biểu mẫu,bảng biểu của các chỉ tiêu ở các năm liên tiếp nhau, từ đó rút ra xu hướng biến độngcủa các chỉ tiêu phân tích Thông qua công tác phân tích rút ra đánh giá nhận xét và

đề ra các giải pháp khắc phục hay đưa ra chiến lược kinh doanh trong kỳ tiếp theo Bất kỳ một doanh nghiệp nào kinh doanh đều có mục tiêu chung là lợi nhuận.Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên cũng vậy, mục tiêu đề racũng là tối đa hoá lợi nhuận Chi phí kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.Muốn tối đa hoá lợi nhuận cần tối thiểu hoá chi phí Có như vậy thì doanh nghiệpmới tăng sức cạnh tranh trên thị trường Để đảm bảo tiết kiệm chi phí thì công tácphân tích chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp cần được tiến hành thường xuyên.Qua nội dung phân tích chi phí kinh doanh, giám đốc cùng kế toán trưởng thườngđưa ra các giải pháp để tiết kiệm chi phí kinh doanh

2.2.3 Nội dung phân tích chi phí kinh doanh

2.2.3.1 Phân tích chung

Công ty mua văn phòng phẩm, giấy in, mực in ở các cơ sở trong nước và một lượngkhông nhỏ là nhập ngoại, do đó giá cả thường xuyên biến động Vì vậy, để đánh giáchính xác tình hình biến động của chi phí kinh doanh, kế toán phải loại trừ ảnhhưởng của yếu tố giá cả đến các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh Dựa vào

sự biến động của giá cả qua những năm gần đây kế toán thống kê được rồi tính chỉ

số giá bình quân, sau đó xác định sự ảnh hưởng của giá cả tới chi phí kinh doanhbằng cách lấy số liệu từ các chỉ tiêu doanh thu chia cho chỉ số giá để xác định giá trịthực của chúng Từ giá trị thực của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, ta phân tích sựbiến động của chi phí kinh doanh Chi nhánh đã phân tích chung tình hình chi phíkinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu vì trong các doanh nghiệp thương mạichi phí kinh doanh bỏ ra nhằm mục đích kinh doanh tức là trước hết phải tạo radoanh thu

Để phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu,

kế toán sử dụng các chỉ tiêu sau:

- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí kinh doanh năm 2008: F = 64 719 549 đồng

Chi phí kinh doanh năm 2009: F = 158 904 267 đồng

- Tỷ suất chi phí: Là chỉ tiêu tương đối phản ánh tỷ lệ (%) của chi phí trên doanhthu bán hàng Tỷ suất chi phí nói lên trình độ tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh,chất lượng quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp

Công thức:

Trong đó:

F: tổng chi phí kinh doanh

M: tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

F’: tỷ suất chi phí (%)

Năm 2008:

2 787 523 197 F’ = 2,32 (%)

∆F’: là mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí

F’1: tỷ suất chi phí ở kỳ phân tích

Tốc độ tăng (giảm) tỷ suất chi phí:

U= ∆F’ * M1

Trong đó:

U: mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí

∆F’: mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí

M1: doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ

Mức lãng phí chi phí kinh doanh: U= 0,13 (%) * 6 491 156 360

U = 8 438 503 (đồng)

Khi tiến hành phân tích chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanhtrong mối liên hệ với doanh thu, chi nhánh đã sử dụng phương pháp biểu mẫu vàphương pháp so sánh Sau khi phân tích xong, kế toán đưa ra những nhận xét đánhgiá về tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại chi nhánh

Để phân tích chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu, kế toán sử dụngbiểu 5 cột như sau:

Bảng 2:

F’0

Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu

1 Doanh thu thuần 2 787 523 197 6 491 156 360 3 703 633 163 132,86

2 Chi phí kinh doanh 64 719 549 158 904 267 94 184 718 145.53

3 Tỷ suất chi phí (%) 2,32 2,45

4.Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí 0,13

5 Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí 5,6

6 Mức tiết kiệm(lãng phí ) chi

phí

8 438 503

(Nguồn: Phòng Kế toán)

* Phân tích:

Qua bảng phân tích trên ta thấy chi phí kinh doanh năm 2009 tăng lên 94 184

718 (đ) với tỷ lệ tăng là 145,53(%) Doanh thu của công ty cũng tăng lên 3 703 633

163 (đ) với tỷ lệ tăng là 132,86(%) Ta thấy tỷ lệ tăng của chi phí lớn hơn tỷ lệ tăngcủa doanh thu và Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên đã lãngphí một khoản chi phí là 8 438 503 (đ) Nhìn số liệu trên ta có thể đánh giá công tyquản lý và sử dụng chi phí kinh doanh chưa tốt, nhưng do Chi nhánh Công ty CP

TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên mới thành lập nên chi phí tăng nhanh hơn là lẽđương nhiên Mặc dù chi phí kinh doanh tăng nhanh nhưng doanh thu tăng cũngnhanh nên ta vẫn đánh giá chi nhánh quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi mới thành lập cũng cần bỏ ra chi phí ban đầurất lớn để thực hiện hoạt động kinh doanh của mình Khi mới đi vào hoạt động cũngcần mở rộng thị trường, tạo chỗ đứng trên thị trường sau đó mới đi vào giai đoạn thuhồi vốn và tìm kiếm lợi nhuận do đó chi phí giai đoạn đầu thường lớn hơn doanh thuthu về Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên cũng không nằmngoài quy luật đó nên chi phí kinh doanh tăng nhanh là hợp lý Chi nhánh Công ty

CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên mặc dù mới đi vào hoạt động nhưng doanh

thu đã tăng lên rất nhanh với mức tăng doanh thu là 132,86 (%), điều đó chứng tỏchi nhánh hoạt động kinh doanh có hiệu quả

Đánh giá nhận xét của kế toán trưởng và giám đốc Chi nhánh Công ty CP TM &

DV Ngọc Hà tại Hưng Yên về kết quả kinh doanh của chi nhánh nói chung và tìnhhình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh của chi nhánh trong những năm hoạtđộng là tốt, hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả Mặc dù chi phí kinh doanh tăng lênnhưng doanh thu cũng tăng lên đáng kể trong khi đó chi nhánh mới đi vào hoạt độngnên việc tăng chi phí kinh doanh là hoàn toàn hợp lý Tuy nhiên, chi nhánh nên điềuchỉnh dần để mức tăng của doanh thu lớn hơn mức tăng của chi phí trong năm tới đểhoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn Chi nhánh cần đảm bảo lấy thu bù chi

và có lãi để mở rộng phạm vi kinh doanh hơn nữa nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội vàthoả mãn nhu cầu của người lao động, cải thiện đời sống cho nhân viên Muốn vậy,chi nhánh cần quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt để tăng lợi nhuận đồng thờicần phân phối lợi nhuận hợp lý, nên có phần thưởng cho nhân viên để khuyến khích

họ làm việc tốt hơn

2.2.3.2 Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động.

Hoạt động kinh doanh thương mại có ba chức năng cơ bản bao gồm: chức năngmua hàng, chức năng bán hàng và chức năng quản lý Các khoản mục chi phí phátsinh trong kinh doanh như chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý.Mục đích của phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạtđộng là đánh giá cơ cấu phân bổ giữa các bộ phận chi phí để thấy cơ cấu đó hợp lýhay không đồng thời đánh giá tình hình quản lý sử dụng chi phí nói chung và củatừng bộ phận chi phí nói riêng qua đó thấy bộ phận chi phí nào quản lý sử dụng tốt,chưa tốt để đưa ra những giải pháp thích hợp nhằm quản lý và sử dụng chi phí kinhdoanh tốt hơn

- Để phân tích trước hết ta cần tính tỷ trọng của từng bộ phận chi phí trong tổngchi phí

- Tính tỷ suất chi phí nói chung và của từng bộ phận nói riêng

- Dùng phương pháp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng(giảm) của chỉ tiêu doanh thu, chi phí Đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và

tỷ suất

Dùng biểu 11 cột để phân tích, dạng biểu như sau:

Tỷ trọng (%)

Tỷ suất

-(Nguồn: Phòng Kế toán)

Qua bảng số liệu trên ta thấy tổng chi phí kinh doanh năm 2009 so với năm 2008 tăng 94 184 718 đồng với tỷ lệ tăng là 145.53% Trong khi đó mức tăng của doanh thu năm 2009 so với năm 2008 là 3 703 633 163 đồng với tỷ lệ tăng là 132.86% Ta thấy

tỷ lệ tăng của chi phí kinh doanh lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu Xét sự biến động của từng khoản mục chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động ảnh hưởng tới

sự biến động của tổng chi phí kinh doanh, ta thấy sự tăng của chi phí kinh doanh là do các nguyên nhân sau:

- Chi phí mua hàng tăng 18 408 362đồng với tỷ lệ tăng là 93,64% nhưng tỷ trọngchi phí mua hàng tăng 4,63% và tỷ suất chi phí mua hàng giảm 0,1%

- Chi phí bán hàng tăng 6 958 626 đồng với tỷ lệ tăng là 135.89% và tỷ suất chi phíbán hàng tăng 0.01% nhưng tỷ trọng chi phí bán hàng giảm 0.31%

- Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 68 808 930 đồng với tỷ lệ tăng là 172,27%,chi phí quản lý doanh nghiệp tăng rất nhanh làm tỷ suất chi phí quản lý doanh nghiệptăng 0,24% nhưng tỷ trọng chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 4,32%

Như vậy, tổng chi phí kinh doanh năm 2009 so với năm 2008 tăng là do cả bakhoản mục chi phí đều tăng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhiều nhất

Qua bảng số liệu ta có thể nhân xét rằng Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc

Hà tại Hưng Yên quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh chưa tốt vì chi phí kinh doanhtăng lên nhưng do chi nhánh mới thành lập và mới đi vào hoạt động nên chi phí kinhdoanh tăng lên là lẽ đương nhiên phù hợp với quy luật tự nhiên Tuy nhiên, chi nhánhcần điều chỉnh sao cho mức tăng của doanh thu lớn hơn mức tăng của chi phí thì mớitốt

Qua bảng số liệu ta thấy: mặc dù chi phí mua hàng tăng nhưng tỷ suất chi phí lạigiảm, điều này là tốt vì chi phí mua hàng tăng đồng nghĩa với lượng hàng hoá mua vềtăng, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhanh nhất và tỷ lệ tăng cao hơn nhiều so với

tỷ lệ tăng của doanh thu nên tỷ suất chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng Do đó,chi nhánh cần có biện pháp giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp Nếu chi nhánhgiảm được tỷ suất chi phí thì hiệu quả sử dụng, quản lý chi phí sẽ tốt hơn

Muốn vậy, chi nhánh cần đưa ra giải pháp tối thiểu chi phí kinh doanh để giảm giáhàng bán làm tăng mức bán ra, do đó sẽ tăng doanh thu, tăng lợi nhuận Để giảm tỷ

quản lý doanh nghiệp, chi nhánh cần quan tâm và quản lý sử dụng tốt lực lượng laođộng của mình, khuyến khích họ tăng năng suất lao động…

Để có thể làm rõ nguyên nhân tăng, giảm các khoản mục chi phí trên ta có thể đisâu phân tích chi tiết các yếu tố chi phí cho từng chức năng hoạt động

2.2.3.3 Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động.

Sau khi tiến hành phân tích tổng hợp tình hình chi phí theo các chức năng hoạtđộng, ta tiến hành phân tích chi tiết chi phí theo từng chức năng hoạt động Như chúng

ta đã biết, chi phí kinh doanh của từng chức năng đều được tập hợp từ các yếu tố chiphí Vì vậy, để thấy rõ được nguyên nhân tăng (giảm) của chi phí kinh doanh ta cầnphân tích chi tiết chi phí kinh doanh của từng chức năng

Phương pháp phân tích được tiến hành tương tự như phân tích tổng hợp chi phíkinh doanh theo các chức năng hoạt động

2.2.3.3.1 Phân tích chi phí mua hàng.

Chi phí mua hàng tại chi nhánh bao gồm:

Dùng biểu 11 cột để phân tích chi phí mua hàng

Tỷ trọng (%)

Tỷ suất

Tỷ trọng (%) Tỷ suất(%)

Qua số liệu phân tích ta thấy tình hình quản lý và sử dụng chi phí mua hàng tại công ty là tốt Dù tổng chi phí mua hàng năm 2009 tăng so với năm 2008 là 18 408

362 đồng với tỷ lệ tăng là 93,64% đồng trong khi đó tổng doanh thu năm 2009 so với năm 2008 tăng 3 703 633 163 đồng với tỷ lệ tăng là 132.86% Tỷ lệ tăng của doanh thu lớn hơn tỷ lệ tăng của chi phí mua hàng đã làm cho tỷ suất chi phí mua hàng giảm 0,1%

Xét sự biến động của từng khoản mục chi phí tới chi phí mua hàng ta thấy:

- Chi phí giao dịch ký kết hợp đồng tăng 316 140 đồng với tỷ lệ tăng là 23% nhưng

tỷ trọng của chi phí giao dịch ký kết hợp đồng giảm 2,56% và tỷ suất chi phí giảm0.02%

- Chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá (thuê ngoài) năm 2009 so với năm 2008tăng 18 092 222 đồng với tỷ lệ tăng là 98.96% nhưng tỷ suât chi phí vận chuyển bốcxếp hàng hoá (chi phí thuê ngoài) giảm đi 0,1% điều đó chứng tỏ công ty đã sử dụngchi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá tốt hơn

Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên tuy mới thành lập nhưng

đã quản lý và sử dụng chi phí mua hàng rất tốt do tỷ lệ tăng của doanh thu cao hơn tỷ

lệ tăng của chi phí Mặt khác, chi phí mua hàng có tăng lên cũng là do lượng hàng muavào tăng hay công ty tiêu thụ lượng hàng nhiều hơn và như thế là tốt

2.2.3.3.2 Phân tích chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng tại Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà tại Hưng Yên chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí kinh doanh Tuy vậy, muốn quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt thì phải quản lý tốt chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng tại chi nhánh bao gồm:

- Chi phí vật liệu bao bì: nó là những khoản chi phí về vật liệu bao bì để bao gói,bảo quản hàng hoá tại kho và trong quá trình bán hàng

- Chi phí dụng cụ đồ dùng: đó là những khoản chi phí mua sắm sử dụng các công

cụ đồ dùng tại kho hàng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí điện nước phục vụ cho bán hàng

Để phân tích ta tính tỷ trọng cho từng khoản mục chi phí trong tổng chi phí bánhàng và tính tỷ suất chi phí của tổng chi phí bán hàng nói chung và từng khoản mụcchi phí nói riêng, ta sử dụng công thức tính tỷ trọng, tỷ suất đã đề cập ở trên, sau đó

dùng phương phấp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền tỷ lệ tăng giảmcác chỉ tiêu doanh thu, chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chiphí

Qua phân tích ta rút ra nhận xét đánh giá về tình hình quản lý và sử dụng chi phíbán hàng theo từng khoản mục chi phí có hợp lý hay không? Khoản chi nào lãng phíkhông hợp lý cần tìm giải pháp khắc phục

Để phân tích chi tiết chi phí bán hàng ta sử dụng biểu 11 cột sau:

Tỷ trong (%) Tỷ suất(%) Số tiền Tỷ lệ tănggiảm (%)

Tăng giảm Tỷ trọng (%)

Tăng giảm tỷ suất (%)