xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty máy tính thăng long

Đểlàm được điều đó thì cần phải có sự trợ giúp của công nghệ thông tin và sử dụng hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học và nhanh nhạy vớikhối lượng thông tin ph

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các ngành kinh tế, quản lýsản xuất kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc Máy tính điện tửvới việc sử dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lượng sảnxuất hùng mạnh, tiên tiến nhất của thời đại Mức độ tin học hoá trong sản xuất,kinh doanh đã là một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là sự đảmbảo sống còn của nền kinh tế thị trường hiện nay

Áp dụng công nghệ thông tin vào các ngành sản xuất, các lĩnh vực cuộcsống đã trở nên một nhu cầu cấp bách , tối cần thiết , đặc biệt là các ứng dụng tinhọc trong lĩnh vực quản lý

Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong sảnxuất kinh doanh là rất quan trọng Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp chocác nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao Đểlàm được điều đó thì cần phải có sự trợ giúp của công nghệ thông tin và sử dụng

hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học và nhanh nhạy vớikhối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa ra những thông tin cần thiết, chính xáctheo yêu cầu của quản lý

Ở mọi thời đại, trong một xã hội mỗi công việc đều có những đặc điểmriêng mang tính đặc thù của nó Bởi vậy mà khi làm bất kỳ một việc gì mà người

ta đều xem xét công việc đó thuộc phạm trù nào của xã hội, những nghiên cứu,đào tạo nguồn nhân lực về từng lĩnh vực khác nhau dựa trên khả năng bẩm sinhsẵn có và sở thích đề có điều kiện đi sâu nghiên cứu cũng như thực hiện công việcmột cách có hiệu quả, sâu sắc và cũng để tiếp cận với nhiều vấn đề mới trong cáclĩnh vực khác nhau Khả năng chuyên môn nghiệp vụ là một đòi hỏi rất cần thiếtcho những người tham gia vào những công việc có liên quan mà không phải bất cứngười nào khi được đào tạo đầy đủ cũng nắm vững công việc chuyên môn:

1

Trước đây khi khoa học công nghệ chưa phát triển người ta cũng đã nghiêncứu, tìm cách tiếp cận dễ dàng hơn với công việc Ngày nay khi khoa học côngnghệ đang phát triển tiên tiến chúng ta càng có điều kiện thuận lợi hơn trong việc

xử lý công việc

Ta xét riêng việc quản lý bán hàng của công ty Cổ phần thiết bị máy tínhThăng Long Khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những công việc khácđược thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vững chuyên môn nghiệp

vụ , tốn nhân lực thời gian, chi phí cho việc thực hiện Ngày nay tin học phát triển,nhu cầu tin học hóa những công việc chuyên môn lặp đi lặp lại là yêu cầu cấpthiết Tin học hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt : nhân công, chi phí tàichính và thậm chí cả trình độ chuyên môn của người thực hiện nó ( không đòi hỏi

có chuyên môn nghiệp vụ cao) bởi vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản.Tin học hóa bắt buộc phải có trong thời đại ngày nay đối với từng công ty, nhữngcửa hàng lớn hay thậm chí chỉ là những cửa hàng vừa và nhỏ Tuy nhiên đầu tư

để xây dựng hệ thống phục vụ công việc tính trong khoảng thời gian ngắn là tốnkém nhưng xét về lâu dài thì lợi ích mang lại là rất to lớn ảnh hưởng đến cả vậnmệnh của một công ty Xét về phía người xây dựng hệ thống thì đây là vấn đềkhông thể giải quyết một cách trọn vẹn bằng một chương trình cho mọi hình thức,

nó phục vụ vào chuyên môn nghiệp vụ, yêu cầu thực tế đặt ra, và vì vậy rất khónếu không muốn nói là không thể thực hiện được một cách tổng quát vấn đề này.Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối với từng hoàn cảnh ta có cách giải quyếtkhác nhau tạm thời trong khoảng thời gian nhất định đáp ứng được yêu cầu đề racủa hệ thống

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó cùng với sự hướng dẫn của giáo viên hướngdẫn em đã chọn đề tài có tên là: “Quản lý bán hang của công ty máy tính ThăngLong ” làm báo cáo thực tập

Chương I Khảo sát hiện trạng của hệ thống hiện tại

Mục 1.1 Giới thiệu về công ty máy tính Thăng Long

Công ty máy tính Thăng Long 174 Nguyễn Văn Linh –Hưng Yên là một công ty

đi đầu về các loại máy tính,laptop,máy in¸các thiết bị máy tính và các thiết bị mạng khác

Với tiêu chí : " Chuyên nghiệp –Chất lượng- Cạnh tranh" công ty Thăng Long hyvọng sẽ đem lại lợi ích cho khách hàng và các đối tác khi tham gia hợp tác cùngvới Thăng Long

Mục 1.2: Công tác quản lý và tổ chức kinh doanh ở Công ty Thăng Long

Theo điều lệ quyết định thành lập doanh nghiệp, công ty có chức năng sau:

Căn cứ vào giấy phép kinh doanh, chức năng hoạt động của công ty được cụ thểhoá như sau:

-Buôn bán tư liệu tiêu dùng, tư liệu sản xuất trong lĩnh vực tin học

-Đại lý mua, bán các loại laptop ,máy tinh để bàn và linh kiện máy tính

-Mua bán các loại máy in và các thiết bị mạng

-Lắp ráp, sửa chữa, bảo hành máy vi tính

Mục 1.3: Sơ đồ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Bộ máy quản lý của công ty bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban có quan hệ chặtchẽ với nhau và được phân thành các cấp quản lý với những chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty đề ra Ngoài ra

bộ máy quản lý còn giúp ban giám đốc của công ty nắm bắt được tình hình kinh

3

doanh một cách kịp thời tạo điều kiện giúp giám đốc công ty nắm rõ được thựctrạng hoạt động kinh doanh của công ty.

Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban như sau:

* Giám đốc: là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty Quản lý

và điều hành mọi hoạt động chung của công ty, ngoài ra giám đốc còn điều hànhtrực tiếp đối với phòng kinh doanh tiếp thị, phòng nghiên cứu, phòng kế toán

* Phòng kinh doanh: có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế

hoạch nhập hàng đối với hàng hoá trong nước và hàng hoá nhập khẩu

Tìm kiếm nguồn hàng và khách hàng, thăm dò nghiên cứu thị trường, xác định sựbiến động của thị trường về nhu cầu, giá cả, các chính sách thương mại của Nhànước… Từ đó, có các chính sách và chiến lược trong việc thực hiện tiêu thụ sảnphẩm

Ban giám đốc

Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật

Kinh doanh phân phối

doanh bán lẻ

Bảo hành

Kỹ thuật

phận dịch vụ khách hàng ( lắp đặt, sửa chữa, bảo hành bảo trì phục vụ chobản lẻ).

Mục 1.4: Các hoạt động chính của công ty:

1 Kinh doanh Phân phối:

Là nhà phân phối chính thức các sản phẩm như laptop,máy tính để bàn các thiết bịmáy tính,máy in,các thiết bị mạng là đại lý cho một số hãng lớn như: Intel, Gigabyte,Asus, Samsung

2 Kinh doanh Bán lẻ:

 Cung cấp máy tính thương hiệu : phục vụ cho tổ chức-doanh nghiệp

 Cung cấp máy tính- linh kiện, các thiết bị văn phòng

 Cung cấp các giải pháp, dịch vụ kỹ thuật, bảo hành bảo trì…

+ Cung cấp các thiểt bị mạng

3 Kinh doanh Dự án:

Tìm hiểu nghiên cứu thị trường, tham gia các dự án trên thị trường , thiết kế và triển khai các dự án, nghiên cứu công nghệ mới đưa vào kinh doanh, đào tạo nâng cao trình độ kỹ thuật cho toàn bộ đội ngũ nhân viên trong công ty

Mục 1.5:Khảo sát sơ bộ hiện trạng hệ thống quản lý của công ty.

Hiện nay ở công ty cổ phần thiết bị máy tính Thăng Long cũng đã và đang sửdụng phần mềm để quản lý.Phần mềm hỗ việc quản lý và theo dõi công nợ còn vớicông tác bán hàng ,phiếu xuất và phiếu nhập kho được in rồi sử dụng chúng để ghiđơn hàng cho khách hàng

5

Công ty nhập một số mặt hàng linh kiện máy tính các thông tin về linh kiệnđược quản lý bao gồm: mã hàng, tên hàng, diễn giải, đơn vi tính, mã loại và thờigian bảo hành

Khi có một giao dịch nhập hàng từ nhà cung cấp được thực hiện một phiếunhập hàng sẽ được lập Trên phiếu có ghi rõ một số thông tin: mã số phiếu, mã sốnhà cung cấp, tỷ lệ thuế giá trị gia tăng nhập và tổng số tiền nhập hàng Trên mộtphiếu nhập được lập từ nhà cung cấp khi giao dịch có thể nhập nhiều linh kiện,ứng với từng linh kiện là số lượng linh kiện và đơn giá linh kiện Tỷ lệ thuế giá trịgia tăng (VAT) trên mỗi phiếu nhập được tính bằng phần trăm và có thể thay đổi

từ 5% -> 40 % Ngoài ra một số thông tin về nhà cung cấp cũng được lưu trữ như:

Mã nhà cung cấp, tên, địa chỉ, tỉnh, điện thoại, mã số thuế, số tài khoản

Bên cạnh việc nhập hàng từ nhà cung cấp, công ty còn tiến hành việc lập hóađơn bán hàng cho khách hàng mua linh kiện máy tính Trên hóa đơn bao gồmthông tin: mã số hóa đơn, mã khách hàng, tỷ lệ thuế giá trị gia tăng (VAT)và tổngtiền mua hàng Trên một hóa đơn của một khách hàng khi giao dịch có thể muanhiều linh kiện,ứng với từng linh kiện là số lượng linh kiện bán và đơn giá linhkiện bán Tỷ lệ thuế VAT khi bán cũng nằm trong khoản từ 5 % đến 40% Ngoài

ra một số thông tin về khách hàng cũng được lưu trữ như: mã khách hàng, tênkhách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, số tài khoản

Sau khi tiến hành giao dịch mua bán thì cuối mỗi tháng công ty sẽ tổng kếtlại tình hình bán hàng trong tháng, ngoài ra công ty còn thống kê tổng lượng hàngnhập và bán trong tháng, thống kê số phiếu nhập và hóa đơn

Mục 1.5 Những mục tiêu của hệ thống cũ đã đạt được

Quản lý hàng hoá

 Quản lý phiếu nhập, phiếu xuất

 Xử lý các báo cáo

Mục 1.6 Nhược điểm của hệ thống

Phần mềm hiện tại hiện quá chậm,tốn nhiều bộ nhớ.Khó với người mới sử dụng

Mục 1.7 Kết luận chương

Xây dụng một phần mềm quản lý bán hàng mới chạy nhanh hơn dễ sử dụnghơn.giúp người quản lý có thể bao quát được tổng thể hoạt động sản xuất kinhdoanh của toàn công ty Phần mềm đó sẽ hỗ trợ cho một số bộ phận có liênquan.Nhân viên bán hàng sẽ chỉ việc sử dụng phần mềm để đánh đơn hàng theoyêu cầu của khách hàng

7

Chương II Phân tích thiết kế hệ thống

Mục 2.1 Các chức năng xử lý hệ thống thông tin"Quản lý bán hàng " của công ty máy tính Thăng Long

2.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bán):

Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ điềntất cả các thông tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ Nếu là kháchhàng mới phải thêm vào danh mục khách hàng Nếu là khách đã tồn tại phải kiểmtra lại thông tin xem có chính xác không? Sau đó bộ phận bán hàng lần lượt duyệtcác mặt hàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà công ty có thể bán

Có thể xảy ra các trường hợp sau:

 Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không có trong công ty Trường hợp này phải từ chối bán hàng.

 Công ty có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu:Trường hợp này tiếp

 Công ty không có các mặt hàng này nhưng hệ thống thông tin chào hàng

có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng.

Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp.

 Công ty có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại.

Khi đã thống nhất được với khách hàng về sản phẩm mua, giá cả và tínhsãn sàng của hàng hóa,chức năng sẽ có nhiệm vụ liệt kê thông tin hàng cần mua vàtính giá tiền Đơn giá so với đơn giá chính người bán hàng có thể thay đổi theoquy định của phòng quản lý bán hàng, cuối tháng sẽ tính lãi xuất kinh doanh

2.1.4 Chức năng tìm kiếm:

Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ cónhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu xuất…

2.1.5 Chức năng báo cáo và in ấn:

Khi thực hiện làm các hoá đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần phải

in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất…

Mục 2.2 Một số ký hiệu dùng trong sơ đồ:

2.2.1 Chức năng:

Trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là một quá trình biếnđổi thông tin Từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sungthông tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho

9

các hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trìnhhay đối tượng khác.

Mục 2.3.Biểu đồ phân cấp chức năng

2.3.1 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Quản lý hệ thống

Đăng nhập lại Hướng dẫn Thoát Nhân viên

Tên chức năng

Tên dòng dữ liệu

Tên kho dữ liệu

Tìm kiếmHóa Đơn Nhập

Tìm kiếmHóa Đơn Xuất

Tìm kiếmHàng Hóa

Báo cáo tồnkho

Báo cáo

2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu:

Thanh toánThông tin NCC

Phiếu xuất hàng

Thông tin khách hàng QUẢN LÝ

BÁN HÀNG

KhACH

Yêu cầu mua hàng

Từ chối bán hàng Gửi đơn đặt hàng

Phiếu giao hàng

QUẢN LÝ XUẤT HÀNG

QUẢN LÝ NHẬP HÀNG

Phieuxuat

Trả lời kết quả

Tìm kiếm thông tin

Yêu cầumuahàngKhach hang

TIm kiEM

BAO CAO

NhA cc

DmkhachHDmuaH

ThôngTin trảlời

Tìm thông tin

ThôngTin trả lời

Tìm thông tin

Tìm kiếm hoá đơn

Tìm kiếm sản

phẩm

Thông tin tr ả lờiDmhang

2.4.2 Sơ đồ nhập hàng

2.4.3 Sơ đồ xuất hàng

15

DS HANG

BAOCAO

Nhà cung cấpTìm ncc

Lập phiếu xuấtGửi

Mặt hàng

Hoá đơn xuấtDS

khách

Bản danh mục NCCDanh

mục kháchhàng

Hangban

2.4.4 Sơ đồ Báo cáo:

2.4.5 Sơ đồ quan hệ thực thể - ERD

Phßng qu¶n lý

Thống kê hàng nhập

Báo cáo

tồn kho

In danh mục NCC

In danh mục khách

Bán

hàn

g

Có

CóHoá đơn

Mục 2 Kết luận chương

Chương II đã tìm hiểu và đưa ra được yêu cầu của bài toán,phân tích được các yêucầu của bài toán

17

Chương 3 Xây dựng cơ sở dữ liệu

Mục 3.1: Thiết kế cơ sở dữ liệu là gì

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xây dựng các tệp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu sao cho từ các tệp đó tạo ra được tất cả các thông tin đầu ra của yêu cầu

Việc đầu tiên phải biết được yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới Công việc này đôi khi là rất phức tạp Không thể chỉ hỏi những người sử dụng xem người ta cần những dữ liệu gì?, thông tin gì? Là được Vì người sử dụng

sẽ không thể trả lời một cách chắc chắn và chính xác những câu hỏi chung chung như vậy hoặc họ sẽ cung cấp một danh sách rất dài những thông tin cơ sở mà trong

đó có nhiều cái chỉ mang tính bề ngoài, hời hợt Những người đã thực thi và nghiên cứu về hệ thống thông tin thống nhất với nhau rằng việc xác định nhu cầu thông tin là một việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh Mức độ khó khăn này phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của hệ thống thông tin

Mục 3.2 Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ mô hình quan hệ thực thể.

Nếu thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu chỉ đơn thuần từ các đầu ra như trên sẽ có

thể dẫn tới tình trạng cơ sở dữ liệu chỉ phục vụ những đầu ra đã được xác định.Khi có những yêu cầu mới về thông tin quản lý thì hệ thống thông tin mới có thểkhông có đủ dữ liệu để tạo những đầu ra mới Để giải quyết vấn đề này khi cầnphải xem xét hệ thống thông tin với khía cạnh là hệ thống phục vụ quản lý do đóxem xét sự hoạt động quản lý của tổ chức mà xác định cơ sở dữ liệu cho nó

Cách thức thiết kế này bao gồm các bước như sau:

Từ mô tả về cách thức hoạt động của tổ chức xác định tên, các thuộc tính,… đượccác nhà quản lý nói tới Đó có thể là thực thể nhân sự như Cán bộ, nhân viên…Cũng có thể là vật thể như Máy móc thiết bị, kho hàng… hoặc là phi vật chất nhưHợp đồng, nhận xét…

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các thực thể

Tiếp đến xác định mối quan hệ giữa các thực thể Một thực thể trong thực tế khôngtồn tại độc lập với các thực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khácnhau Có thế xác định bằng cách đánh dấu các động từ sử dụng trang mô tả hoạtđộng của tổ chức Các động từ sẽ kết nối các thực thể với nhau

Bước 3: Xác định mức độ quan hệ giữa các thực thể.

Để thiết kế tốt cơ sở dữ liệu nếu chỉ đơn thuần biết được thực thể này quan

hệ với thực thể khác thì chưa đủ Cần phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể

A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại

Bước 4: Xác định chiều của một quan hệ.

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ

đó Người ta chỉ chia làm 3 loại: Một chiều, hai chiều và nhiều chiều Quan hệ mộtchiều là một quan hệ mà một lần của một thực thể được quan hệ với những lầnxuất của chính thực thể đó.Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thểliên kết với nhau Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thểtham gia

Bước 5: Vẽ sơ đồ khái niệm mô tả các thực thể và các quan hệ đã xác định được

qua các bước trên

- Mỗi thực thể biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong vàdanh sách các thuộc tính của nó ở bên cạnh

- Mỗi quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi có ghi động từ thể hiện quan hệbên trong và các thuộc tính của nó nếu có Nối hình thoi này với các hình chữ nhậtthực thể thuộc quan hệ đó

- Ghi số mức độ quan hệ sát với đường nối

Bước 6: Chuyển đổi từ sơ đồ quan hệ thực thể thành các tệp cơ sở dữ liệu.

19

Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu mô tả các hoạt động của doanhnghiệp, thì sẽ tiến hành chuyển nó thành tập hợp các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữliệu.

HoaDonBan(SoHD, MaKH,Ngaylap, VAT, Tongtien)

ChitietHDB (SoHD, Mahang, Tenhang ,Dongiaban, soluongban)

Mục 3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu.

Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tính ta tiến hành xâydựng bảng cơ sở dữliêụ như sau:

3.4.1

HangHoa(Mahang, Tenhang, DVTinh, Gia, MaNCC,Makho,Baohanh)