Tài liệu giới thiệu phần mềm quản lý tài liệu

Tài liệu giới thiệu phần mềm quản lý tài liệu

HÀ NỘI - 2011

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN ATO

TÀI LIỆU GIỚI THIỆU

PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU

MỤC LỤC

I NHỮNG LỢI ÍCH V-DOC MANG LẠI CHO DOANH NGIỆP 1

II CÁC ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT CỦA V-DOC 2

1 Bảo mật an toàn 2

2 Chính xác tốc độ 2

3 Thân thiện 2

4 Giàu tính năng 2

5 Dễ cài đặt 2

7 Phân quyền chặt chẽ 2

8 Mở rộng 2

9 Dễ triển khai 3

10 Nền tảng 3

III NHỮNG TÍNH NĂNG ĐỘT PHÁ CỦA V-DOC 3

IV CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG 5

Tài liệu giới thiệu phần mềm V-DOC 1

Hồ sơ, tài liệu là một loại tài sản có giá trị như các loại tài sản khác của doanh

nghiệp, có tác động trực tiếp và có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý và sản

xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên qua nhiều năm nghiên cứu về giải pháp

quản lý tài liệu và tìm hiểu khảo sát thực tế trên mười nghìn doanh nghiệp chúng tôi

đã đưa ra một số những bất cập trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

như sau:

F Hầu hết các doanh nghiệp đang quản lý tài liệu, giấy tờ bằng phương pháp thủ

công

F Việc tìm kiếm tài liệu trên giấy thường khá lâu, ảnh hưởng lớn tới hiệu quả

công việc

F Các tài liệu dễ bị mất/thất lạc (trung bình 7,5% tài liệu bị mất, 3% bị lưu trữ

nhầm vị trí)

F Rất khó khăn trong việc quản lý và sử dụng khi 1 tài liệu có nhiều những

phiên bản khác nhau

F Khó khăn trong việc thống nhất đồng bộ việc sử dụng chung tài liệu

Và từ những nhu cầu thực tế của thị trường cũng như của các doanh nghiệp,

Công ty cho ra đời Phần mềm quản lý tài liệu V-DOC V-DOC sẽ là công cụ hỗ trợ

đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử một cách khoa

học và hiệu quả nhất

I NHỮNG LỢI ÍCH V-DOC MANG LẠI CHO DOANH NGIỆP

@ Tạo ra 1 thư viện điện tử dùng chung

@ Lấy nhanh tài liệu ra để khai thác

@ Tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm hồ sơ, tài liệu

@ Khả năng đánh chỉ mục mềm dẻo theo nhiều chỉ tiêu khác nhau

@ Khả năng tìm kiếm toàn văn

@ Khả năng lưu trữ điện tử nhanh chóng và tiện lợi

@ Dễ dàng sử dụng chung các file

@ Tăng cường độ bảo mật

@ Tốn cực ít diện tích

@ Giảm chi phí - Tăng lợi nhuận

@ Tiết kiệm nguồn nhân lực

@ Xây dựng hệ thống các kho văn bản, tài liệu điện tử tập trung, khắc phục tình

trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ

sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên

môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời

@ Giảm khoảng cách, tăng hợp tác: Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc

từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý: Chỉ cần kết nối Internet là người dùng có thể

tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ quan của mình cho dù họ đang đi

công tác nước ngoài

@ Chuẩn hóa các quy trình quản lý thông tin nội bộ, văn bản tài liệu, hồ sơ

@ Làm việc theo phong cách chuyên nghiệp, hiện đại, nhanh chóng, chính xác,

hiệụ quả nâng cao tầm vóc, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp

@ Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

II CÁC ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT CỦA V-DOC

1 Bảo mật an toàn: Dữ liệu luôn được tự đông sao lưu dự phòng, lưu lại dấu vết của

việc xoá; sửa; check in; check out dữ liệu

2 Chính xác tốc độ: V-DOC tìm kiếm dữ liệu theo các thông tin đầu vào tuyệt đối

chính xác, và với việc luôn luôn cập nhật công nghệ mới sẽ giúp phần mềm tăng tốc

độ trong việc xử lý và tìm kiếm

3 Thân thiện: V-DOC được thiết kế để giúp người dùng quản lý dễ dàng tất cả mọi

chức năng của ứng dụng Các biểu tượng, trợ giúp, giao diện, cho phép thao tác rất dễ

dàng

4 Giàu tính năng: V-DOC được xây dựng cùng với nhiều tính năng mạnh mẽ Quản

trị, bảo mật và người dùng được quản lý và sửa đổi dễ dàng qua các công cụ này

5 Dễ cài đặt: V-DOC có thể cài đặt và chạy chỉ trong vòng mười phút

6 Đa ngôn ngữ: V-DOC có đặc tính đa ngôn ngữ cho phép người quản trị dễ dàng

dịch ứng dụng từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác

7 Phân quyền chặt chẽ: V-DOC có thể mở rộng các vai trò mới và cho phép quản trị

thêm người sử dụng vào các vai trò đó Các module chức năng được người quản trị

phân quyền cho các vai trò với các quyền xem, sửa, xóa, download khác nhau

8 Mở rộng: V-DOC cho phép mở rộng không giới hạn các tính năng mới theo yêu

cầu của người sử dụng và không hề làm ảnh hưởng đến các chức năng đang hoạt

động, không hề làm gián đoạn sự vận hành liên tục của chương trình

Tài liệu giới thiệu phần mềm V-DOC 3

9 Dễ triển khai: Cài đặt trên 1 máy tính, sử dụng mọi lúc, mọi nơi

10 Nền tảng: Xây dựng trên giao diện Website, sử dụng đơn giản, dể dàng

III NHỮNG TÍNH NĂNG ĐỘT PHÁ CỦA V-DOC

F Quản lý các lĩnh vực tài liệu

F Cung cấp những khả năng như thêm mới, thay đổi, di chuyển tài liệu

F Phân quyền chặt chẽ

- Quyền quản trị

- Quyền Upload tài liệu

- Quyền bình chọn

- Quyền nhận xét

- Phân quyền xem và Download đối với từng tài liệu

F Kiểm soát các kiểu file Upload

F Checkin / Checkout tài liệu

F Quản lý tài liệu theo phiên bản (Version)

F Cho phép trao đổi thảo luận giữa nhóm người dùng về 1 tài liệu

F Quản lý lịch sử (History) của tài liệu

F Khả năng nhập (Import) nhiều tài liệu trong 1 file Zip

F Tìm kiếm tài liệu

Tài liệu giới thiệu phần mềm V-DOC 5

- Khả năng tìm kiếm toàn văn (full-text search) tìm kiếm sâu trong nội dung tài

liệu

- Tìm kiếm theo các tiêu chí lựa chọn

F Bình chọn về tài liệu

F Khôi phục tài liệu trong thùng rác

F Báo cáo thống kê

IV CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG

V-DOC sử dụng công nghệ chính sau trong kiến trúc:

Windows XP có SP2, v.v…)

· Microsoft Internet Information Services

· Microsoft SQL Server 2005 (Express, Standard, hay Enterprise)