Đồ án tốt nghiệp xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty đầu tư và thương mại thế hệ tương lai

Trong xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học trong hoạt động muahàng và bán hàng tại các công ty thơng mại, có chức năng làm trung gian phânphối hàng hoá là rất cần thiết, giúp nâng ca

1Chuyên đề tốt nghiệp

Lời cảm ơn

Sau một thời gian dài học tập, nghiên cứu tại mái trờng Đại học Kinh tếquốc dân, em đã đợc các thầy giáo, cô giáo trang bị cho những kiến thức làmhành trang bớc vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp Để có đợc nh ngày hômnay, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em còn đợc các thầy giáo, côgiáo của trờng dạy dỗ, dìu dắt, hớng dẫn tận tình Em sẽ luôn ghi nhớ công ơncủa các thầy cô

Sau 15 tuần thực tập tại công ty TNHH Đầu t và Phát triển Sao Việt,một công ty chuyên về phần mềm, dới sự hớng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình củathầy giáo Hàn Viết Thuận, trởng khoa tin học kinh tế cùng các anh chị trongcông ty Sao Việt, đặc biệt là anh Trần Văn Tại, em đã hoàn thành chuyên đềthực tập tốt nghiệp này

Bên cạnh những kết quả đạt đợc, chuyên đề của em còn rất nhiều thiếusót Sự góp ý, phê bình của thầy cô sẽ là những ý kiến quý báu giúp em hoànthiện hơn những kiến thức đã có, tích luỹ kinh nghiệm cho nghề nghiệp saunày

Em xin trân trọng cảm ơn thầy giáo PGS.TS Hàn Viết Thuận, trởngkhoa tin học kinh tế, ngời đã trực tiếp hớng dẫn tận tình giúp em hoàn thànhchuyên đề thực tập này Em xin trân trọng cảm ơn toàn thể thầy cô giáo khoaTin học Kinh tế đã dạy dỗ, trang bị cho em những kiến thức cần thiết chonghề nghiệp sau này Em xin trân trọng cảm ơn anh Trần Văn Tại, giám đốccông ty Sao Việt cùng các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho

em trong suốt thời gian thực tập, cung cấp cho em các tài liệu để bổ sung kiếnthức

Hà Nội, tháng 05 năm 2005Sinh viên: Phạm Nh Quỳnh

mục lụclời cảm ơn lời mở đầu

2 Chuyên đề tốt nghiệp

chơng I: giới thiệu tổng quan về công ty khảo sát đề

tài và đề tài nghiên cứu

i giới thiệu tổng quan về công ty đầu t và thơng mại thế hệ tơng lai

1 Các thông tin pháp nhân của công ty

2 Chức năng của công ty

3 Sơ đồ tổ chức của công ty FG

4 Tình trạng áp dụng tin học trong công ty FG

ii Giới thiệu đề tài nghiên cứu

1 Tên đề tài

2 Lý do lựa chọn đề tài

3 Mục tiêu của đề tài

chơng II: cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

i thông tin – hệ thống thông tin

1 Thông tin

2 Hệ thống thông tin

3 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức

4 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin

ii phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

2 Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin

iii phân tích hệ thống thông tin quản lý

1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống

2 Các phơng pháp thu thập thông tin

3 Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý

iv thiết kế hệ thống thông tin

1 Giai đoạn phân tích hệ thống

2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin

3 Giai đoạn thiết kế chi tiết hệ thống

v nội dung bài toán lập đơn đặt hàng

3 Chuyên đề tốt nghiệp

1 Quy trình hoạt động của hệ thống bán hàng theo đơn đặt hàng

2 Giải pháp phần mềm

chơng iii: phân tích và thiết kế httt lập đơn đặt hàng tại công ty đầu t và thơng mại thế hệ tơng lai

i khảo sát hiện trạng

ii Phân tích hệ thống

1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống

2 Mô hình chức năng nghiệp vụ của hệ thống

3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống

iii Thiết kế chơng trình

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2 Thiết kế giải thuật

3 Thiết kế giao diện xử lý

4 Kết quả thử nghiệm chơng trình

5 Một số màn hình giao diện chính

kết luận

danh mục tài liệu tham khảo

phần phụ lục

4Chuyên đề tốt nghiệp

Lời mở đầu

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đờisống xã hội trở thành vấn đề cấp thiết Trong lĩnh vực quản lý, các nhà quản lýluôn coi công nghệ thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả của hoạt độngsản xuất kinh doanh của tổ chức mình Đứng trớc những thách thức, nhữngcạnh tranh gay gắt, các nhà quản lý phải biết khai thác một cách triệt đểnhững u thế của việc ứng dụng tin học trong quản lý, nếu không sẽ khó vợtqua thách thức và không thể tồn tại trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt này

Trong xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học trong hoạt động muahàng và bán hàng tại các công ty thơng mại, có chức năng làm trung gian phânphối hàng hoá là rất cần thiết, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thốngphân phối, giảm khối lợng công việc cho các nhân viên xử lý thông tin, đápứng đợc những mong muốn và đòi hỏi khắt khe của khách hàng một cáchnhanh chóng hiệu quả Với những lý do trên, trong đợt thực tập tốt nghiệp, đ-

ợc sự giới thiệu của anh Trần Văn Tại, giám đốc công ty TNHH Đầu t và Pháttriển Sao Việt, em đã khảo sát thực tế tại công ty Đầu t và Thơng mại Thế hệtơng lai Tại đây em đã khảo sát, nghiên cứu hoạt động mua và bán hàng hoá

của công ty và đã quyết định chọn đề tài Xây dựng hệ thống thông tin lập“Xây dựng hệ thống thông tin lập

đơn đặt hàng tại công ty Đầu t và Thơng mại Thế hệ tơng lai” để làm đề tài

cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình

Cấu trúc chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chơng:

Chơng I: Giới thiệu tổng quan về công ty khảo sát đề tài và đề tài nghiên cứu

5Chuyên đề tốt nghiệp

Chơng này trình bày tổng quan về công ty Đầu t và Thơng mại Thế hệ

t-ơng lai cũng nh sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, mục tiêu và các pht-ơng pháp

đợc sử dụng để nghiên cứu đề tài

Chơng II: Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Chơng này trình bày các vấn đề về phơng pháp luận cơ bản làm cơ sởtrong việc nghiên cứu đề tài Các vấn đề đợc trình bày trong chơng II gồm:

 Thông tin – Tin học 43B hệ thống thông tin

 Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

 Phân tích hệ thống thông tin quản lý

 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý

 Nội dung bài toán lập đơn đặt hàng

Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty Đầu t và Thơng mại Thế hệ tơng lai

Chơng này trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiên cứu

đề tài:

 Khảo sát hiện trạng

 Phân tích hệ thống thông tin: sơ đồ chức năng (BFD), sơ đồ luồngthông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), từ điển dữ liệu (DD)

 Thiết kế chơng trình: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết

kế màn hình giao diện, kết quả thử nghiệm chơng trình, một số mànhình giao diện tiêu biểu

Cuối chuyên đề tốt nghiệp này có phần kết luận Phần này tóm tắt cáckết quả thu đợc và đa ra một số phơng hớng hoàn thiện đề tài

Ngoài ra, chuyên đề còn có phần danh mục tài liệu tham khảo liệt kêcác tài liệu đã sử dụng và phần phụ lục trình bày mã nguồn của chơng trìnhmáy tính

Tuy em đã rất cố gắng trong việc hoàn thiện đề tài nhng đây là côngtrình đầu tiên sau thời gian học tập tại trờng đại học Kinh tế quốc dân nênkhông tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong đợc những ý kiến đóng gópcủa các thầy giáo, cô giáo cũng nh những ngời quan tâm để đề tài này hoànthiện hơn

6Chuyên đề tốt nghiệp

Chơng I: Giới thiệu tổng quan về công ty khảo

sát đềtài và đề tài nghiên cứu

I Giới thiệu tổng quan về công ty Đầu t và Thơng mại Thế hệ tơng lai

1 Các thông tin pháp nhân của công ty

Tên công ty: Công ty TNHH Đầu t và Thơng mại Thế hệ tơng lai

Tên tiếng anh: Future Generation Company

Địa chỉ: 175 Nguyễn Thái Học, Hà Nội

Ngoài ra công ty còn phát hành tạp chí “Xây dựng hệ thống thông tin lậpCẩm nang mua sắm” vừa cómục đích t vấn về tiêu dùng cho ngời tiêu dùng, giới thiệu các sản phẩm mớitrên thị trờng, vừa có mục đích giới thiệu với khách hàng những sản phẩmcông ty có thể cung cấp Khách hàng có thể lựa chọn những sản phẩm muốnmua trên tạp chí và đặt hàng trực tiếp với công ty

Mục tiêu của công ty là giúp khách hàng thoả mãn tối đa hành vi tiêudùng của họ Thông qua tạp chí “Xây dựng hệ thống thông tin lậpCẩm nang mua sắm”, công ty cung cấp chongời tiêu dùng rất nhiều mẫu mã, kiểu dáng và phẩm cấp của các mặt hàngtiêu dùng phổ biến, tăng khả năng lựa chọn cho họ, giúp họ thoả mãn tối đakhi chọn mua một sản phẩm Cùng với việc t vấn tiêu dùng, công ty thực hiệnchức năng bán hàng hóa khi khách hàng có nhu cầu và đảm bảo hàng hoá đếntay khách hàng một cách nhanh nhất với giá cả, chất lợng và thời gian hợp lý

Phó giám đốc Giám đốc

động của hệ thống bán hàng trong công ty

nhiệm vụ của từng phòng ban, chức danh trong công

ty, quy định các chế độ về thởng phạt, tiền lơng, chế

độ nghỉ phép…

8Chuyên đề tốt nghiệp

* Thiết lập, xây dựng và tổ chức thực hiện các chiến lợc về kinh doanh và nhân sự

chung trong công ty về nhân sự, tài chính, thị trờng

* Trợ lý giám đốc về việc thiết lập và xây dựng cácquy định, chế độ, chính sách chung

* Trực tiếp tổ chức thực hiện, điều hành các chiến lợc kinh doanh do giám đốc đề ra

* Điều hành chung, kiểm tra, giám sát và chịu trách nhiệm về hoạt động mua và bán hàng hoá của công ty

toán

* Phụ trách các công việc về hạch toán kinh doanh,các báo cáo nộp các cơ quan chức năng và các báo cáo quản trị

4 Tình trạng áp dụng tin học trong công ty FG

Trong công ty chỉ có phòng kế toán đợc trang bị mỗi nhân viên mộtmáy tính và bộ phận này sử dụng phần mềm kế toán Sao Việt Acounting Haiphòng ban đảm nhận chính hoạt động bán hàng của công ty là Phòng kinhdoanh và Phòng mua hàng và cung ứng cha trang bị đợc cho mỗi nhân viênmột máy tính Công việc quản lý hàng hóa, quản lý nguồn hàng và quản lý

đơn đặt hàng đều đợc thực hiện bằng Excel, cha có phần mềm chuyên dụng.Hiện này công ty đang đặt mua phần mềm quản lý bán hàng của công ty SaoViệt để hệ thống bán hàng hoạt động hiệu quả hơn và giảm bớt khối lợng côngviệc cho các nhân viên, đặc biệt là các nhân viên trực tiếp tham gia vào hoạt

động bán hàng Hiện tại FG có 01 cán bộ chuyên trách về công nghệ thôngtin và các cán bộ, nhân viên có trình độ tin học cao

9Chuyên đề tốt nghiệp

II Giới thiệu đề tài nghiên cứu

ty thơng mại ra đời ngày càng nhiều và có vai trò ngày càng lớn Đồng thờikhó khăn, thách thức đặt ra đối với các công ty này cũng tăng lên bởi thị trờngsản phẩm rộng lớn; phong phú, đa dạng về chủng loại, chất lợng, mẫu mã…,

số lợng các nhà cung cấp ngày càng nhiều Nh vậy, công việc mua và bánhàng hoá đòi hỏi các công ty phải quản lý đợc khối lợng lớn thông tin về sảnphẩm, nguồn cung cấp sản phẩm và yêu cầu của khách hàng Vì thế việc ứngdụng máy tính vào quản lý và xử lý thông tin trong các công ty thơng mại làhết sức cần thiết, giúp giảm nhẹ khối lợng công việc cho các nhân viên xử lýthông tin và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống

Qua quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế, em nhận thấy đề tài xâydựng hệ thống lập đơn đặt hàng là hết sức cần thiết Để có đợc phơng án đặthàng tốt nhất đòi hỏi hệ thống lập đơn đặt hàng phải quản lý tốt về nguồncung cấp sản phẩm và yêu cầu của khách hàng, trên cơ sở tổng hợp yêu cầucủa khách hàng sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, tiến hành đặtmua sản phẩm để đáp ứng tối đa yêu cầu khách hàng về giá cả, chất lợng vàthời gian giao hàng Vì vậy, với những kiến thức đã đợc học và nghiên cứu

tiếp thu em quyết định chọn đề tài Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt“Xây dựng hệ thống thông tin lập

hàng tại công ty Đầu t và Thơng mại Thế hệ tơng lai” Chơng trình này đợc

thực hiện với sự hớng dẫn của thầy giáo – Tin học 43B PGS.TS Hàn Viết Thuận và sựgiúp đỡ của các cán bộ công ty Sao Việt, nơi em thực tập tốt nghiệp

3 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu của chơng trình là đa ra đợc phơng án đặt hàng đảm bảo tôntrọng tối đa các thoả thuận đã thực hiện với khách hàng, đặc biệt là thời giangiao hàng và giúp công ty lựa chọn đợc nguồn cung cấp sản phẩm thích hợpnhất

Chuyên đề tốt nghiệp

Cụ thể, chơng trình phải thực hiện đợc các công việc chính sau:

 Quản lý đợc nguồn cung cấp sản phẩm để có thể lựa chọn đợc nhàcung cấp tốt nhất

 Lên đợc số lợng hàng cần mua để đáp ứng yêu cầu các đơn hàng

 Đa ra báo cáo về tình trạng của các đơn đặt hàng gồm có: đơn hàngchờ đặt hàng, đơn hàng cha giao hàng, đơn hàng cha giao đủ về số l-ợng, đơn hàng đã giao đủ về số lợng và đơn hàng có vấn đề

 Quản lý hàng tồn kho về số lợng, giá trị và mục đích sử dụng

Chơng II: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế

Hệ thống thông tin

i Thông tin – hệ thống thông tin

1 Thông tin

1.1 Khái niệm

Thông tin: đợc hiểu theo nghĩa thông thờng là một thông báo hay tin

nhận đợc làm tăng sự hiểu biết của đối tợng nhận tin về một vấn đề nào đó, là

sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tợng

Thông tin tồn tại dới hình thức:

- Bằng ngôn ngữ

- Hình ảnh

- Mã hiệu hay xung điện

Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát

ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó Hệ thống này cóthể là trong tự nhiên, xã hội hay t duy Quá trình thu thập thông tin - truyền tin

- nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin là mộtchu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định

1.2 Các tính chất của thông tin

- Tính tơng đối của thông tin

- Tính định hớng của thông tin

Thông tin từ môi tr ờng

Hệ thống quản lý

Đối t ợng quản lý

Thông tin ra môi tr ờng

Thông tin quyết định Thông tin tác nghiệp

Mô hình thông tin trong quản lý

Chuyên đề tốt nghiệp

- Tính thời điểm của thông tin

- Tính cục bộ của thông tin

1.3 Thông tin trong quản lý

Khái niệm: Quản lý đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông

tin thành hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định

Trong một mô hình quản lý đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và

đối tợng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lu chuyển đợc môtả trong mô hình sau:

- Thông tin vào: thông tin từ môi trờng

- Thông tin ra: thông tin ra môi trờng

- Thông tin quản lý: thông tin quyết định

- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp

2 Hệ thống thông tin

2.1 Định nghĩa

Tuỳ thuộc vào từng quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệthống thông tin khác nhau Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thốngthông tin nh sau:

Xử lý và l trữ Phân phát Thu thập

Kho dữ liệu

Đích Nguồn

Mô hình hệ thống thông tin

Chuyên đề tốt nghiệp

Hệ thống thông tin là tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng,

phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phốithông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trờng [1]

Hệ thống thông tin đợc xác định nh tập hợp các thành phần đợc tổ

chức để thu thập, xử lý, lu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc

ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức [8]

Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học (máy

tính và các thiết bị trợ giúp), các chơng trình phần mềm (các chơng trình tinhọc và các thủ tục) và con ngời (ngời sử dụng và các nhà tin học) để thực hiệncác hoạt động thu thập, cập nhật, lu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sảnphẩm thông tin [9]

Nói tóm lại, mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhng đều

có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu

thập, lu trữ, xử lý và truyền thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin

đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các

đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage).

Môi tr ờng

Thông tin ra Thông tin vào

Hệ tác nghiệp

Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức

Chuyên đề tốt nghiệp

Nh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận

đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đa dữ liệu ra

2.2 Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thôngtin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanhnghiệp

Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tinnhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng đợc: làm cho chúng trởthành hiểu đợc, tổng hợp hơn, truyền đạt đợc, hoặc có dạng đồ hoạ,

Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:

- Các dữ liệu: Đó là các thông tin đợc lu trữ và duy trì nhằm phản

ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp

- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.

Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinhdoanh bao gồm các hệ sau:

- Hệ quyết định

- Hệ thông tin

- Hệ tác nghiệp

Chuyên đề tốt nghiệp

3 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức

3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing

System)

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổchức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngời cho vayhoặc với nhân viên của tổ chức

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation

System)

Đây là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt

động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kếhoạch chiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các

hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Hệ thống này đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt

động ra quyết định Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quytrình đợc tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá cácphơng án giải quyết và lựa chọn một phơng án Về nguyên tắc, một hệ thốngtrợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác

định rõ tình hình để một quyết định cần phải ra

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệnhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức củamột chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Cùng với các cơ sở dữ liệu và các bộluật suy diễn mà dựa vào đó ngời ta có thể đa ra các quyết định về một vấn đề

cụ thể

- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA

(Infomation System for Competitive Advantage)

Hệ thống này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc Nó đợc thiết kếcho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức nh các khách hàng, nhàcung cấp, giúp cho tổ chức đạt đợc kết quả trong cuộc cạnh tranh khốc liệtcủa thị trờng

Chuyên đề tốt nghiệp

3.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức đợc chia theo cấp quản lý và trong mỗicấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Có thể xembảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất đểhiểu cách phân chia này

Marketing

chiến lợc

Tài chính chiến lợc

Nhân lực chiến lợc

Kinh doanh

và sản xuất chiến lợc

Hệ thống thông tin văn phòng

Marketing

chiến thuật

Tài chính chiến thuật

Nhân lực chiến thật

Kinh doanh

và sản xuất chiến thuật

Marketing

tác nghiệp

Tài chính tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuất tác nghiệp

3.3 Ba mô hình của hệ thống thông tin

- Mô hình logic

Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thựchiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý vànhững thông tin mà hệ thống sản sinh ra Nó không quan tâm tới phơng tiện đ-

ợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hìnhcủa hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ môtả thuộc mô hình lôgíc này

Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Ba mô hình của một hệ thống thông tinChuyên đề tốt nghiệp

- Mô hình vật lý trong

Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải

là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó lànhững thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệthống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữliệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện

4 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin

4.1 Phơng pháp tổng hợp

Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhngphải đảm bảo lô gic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợccác mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó

Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theo

từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả

Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không

cần thiết

17Chuyên đề tốt nghiệp

4.2 Phơng pháp phân tích

Phơng pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệthống hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập cácmảng làm việc cho chơng trình đó

Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép tránh đợc việc thiết lập các mảng

làm việc một cách thủ công

Nhợc điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi đa vào đồng thời toàn bộ các

mảng này vào sử dụng

4.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích

Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp trên Tiến hành

đồng thời việc xây dung các mảng cơ bản và các thao tác cũng nh các nhiệm

vụ cần thiết Phơng pháp yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhấtquán của thông tin trong hệ thống

II Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Pháttriển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệthống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chẩn

đoán và tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệthống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình lôgíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tinliên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển môhình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt

động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gìbắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin? Nhchúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề vềquản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩymột yêu cầu phát triển hệ thống Nhng cũng còn một số nguyên nhân khác

Chuyên đề tốt nghiệp

nữa nh yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và sự thay đối sách lợcchính trị

2 Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phílớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả thi thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giả pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đ-

ợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc Mô hình lôgíc sẽ phải đợcnhững ngời sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lô gíc bao gồm những công

Chuyên đề tốt nghiệp

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc

3.5 Hợp thức hoá mô hình lô gíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp:

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phơng án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phơng án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng

án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tinhọc hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những ngời chịu tráchnhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sửdụng và thao tác cũng nh các tài liệu mô tả hệ thống Các hoạt động chính củaviệc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống nh sau:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

Mô tả về HT hiện tại và HT mới

Hồ sơ dự án

1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống

2.0Cấu trúc hoá các yêu cầu

3.0Tìm và lựa chọn các giải pháp

Mô tả HT mới

Chiến l ợc

đề xuất cho HT mới

Ghi chép phỏng vấn , kết quả khảo sát,quan sát, các mẫu

Các yêu cầu hệ thống

iii phân tích hệ thống thông tin quản lý

1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống

Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đa ra đợc chuẩn đoán về

hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh cácnguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệthống mới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêutrên

2.2 Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức Thôngtin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức

2.3 Sử dụng phiếu điều tra

Phiếu điều tra đợc dùng trong các trờng hợp khi cần phải lấy thông tin

từ một số lợng lớn các đối tợng và trên một phạm vi địa lý rộng Có thể điềutra trực tiếp từ các đối tợng thông qua các phiếu điều tra hoặc có thể điều tratheo mẫu sau đó suy rộng ra tổng thể cần điều tra

2.4 Quan sát

Đây là phơng pháp mà ngời thu thập thông tin quan sát trực tiếp để thu

đợc những thông tin theo yêu cầu

3 Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý

3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống (chiếm 10% khối lợng

công việc)

Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :

- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án Cụ thể là: Phảixác định đợc những gì cần phải làm, nhóm ngời sử dụng hệ thống trong tơnglai

- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ đợc thực hiện

và khẳng định những lợi ích kèm theo

3.2 Phân tích hệ thống (chiếm 25% khối lợng công việc)

Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng cáccông cụ nh:

Chuyên đề tốt nghiệp

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Busines Function Diagram: BFD )

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải

đợc tiến hành để xây dựng hệ thống Mục đích của BFD nhằm:

* Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

* Giúp tăng cờng cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống

* Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

- Sơ đồ luồng dữ liệu ( Data Flow Diagram: DFD )

Sơ đồ này giúp ta xem xét một cách chi tiết về các thông tin cần choviệc thực hiện các chức năng đã đợc nêu trên

- Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới

Thiết kế chi tiết:

- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máytính

- Xác định và phân phối thông tin đầu ra

- Thiết kế phơng thức thu thập, xử lý thông tin cho máy tính

3.4 Cài đặt hệ thống mới (chiếm 15% khối lợng công việc)

- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho ngời sử dụng

- Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống

- Hớng dẫn, đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới

Một BFD đầy đủ gồm:

- Tên chức năng

- Mô tả có tính chất tờng thuật

- Đầu vào của chức năng

- Đầu ra của chức năng

- Các sự kiện gây ra sự thay đổi

Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làmthế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chứcnăng quản lý Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần đợc xử lý giốngnhau nh một phần của cùng một cấu trúc

1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)

Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích

- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với ngời phân tích vàngời dùng

- Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống lànhân tố đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu

- Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của ngời sử dụng

- Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phơng áncho nhà phân tích và ngời dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới

Một số các ký pháp thờng dùng:

Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình Tên của một

tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ

24Tên tiến trình xử lý

Ký hiệu tiến trình xử lý

Tiếp nhận đơn hàng

Tên dữ liệu

Ký hiệu dòng dữ liệuHóa đơn bán hàng

Ví dụ:

Ký hiệu tác nhân của HTTT

Tên ng ời/ bộ phận phát/ nhận tin

Chuyên đề tốt nghiệp

Tiến trình là một dãy các thao tác, nó làm biến đổi trạng thái của hệthống chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác xuất phát từ một trạng tháiban đầu nào đó Mỗi tiến trình trong DFD đợc bao trong một vòng tròn và mỗitiến trình phải có chức năng biến đổi thông tin Nghĩa là có chức năng biến

đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó nh tổ chức lại, bổ sung tạo thôngtin mới

Ví dụ:

Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trongBFD tơng ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau,chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau

trình Nó đợc chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu.Mũi tên chỉ ra hớng của dòng thông tin

Kho dữ liệu trong sơ đồ DFD là nơi lu trữ thông tin trong 1 khoảng thờigian nào đó Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta nóirằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhậtkho dữ liệu

Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :

- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của ngời dùng

- Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống

Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :

tâm của nhà quản lý

Có hai loại thực thể:

+ Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch

VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia )

+ Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch

Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD,NguoiBan)

loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin

kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể

Có 3 loại thuộc tính nh:

+ Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tínhcho phép xác định duy nhất một thực thể

+ Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều

là thuộc tính mô tả Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng

Ví dụ:

Với thực thể DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) thì:

* Thuộc tính Mahang là khoá

* Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả

Ví dụ nh quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một kháchhàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc

về một khách hàng nào đó

 N@M Liên kết Nhiều Nhiều– Tin học 43B

Mỗi lần xuất của A tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngợclại, nhiều mỗi lần xuất của B tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B

Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu :

* Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn :

- - Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu

- - Những ngời sử dụng hệ thống hiện tại

- - Xem xét các tài liệu sử dụng thờng xuyên trong lĩnh vực nghiêncứu

* Xác định kiểu thực thể: Để có đợc kiểu thực thể ngời phân tích phảichuẩn hoá nhằm mục đích :

- Tối thiểu việc lặp lại

- Tránh d thừa thông tin

* Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể

và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều

Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu.

- Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp dữ

liệu đợc lu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn, đơn giản và ổn định hơn Cấutrúc dữ liệu đợc chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản

- Các qui tắc chuẩn hoá:

Chuyên đề tốt nghiệp

Chuẩn hoá mức 1 (1.NF):

Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc chứacác thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đóthành các danh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lý

Chuẩn hoá mức 2 (2.NF):

Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tínhkhông phải khoá phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ khôngchỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phảitách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành mộtdanh sách con mới

Chuẩn hoá mức 3 (3.NF):

Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính này phụ thuộchàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau

có quan hệ với nhau

1.4 Mô hình quan hệ

Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từngthực thể của mỗi mô hình dữ liệu

Mục đích xây dựng mô hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng

và tối u hoá mô hình dữ liệu đã xây dựng

Chuyên đề tốt nghiệp

2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin

Một hệ thống bao gồm nhiều phần tử khác nhau nhng có mối quan hệchặt chẽ với nhau Việc thay đổi của phần tử này sẽ kéo theo sự thay đổi củacác phần tử khác dẫn tới sự thay đổi của cả hệ thống Chẳng hạn, đối với hệthống thông tin việc thay đổi về phần cứng kéo theo những thay đổi về chơngtrình cũng nh việc đa vào những nguyên tắc quản lý mới, yêu cầu phải hiện

đại hoá lại toàn bộ ứng dụng Chính vì lý do đó, khi tiến hành phân tích thiết

kế hệ thống, các nhà phân tích và thiết kế hệ thống thờng đa ra phơng thứctiếp cận hệ thống theo từng mức Đó cũng chính là nội dung của phơng phápphân tích, thiết kế hệ thống MERISE Theo phơng pháp này, việc tiếp cận hệthống theo từng mức sẽ phân tích hệ thống ra 3 yếu tố:

- Xử lý (Treatment)

- Dữ liệu (Data).

- Truyền tin (Communication).

và 4 mức tiếp cận:

- Khái niệm (Conceptural): ở mức này, hoạt động của tổ chức sẽ đợc

mô tả theo một cấu trúc khái quát nhất, các chức năng của hệ thống đợc mô tả

độc lập với các bộ phận (Ai?), vị trí (ở đâu?), cũng nh thời điểm (bao giờ?)

Mức này tơng đơng với việc xác định mục đích nhằm trả lời câu hỏi: Vìsao hệ thống đó tồn tại? Và nó là cái gì?

Đây là mức thể hiện tính ổn định của mô hình quan niệm và mục tiêuràng buộc của hệ thống

- Tổ chức (Organization): mức này thể hiện các mục tiêu đã đợc

khái niệm hoá ở mức khái niệm lên mức thực tế tổ chức, trong đó có tính đếnràng buộc về mặt tổ chức

Mức tổ chức nhằm trả lời cho câu hỏi: Ai? Bao giờ? ở đâu? Sau đó đa ra

sự sắp xếp vị trí làm việc cho các đối tợng trong hệ thống, cố gắng tìm ra cách

tổ chức tốt nhất

- Lô gíc (Logic): mức này đề cập tới những công cụ tin học mà ngời sử

dụng sẽ dùng trong xử lý nh: Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (FOXPRO,ACCESS, ORACLE, EXCEL, bảng tính điện tử )

- Vật lý (Physical): Đề cập tới các trang thiết bị tin học cụ thể đợc sử

dụng trong hệ thống

Việc phân tích và thiết kế hệ thống đợc tiến hành qua các bớc sau:

Chuyên đề tốt nghiệp

- Nghiên cứu thực tế

- Xây dựng các mô hình xử lý dữ liệu quan niệm, mô hình tổ chức xửlý

- Xây dựng mô hình dữ liệu lôgic

- Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu và mô hình tác nghiệp vật lý

Công cụ đợc sử dụng để xác định hệ thống máy tính là sơ đồ DFD Ng

-ời ta chia các tiến trình lô gíc của DFD thành các tiến trình vật lý Một số tiếntrình vật lý có thể đợc đảm nhiệm bằng máy vi tính và một số khác do ngời sửdụng đảm nhiệm

3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Khi triển khai một ứng dụng thì việc thiết kế tốt một cơ sở dữ liệu ngay

từ ban đầu là điều rất quan trọng Làm thế nào để hệ thống không bị cứngnhắc mà có thể thay đổi một cách linh hoạt đồng thời có thể duy trì bảo dỡngmột cách dễ dàng, ít tốn kém, tránh gây phiền hà cho ngời sử dụng Nếu giảiquyết tốt các yêu cầu trên thì thực sự ta đã có đợc một cơ sở dữ liệu hoàn hảo

B

ớc 1 : Phân tích toàn bộ yêu cầu

Bớc đầu tiên và khó khăn nhất là phân tích trọn vẹn những yêu cầutrong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị Ngời thiết kế phải tìm hiểu

kỹ việc xử lý dữ liệu của tổ chức nh thế nào để có cái nhìn tổng quát sau đómới bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu

B

ớc 2: Nhận diện các thực thể

Sau khi tìm hiểu tiến trình xử lý, nhà thiết kế phải nhận diện đợc thựcthể sẽ làm việc Mỗi thực thể đợc xem nh một đối tợng xử lý rõ ràng, riêngbiệt Những thực thể này đợc biểu diễn bởi những bảng trong cơ sở dữ liệu

B

Chuyên đề tốt nghiệp

ở bớc này phải xác định xem giữa các thực thể có mối quan hệ với nhau

nh thế nào? Giữa các thực thể có thể có mối quan hệ một - một, một - nhiềuhoặc nhiều - nhiều

B

ớc 4: Xác định khoá chính

Trong mỗi bảng cần phải xác định một trờng hay một thuộc tính mà giátrị của nó xác định một cách duy nhất đối với từng bản ghi làm khoá chính.Ngoài ra có thể kết hợp các trờng trong cùng một bảng với nhau làm khoáchính

B

ớc 5: Nhận diện mục khoá ngoại lai

Khoá ngoại lai là một trờng trong một bảng mà giá trị của nó trùng vớigiá trị khoá chính trên bảng khác nhằm kết nối hai bảng có quan hệ với nhau

Đây là loại khoá mang tính kết nối chứ không phải khoá xác định tính duynhất của các bản ghi

B

Sau khi khai báo các thực thể, khoá chính, khoá ngoại lai, ta phải xác

định đợc các trờng còn lại trong bảng Chú ý cần đặt tên sao cho thuận tiệnkhi xử lý Cần phải chuẩn hoá các bảng dữ liệu để tránh trùng lặp, giữ cho dữliệu có liên hệ chặt chẽ mà không bị mất thông tin

Đây là bớc cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, trong bớc này

ta xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trờng và độ rộng của mỗi trờng

3.3 Thiết kế giao diện ngời - máy

Thiết kế giao diện ngời - máy nhằm tạo ra giao diện thân thiện trongquá trình ngời sử dụng giao tiếp với máy, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trìnhtiếp xúc đạt hiệu quả cao nhất

Các chỉ tiêu quan trọng khi đánh giá một giao diện ngời - máy:

- Dễ sử dụng và dễ học ngay cả với ngời ít kinh nghiệm

- Tốc độ thao tác nhanh

Chuyên đề tốt nghiệp

- Kiểm soát: ngời sử dụng thực hiện hoặc kiểm soát đàm thoại

- Dễ phát triển

Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện:

- Phù hợp nhiệm vụ đợc giao

- Phù hợp với ngời sử dụng

Một số kiểu giao diện cơ bản:

- Hỏi và đáp: kiểu này rất phù hợp với ngời ít kinh nghiệm

- Ngôn ngữ lệnh: là phạm trù rộng và phức tạp, bao gồm từ câu lệnh

đơn giản đến ngôn ngữ điều khiển phức tạp Theo kiểu giao diện này thì sựtinh vi và tính mềm dẻo bị giới hạn bởi ngữ pháp của ngôn ngữ, tuy vậy nó lạiphù hợp đối với ngời sử dụng là chuyên gia

- Điền mẫu: là một dạng đối thoại đợc dùng phổ biến nhất đối với dữliệu và nó cũng đợc sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu Mẫu đợc thể hiệntrên màn hình nh bản báo cáo mẫu Trên màn hình có tên mẫu chú thích chocác trờng hợp và các thông báo hớng dẫn sử dụng Kiểu giao diện này phù hợpvới tất cả ngời sử dụng

Tóm lại, trong giai đoạn thiết kế này, nhà phân tích có thể sử dụng cáccông cụ theo cách đánh giá của mình để giải quyết vấn đề mà hệ thống đặt rasao cho có hiệu quả nhất, phù hợp với thực tiễn của tổ chức hiện tại

V nội dung bài toán lập đơn đặt hàng

1 Quy trình hoạt động của hệ thống bán hàng theo đơn đặt hàng

Quy trình bán hàng theo đơn đặt hàng bắt đầu từ khi có yêu cầu muahàng của khách hàng Hoạt động bán hàng theo đơn đặt hàng bao gồm cáccông việc chính:

- Tiếp nhận đơn đặt hàng khi có yêu cầu đặt hàng

- Thống kê số lợng hàng đặt đối với các đơn hàng chờ đặt hàng và gửiyêu cầu đặt hàng tới bộ phận mua hàng

- Điền số hiệu đơn đặt hàng của công ty vào các đơn đặt hàng củakhách hàng mà đơn đặt hàng đó của công ty đáp ứng khi công ty tiến hành đặthàng với nhà cung cấp

- Khi tiến hành nhập hàng mua về, căn cứ vào đơn đặt hàng của công

ty với nhà cung cấp và phiếu nhập mua điền thông tin về phiếu nhập mua vàocác đơn đặt hàng

- Thống kê các đơn đặt hàng đến thời hạn giao hàng và gửi cho bộphận giao hàng

- Tổng hợp báo cáo về tình trạng của các đơn đặt hàng gửi lãnh đạo

Nghiệp vụ mua hàng:

Chuyên đề tốt nghiệp

- Tổng hợp thông tin về nguồn hàng gửi lãnh đạo để có quyết địnhchọn nhà cung cấp khi bộ phận xử lý đơn đặt hàng có yêu cầu đặt hàng

- Tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp

- Kiểm tra hàng về số lợng và chất lợng Nếu hàng không đủ số lợnghoặc chất lợng thì:

+ Báo cáo kiểm tra hàng không chấp nhận (đối với những hàng không

đảm bảo yêu cầu) đợc lập và chuyển tới bộ phận xử lý đơn đặt hàng.+ Thoả thuận với nhà cung cấp về việc trả lại hàng và đặt mua lại sốlợng còn thiếu

- Tổng hợp các báo cáo về hàng nhập mua

Nghiệp vụ quản lý kho:

- Thống kê số lợng hàng tồn kho theo từng mục đích sử dụng khi bộphận mua hàng có yêu cầu

- Khi bộ phận mua hàng có yêu cầu nhập kho sẽ căn cứ vào số đơn đặthàng của công ty để đặt hàng vào kho và viết phiếu nhập kho thành 3 liên, 1liên giao cho bộ phận mua hàng, 1 liên giao cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng

và 1 liên lu kho

- Khi bộ phận giao hàng có yêu cầu, bộ phận kho sẽ tìm hàng trongkho có số phiếu nhập mua trùng với số phiếu nhập mua ghi trên đơn đặt hàngcủa khách hàng và tiến hành thủ tục xuất hàng Hoá đơn bán hàng kiêm phiếuxuất kho đợc lập thành 3 liên, 1 liên lu kho, 1 liên gửi cho bộ phận xử lý đơn

đặt hàng, 1 liên giao cho khách hàng

- Tổng hợp các báo cáo hàng tồn kho về số lợng, giá trị và mục đích

Chuyên đề tốt nghiệp

của ngời thực hiện bài toán đó Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh và

nh-ợc điểm của nó, nên việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên các yêu cầucủa bài toán đạt ra Các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho ngời sử dụngtrong quá trình giải quyết vấn đề, khả năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải

đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra

Dựa trên các yêu cầu của bài toán và quá trình phân tích thiết kế chơngtrình thì phải tìm ra đợc một giải pháp phần mềm tối u Tức là phải đảm bảothông tin chính xác, dễ sử dụng vào công tác quản lý, giao diện đẹp, thân thiệnvới ngời sử dụng,…Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu các ngôn ngữ, emquyết định lựa chọn ngôn ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0 để xây dựng ch-

ơng trình

Microsoft Visual Foxpro 7.0 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nổitiếng với khả năng đơn giản hoá thủ tục thiết kế quản lý dữ liệu MicrosoftVisual Foxpro 7.0 giúp dễ dàng tổ chức dữ liệu, định nghĩa các nguyên tắc ápdụng cho cơ sở dữ liệu và xây dựng chơng trình ứng dụng, nó cho phép nhanhchóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kếgiao diện đồ hoạ, Ngoài ra Microsoft Visual Foxpro 7.0 còn cho phép thiết kếnhanh các trình ứng dụng có đầy đủ các tính năng thông qua môi trờng thiết

kế thích hợp, cung cấp các công cụ lập trình hớng đối tợng cực kỳ mạnh mẽ,khả năng máy khách/ máy chủ, hỗ trợ OLE và ActiveX Nói tóm lại MicrosoftVisual Foxpro 7.0 là công cụ quản lý dữ liệu tơng tác cực kỳ mạnh mẽ và

đang đợc sử dụng rộng rãi nh là một công cụ mạnh của các nhà lập trình ứngdụng chuyên nghiệp nhằm tạo ra các phần mềm quản lý doanh nghiệp, các ch-

ơng trình kế toán

35Chuyên đề tốt nghiệp

Sau khi phân loại các đơn đặt hàng, các nhân viên xử lý đơn hàng sẽthống kê lợng hàng cần đặt mua và gửi yêu cầu mua hàng tới bộ phận muahàng Đây là một công việc khá vất vả vì số mặt hàng đặt mua rất phong phú,

đa dạng, số lợng đơn đặt hàng nhiều rất dễ nhầm lẫn Đồng thời nhân viên xử

“Xây dựng hệ thống thông tin lập Cẩm nang mua sắm” Không chỉ quản lý các thông tin thuần tuý về sảnphẩm mà công ty phải thờng xuyên cập nhật giá bán lẻ các sản phẩm

Các nhân viên phụ trách việc tìm kiếm nguồn hàng phải thờng xuyêncập nhật thông tin về giá và chiết khấu của các mặt hàng đối với từng nhàcung cấp Thông tin chiết khấu sản phẩm rất quan trọng, là một trong nhữngtiêu chí để công ty lựa chọn nhà cung cấp

Khi có yêu cầu mua hàng từ bộ phận xử lý đơn đặt hàng, căn cứ vào hồsơ giá sản phẩm, các thông tin về chiết khấu sản phẩm và lý lịch nhà cung cấp,các nhân viên đặt hàng sẽ lập báo cáo tổng hợp về mặt hàng cần mua vànguồn hàng trình lên lãnh đạo để quyết định lựa chọn nhà cung cấp

Nh vậy khối lợng thông tin mà hệ thống lập đơn đặt hàng cần quản lýbao gồm:

- Thông tin về sản phẩm và giá bán lẻ trên thị trờng

- Thông tin về ngời cung cấp sản phẩm và giá cả cung cấp

- Quản lý đơn đặt hàng của khách hàng với chủng loại sản phẩm đặtmua đa dạng, giá bán có thể khác nhau khi thoả thuận, thời gian giao hàngkhác nhau

- Quản lý các đơn đặt hàng với nhà cung cấp, đánh giá đợc chất lợngcác nhà cung cấp theo thời gian, quản lý đợc các thông tin về chiết khấu sảnphẩm để lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm hợp lý nhất

- Quản lý đợc hàng nhập, xuất kho theo số lợng, giá trị và mục đích sửdụng của chúng

Nh vậy, để quản lý, khai thác khối lợng thông tin trên là một công việcrất khó khăn, đặc biệt là để đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn đối với các

đơn hàng là một công việc không đơn giản Vì vậy em đã quyết định lựa chọn

đề tài là Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn hàng“Xây dựng hệ thống thông tin lập ” với mục đích là làm

Hồ sơ

giá

và h

ồ sơ

ch iết kh ấu

Có yêu cầu đặt hàng

Báo cáo hà

Tính số l ợng tồn kho

Tính số l ợng đặt hàng

Tổng hợp báo cáo Xác định chiết khấu đ ợc h ởng

Hàn

g tồ

n kh o

Lý l ịch nh

à cu

ng c ấp

Lựa chọn nhà cung cấp

Đơn hà

ng chờ đặ

t h àng

Chuyên đề tốt nghiệp

cho hệ thống bán hàng của công ty hoạt động hiệu quả hơn và giảm nhẹ khối

lợng công việc cho các nhân viên

ii phân tích hệ thống thông tin

1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống

1.1 Sơ đồ luồng thông tin lựa chọn nhà cung cấp

Thời

Trởng phòng mua hàng và cung ứng

công

ty ty công của t hàng đặ Đơn

Điền số hiệu đơn đặt hàng của công ty

Đơn hà

ng

có hàn

g đ

ặt c

h a v

ề kh o

Đơn hà

ng chờ đặ

t h àng

39Chuyên đề tốt nghiệp

1.3 Sơ đồ luồng thông tin xử lý đơn đặt hàng tại thời điểm hàng mua

40Hàng mua nhập kho

Lọc các đơn đặt hàng cần giao

Điền số phiếu nhập

Đơn hà

ng

có hàn

g đ

ặt đ

ã về kh o

n gia o

Lập phiếu nhập mua

Đơn hà

ng

có hàn

g đ

ặt c

h a v

ề kh o

Phiếu nhập