Bài giảng Hệ thống thông tin - Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp

Bài giảng Hệ thống thông tin - Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp

Hệ thống hoạch định

nguồn lực doanh nghiệp

(ERP, Enterprise Resource Planning)

Nội dung

 Giới thiệu ERP

 Quá trình phát triển ERP

 Các lý do tại sao ERP phổ biến

 Các lý do tại sao thực hiện ERP thất

bại

 Triển vọng tương lai của ERP

 Mục đích của ERP

 Các đặc điểm của ERP

 Cấu trúc của ERP

 Triển khai ERP

 Thời gian triển khai ERP

 Các tiêu chuẩn chọn ERP

 Thiết kế lại

 ERP không có thiết kế lại

 ERP có thiết kế lại

 Chuẩn bị nền tảng cho ERP

 Thuận lợi và bất lợi của ERP

 Tình hình triển khai ERP tại một số công ty

 Kết luận và các lời khuyên

Giới thiệu ERP

 ERP là phần mềm ứng dụng gồm nhiều mô đun, nhằm

giúp công ty quản lý các phần quan trọng trong công việc kinh doanh

 ERP xuất hiện trên thị trường vào những năm 1980

 ERP có thể diễn tả khác nhau tùy theo những người khác nhau

 ERP không chỉ là phần mềm, mà là phong cách quản lý mới

Quá trình phát triển ERP

MRP có chu trình đóng MRP

Quá trình phát triển ERP (tiếp theo)

 MRP (Material Requirements Planning): Nhằm nâng cao hiệu quả trong cơng việc quản lý nguyên vật liệu

 Sản xuất cái gì?

 Để sản xuất những cái đĩ thì cần những gi?

 Hiện nay đã cĩ trong tay nhưng gì?

 Những gì cần phải cĩ nữa để sản xuất?

 MRP cĩ chu trình đĩng (Closed-Loop MRP)

 chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu

 hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đĩ.

 MRP II (Manufacturing Resource Planning)

 Thêm 3 chức năng mới: Lập kế hoạch kinh doanh và vận hành, Giao diện tài chính và Mô phỏng

 ERP (Enterprise Resource Planning): Mục tiêu của ERP là giảm chi phí

và đạt hiệu quả kinh doanh thơng qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.

Mục đích của ERP

 Tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ

phận trong 1 phần mềm máy tính duy nhất, mà có thể đáp

ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau

 Kết hợp tất cả các HT trong 1 phần mềm tích hợp duy

nhất sử dụng 1 CSDL duy nhất, để các bộ phận khác nhau

có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau

Các đặc điểm của ERP (5 đặc điểm)

 ERP là 1 HT

 Tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh

 Do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính

 Hoạt động theo quy tắc

 Với các trách nhiệm được xác định rõ ràng

 Liên kết giữa các phòng ban trong công ty

Cấu trúc của ERP

Cấu trúc của ERP - 1 Kế toán tài chính

 Sổ cái

 Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng

 CSDL khách hàng

 Đơn đặt hàng và các khoản phải thu

 Mua hàng và các khoản phải trả

 Lương

 Nhân sự

 Tài sản cố định

Cấu trúc của ERP - 2 Hậu cần

 Quản lý kho và tồn kho

 Quản lý giao nhận

 Quản lý nhà cung cấp

Cấu trúc của ERP - 3 Sản xuất

 Lập kế hoạch sản xuất (MPS, Master Production Schedule)

 Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP, Material Requirements

Planning)

 Lập kế hoạch phân phối (DRP, Distribution Requirements Planning)

 Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP, Capability Requirements

Planning)

 Công thức sản phẩm (BOM, Bill of Material)

 Quản lý luồng sản xuất (Product Routings)

 Quản lý mã vạch (Bar Coding)

 Quản lý lệnh sản xuất (Work Order)

Cấu trúc của ERP - 5 Dịch vụ

 Quản lý dịch vụ khách hàng

 Quản lý bảo hành bảo trì

Triển khai ERP

 Chiến lược - Big Bang

 Triển khai từng bộ phận – Franchising: phù hợp với các công ty lớn và đa dạng về lĩnh vực hoạt động kinh doanh

mà không chia sẻ các quy trình chung xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp

 Tập trung vào các qui trình chủ đạo - Slam dunk: áp dụng đối với các công ty nhỏ mong muốn phát triển vào hệ thống ERP

 Theo yêu cầu - On-Demand Nibble

Chu trình triển khai ERP

Chu trình triển khai ERP

 Thực hiện tiền đỊnh giá (pre-evaluation screening): để giới hạn con số của package vốn

phải được định giá bởi Ban đánh giá, loại bỏ các ERP package không phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh của công ty

 Định giá trọn gói (package evaluation): quan

trọng nhất, Mục tiêu đó là tìm được một package đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép định giá tất cả các package với quy mô như nhau.

Chu trình triển khai ERP

 Lập kế hoạch dự án (project planning): quyết định

khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập và cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát

 Phân tích sự khác biệt (gap analysic): tiến trình

qua xuyên suốt của mô hình hoạt động hiện tai và định hướng mô hình trong tương lai  Tái cấu trúc qui trình kinh doanh.

Chu trình triển khai ERP

 Cấu hình hệ thống (configuration): có thể

giải thích và cho thấy những gì không phù hợp trong package đó và nơi nào xảy ra những khác biệt trong chức năng

Thời gian triển khai ERP

 Người bán phần mềm ERP cho thời gian thực hiện ERP

trung bình là 3-6 tháng, đối với công ty có phạm vi nhỏ.

 Thực tế, để thực hiện ERP đúng nghĩa, cần

 Thay đổi cách thức kinh doanh

 Thay đổi cách thức thực hiện các công việc

Do đó, thời gian trung bình để thực hiện dự án ERP

thành công khoảng 1-3 năm

Các tiêu chuẩn chọn ERP

 Có tất cả các chức năng kinh doanh không?

 Tất cả các quá trình và chức năng kinh doanh có tích hợp được không?

 Có tất cả các xu hướng IT gần đây nhất không?

 Người bán phần mềm ERP có làm theo đơn đặt hàng và thực hiện tất cả các khả năng không?

 Tính sẵn sàng các lựa chọn dịch vụ

 Ví tiền và tính ROI (Return on investment)

Thiết kế lại

 Nghiên cứu các quá trình và HT hiện tại

 Thiết kế và phát triển các HT mới

 Định nghĩa quá trình, cấu trúc tổ chức và các thủ tục

 Phát triển/Đặt hàng phần mềm

 Huấn luyện con người

 Thực hiện HT mới

ERP không có thiết kế lại

 Thuận lợi

 Không có những thay đổi rõ ràng về chức năng

 Người sử dụng nhận thấy có thể chấp nhận hơn

 Có thể hoàn thành theo khung thời gian

 Có thể kiểm soát được chi phí

 Ảnh hưởng đến tổ chức vừa phải

 Bất lợi

 Bỏ qua các thực tế kinh doanh tốt nhất

 Không có tính ổn định của HT trong thời gian dài

 Không thể tích hợp các HT trong đoàn thể

 Tự nghiên cứu các kỹ thuật mới

ERP có thiết kế lại

 Thiết kế lại quá trình trước khi thực hiện ERP

 Thiết kế lại trong khi thực hiện ERP

 Thiết kế lại sau khi thực hiện ERP

 Thiết kế lại liên tục thông qua ERP

Chuẩn bị nền tảng cho ERP

 Không bắt đầu mà không có cam kết từ ban QL

 Cấp quỹ đầy đủ

 Xác định nhóm dự án cốt lõi

 Chọn các chuyên gia từ tất cả các lĩnh vực

 Đánh giá và chọn gói phần mềm ERP

 Đánh giá đối tác thực hiện

 Lập kế hoạch thực hiện

 Trình bày kế hoạch cho hội đồng quản lý phê chuẩn

 Trình bày kế hoạch cho các nhóm nhân viên, để xem khả năng chấp nhận và phản hồi từ họ

 Lập kế hoạch huấn luyện người sử dụng

 Lập kế hoạch những nâng cấp cần thiết trong tương lai

Thuận lợi của ERP

 Tăng hơn về doanh thu kho

(Giảm chi phí kho, vận chuyển, lưu trữ, và chi phí vận hành kho)

 Cải tiến dịch vụ khách hàng

(Cải tiến tỷ lệ đáp ứng đơn đặt hàng từ khách hàng, sự thỏa mãn của khách hàng)

 Làm tốt hơn độ chính xác kho

(Tăng độ chính xác, và giảm nhu cầu kiểm toán kho thường xuyên)

 Nâng cao hơn chất lượng, ít làm lại

(Nhận dạng các vấn đề trước khi sản phẩm được sản xuất, định vị chính xác các vấn đề chất lượng)

 Thu thập lợi nhuận hàng năm chính xác, cải tiến dòng tiền mặt

(Cho các nhà sản xuất sức mạnh để khảo sát các tài khoản phải thu trước khi các vấn đề lớn xảy ra)

 Lợi ích từ ERP

Bất lợi của ERP

 Nhiều chi phí cao khi thiết lập HT ERP

(Thời gian và tiền bạc)

 Thực hiện ERP rất khó

(Phải thay đổi cách thức kinh doanh)

 Mức độ riêng tư trong HT ERP

 Tốn thời gian để nhận ra các lợi ích của ERP

(Khoảng 8 tháng sau khi thực hiện)

 Đào tạo tốn rất nhiều chi phí

 Vấn đề kiểm soát nhân viên

(Chia sẽ thông tin, RQĐ, chống đối, dư thừa, lỗi)

 Khoảng 1/2 HT ERP thực hiện đều thất bại

Các lý do tại sao thực hiện ERP thất bại

 Các nhân viên thường phản đối phần mềm ERP mới.

 Đào tạo và huấn luyện

Triển vọng tương lai của ERP (4 xu hướng)

 Cải tiến tính uyển chuyển và tích hợp

 Đưa thêm các ứng dụng kinh doanh điện tử (E-business Applications)

 Sales Force Automation (SFA): xử lý các công việc kinh doanh thường

xuyên và lập lịch hẹn

 Customer Relationship Management (CRM): thu thập và tổ chức dữ liệu

khách hàng

 E-procurement: tập trung tăng hiệu quả các hoạt động thu mua

 Supply Chain Management (SCM): tư động hoạch định, phối hợp và tinh

giản việc quản lý cung cấp của công ty

 Business Intelligence: cung cấp các trợ giúp ra quyết định

 Phạm vi khách hàng rộng hơn

 Những người sử dụng tự phục vụ (self-service users)

 Những người sử dụng di động (mobile users)

 Những công ty khác (Other companies)

Tình hình triển khai ERP

tại một số công ty

 DigiNet Corporation có sản phẩm LEMON3 ®

 LEMON3 ® là HT quản trị doanh nghiệp (ERP) hiện đại, đã ứng dụng thành công trong nhiều doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam.

 LEMON3 ® giúp doanh nghiệp quản lý:

 Ngân sách, doanh thu, chi phí, lợi nhuận

 Kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ tồn kho

 Vốn, nhân lực, tài sản, công nợ (Các nguồn lực của doanh nghiệp được quản lý một cách thông minh và linh hoạt)

 LEMON3 ® còn kèm theo dịch vụ tư vấn chuyển giao, đào tạo và chăm sóc hậu mãi chuyên nghiệp > Hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm hiệu quả.

Tình hình triển khai ERP

tại một số cơng ty (tt 1)

tổng thể doanh nghiệp)

 EFFECT-ERP cĩ các đặc điểm

 Quản lý khách hàng

 Quản lý đơn đặt hàng

 Quản lý nhân sự

 Quản lý trang thiết bị

 Quản lý công văn giấy tờ

 Quản trị dịch vụ

 Kiểm tra nhân viên

 Visual Effect SQL 3.0

 Cơ sở dữ liệu báo cáo

 Quản lý bảo hành

Tình hình triển khai ERP

tại một số cơng ty (tt 2)

 Fast cĩ sản phẩm ERP Fast Business 2005.Net (Hệ thống quản lý tổng thể

doanh nghiệp) (đã hồn thành tháng 06-2004)

 Fast Business cho phép tự động hĩa điều hành và quản lý doanh

nghiệp từ

Fast Distribution (QL phân phối) Đầu năm 2005, Fast Business thêm:

Fast HRM (QL nhân sự) và Fast CRM (QL quan hệ khách hàng).

 Quản lý mua hàng

 Quản lý bán hàng

 Quản lý hàng tồn kho

 Tính giá thành sản phẩm

 Quản lý tài chính kế toán

 Phân tích kết quả sản xuất kinh doanh

Tình hình triển khai ERP

tại một số công ty (tt 3)

 LAC VIET Computing Corp có sản phẩm Intuitive ERP

 Intuitive ERP (Quản trị nguồn lực doanh nghiệp): QL toàn diện

và tích hợp các quy trình nghiệp vụ tài chính, QL vật tư, QL sản xuất, lập kế hoạch giúp giảm giá thành, tăng năng suất, chất lượng

và kiểm soát tốt hơn trong điều hành doanh nghiệp.

 Intuitive ERP có các đặc điểm:

Kết luận và các lời khuyên

 Thực hiện ERP có lợi ích cho tổ chức, bằng cách cung cấp tích hợp môi trường làm việc tốt hơn, tự động hơn, và uyển chuyển hơn trong việc truy xuất thông tin và vận hành

 Tuy nhiên, thực hiện ERP cần nhiều vốn, nhân sự và nguồn lực kỹ thuật

 Đào tạo là nhân tố quan trọng để thực hiện HT ERP thành

công (Đào tạo từ quản lý cấp cao đến cấp trung rồi đến

cấp thấp).