Đề tài tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán và hoàn thiện các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí

Báo cáo thực tập tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán và hoàn thiện các hoạt đông kiểm soát trong chu trình chi phí

MỤC LỤC

Mở đầu

1.Lý do chọn đề tài……… 4

2.Mục tiêu nghiên cứu đề tài………4

3.Phạm vi nghiên cứu đề tài……….4

Chương 1: Cơ sở lý luận 1.Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán……….5

1.1.Hệ thống thông tin kế toán……… 5

1.1.1.Khái niệm,đặc điểm hệ thống thông tin kế toán……… 5

1.1.2.Phân loại hệ thống thông tin kế toán……… 5

1.1.3.Chức năng hệ thống thông tin kế toán……….6

1.1.4.Công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống……….6

1.1.4.1.Sơ đồ dòng dữ liệu……….6

1.1.4.2.Lưu đồ lưu chuyển chứng từ……… 7

1.2.Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán……….8

1.2.1.Môi trường kiểm soát……….8

1.2.2.Đánh giá rủi ro………9

1.2.3.Các hoạt động kiểm soát………9

1.2.3.1.Kiểm soát chung……… 9

1.2.3.2.Kiểm soát ứng dụng………10

1.3.Các hoạt động kiểm soát nội bộ………10

1.3.1.Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm………10

1.3.2.Kiểm soát quá tình xử lý thông tin và nghiệp vụ……….10

1.3.2.1.Ủy quyền và xét duyệt………10

1.3.2.2.Kiểm soát thu thập dữ liệu……….10

1.3.2.3.Kiểm soát xử lý dữ liệu……… 11

1.3.2.4.Kiểm soát sổ sách báo cáo……….11

1.3.2.4.Kiểm soát quá trình xử lý thông tin………11

1.3.3.Kiểm tra độc lập………11

1.3.4.Phân tích rà soát………11

1.4.Giới thiệu chung về các chu trình kế toán……….12

2.Tổng quan về kế toán bảo hiểm……….13

2.1.Đặc điểm hợp đồng bảo hiểm và hoạt động kinh doanh bảo hiểm………13

2.1.1.Đặc điểm hợp đồng bảo hiểm……… 13

2.1.2.Đặc điểm của hợp đồng kinh doanh bảo hiểm………14

2.2.Đặc điểm chi phí,doanh thu và dự phòng nghiệp vụ………15

2.2.1.Đặc điểm chi phí kinh doanh bảo hiểm……… 15

2.2.2.Đặc điểm doanh thu và xác định kết quả kinh doanh……….16

2.2.3.Đặc điểm dự phòng nghiệp vụ……… 17

Chương 2: Giới thiệu chung về công ty cổ phần bảo hiểm hàng không và chi nhánh Nghệ An. 1.Giới thiệu chung về công ty bảo hiểm hàng không……… 19

1.1.Chức năng hoạt động………19

1.2.Cơ cấu tổ chức và mạng lưới hoạt động của tổng công ty VNI………20

1.2.1.Cơ cấu tổ chức……….20

1.2.2.Mạng lưới hoạt động………20

2.Hiện trạng tổ chức của chi nhánh Nghệ An………21

2.1.Phạm vi hoạt động………21

2

2.2.Các loại hình bảo hiểm chủ yếu………21

2.3.Hiện trạng tổ chức các phòng ban……….22

2.3.1.Phòng kế toán……… 22

2.3.2.Phòng phi hàng hải……… 22

2.3.3.Phòng tài sản kỹ thuật hàng hải……… 22

2.3.4.Phòng giám định bồi thường………22

Chương 3: Phân tích chu trình chi phí bảo hiểm. 1.Quyết định và nhu cầu thông tin……….23

2.Các hoạt động chính trong chu trình bồi thường bảo hiểm………23

2.1.Tiếp nhận thông tin tổn thất……… 23

2.2.Giám định hiện trường,hướng dẫn và thu thập hồ sơ………24

2.3.Kiểm tra và tính toán bồi thường……… 24

2.4.Kết thúc,đóng hồ sơ,thanh toán tiền bồi thường bảo hiểm……… 24

3.Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD-0) của chu trình bồi thường bảo hiểm……….25

4.Các chứng từ và báo cáo liên quan……… 25

4.1.Mô tả các chứng từ liên quan……… 25

4.2.Mô tả báo cáo và sổ sách liên quan……… 27

5.Phân tích quá trình luân chuyển chứng từ được mô tả bằng lưu đồ……… 28

6.Nhận xét,đánh giá rủi ro và đề xuất những biện pháp kiểm soát nội bộ……… 30

6.1.Việc phân chia trách nhiệm và quy trình thực hiện theo từng trách nhiệm……… 30

6.2.Quá trình luân chuyển thông tin và kiểm soát truy cập………33

7.Lưu đồ lưu chuyển chứng từ đề nghị……… 36

MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài.

Kinh doanh bảo hiểm là một nghành dễ sinh lãi nhưng cũng tương đối nhiều rủi ro.Rủi ro

có thể đến từ nhiều phía như gian lận của chủ hợp đồng bảo hiểm,gian lận của ngườitrung gian bảo hiểm ( môi giới bảo hiểm hoặc đại lý ) hoặc gian lận ngay chính bên trongnội bộ của công ty.Nó làm ảnh hưởng đến chi phí trực tiếp kinh doanh bảo hiểm và uy tíncủa doanh nghiệp.Vì vậy ngoài việc cố gắng đạt doanh thu cao thì thiết nghĩ các doanhnghiệp bảo hiểm nên cần chú trọng hơn đến các hoạt động kiểm soát trong các chu trìnhnghiệp vụ của công ty.Việc xây dựng các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bảohiểm giúp doanh nghiệp chuyên môn hóa sâu hơn trong các nghiệp vụ

Hệ thống thông tin kế toán là một trong những hệ thống thông tin không thể thiếu trongbất kỳ doanh nghiệp nào.Nó cung cấp các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định củanhà lãnh đạo cùng với những hoạt đông kiểm soát để tránh những rủi ro làm cho mục tiêucủa tổ chức không đạt được.Trong hệ thống thông tin kế toán bảo hiểm có nhiều chu trìnhnhư: chu trình doanh thu,chu trình chi phí,chu trình nhân sự,…Và chu trình chi phí chínhtrong doanh nghiệp bảo hiểm chính là chu trình bồi thường bảo hiểm.Đây là nghiệp vụchính của công ty bảo hiểm nhưng nó vấn đang còn tồn tại những mặt hạn chế về mặtkiểm soát

Từ những lý do trên, em đã chọn đề tài " Tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán và hoàn thiện các hoạt dộng kiểm soát trong chu trình chi phí của công ty cổ phần bảo hiểm hàng không chi nhánh Nghệ An" làm báo cáo thực tập.

2.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.

Tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động kiểm soát của công ty.Phân tíchchu trình bồi thường bảo hiểm,đưa ra nhận xét về các nghiệp vụ xử lý và đề xuất biệnpháp kiểm soát làm giảm gian lận và tránh những rủi ro có thể xảy ra trong chu trình này

3.Phạm vi nghiên cứu của đề tài.

Để tìm hiểu toàn bộ hệ thống thông tin kế toán của công ty thì cần tìm hiểu về các chutrình doanh thu,chu trình tài chính,chu trình nhân sự, Nhưng ở phạm vi của một báo cáothực tập thì đề tài chỉ dừng ở việc phân tích chu trình bồi thường bảo hiểm và đưa ra cácbiện pháp kiểm soát

Chương 1: Cơ sở lý luận

1.Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán.

1.1.Hệ thống thông tin kế toán

4

1.1.1.Khái niệm,đặc điểm hệ thống thông tin kế toán.

a.Khái niệm: Hệ thống thông tin kế toán(Accounting Information system-AIS) là hệthống thu thập,ghi chép,bảo quản và xử lý dữ liệu nhằm cung cấp cho người sử dụng

Hình 1-Mô tả hệ thống thông tin kế toán

b.Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán:

• Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp và nội bộdoanh nghiệp

• Cấu trúc: bao gồm nhiều hệ thống xử lý ứng dụng(mua hàng,bán hàng,sảnxuất,tài chính),thiết bị,con người,môi trường(luật pháp,đặc điểm của hoạt độngkinh doanh,kỹ thuật thiết bị)

• Thông tin đầu vào: Dữ liệu hoạt động kinh tế phát sinh như các chứng từ

• Thông tin đầu ra: Các báo cáo tài chính

1.1.2.Phân loại hệ thống thông tin kế toán

a.Theo mục tiêu và đối tượng sử dụng:

• Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung cấp thông tin tài chính bên ngoàidoanh nghiệp theo luật định

• Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp thông tin bên trong doanhnghiệp theo yêu cầu quản lý của ban quản lý

b.Theo phương thức xử lý:

• Hệ thống thông tin kế toán thủ công

• Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính

• Hệ thống thông tin kế toán thủ công

1.1.3.Chức năng hệ thống thông tin kế toán.

• Thu thập và lưu trữ dữ liệu về hoạt động kinh doanh

• Cung cấp thông tin cho người sử dụng bên trong và ngoài doanh nghiệp

• Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh

• Hỗ trợ ra quyết định quản trị

• Hoạch định và kiểm soát

• Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.4.Công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống:

Ý nghĩa của các công cụ mô tả hệ thống nhằm xác định cách thức làm việc của hệthống.Xác định các điểm mạnh,điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ và đề nghị cảitiến hỗ trợ trong quá trình phát triển hệ thống mới.Có rất nhiều công cụ để mô tả hệ thốngnhư: sơ đồ dòng dữ liệu(Data flow Diagram-DFD),lưu đồ(Flowchart-hệ thống,chứngtừ),sơ đồ GANTT,…Tuy nhiên trong khuôn khổ báo cáo sẽ sử dụng công cụ mô tả là lưu

đồ và sơ đồ dòng dữ liệu

1.1.4.1.Sơ đồ dòng dữ liệu

a.Khái niệm: Dòng dữ liệu (DFD) là hình vẽ mô tả quá trình luân chuyển dữ liệu,thôngtin trong 1 hệ thống.DFD được dùng nhiều nhất trong việc lập kế hoạch thiết kế một hệthống mới

b.Biểu tượng dùng trong sơ đồ dòng dữ liệu

Biểu tượng Tên Giải thích

Nguồn vàđích

dữ liệu

Con người và tổ chức gửi dữ liệu đến và nhận dữ liệu từ

hệ thống được trình bày bởi một hộp hình vuông

Dòng dữliệu

Dòng dữ liệu vào và ra của một xử lý được trình bày bởiđường mũi tên thẳng hay cong

Quá trình Quá trình xử lý dữ liệu

6

a.Khái niệm: Lưu là một sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ,mô tả trình tự xử lý,trình

tự vận hành của hệ thống.Lưu đồ là một trong những công cụ được sử dụng trong quátrình phát triển hệ thống

b.Biểu tượng dùng trong lưu đồ:

Biểu tượng Chú thích Biểu tượng Chú thích

(bằng tay)Chứng từ nhiều

liên

Xử lý tự động(bằng máy)Tập tin (lưu trên

Hiển thị trên mànhình (ví dụ nhưhiển thị doanh thusản phẩm X)

Lưu trữ thủ công(có thể lưu theo số hoặc ký hiệu chữcái)

trang ( trang 2 vớitrang 1)

Điểm nối trongtrang

Dòng luân chuyển chứng từ

Lời chú thích

1.2.Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Một hệ thống thông tin kế toán (AIS) được thiết kế tốt nhằm cung cấp kiểm soát đầy đủ

để đạt các mục tiêu sau:

 Toàn bộ nghiệp vụ được ủy quyền đúng đắn

 Chỉ ghi chép các nghiệp vụ thực sự xảy ra và cần được ghi chính xác

 Tài sản và thông tin được bảo vệ an toàn

 Cung cấp thông tin hữu ích để giúp hoạt động kinh doanh được thực hiện hiệunăng và hiệu quả

 Kiểm soát hoạt động xử lý của hệ thống thông tin

1.2.1.Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát là những tình huống,sự kiện bao quanh một hệ thống kế toán và lànền tảng ảnh hưởng đến các yếu tố khác của hệ thống kiểm soát nội bộ.Các nhân tố ảnhhưởng đến môi trường kiểm soát bao gồm:

 Triết lý quản lý và phong cách hoạt động

 Cơ cấu tổ chức

 Phương pháp ủy quyền

 Khả năng của đội ngũ nhân viên

 Chính sách nguồn nhân lực

 Sự trung thực và các giá trị đạo đức

 Hội đồng quản trị và ban kiểm soát

1.2.2.Đánh giá rủi ro

8

Rủi ro là những vấn đề làm mục tiêu không đạt được.Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng vàphân tích tầm cỡ,khả năng xảy ra rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình.Rủi ro xuất hiện donhiều nguyên nhân như: do thảm họa chính trị hoặc tự nhiên,do sai sót bất cẩn của conngười do huấn luyện chưa tốt,do gian lận,…

1.2.3.Các hoạt động kiểm soát

1.2.3.1.Kiểm soát chung: là các hoạt động kiểm soát được thiết kế và thực hiệnnhằm đảm bảo môi trương kiểm soát của tổ chức được ổn định,vững mạnh làm gia tănghiệu quả của kiểm soát ứng dụng.Nó ảnh hưởng đến tất cả các chương trình ứngdụng,giảm gian lận hoặc sai sót trong toàn bộ hệ thống.Các hoạt đông kiểm soát chunggồm có:

• Kiểm soát an ninh hệ thống

• Kiểm soát chương trình phát triển hệ thống mới

• Tổ chức hệ thống xử lý thông tin

• Kiểm soát thiết bị

• Kiểm soát phần mềm xử lý

• Kiểm soát lưu trữ dữ liệu

• Kiểm soát truy cập

• Kiểm soát truyền thông dữ liệu

• Lập kế hoạch dự phòng tai họa xảy ra

1.2.3.2.Kiểm soát ứng dụng: là các hoạt động kiểm soát được thiết kế và thực hiện

để ngăn ngừa,phát hiện và sửa chữa sai sót,gian lận trong quá trình xử lý nghiệp vụ củamột chương trình xử lý.Bao gồm:

• Kiểm soát nhập liệu

• Kiếm soát xử lý dữ liệu

• Kiểm soát kết quả xử lý

1.3.Các hoạt động kiểm soát nội bộ

1.3.1.Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Không để một cá nhân nắm tất cả các chức năng của một nghiệp vụ: ủy quyền,bảo quảntài sản và ghi chép,giữ sổ sách kế toán.Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số bướccông việc (khâu công việc) trong 1 chức năng.

1.3.2.Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ

1.3.2.1.Ủy quyền và xét duyệt

Ủy quyền là trao quyền cho một cá nhân hoặc một bộ phận thực hiện nghiệp vụ,đưa raquyết định.Việc ủy quyền xét duyệt nên bằng văn bản

-Ủy quyền chung bằng chính sách là đưa ra những chính sách chung bao gồm các điềukiện cho phép thực hiện nghiệp vụ

-Xét duyệt cụ thể (Ủy quyền từng trường hợp cụ thể) là xét duyệt từng trường hợp cụthể,không có chính sách chung

1.3.2.2.Kiểm soát thu thập dữ liệu

Mục tiêu kiểm soát thu thập dữ liệu là các hoạt động kinh doanh phải được xét duyệt,cóthực,đầy đủ,chính xác và đúng kỳ hạn.Dữ liệu cần thu thập là hai loại chứng từ: chứng từmệnh lệnh và chứng từ thực hiện được ủy quyền chung bằng chính sách.Nội dung dữ liệucần thu thập là nội dung nghiệp vụ kinh doanh,giá trị ảnh hưởng,ai thực hiện,thường ảnhhưởng tới nguồn lực nào,ở địa điểm hoặc thời gian nào

1.3.2.3.Kiểm soát xử lý dữ liệu

Kiểm soát theo trình tự hoạt động kinh tế,kiểm soát đối chiếu dữ liệu trong xử lý.Việcxét duyệt ủy quyền thì kiểm tra chữ ký,việc dữ liệu phải có thực thì kiểm tra đối chiếuchứng từ mệnh lệnh và nghiệp vụ liên quan như hợp đồng,phiếu xuất kho,đối chiếu cáctập tin dữ liệu với nhau…

1.3.2.4.Kiểm soát sổ sách báo cáo

10

Sổ sách lưu trữ hoạt động đảm bảo ghi chép chính xác,đầy đủ.Ghi chép dựa trên chứngtừ,thiết kế mẫu đầy đủ,rõ ràng để lại dấu vết kiểm toán.Báo cáo cần cung cấp chínhxác,kịp thời các thông tin phù hợp.

1.3.2.5.Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

• Kiểm soát thu thập dữ liệu

• Kiểm soát việc nhập liệu đưa dữ liệu vào hệ thống

• Kiểm soát quá trình tính toán,tổng hợp dữ liệu

• Kiểm soát quá trình truyền thông kết quả xử lý

• Kiểm soát quá trình lưu trữ dữ liệu,thông tin

…

1.3.3.Bảo vệ tài sản và thông tin

Phân chia trách nhiệm đầy đủ theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.Hạn chế tiếp cận tài sản(thâm nhập về mặt vật lý),thông tin thì hạn chế truy quyền.Kiểm soát tiếp cận thông tin

về mặt thiết bị lưu trữ,thiết bị xử lý thông tin,dữ liệu truy cập…

1.3.4.Kiểm tra độc lập

Hoạt động kiểm tra có tính quan sát,được thực hiện bởi người khác không thực hiệnnghiệp vụ để nâng cao tính khách quan.Thường kiểm tra trước và sau khi nghiệp vụ diễnra.Phương pháp thực hiện:

• Đối chiếu 2 nguồn ghi chép độc lập

• Đối chiếu thực tế và sổ sách

• Kiểm tra ghi chép

• Kiểm tra toàn bộ chứng từ,quá trình xử lý

• Dùng dữ liệu sự kiện trước kiểm soát sự kiện sau

1.3.5.Phân tích rà soát

Mục đích để phát hiện các biến động bất thường,xác định nguyên nhân và xử lý kịpthời.Phương pháp đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết,thực tế và kế hoạch,kỳ này và kỳtrước,sử dụng các chỉ số

1.4.Giới thiệu chung về các chu trình nghiệp vụ kế toán.

Nghiệp vụ kinh tế là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động kinh doanh mà

nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lãi lỗ thu về.Các nghiệp vụ kinh tế được ghilại trong Sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào Sổ cái

Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của mộtdoanh nghiệp đang hoạt động.Mặc dù không có hai tổ chức doanh nghiệp giống nhauhoàn toàn nhưng đa phần các tổ chức đều có những hoạt động kinh tế cơ bản nhưnhau.Các hoạt động này sẽ phát sinh các nghiệp vụ và chúng có thể được xếp vào nămnhóm chu trình nghiệp vụ điển hình của hoạt động sản xuất kinh doanh như sau:

12

Các giao dịch

Chu trình chuyể

n đổi

Chu trình nhân sự

Chu trình tài chính

Các sự kiện kinh tế

Báo cáo tài chính

Hệ thống báo cáo

Ý nghĩa của việc tiếp cận kế toán theo chu trình:

 Nhấn mạnh tính liên tục của hoạt động kinh doanh và xử lý kế toán

 Chỉ ra rằng mối liên hệ quan trọng giữa các sự kiện: giữa các sự kiện khácchu trình,giữa các sự kiện trong chu trình

 Dễ dàng phân tích,thiết kế hệ thống kế toán xử lý theo nghiệp vụ

2.Tổng quan về kế toán bảo hiểm.

2.1.Đặc điểm hợp đồng bảo hiểm và hoạt động kinh doanh bảo hiểm

2.1.1.Đặc điểm hợp đồng bảo hiểm

Hợp đồng bảo hiểm là sự thỏa thuận giữa bên mua bảo hiểm và doanh nghiệp bảohiểm.Đặc trưng cơ bản của hợp đồng bảo hiểm:

-Bên mua bảo hiểm phải đóng phí bảo hiểm cho doanh nghiệp bảo hiểm trước khi xảy racác sự kiện được bảo hiểm,doanh nghiệp bảo hiểm phải bồi thường hoặc chi trả tiền bảohiểm khi xảy ra sự kiện bảo hiểm đã quy định trong hợp đồng

-Hợp đồng bảo hiểm được thiết lập để bảo hiểm cho cá sự kiện không chắc chắn,doanhnghiệp bảo hiểm có thể sẽ phải trả tiền nếu rủi ro xảy ra khi hợp đồng còn hiệu lực vàkhông phải chi trả tiền nếu rủi ro không xảy ra.Bên mua bảo hiểm thường phải đóng phíbảo hiểm ngay khi ký kết hợp đồng còn doanh nghiệp bảo hiểm chỉ thực hiện chi trả tiềnkhi xảy ra rủi ro.Do đó chu trình kinh doanh bảo hiểm là doanh nghiệp bảo hiểm phải thutiền trước,chi trả sau và được gọi là chu trình kinh doanh đảo ngược

-Hợp đồng bảo hiểm phải được lập thành văn bản và bằng chứng giao kết của hợp đồngbảo hiểm là giấy chứng nhận bảo hiểm (ví dụ như: giấy chứng nhận bảo hiểm ôtô,xemáy,bảo hiểm học sinh,…),đơn bảo hiểm,điện báo,telex,fax,văn bản (với những hợpđồng bảo hiểm lớn như bảo hiểm xây dựng, )và các hình thức khác theo quy định.Theothời hạn,hợp đồng BH có 2 loại:Hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn.Thời hạn củahợp đồng chi phối nguyên tắc xác định doanh thu,chi phí,nợ phải trả,nguồn vốn nhàn rỗicủa từng hợp đồng BH

2.1.2.Đặc điểm của hoạt động kinh doanh bảo hiểm

Thứ nhất,kinh doanh bảo hiểm là một nghành dịch vụ.

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bảo hiểm(DNBH) chủ yếu có 2 loại: kinh doanh

BH và đầu tư,trong đó kinh doanh bảo hiểm bao gồm 3 loại hoạt động là BH gốc,nhận tái

Cụ thể,sau khi ký hợp đồng trực tiếp với bên mua BH, DNBH gốc có thể phải ký hợpđồng tái BH,chuyển một phần trách nhiệm đã nhận BH và phí BH cho các doanh nghiệpnhận tái bảo hiểm.Khi có tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm,doanh nghiệp nhận tái bảohiểm sẽ bồi thường lại cho DNBH gốc một phần tổn thất tương ứng với phần trách nhiệm

đã nhận.Do nhu cầu bảo hiểm đa dạng với những đối tượng bảo hiểm có giá trị lớn,thậmchí không xác định trước được giá trị thiệt hại tối đa có thể,trong khi đó khả năng tàichính của từng doanh nghiệp bảo hiểm dù mạnh đến mấy cũng bị khống chế ở mức độnhất định và khó co giãn trước nhu cầu rất khác nhau đó.Từng doanh nghiệp bảo hiểmhoạt động đơn độc khó có thể đáp ứng được những gì vượt quá khả năng tài chính chophép.Do đó tái bảo hiểm và nhượng tái bảo hiểm là những nghiệp vụ không thể thiếutrong kinh doanh bảo hiểm và các doanh nghiệp bảo hiểm phải phói hợp hoạt động đểthỏa mãn tối đa nhu cầu bảo hiểm của xã hội

Hoạt động bảo hiểm ngày càng được phát triển mạnh mẽ và được triển khai rộng khắptrên tất cả mọi lĩnh vực,ngay từng lĩnh vực lại có nhiều nghiệp vụ,sản phẩm BH khácnhau.Đặc điểm chi phối này có tính chất quyết định đến toàn bộ công tác kế toán BH.Cụthể doanh thu,chi phí và xác định kết quả kinh doanh bảo hiểm phải hạch toán chi tiếttheo từng hoạt động:BH gốc,nhận tái BH,tái BH,trong từng hoạt động lại phải hạch toánchi tiết theo từng nghiệp vụ,sản phẩm BH

Thứ hai,Chu trình hoạt động kinh doanh bảo hiểm.

Chu trình kinh doanh hoạt động kinh doanh bảo hiểm ngược với chu trình sản xuất thôngthường,trong đó doanh nghiệp BH bán “Lời cam kết”,phí bảo hiểm được thu trước và chibồi thường hoặc trả tiền bảo hiểm được thực hiện sau khi xảy ra sự kiện BH.Đặc điểm

14

này tạo ra một khối lượng tiền nhàn rỗi trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệpbảo hiểm từ khi thu phí cho đến khi trả tiền BH hoặc bồi thường BH.Do vậy doanhnghiệp BH trở thành nhà đầu tư lớn,quan trọng của nền kinh tế quốc dân.

2.2.Đặc điểm chi phí,doanh thu và dự phòng nghiệp vụ

2.2.1.Đặc điểm chi phí kinh doanh bảo hiểm

Chi phí trực tiếp kinh doanh BH:

-Chi phí bồi thường (trong BH phi nhân thọ) hoặc trả tiền BH (trong BH nhân thọ) khixảy ra sự kiện BH.Chi phí bồi thường có 2 loại:

Chi phí bồi thương gốc: là số tiền mà DNBH chi trả trực tiếp cho người được BHhoặc người thụ hưởng BH khi xảy ra trách nhiệm thuộc phạm vi trách nhiệm của các hợpđồng BH gốc

Chi bồi thường nhận tái BH: là số tiền mà DNBH phải trả cho DN nhượng tái BH khixảy ra tổn thất thuộc trách nhiệm nhận tái

-Chi hoa hồng: là khoản chi phí phát sinh trong quá trình khai thác giành dịch vụ BH màdoanh nghiệp phải trả cho các trung gian BH hoặc DN nhượng tái BH khi nhận được dịch

vụ BH.Chi hoa hồng có 2 loại:

Chi hoa hồng BH gốc: là khoản tiền mà DNBH trả cho các đại lý,môi giới BH khicác trung gian này mang lại các hợp đồng BH cho DNBH

Chi hoa hồng nhận tái BH: là khoản tiền mà DNBH trả cho DN nhượng tái BH khi

DN này chuyển nhượng dịch vụ cho DNBH

Khác với các hoạt động kinh doanh khác,chi hoa hồng được hạch toán vào chi phí trựctiếp KDBH mà không hạch toán vào chi phí bán hàng

-Dự phòng nghiệp vụ: là các khoản trích lập dự phòng nghiệp vụ theo quy định được tínhvào chi phí trực tiếp KDBH vào cuối năm tài chính

-Chi phí giám định tổn thất: Là khoản tiền chi ra để thực hiện việc giám định các tổn thất

thuộc trách nhiệm BH

- Chi đánh giá rủi ro của các đối tượng BH: Là các khoản chi cho công việc thu thập

thông tin, điều tra và thẩm định về đối tượng BH trước khi DNBH ký kết hợp đồng vàtrong quá trình thực hiện hợp đồng BH

- Chi đòi người thứ ba: Là khoản tiền mà DNBH chi ra để yêu cầu những người gây thiệt

hại cho đối tượng BH mà theo quy định DNBH được thế quyền NĐBH để đòi bồithường

- Chi xử lý hàng bồi thường 100%: Là khoản chi cho việc bán, thanh lý những đối tượng

BH tổn thất toàn bộ đã được bồi thường và DNBH được quyền thu hồi

- Chi đề phòng, hạn chế rủi ro, tổn thất: Là khoản chi cho việc tổ chức các biện pháp

phòng ngừa rủi ro và hạn chế tổn thất cho các đối tượng BH được DNBH bảo đảm theocác hợp đồng

- Các khoản chi phí khác

Các khoản ghi giảm chi phí trực tiếp kinh doanh bảo hiểm:

Trong hoạt động KDBH gốc, khi xảy ra tai nạn, tổn thất, DNBH phải giám định, giảiquyết và chi trả bồi thường cho NĐBH theo hợp đồng, sau đó mới thu bồi thường phầntrách nhiệm của nhà nhận tái BH, thu đòi người thứ ba và thu hàng đã xử lý bồi thường100% Vì vậy, các khoản trên được ghi giảm chi phí để xác định chi bồi thường thuần củahoạt động KDBH gốc

2.2.2.Đặc điểm doanh thu và xác định kết quả kinh doanh

Doanh thu hoạt động KDBH bao gồm các khoản:

- Doanh thu phí BH có 2 loại: Doanh thu phí BH gốc và phí nhận tái BH;

- Doanh thu về hoa hồng nhượng tái BH;

- Doanh thu từ các dịch vụ đại lý giám định tổn thất, đại lý xét giải quyết bồi thường vàyêu cầu người thứ 3 bồi hoàn, đại lý xử lý hàng bồi thường 100%

Các khoản điều chỉnh giảm doanh thu hoạt động KDBH có 3 loại:

-Phí chuyển nhượng tái BH cho các DN nhận tái BH

-Các khoản hoàn phí BH gốc, phí nhận tái BH, hoặc hoàn hoa hồng nhượng tái BH dothay đổi hợp đồng

- Các khoản giảm phí BH gốc, phí nhận tái BH, hoặc giảm hoa hồng nhượng tái BH dokhông xảy ra tai nạn, tổn thất theo hợp đồng cam kết

Doanh thu hoạt động tài chính: gồm các tiền lãi, cổ tức và lợi nhuậnđược chia và các

khoản khác liên quan đến hoạt động tài chính

Đặc điểm về xác định kết quả kinh doanh: Do đặc thù của KDBH, DNBH chỉ xác định

kết quả kinh doanh vào cuối năm tài chính

2.2.3 Đặc điểm dự phòng nghiệp vụ

Dự phòng nghiệp vụ BH là một trong các yếu tố quan trọng nhất đối với sự tồn tại củaDNBH Đó là khoản tiền mà DNBH bắt buộc phải trích lập nhằm mục đích thanh toán

16

cho những trách nhiệm BH được xác định trước và phát sinh từ hợp đồng BH được giaokết Tính chất bắt buộc của việc trích lập dự phòng BH được bắt nguồn từ 2 phương diện:

kỹ thuật nghiệp vụ BH và luật pháp

Từ phương diện kỹ thuật nghiệp vụ: Trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm (KDBH), năm

nghiệp vụ và năm tài chính về cơ bản không trùng nhau Năm tài chính của DNBHthường bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 mỗi năm dương lịch.Thời hạn

BH khác nhau tuỳ theo từng loại nghiệp vụ BH nên trách nhiệm của DNBH phát sinhtrong năm tài chính này nhưng lại giải quyết vào năm tài chính sau Để thực hiện các camkết với bên mua BH là thanh toán các trách nhiệm được xác định trước và phát sinh từhợp đồng BH đã ký kết, DNBH phải trích lập các loại dự phòng nghiệp vụ

Trên phương diện luật pháp: Luật pháp của các quốc gia đều phải bảo vệ tối đa quyền lợi

của NĐBH trước DNBH Bởi vậy Nhà nước kiểm tra chặt chẽ khả năng thanh toán củaDNBH, tránh việc DNBH thu phí mà không thực hiện cam kết vào thời điểm cần thiếtđối với NĐBH Ở các nước, luật pháp bắt buộc DNBH phải luôn dự trữ đầy đủ khoản phí

BH thu được để có khả năng thực hiện được các cam kết của mình Phần phí giữ lại được

sử dụng để bồi thường cho những tổn thất xảy ra thuộc phạm vi của hợp đồng BH đã kýkết Ở nước ta, Luật Kinh doanh BH quy định tại Điều 77, Khoản 2: "DNBH được coi là

đủ khả năng thanh toán khi đã trích lập đầy đủ dự phòng nghiệp vụ " Dự phòng nghiệp

vụ luôn là đối tượng kiểm tra, giám sát của Nhà nước đối với DNBH Kiểm tra việc tríchlập đúng, đủ dự phòng nghiệp vụ sẽ cho thấy DNBH có tôn trọng các cam kết với NĐBHhay không Từ đó, bảo vệ quyền lợi của người tham gia BH và DNBH tập trung nguồnvốn đầu tư dài hạn cho nền kinh tế

Mỗi loại hình KDBH có các nghiệp vụ dự phòng khác nhau Cụ thể là:

Trong KDBH phi nhân thọ: có 3 loại dự phòng chủ yếu

+Dự phòng phí chưa được huởng (gọi tắt là dự phòng phí): được sử dụng để bồi thường

cho trách nhiệm sẽ phát sinh trong thời gian còn hiệu lực của hợp đồng BH trong nămtiếp theo Cơ sở thiết lập của dự phòng phí là sự khác biệt giữa năm tài chính và thời gianhiệu lực của hợp đồng BH

Các DNBH khoá sổ kế toán vào cuối năm tài chính để xác định kết quả kinh doanh,nhưng các hợp đồng BH được ký kết ở mọi thời điểm trong năm Ở thời điểm cuối nămtài chính sẽ có nhiều hợp đồng BH mà hiệu lực kéo dài sang năm tài chính sau Như vậy,DNBH phải trích lại một phần phí BH tương ứng với thời gian hiệu lực còn lại của cáchợp đồng BH để đảm bảo chi trả cho những rủi ro và chi phí liên quan có thể phát sinh từnhững hợp đồng này

+ Dự phòng bồi thường cho khiếu nại chưa giải quyết (gọi tắt là dự phòng bồi thường):

Được sử dụng để bồi thường cho các tổn thất đã phát sinh thuộc trách nhiệm BH chưa khiếu nại hoặc đã khiếu nại nhưng đến cuối năm tài chính chưa được giải quyết.Việc trích

lập dự phòng bồi thường là xuất phát từ sự khác biệt về thời điểm xảy ra tổn thất và thời điểm bồi thường và tính không chắc chắn trong việc khai báo tổn thất, phân chia trách nhiệm và mức độ thiệt hại Mặt khác, do thu tiền trước khi bồi thường và trả tiền BH nên DNBH phải luôn duy trì khoản dự phòng để thực hiện các cam kết với người tham gia

BH vào bất kỳ thời điểm nào Vì mục đích bồi thường vào bất cứ thời điểm nào cho những tổn thất chưa xảy ra khi hợp đồng đang có hiệu lực, DNBH phải trích lập các loại

dự phòng nghiệp vụ

Trong KDBH phi nhân thọ, có nhiều tổn thất xảy ra nhưng chưa được bồi thường ngaytrong năm tài chính, thời gian giải quyết bồi thường có thể kéo dài nhiều năm, đặc biệt là

BH trách nhiệm dân sự có tổn thất phức tạp kéo theo sự kiện tụng đòi hỏi DNBH phải lập

dự phòng để đảm bảo cho những tổn thất phải bồi thường

+ Dự phòng bồi thường cho các dao động lớn về tổn thất: Được sử dụng để bồi thường

khi có dao động lớn về tổn thất hoặc tổn thất lớn xảy ra mà tổng phí BH giữ lại trong nămtài chính sau khi đã trích lập dự phòng phí chưa được hưởng và dự phòng bồi thường chokhiếu nại chưa giải quyết không đủ để chi trả tiền bồi thường đối với phần trách nhiệmgiữ lại của DNBH

Chương 2: Giới thiệu chung về công ty Bảo hiểm hàng không và chi nhánh

Các loại hình dich vụ bảo hiểm chính:

18

Bảo hiểm hàng không (BH mất khả năng sử dụng của máy bay,BH trách nhiệm vớirủi ro chiến tranh,BH tai nạn nhân viên tổ bay, )

Bảo hiểm tài sản (BH công trình dân dụng hoàn thành,BH tiền,BH mọi rủi ro tàisản…)

Bảo hiểm kỹ thuật (BH mọi rủi ro trong xây dựng,BH mọi rủi ro trong lắp đặt…) Bảo hiểm tàu thuyền (BH tàu biển,BH tàu cá,…)

Bảo hiểm hàng hóa (BH vận chuyển hàng hóa,xuất khẩu… )

Bảo hiểm xe cơ giới (BH ô tô,BH xe máy )

Bảo hiểm con người (BH toàn diện hoc sinh,BH du lich trong nước và quốc tế, ) Bảo hiểm trách nhiệm (BH trách nhiệm nghề nghiệp,BH trách nhiệm sản phẩm, ) Bảo hiểm năng lượng (BH mọi rủi ro sà lan khoan/giàn khoan di động,…)

1.2.Cơ cấu tổ chức và mạng lưới hoạt động của tổng công ty VNI

1.2.1.Cơ cấu tổ chức

Giám đốc: Lương Quang Tiến

Địa chỉ: Số 65, Nguyễn Trãi, Q Ngô Quyền TP Hải Phòng

Chi nhánh Hà Nội

Giám đốc: Nguyễn Xuân Hoàng

20