Báo cáo hệ thống quản lý kinh doanh đại lý thủy sản

Báo cáo hệ thống quản lý kinh doanh đại lý thủy sản

LỜI CÁM ƠN

Để thực hiện bài báo cáo này, tôi đã phải nhờ đến sự giúp đỡ của Cơ SởThanh Hà Trong quá trình tôi đi thực tập tại Công ty Cổ Phần Sách và Văn HóaPhương Nam vì một vài vấn đề phát sinh mà tôi đã kết thúc quá trình thực tập củamình Trong thời gian tìm chỗ thực tập mới tôi đã gặp rất nhiều khó khăn May mắnthay vào lúc thời gian cho phép sắp hết thì tôi được Cơ Sở Thanh Hà nhận vào thựctập Tuy nhiên vì tại cơ sở không có dữ liệu nên tôi đã tự làm về một đề tài kháckhông liên quan đến cơ sở nơi tôi thực tập Nhưng mọi người ở đây đã giúp đỡ tôirất nhiều trong lúc tôi thực tập cũng như đề tài Tôi muốn gửi lời cám ơn đến côTrịnh Thanh Hà là chủ cơ sở đã tiếp nhận tôi trong lúc tôi gặp khó khăn, các anhchị trong cơ sở đã giúp tôi hòa nhập với văn hóa công việc Bên cạnh đó tôi khôngthể nào quên đến sự giúp đỡ của ThS Nguyễn Duy Nhất là giảng viên đã hướng dẫntôi thực hiện đề tài này Thầy đã giúp tôi nhận thức được khả năng của bản thân làmđược gì, và giúp tôi hoàn thiện đề tài hơn Đồng thời tôi xin gửi lời cám ơn đến bạnNguyễn Đô Thành đã giúp tôi có được các kỹ năng cần thiết để hoàn thành côngviệc, chị Lâm Hoàng Trúc Mai đã giúp tôi trong việc tìm tư liệu

Tôi xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của mọi người

Lê Ngọc Trúc Huỳnh

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU

1.1 Lý do chọn đề tài:

Ngày này cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật thì côngnghệ thông tin là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất, côngnghệ thông tin có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống đặc biệt công nghệthông tin là một công cụ hỗ trợ rất đắc lực trong công tác quản lý Chúng ta dễdàng thấy được việc đưa tin học vào trong quản lý kinh doanh là một trong nhữngứng dụng quan trọng trong rất nhiều ứng dụng cơ sở dữ liệu Nhờ vào công tác tinhọc hóa mà công việc quản lý và điều hành doanh nghiệp tỏ ra rất nhanh chóng vàhiệu quả Chính vì lẽ đó mà cơ sở dữ liệu như là một giải pháp hữu hiệu nhất chocác doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển một cách nhanh chóng

Trên cơ sở đó, em quyết định chọn đề tài “Hệ thống quản lý kinh doanh Đại Lý Thủy Sản” dựa trên việc kinh doanh của một doanh nghiệp tư nhân

1.2 Mục tiêu của đề tài:

Phần quan trọng của đề tài đó là thiết kế nên một hệ thống cơ sở dữ liệu nhằmlưu trữ các thông tin của doanh nghiệp, giúp cho việc quản lý dễ dàng và kinhdoanh hiệu quả hơn

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Vì mục tiêu của đề tài này là thiết kế một hệ thống lưu trữ dữ liệu nên các đốitượng quan tâm đến ứng dụng này là các nhân viên tác nghiệp như các chuyên viênquản lý, và đặc biệt là các nhà quản lý

Phạm vi khảo sát là bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp

1.4 Phương pháp nghiên cứu:

Hệ thống được thiết kế bằng Visual Basic 6.0 và chạy trên Cơ sở dữ liệuMicrosoft Access 2003

1.5 Cấu trúc đề tài:

Chương 1: Phần mở đầu: giới thiệu lý do chọn đề tài, mục tiêu, đối tượng,

phạm vi và phương pháp thực hiện đề tài

Chương 2: Qui trình các nghiệp vụ để thực hiện hệ thống.

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống.

Chương 4: Đánh giá tổng quát về hệ thống.

Chương 5: Đề xuất của cá nhân.

CHƯƠNG 2: QUI TRÌNH CÁC NGHIỆP VỤ ĐỂ THỰC

HIỆN HỆ THỐNG

2.1 Mô tả Mô hình kinh doanh:

Đại lý chuyên nhận cung cấp các loại thực phẩm và thủy hải sản cho các nhàhàng, đầu bếp tiệc cưới, các tiểu thương tại các khu chợ Doanh nghiệp chuyên kinhdoanh các mặt hàng chính như sau:

- Thủy hải sản : Tôm, cua, mực

- Thực phẩm đông lạnh: Cá viên, thịt cua, gà rút xương

- Các loại thịt đặc sản : Thịt thỏ, cá sấu, đà điểu, chim cút

Đại lý nhận các đơn đặt hàng từ khách hàng theo từng ngày, khách hàng phảiđặt trước 3 ngày đối với các mặt hàng Thủy hải sản, trước 1 ngày đối với các loạithực phẩm đông lạnh & thịt đặc sản Trên cơ sở các đơn đặt hàng từng ngày, đại lý

sẽ tổng kết vào cuối ngày và liên hệ với nhà cung cấp

Các đơn đặt hàng có thể thực hiện trực tiếp hoặc theo đường điện thoại Khigiao hàng sẽ có phiếu biên nhận kèm phí vận chuyển (nếu có) Trong mỗi phiếugiao hàng có kèm theo thông tin các thiết bị vận chuyển (thùng xốp, thùng bom,máy sủi bọt…)

2.2 Phân tích các nghiệp vụ kinh doanh:

2.2.1 Quản lý đặt hàng:

o Đại lý nhận các đơn đặt hàng từ khách hàng theo từng ngày

o Khách hàng phải đặt trước 3 ngày đối với các loại Thủy hải sản, 1 ngàyđối với các sản phẩm còn lại Vì giá của các mặt hàng này biến động từng ngày nênlúc đặt hàng không có thông tin về đơn giá mà thông tin đơn giá sẽ nằm trong phiếugiao hàng

o Thông tin đơn đặt hàng bao gồm :

 Khách hàng

 Ngày đặt hàng

 Thông tin sản phẩm (số lượng, đơn giá).

 Các thiết bị kèm theo (Thùng chứa, máy sủi bọt…)

 Phí vận chuyển

 Tổng số tiền

o Thu tiền : Khách hàng trả tiền vào lần giao hàng kế tiếp đối với cáckhách hàng thường xuyên (Nhà hàng, tiểu thương), hẹn ngày thanh toán đối với cáckhách hàng không thường xuyên (đầu bếp tiệc cưới)

o Thông tin phiếu nhận hàng bao gồm :

 Nhà cung cấp

 Ngày đặt hàng

 Ngày nhận hàng

 Sản phẩm ( loại, số lượng, đơn giá)

 Thiết bị kèm theo (thùng chứa, thiết bị sủi bọt oxy)

 Tổng giá trị đơn hàng

2.2.5 Thống kê:

Việc thống kê giúp cho chủ đại lý thấy được việc kinh doanh của doanhnghiệp có biến động như thế nào Từ đó nó hỗ trợ cho các chủ đại lý ra đượcquyết định đúng đắn trong kinh doanh Việc thống kê sẽ có các chức năng chínhnhư sau:

o Thông báo cho biết doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp theo tháng,quí, năm

o Cho thấy các sản phẩm nào bán chạy tùy theo từng thời điểm, ví dụ trongngày, trong tháng, trong quí

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

3.1 Phân tích:

3.1.1 Phân tích tính khả thi:

3.1.1.1 Tính khả thi về kỹ thuật:

- Hệ thống nhỏ hẹp, dễ dàng thực hiện với công nghệ hiện tại

- Hệ thống chạy trên nền Windows XP với CSDL Microsoft Access

3.1.1.2 Tính khả thi về hoạt động:

- Có thể đáp ứng các nhu cầu quản lý cơ bản của Đại lý

- Hệ thống giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc quản lý hoạt động kinhdoanh, tránh những sai sót trong tính toán cũng như thống kê

- Hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh dựa trên các số liệu thống kê

- Hệ thống nhỏ và đơn giản, dễ dàng hoàn thành trong thời hạn 1 tháng

3.1.2 Mô hình hóa Logic:

Các chức năng cần thiết của hệ thống:

- Thêm, bớt, chỉnh sửa Users

- Thêm, bớt, cập nhật dữ liệu các loại đơn hàng :

+ Đối với khách hàng: Đơn đặt hàng, hóa đơn giao hàng

+ Đối với nhà cung cấp : Đơn đặt hàng nhà cung cấp, hóa đơn nhận hàng

- Quản lý danh mục khách hàng

- Quản lý danh mục nhà cung cấp

- Quản lý danh mục hàng hóa

- Quản lý tình hình nhập, xuất hàng hóa

- Thống kê doanh thu, lợi nhuận theo tháng, quí, năm.

- Thống kê các mặt hàng bán chạy theo từng thời điểm

3.1.3 Mô hình phân rã chức năng – BFD:

3.1.4 Lược đồ ngữ cảnh:

3.1.5 Lược đồ ER:

 Đặc tả dữ liệu cho các thực thể trong mô hình ER:

3.1.5.1 Khách hàng:

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ lớn Chú thích

(Nhà hàng, đầubếp, tiểu thương)

3.1.5.2 Nhà cung cấp:

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ lớn Chú thích

LoaiHangCC NVarchar 100 Loại hàng chuyên cung cấp

(Thủy hải sản, thực phẩmđông lạnh…)

3.1.5.3 Đơn đặt hàng:

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ lớn Chú thích

(VD : 20 kg Thịt cá sấu)

1: Đã giao

3.1.5.4 Đợt giao hàng:

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ lớn Chú thích

ThietBi NVarchar 50 Thiết bị kèm theo (Thùng

chứa, máy sủi bọt oxy…)

3.1.5.5 Phiếu giao hàng:

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ lớn Chú thích

hàng

3.1.5.6 Đơn đặt hàng Nhà cung cấp:

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ lớn Chú thích

tôm )

(VD : 100 kg cá viên)

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ lớn Chú thích

MaDDHNCC Nvarchar 10 Mã đơn đặt hàng nhà cung

cấp

kiện hàng

3.1.5.8 Phiếu biên nhận:

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ lớn Chú thích

3.1.6 Phân tích DFD:

3.1.6.1 DFD-0:

3.1.6.2 DFD-1 : Quản lý đặt hàng

3.1.6.3 DFD-2 : Quản lý đặt hàng Nhà cung cấp

3.1.6.4 DFD-3: Quản lý nhận hàng

3.1.6.5 DFD-4: Quản lý giao hàng

3.2 THIẾT KẾ:

3.2.1 Sơ đồ các màn hình giao diện:

3.2.2 Màn hình đăng nhập:

3.2.3 Màn hình chính:

Sau khi đăng nhập thành công sẽ tự hiển thị màn hình chính:

3.2.4 Màn hình quản lý danh mục khách hàng:

Khi nhấn vào tên 1 khách hàng tại danh sách bên tay trái, hệ thống tự

hiển thị “chi tiết khách hàng” tại ô bên phải

Trong khung bên phải có nút “Xem DDH”, nhấn vào sẽ hiển thị các đơn

đặt hàng của Khách hàng này

3.2.5 Màn hình quản lý danh mục nhà cung cấp:

Khi nhấn vào tên 1 nhà cung cấp tại danh sách bên tay trái, hệ thống tự

hiển thị “Chi tiết Nhà cung cấp” tại ô bên phải

Trong khung bên phải có nút “Xem DDH”, nhấn vào sẽ hiển thị các đơn

đặt hàng với Nhà cung cấp này

3.2.6 Màn hình quản lý Đơn đặt hàng:

Nhấn vào nút “Click to view” bên cột “Chi tiết”, hệ thống tự mở màn hình “chi tiết đơn đặt hàng” Sau đó màn hình đơn đặt hàng sẽ hiện ra như sau:

3.2.7 Màn hình quản lý đặt hàng nhà cung cấp:

Nhấn vào nút “Click to view” bên cột “Chi tiết”, hệ thống tự mở màn hình “chi tiết đơn đặt hàng nhà cung cấp”

3.2.8 Màn hình quản lý Danh mục hàng:

3.2.9 Màn hình Thống kê:

CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG

4.1 Tính hữu ích:

- Giảm số lượng sổ sách Giúp người quản lý dễ dàng thực hiện công việcquản lý tình hình giao, nhận hàng của đại lý

- Thống kê doanh thu, lợi nhuận theo tháng, quý, năm

- Thống kê các mặt hàng bán chạy theo từng thời điểm trong năm để có quyếtđịnh kinh doanh phù hợp

4.5. Đánh giá tính khả thi của dự án:

- Hệ thống cần thiết cho việc kinh doanh

Ngày nay công nghệ thông tin rất phát triển do đó các doanh nghiệp đã trang

bị những công cụ hiện đại nhằm phục vụ tốt mục đích của mình Và việc lưu dữ liệurất quan trọng đối với doanh nghiệp Do đó việc sử dụng các phần mềm mang tínhbảo mật cao là một điều cần thiết Trong bài báo cáo này tôi sử dụng phần mềmMicrosoft Access 2003 và việc thiết kế giao diện bằng Visual Basic 6.0 Đối vớimột nhân viên việc sử dụng Microsoft Access là điều đơn giản vì đây là tiêu chíchung mà hầu như công ty, doanh nghiệp nào cũng yêu cầu Do đó, việc bảo mật dữliệu cũng giảm đi do có thể những người không có quyền truy cập vẫn có thể truycập được Vì vậy tôi xin phép giới thiệu một phần mềm mang tính bảo mật hơn Chỉ

có những người có chuyên môn và thẩm quyền mới có thể sử dụng được phần mềmnày Ngày nay ở các công ty, doanh nghiệp có qui mô thì phần mềm cũng được sửdụng rộng rãi

5.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu:

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu “ có cấu trúc”, được lưu trữ trên các thiết

bị lưu trữ của máy vi tính Khái niệm “có cấu trúc” ở đây được hiểu là dữ liệu được

tổ chức lưu trữ và truy cập theo một phương pháp khoa học, dựa trên nền tảng một

cơ sở lý thuyết nhất định Ta thường dùng mô hình (model) để nói về cấu trúc của

cơ sở dữ liệu, có những loại mô hình sau:

 Mô hình mạng

 Mô hình phân cấp

 Mô hình quan hệ

 Mô hình hướng đối tượng

Sự hình thành các mô hình cơ sở dữ liệu xuất phát từ nhu cầu quản lý dữ liệutrong thao tác quản lý mọi ngành, đặc biệt đối với các ngành hệ thống thông tin.Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, dẫn đến tính phức tạp của hệ thốngquản lý ngày càng tăng, cách thức quản lý dữ liệu theo kiểu quản lý tập tin (tập tin

Word, Excel,….) truyền thống bộc lộ những khuyết điểm khó hoặc không thể khắcphục:

 Dữ liệu được lưu trữ trùng lắp, dư thừa trong các tập tin…

 Khó khăn trong việc tìm kiếm, cập nhật, bảo trì…

 Gây nhiều mâu thuẫn tiềm ẩn trong dữ liệu…

Từ những hạn chế trên của cách thức quản lý tập tin theo kiểu truyền thống,

để cải thiện hoạt động quản lý các hệ thống thông tin cần phải tổ chức lưu trữ dữliệu theo một cách thức khoa học, khắc phục được các khuyết điểm đã nêu ở trên,

và đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của một hệ thống thông tin:

 Đảm bảo dữ liệu được truy xuất từ nhiều cách khác nhau: nhà quảntrị, lập trình viên, người sử dụng cuối

 Giao tiếp với các ngôn ngữ lập trình

 Khả năng thích ứng với môi trường cho phép nhiều người sử dụng

 Cơ chế áp đặt chủ quyền trên dữ liệu và bảo mật thông tin

 Xử lý tranh chấp

 Đảm bảo dữ liệu khi có sự cố

5.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System-DBMS) là mộtphần mềm máy tính, cho phép tạo mới và quản trị các cơ sở dữ liệu theo mô hình đãđược chọn Các hệ quản trịcơ sở dữ liệu theo các mô hình:

 Hệ IDMS: mô hình mạng

 Hệ IMS của IBM : mô hình phân cấp

 Microsoft Access, SQL Server, Oracle: mô hình quan hệ

 Hệ Orion, Illustra, Itasca: mô hình hướng đối tượng

Ngày nay, mô hình CSDL quan hệ thường được sử dụng với các hệ quản trị

là Microsoft Access, SQL Server và Oracle

Các chức năng của một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

 Quản trị các cơ sở dữ liệu

 Giao diện truy cập che dấu các đặc tính phức tạp về mặt cấu trúc vậtlý

 Hỗ trợ ngôn ngữ giao tiếp:

 Ngôn ngữ miêu tả, định nghĩa dữ liệu – DDL

 Ngôn ngữ thao tác dữ liệu – DML

 Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu có cấu trúc – SQL

 Cơ chế an toàn, bảo mật

Như lúc đầu tôi có giới thiệu, đề tài này tôi sử dụng cơ sở dữ liệu theo môhình quan hệ và hệ quản trị cơ sở dữ liệu được chọn là Microsoft Access 2003 Vìvậy tôi sẽ giới thiệu sơ về phần mềm SQL Server 2005 để thấy được sự khác nhaugiữa 2 phần mềm này và lí do vì sao tôi đề nghị quí doanh nghiệp nên sử dụng phầnmềm SQL Server 2005

5.2.1 Các thành phần của SQL Server 2005:

SQL Server 2005 nâng cao hiệu năng, độ tin cậy, khả năng lập trình đơn giản

và giao diện dễ sử dụng hơn so với SQL Server 2000 SQL Server 2005 tập trungvào khả năng xử lý giao dịch trực tuyến (online transaction processing - OLTP),ứng dụng thương mại điện tử (e- ecommerce) và kho dữ liệu (data warehousing).Ngoài ra những cải tiến quan trọng trong SQL Server 2005 là thêm các dịch vụ mớinhư: dịch vụ báo cáo (reporting service), service broker và sự thay đổi đáng kểtrong cỗ máy cơ sở dữ liệu

5.2.2 Các phiên bản của SQL Server 2005:

SQL Server 2005 được sử dụng rộng rãi cho nhiều đối tượng khác nhau nênMicrosoft cung cấp nhiều phiên bản khác nhau cho phù hợp với các yêu cầu về chiphí, thời gian thực hiện, của các tổ chức, cá nhân Năm phiên bản của SQL Server

2005 là:

+ Microsoft SQL Server 2005 Enterprise Edition

+ Microsoft SQL Server 2005 Standard Edition

+ Microsoft SQL Server 2005 Workgroup Edition

+ Microsoft SQL Server 2005 Developer Edition

+ Microsoft SQL Server 2005 Express Edition

Hầu hết các tổ chức đều chọn trong ba phiên bản SQL Server 2005 EnterpriseEdition, SQL Server 2005 Standard Edition, và SQL Server 2005 WorkgroupEdition Các tổ chức chọn một trong ba phiên bản này với lý do là chỉ có các phiênbản Enterprise, Standard, và Workgroup được cài đặt và sử dụng trong môi trườngserver phục vụ cho hoạt động thực tế

5.2.2.1 SQL Server 2005 Enterprise Edition (32-bit và 64-bit):

Enterprise Edition được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức có các mứcyêu cầu xử lý giao dịch trực tuyến trên diện rộng (online transaction processing -OLTP), khả năng phân tích dữ liệu phức tạp cao, hệ thống kho dữ liệu (datawarehousing systems) và websites Enterprise Edition phù hợp cho các tổ chức lớn

và các yêu cầu phức tạp

5.2.2.2 SQL Server 2005 Standard Edition (32-bit và 64-bit):

Standard Edition là phiên bản phục vụ cho việc quản trị và phân tích dữ liệuphù hợp cho các doanh nghiệp, tổ chức vừa và nhỏ Nó bao gồm các giải pháp cầnthiết cho thương mại điện tử (ecommerce), kho dữ liệu (data warehousing) và dòngdoanh nghiệp (line-of-business)

5.2.2.3 SQL Server 2005 Workgroup Edition (32-bit only):

Workgroup Edition là giải pháp quản trị dữ liệu phù hợp cho các doanhnghiệp, tổ chức nhỏ chỉ cần một cơ sở dữ liệu không giới hạn kích thước hoặc sốngười sử dụng Workgroup Edition là lý tưởng cho các mức cơ sở dữ liệu tin cậy,mạnh mẽ và dễ quản trị

5.2.2.4 SQL Server 2005 Developer Edition (32-bit và 64-bit):

Developer Edition có tất cả các tính năng của phiên bản SQL Server 2005Enterprise Edition, nhưng nó chỉ là phiên bản sử dụng cho phát triển và kiểm tra