Bài giảng Quản lý tiến độ của dự án đầu tư xây dựng công trình - TS. Lưu Trường Văn

Bài giảng Quản lý tiến độ của dự án đầu tư xây dựng công trình - TS. Lưu Trường Văn

QU Ả N LÝ TI Ế N ð Ộ C Ủ A DỰ ÁN

Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng

Quản lý dự án xây dựng”

Giảng viên: TS Lưu Trường Văn

ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

TRUNG TÂM CPA

Quản lý tiến ñộ của dự án

1 KHÁI NI Ệ M TI Ế N ð Ộ C Ủ A D Ự ÁN

Lập tiến ñộ là một

nghề chuyên nghiệp

Loại công việc: Toàn thời gian

Mức lương: $55.000 - $70.000/năm

Mô tả công việc:

Người này chịu trách nhiệm toàn diện trong việc thiết lập và kiểm soát tiến ñộ của một dự án ñường ống dẫn khí lớn Yêu cầu phải có tối thiểu 10 năm kinh nghiệm

• Phát triển tiến ñộ sơ bộ

• Xác ñịnh ñường găng

• Lập tiến ñộ xây lắp

• Phát triển biểu ñồ nguồn lực

• Phát triển sự giao tiếp hiệu quả và báo cáo với nhân viên kỹ thuật của dự án và khách hàng

Mô tả công việc:

Người này chịu trách nhiệm toàn diện trong việc thiết lập và kiểm soát tiến ñộ của một dự án ñường ống dẫn khí lớn Yêu cầu phải có tối thiểu 10 năm kinh nghiệm

• Phát triển tiến ñộ sơ bộ

• Xác ñịnh ñường găng

• Lập tiến ñộ xây lắp

• Phát triển biểu ñồ nguồn lực

• Phát triển sự giao tiếp hiệu quả và báo cáo với nhân viên kỹ thuật của dự án và khách hàng

Các loại tiến ñộ

Các loại tiến độ

• Phụ thuộc vào kích thước của dự án

• Mức độ phức tạp của dự án

• Thời gian hoàn thành dự án

– Tiến độ ngang

– Tiến độ ma trận

– Tiến độ mạng

Các loại tiến độ – Tiến độ ngang

Các loại tiến độ – Tiến độ ngang

• Dễ đọc, dễ hiểu nhưng khó cập nhật

• Không thể hiện mối quan hệ giữa các công tác

• Là phương pháp hiệu quả lập tiến độ tổng thể

Các loại tiến độ – Tiến độ ma trận

Trình tự thao tá c mỗ i tầ ng

Bê

tông

cột

Trần treo

Sơn và lát gạch

Bê tông dầm,sàn

Cá c cô ng tá c khá c 1

20/06/04 23/06/04 4

Ngà y bắ t đầ u dự kiế n Ngà y kế t thú c dự kiế n Thờ i gian dự kiế n

Ngà y bắ t đầ u thực tế Ngà y kế t thú c thực tế Thờ i gian thực tế

Các loại tiến độ – Tiến độ ma trận

• Sử dụng đối với nhà nhiều tầng

• Dễ hiểu, dễ sử dụng

• Thuận tiện để báo cáo, cập nhật

• Thể hiện được trình tự thực hiện công việc

Các loại tiến độ – Tiến độ mạng

– đòi hỏi nhiều kỹ thuật để lập và sử dụng

– cung cấp nhiều thông tn chi tiết hơn

-Hình 1: Sơ đồ mạng

của dự án “the

Reliable Construction

Co project”

A START

0

C B

Hình 2: Sơ đồ mạng

của “Reliable’s

project” được tao ra bởi

MS Project.

KHÁI NIỆM CHUNG VỀ TIẾN ðỘ MẠNG

KHÁI NIỆM CHUNG VỀ SƠ ĐỒ MẠNG

Sơ đồ mạng là đồ thị gồm có các nút và cung nhằm

diễn tả một quá trình gồm nhiều công việc có liên

quan với nhau theo một trình tự nhất định

Phân loại :

ª Sơ đồ mạng tất định: các thông số được dùng để tính toán sơ đồ mạng là được xác định chính xác và bất biến trong quá trình thực hiện công việc

ª Sơ đồ mạng xác suất: các thông số được dùng để tính toán sơ đồ mạng chưa được xác định chính xác,

thường chỉ biết được giá trị max, min, trung bình và phân phối xác suất của nó

TIẾN ĐỘ DỰ ÁN: CÁC NGUYÊN TẮC

• Bắt đầu lập kế hoạch trước khi bắt đầu công việc

• Phối hợp với những người tham gia dự án vào quá trình lập kế hoạch và tiến độ

• Chú trọng đến: quy mô, chất lượng, thời gian và chi phí.

• Tiến độ phải linh động

• Cần hiểu rõ rằng tiến độ là kế hoạch thực hiện nên không thể nào đúng chính xác

• Tiến độ phải đơn giản, loại bỏ những chi tiết không phù hợp

• Tiến độ sẽ vô dụng nếu như không được phổ biến đến các bên tham gia

TIẾN ĐỘ DỰ ÁN: Trách nhiệm của các bên tham gia

mức độ ưu tiên của các công việc

yêu cầu của chủ đầu tư có xét đến mức độ ưu tiên công việc

thi công theo yêu cầu của hợp đồng bao gồm cả công tác cung ứng và vận chuyển vật tư ( có xét đến mối

quan hệ tương hổ giữa các thầu phụ và phối hợp sử

dụng nhân công, máy thi công)

TIẾN ĐỘ DỰ ÁN: Sơ đồ mạng công việc trên nút (sơ

đồ mạng theo quan hệ) - Một số định nghĩa

Một công việc mà có thời gian bắt đầu và có thời gian kết thúc.

TIẾN ĐỘ DỰ ÁN: Sơ đồ mạng công việc trên nút (sơ

đồ mạng theo quan hệ) - Một số định nghĩa (tt)

Tổng số thời gian mà công tác có thể kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án: TF = LF-

Thời gian (D)

CÁC DẠNG THỨC CỦA SƠ ĐỒ MẠNG CÔNG VIỆC TRÊN

NÚT (AON)

ES LS

Name

EF LF

LS TF LF

ES D EF

ID Name

Một công việc chỉ có thể kết thúc khi công việc đứng trước (Predecessor) đã khởi công.

Start to Finish (SF)

Một công việc chỉ có thể kết thúc khi công việc đứng trước (Predecessor) đã kết thúc Finish to Finish (FF)

Một công việc chỉ có thể khởi công khi công việc đứng trước (Predecessor) đã khởi công.

Start to Start (SS)

Một công việc chỉ có thể khởi công khi công việc đứng trước (Predecessor) đã kết thúc Finish to Start (FS)

Chú thích Mối quan hệ

Công tác A phải được hoàn thành trước khi công tác B bắt đầu

Finish-to-Start

Công tác A phải được hoàn thành trước khi công tác B kết thúc

B (Finish)

A (Finish)

Finish-to-Finish

Công tác A phải bắt đầu trước khi công tác B có thể kết thúc

B (Finish)

A (Start)

Start-to-Finish

B A

CÁC QUY TẮC LẬP SƠ ĐỒ MẠNG

ª Sơ đồ mạng cần có dạng đơn giản nhất

ª Những công tác riêng biệt không được có trùng số

ª Các mủi tên trong sơ đồ mạng phải theo một hướng, không được quay trở lại sự kiện (công tác) mà chúng xuất phát, nói khác đi là không được lập thành vòng kín (loop)

ª Không được có những công tác mà không có công tác nào đứng trước (trừ công tác đầu tiên)

ª Không được có những công tác mà không có công tác nào đứng sau (trừ công tác cuối cùng)

2 Xác ñị nh các công vi ệ c và s ắ p x ế p trình

t ự th ự c hi ệ n các công vi ệ c c ủ a d ự án

Work Breakdown Structure (WBS) =

Cấu trúc phân chia cơng việc

• WBS là cơng cụ cơ bản để xác định các cơng việc và trình

tự thực hiện các cơng việc của dự án

• ðể cĩ WBS cho dự án, chúng ta cĩ thể:

– Dùng WBS của các dự án tương tự rồi duyệt lại để phù hợp với

dự án của chúng ta ðây là cách phổ biến và hiệu quả mà những người làm QLDA thường hay sử dụng

– Sử dụng ý kiến chuyên gia để phát triển 1 WBS của dự án hiện tại.

– Dựa vào kiến thức chuyên mơn cũng như kinh nghiệm của các thành viên Ban Quản lý dự án (members of the project team)

– Dựa vào sự phán đốn, chuyên mơn, kinh nghiệm của bản thân

WBS – Khái niệm

• Là một hệ thống thứ bậc mà trong đó các phần tử lớn hơn được phân chia thành các phần tử nhỏ hơn

• Đơn vị nhỏ nhất của WBS là gói công việc (Work Package).

WBS – Khái niệm

• Làm giảm các quá trình thi công phức tạp

thành những chuổi nhiệm vụ mà từ đó có thể hoạch định

• WBS trình bày một quá trình thi công trong một dạng thức của thứ bậc theo mục đích,

mục tiêu và các công tác

– Nhận dạng các công tác mà phải được hoàn thành từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án

• Là nền tảng để định nghĩa, hoạch định, tổ

chức và kiểm soát quá trình thực hiện dự án

WBS – Khái niệm

• Các công tác trong WBS được phân chia

mãi cho đến khi toàn bộ tiến trình thực

hiện dự án được hiển thị như là một hệ

thống của các công việc riêng biệt

• Sự phân chia của các công việc sẽ tiếp tục mãi cho đến khi không còn sự chồng chéo nhau giữa các công việc

WBS – Khái niệm

• Mỗi công tác nên:

– Tình trạng và sự hoàn thành dự án dể dàng được đo lường

– Có thời gian hoàn thành cụ thể thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc.

– Dể dàng ước lưộng chi phí và thời gian

– Có 1 mục đích dể hiểu với mọi đối tượng có liên quan – Trách nhiệm cho sự hoàn thành công tác đã được

phân công rõ ràng

WBS – mục đích sử dụng

• Xác định các công việc cần thực hiện, định rõ những chuyên môn cần thiết, hỗ trợ cho việc lựa chọn thành viên dự án, thiết lập cơ sở để lập tiến độ

• Là phương tiện liên kết các công việc lại với nhau một cách hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót hay trùng lắp

• Mỗi công việc trên tiến độ được hình thành từ một công việc cụ thể trên WBS

KẾ HOẠCH HỘI NGHỊ

DANH SÁCH BROCHURE Đăng ký

NHẬN

ĐƯỢC CÁC

TÀI LIỆU

CÁC THIẾT BỊ CẦN THIẾT

THIẾT KẾ BROCHURE DANH MỤC THƯ TÍN

LIÊN LẠC

Ví dụ: WBS – dạng biểu đề mục

1.0.0 Nhà A

1.1.0 Kết cấu

1.1.1 Khung 1.1.2 Móng

` 1.2.0 Hệ thống điện

1.2.1 Đường dây 1.2.2 Thiết bị

1.3.0 Hệ thống nước

1.3.1 Hệ thống cấp nước 1.3.2 Hệ thống thoát nước

Ví dụ: WBS – dạng nhánh cây từ trên xuống

QUY MÔ CỦA WP

Mỗi gói công việc nên là :

1 Có thể quản lý

– Quyền lực cụ thể và trách nhiệm cụ thể có thể được phân công

2 Độc lập

– Với sự tối thiểu của những cái chung hoặc sự phụ thuộc với các phần tử khác

3 Có thể đo lường

– Có thể đo lường tiến trình.

Sắp xếp trình tự thực hiện các cơng việc của dự án

• ðể sắp xếp trình tự thực hiện các cơng việc của

dự án, chúng ta cĩ thể dựa vào:

– Các dự án tương tự đã thực hiện xong

– Ý kiến của chuyên gia

– Kinh nghiệm, kiến thức của từng thành viên Ban QLDA

– Sự phán đốn của chính bản thân

• Các sơ đồ kh ố i (flow chart) v ề các h ạ ng m ụ c chính c ủ a các d ự án đã th ự c hi ệ n s ẽ h ữ u ích cho chúng ta

3 Dự trù thời gian và nguồn lực của

dự án

Dự trù thời gian hồn thành từng cơng tác

• Là một cơng việc quan trọng

• Là cơng việc khĩ
Tại sao?

• ðể cĩ thể ước lượng thời gian hồn thành (duration)

từng cơng tác, chúng ta cĩ thể dựa vào:

– Dữ liệu lưu trữ về các dự án tương tự đã thực hiện

– Ý kiến chuyên gia

– ðịnh mức nhân cơng (ðịnh mức nhân cơng thực tế chứ khơng phải định mức nhân cơng trong Quyển định mức dự tốn XD

do Bộ Xây Dựng ban hành)

– Sự phán đốn của chính bản thân người lập tiến độ và từng thành viên Ban QLDA

Dự trù nguồn lực cần thiết để hồn thành từng

cơng tác

• Là một cơng việc quan trọng

• Là cơng việc khĩ
Tại sao?

• ðể cĩ thể dự trù nguồn lực để hồn thành từng cơng tác, chúng ta cĩ thể dựa vào:

– Dữ liệu lưu trữ về các dự án tương tự đã thực hiện

– Ý kiến chuyên gia

– ðịnh mức nguồn lực (ðịnh mức thực tế chứ khơng phải định mức đã cĩ trong Quyển định mức dự tốn XD do Bộ Xây

Dựng ban hành)

– Sự phán đốn của chính bản thân người lập tiến độ và từng

thành viên Ban QLDA

• Nếu người lập tiến ñộ dự trù không ñúng

thời gian hoàn thành từng công tác và

nguồn lực cần ñể hoàn thành từng công tác thì chúng ta vẫn có tiến ñộ dự án Nhưng

tiến ñộ này không phù hợp với dự án của chúng ta Và vì thế chúng ta không thể

dựa vào tiến ñộ như thế ñể kiểm soát dự

án

4 L ậ p, phê duy ệ t ti ế n ñộ c ủ a d ự án

4.1 CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH

VÀ TIẾN ĐỘ MẠNG

Thiết lập một WBS

công việc (WBS) là

một sơ đồ dạng cây

mà mức độ chi tiết

gia tăng từ trên xuống

dưới

nhận dạng các thành

phần cơ bản của kế

hoạch/tiến độ của bạn

Chung cư

Công tác nền-móng Công tác kết cấu Công tác khác

WBS – mục đích sử dụng

• Xác định các công việc cần thực hiện, định rõ những chuyên môn cần thiết, hỗ trợ cho việc lựa chọn thành viên dự án, thiết lập

cơ sở để lập tiến độ

• Là phương tiện liên kết các công việc lại với nhau một cách hiệu quả, đảm bảo

không bỏ sót hay trùng lắp

• Mỗi công việc trên tiến độ được hình thành

KẾ HOẠCH HỘI NGHỊ

DANH SÁCH BROCHURE Đăng ký

NHẬN

ĐƯỢC CÁC

TÀI LIỆU

CÁC THIẾT BỊ CẦN THIẾT

THIẾT KẾ BROCHURE DANH MỤC THƯ TÍN

LIÊN LẠC

Ví dụ: WBS – dạng biểu đề mục

1.0.0 Nhà A

1.1.0 Kết cấu

1.1.1 Khung 1.1.2 Móng

` 1.2.0 Hệ thống điện

1.2.1 Đường dây 1.2.2 Thiết bị

1.3.0 Hệ thống nước

1.3.1 Hệ thống cấp nước 1.3.2 Hệ thống thoát nước

Ví dụ: WBS – dạng nhánh cây từ trên xuống

Thiết lập một danh sách các công việc

 Sử dụng WBS của bạn và các

bản vẽ như là một cẩm nang

nhằm hướng dẫn bạn thiết lập

một danh sách của các công

tác mà bạn cần phải thực hiện

để đạt được các mục tiêu của

bạn và mục tiêu dự án

 Ấn định một mã số nhận dạng

(ID) cho mỗi công tác Nó sẽ

giúp bạn quản lý thông tin tốt

hơn các thông tin về tiến độ dự

Nhận dạng mối quan hệ giữa các công tác

 Nhận dạng làm thế nào các

công tác được liên hệ đến mỗi

công tác khác

 Có 4 loại quan hệ chính:

– Bắt đầu – Bắt đầu (SS)

– Bắt đầu – Kết thúc (SF)

– Kết thúc – Bắt đầu (FS)

– Kết túc – Kết thúc (FF)

hợp, bạn có thể cần một

sự chậm trễ (lag)

Công tác

Công tác C

SS

FS + 3

Xác định thời gian hoàn thành công tác

 Xác định thời gian hoàn

thành công tác (duration) của

mỗi công tác

 Bạn cũng có thể xác định

thời gian hoàn thành công tác

dựa vào

– Sự phán đoán của chính bạn

– Kinh nghiệm từ những dự án

trước đó

– Định mức thời gian

Xác định yêu cầu nguồn lực và sự có sẳn

 Nhận dạng các nguồn lực mà

bạn cần phải có để hoàn

thành các công tác

 Bạn có thể xác định nguồn

lực yêu cầu bởi:

– Sự phán đoán của chính bạn

– Kinh nghiệm từ những dự án

trước đó

– Định mức sử dụng tài nguyên

 Kiểm ra sự có sẳn của nguồn

lực đã yêu cầu

Thiết lập tiến độ dự án

 Thiết lập một tiến độ dự án dựa

vào thời gian hoàn thành các công

tác mối quan hệ tương hỗ giữa

chúng

 Có 2 dạng tiến độ chính:

– Sơ đồ hệ thống (tiến độ mạng)

– Tiến độ ngang

Hiệu chỉnh tiến độ dự án

 Thông thường, bạn sẽ phải hiệu chỉnh tiến độ dự án ban đầu vì

– Không đủ nguồn lực

– Thời gian thực hiện dự án quá dài

 Kéo dài hoặc rút ngắn thời gian hoàn thành của một số công tác

Chú trọng đến các công tác găng

 Chú trọng đến các công tác găng

 Một công tác găng nếu được hoàn

thành chậm trễ sẽ gây ra sự cậm rễ

cho toàn bộ dự án

 Một đường găng (a critical path) là

đường có thời gian hoàn thành dài

nhất

– Tất cả các công tác trên nhánh này là

những công tác găng

– Một sự trì hoãn của một công tác trên

đường găng sẽ gây ra chậm trễ cho dự

Tiến độ dự án đã sẳn sàng

độ dự án của bạn đã

sẳn sàng

thể thực hiện tiến độ

dự án của bạn

CÁC NGUYÊN TẮC QUAN TRỌNG

 Hãy nhớ rằng tiến độ là kế hoạch

cho sự thực hiện và vì thế nó sẽ

không bao giờ chính xác

 Giữ tiến độ đơn giản, loại trừ các

chi tiết không thích hợp và ngăn

chặn những kế hoạch bất khả thi

 Phổ biến kế hoạch đến tất cả các

bên tham gia dự án Mọi kế

hoạch sẽ vô giá trị nếu các bên

tham gia dự án không biết

4.2 LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ

HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ

Lợi ích của việc lập kế hoạch và tiến độ (1)

• Dự án hoàn thành đúng hạn

• Các công việc không bị gián đoạn / chậm

trễ

• Giảm thiểu các công việc phải làm lại

• Hạn chế nhầm lẫn và sai lầm

• Tăng mức độ hiểu biết của mọi người về

tình trạng của dự án

• Báo cáo tiến trình dự án có ý nghĩa và

đúng hạn

• Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án

điều khiển

Lợi ích của việc lập kế hoạch và tiến độ (2)

• Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển

• Biết được thời gian thực hiện các phần việc chính của

dự án

• Biết được cách thức phân phối chi phí của dự án

• Xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của mọi người

• Biết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao nhiêu

• Hợp nhất các công việc để đảm bảo chất lượng dự án

theo yêu cầu của chủ đầu tư

5 QU Ả N LÝ TI Ế N ð Ộ

ñoạn thiết

kế

Quản lý tiến ñộ giai

ñoạn ñấu

thầu

– Kiểm tra sự sai lệch tiến ñộ và nguyên nhân (nếu có)

– Yêu cầu các bên ñiều chỉnh tiến ñộ cho các công việc chưa

Qu ả n lý ti ế n ñộ giai ñoạ n thi ế t k ế

• Căn cứ vào tiến ñộ giai ñoạn thiết kế ñã ñược duyệt ñể tiến hành quản lý tiến ñộ:

– Kiểm tra tổng tiến ñộ thiết kế và tiến ñộ chi tiết hàng tuần

– Theo dõi, giám sát việc thực hiện thiết kế

– Kiểm tra sự sai lệch tiến ñộ và nguyên nhân (nếu có)

– Yêu cầu các bên ñiều chỉnh tiến ñộ cho các công việc chưa

thực hiện

– Chấp thuận ñề nghị kéo dài tiến ñộ (nếu có)

– ðề nghị thưởng/phạt (nếu có)

Qu ả n lý ti ế n ñộ giai ñoạ n ñấ u th ầ u

• Căn cứ vào tiến ñộ giai ñoạn ñấu thầu (trong kế hoạch

ñấu thầu) ñã ñược duyệt ñể tiến hành quản lý tiến ñộ:

– Kiểm tra tổng tiến ñộ ñấu thầu và tiến ñộ chi tiết hàng tuần – Theo dõi, giám sát việc thực hiện ñấu thầu

– Kiểm tra sự sai lệch tiến ñộ và nguyên nhân (nếu có)

– Yêu cầu các bên ñiều chỉnh tiến ñộ cho các công việc chưa thực hiện

– Chấp thuận ñề nghị kéo dài tiến ñộ (nếu có)

– ðề nghị thưởng/phạt (nếu có)