Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý tốt, có trình độ chuyên môn cao, có nghiệp vụ (kinh nghiệm) quản lý, có tầm nhìn rộng và hơn nữa là có lòng trung thành, tận tụy xây dựng công ty. Xây dựng đội ngũ nhân viên giỏi, có trình độ chuyên môn cao, giỏi nghiệp vụ và có kinh nghiệm thực tế để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Xây dựng một chính sách tuyển dụng thích hợp, nhất quán. + Các công ty cung cấp PMKT cần xây dựng cho mình một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, tay nghề giỏi, yêu ngành nghề, am hiểu về lĩnh vực tài chính kế toán. + Các công ty cung cấp PMKT có thể thực hiện các chương trình tài trợ, tặng học bổng cho các sinh viên giỏi với điều kiện cam kết làm việc cho Các công ty cung cấp PMKT ít nhất 5 năm sau khi ra trường; hoặc liên kết với các trường đại học như: đại học Bách khoa, đại học Khoa học tự nhiên, đại học Kinh tế,… để tuyển chọn con người. Nên có chính sách ưu tiên và tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên tiếp tục học để nâng cao trình độ bằng cách hỗ trợ thời gian, học phí,… nhằm khuyến khích tinh thần học tập và yên tâm học tập của nhân viên. Một đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình và có trình độ chuyên môn cao sẽ luôn là sự hài lòng bậc nhất của khách hàng. Thực hiện các chính sách đãi ngộ thỏa đáng về lương thưởng cho nhân viên nhằm: động viên, khuyến khích tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; nâng cao tinh thần thái độ trách nhiệm với công việc; nâng cao chất lượng quản lý, chất lượng phục vụ khách hàng, tôn trọng chấp hành kỷ luật của công ty. Thực hiện tốt giải pháp này giúp công ty có một nguồn nhân lực trình độ cao, có tâm huyết, làm chủ được thị trường và sẽ là một tài sản vô giá, một vũ khí cạnh tranh lợi hại nhất của công ty. Chính sách lương, thưởng hợp lý cùng với chính sách đãi ngộ thỏa đáng sẽ tạo động lực tốt cho cán bộ công nhân viên, giúp gia tăng năng suất, thu hút được nhân tài tạo điều kiện cho họ cống hiến, trung thành với công ty. Khi có một nguồn nhân lực tốt thì công ty sẽ tạo ra được những sản phẩm phần mềm chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. 4.4.2 Giải pháp về dịch vụ hậu mãi Nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua các hoạt động hậu mãi của công ty. Nắm bắt được nhu cầu của khách hàng để có những chiến lược phục vụ họ tốt hơn. Cải thiện và nâng cao chất lượng phần mềm thông qua việc ghi nhận phản hồi của khách hàng. Nhân viên công ty nên thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm rõ được tình trạng PMKT họ đang sử dụng. Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ từ xa cho khách hàng ở mọi thời điểm như: sử dụng phần mềm teamviewer, hỗ trợ qua điện thoại, xây dựng điện thoại đường dây nóng để hỗ trợ khách hàng 2424 (giờ), ... Cán bộ công nhân viên trong công ty phải luôn lắng nghe ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm, giá cả, phong cách phục vụ, … Điều tra thị trường: thiết lập một nhóm nhân viên thường xuyên tìm hiểu, điều tra nghiên cứu mức độ hài lòng khách hàng, những bức xúc và mong muốn của họ để có biện pháp khắc phục. Gia tăng số lượng khách hàng trung thành với công ty, giữ chân khách hàng cũ và thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Tạo sự tin tưởng cho khách hàng khi quyết định lựa chọn PMKT của công ty, nhằm tăng lợi thế cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trường. 4.4.3 Giải pháp nâng cao uy tín thương hiệu của công ty Xây dựng một hình ảnh các công ty cung cấp PMKT tốt đẹp trong lòng khách hàng. Giúp khách hàng an tâm khi đến với các công ty cung cấp PMKT. Các công ty cung cấp PMKT cần phải đẩy mạnh quảng bá thương hiệu, tạo lòng tin cho khách hàng bằng cách tập trung vào chất lượng PMKT, trình độ của cán bộ công nhân viên, xây dựng một phong cách phục vụ chuyên nghiệp hơn cho nhân viên và có chính sách chăm sóc khách hàng tốt. Mở rộng mạng lưới giao dịch và kênh phân phối sản phẩm PMKT tại tất cả các tỉnh thành trong cả nước. Mặc khác, cũng phải tập trung xây dựng văn hóa công ty một cách đặc trưng để đánh ngay vào mắt khách hàng. Giúp các công ty cung cấp PMKT khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường cung cấp PMKT. Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng về uy tín thương hiệu của công ty. Đưa các công ty cung cấp PMKT đến gần hơn với các tổ chức, cá nhân hoặc doanh nghiệp trong nước ở hiện tại và ở nước ngoài trong tương lai. 4.4.4. Giải pháp đảm bảo tính cạnh tranh về giá Xây dựng chính sách giá phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đảm bảo tính cạnh tranh về giá để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại. Tiến hành khảo sát và thường xuyên cập nhật những tin tức về giá PMKT ở một số công ty cung cấp PMKT cùng địa bàn để xem xét lại chính sách giá của công ty mình. Đẩy mạnh chiết khấu, hỗ trợ chi phí tư vấn triển khai sản phẩm cho khách hàng. Hỗ trợ một phần các chi phí sau bán hàng cho khách hàng như: chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp sản phẩm. Thông qua giải pháp này công ty sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường so với các đối thủ khác, đồng thời thu hút thêm được nhiều khách hàng mới.
GIỚI THIỆU
Đặt vấn đề nghiên cứu
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong mọi doanh nghiệp, yêu cầu đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao và kinh nghiệm Để nâng cao hiệu quả công việc, doanh nghiệp cần sử dụng các phần mềm hỗ trợ kế toán, đặc biệt trong thời đại 4.0 Nhiều công ty công nghệ đã phát triển phần mềm phục vụ cho nhiều lĩnh vực, trong đó phần mềm kế toán giúp cải thiện công tác chuyên môn cho kế toán viên Trước sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường, nhiều công ty phần mềm cung cấp giải pháp điện toán hóa kế toán Do đó, việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người dùng với phần mềm kế toán là cần thiết để hiểu rõ nhu cầu của họ.
Nhiều nhà nghiên cứu và quản lý đang tìm kiếm giải pháp để nâng cao sự hài lòng của người dùng đối với phần mềm kế toán Đã có một số nghiên cứu quốc tế đáng chú ý, như nghiên cứu của Susan H Ivancevich et al (2007) về sự lựa chọn và hài lòng với phần mềm kế toán, và nghiên cứu của Vichian Puncreobutr et al (2017) về sự hài lòng của kế toán viên với gói phần mềm tại doanh nghiệp vừa và nhỏ Tại Malaysia, Khairul Aziz (2003) cũng đã nghiên cứu mối liên hệ giữa sự hài lòng với hệ thống thông tin kế toán và sự hài lòng trong công việc của kế toán Trong nước, mặc dù có nhiều nghiên cứu về sự hài lòng của khách hàng, nhưng số lượng nghiên cứu về sự hài lòng của người dùng phần mềm kế toán vẫn còn hạn chế, với một số nghiên cứu điển hình như của Trần Thị Ái.
Ly (2014) “Đánh giá sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm phần mềm kế toán của Công Ty Cổ Phần Misa”, Nghiên cứu của Võ Thị Tố Uyên (2015)
Nghiên cứu của Nguyễn Bích Liên và Phạm Trà Lam (2016) đã chỉ ra mối quan hệ giữa kỹ thuật lựa chọn và kết quả lựa chọn phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Tương tự, Phạm Văn Cà và cộng sự (2018) đã ứng dụng phương pháp phân tích thứ bậc và phân tích nhân tố để định hướng lựa chọn phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại tỉnh Trà Vinh Tuy nhiên, hiện tại chưa có nghiên cứu nào tập trung vào sự hài lòng của người dùng phần mềm kế toán tại thành phố Cần Thơ.
Cần Thơ, thành phố hiện đại và phát triển nhất ở Đồng bằng sông Cửu Long, là trung tâm kinh tế, văn hóa, xã hội, y tế và giáo dục của vùng Sự tập trung của nhiều doanh nghiệp và ứng dụng công nghệ trong quản lý đã dẫn đến việc sử dụng phổ biến các phần mềm kế toán tại đây Nghiên cứu về sự hài lòng của người sử dụng là cần thiết để đưa ra khuyến nghị cho các nhà cung cấp phần mềm, nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng hiệu quả nhu cầu công việc kế toán, góp phần vào sự phát triển của các doanh nghiệp.
Tác giả quyết định thực hiện nghiên cứu với đề tài: “Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người sử dụng phần mềm kế toán tại thành phố Cần Thơ” nhằm hoàn thành luận văn tốt nghiệp đại học.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người dùng phần mềm kế toán tại thành phố Cần Thơ Từ đó, nghiên cứu sẽ đưa ra các khuyến nghị cho các nhà cung cấp phần mềm nhằm nâng cao mức độ hài lòng của người sử dụng.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể Để đạt được mục tiêu chung đã đề ra, các mục tiêu cụ thể sau đây cần phải đạt được:
Mục tiêu của nghiên cứu là xây dựng mô hình phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người dùng phần mềm kế toán, dựa trên các thành phần của thang đo SERVPERF.
+ Mục tiêu 2: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người sử phần mềm PMKT trên địa bàn thành phố Cần Thơ
Mục tiêu 3 đề xuất các gợi ý và khuyến nghị cho các đơn vị cung ứng phần mềm nhằm nâng cao sự hài lòng của người sử dụng phần mềm kế toán Những cải tiến này không chỉ giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng mà còn tăng cường hiệu quả sử dụng phần mềm trong công việc kế toán hàng ngày.
Câu hỏi nghiên cứu
Câu hỏi 1: Mức độ hài lòng của người sử dụng đối với sản phẩm PMKT là như thế nào?
Câu hỏi 2: Những nhân tố nào đo lường sự hài lòng của người sử dụng sản phẩm PMKT?
Câu hỏi 3: Những gợi ý, khuyến nghị là phù hợp để có thể nâng cao sự hài lòng của người dùng các sản phẩm PMKT?
Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu được thực hiện tại thành phố Cần Thơ, chủ yếu tập trung vào quận Ninh Kiều và quận Cái Răng Đối tượng khảo sát là những cá nhân sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp và tổ chức trong hai quận này.
Thời gian thu thập số liệu sơ cấp phục vụ đề tài là tháng 09/2020
Thời gian thực hiện đề tài nghiên cứu là từ tháng 08/2020 đến tháng 10/2020
Nội dung nghiên cứu của đề tài tập trung vào các nhân tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người sử dụng phần mềm kế toán tại thành phố Cần Thơ Đề tài sẽ phân tích các yếu tố này để hiểu rõ hơn về mức độ hài lòng của người dùng.
Nghiên cứu này tập trung vào việc đánh giá phần mềm kế toán thông qua thang đo hài lòng về chất lượng dịch vụ dựa trên mô hình SERVPERF của Cronin và Taylor (1992) Các yếu tố được xem xét chủ yếu dựa trên hành vi của người dùng, mà không đề cập đến các yếu tố tâm lý do tính phức tạp và khó đo lường của chúng Hơn nữa, do hạn chế về thời gian và tài chính, khảo sát chỉ được thực hiện tại hai khu vực Ninh Kiều và Cái Răng Các yếu tố vi mô, vĩ mô và các yếu tố khách quan khác không nằm trong phạm vi nghiên cứu này.
Lược khảo tài liệu có liên quan đến đề tài
1.5.1 Lược khảo tài liệu nước ngoài
1.5.1.1 Khairul Aziz (2003) “Sự hài lòng với hệ thống thông tin kế toán và sự hài lòng trong công việc của các kế toán Malaysia”
Nghiên cứu này phân tích sự hài lòng của nhân viên kế toán đối với phần mềm kế toán (PMKT) và tác động của nó đến sự hài lòng trong công việc Các yếu tố như giới tính, loại PMKT, số lượng nhiệm vụ, tần suất sử dụng máy tính và trình độ tin học cũng được xem xét Dữ liệu được thu thập từ 43 kế toán viên làm việc tại các công ty niêm yết ở Malaysia thông qua bảng câu hỏi Kết quả cho thấy sự hài lòng trong công việc có mối liên hệ tích cực với sự hài lòng về PMKT, và mức độ hài lòng cao hơn cũng tương ứng với tần suất sử dụng máy tính cao hơn Tuy nhiên, không có mối quan hệ nào khác giữa các biến còn lại với PMKT và sự hài lòng trong công việc Nghiên cứu gợi ý rằng các nhà phát triển PMKT nên chú trọng hơn đến ý kiến của người dùng trong quá trình phát triển sản phẩm.
1.5.1.2 Susan H Ivancevich et al (2007) “Sự lựa chọn và sự hài lòng về phần mềm kế toán - Phân tích so sánh giữa nhà cung cấp và nhận thức của người dùng”
Nghiên cứu này nhằm phân tích và so sánh nhận thức của người dùng về lựa chọn và sự hài lòng đối với phần mềm kế toán Dữ liệu được thu thập từ 43 nhà cung cấp, cung cấp cái nhìn sâu sắc về trải nghiệm của người dùng.
Nghiên cứu này sử dụng phương pháp thống kê mô tả và kiểm định T-test với 57 người sử dụng PMKT Kết quả cho thấy nhà cung cấp xếp hạng hỗ trợ cao hơn đáng kể so với người dùng, trong khi người dùng lại đánh giá chức năng và khả năng tương thích cao hơn Sự khác biệt cũng tồn tại trong nhận thức của nhà cung cấp và người dùng về các tính năng quan trọng Cả hai nhóm đánh giá mười trong số mười bốn thành phần chức năng/khả năng khác nhau một cách đáng kể Ngoài ra, sự khác biệt cũng được ghi nhận về độ ổn định và hỗ trợ của nhà cung cấp, cũng như lý do mà các công ty thay đổi phần mềm.
1.5.1.3 Vichian Puncreobutr et al (2017) “Sự hài lòng của Kế toán viên với Gói phần mềm Kế toán - Lựa chọn trong doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Nakhon Nayok”
Mục đích nghiên cứu là đo lường mức độ hài lòng của nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Nakhon - Tỉnh Nayok, dựa trên lý thuyết hai nhân tố của Herzberg Nghiên cứu tập trung vào các biến liên quan đến dịch vụ của nhà cung cấp phần mềm, với dữ liệu thu thập từ 269 nhân viên kế toán qua phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên đơn giản Công cụ kiểm định mối tương quan trung bình Pearson được sử dụng để đánh giá mức độ hài lòng Kết quả cho thấy nhân viên kế toán hài lòng cao với các yếu tố liên quan đến lựa chọn phần mềm Nghiên cứu cũng phát hiện mối quan hệ tích cực giữa sự hài lòng của nhân viên kế toán và lựa chọn gói PMKT, với hệ số tương quan Pearson đạt 0,853 và giá trị p < 0,01.
1.5.2.1 Trần Thị Ái Ly (2014) “Đánh giá sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm phần mềm kế toán của Công Ty Cổ Phần Misa”
Nghiên cứu này nhằm khám phá và xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần MISA (PMKT MISA) Để thực hiện điều này, nghiên cứu đã xây dựng các thang đo để đo lường các yếu tố và kiểm tra mô hình lý thuyết liên quan.
Nghiên cứu về mối quan hệ giữa các nhân tố tác động đến sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng PMKT MISA đã được thực hiện thông qua bảng câu hỏi khảo sát định lượng trên 441 khách hàng trên toàn quốc Phương pháp phân tích chính bao gồm phân tích nhân tố khám phá, phân tích hồi quy và kiểm định Anova Kết quả cho thấy có 5 nhân tố chính ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng, bao gồm năng lực nhân viên, dịch vụ hậu mãi, thái độ phục vụ, uy tín thương hiệu và giá cả, trong đó năng lực nhân viên có tác động mạnh nhất Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng không có sự khác biệt trong đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng giữa các nhóm khách hàng có trình độ chuyên môn và vị trí công tác khác nhau, ngoại trừ nhân tố thái độ phục vụ Hơn nữa, có sự khác biệt trong đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng giữa các nhóm khách hàng có thời gian sử dụng PMKT khác nhau.
1.5.2.2 Võ Thị Tố Uyên (2015) “Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người sử dụng phần mềm kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp”
Nghiên cứu này nhằm xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người sử dụng phần mềm kế toán trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp Dựa trên kết quả, nghiên cứu đưa ra các gợi ý để nâng cao sự hài lòng của người dùng Dữ liệu được thu thập qua phỏng vấn trực tiếp nhân viên tại các cơ quan sử dụng phần mềm kế toán, thông qua bảng câu hỏi Phân tích nhân tố khám phá (EFA) và phân tích hồi quy là các phương pháp được áp dụng Kết quả cho thấy, sự hài lòng của người sử dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp bị ảnh hưởng bởi 05 nhóm nhân tố, trong đó chức năng là nhóm có tác động mạnh nhất, tiếp theo là an toàn dữ liệu, khả năng tương thích, tính mở và khả năng bảo hành.
1.5.2.3 Nguyễn Bích Liên, Phạm Trà Lam (2016) “Lựa chọn phần mềm kế toán trong doanh nghiệp: Mối quan hệ giữa kỹ thuật lựa chọn và kết quả lựa chọn phần mềm”
Nghiên cứu này nhằm kiểm tra mối liên hệ giữa kỹ thuật lựa chọn PMKT và kết quả lựa chọn phần mềm, cũng như các đặc điểm của doanh nghiệp.
Nghiên cứu sử dụng 7 phương pháp hỗn hợp kết hợp phân tích phương sai một yếu tố và kiểm định chi bình phương trong nghiên cứu định lượng, cùng với kỹ thuật phỏng vấn tay đôi trong nghiên cứu định tính Mẫu nghiên cứu được chọn theo kiểu thuận tiện với 106 cá nhân làm việc tại các doanh nghiệp sử dụng PMKT và có thông tin về giai đoạn lựa chọn phần mềm Công cụ phân tích dữ liệu trong nghiên cứu định lượng bao gồm bảng tần số, thống kê mô tả, phân tích phương sai một yếu tố (ANOVA một chiều) và kiểm định chi bình phương Nghiên cứu định tính được thực hiện sau đó nhằm khẳng định và giải thích kết quả định lượng Kết quả cho thấy tại thị trường Việt Nam, kỹ thuật lựa chọn PMKT không ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công trong việc chọn lựa PMKT phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp và sự hài lòng của người sử dụng Quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp không tác động đến kỹ thuật lựa chọn PMKT mà họ áp dụng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Cơ sở lý luận
2.1.1 Chất lượng sản phẩm dịch vụ
Theo tiêu chuẩn ISO 8402-86 và TCVN 5814-94, chất lượng được định nghĩa là tập hợp các đặc tính của một thực thể hoặc đối tượng, giúp chúng có khả năng đáp ứng các nhu cầu đã được xác định hoặc tiềm ẩn.
Theo tổ chức ISO, chất lượng sản phẩm được định nghĩa là tập hợp các đặc tính của một thực thể, giúp thực thể đó đáp ứng nhu cầu xác định hoặc tiềm ẩn của khách hàng.
Chất lượng sản phẩm được xác định bởi khả năng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng Nếu sản phẩm không được thị trường chấp nhận, nó sẽ bị coi là chất lượng kém, bất chấp công nghệ sản xuất hiện đại Kết luận này là cơ sở quan trọng để các nhà sản xuất xây dựng chính sách và chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Khi đánh giá chất lượng, giá cả và dịch vụ sau bán hàng là những yếu tố không thể bỏ qua, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng Khách hàng thường quan tâm đến những yếu tố này sau khi xác định sản phẩm đáp ứng nhu cầu của họ Hơn nữa, việc giao hàng đúng thời gian là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong sản xuất hiện đại, đặc biệt là trong bối cảnh các phương pháp dự trữ bằng không đang ngày càng phát triển.
2.1.2 Mô hình nghiên cứu chất lượng sản phẩm
Mô hình SERVQUAL được sử dụng để đánh giá cảm nhận của khách hàng về chất lượng dịch vụ, bao gồm 5 đặc tính chính: Sự tin cậy, Sự đáp ứng, và Năng lực phục vụ.
Mô hình SERVQUAL định nghĩa chất lượng dịch vụ cảm nhận thông qua sự so sánh giữa giá trị kỳ vọng và giá trị mà khách hàng thực sự trải nghiệm Sự đồng cảm và các phương tiện hữu hình đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Cụ thể, theo mô hình SERVQUAL, chất lượng dịch vụ được xác định như sau:
Chất lượng dịch vụ = Mức độ cảm nhận – Giá trị kỳ vọng
2.1.2.2 Mô hình SERVPERF (Cronin và Taylor, 1992)
Trên cơ sở mô hình SERVQUAL của Parasuraman, Cronin và Taylor
Năm 1992, Cronin và Taylor đã phát triển mô hình SERVPERF, một biến thể của SERVQUAL, nhằm khắc phục những hạn chế của mô hình trước đó Mô hình SERVPERF cho rằng mức độ cảm nhận của khách hàng về sự thực hiện dịch vụ của doanh nghiệp là chỉ số phản ánh tốt nhất chất lượng dịch vụ sản phẩm.
Chất lượng dịch vụ = Mức độ cảm nhận
Kết luận này đã được sự đồng tình bởi các tác giả khác như Lee & ctg
(2000), Brady & ctg (2002) Bộ thang đo SERVPERF cũng có 22 phát biểu với
5 thành phần cơ bản tương tự như phần hỏi về cảm nhận của khách hàng trong mô hình SERVQUAL, tuy nhiên bỏ qua phần hỏi về kỳ vọng
Bảng 2.1: Thang đo các yếu tố trong mô hình SERVPERF
TT Thang đo Biến quan sát Đo lường
Khi công ty xyz hứa làm điều gì đó vào thời gian nào đó thì họ sẽ làm Likert
2 Khi bạn gặp trở ngại, công ty xyz chứng tỏ mối quan tâm thực sự muốn giải quyết trở ngại đó Likert
3 Công ty xyz thực hiện dịch vụ đúng ngay từ lần đầu Likert
4 Công ty xyz cung cấp dịch vụ đúng như thời gian họ đã hứa Likert
5 Công ty xyz lưu ý để không xảy ra một sai sót nào Likert
Cách cư xử của nhân viên xyz gây niềm tin cho bạn Likert
7 Bạn cảm thấy an toàn khi giao dịch với công ty xyz Likert
8 Nhân viên công ty xyz luôn niềm nở với bạn Likert
9 Nhân viên công ty xyz có đủ hiểu biết để trả lời câu hỏi của bạn Likert
Nhân viên công ty xyz cho bạn biết khi nào thực hiện dịch vụ Likert
11 Nhân viên công ty xyz nhanh chóng thực hiện dịch vụ cho bạn Likert
12 Nhân viên công ty xyz luôn sẵn sàng giúp bạn Likert
13 Nhân viên công ty xyz không bao giờ quá bận đến nỗi không thể đáp ứng những yêu cầu của bạn Likert
Công ty xyz luôn đặc biệt chú ý đến bạn Likert
15 Công ty xyz có nhân viên biết quan tâm đến bạn Likert
16 Công ty xyz lấy lợi ích của bạn là điều tâm niệm của họ Likert
17 Nhân viên công ty xyz hiểu rõ những nhu cầu của bạn Likert
18 Công ty xyz làm việc vào những giờ thuận tiện Likert
Công ty xyz có trang thiết bị rất hiện đại Likert
20 Các cơ sở vật chất của công ty xyz trông rất bắt mắt Likert
21 Nhân viên công ty xyz ăn mặc rất tươm tất Likert
22 Các sách ảnh giới thiệu của công ty xyz có liên quan đến dịch vụ trông rất đẹp Likert
Nguồn: Parasuraman và cộng sự (1988) và Cronin và Taylor (1992)
2.1.3 Sự hài lòng của khách hàng về chất lượng sản phẩm dịch vụ
Theo Bachelet (1995), sự hài lòng của khách hàng là phản ứng cảm xúc của họ đối với trải nghiệm với sản phẩm hoặc dịch vụ Oliver (1999) và Zineldin (2000) cho rằng sự hài lòng này là phản hồi tình cảm, phản ánh toàn bộ cảm nhận của khách hàng về nhà cung cấp dịch vụ, dựa trên sự so sánh giữa những gì họ nhận được và mong đợi trước đó.
Chất lượng dịch vụ có ảnh hưởng lớn đến sự hài lòng của khách hàng, điều này đã được nghiên cứu rộng rãi trong nhiều lĩnh vực Nhiều nhà nghiên cứu, như Parasuraman và các cộng sự (1985, 1988, 1991), McDougall và Levesque (1994), cùng với Dabholkar và cộng sự (2000), khẳng định rằng chất lượng dịch vụ là yếu tố tiên quyết dẫn đến sự hài lòng Mô hình của Dabholkar và cộng sự (2000) đã chỉ ra mối quan hệ rõ ràng giữa sự hài lòng và chất lượng dịch vụ sản phẩm.
Nguồn: Dabholkar và cộng sự, 2000
Hình 2.1: Mô hình trung gian sự hài lòng của khách hàng
Chất lượng sản phẩm dịch vụ
Sự hài lòng của khách hàng Ý định hành vi Trung gian sự hài lòng của khách hàng Tiền đề chất lượng dịch vụ
2.1.4 Mô hình nghiên cứu đề xuất của đề tài
Dựa trên việc tổng hợp tài liệu trong và ngoài nước cùng với các cơ sở lý luận đã trình bày, tác giả đề xuất mô hình nghiên cứu nhằm phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người sử dụng phần mềm kế toán trên địa bàn.
TP Cần Thơ” bao gồm các nhân tố như mô hình sau:
Nguồn: Dabholkar và cộng sự, 2000
Hình 2.2: Mô hình nghiên cứu đề xuất
Chất lượng dịch vụ Sự hài lòng của người sử dụng Tính hiệu quả Đáp ứng yêu cầu
Bảng 2.2: Diễn giải các biến trong mô hình nghiên cứu
CÁC NHÂN TỐ TRONG MÔ HÌNH Đo lường
Chất lượng phần mềm (CLPM)
CLPM1 PMKT đảm bảo độ tin cậy cao
CLPM2 PMKT đảm bảo độ chính xác cao
CLPM3 PMKT có khả năng tích hợp đầy đủ các cấu kiện của hệ thống phần mềm
CLPM4 PMKT liên kết được với các ứng dụng khác nhau như phần mềm khai báo thuế
CLPM5 PMKT có khả năng kiểm soát lỗi trong quá trình sử dụng
CLPM6 PMKT hỗ trợ sao lưu dữ liệu dự phòng
CLPM7 PMKT hỗ trợ phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố
Chất lượng dịch vụ (CLDV)
CLDV1 Nhà cung cấp PMKT hỗ trợ bảo trì phần mềm
CLDV2 Nhà cung cấp PMKT hỗ trợ nâng cấp sản phẩm khi cần thiết
CLDV3 Nhà cung cấp PMKT cung cấp đầy đủ tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm
Nhân viên của nhà cung cấp PMKT có khả năng hướng dẫn tốt cho người sử dụng khi gặp các sự cố thao tác
CLDV5 Khả năng khắc phục sự cố của nhà cung cấp PMKT luôn kịp thời nhanh chóng
THQ1 Giá cả PMKT đang sử dụng phù hợp với doanh nghiệp
Doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phí khi cập nhật các phiên bản mới cho phù hợp với các quy định mới của chế độ kế toán
Chi phí bảo hành, bảo trì PMKT hàng năm của
PMKT đang sử dụng thấp hơn nhiều so với một số
PMKT khác trên thị trường hiện nay
THQ4 Không tốn nhiều chi phí đào tạo cho nhân viên sử dụng phần mềm
THQ5 Tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên
THQ6 Tiết kiệm thời gian cho công đoạn tổng hợp, xử lý chứng từ Đáp ứng yêu cầu (DUYC)
DUYC1 PMKT đang dùng có giao diện dễ nhìn, thu hút
DUYC2 PMKT phù hợp với đặc điểm tổ chức của doanh nghiệp
DUYC3 PMKT đảm bảo tính bảo mật, an toàn
DUYC4 PMKT được xây dựng phù hợp với quy định của pháp luật, chế độ kế toán doanh nghiệp
DUYC5 Cung cấp chức năng thống kê, báo cáo hiệu quả kịp thời
SHL1 PMKT đang sử dụng mang đến cho tôi sự hài lòng khi sử dụng
SHL2 Trong thời gian tới, tôi vẫn tiếp tục sử dụng PMKT mà tôi đang dùng
SHL3 Tôi sẵn lòng giới thiệu cho bạn bè hoặc ai có nhu cầu về PMKT tôi đang sử dụng
Phương pháp nghiên cứu
2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp cho đề tài được thực hiện thông qua việc chọn mẫu phi xác suất, cụ thể là lấy mẫu thuận tiện Kỹ thuật phỏng vấn sử dụng hình thức hỏi đáp trực tiếp với các câu hỏi cấu trúc đã được chuẩn bị sẵn, dựa trên mục tiêu và mô hình nghiên cứu.
Cỡ mẫu trong phương pháp phân tích nhân tố khám phá (EFA) được xác định dựa trên kích thước tối thiểu và số lượng biến đo lường Tỉ lệ quan sát trên biến đo lường là 5:1, tức là mỗi biến đo lường cần tối thiểu 5 biến quan sát (Hoàng Trọng & Chu Nguyễn Mộng Ngọc, 2018) Với mô hình phân tích có tối thiểu 36 biến quan sát, cỡ mẫu tối thiểu cho đề tài này là cần thiết.
Để đảm bảo cỡ mẫu cho phương pháp nghiên cứu, cần phỏng vấn ít nhất 180 người sử dụng PMKT tại thành phố Cần Thơ Tác giả đã thu thập được 184 quan sát, vượt qua yêu cầu tối thiểu.
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu
Các phương pháp phân tích số liệu được sử dụng để giải quyết các mục tiêu nghiên cứu:
- Mục tiêu 1: Phương pháp định tính là phân tích và tổng hợp tài liệu nghiên cứu để xây dựng mô hình nghiên cứu
Mục tiêu 2 của nghiên cứu là sử dụng phương pháp thống kê mô tả để phân tích đặc điểm của mẫu nghiên cứu Phương pháp phân tích nhân tố khám phá (EFA) được áp dụng nhằm xác định các nhân tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người sử dụng PMKT Đồng thời, phương trình điểm nhân tố cũng được sử dụng để đánh giá mức độ quan trọng của các yếu tố này đối với sự hài lòng của người dùng.
- Mục tiêu 3: Dựa vào kết quả mục tiêu 1 và 2 đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao sự hài lòng của người sử dụng PMKT
Phương pháp thống kê mô tả (Descriptive statistic) liên quan đến việc thu thập, tóm tắt, trình bày và mô tả các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu Các đại lượng thống kê mô tả được sử dụng trong đề tài giúp phản ánh tổng quát các đặc điểm khác nhau của dữ liệu.
- Trung bình cộng (mean): bằng tổng tất cả các giá trị biến quan sát chia cho số quan sát
- Số trung vị (Me): là giá trị của biến đứng ở vị trí giữa của một dãy số đã được sắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm dần
- Số Mode (Mo): là giá trị có tần số xuất hiện cao nhất trong tổng số hay trong một dãy số phân phối
Phương sai (Variance) là giá trị trung bình của các bình phương độ lệch giữa các biến và giá trị trung bình của chúng.
- Độ lệch chuẩn (Standard Deviation): thể hiện sự khác biệt về đánh giá mẫu điều tra của từng biến (là căn bậc bậc hai của phương sai)
- Sum: tổng cộng các giá trị trong tập dữ liệu quan sát
Tần số là số lần xuất hiện của một quan sát, trong khi tần số của một tổ là số quan sát nằm trong giới hạn của tổ đó Phân tích tần số giúp chúng ta hiểu mức độ tập trung của các giá trị và có cái nhìn tổng quan về các quan sát Để lập bảng phân phối tần số, trước tiên cần sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, sau đó thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 1: Xác định số tổ của dãy phân phối
Số tổ = [(2)*Số tổ quan sát (n)] (2.1)
Bước 2: Xác định khoảng cách tổ (k) k = (Xmax – Xmin)/số tổ (2.2)
Xmax: Lượng biến lớn nhất của dãy phân phối
Xmin: Lượng biến nhỏ nhất của dãy phân phối
Bước 3: Xác định giới hạn trên và giới hạn dưới cho mỗi tổ Giới hạn dưới của tổ đầu tiên là giá trị nhỏ nhất trong dãy phân phối, trong khi giới hạn trên được tính bằng cách cộng khoảng cách tổ (k) vào giới hạn dưới Quy trình này tiếp tục cho đến tổ cuối cùng, với giới hạn trên của tổ cuối cùng thường là giá trị lớn nhất trong dãy số phân phối.
Bước 4: Để xác định tần số của mỗi tổ, bạn cần đếm số lượng quan sát nằm trong giới hạn của tổ đó Cuối cùng, hãy trình bày kết quả trên biểu bảng và biểu đồ.
Tác giả áp dụng thang đo Likert 5 mức độ (1: Rất không đồng ý – 5: Rất đồng ý) để đánh giá ảnh hưởng của các yếu tố đến sự hài lòng của người dùng đối với phần mềm quản trị kinh doanh (PMKT).
18 Ý nghĩa của từng giá trị trung bình đối với thang đo khoảng:
Giá trị khoảng cách = (Maximum - Minimum)/n = (5 - 1)/5 = 0,8
Giá trị trung bình Ý nghĩa
1,00 - 1,80 Rất không đồng ý/ Rất không hài lòng/ Rất không quan trọng 1,81 - 2,60 Không đồng ý/ Không hài lòng/ Không quan trọng 2,61 - 3,40 Không ý kiến/ Trung bình
3,41 - 4,20 Đồng ý/ Hài lòng/ Quan trọng
4,21 - 5,00 Rất đồng ý/ Rất hài lòng/ Rất quan trọng
Phương pháp kiểm định độ tin cậy của thang đo sử dụng hệ số Cronbach’s Alpha nhằm loại bỏ các biến không phù hợp và giảm thiểu biến rác trong nghiên cứu Các biến có hệ số tương quan biến tổng nhỏ hơn 0.3 sẽ bị loại bỏ Thang đo có hệ số Cronbach’s Alpha từ 0.6 trở lên được coi là có thể sử dụng cho các khái niệm mới (Nunnally, 1978; Peterson, 1994; Slater, 1995) Tuy nhiên, nếu hệ số Cronbach’s Alpha vượt quá 0.95, có thể xuất hiện biến quan sát thừa, tương tự như hiện tượng cộng tuyến trong hồi quy, và những biến này cần được loại bỏ.
Hệ số tin cậy Cronbach Alpha: kiểm định mức độ chặt chẽ mà các mục hỏi trong thang đo tương quan với nhau
Phương pháp phân tích nhân tố khám phá (EFA) là một kỹ thuật thống kê giúp rút gọn nhiều biến quan sát có mối quan hệ phụ thuộc thành một tập hợp các nhân tố ít hơn, mang lại ý nghĩa rõ ràng hơn trong khi vẫn giữ lại hầu hết thông tin từ tập biến ban đầu (Hair & ctg, 1998).
Dữ liệu tương thích: dữ liệu được thu thập thông qua thang đo Likert, sau khi đã đánh giá độ tin cậy của thang đo (Cronbach Alpha)
Trong nghiên cứu này, tác giả áp dụng phương pháp phân tích nhân tố nhằm xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người dùng phần mềm kế toán tại thành phố Cần Thơ.
Fi =Wi1X1 + Wi2X2 +…+ WikXk (2.3) Fi: ước lượng nhân tố thứ i
Wi: trọng số hay hệ số điểm nhân tố
Trong phân tích nhân tố, chỉ số KMO (Kaiser - Meyer - Olkin) và giá trị Sig là những yếu tố quan trọng để đánh giá sự phù hợp của mô hình Nếu KMO nằm trong khoảng từ 0,5 đến 1 và Sig nhỏ hơn hoặc bằng 0,05, thì phương pháp phân tích nhân tố được coi là phù hợp với dữ liệu nghiên cứu Ngoài ra, thang đo chỉ được chấp nhận khi tổng phương sai trích lớn hơn 50%.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tổng quan về phần mềm kế toán
3.1.1 Khái niệm về phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là hệ thống chương trình máy tính tự động xử lý thông tin kế toán, từ lập chứng từ gốc đến in sổ kế toán và báo cáo tài chính Nó hoạt động như một công cụ ghi chép, lưu trữ và tổng hợp dữ liệu đầu vào từ các chứng từ gốc Quá trình xử lý thông tin phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành Độ chính xác của báo cáo đầu ra phụ thuộc vào yếu tố con người, đặc biệt là kế toán thủ công.
3.1.2 Phân loại phần mềm kế toán
3.1.2.1 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh a) Phần mềm kế toán bán lẻ
Phần mềm kế toán bán lẻ, hay còn gọi là hệ thống POS, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc lập hóa đơn, biên lai và giao hàng cho khách hàng Với tính năng đơn giản, phần mềm này cung cấp các báo cáo tổng hợp về tình hình bán hàng và tồn kho, phục vụ chủ yếu cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến Kết quả đầu ra của phần mềm kế toán bán lẻ sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài chính quản trị, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách toàn diện.
Phần mềm kế toán tài chính quản trị, hay còn gọi là phần mềm kế toán Back Office, được sử dụng để nhập liệu các chứng từ kế toán, lưu trữ và tìm kiếm thông tin, cũng như xử lý và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính.
3.1.2.2 Phân loại theo hình thức sản phẩm a) Phần mềm đóng gói
Phần mềm đóng gói là sản phẩm được thiết kế sẵn bởi nhà cung cấp, bao gồm tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài Loại phần mềm kế toán này rất phổ biến và được bán rộng rãi trên thị trường.
Phần mềm này có giá thành rẻ do được sử dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp, giúp chi phí phát triển được phân bổ cho số lượng người dùng lớn Điều này dẫn đến giá cả phải chăng, cùng với chi phí nâng cấp, cập nhật, bảo hành và bảo trì sản phẩm cũng rất hợp lý so với khoản đầu tư ban đầu.
Phần mềm có tính ổn định cao nhờ vào việc được nhiều doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau sử dụng Điều này giúp nhanh chóng phát hiện các lỗi (nếu có) và nhà cung cấp sẽ kịp thời có biện pháp khắc phục và sửa chữa.
Nâng cấp và cập nhật phần mềm nhanh chóng là một lợi thế lớn, vì nhà cung cấp chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất Điều này giúp việc sửa lỗi và nâng cấp theo sự thay đổi của chế độ kế toán diễn ra đồng loạt và hiệu quả cho tất cả các công ty đang sử dụng phần mềm tại cùng một thời điểm.
Chi phí triển khai phần mềm đóng gói rất thấp nhờ vào việc cung cấp đầy đủ tài liệu hướng dẫn và giảng dạy Người dùng có thể tự cài đặt và sử dụng mà không cần đào tạo từ nhà cung cấp, giúp giảm thiểu chi phí triển khai.
Phần mềm đóng gói cho phép triển khai nhanh chóng và dễ dàng, người dùng chỉ cần mua và sử dụng ngay mà không phải chờ đợi nhà cung cấp thực hiện khảo sát hay phát triển thêm tính năng theo yêu cầu.
Mặc dù phần mềm được thiết kế để phục vụ nhiều doanh nghiệp với các loại hình khác nhau, tính đơn giản và dễ sử dụng có thể dẫn đến việc một số yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp không được đáp ứng.
Phần mềm kế toán đặt hàng là giải pháp được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp hoặc một nhóm nhỏ doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn, dựa trên yêu cầu cụ thể của khách hàng Thay vì cung cấp sản phẩm có sẵn, nhà cung cấp phần mềm phát triển dịch vụ tùy chỉnh, dẫn đến chi phí cao và tính phổ biến thấp cho loại phần mềm này.
- Ưu điểm: Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh nghiệp
Chi phí cao là một trong những nhược điểm lớn của phần mềm khi toàn bộ chi phí đầu tư và phát triển dồn vào một doanh nghiệp, dẫn đến giá thành phần mềm rất cao Ngoài khoản đầu tư ban đầu lớn, phần mềm này còn phải gánh chịu các chi phí khác như bảo hành, bảo trì và nâng cấp phát triển sau này, những chi phí này có thể vượt quá giá thành đầu tư ban đầu.
Việc cập nhật và nâng cấp phần mềm kế toán gặp nhiều khó khăn, vì nhà cung cấp phải thực hiện quy trình này cho hàng trăm, thậm chí hàng ngàn khách hàng theo thứ tự Do đó, doanh nghiệp sử dụng phần mềm đặt hàng thường phải chờ đợi lâu mới đến lượt mình, và đôi khi còn có nguy cơ bị bỏ rơi trong quá trình này.
Phần mềm đặt hàng thường gặp vấn đề về tính ổn định do chỉ được triển khai tại một hoặc vài doanh nghiệp Áp lực về thời gian phát triển và giao hàng dẫn đến việc phần mềm này phát sinh nhiều lỗi, không chỉ trong giai đoạn triển khai mà còn kéo dài trong suốt quá trình sử dụng.
Doanh nghiệp đối mặt với rủi ro cao khi không thể xác minh uy tín và chất lượng của phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng Họ có thể nhận được sản phẩm không đạt yêu cầu, không thể sử dụng hoặc không hiệu quả, trong khi vẫn phải thanh toán chi phí phát triển Hơn nữa, chi phí nâng cấp và cập nhật cao có thể khiến doanh nghiệp bị bỏ rơi nếu không thỏa thuận được giá cả với nhà cung cấp.
Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán
Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi của Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc
“Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán”
3.2.1 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán cần đảm bảo hỗ trợ người dùng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán Việc sử dụng phần mềm này không được làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán theo các văn bản pháp luật hiện hành.
Phần mềm kế toán cần có tính năng nâng cấp và khả năng sửa đổi, bổ sung để phù hợp với những thay đổi trong chế độ kế toán và chính sách tài chính, đồng thời đảm bảo không làm ảnh hưởng đến dữ liệu hiện có.
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu
3.2.2 Điều kiện của phần mềm kế toán
Trước khi đưa vào sử dụng, phần mềm kế toán cần được đặt tên và minh bạch về xuất xứ, tính năng kỹ thuật, cũng như mức độ đạt các tiêu chuẩn theo Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế toán cần đi kèm với tài liệu hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể vận hành một cách an toàn và xử lý các sự cố đơn giản hiệu quả.
Phần mềm kế toán được cung cấp bởi tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán cần phải được bảo hành theo thời gian đã thỏa thuận giữa hai bên, với yêu cầu tối thiểu là phải hoàn thành công việc kế toán cho một năm tài chính.
3.2.3 Các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng phần mềm kế toán
3.2.3.1 Các khoản chi phí đầu tư liên quan
Chi phí giấy phép sử dụng phần mềm là khoản chi phí ban đầu mà doanh nghiệp phải trả để có quyền sử dụng phần mềm Khoản chi phí này thường được xác định dựa trên số mô-đun phần mềm được sử dụng hoặc số lượng người dùng đồng thời trong công ty Tại Việt Nam, chi phí bản quyền cho
Các gói phần mềm thường có giá trị từ 300 đến 50.000 đôla Mỹ Thông thường, phần mềm đóng gói có giá rẻ hơn nhiều so với phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, do chi phí phát triển có thể được chia sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng.
Chi phí triển khai là khoản chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ và nhà phân phối để cài đặt hệ thống và đào tạo sử dụng Đối với các dự án phức tạp, chi phí này có thể gấp 5 lần chi phí giấy phép sử dụng Tại Việt Nam, một số công ty phần mềm như MISA tách riêng chi phí đào tạo và triển khai, cho phép người dùng tự nghiên cứu và tiết kiệm chi phí.
Chi phí tư vấn phần mềm là một yếu tố quan trọng mà người dùng cần xem xét Trong quá trình sử dụng, người dùng có thể gặp phải sai lầm và cần sự hỗ trợ từ các công ty phần mềm để nhận diện và khắc phục những vấn đề này Đặc biệt, khi mua phần mềm nước ngoài, chi phí tư vấn có thể chiếm từ 20% đến 70% tổng chi phí giấy phép sử dụng.
Chi phí bảo trì là khoản chi phí cần thiết để cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ theo quy định của Bộ Tài chính Mức chi phí bảo trì hàng năm thường dao động từ 8% đến 20% của chi phí giấy phép sử dụng, trong đó mức tiêu biểu thường là 20%.
Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT bao gồm các khoản chi cho việc cải thiện hệ thống công nghệ thông tin của công ty, như nâng cấp phần cứng, cấu hình máy, máy trạm và máy chủ Những chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của công ty cũng như tình trạng hạ tầng hiện tại.
Các phần mềm kế toán thường cung cấp thông tin về số tài khoản và các nghiệp vụ hạch toán điển hình Quy trình ghi chép và hạch toán được mô phỏng qua hình ảnh, giúp cả kế toán và quản lý dễ dàng nắm bắt quy trình làm việc Do đó, việc học và sử dụng phần mềm kế toán trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian.
Một số phần mềm kế toán nổi bật hơn trong việc cảnh báo người dùng về các lỗi có thể xảy ra do nhập dữ liệu sai.
- Việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh
- Đưa ra thông báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn
3.2.3.4 Tài liệu dành cho người sử dụng
Chất lượng và sự đầy đủ của tài liệu hỗ trợ là rất quan trọng cho người sử dụng, giúp họ sử dụng chương trình hiệu quả Hầu hết các phần mềm thiết kế sẵn từ nước ngoài và một số ít phần mềm nội địa đều cung cấp tài liệu người dùng toàn diện Những tài liệu này bao gồm:
- Hướng dẫn cài đặt phần mềm
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm
- Hướng dẫn tác nghiệp thông qua bài tập thực hành
- Tài liệu trợ giúp trực tuyến
- Phim hướng dẫn sử dụng dùng để tự học cài đặt, tự học sử dụng
Nhiều chương trình nước ngoài chỉ có phiên bản tiếng Anh, gây khó khăn cho một số công ty Tuy nhiên, phần mềm kế toán trong nước lại có lợi thế lớn vì được thiết kế phù hợp với quy định và hệ thống kế toán Việt Nam, đồng thời hỗ trợ tiếng Việt Hơn nữa, các chương trình này có khả năng cập nhật thường xuyên khi có sự thay đổi về quy định và tiêu chuẩn liên quan.
Chất lượng và tiêu chí đánh giá sản phẩm phần mềm
Trong nền kinh tế thị trường, chất lượng được định nghĩa từ góc độ của người tiêu dùng và nhu cầu của thị trường Doanh nghiệp cần tập trung vào việc cung cấp sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ.
Trong những năm gần đây, khái niệm chất lượng đã được thống nhất và sử dụng rộng rãi theo định nghĩa trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 do Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hoá (ISO) đưa ra, được nhiều quốc gia chấp nhận Theo định nghĩa của ISO trong bộ tiêu chuẩn 8402, chất lượng sản phẩm phần mềm được hiểu là khả năng đáp ứng toàn diện nhu cầu của người dùng về tính năng và công dụng, dù được nêu ra một cách tường minh hay không trong những ngữ cảnh xác định.
Vào những năm cuối thế kỷ 20, tổ chức ISO đã chú trọng phát triển các tiêu chuẩn chất lượng cho phần mềm ISO nhấn mạnh rằng chất lượng toàn diện của phần mềm cần được xem xét từ nhiều khía cạnh, bao gồm chất lượng quy trình, chất lượng nội bộ của phần mềm, chất lượng phần mềm so với yêu cầu của người dùng, và chất lượng phần mềm trong quá trình sử dụng.
Chất lượng quy trình: nghĩa là nếu chúng ta có quy trình sản xuất tốt thì sẽ có khả năng sản xuất ra sản phẩm tốt
Chất lượng trong của sản phẩm phần mềm là tổng hợp các đặc điểm từ góc độ của người phát triển, được đo lường và đánh giá theo các yêu cầu chất lượng Quá trình cải tiến chất lượng trong diễn ra liên tục trong suốt thời gian lập trình và kiểm thử, nhưng không bao gồm giai đoạn thiết kế phần mềm.
Chất lượng ngoài: là toàn bộ các đặc điểm của sản phẩm phần mềm từ góc độ của người đánh giá phần mềm độc lập
Chất lượng phần mềm được đánh giá dựa trên hiệu suất hoạt động của nó trong môi trường dữ liệu giả lập, thông qua các công cụ đánh giá độc lập.
Chất lượng sử dụng đề cập đến cách mà người dùng đánh giá chất lượng của phần mềm khi được triển khai trong một môi trường và ngữ cảnh cụ thể Nó xác định mức độ mà người dùng có thể đạt được mục tiêu của mình trong bối cảnh đó, thay vì chỉ tập trung vào các tính năng của phần mềm.
3.3.2 Tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm phần mềm
Có 6 tiêu chí để đánh giá chất lượng trong và chất lượng ngoài của sản phẩm phần mềm, bao gồm:
Chức năng của phần mềm, bao gồm tính phù hợp, tính chính xác, khả năng hợp tác làm việc và tính an toàn, là khả năng đáp ứng nhu cầu sử dụng trong các điều kiện cụ thể.
Tính tin cậy của phần mềm, bao gồm tính hoàn thiện, khả năng chịu lỗi và khả năng phục hồi, là khả năng duy trì hoạt động ổn định trong các điều kiện cụ thể.
Tính khả dụng của phần mềm bao gồm các yếu tố như dễ hiểu, dễ học, khả năng vận hành và tính hấp dẫn Đây là khả năng giúp người sử dụng có thể hiểu, học hỏi và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và thú vị.
Tính hiệu quả của phần mềm, bao gồm thời gian xử lý và sử dụng tài nguyên, là khả năng cung cấp hiệu năng tối ưu nhằm tiết kiệm tài nguyên và nâng cao hiệu suất công việc trong các điều kiện sử dụng nhất định.
Khả năng bảo hành và bảo trì của phần mềm bao gồm khả năng phân tích, thay đổi, tính ổn định và kiểm thử Điều này cho phép phần mềm được sửa đổi và nâng cấp, bao gồm việc sửa chữa, cải tiến hoặc thích nghi với các yêu cầu và chức năng mới trong môi trường thay đổi.
Khả chuyển của phần mềm, bao gồm khả năng thích nghi, cài đặt, chung sống và thay thế, là yếu tố quan trọng cho phép phần mềm hoạt động hiệu quả trong nhiều môi trường khác nhau.
Có 4 tiêu chí đánh giá chất lượng sử dụng của sản phẩm phần mềm, bao gồm:
Tính hiệu quả của phần mềm thể hiện khả năng giúp người dùng đạt được mục tiêu một cách chính xác và toàn diện trong các điều kiện làm việc cụ thể.
Tính năng suất của phần mềm thể hiện khả năng tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, giúp người dùng đạt được hiệu quả công việc cao trong các hoàn cảnh cụ thể.
Tính an toàn của phần mềm đề cập đến khả năng đáp ứng mức độ rủi ro chấp nhận được cho người sử dụng, phần mềm, thuộc tính, hoặc môi trường trong các điều kiện cụ thể.
(4) Tính thoả mãn: phần mềm có khả năng làm thoả mãn người sử dụng trong từng điều kiện cụ thể.
Quy định của bộ tài chính về hình thức kế toán máy
Hình thức kế toán trên máy vi tính đặc trưng bởi việc thực hiện kế toán thông qua phần mềm kế toán Phần mềm này được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, hoặc có thể kết hợp các hình thức này Mặc dù phần mềm không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng nó vẫn đảm bảo in ấn đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ trong hình thức kế toán trên máy vi tính phụ thuộc vào phần mềm kế toán được sử dụng Mặc dù các loại sổ này có thể không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi bằng tay, nhưng chúng vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản.
3.4.2 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy
Hằng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ Việc này giúp xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, từ đó nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, thông tin sẽ được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp, bao gồm Sổ Cái và Nhật ký - Sổ Cái, cùng với các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Vào cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính Quá trình đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết diễn ra tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã nhập Kế toán có thể kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Cuối tháng và cuối năm, các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cần được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
3.4.3 Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng?
Bước 1: Đặt mua phần mềm
Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính
Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống
- Thiết lập một số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ, phương pháp tính giá xuất kho,…
- Lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, tài sản,
Tiến hành thiết lập chế độ an ninh cho hệ thống bằng cách khai báo người dùng phần mềm và định nghĩa quyền hạn cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng.
- Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản, các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, tài sản cho hệ thống
Bước 4: Thực hiện việc hạch toán kế toán trên phần mềm
Bước 5: An toàn và an ninh dữ liệu
Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, đồng thời bảo trì và bảo hành hệ thống theo yêu cầu của nhà cung cấp phần mềm và nhu cầu của đơn vị.
Bước 6: Bảo trì hệ thống
3.4.4 Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất
Trên thị trường hiện nay, có nhiều phần mềm kế toán được phát triển bởi các lập trình viên trong nước, công ty trong nước hoặc công ty nước ngoài Mỗi phần mềm này phục vụ cho các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, với quy mô từ nhỏ đến lớn Khi lựa chọn phần mềm kế toán, người dùng nên ưu tiên các sản phẩm có thương hiệu và nguồn gốc rõ ràng, điều này sẽ hỗ trợ họ trong quá trình sử dụng, nâng cấp và bảo trì sản phẩm.
3.4.4.2 Các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng a) Các khoản chi phí đầu tư liên quan
Chi phí giấy phép sử dụng phần mềm là khoản chi phí ban đầu cần thiết để có quyền sử dụng phần mềm, thường được xác định dựa trên số mô đun hoặc số lượng người dùng đồng thời trong công ty Tại Việt Nam, chi phí bản quyền cho phần mềm đóng gói dao động từ 300 đến 50.000 đô la Mỹ Phần mềm đóng gói thường có giá thấp hơn so với phần mềm thiết kế theo yêu cầu, do chi phí phát triển có thể được chia sẻ giữa hàng trăm hoặc hàng ngàn người dùng.
Chi phí triển khai là khoản chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ và nhà phân phối để cài đặt hệ thống và đào tạo sử dụng Đối với các dự án phức tạp, chi phí này có thể gấp 5 lần chi phí giấy phép sử dụng Tại Việt Nam, một số công ty phần mềm thường gộp chi phí triển khai vào giá bán phần mềm, trong khi một số công ty khác tách riêng chi phí đào tạo và triển khai để người dùng có thể tự nghiên cứu và tiết kiệm chi phí.
Chi phí tư vấn phần mềm là một yếu tố quan trọng mà người sử dụng không thể bỏ qua Trong quá trình sử dụng, người dùng thường gặp phải sai lầm và cần đến dịch vụ tư vấn từ các công ty phần mềm để được hướng dẫn khắc phục và phòng tránh Đặc biệt, khi lựa chọn phần mềm nước ngoài, chi phí tư vấn có thể chiếm từ 20% đến 70% tổng chi phí cho giấy phép sử dụng.
Chi phí bảo trì là khoản chi phí cần thiết để cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ theo quy định của Bộ Tài chính Mức chi phí bảo trì hàng năm thường dao động từ 8% đến 20% của chi phí giấy phép sử dụng, trong đó mức tiêu biểu thường là 20%.
Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT bao gồm các khoản chi cho việc cải thiện phần cứng, cấu hình máy, máy trạm và máy chủ của công ty Những chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và tình trạng hạ tầng hiện tại.
Phần mềm kế toán thường đi kèm với thông tin về số tài khoản và các nghiệp vụ hạch toán tiêu biểu Đồng thời, quy trình ghi chép và hạch toán trong phần mềm thường được mô phỏng bằng hình ảnh.