Xây dựng quy trình về công tác đưa cán bộ, giảng viên đi tập huấn nước ngoài sáng kiến kinh nghiệm

TCNS tổng hợp hồ sơ CBGV đi tập huấn Bộ phận HTQT làm hồ sơ xin cấp visa P.TCKT tạm thu phí vé máy bay, ăn uống… 3 4 5 6 7 8 9 10 Trưởng đơn vị các phòng/khoa trao đổi với Hiệ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

- -

CÔNG TRÌNH SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Tên đề tài:

XÂY DỰNG QUY TRÌNH VỀ CÔNG TÁC ĐƯA

ĐOÀN CÁN BỘ, GIẢNG VIÊN ĐI TẬP HUẤN NƯỚC NGOÀI

Người thực hiện: Nguyễn Trung Chánh Chức danh: Nhân viên

Thành Phố Hồ Chí Minh 05/2015

Mục lục

I Bối cảnh hình thành quy trình 3

II Đánh giá thực trạng để xây dựng quy trình 3

III Mục đích 3

IV Phạm vi áp dụng 4

V T vi t t t 4

VI Tài liệu liên quan 4

VII Lưu đồ 6

VIII Mô tả 6

1 Các phòng/khoa trao đổi thông tin, liên hệ với ĐTNN: 7

2.Trưởng đơn vị các phòng/khoa trao đổi với Hiệu trưởng: 7

3 Bộ phận HTQT xử lý thông tin, lập k hoạch trình Hiệu trưởng duyệt: 7

4 P TCNS tổng hợp hồ sơ CBGV đi tập huấn: 9

5 P.TCKT tạm thu phí (vé máy bay, ăn uống…) 10

6 Bộ phận HTQT làm hồ sơ xin cấp visa: 10

7 Bộ phận HTQT chuẩn bị tài liệu, thông tin cần thi t cho đoàn: 12

8 Bộ phận HTQT và ĐTNN ti n hành chương trình tập huấn theo lịch trình 12

9 Bộ phận HTQT tổng hợp hóa đơn để quy t toán và chi bồi dưỡng: 12

10 Bộ phận HTQT tổng hợp các báo cáo, lưu hồ sơ: 13

IX Lưu hồ sơ: 14

IX K t luận : 16

I Bối cảnh hình thành quy trình

- Trước thời cơ và thách thức mới như hiện nay, trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức đã và đang xây dựng chiến lược phát triển nhằm thực hiện một cách chủ động và sáng tạo chủ trương đường lối chính sách kinh tế xã hội, tận dụng thời cơ và vượt qua thách thức, xây dựng và nhanh chóng thực hiện tốt Sứ mệnh của Trường

- Học luôn đi đôi với hành, cũng như các trường cao đẳng, đại học khác đầu tư rất lớn cho hoạt động tập huấn, ứng dụng các kỹ thuật tiến tiến của nước ngoài vào quá trình giảng dạy nhằm nâng cao chất lượng dạy và học Vì lẽ đó, đội ngũ cán bộ, giảng viên trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức luôn được

ưu tiên nâng cao năng lực chuyên môn, được đào tạo và tiếp thu các ứng dụng,

kỹ thuật từ nước ngoài

- Từ khi hoạt động, bộ phận hợp tác quốc tế thuộc khoa tiếng Hàn đã nhiều lần

tổ chức đưa đoàn cán bộ, giảng viên đi tập huấn tại nước ngoài Thế nhưng, nhiều năm qua hoạt động tổ chức vẫn còn bất cập, chưa hoàn toàn chủ động trong các việc do chưa có một quy trình hoàn chỉnh để áp dụng Do đó, cần thiết phải có một quy trình chuẩn, cụ thể mang tính khoa học cao, hiệu quả áp dụng thực tế cao

- Các lĩnh vực hoạt động trọng tâm trong mảng quan hệ quốc tế: tiếp nhận tài trợ giáo dục: tài trợ cơ sở vật chất, giảng viên, học bổng, trao đổi sinh viên, đưa đoàn đi học tập, tập huấn, tiếp nhận đoàn sinh viên đến giao lưu và hoạt động tình nguyện…Trong đó, hoạt động đoàn CBGV đi tập huấn tại nước ngoài (ở đây chủ yếu tập huấn tại Hàn Quốc) được nhà trường chú trọng quan tâm

II Đánh giá thực trạng để xây dựng quy trình

- Hàng năm, Khoa tiếng Hàn đưa khoản từ 2 đến 3 đoàn cán bộ giảng viên đi tập huấn tại nước ngoài nhưng vẫn chưa có một quy trình chuẩn, thống nhất

để áp dụng, khiến cho công tác chuẩn bị các thủ tục và hồ sơ còn bị động

III Mục đích

- Quy trình này hướng dẫn các tổ chức, đơn vị, cá nhân nắm vững quy định, trách nhiệm, tiếp nhận thông tin lập kế hoạch đưa đoàn cán bộ, giáo viên đi công tác nước ngoài một cách chặt chẽ, theo đúng quy định của pháp luật

- Xây dựng một quy trình thống nhất và chặt chẽ trong công tác đưa các đoàn cán bộ giảng viên đi tập huấn tại các trường học và doanh nghiệp nước ngoài, giúp cho quá trình chuẩn bị đưa đoàn đi được xúc tiến nhanh chóng và hạn chế những thiếu sót và sai sót không mong muốn

- Tạo ra một quy trình chuẩn để áp dụng và hoàn thiện trong tương lai cũng như trong việc bàn giao công tác khi khoa không đảm nhận nhiệm vụ hợp tác quốc

tế

- Tạo ra một quy trình chuẩn hoàn thiện áp dụng sau này và phát triển thành chuẩn ISO

IV Phạm vi áp dụng

Áp dụng trong công tác đưa đòan cán bộ, giảng viên đi tập huấn nước ngoài của khoa tiếng Hàn trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức

V T vi t t t

Sở GD&ĐT Sở Giáo dục và Đào tạo Tp.HCM

TDC Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức

Bộ phận HTQT Bộ phận Hợp tác quốc tế

P HCTH Phòng Hành chính-Tổng hợp

P TCNS Phòng Tổ chức-Nhân sự

P TCKT Phòng Tài Chính Kế toán

CBGV Cán bộ, giảng viên

ĐTNN Đối tác nước ngoài

VI Tài liệu liên quan

- Luật Cán bộ công chức năm 2009;

- Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;

- Chỉ thị số 29/2007/CT-TTg ngày 11 tháng 12 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc thực hiện cải cách hành chính trong công tác quản lý xuất cảnh, nhập cảnh của cán bộ, công chức, công dân;

- Thông tư số 02/2008/TT-BNG ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước và ở nước ngoài theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;

- Nghị định 165/2004/ND-CP ngày 16/9/2004 của Thủ tướng Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Giáo dục về quản lý Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực giáo dục

VII Lưu đồ

1

2

Bộ phận HTQT xử lý thông tin, lập k hoạch trình Hiệu trưởng duyệt

Các phòng/khoa trao đổi thông tin liên

hệ với ĐTNN

P TCNS tổng hợp hồ sơ CBGV đi tập huấn

Bộ phận HTQT làm hồ sơ xin cấp visa

P.TCKT tạm thu phí (vé máy bay, ăn uống…

3

4

5

6

7

8

9

10

Trưởng đơn vị các phòng/khoa trao đổi với Hiệu trưởng

Bộ phận HTQT chuẩn bị tài liệu, thông tin cần thi t cho đoàn

Bộ phận HTQT và ĐTNN

ti n hành chương trình tập huấn theo lịch trình

Bộ phận HTQT tổng hợp hóa đơn để quy t toán và chi bồi dưỡng

Bộ phận HTQT tổng hợp các báo cáo, lưu hồ

sơ

VIII Mô tả

1 Các phòng/khoa trao đổi thông tin, liên hệ với ĐTNN:

- Vào mỗi năm học, các đơn vị đề xuất với Hiệu trưởng về nhu cầu tập huấn, bồi dưỡng kiến thức, nâng cao năng lực chuyên môn của CBGV từng đơn vị

- Ban giám hiệu TDC căn cứ vào đề xuất của các đơn vị và làm việc với lãnh đạo các phòng/khoa tìm kiếm ĐTNN, lập kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho CBGV

- Trước 3-4 tháng diễn ra chương trình tập huấn, các đơn vị liên hệ với các ĐTNN về chương trình tập huấn, thời gian tập huấn, dự kiến kinh phí cho đoàn CBGV

2 Trưởng các đơn vị phòng/khoa đổi thông tin với Hiệu trưởng:

a Trường hợp các đơn vị có liên hệ ĐTNN:

- Các đơn vị liên hệ ĐTNN về thư ngỏ chương trình tập huấn

- Các đơn vị kết hợp với bộ phận HTQT để lập kế hoạch, chuẩn bị các nội dung, thông tin cần thiết cho chuyến tập huấn trình Hiệu trưởng

- Dịch các tài liệu, thông tin sang tiếng Việt (nếu có)

b Trường hợp bộ phận HTQT liên hệ ĐTNN:

- Bộ phận HTQT tiếp nhận thư ngỏ (biểu mẫu 1) do ĐTNN gửi qua và

dịch sang tiếng Việt (bao gồm: dự trù kinh phí, nội dung tập huấn, thời gian) trình Hiệu trưởng

- P.TCNS và P.TCKT tham mưu cho Hiệu trưởng về tình hình đội ngũ nhân sự và nguồn kinh phí nhà trường

- Hiệu trưởng căn cứ vào thư ngỏ của ĐTNN, tình hình đội ngũ nhân

sự các đơn vị, nguồn kinh phí của nhà trường xét duyệt việc tập huấn cho CBGV

3 Bộ phận HTQT xử lý thông tin, lập k hoạch trình Hiệu trưởng:

- Bộ phận HTQT xử lý thông tin: mục đích tập huấn, nội dung tập huấn, chương trình tập huấn ở nước ngoài, thời gian đi, địa điểm đến, nguồn kinh phí…sau khi đã trao đổi với Hiệu trưởng và trưởng các

đơn vị liên quan

- Bộ phận HTQT liên hệ phía ĐTNN gửi lại thư ngỏ chính thức để

trình lãnh đạo Sở GD&ĐT

- Bộ phận HTQT lập kế hoạch đưa đoàn CBGV đi tập huấn tại nước

ngoài (biểu mẫu 2) căn cứ theo thư ngỏ chính thức của ĐTNN, trình Hiệu trưởng xét duyệt

- P.TCKT và bộ phận HTQT căn cứ vào kế hoạch được duyệt, tìm

công ty nhận báo giá vé máy bay và bảo hiểm cho đoàn

a Về phía lãnh đạo Sở GD&ĐT:

- P.TCNS căn cứ vào kế hoạch và thư ngỏ chính thức, lập công văn

trình Sở GD&ĐT về chương trình tập huấn (biểu mẫu 3)

- Sở GD&ĐT duyệt công văn của TDC, ra thông báo đến các trường trực thuộc Sở đăng kí tham gia

- Các trường đăng ký tham gia theo chỉ tiêu của từng trường, chuẩn bị

hồ sơ theo thông báo và nộp về P.TCNS trường TDC

b Về phía TDC:

- Gửi kế hoạch đã được Hiệu trưởng phê duyệt đến các đơn vị liên quan để phối hợp

- P.TCNS căn cứ vào kế hoạch ra thông báo đến các đơn vị về chương trình tập huấn, thời gian nộp hồ sơ, các hồ sơ cần thiết

- Các đơn vị căn cứ thông báo về chương trình tập huấn và trao đổi làm việc với P.TCNS về tuyển chọn CBGV, lập công văn cử cán bộ

đi công tác nước ngoài (biểu mẫu 4) gửi về P.TCNS

- CBGV được tuyển chọn căn cứ theo thông báo chuẩn bị hồ sơ, hộ chiếu và các hồ sơ liên quan nộp về P.TCNS

4 P TCNS tổng hợp hồ sơ CBGV đi tập huấn:

a Về phía các trường trực thuộc Sở GD&ĐT:

- Các trường liên hệ với P.TCNS và bộ phận HTQT để làm hồ sơ và tổng hợp danh sách CBGV đi tập huấn nước ngoài

- Các trường tổng hợp danh sách CBGV đi tập huấn và hồ sơ CBGV đi tập huấn gửi về P.TCNS gồm:

 Danh sách CBGV đi tập huấn có Hiệu trưởng phê duyệt (bao gồm các thông tin: họ tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, đơn vị,

số passport, email) (biểu mẫu 5)

 04 bản sao CMND (không cần sao y)

 04 bản Sơ yếu lý lịch đi công tác nước ngoài (có dán ảnh) (biểu

mẫu 6 )

b Về phía các đơn vị tại TDC:

- P.TCNS tiếp nhận đề nghị cử CBGV đi tập huấn từ các đơn vị và hồ

sơ của CBGV đi tập huấn Nội dung hồ sơ tương tự như phần 4a

- P.TCNS lập danh sách CBGV đi tập huấn nước ngoài trình Hiệu

trưởng xét duyệt và kiểm tra hồ sơ đi công tác nước ngoài của CBGV trường

- Hiệu trưởng xét duyệt danh sách CBGV đi tập huấn nước ngoài với

sự tham mưu của P.TCNS và trưởng đơn vị cử CBGV đi tập huấn

- P TCNS căn cứ vào danh sách CBGV đi tập huấn nước ngoài tiến

hành soạn thảo quyết định cử CBGV đi công tác (biểu mẫu 7) trình Hiệu trưởng

 Lưu ý: Quyết định cử đi công tác của đơn vị lập thành 02 bản (01 bản tiếng Việt và 01 bản tiếng Anh)

- P.TCNS dựa vào danh sách CBGV đi tập huấn từ các đơn vị trực thuộc Sở GD&ĐT và danh sách CBGV tại TDC tổng hợp thành danh sách đoàn để lưu thông tin, đồng thời chuyển 1 bộ danh sách về bộ

phận HTQT để gửi danh sách chính thức đến ĐTNN; 1 bộ danh sách

về P.TCKT để làm thủ tục mau vé máy bay, bảo hiểm…

- P.TCNS dựa vào danh sách đoàn để kiểm tra, sắp xếp hồ sơ đi công tác nước ngoài của các đơn vị nộp cho Phòng Tổ chức Cán bộ, Sở GD&ĐT

c Về phía Sở GD&ĐT Tp.HCM

- Sở GD&ĐT ra Quyết định cử CBGV đi tập huấn tại nước ngoài sau khi xem xét danh sách đoàn và hồ sơ CBGV đi tập huấn tại nước ngoài

- Sở GD&ĐT kiểm tra lại hồ sơ đi công tác nước ngoài của CBGV và lập công văn gửi hồ sơ xác minh lý lịch tại PA83

5 P.TCKT tạm thu phí (vé máy bay, ăn uống…)

- P.TCKT căn cứ vào kế hoạch tổ chức đưa đoàn đi tập huấn, danh sách đoàn CBGV các trường đăng ký tham gia để tạm thu phí (vé máy bay, ăn uống, bảo hiểm…)

- P TCKT liên hệ đại lý vé máy bay làm hợp đồng mua vé máy bay và

công ty bảo hiểm làm giấy yêu cầu bảo hiểm cho đoàn (biểu mẫu 14)

-

6 Bộ phận HTQT làm hồ sơ xin cấp visa:

a Chuẩn bị hồ sơ xin cấp visa:

- Bộ phận HTQT kiểm tra lại danh sách CBGV đi tập huấn (họ tên, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu, ) để làm giấy bảo lãnh, thư mời cho CBGV

- Bộ phận HTQT liên hệ ĐTNN về thư mời cho đoàn ( biểu mẫu 8), giấy bảo lãnh cho từng CBGV (biểu mẫu 9), lịch trình tập huấn và

giấy phép kinh doanh của ĐTNN

 Lưu ý:

+ Đối với CBGV có hộ chiếu công vụ thì không cần phải làm giấy bảo lãnh

+ Thư mời phải có ký tên và đóng dấu của đại diện cơ quan mời

+ Nếu trong trường hợp có thêm khách mời không thuộc Sở GD&ĐT thì cần làm 01 thư mời riêng cho các đơn vị khách mời kèm theo thư mời chung;

+ Thư mời gửi Sở GD&ĐT phải để người nhận là Giám đốc Sở và Đại diện cơ quan chủ quản của phía Việt Nam (trong trường hợp này là Hiệu trưởng TDC);

+ Thư mời phải ghi đầy đủ thời gian tham dự, thành phần tham dự, kinh phí hoạt động (phải phân chia rõ kinh phí phía HQ tổ chức và kinh phí phía các đơn vị cử đi phải chi trả)

+ Lịch trình tập huấn chính thức phải có chữ ký và dấu mộc của ĐTNN

b Làm hồ sơ xin cấp visa:

- Bộ phận HTQT liên hệ từng CBGV đi tập huấn chuẩn bị hồ sơ xin visa Hồ sơ đầy đủ gửi về văn phòng Khoa tiếng Hàn – bộ phận HTQT bao gồm:

 Đơn xin cấp visa (biểu mẫu 10)

 Giấy xác nhận công tác bằng tiếng Anh (biểu mẫu 11)

 Quyết định cử đi công tác của đơn vị bằng tiếng Anh

 Hộ chiếu bản gốc

 02 tấm ảnh nền trắng 3.5 x 4.5 (thời hạn trong vòng 6 tháng)

*Lưu ý: trong trường hợp các CBGV cùng đi tập huấn có quan hệ gia đình, cần bổ sung thêm:

+ Bản dịch công chứng Giấy đăng kí kết hôn đối với CBGV có quan hệ vợ chồng

+ Bản dịch công chứng Giấy khai sinh, Thẻ học sinh/sinh viên đối với CBGV có con đi cùng

- Bộ phận HTQT liên hệ Sở GD&ĐT nhận quyết định cử CBGV đi tập huấn nước ngoài, liên hệ công ty dịch thuật sang tiếng Anh

c Nộp hồ sơ xin cấp visa:

- Bộ phận HTQT liên hệ Tổng lãnh sự quán tại TP.HCM để nộp hồ sơ xin cấp visa Hồ sơ của các cá nhân được sắp xếp theo thứ tự trong danh sách đoàn, bao gồm:

 Đối với CBGV có hộ chiếu phổ thông:

+ Hồ sơ xin visa như trong mục 6b

+ Thư mời + Giấy bảo lãnh + Giấy phép kinh doanh của ĐTNN + Lịch trình công tác

+ Quyết định cử đi công tác của Sở GD&ĐT (tất cả hồ sơ đều dịch sang tiếng Anh và công chứng)

 Đối với CBGV có hộ chiếu công vụ: không cần nộp hồ sơ xin cấp visa (chỉ cần mang theo thư mời khi làm thủ tục tại sân bay)

- Người nộp hồ sơ xin cấp visa phải trực tiếp nộp hồ sơ tại Tổng Lãnh

sự quán Hàn Quốc tại Tp.HCM Trong trường hợp có người đại diện đoàn nộp hồ sơ xin cấp visa thì người đại điện cần mang theo Giấy CMND và Giấy ủy uyền nộp hồ sơ xin visa cho đoàn của đơn vị tổ

chức (mẫu 12)

- Nhận giấy hẹn xin cấp visa Hồ sơ được trả về sau 08 ngày làm việc (không tính thứ 7, CN)

*Lưu ý: trong trường hợp vì lý do nào đó phải nộp hồ sơ xin visa trễ

so với đoàn, CBGV nộp trễ làm thêm giấy đề nghị làm visa gấp (biểu

mẫu 13)

7 Bộ phận HTQT chuẩn bị tài liệu, thông tin cần thi t cho đoàn

a Bộ phận HTQT nhận visa, tạm ứng kinh phí, họp toàn đoàn:

- Bộ phận HTQT nhận visa tại Tổng Lãnh sự quán Hàn Quốc theo giấy hẹn

- Bộ phận HTQT thực hiện tạm ứng kinh phí mang theo cho đoàn

(biểu mẫu 17)

- Bộ phận HTQT đề xuất thời gian họp toàn đoàn đến Ban giám hiệu TDC và gửi email thông báo lịch họp đến các CBGV tham gia tập huấn Buổi họp nhằm triển khai các thông tin cần thiết trong quá trình tập huấn tại nước ngoài và được tổ chức trước ngày xuất cảnh từ 3-5 ngày tại TDC với một số nội dung như sau:

+ Thành phần tham dự: đại diện Ban giám hiệu TDC, các CBGV tham gia tập huấn và hướng dẫn đoàn

+ Nội dung:

o Hướng dẫn đoàn gửi lại hộ chiếu, vé máy bay, phổ biến lịch trình, cách điền các biểu mẫu trên máy bay

o Hướng dẫn đoàn phổ biến một số lưu ý về thời tiết, trang phục,

… được đề cập trong Cẩm nang đi nước ngoài

o Các thành viên thống nhất bầu chọn trưởng đoàn

b Chuẩn bị thông tin, tài liệu:

- Bộ phận HTQT chuẩn bị các tài liệu liên quan, thông tin cần thiết

cho chuyến tập huấn tại nước ngoài : cẩm nang đi nước ngoài (biểu

mẫu 15) và biểu mẫu hướng dẫn khai báo nhập cảnh Hàn Quốc (biểu mẫu 16)

- Bộ phận HTQT chuẩn bị quà, thuốc y tế cho đoàn, thực phẩm có thể mang theo (trường hợp CBGV khó thích nghi thực phẩm nước ngoài)

8 Bộ phận HTQT và ĐTNN ti n hành chương trình tập huấn theo lịch trình:

- Bộ phận HTQT liên hệ với ĐTNN về thời gian đoàn đến nơi, thông tin trưởng đoàn, đưa đón theo lịch trình chính thức