Rà soát, điều chỉnh bố cục và nội dung các trang thông tin cho học sinh sinh viên tại trường cao đẳng công nghệ thủ đức báo cáo kết quả thực hiện đề tài sáng kiến kinh nghiệm ( tập thể) năm học 2015 2016

HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC ---o0o--- BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TẬP THỂ Năm học 2015 - 2016 Chủ nhiệm đề tài: Nguyễn Thị Thanh Thúy Đơn v

ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

-o0o -

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN

ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM (TẬP THỂ)

Năm học 2015 - 2016

Chủ nhiệm đề tài: Nguyễn Thị Thanh Thúy Đơn vị chủ trì: Phòng Công tác chính trị - Học sinh sinh viên

RÀ SOÁT, ĐIỀU CHỈNH BỐ CỤC VÀ NỘI DUNG CÁC TRANG THÔNG TIN CHO HỌC SINH - SINH VIÊN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

MỤC LỤC

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 1

I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CUNG CẤP THÔNG TIN ONLINE CHO HSSV 1 1 Tình hình chung 1

2 Tình hình thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin online cho HSSV tại các đơn vị trong nhà trường: 1

II CĂN CỨ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 2

1 Yếu tố khách quan 2

2 Yếu tố chủ quan 2

III TÊN CÔNG TRÌNH SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2

PHẦN 2 MÔ TẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 3

IV MÔ TẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 3

1 Ghi nhận thực trạng các trang thông tin phục vụ HSSV 3

1.1 Website tdc.edu.vn 3

1.2 Trang online.tdc.edu.vn (trang chủ) 6

1.3 Trang online.tdc.edu.vn (trang cá nhân) 7

2 Ghi nhận đánh giá, góp ý và yêu cầu của HSSV về công tác cung cấp thông tin và các tiện ích trên Website tdc.edu.vn và trang online.tdc.edu.vn 7

3 Xác định các thông tin, biểu mẫu (cố định) cần cung cấp cho HSSV 9

4 Phân quyền cung cấp thông tin cho HSSV theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị 10

5 Lộ trình và giải pháp thực hiện nhằm nâng cao chất lượng cung cấp thông tin cho HSSV 10

PHẦN 3 KẾT LUẬN 13

V PHẠM VI ÁP DỤNG, KHẢ NĂNG PHỔ BIẾN 13

VI THỜI ĐIỂM ÁP DỤNG 13

VII HIỆU QUẢ MANG LẠI 13

VII ĐỀ XUẤT 13

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

2 CĐ, TCCN Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp

3 P.CTCT-HSSV Phòng Công tác chính trị - Học sinh, Sinh viên

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 1 Ghi nhận về Website Phòng Quản lý Đào tạo

Phụ lục 2 Ghi nhận về Website các Khoa

Phụ lục 3 Ghi nhận việc đăng tải thông báo mới trên trang online.tdc.edu.vn

Phụ lục 4 Ghi nhận việc đăng tải văn bản, thông tin cố định trên trang chủ

online.tdc.edu.vn

Phụ lục 5 Ghi nhận việc đăng tải chương trình đào tạo, các học phần, trên trang chủ

online.tdc.edu.vn

Phụ lục 6 Ghi nhận tình trạng bố cục (thanh công cụ) trên trang sinh viên

online.tdc.edu.vn

Phụ lục 7 Mẫu phiếu khảo sát và lấy ý kiến HSSV

Phụ lục 8 Kết quả khảo sát HSSV

Phụ lục 9 Tổng hợp các kiến nghị, góp ý của HSSV

Phụ lục 10 Liên kết 2 trang thông tin

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CUNG CẤP THÔNG TIN ONLINE CHO HSSV

1 Tình hình chung

- Hệ thống thông tin online cung cấp cho HSSV tại trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức đa dạng, gồm có:

+ Website tdc.edu.vn, trong đó gồm nhiều trang thông tin thành phần thuộc sự quản

lý nội dung của nhiều đơn vị trong nhà trường

+Trang online.tdc.edu.vn đăng tải nhiều thông tin cần thiết (thông tin chung và thông tin cá nhân) cho HSSV trong quá trình học tập tại trường Trang thông tin này chủ yếu được quản lý và cập nhật nội dung từ Phòng Quản lý Đào tạo và Phòng Công tác Chính trị - Học sinh – Sinh viên

- Mỗi đơn vị trong trường đều có nhân sự phụ trách biên tập, cập nhật trang thông tin của đơn vị; Có đánh giá, thống kê bài viết hàng tháng

- Nhà trường có phân công đơn vị chuyên trách cho công tác biên tập nội dung và phụ trách kỹ thuật các trang thông tin

- Bố cục các trang thông tin còn một số vị trí chưa thực sự hợp lý, chưa thực sự thuận lợi và hỗ trợ tốt cho người dùng; một số thông tin, văn bản, biểu mẫu, quy chế, quy định, thông báo… chưa được đăng tải và cập nhật kịp thời; tính năng tìm kiếm thông tin còn hạn chế nên cũng gây khó khăn nhất định cho người dung, nhất là khi tìm kiếm các thông tin cũ, thông tin đã đăng tải khá lâu

2 Tình hình thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin online cho HSSV tại các đơn

vị trong nhà trường:

- Thông tin cung cấp cho HSSV được thực hiện và cần phải triển khai thực hiện đồng bộ trên tất cả các trang thông tin Trong thực tế, tất cả các Khoa, Phòng Quản lý Đào tạo, Phòng Công tác Chính trị - Học sinh Sinh viên, Phòng Tài chính Kế toán, Trung tâm Đào tạo Nguồn nhân lực và Hợp tác Doanh nghiệp… cùng có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho HSSV theo đúng chức năng nhiệm vụ

- Chất lượng thông tin phục vụ nhu cầu HSSV thực sự chưa đồng bộ giữa các đơn

vị

- Phòng Công tác Chính trị - Học sinh Sinh viên phụ trách cập nhật nội dung tại 02 trang thông tin:

+ Website tdc.edu.vn\Cơ cấu tổ chức\Phòng Ban\ Công tác Chính trị - HSSV + Trang online.tdc.edu.vn: Thông báo, Kỷ luật, Rèn luyện, Học bổng khuyến khích học tập…

Tr 2

II CĂN CỨ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

1 Yếu tố khách quan

- Bộ tiêu chuẩn kiểm định chất lượng trường Cao đẳng theo văn bản hợp nhất số 08/VBHN –BGDĐT ngày 04 tháng 3 năm 2014; hướng dẫn số 528/KTKĐCLGD-KĐĐH gợi ý các thông tin, minh chứng cần thu thập Theo đó, các yêu cầu về việc cung cấp, phổ biến thông tin trên Website, yêu cầu về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý được quy định tại tiêu chuẩn 3, 4 và 6 Ngoài ra, Bộ tiêu chuẩn này cũng yêu cầu cần có sự đánh giá và ghi nhận phản hồi từ người học về công tác phổ biến thông tin tại nhà trường

- Để xây dựng nhà trường đạt chuẩn tiên tiến theo Quyết định số 3036/QĐ-UBND ngày 20 tháng 6 năm 2014 về tiêu chí trường tiên tiến theo xu thế hội nhập khu vực và quốc tế, nhà trường cần phải chú trọng hơn nữa trong công tác cập nhật, phổ biến thông tin, tư vấn cho HSSV qua nhiều hình thức, nhiều kênh thông tin khác nhau

2 Yếu tố chủ quan

- Thực hiện ý kiến chỉ đạo của của lãnh đạo nhà trường thông qua các buổi họp và qua một số văn bản:

+ Kết luận của Hiệu trưởng trong Hội nghị tổng kết công tác Công nghệ thông tin – Thư viện ngày 24/3/2016;

+ Công văn số 23/CNTĐ-TTT của Trung tâm Thông tin – Thư viện, k ý ngày 09/5/2016 về việc đề nghị góp ý cho các mục trên trang online.tdc.edu.vn

- Theo chức năng, nhiệm vụ được phân công và qua thực tiễn công tác, nhằm đảm bảo nhu cầu tiếp cận thông tin của HSSV, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ HSSV, Phòng Công tác Chính trị - Học sinh Sinh viên nhận thức cần phải có sự rà soát tổng thể về chất lượng thông tin phục vụ cho HSSV, từ đó sẽ đề xuất các giải pháp cụ thể

III TÊN CÔNG TRÌNH SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Tên đề tài:

RÀ SOÁT, ĐIỀU CHỈNH BỐ CỤC VÀ NỘI DUNG CÁC TRANG THÔNG TIN CHO HỌC SINH - SINH VIÊN

TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

PHẦN 2 MÔ TẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

IV MÔ TẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

1 Ghi nhận thực trạng các trang thông tin phục vụ HSSV

1.1 Website tdc.edu.vn

1.1.1 Trang thông tin Phòng Công tác chính trị - HSSV (ghi nhận tại thời điểm tháng 02/2016)

a Bố cục

- Bố cục cơ bản hợp lý, chưa cần điều chỉnh

- Riêng mục “Ký túc xá” trực thuộc Phòng CTCT-HSSV sẽ không thể hỗ trợ tốt cho đối tượng HS và Phụ huynh HS đang có nhu cầu tìm kiếm thông tin về Ký túc xá của nhà trường

Hình 1 Bố cục Website Phòng CTCT-HSSV

b Nội dung

- Mục “Biểu mẫu”: Đầy đủ biểu mẫu phục vụ HSSV; một vài biểu mẫu chưa kịp thời điều chỉnh thay đổi (khi thay đổi quy chế, quy định từ Bộ Giáo dục và Đào tạo và nhà trường)

- Mục “Gương HS tiêu biểu” chưa cập nhật thông tin

- Mục “Thông báo”: Đăng tải kịp thời tất cả các thông báo về thực hiện chế độ chính sách cho HSSV, các thông tin hoạt động ngoại khóa, chương trình sự kiện trong

và ngoài trường; thông tin về học bổng, kỷ luật, rèn luyện…

- Mục “Quy chế - Quy định”: Có đăng tải đầy đủ các văn bản, quy chế quy định liên quan đến công tác HSSV Một vài văn bản (Luật, Nghị định, Thông tư…) chưa kịp thời cập nhật Các văn bản sắp xếp theo thứ tự thời gian đăng tải, chưa sắp xếp theo nội dung

Tr 4

1.1.2 Trang thông tin Phòng Quản đào tạo (ghi nhận cập nhật ngày 26/5/2016)

- Có đăng tải đầy đủ và cập nhật thông tin học vụ, quy chế đào tạo, chuẩn đầu ra từng ngành đào tạo, chuẩn đầu ra ngoại ngữ - tin học…;

- Có đăng tải đầy đủ biểu mẫu liên quan http://old.tdc.edu.vn/?TopicId=2673fab5-b292-4f54-9c7d-178c07516e56

Hình 2 Danh mục biểu mẫu cho HSSV tại Website Phòng Quản lý Đào tạo

- Hiện đang có vài thông tin cần rà soát, điều chỉnh, bổ sung:

+ Chưa có quy chế đào tạo bậc TCCN

+ Khi tra cứu chuẩn đầu ra của Khóa tuyển sinh 2015 bậc CĐ và TCCN: bị lỗi http://old.tdc.edu.vn/?TopicId=2673fab5-b292-4f54-9c7d-178c07516e56

(Phụ lục 1 Ghi nhận về Website Phòng Quản lý Đào tạo)

1.1.3 Trang thông tin Trung tâm Đào tạo Nguồn nhân lực và Hợp tác Doanh nghiệp

Hình 3 Website Trung tâm Đào tạo Nguồn nhân lực và Hợp tác Doanh nghiệp

(Hợp tác – Doanh nghiệp)

- Hiện tại Trung tâm Đào tạo Nguồn nhân lực và Hợp tác Doanh nghiệp có 03 trang thông tin: Đào tạo & Phát triển Nguồn nhân lực; Hợp tác – Doanh nghiệp; Ngoại ngữ - Tin học

- Cả 03 trang thông tin này thường xuyên đăng tải nhiều thông tin liên quan và cần thiết đối với HSSV: thông tin việc làm; thông tin về các hoạt động ngoại khóa như tham quan thực tế, giao lưu doanh nghiệp, lớp học kỹ năng; thông tin và chính sách ưu đãi cho HSSV khi tham gia các khóa học ngoại ngữ - tin học…

- Tuy nhiên các thông tin này chưa được hiển thị ngoài trang chủ nên HSSV khó cập nhật kịp thời hoặc khó tìm kiếm các thông tin trước đó

1.1.4 Trang thông tin các khoa

a Bố cục

- Trang thông tin của các Khoa đã được xây dựng mới và chính thức vận hành từ đầu năm 2016 Về bố cục, đề mục của các trang thông tin của Khoa về cơ bản đã có sự thống nhất chung:

+ Giới thiệu chung về đội ngũ, cơ sở vật chất

+ Tin tức – Thông báo cho HSSV

+ Chương trình đào tạo các ngành, bậc đào tạo…

- Ngoài ra, tùy đặc thù và thế mạnh của từng Khoa, các trang thông tin có thêm một

số đề mục khác:

+ Đoàn – Hội - Câu lạc bộ

+ Nghiên cứu khoa học

+ Sinh viên tiêu biểu

+ Tài liệu – Giáo trình

+ Biểu mẫu (của Khoa và của các phòng chức năng)

+ Thông tin thời sự: ASEAN, xu hướng phát triển ngành nghề…

+ Cơ hội việc làm

+ Cựu HSSV…

b Nội dung

- Thông tin giới thiệu chung về đơn vị: Đầy đủ, có cập nhật

- Các thông tin phục vụ học sinh, phụ huynh tìm hiểu ngành nghề tuyển sinh: Đầy

đủ, có cập nhật

- Đăng tải và cập nhật các thông tin có thời hạn (Thông báo, kế hoạch…) cho HSSV: có sự khác nhau giữa các đơn vị Có đơn vị cập nhật đầy đủ tất cả các thông tin chung của nhà trường và thông tin riêng của đơn vị; có đơn vị chỉ cập nhật các thông tin chung lấy từ các đơn vị khác; có đơn vị không thực hiện cập nhật…

- Một số đề mục đã xây dựng nhưng chưa có thông tin

Tr 6

- Một số đơn vị có đăng tải nhiều thông tin bổ ích cho HSSV: thông tin mang tính chất định hướng, thời sự (thông tin về hội nhập ASEAN, thông tin về xu hướng ngành nghề…); tổng hợp biểu mẫu; tài liệu, giáo trình online…

Phụ lục 2 Ghi nhận về Website các Khoa

1.2 Trang online.tdc.edu.vn (trang chủ)

1.2.1 Bố cục

Bố cục hiện tại của trang online.tdc.edu.vn (trang chủ) chưa hoàn toàn phù hợp với tình hình Ghi nhận đã có sự chẩn bị điều chỉnh

Hình 4 Dự thảo điều chỉnh các mục trên trang tdc.edu.vn (Công văn số

23/CNTĐ-TTT của Trung tâm Thông tin – Thư viện, k ý ngày 09/5/2016)

1.2.2 Nội dung

- Tất cả các thông tin, thông báo được đăng tải đầy đủ, kịp thời Tuy nhiên, thông tin được sắp xếp theo thời gian (không sắp xếp theo đề mục) nên khó khăn cho người dùng khi tra cứu các thông tin cũ

Phụ lục 3 Ghi nhận việc đăng tải thông báo mới trên trang online.tdc.edu.vn

- Các thông tin cố định (Luật, Thông tư, Nghị định, Quy chế, Quy định…) chưa được cập nhật kịp thời và đầy đủ

Phụ lục 4 Ghi nhận việc đăng tải văn bản, thông tin cố định trên trang chủ

online.tdc.edu.vn

- Các thông tin về chương trình đào tạo từng ngành đào tạo, các học phần… được cập nhật đầy đủ, rõ ràng và chi tiết

Phụ lục 5 Ghi nhận việc đăng tải chương trình đào tạo, các học phần, trên

trang chủ online.tdc.edu.vn

1.3 Trang online.tdc.edu.vn (trang cá nhân)

1.3.1 Bố cục

- Một số đề mục có tên gọi chưa đúng với nội hàm, cần có điều chỉnh cho phù hợp

để tạo thuận lợi cho người sử dụng

Phụ lục 6 Ghi nhận tình trạng bố cục (thanh công cụ) trên trang sinh viên

online.tdc.edu.vn

1.3.2 Nội dung

- Thông tin phục vụ trên trang cá nhân HSSV đầy đủ, kịp thời

- Một số tiện ích chưa được tích hợp tại trang sinh viên online.tdc.edu.vn (đăng k ý

in giấy xác nhận, đăng kýtham gia sự kiện…)

và các tiện ích trên Website tdc.edu.vn và trang online.tdc.edu.vn

2.1 Hình thức ghi nhận:

- Phòng CTCT – HSSV tổ chức khảo sát rộng rãi HSSV (qua giấy và online);

- Tổ chức 02 buổi gặp gỡ, trao đổi và tiếp nhận ý kiến đánh giá, góp ý, đề xuất của HSSV về công tác cung cấp thông tin và các tiện ích trên Website tdc.edu.vn và trang online.tdc.edu.vn

- Tổng hợp phân tích kết quả khảo sát; phân loại kiếngóp ý của HSSV

- Thói quen, tần suất truy cập, tra cứu thông tin của HSSV qua các trang thông tin;

- Đánh giá mức độ tin cậy, tiện lợi, tiết kiệm, nhanh chóng của các trang thông tin;

- Đánh giá về mức độ đầy đủ, dễ dàng tra cứu, cập nhật kịp thời của các trang thông tin;

- Ghi nhận những khó khăn thường gặp của HSSV khi truy cập các trang thông tin;

- Ghi nhận các ý kiến, kiến nghị của HSSV

(Phụ lục 7 Mẫu phiếu khảo sát và lấy ý kiến HSSV)

2.3 Quy mô khảo sát và lấy ý kiến HSSV

- 562 phiếu khảo sát HSSV (Trong đó có 50% là HSSV năm I, khóa 2015)

- 02 buổi tọa đàm, 61 HSSV là Ban cán sự lớp tham gia góp ý kiến.

2.4 Kết quả khảo sát và lấy ý kiến HSSV

2.4.1 Kênh tìm kiếm thông tin:

- Có 89.15% HSSV được khảo sát trả lời thường tìm kiếm thông tin liên quan qua Website tdc.edu.vn và trang online.tdc.edu.vn Chỉ có 12.10% HSSV thường tìm kiếm thông tin trên mạng xã hội

Tr 8

- Trong khi đó, có đến hơn 80 % HSSV là Ban cán sự lớp, Ban chấp hành Chi đoàn, Chi hội trả lời thường dung mạng xã hội (facebook, zalo, viber…) để chuyển tải thông tin của nhà trường đến các thành viên khác

2.4.2 HSSV đánh giá mức độ nhanh chóng, tin cậy, tiện lợi, tiết kiệm (thời gian, tài chính) của các kênh phổ biến thông tin

- Về độ nhanh chóng khi phổ biến thông tin, HSSV cho rằng, Website tdc.edu.vn

và trang online.tdc.edu.vn có thể chuyển thông tin nhanh chóng nhất (79.8% HSSV đồng ý) Trong khi đó, việc dán thông báo tại các bản tin được đánh giá là chậm chuyển tải đến HSSV nhất

- Xét về độ tin cậy, HSSV cho rằng, Website tdc.edu.vn và trang online.tdc.edu.vn

có độ tin cậy cao nhất so với các hình thức khác Ngược lại, thông tin được chuyển tải qua bạn bè được đánh giá là ít tin cậy nhất

- Về sự tiện lợi, tiết kiệm, Website tdc.edu.vn và trang online.tdc.edu.vn cũng là yếu tố dẫn đầu so với các hình thức phổ biến thông tin khác HSSV cho rằng, sử dụng bảng tin, bảng thông báo để phổ biến thông tin là kém tiện lợi nhất

2.4.3 Đánh giá của HSSV về chất lượng cung cấp thông tin của Website tdc.edu.vn và trang online.tdc.edu.vn

- HSSV đánh giá rằng, Website tdc.edu.vn và trang online.tdc.edu.vn có đầy đủ các thông tin cần biết, các quy định, quy chế, biểu mẫu thường dùng (Mức đánh giá >4.0 trên thang đo 5 bậc)

- Tuy có đầy đủ thông tin nhưng việc bố trí, sắp xếp, cập nhật thông tin chưa tiện lợi, chưa làm hài lòng HSSV Có thể hiểu rằng, thông tin dành cho HSSV có đầy đủ, nhưng phân tán ở nhiều “vị trí” khác nhau; việc cập nhật thông tin chưa thực sự tốt; bố cục các trang thông tin có thể chưa thực sự hợp lý đã phần nào gây khó khăn cho HSSV khi tra cứu thông tin

(Phụ lục 8 Kết quả khảo sát HSSV)

2.5 Tổng hợp các kiến nghị, góp ý của HSSV

Kiến nghị, góp của HSSV chủ yếu tập trung vào các nội dung:

- Cải thiện tốc độ truy cập;

- Hỗ trợ tốt hơn tính năng tìm kiếm;

- Cập nhật thông tin kịp thời; chú ý từ khóa; nên có phần “giới thiệu” ở mỗi bài viết

để định hướng người dung có tiếp tục xem thông tin hay không, tránh phải download file mất thời gian

- Điều chỉnh bố cục theo hướng phân loại thông tin rõ ràng hơn Hiện tại thông tin lưu theo thời gian nên khó tìm kiếm, nhất là thông tin cũ

Phụ lục 9 Tổng hợp các kiến nghị, góp ý của HSSV