Hướng dẫn các bước kiểm tra xử lý sự cố phần mềm quản trị đại học thường gặp của thư ký khoa báo cáo kết quả thực hiện đề tài sáng kiến kinh nghiệm năm học 2016 2017

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM HỌC 2016-2017 ĐỀ TÀI: HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC KIỂM TRA XỬ LÝ SỰ CỐ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ ĐẠI HỌC THƯỜNG GẶP CỦA THƯ KÝ KHOA Tác giả:

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM HỌC 2016-2017

ĐỀ TÀI: HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC KIỂM TRA

XỬ LÝ SỰ CỐ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ ĐẠI HỌC

THƯỜNG GẶP CỦA THƯ KÝ KHOA

Tác giả: Nguyễn Hoàng Vinh Đơn Vị: Trung Tâm Thông Tin Thư Viện

TP.Hồ Chí Minh – Tháng 02/ 2017

ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC KIỂM TRA XỬ LÝ SỰ CỐ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ ĐẠI HỌC THƯỜNG GẶP CỦA THƯ KÝ KHOA

PHẦN I Đặt vấn đề

A Lý do chọn đề tài:

- Qua công tác tiếp nhận phản ảnh và xử lý sự cố Phần Mềm Quản Trị Đại Học

từ các khoa, giảng viên và HSSV Trung Tâm Thông Tin Thư Viện nhận thấy một số

sự cố phần mềm xảy ra ở Khoa thường lặp lại nhiều lần ở các học kỳ Việc Thư Ký Khoa kiểm tra các trường hợp sự cố phần mềm thường gặp nhiều trở ngại, trong khi các chức năng này thư ký khoa hoàn toàn có thể chủ động kiểm tra và xử lý ngay trên phần mềm

- Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến khó khăn cho Thư Ký các Khoa trong việc sử dụng Phần Mềm Quản Trị Đại Học: người dùng chưa hiểu rõ quy trình hoặc thao tác sai các bước trong phần mềm, đồng thời các chức năng phần mềm thì nhiều nhưng nghiệp vụ xử lý của thư ký chỉ một số chức năng trên phần mềm

- Đó là lý do mà Trung Tâm Thông Tin Thư Viện xây dựng sáng kiến kinh nghiệm “Hướng Dẫn Các Bước Kiểm Tra Xử Lý Sự Cố Phần Mềm Quản Trị Đại Học Thường Gặp Của Thư Ký Khoa” để hỗ trợ thư ký Khoa trong công việc của mình được dễ dàng, hiệu quả và nhanh chóng, và chuyên nghiệp

B Giải trình về tính cấp thiết:

Trên cơ sở tiếp nhận Quản Trị Hệ Thống Phần Mềm Quản Trị Đại Học Trung Tâm Thông Tin Thư Viện nhận thấy một số lỗi phần mềm thường xuyên lặp lại ở mỗi học kỳ có liên quan đến công tác tại các Khoa như sau:

 Chương trình đào tạo của các Khoá (sai lệch số môn, số tín chỉ, môn ngoài chương trình đào tạo, môn thay thế), nhóm môn tương đương (một môn thay thế cho nhiều môn, các khoá có sự điều chỉnh mã môn, điều chỉnh số tín chỉ) Sai lệch nhóm môn tiên quyết, nhóm môn học trước

 Sinh viên Đăng kí học phần online không được, sinh viên đăng kí học phần rồi nhưng không có dữ liệu Đăng kí bổ sung không được

 Bảng điểm sinh viên chưa có điểm Học phần có điểm đạt nhưng không đạt số tín chỉ tích luỹ

 Xét tốt nghiệp và cấp bằng: trường hợp xét HSSV thi tốt nghiệp/xét tốt nghiệp không được

 Không tìm thấy HSSV trong danh sách lớp

- Hiện tại trên Phần Mềm Quản Trị Đại Học, các thư ký khoa hoàn toàn có thể tự thao tác để kiểm tra và đưa ra hướng xử lý các lỗi trên

- Thư ký Khoa chưa rõ quy trình kiểm tra xử lý trên phần mềm như thế nào Nguyên nhân do: các chức năng phần mềm thì nhiều nhưng nghiệp vụ xử lý của thư ký chỉ một số chức năng trên phần mềm Các chức năng phần mềm lại liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau

- Trước tình hình như vậy Trung Tâm Thông Tin Thư Viện đưa ra sáng kiến kinh nghiệm “Hướng Dẫn Các Bước Kiểm Tra Xử Lý Sự Cố Phần Mềm Quản Trị Đại Học Thường Gặp Của Thư Ký Khoa” để hỗ trợ thư ký Khoa trong công việc của mình được dễ dàng, hiệu quả và nhanh chóng

C Mục tiêu của Công trình/ Đề tài:

- Giúp thư ký khoa nắm rõ hơn về quy trình kiểm tra và xử lý lỗi Phần Mềm Quản Trị Đại Học

- Nâng cao nghiệp vụ của thư ký khoa trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý đào tạo

- Rút ngắn thời gian kiểm tra xử lý sự cố phần mềm quản trị đại học, chủ động hơn trong công việc và không cần phải liên hệ nhiều đơn vị hỗ trợ kiểm tra như trước đây

D Nhiệm vụ và phương pháp nghiên cứu

- Để đạt được mục đích nghiên cứu đã đề ra, Trung Tâm Thông Tin Thư Viện xác định cần phải thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

 Rà soát các chức năng của Phần Mềm Quản Trị Đại Học liên quan đến nghiệp vụ thư ký ở các Khoa Tổng hợp thống kê báo cáo các lỗi do phần mềm hàng tuần, hàng tháng và hàng năm

 Hỗ trợ, hướng dẫn Thư ký các Khoa kiểm tra, khắc phục các lỗi thường xuyên xảy ra

 Phối hợp các đơn vị trong nhà trường và Cty PSC kiểm tra xử lý các lỗi phần mềm và hướng dẫn thực hiện đúng quy trình xử lý sự cố phần mềm

- Để đạt được mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu đã đề ra, Trung Tâm Thông Tin Thư Viện đã sử dụng phối hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

 Phương pháp thống kê, tổng hợp

 Phương pháp quan sát

 Phương pháp xử lý thông tin

 Phương pháp tổng kết kinh nghiệm

E Điểm mới trong kết quả nghiên cứu

- Việc xử lý thông tin các chức năng phần mềm một cách khoa học hơn

- Việc tổ chức xử lý sự cố phần mềm nhanh chóng và đạt hiệu quả công việc cao nhất

F Tính khả thi và hiệu quả của đề tài

- Việc xây dựng sáng kiến kinh nghiệm “Hướng Dẫn Các Bước Kiểm Tra Xử

Lý Sự Cố Phần Mềm Quản Trị Đại Học Thường Gặp Của Thư Ký Khoa” thật sự mang lại kết quả tích cực trong công tác Quản Lý Hệ Thống Phần Mềm Quản Trị Đại Học Quy trình xử lý rõ ràng, kiểm soát các lỗi phát sinh thường xuyên, đưa ra hướng

xử lý nhanh và hiệu quả, hỗ trợ tốt cho công tác quản lý chung của nhà trường

PHẦN II Nội dung

- Công ty PSC: Công ty Pyramid Software & Consulting Ltd

- HSSV: Học Sinh Sinh Viên

- P.QLĐT: Phòng Quản Lý Đào Tạo

D Kiểm tra các lỗi thường xảy ra và cách xử lý:

1 Thông tin chương trình đào tạo:

i Trường họp bảng điểm cá nhân của HSSV hiển thị không đủ số học phần đã học hoặc số tín chỉ tích luỹ không đúng

Các bước kiểm tra:

 Đăng nhập vào phần mềm UIS, vào chương trình đào tạo tương ứng của HSSV đó để kiểm tra

 Tiếp đó nhìn khung bên trái, như hình sau:

Chọn Chương trình đào tạo tương ứng của HSSV cần kiểm tra

 Chọn tab xem toàn bộ kế hoạch đào tạo, kiểm tra mã môn mà HSSV bị mất

có trong chương trình đào tạo không, như hình bên dưới:

 Để kiểm tra các môn tương đương người dùng vào tab Tổ chức giảng dạy/Nhóm môn tương đương Cụ thể theo hình sau:

Sau khi kiểm tra hết thông tin mà vẫn chưa tìm ra nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để được hỗ trợ thêm

ii Đăng kí học phần không được, báo lỗi chưa học môn tiên quyết

Các bước kiểm tra:

 Đăng nhập vào phần mềm UIS, vào chương trình đào tạo tương ứng của HSSV đó để kiểm tra

 Chọn Chương trình đào tạo tương ứng

 Kiểm tra cấu hình nhóm môn tiên quyết có đúng không, theo hình sau:

Trường hợp chưa đúng mã học phần tiên quyết, khoa liên hệ P.QLĐT để kiểm tra lại

Sau khi kiểm tra hết thông tin mà vẫn chưa tìm ra nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để được hỗ trợ thêm

2 Tổ chức kế hoạch giảng dạy:

i Sai lệch số tín chỉ, sai nhóm môn học trước, nhóm môn tiên quyết

 Người dùng có thể vào chức năng Thông tin chương trình đào tạo để kiểm tra cấu hình môn học, định nghĩa môn tương đương, định nghĩa môn tiên quyết (các bước như mục D.1.i và mục D.1.ii như ở trên) Ở đây Trung Tâm Thông Tin Thư Viện hướng dẫn dùng chức năng Tổ chức kế hoạch giảng dạy

để kiểm tra

Các bước kiểm tra:

 Trước tiên kiểm tra HSSV thuộc Khoá, Khoa, loại hình đào tạo nào Sau đó vào chức năng Tổ chức kế hoạch giảng dạy để kiểm tra

 Tiếp theo làm các bước theo hình sau:

 Sau khi chọn Bậc đào tào, loại hình đào tạo, khoá, đơn vị, thư ký khoa chọn chuyên nghành đào tạo tương của HSSV cần kiểm tra Ta được kết quả như hình sau:

+ Ta lưu ý kiểm tra 3 cột Mã Môn, Tiên Quyết và Học Trước xem học phần

HSSV đã học có đúng với định nghĩa chương trình đào tạo hay không

 Trường hợp học phần HSSV đã học không đúng với định nghĩa chương trình đào tạo thì khoa liên hệ P.QLĐT để kiểm tra lại

 Trường hợp đúng với thiết kế chương trình thì khoa liên hệ Tổ IT để được hỗ trợ thêm

3 Đăng kí học phần:

i HSSV không thấy học phần để đăng kí trên trang online:

 Người dùng vào chức năng đăng kí học phần - 1 Sinh viên, nhập mã số sinh

viên cần kiểm tra, nhấn phím Enter, chọn năm học-học kỳ tương ứng, rồi chọn nút Lọc dữ liệu, theo hình sau:

+ Nhập mã Lớp học phần vào khung bên trái của chức năng đăng kí học phần - 1 Sinh viên, kiểm tra tình trạng Lớp học phần: thời khoá biểu, số

lượng HSSV đăng kí

 Để kiểm tra chi tiết hơn người dùng vào chức năng Tổ chức giảng dạy/ danh sách lớp học phần, như hình sau:

+ Theo hình trên thư ký khoa sẽ kiểm tra được: tình trạng lớp học phần, sĩ số tối thiểu - tối đa, số lượng HSSV đã đăng kí, thời khoá biểu

 Trường hợp chưa có thời khoá biểu, tình trạng lớp học phần chưa cho phép đăng kí online hoặc không tìm thấy Lớp học phần , người dùng liên hệ P.QLĐT kiểm tra lại các chức năng: tạo thời khoá biểu, thời hạn đăng kí, chuyển tình trạng học phần và việc đồng bộ dữ liệu thời khoá biểu lên server đăng ký học phần

 Sau khi kiểm tra hết thông tin mà vẫn chưa tìm ra nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để được hỗ trợ thêm

ii HSSV đăng kí học phần thành công nhưng lớp học phần bị mất

 Đầu tiên kiểm tra lại lịch sử đăng kí học phần của HSSV

 Nhập mã số HSSV vào rồi nhấn phím enter

Kiểm tra cột: thời điểm và thao tác Các lớp học phần đăng ký xem HSSV có huỷ đăng ký lớp học phần không thành công

 Trường hợp HSSV có đăng kí thành công nhưng vẫn bị mất môn Tiếp tục kiểm tra xem học phần bị mất có bị thay đổi thời khoá biểu không, học phần

đó có bị huỷ do số lượng đăng kí quá ít Cụ thể để kiểm tra chi tiết người

dùng vào chức năng Tổ chức giảng dạy/ danh sách lớp học phần, như hình

sau:

 Trường hợp tình trạng lớp học phần và thời khoá biểu có thay đổi, liên hệ

P.QLĐT kiểm tra lại

 Sau khi kiểm tra hết thông tin mà vẫn chưa tìm ra nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để được hỗ trợ thêm

iii Thư ký khoa không thể đăng kí học phần bổ sung cho HSSV

 Trước tiên thư ký Khoa vào chức năng đăng ký học phần, kiểm tra xem nút đăng ký có sáng hay bị mờ Nút đăng ký sáng có nghĩa là cho phép đăng kí bổ sung, còn Nút đăng ký mờ có nghĩa không cho phép đăng

kí bổ sung

 Lưu ý: chức năng này chỉ mở vào tuần cho phép đăng kí học phần bổ sung, bình thường chức năng này sẽ ẩn nút đăng ký nút huỷ đăng ký

 Thư ký Khoa kiểm xem HSSV đó đăng kí học phần nào (theo kế hoạch, học lại, học vượt, hay học ngoài kế hoạch) để chọn đúng mục đăng ký, theo hình sau:

 Lưu ý: Thư ký khoa chỉ có thể đăng ký bổ sung cho môn của khoa mình chủ quản Những môn không do khoa chủ quản thư ký khoa sẽ không thấy để đăng ký

 Sau khi kiểm tra hết thông tin mà vẫn chưa tìm ra nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để được hỗ trợ thêm

4 Chức năng điểm:

i Bảng điểm sinh viên chưa có điểm

 Thư ký khoa vào chức năng điểm/xem điểm theo Lớp học phần, kiểm tra

xem học phần này đã có điểm và lưu điểm chính thức chưa

 Trường hợp đã lưu điểm chính thức mà vẫn chưa thấy điểm, vào tiếp chức

năng xem bảng điểm cá nhân, nhấn nút Tính ĐTB để cập nhật lại điểm mới

nhất:

 Trường hợp đã lưu điểm chính thức nhưng in bảng điểm cá nhân vẫn không thấy, thư ký khoa kiểm tra xem học phần này có trong chương trình đào tạo không (xem lại mục D.1.i)

 Sau khi kiểm tra hết thông tin mà vẫn chưa tìm ra nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để được hỗ trợ thêm

ii Học phần có điểm đạt nhưng không đạt số tín chỉ tích luỹ

 Trước tiên thư ký khoa xác định học phần này thuộc nhóm học phần bắt buộc hay nhóm học phần tự chọn

 Đối với học phần bắt buộc thì thư ký khoa kiểm tra xem học phần này có trong chương trình đào tạo không (làm giống các bước D.1.i)

 Trường hợp học phần tự chọn thì kiểm tra học phần đó thuộc nhóm tự chọn

nào Cụ thể vào chức năng thông tin chương trình đào tạo chọn chương trình đào tạo sau đó chọn tab Nhóm tự chọn Các bước như sau:

Kiểm tra nhóm các môn tự chọn:

 Kiểm tra các môn trong nhóm tự chọn, cần lưu ý số tín chỉ đạt trên mỗi nhóm

và số tín chỉ trên mỗi môn tự chọn theo hình sau:

 Sau khi kiểm tra hết thông tin mà vẫn chưa tìm ra nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để được hỗ trợ thêm

5 Xét tốt nghiệp và cấp bằng

i HSSV xét thi tốt nghiệp/xét tốt nghiệp không được

 Đầu tiên kiểm tra bảng điểm cá nhân của HSSV:

 Bảng điểm cá nhân: kiểm tra tổng số tín chỉ tích luỹ so với tổng số tín chỉ theo quy định xét thi tốt nghiệp/ quy định xét tốt nghiệp có đạt không

 Kiểm tra đối chiếu: các học phần trên bảng điểm so với các học phần trên chương trình đào tạo, các học phần bắt buộc và các học phần tự chọn (xem

lại các bước ở mục D.4.ii)

 Kiểm tra chứng chỉ đầu ra

- Kiểm tra HSSV có nợ học phí không

 Trường hợp vẫn chưa được, người dùng liên hệ P.QLĐT kiểm tra lại điều kiện xét thi tốt nghiệp/ xét tốt nghiệp Có trùng với các đợt xét trước đó không…

 Sau khi kiểm tra hết thông tin mà vẫn chưa tìm ra nguyên nhân, người dùng liên hệ Tổ IT để được hỗ trợ thêm

6 Phần mềm quản lý sinh viên:

i Không tìm thấy HSSV trong danh sách lớp

 Vào chức năng Module quản lý sinh viên kiểm tra lại thông tin HSSV

Kiểm tra danh sách theo lớp sinh viên có tên HSSV đó không, theo hình sau:

 Trường hợp không có tên trong danh sách, kiểm tra HSSV đó hiện tại đang

được phân cho lớp nào Tại phần mềm Student chọn tab Thông tin sinh viên Nhập MSSV vào ô Tìm(F1) rồi nhấn nút Enter

 Kiểm tra HSSV xem hiện tại đang được phân vào lớp nào Theo hình sau:

 Trường hợp HSSV được phân vào lớp khác hoặc không được phân vào lớp nào, liên hệ P.QLĐT để phân lại cho đúng

 Sau khi kiểm tra hết thông tin mà vẫn chưa tìm ra nguyên nhân, người dùng

liên hệ Tổ IT để được hỗ trợ thêm

Mục lục

PHẦN I Đặt vấn đề 2

A Lý do chọn đề tài: 2

B Giải trình về tính cấp thiết: 2

C Mục tiêu của Công trình/ Đề tài: 3

D Nhiệm vụ và phương pháp nghiên cứu 3

E Điểm mới trong kết quả nghiên cứu 4

F Tính khả thi và hiệu quả của đề tài 4

PHẦN II Nội dung .4

A Mục đích: 4

B Phạm vi: 4

C Từ viết tắt 4

D Nội dung kiểm tra các lỗi thường xảy ra và cách xử lý: 5

1 Thông tin chương trình đào tạo: 5

i Trường họp HSSV bảng điểm cá nhân hiển thị không đủ số môn đã học, hoặc đã có điểm nhưng số tín chỉ tích luỹ không đúng .5

ii Đăng kí học phần không được, báo lỗi chưa học môn tiên quyết .7

2 Tổ chức kế hoạch giảng dạy: 8

i Sai lệch số tín chỉ, sai nhóm môn học trước, nhóm môn tiên quyết 8

3 Đăng kí học phần: 10

i HSSV không thấy học phần để đăng kí trên trang online: 10

ii HSSV đăng kí học phần thành công nhưng bị mất 11

iii Thư ký khoa không thể đăng kí học phần bổ sung cho HSSV 12

4 Chức năng điểm: 13

i Bảng điểm sinh viên chưa có điểm 13

ii Học phần có điểm đạt nhưng không đạt số tín chỉ tích luỹ 14

5 Xét tốt nghiệp và cấp bằng 16

i HSSV xét thi tốt nghiệp/xét tốt nghiệp không được 16

6 Phần mềm quản lý sinh viên: 19

i Không tìm thấy HSSV trong danh sách lớp 19