Lêi nãi ®Çu Lêi nãi ®Çu rong nÒn kinh tÕ thÞ trêng c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt muèn tån t¹i vµ ph¸t triÓn ph¶i cã ph¬ng ¸n kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ Mét quy luËt tÊt yÕu cña thÞ trêng lµ c¹nh tran[.]
Trang 1Lời nói đầu
rong nền kinh tế thị trờng các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và phát triển phải có phơng án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế Một quy luật tất yếu của thị trờng là cạnh tranh Doanh nghiệp nào đáp ứng đợc nhu cầu thị trờng, sản phẩm chất lợng cao, giá thành hạ thì doanh nghiệp đó sẽ đứng vững đợc.
Để thực hiện đợc yêu cầu này các doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, kể từ khi bỏ vốn đến khi thu hồi vốn
về và phải chọn các phơng án tối u cho chi phí ít nhất nhng thu đợc nhiều lãi nhất.
Muốn vậy doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và tổ chức công tác kế toán vật liệu nói riêng.
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao
động Vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm cho nên việc quản lý qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng, sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận, doanh lợi …
Tổ chức tốt kế toán vật liệu sẽ giúp ngời quản lý doanh nghiệp lập dự toán chi phí nguyên vật liệu bảo đảm cho việc cung cấp đủ, đúng chất lợng nguyên vật liệu và đúng lúc cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch và xác định nhu cầu vật liệu dự trữ ( tồn kho ) hợp
lý tránh làm ứ đọng vốn và phát sinh chi phí không cần thiết Bên cạnh đó công cụ dụng cụ cũng có vị trí quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm tuy có
đặc điểm khác với vật liệu nhng nó đợc quản lý và hạch toán nh vật liệu Công ty TNHH tơ tằm Thăng Long là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán kinh tế độc lập tự chủ về tài chính có t cách pháp nhân và chiu sự quản
lý trực tiếp của Tổng công ty may Việt nam Trong những năm gần đây, nền kinh tế đất nớc có sự thay đổi, để có thị trờng vững đợc công ty phải tự lo đầu vào, cung ứng vật liệu, công cụ - dụng cụ đến đầu ra tiêu thụ sản phẩm.
Nhận thức đợc vai trò của kế toán đặc biệt là kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH tơ tằm Thăng Long , đợc sự giúp đỡ của các phòng
-T
Trang 2thầy, cô giáo em đã mạnh dạn chọn đề tài: " Tổ chức hạch toán vật liệu và công cụ , dụng cụ tại Công ty TNHH tơ tằm Thăng Long
làm luận văn tốt nghiệp của mình
Bố cục của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận gồm ba phần:
Phần I: Những lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán vật liệu và công cụ - dụng cụ.
Phần II: Thực trạng hạch toán vật liệu và công cụ
-dụng cụ tại Công ty TNHH tơ tằm Thăng Long.
Phần III: Những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu và công cụ - dụng cụ tại Công ty TNHH tơ tằm Thăng Long.
Phần I Những lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ
1.1 Vị trí, vai trò của vật liệu, công cụ - dụng cụ
đối với doanh nghiệp sản xuất
Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chỉ tiến hành tốt khi có
đủ 3 yếu tố: t liệu lao động, đối tợng lao động và sức lao động Sự tham giacủa 3 yếu tố này vào quá trình sản xuất làm hình thành những chi phí tơngứng: chi phí tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí tiền lơng trả cho ngời lao động,chi phí khấu hao t liệu lao động Đó là yếu tố hình thành giá trị sản phẩm mớisáng tạo
Vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá Vậtliệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quátrình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bịthay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm
Do vậy vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lu động
dự trữ của doanh nghiệp, vật liệu thờng xuyên chiếm một tỷ trọng rất lớn trong
Trang 3chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp ( nh trong giáthành sản phẩm công nghiệp cơ khí chiếm từ 50% - 60%, trong giá thành sảnphẩm công nghiệp chế biến chiếm 80%, trong giá thành sản phẩm côngnghiệp nhẹ chiếm 70% ) Từ đó ta thấy việc tiết kiệm chí phí vật liệu có ýnghĩa rất quan trọng đối với việc hạ giá thành.
Có thể nói rằng, nguyên vật liệu có vai trò to lớn trong hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất, tổ chức công tác hạch toán vậtliệu thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiếtcho sản xuất, dự trữ và sử dụng hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tợng hhao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả khâu của quá trình sản xuất kinhdoanh
Công cụ – dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy
định để xếp vào TSCĐ Vì vậy mặc dù công cụ - dụng cụ có những đặc điểm
nh TSCĐ nhng lại đợc quản lý và hạch toán nh vật liệu Tuy đợc quản lý vàhạch toán nh vật liệu, nhng thực tế công cụ - dụng cụ có đặc điểm khác với vậtliệu đó là : công cụ - dụng cụ thờng tham gia nhiều vào chu kỳ sản xuất kinhdoanh, trong quá trình sử dụng chúng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu
Về mặt giá trị trong quá trình sử dụng, công cụ - dụng cụ hao mòn dần vàchuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh Do công
cụ – dụng cụ có giá trị nhỏ, hao mòn nhanh, chóng bị h hỏng nên nó đòi hỏithay thế và bổ xung thờng xuyên Do đó nó đợc mua bằng nguồn vốn lu động
và cùng với vật liệu nó trở thành tài sản lu động của doanh nghiệp
Qua sự phân tích trên, ta thấy đợc tầm quan trọng của vật liệu, công cụ– dụng cụ đối với việc sản xuất kinh doanh Từ đó doanh nghiệp phải cónhiệm vụ tổ chức quản lý vật liệu, công cụ – dụng cụ
1.2 Nhiệm vụ tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ
- dụng cụ
- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng,chất lợng và giá thành thực tế của vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị vật liệu, công
cụ – dụng cụ xuất kho Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao vậtliệu
- Tính giá trị vật liệu, công cụ – dụng cụ theo chế độ quy định và phùhợp với đặc điểm của doanh nghiệp
- Phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh phùhợp với các đối tợng sử dụng
Trang 4- Lựa chọn phơng pháp phân bổ thích hợp, phân bổ giá trị công cụ –dụng cụ và chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tợng sử dụng.
- Tham gia vào công tác kiểm kê kho vật liệu, công cụ – dụng cụ phản
ánh kịp thời kết quả kiểm kê
- Thờng xuyên phân tích tình hình cung cấp dữ trữ và sử dụng vật liệu,công cụ – dụng cụ đối chiếu vật liệu, công cụ – dụng cụ với định mức dữtrữ để kịp thời phát hiện vật liệu, công cụ – dụng cụ thừa, thiếu so với địnhmức từ đó đề xuất với doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời kế hoạch cung cấp
Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệunói riêng đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định Điều kiện quan trọng đầutiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, khophải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết,phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nhiệm vụ thích hợp và có khảnăng nắm vững việc thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạchtoán kho Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹthuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập – xuất theo dõi kiểm tra Ngoài ra,doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dữ trữ, các định hớng dữ trữ cầnthiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất Xây dựng các định mức tiêu hao vật liệutrong sử dụng cũng nh các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảoquản
Đối với công cụ – dụng cụ thờng đợc phân bổ rải rác ở các phân xởng,văn phòng, khu vực hành chính hơn nữa dễ cung cấp nên việc bảo quản khôngchi tiết nh vật liệu
Để quản lý chặt chẽ việc hạch toán vật liệu, công cụ – dụng cụ Mộttrong những biện pháp tốt nhất là phải phân loại vật liệu, công cụ – dụng cụ
Trang 51.3 Phân loại vật liệu, công cụ - dụng cụ
1.3.1 Phân loại vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên liệu, vật liệu bao gồm nhiềuloại, nhiều thứ khác nhau với cùng nội dung kinh tế, công dụng trong quátrình sản xuất và tính năng lý, hoá học khác nhau Để quản lý chặt chẽ và tổchức hạch toán chi tiết tới từng loại, thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trịdoanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thứcphù hợp
* Phân loại theo công dụng vật liệu
- Nguyên liệu và vật liệu chính là những nguyên liệu, vật liệu sau quátrình gia công chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm.Nguyên liệu: là những sản phẩm cha qua chế biến công nghiệp nh sảnphẩm nông nghiệp ( bông, chè búp, mía …) dùng để chế tạo sản phẩm trong) dùng để chế tạo sản phẩm trongngành công nghiệp chế biến
Vật liệu chính là những sản phẩm đã qua một hoặc nhiều lần chế biếncông nghiệp nh: sắt, thép, vải, sợi …) dùng để chế tạo sản phẩm trong
- Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất,
đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng,chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao độnghoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầuquản lý nh các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy,sơn …) dùng để chế tạo sản phẩm trong
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than bùn,củi ( nhiên liệu rắn), xăng, dầu ( nhiên liệu lỏng) Nhiên liệu trong các doanhnghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành mộtloại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và
đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêucầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thờng
- Phụ tùng thay thế: là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡngTSCĐ của doanh nghiệp
- Thiết bị và vật liệu XDCB: là các loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt
động XDCB tái tạo TSCĐ
- Vật liệu khác gồm 2 loại:
+ Vật t đặc chủng: thuốc nổ
+ Vật liệu khác: phế liệu
Phế liệu là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để
sử dụng lại hoặc bán ra ngoài
Trang 6Việc phân loại vật liệu nh trên giúp kế toán phản ánh tổng quát về mặtgiá trị đối với mỗi loại vật liệu Đồng thời là cơ sở để xây dựng hệ thống danh
điểm vật liệu và sổ danh điểm vật liệu Sổ danh điểm vật liệu có tác dụngtrong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoácông tác hạch toán ở doanh nghiệp
* Phân loại theo chức năng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất
- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêuhao trong quá trình sản xuất sản phẩm
+ Nguyên vật liệu trực tiếp là nguyên vật liệu tiêu hao trực tiếp trongquá trình sản xuất sản phẩm
+ Nguyên vật liệu gián tiếp: là nguyên vật liệu tiêu hao cho quá trìnhphục vụ sản xuất sản phẩm
- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng: các loại bao bì đóng gói sảnphẩm
- Nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình quản lý nh: giấy, bút mực, sổsách …) dùng để chế tạo sản phẩm trong
Việc phân chia vật liệu nh trên giúp kế toán tổ chức tài khoản, tiểu khoản
để phản ánh kịp thời tình hình hiện có, sự biến động của vật liệu trong quátrình sản xuất kinh doanh
1.3.2 Phân loại công cụ - dụng cụ
* Phân theo mục đích sử dụng công cụ - dụng cụ
-Công cụ – dụng cụ: săm, lốp, van cao su …) dùng để chế tạo sản phẩm trong
- Bao bì luân chuyển: thờng là các loại vật phẩm để bao gói, buộc, chứasản phẩm, kèm theo sản phẩm để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh
- Đồ dùng cho thuê
Sử dụng cách phân loại này, doanh nghiệp có thể theo dõi một cách chínhxác và thuận tiện, từng thứ vật liệu, xác định đợc tầm quan trọng của từng loạivật liệu đối với doanh nghiệp Nó chính là cơ sở cho việc tính giá thành sảnphẩm và mở các tài khoản phân tích phù hợp
* Phân loại theo nơi bảo quản công cụ - dụng cụ
- Công cụ – dụng cụ trong kho
- Công cụ – dụng cụ đang dùng
1.4 Các phơng pháp tính giá đầu vào của vật liệu, công cụ - dụng cụ
Trong hạch toán vật liệu, công cụ – dụng cụ đợc tính theo giá thực tế(giá gốc) Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếphay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT (nếu tính
Trang 7thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp ) hay không có thuế GTGT ( nếu tínhthuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)
+ Với vật liệu mua ngoài: giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn ngờibán cộng (+) thuế nhập khẩu ( nếu có ) và các chi phí thu mua thực tế ( chi phívận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua
độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lu kho, lu hàng …) dùng để chế tạo sản phẩm trong) trừ các khoảngiảm giá hàng mua đợc hởng
+ Với vật liệu tự sản xuất: tính theo giá thành sản xuất thực tế
+ Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: giá thực tế gồm giá trị vậtliệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chế biến, chiphí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức …) dùng để chế tạo sản phẩm trong)
+ Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gialiên doanh: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với cácchi phí tiếp nhận (nếu có)
+ Với phế liệu: giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trịthu hồi tối thiểu
+ Với vật liệu đợc tặng thởng: giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng
đ-ơng cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận
1.5 Các phơng pháp tính giá đầu ra của vật liệu, công cụ - dụng cụ
Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụxuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lợng danh
điểm, số lần nhập, xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ, trình độ của nhân viên
kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp Các phơng pháp tínhgiá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho thờng dùng là:
* Giá thực tế đích danh ( tính trực tiếp )
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quảnriêng từng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho, vì vậy khi xuất kho lônào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó
Ưu điểm : là công tác tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ đợc thực hiện
kịp thời và thông qua việc tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho kếtoán có thể theo dõi đợc thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu, công cụ –dụng cụ
Nh
ợc điểm : đòi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện kho tàng để bảo quản
riêng từng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho
* Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc ( FIFO)
Trang 8Theo phơng pháp này vật liệu, công cụ – dụng cụ đợc tính giá thực tếxuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nào nhập vào khotrớc sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy lợng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất khothuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.
Ưu điểm: cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ
xuất kho kịp thời
Nh
ợc điểm : phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng
cụ và phải hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ – dụng cụ tồn kho theo từngloại giá nên tốn nhiều công sức Ngoài ra, phơng pháp này làm cho chi phíkinh doanh của doanh nghiệp không phản ánh kịp thời giá cả thị trờng của vậtliệu, công cụ – dụng cụ
Phơng pháp nhập trớc – xuất trớc chỉ thích hợp với những doanh nghiệp
có ít danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ, số lần nhập kho của mỗi danh
điểm không nhiều
* Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO)
Theo phơng pháp này vật liệu, công cụ – dụng cụ đợc tính giá thực tếxuất kho trên cơ sở giả địng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập vào kho sau
sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy việc tính giá xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ
đ-ợc làm ngđ-ợc lại với phơng pháp nhập trớc- xuất trớc
Về cơ bản u, nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này giông
nh phơng pháp nhập trớc – xuất trớc, nhng sử dụng phơng pháp nhập sau –xuất trớc giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh kịp thời giácả thị trờng của vật liệu, công cụ – dụng cụ
* Phơng pháp giá đơn vị bình quân
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùngtrong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bìnhquân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ) Trong đó:
x
Giá đơn vị bình quân
- Phơng pháp thực tế bình quân cả kỳ dự trữ
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vậtliệu, công cụ – dụng cụ nhng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều.Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu, công cụ – dụng cụtồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn
vị vật liệu, công cụ – dụng cụ Căn cứ vào lợng vật liệu, công cụ – dụng cụ
Trang 9xuất dùng trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trongkỳ.
Ưu điểm: giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ – dụng
cụ so với phơng pháp nhập trớc- xuất trớc, không phụ thuộc vào số lần nhập,xuất của từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ
Nh
ợc điểm : dồn công việc vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho vào
cuối kỳ hạch toán nên ảnh hởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồngthời phơng pháp này cũng phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ– dụng cụ
- Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập
Theo phơng pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bìnhquân của từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ Căn cứ vào giá đơn vịbình quân và lợng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho giữa hai lần nhập kếtiếp để kế toán xác định giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho
Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho sau mỗi lần nhập bình quânsau =
mỗi lần nhập Lợng thực tế VL, CCDC tồn sau mỗi lần nhập
Ưu điểm: phơng pháp này cho phép kế toán tính giá vật liệu, công cụ –
dụng cụ xuất kho vừa chính xác vừa cập nhật
Nh
ợc điểm : tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.
Phơng pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh diểm vậtliệu, công cụ – dụng cụ và lần nhập của mỗi loại không nhiều
- Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
Theo phơng pháp này kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giáthực tế tồn kho cuối kỳ trớc Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng vậtliệu, công cụ – dụng cụ xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vậtliệu, công cụ – dụng cụ xuất kho theo từng danh điểm
Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc) bình quân =
cuối kỳ trớc Lợng thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc)
Ưu điểm: phơng pháp này đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến
động vật liệu, công cụ – dụng cụ trong kỳ
Trang 10ợc điểm: độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình
biến động giá cả vật liệu, công cụ – dụng cụ, trờng hợp giá cả thị trờng vậtliệu, công cụ – dụng cụ có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu, công cụ– dụng cụ xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác
* Phơng pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu, công cụ –dụng cụ xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định đợc lợng vật liệu, công cụ –dụng cụ xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên, trong thực tế cónhững doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, công cụ – dụng cụ với mẫumã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điềukiện để kiểm kê từnh nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệpphải tính giá cho số lợng vật liệu, công cụ – dụng cụ tồn kho cuối kỳ, sau đómới xác định đợc giá thực tế của vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho trongkỳ
Giá trị thực tế Số lợng tồn Đơn giá VL,
VL, CCDC = kho cuối x CCDC nhập
tồn kho cuối kỳ kỳ kho lần cuối
Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế
VL, CCDC = VL, CCDC + VL, CCDC - VL, CCDC xuất kho nhập kho tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ
Trang 11Giá hạch toán là loại giá ổn định doanh nghiệp có thể sử dụng trong thờigian dài để hạch toán nhập, xuát, tồn kho vật liệu, công cụ – dụng cụ trongkhi cha tính đợc giá thực tế của nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạchhoặc giá mua vật liệu, công cụ – dụng cụ ở một thời điểm nào đó hay giá vậtliệu, công cụ – dụng cụ bình quân tháng trớc để làm giá hạch toán Sử dụnggiá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu,công cụ – dụng cụ hàng ngày nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạchtoán của vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất, tồn kho theo giá thực tế Việc tínhchuyển dựa trên cơ sở hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán.
Giá thực tế VL, CCDC Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ Giá hạch toán VL, CCDC Giá hạch toán VL, CCDC tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ
Giá thực tế Hệ số giá Giá hạch toán
VL, CCDC = VL, CCDC x VL, CCDC
xuất kho xuất kho
Ưu điểm: phơng pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi
tiết và hạch toán tổng hợp về vật liệu, công cụ – dụng cụ trong công tác tínhgiá, nên công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộcvào số lợng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ, số lần nhập, xuất của mỗiloại nhiều hay ít
Nh
ợc điểm : phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều chủng
loại vật liệu, công cụ – dụng cụ và đội ngũ kế toán có chuyên môn cao
Có nhiều phơng pháp tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ nh đã trìnhbày ở trên nhng mỗi doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong những phơngpháp đó Vì mỗi phơng pháp đều có u, nhợc điểm riêng nên áp dụng phơngpháp nào cho phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất là vấn đề cần đặt ra chomỗi doanh nghiệp
Hệ số giá
+
+
Trang 121.6 Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ - dụng cụ
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu, công cụ – dụng cụ gồmnhiều thứ, nhiều loại có quy cách, kích cỡ, chất lợng khác nhau và số lợng củatừng thứ vật liệu, công cụ – dụng cụ đợc sử dụng trong kỳ để chế tạo sảnphẩm cũng khác nhau Trong tháng vật liệu, công cụ – dụng cụ đợc thu mua
từ nhiều nguồn khác nhau, giá mua khác nhau, chi phí thu mua vận chuyểncũng khác nhau, mặt khác vật liệu, công cụ – dụng cụ cho nhiều đối tợng sửdụng với những mục đích khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây rangừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu, công cụ – dụng cụ phải bảo
đảm theo dõi đợc tình hình biến động của từng danh điểm vật liệu, công cụ –dụng cụ
Trên thực tế tại các doanh nghiệp việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ– dụng cụ thờng giống nhau về hình thức và phơng pháp áp dụng Vì vậy,trong mục này chúng ta chỉ đề cập đến hạch toán chi tiết đối với vật liệu
Hach toán chi tiết là công việc có khối lợng lớn và phức tạp đối vớidoanh nghiệp sản xuất, nên phơng pháp hạch toán phải phù hợp với đặc điểmyêu cầu quản lý của doanh nghiệp và trình độ của thủ kho, của kế toán vậtliệu Trong thực tế kế toán hiện nay ở nớc ta, các doanh nghiệp thờng áp dụngmột trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu là: phơng pháp thẻ songsong, phơng pháp đối chiếu luân chuyển, phơng pháp sổ số d
+ ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu đểghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêugiá trị Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống nh thẻ khonhng có thêm các cột để ghi chép chỉ tiêu hiện vật và giá trị
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vậtliệu “ với “Thẻ kho” tơng ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kếtoán chi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập –
Trang 13xuất – tồn kho vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại vật liệu để đối chiếuvới số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Ưu điểm: phơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép và dễ pháp
hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn kho của từngdanh điểm vật liệu kịp thời, chính xác
Nh
ợc điểm: việc ghi chép trùng lắp (số lợng nhập – xuất – tồn đợc
theo dõi trên cả kho và phòng kế toán) Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủyếu tiến hành vào cuối kỳ do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kếtoán Do vậy, phơng pháp này chỉ sử dụng đợc khi doanh nghiệp có ít danh
điểm vật liệu
Trang 14Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết vật t Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật t Kế toán tổng hợp
Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
T Số l-ợng tiềnSố Số l-ợng tiềnSố Số l-ợng tiềnSố
Bảng tổng hợp Nhập – xuất - tồn kho vật liệu xuất - tồn kho vật liệu
Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
1.6.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Nội dung của phơng pháp
+ ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ khogiống nh phơng pháp thẻ song song
+ ở phòng kế toán: kế toán chỉ mở “ Sổ dối chiếu luân chuyển” theo từngkho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm vậtliệu và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng kê xuất vậtliệu” và dựa vào bảng kê này để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” Khi nhận
Trang 15đợc thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lợng nhập, xuất của từng thẻ khovới “Sổ đối chiếu luân chuyển” đồng thời từ ”Sổ đối chiếu luân chuyển” lập
“Bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn kho vật liệu” để đối chiếu với số liệu kếtoán tổng hợp vật liệu
Ưu điểm: phơng pháp này giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép của kế
toán
Nh
ợc điểm: dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên
trong trờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu khánhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là
ảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác
Với u, nhợc điểm trên phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển chỉ áp dụngthích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập,xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có
điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày
Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển nh sau:
Trang 16Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp vật liệu
Sổ đối chiếu luân chuyển
Năm Kho
Đơn giá
Số d đầu T1 Luân chuyển T1 cuối T2 Số d
+ ở kho: giống các phơng pháp trên Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho thủ
kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật t quy
định Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các
chứng từ nhập, xuất vật t
Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn kho cuối tháng theo từng
danh điểm vật t vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho
cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ.Ghi
xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền
+ ở phòng kế toán : định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng
dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi
nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch
toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ
Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất
riêng) vào bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn kho vật t Bảng này đợc mở cho từng
kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập,
xuất
Trang 17Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số d” do thủ kho chuyển đến và đốichiếu tồn kho từng danh điểm vật liệu trên ”Sổ số d” với tồn kho trên ”Bảngluỹ kế nhập – xuất - tồn”.Từ “Bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn “ kế toán lậpbảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp vềvật liệu
Ưu điểm: tránh đợc việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ
trong kỳ, nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ
Nh
ợc điểm : Việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai xót gặp nhiều khó
khăn.Vì vậy, phơng pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải cótrình độ chuyên môn cao
Phơng pháp sổ số d đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sảnxuất có khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất kho (chứng từ nhập, xuất) nhiềuthờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giáhạch toán để hạch toán nhập, xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu
Trang 18Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d
sổ số d
Năm Kho
Đơn giá danh Số
điểm
Tên vật liệu Tồn kho cuối T1 Tồn kho cuối T2
đầutháng
khocuốitháng
Từ ngày
Đến ngày
Từ ngày
Đến ngày
Cộngnhập Từ ngày
Đến ngày
Từ ngày
Đến ngày
Cộngxuất