Hoàn Thiện Công Tác Xây Dựng Kế Hoạch Mua Hàng Tại Công Ty Cổ Phần Truyền Thông 5P.docx

CHƯƠNG 1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI “HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG 5P” 1 1 Tính cấp thiết củ[.]

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI: “HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

TRUYỀN THÔNG 5P”

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế quốc tế hiện nay đã mở ra cho nềnkinh tế Việt Nam nhiều cơ hội và thách thức Cùng với tốc độ phát triểnkhông ngừng của công nghệ, khoa học kỹ thuật, các doanh nghiệp cũng ngàycàng phát triển và cạnh tranh mạnh mẽ Để có thể đứng vững phát triển trênthị trường thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những phương thức kinhdoanh phù hợp với điều kiện hoàn cảnh nền kinh tế thị trường đầy biến động.Xét trên mọi góc độ, mọi hình thức của doanh nghiệp thì bất kỳ một doanhnghiệp nào bao giờ cũng có hoạt động mua hàng Đối với doanh nghiệpthương mại thì mua hàng chính là hoạt động mua các yếu tố đầu vào để cungcấp sản phẩm thương mại thì mua hàng chính là hoạt động mua các yếu tốtđầu vào tốt Vì vậy các doanh nghiệp cần phải có những chiến lược kinhdoanh sao cho sản phẩm có chất lượng cao, giá cả phù hợp nhằm tăng sứccạnh tranh trên thị trường

Thị trường phát triển tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp, cácdoanh nghiệp hoà mình vào xu hướng chung trong sự phát triển của thịtrường Kế hoạch hoá là một công cụ quan trọng để doanh nghiệp xác địnhchiến lược phát triển cho mình và đạt được mục đích mà mình mong muốn.Doanh nghiệp muốn hoạt động dựa trên những cơ sở chiến lược đã định thìđòi hỏi công tác lập kế hoạch trong doanh nghiệp phải ngày càng được hoànthiện Tuy vậy sau thời gian tiếp tục đổi mới và hoàn thiện công tác lập kếhoạch, đặc biệt là kế hoạch hoá trong doanh nghiệp vẫn còn nhiều vấn đề phải

đề cập đến trên cả phương diện nhận thức của nhà lập kế hoạch và nội dung,phương pháp của bản kế hoạch kinh doanh dành cho doanh nghiệp.

Kế hoạch mua hàng được coi là một văn bản trong đó phác thảo ranhững gì sẽ làm trong thời gian tới, đó là hoạt động nghiên cứu thị trườngnhằm nắm bắt nhu cầu khách hàng Trên cơ sở đó xác định loại hàng, sốlượng hàng cần mua, các hoạt động hỗ trợ cho công tác mua hàng nhằm mụctiêu mua đúng, mua đủ hàng để giúp hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả.Nghiệp vụ mua hàng là nghiệp vụ rất quan trọng trong việc kinh doanh củadoanh nghiệp, kế hoạch mua hàng là kế hoạch cơ bản góp phần tạo dựng sựthành công trong kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì điều này công táclập kế hoạch mua hàng là vấn đề cấp thiết trong việc hoạch định chiến lượctổng thể của doanh nghiệp

Trên thực tế thì ở các nước có nền kinh tế phát triển họ đều quan tâmđến việc lập kế hoạch ngay ở cấp công ty Họ đánh giá đúng vai trò, vị trí, xácđịnh rõ chức năng là tổ chức nghiên cứu, thực thi nhiều giải pháp nhằm thựchiện hoàn chỉnh công tác này

Nhận thức được điều này, ngày nay trong các doanh nghiệp công tác kếhoạch đã được quan tâm đúng mức Bởi hoạt động này giúp các đơn vị hoạchđịnh được mục tiêu hoạt động, dự báo khả năng và nguồn lực của doanhnghiệp, xây dựng các phương án hoạt động nhằm thực hiện các mục tiêu sảnxuất, kinh doanh đề ra

Với Công ty cổ phần truyền thông 5P thì công tác xâydựng kế hoạch làmột trong những vẫn đề đang được quan tâm trong đó công tác xây dựng kếhoạch mua hàng rất được chú trọng Nó giúp cho công ty nâng cao được lợithế của mình trước các đối thủ cạnh tranh trên thị trường, đồng thời giúp công

ty chủ động được nguồn đầu vào, từ đó doanh nghiệp có thể kiểm soát tốthoạt động kinh doanh của mình

Xây dựng kế hoạch mua hàng tốt còn giúp công ty tăng cường và củng

cố lòng tin với khách hàng, tăng thị phần, tăng lợi nhuận Như vậy có thể thấycông tác xây dựng kế hoạch mua hàng đóng vai trò quan trọng phản ánh kếtquả hoạt động kinh doanh cũng như thể hiện trình độ tổ chức, tỏ rõ thế và lựccủa doanh nghiệp thương mại trên thị trường trong tâm trí khách hàng

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Xuất phát từ vai trò, tầm quan trọng của công tác xây dựng kế hoạchmua hàng và thực tiễn công tác xây dựng kế hoạch mua hàng ở các doanhnghiệp nước ta hiện nay, vấn đề cấp bách cần giải quyết ở đây là làm sao đểcác doanh nghiệp quan tâm hơn nữa đến công tác xây dựng kế hoạch muahàng và có những giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch muahàng? Bởi hoạt động mua hàng có vai trò vô cùng to lớn đối với sự phát triểncủa mỗi doanh nghiệp Qua quá trình học tập tại trường em đã được đào tạokiến thức về quản trị học, quản trị tác nghiệp DNTM, quản trị tác nghiệmthương mại quốc tế, kinh tế doanh nghiệp thương mại và dịch vụ… đã giúp

em có được những kiến thức cơ bản về quản trị doanh nghiệp Được sự giúp

đỡ nhiệt tình của giáo viên hướng dẫn, cùng với các kỹ năng thu thập thôngtin, phân tích thông tin, xử lý thông tin và kinh nghiệm trong thời gian thựctập tại công ty đã giúp em có thêm khả năng để nghiên cứu sâu sắc hơn vềcông tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại các doanh nghiệp nói chung và tạiCông ty cổ phần truyền thông 5P nói riêng Do đó em chọn đề tài chuyên đề

là: “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại Công ty cổ phần truyền thông 5P”.

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu đề tài

Việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại Công ty cổ phần truyền thông 5P” nhằm làm rõ một số mục tiêu

như sau:

 Hệ thống hoá một số lý luận cơ bản về xây dựng kế hoạch mua hàngtrong doanh nghiệp, thực trạng và đề xuất.

 Phân tích thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của Công

ty cổ phần truyền thông 5P qua các kết quả điều tra khảo sát và phân tích cácbiến động mua hàng của công ty

 Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác xây dựng

kế hoạch mua hàng tại Công ty cổ phần truyền thông 5P

1.4 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

1.4.1 Về mặt không gian

Đề tài nghiên cứu về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty

cổ phần truyền thông 5P ở tất cả các bộ phận liên quan

1.4.2 Về mặt thời gian

Đề tài nghiên cứu về hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàngtại Công ty cổ phần truyền thông 5P trong thời gian 3 năm từ năm 2008 –2010

1.5 Một số khái niệm và phân tích nội dung nghiên cứu của đề tài

1.5.1 Một số khái niệm có liên quan đến xây dựng kế hoach mua hàng

1.5.1.1 Mua hàng

Mua hàng là hiểu là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hànghoá tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thoả thuận nhằm đạtđược lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thoả mãn nhu cầutiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng hoá và thu được tiền

1.5.1.1 Quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch muahàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mụctiêu trong doanh nghiệp

1.5.1.3 Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp

Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cungcấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khau giao nhận và thanh toánhợp đồng mua hàng

1.5.1.4 Tìm kiếm nhà cung cấp

Doanh nghiệp mong muốn cỏ nhiều nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm,dịch vụ mà doanh nghiệp thương mại cần mua để có thể lựa chọn vấn đề làtìm họ ở đâu? Bằng cách nào? cần những thông tin gì về các nhà cung cấp đó?Làm sao lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất

- Giá thành mua hàng bao gồm giá mua và chi phí mua hàng

- Các tiêu chuẩn khác: khả năng kỹ thuạtcủa nhà cung cấp, dịch vụ saubán và dịch vụ bảo trì, khả năng tài chính, sản xuất của nhà cung cấp

1.5.1.6 Thương lượng với nhà cung cấp

Được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đếnnhững thoả thuận giữ hai bên (người mau và người bán) nhằm mục đích cùng

có lợi Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyếtđịnh đến chất lượng và hiệu của của công tác mua hàng

1.5.1.7 Đặt hàng

Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp thương mại đặthàng với nhà cung cấp theo các hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng muabán (đứng tên người mua và người bán), hoá đơn bán hàng, thư đặt hàng.Trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp lý caonhất

Quản trị mua hàng

Xây dựng kế

hoạch mua hàng

Tổ chức thực hiện mua hàng

Đánh giá công tác mua hàng

- Thủ tục giao hàng

- Tổ chức giao nhận hàng

1.5.1.9 Thanh toán mua hàng

Trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanhtoán và các điều kiện thanh toán khác để được thoả thuận đã được ghi tronghợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán trên mua hàng chonhà cung cấp

1.5.2 Phân định nội dung xây dựng kế hoạch mua hàng tại doanh nghiệp

Sơ đồ 1.1: Quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng

1.5.2.1 Nhu cầu mua hàng

Xác định nhu cầu mua hàng là nội dung quan trọng nhất trong quá trìnhhoạch định mua hàng Nhằm xác định được danh mục các hàng hoá và dịch

vụ cần mua đáp ứng chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nắm bắtnhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là bước thu thập dữ liệu để triển khaicông tác mua hàng hiệu quả trong thời điểm trước mắt và sau này

Quy trình xác định nhu cầu mua hàng cụ thể hoá chính sách mua hàngcủa doanh nghiệp Với doanh nghiệp thương mại, nhu cầu mua hàng được xácđịnh theo nhóm sản phẩm chú trọng đến nét đặc trưng của từng nhóm có baquy trình cơ bản để xác định nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp

+ Dưới – Trên: Các đơn vị bộ phận trong doanh nghiệp chủ động đưaxác định và đề xuất nhu cầu về hàng hoá và dịch vụ cần mua

+ Trên - dưới – trên: Cấp doanh nghiệp đề xuất các loại hàng hoá dịch

vụ cần mua để tham khảo ý kiến các đơn vị kinh doanh và ra quyết định mua.+ Trên - dưới: Cấp trên sẽ gợi ý các hàng hoá cần mua sau đó bên dưới

sẽ quyết định cần và nên mua loại hàng hoá, dịch vụ nào

Với các doanh nghiệp thương mại này, việc áp dụng quy trình nhu cầumua hàng được tiến hành theo hai hướng:

 Xác định nhu cầu mua hàng đối với những mặt hàng đang tiêu thụ ổnđịnh

 Xác định nhu cầu mua các hàng hoá mới

Việc áp dụng quy trình nào cũng phải dựa trên nguyên lý hàng hoá đượcmua phải tiêu thụ tốt và có lợi nhuận

* Các Căn cứ để đưa ra nhu cầu mua hàng chính xác:

- Căn cứ vào giá trị hàng mua: Doanh nghiệp có kế hoạch mua hàngkhác nhau tuỳ theo mức độ quan trọng của giá trị hàng mua Hàng mua có giátrị càng cao thì kế hoạch mua hàng càng được xây dựng cụ thể và chi tiết:

- Căn cứ vào mức độ rủi ro trong mua hàng

Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào mức độ rủi rokhi mua hàng Rủi ro trong mua hàng càng cao, doanh nghiệp càng cần phảiquan tâm và sâu sát đến công tác mua hàng để giảm thiểu rủi ro Trong trườnghợp này doanh nghiệp thường mua hàng hoá với số lượng ít hơn, ưu tiên cácnhà cung cấp truyền thống, quy trình phân tích và đánh giá nhà cung cấp chặtchẽ, sự giám sát của quản lý cấp cao chặt chẽ hơn.

- Căn cứ vào tình hình thị trường

Là căn cứ quan trọng trong xác định nhu cầu mua hàng Để tiến hànhphân tích thị trường, doanh nghiệp tiến hành thu thập các thông tin có liênquan đến cung và cầu trên thị trường, xu hướng biến động của nhu cầu vàcung ứng, vị thế của nhà cung cấp, các yếu tố pháp lý, các quy trình, các tiêuchuẩn hiện hành… doanh nghiệp có thể phân chia thị trường theo những tiêuthức truyền thống, thị trường cạnh tranh hoàn hảo, thị trường độc quyềnngười bán…

Khi nghiên cứu thị trường cung ứng doanh nghiệp phải tính toán được vịthế của doanh nghiệp trên thị trường cung ứng:

- Các căn cứ khác

 Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

 Khả năng tài chính của doanh nghiệp

 Đặc điểm sản phẩm và dịch vụ

 Khả năng dự trữ của doanh nghiệp…

* Các loại nhu cầu của DNTM

Thông thường, nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thuộc hai nhómchính

- Nhóm đáp ứng nhu cầu hoạt động hành chính và vận hành của doanhnghiệp

- Nhóm phục vụ nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp, nhu cầu mua hàngnày phụ thuộc lớn vào nhu cầu thị trường dựa trên quan điểm mua cái mà thịtrường cần.

+ Xác định nhu cầu mua hàng thông thường: nhu cầu mua hàng đượcxác định trước hết là căn cứ vào nhu cầu sản xuất và bán ra của doanh nghiệp.+ Xác định nhu cầu mua một số hàng hoá và dịch vụ đặc thù

- Xác định nhu cầu mua bao bì, ten nhãn mác

Nhu cầu về bao bì, hàng hoá được xác định tỷ lệ thuận với số lượnghàng hoá bán ra Một số loại bao bì chính của doanh nghiệp: Bao bì giấy, bao

bì carton, bao bì gỗ, bao bì sắt, thiếc inox…, tem, nhãn mác chất lượng

+ Xác định mua nhu cầu sở hữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại.Đây là những dịch vụ mang tính nhạy cảm trong giao dịch mua bán Khi xácđịnh nhu cầu này doanh nghiệp cần chú ý đến ba phương diện: phương diệntài chính, phương diện chiến lược, phương diện tác nghiệp

+ Xác định nhu cầu mua hàng gia công

Khi xác định nhu cầu mua gia công, doanh nghiệp cần xem xét về vấn

đề nguyên vật liệu

1.5.2.2 Mục tiêu mua hàng

Mục tiêu mua hàng của doanh nghiệp bao gồm

- Mục tiêu về chất lượng hàng mua

- Mục tiêu về đảm bảo thời hạn giao hàng nhằm tránh các sự ở thiếu hụthàng hoá trong kinh doanh

- Mục tiêu đảm bảo chi phí mua hàng là thấp nhất

- Mục tiêu đảm bảo an toàn nhằm giảm thiểu các rủi ro trong mua hàngNgoài ra mua hàng còn có các mục tiêu khác như:

- Mục tiêu thu nhập thông tin thị trường thông qua các nhà cung cấp

- Mục tiêu huy động được tín dụng từ phía nhà cung cấp

- Mục tiêu tạo ra những nguồn hàng khác biệt với đối thủ cạnh tranh

- Mục tiêu tăng tính chủ động và kiểm soát được đầu vào của doanhnghiệp

- Mục tiêu thiết lập các quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung cấp

1.5.2.3 Phương án mua hàng

Phương án xây dựng mua hàng được xây dựng trên cơ sở chính sách và

kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp Phương án mua hàng phải đảm bảo chitiết, nhưng cũng không cứng nhắc để đảm bảo tính linh hoạt trong công tácmua hàng

Phương án mua hàng của doanh nghiệp thường được xác lập cho từngthương vụ mua hàng hoặc cho một chu kỳ ngắn Với đa phần DNTM, kếhoạch mua hàng cho tháng, quý năm được xác định mang tính định hướng,phương án mua hàng chi tiết được xây dựng cho từng thương vụ theo yêu cầucủa quá trình kinh doanh với những sản phẩm và dịch vụ mà thời gian cungứng dài phương án mua hàng phải được xây dựng sớm cho từng thời kỳ kinhdoanh

Phương án mua hàng là một tài liệu rất cần thiết đảm bảo sự thành côngcho hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Phương án mua hàng trên thực tế

có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như:

- Bản mô tả những hàng hoá cần mua chỉ sử một số đặc tính của sảnphẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp có nhu cầu

- Phương án chi tiết bao gồm những dự tính của doanh nghiệp nhằmtriển khai mua hàng hoá, dịch vụ, nó giúp doanh nghiệp quyết định nhanhchóng sẽ mua hàng gì? ở đâu? số lượng bao nhiêu… Ngoài ra, phương ánmua hàng cũng sẽ cho phép các nhà cung ứng nhận biết nhanh chóng nhữngyêu cầu của doanh nghiệp về hàng hoá và dịch vụ có nhu cầu Phương án muahàng thường cho biết thông tin về một số nhà cung ứng quan trọngvà so sánhđược một số ưu điểm hạn chế của nhà cung ứng này Tuy nhiên, phương ánmua hàng cũng cần phải có độ mở đẻ tránh hạn chế những nhà cung ứng mới

Một phương án mua hàng phải làm cụ thể hoá một số nội dung cơ bảnsau đây:

+ Mục tiêu mua hàng: Mục tiêu mua hàng được cụ thể hoá cho từng lầnmua hàng

+ Tên loại sản phẩm dịch vụ cần mua

+ Quy cách tiêu chuẩn sản phẩm và dịch vụ

+ Số lượng từng loại sản phẩm và dịch vụ

+ Giao nhận

+ Thời gian giao hàng

+ Thời hạn thanh toán

+ Các điều kiện về bảo hành: phương án mua hàng cần nêu rõ nhữngđiều kiện bảo hành tối thiểu cần có

+ Các điều kiện về bảo trì

+ Đào tạo chuyển giao

+ Các tài liệu đi kèm: Bao gồm các tài liệu về sơ đồ, hướng dẫn sử dụng,hướng dẫn trùng tu sửa chữa giấy chứng nhận nguồn gốc nguyên vậtliệu,chứng nhận xét nghiệm, các biên bản về thử nghiệm

+ Sở hữu trí tuệ: những lưu ý có liên quan đến sở hữu trí tuệ khi muahàng

+ Một số địa chỉ nhà cung ứng có thể

Một phương án mua hàng tốt phải đưa ra được chỉ dẫn, hướng dẫn quátrình mua Gởi mở một số nhà cung ứng có thể, và đánh giá năng lực của cácnhà cung ứng này theo các thông tin thu nhận được trong các thương vụ trướcđây hoặc thu được từ thị trường

1.5.2.4 Xác định ngân sách mua hàng

Cùng với việc xây dựng môt phương án mua hàng chi tiết doanh nghiệpcũng cần lên ngân sách mua hàng một cách cụ thể hoá Xác định ngân sáchmua hàng, doanh nghiệp cần xác định tổng giá trị hàng hoá, dịch vụ cần mua

và dự trù các khoản chi phí cần thiết để mua hàng, thông thường các khoảnchi phí bao gồm các khoản chính sau:

- Tên hàng chi trả cho nhà cung ứng

- Chi phí vận chuyển hàng mua

- Chi phí bảo hiểm hàng mua

- Chi phí lưu kho

- Thuế

- Lệ phí khác trong mua hàng

- Chi phí nhân sự mua hàng

- Chi phí hoa hồng, môi giới trong mua hàng

- Chi phí văn phòng phẩm

- Chi phí điện thoại, internet, chuyển phát giấy tờ…

- Chi phí đi lại…

1.5.2.5 Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của DNTM

- Môi trường bên trong doanh nghiệp

 Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty: Chiến lược kinh doanhgiúp doanh nghiệp thấy rõ được hướng đi, kế hoạch, mục đích của doanhnghiệp, giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội và tạo được lợi thế cạnhtranh, nhìn rõ thách thức để tìm giải pháp tháo gỡ Nếu doanh nghiệp đưa rachiến lược kinh doanh đúng đắn thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác xây dựng kếhoạch mua hàng của doanh nghiệp

 Chính sách sản phẩm: Một chính sách sản phẩm hợp lý sẽ đem lạihiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể phát triển thànhcông hay không là nhờ vào chính sách sản phẩm của mình Chính sách sảnphẩm cho ta thấy cơ cấu sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với tình hình hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hướng ưu tiên trong việc muamặt hàng nào, bán hàng mặt hàng nào, số lượng, chất lượng sản phẩm ra sao

 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật: Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuậtcũng là nhân tốt ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua hàng của công ty.Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, sẽ thuận lợi và đảm bảo cho hoạtđộng mua hàng và dự trữ tốt của doanh nghiệp và ngược lại.

 Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Là điều kiện tiền đề vật châtcho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trongmua hàng Đây là nhân tố cơ bản quan trong ảnh hưởng đến công tác xâydựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại Nếu khả năng tàichính cho hoạt động mua hàng kịp thời đầy đủ thì hoạt động mua hàng đươctiến hành một cách nhanh chóng, thuận lợi Nếu khả năng huy động vốn chohoạt động mua hàng còn hạn chế, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ chi cơ hội kinhdoanh

 Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Trình độ của đội ngũ nhân viêntrong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng ảnh hưởng khối lượng, chấtlượng và chi phí mua hàng… Nhân viên mua hàng giỏi phải là những người

có hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình được giao, nắm bắt được mục tiêuchiến lược kinh doanh, có khả năng phân tích những ảnh hưởng của thịtrường, có kinh nghiệm, nắm bắt được chính sách kinh tế, pháp luật của nhànước về mặt hàng được giao Vì vậy trong công tác xây dựng kế hoạch muahàng thì nhà quản trị phải lựa chọn đúng người, đúng năng lực chuyên môn đểđảm bảo mua hàng hiệu quả trong kinh doanh

- Môi trường bên ngoài doanh nghiệp

 Nhà cung cấp: Là nhân tố quan trọng trong việc quyết định hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp có liên tục và có hiệu quả hay không Nếu nhưnhà cung cấp của doanh nghiệp mà thực hiện đúng như chính sách mà công tyđưa ra thì điều đó sẽ tạo mối quan hệ lâu bền giữ hai bên Nhà cung cấp cókhả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp một cách tốt nhất thì sẽ làyếu tố có ảnh hưởng tốt đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và ngượclại

 Đối thủ cạnh tranh: Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng gặpphải đối thủ cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh kìm hãm và gây tổn thất đến hoạtđộng kinh doanh của công ty, mặt khác đối thủ cạnh tranh cũng là động lựcthúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển Trong lĩnh vực mua hàngcũng vậy, doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnhtranh, sự cạnh tranh trên thị trường mua thường là sự cạnh tranh về giá nêndoanh nghiệp phải thường xuyên quan tâm đến các chính sách giá của nhàcung cấp và của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá mà nhà cung cấp có thểchấp nhận được.

 Nhu cầu thị trường và khách hàng: đây là một trong những nhân tốquyết định đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hoá mà doanh nghiệp muavào Do đó, mọt sự thay đổi về nhu cầu khách hàng, thị trường tiêu thụ sẽ ảnhhưởng đến công tác hoạch định và tổ chức các khâu trong quản trị mua hàng

Vì vậy các doanh nghiệp cần phải thăm dò thị hiếu của khác hàng để có thểđưa ra những chính sách mua hàng có hiệu quả nhất

 Công nghệ: Tốc độ phát triển công nghệ làm thay đổi sản phẩm, tácđộng đến nhu cầu của người tiêu dùng, do đó ảnh hưởng đến nhu cầu muahàng của doanh nghiệp Khi công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanhnghiệp có điều kiện cũng như thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng,việc mua hàng diễn ra nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn Việc xây dựng

kế hoạch mua hàng cũng dễ dàng hơn

 Cơ quan quản lý nhà nước: Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt độngdưới sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chínhsách, quy định, hiến pháp và luật pháp Do đó, các doanh nghiệp cần phải linhhoạt trong việc nắm bắt tình hình những thay đổi nhất là các doanh nghiệpliên quan đến xuất nhập khẩu, vì khi đó hoạt động kinh doanh liên quan đếncác quy định luật pháp của mỗi nước một khác nhau Nếu các doanh nghiệpthương mại không chú ý và nắm vững thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp

 Các nhân tố khác: Tỷ giá hối đoái, thị trường tài chính, các chínhsách tài khoá, điều kiện tự nhiên, văn hoá, phong tục tập quán… ảnh hưởngđến hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp.

Trên đây là cơ sở lý luận về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tiếpcận trên các góc độ khác nhau đối với các doanh nghiệp nói chung, cũng nhưnhìn nhận một số nhân tố môi trường có khả năng ảnh hưởng đến công tácxây dựng kế hoạch mua hàng của các doanh nghiệp Để có cách nhìn thực tếhơn tại doanh nghiệp thương mại hiện nay ở Việt Nam đã thành công và hạnchế như thế nào trong công tác tổ chức mua hàng., em tiến hành lựa chọnnghiên cứu thực trạng tại Công ty cổ phần truyền thông 5P

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG 5P

2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu đề tài

2.1.1 Các phương pháp thu thập dữ liệu

2.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Khi tiến hành thu thập các dữ liệu sơ cấp tại doanh nghiệp thì em tiếnhành lập các phiếu điều tra trắc nghiệm và phiếu phỏng vấn đến nhân viêntrong công ty

+ Phiếu điều tra trắc nghiệm

- Phiếu điều tra được thiết kế khoảng 8-10 câu, mỗi câu có nhiều phương

án trả lời khác nhau, giúp cho người hỏi có câu trả lời phù hợp nhất về thựctrạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp

- Việc thu nhập các dữ liệu từ phiếu điều tra trắc nghiệm nhằm giúp emthu thập được các thông tin chung nhất có liên quan đến hoạt động xây dựng

kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp

- Cách thức tiến hành

Bước 1: Lập phiếu điều tra trắc nghiệm chủ yếu các câu hỏi tập trung

vào công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp như xác địnhnhu cầu mua hàng, phương án mua hàng, ngân sách mua hàng… Với mỗi câuhỏi có nhiều đáp án trả lời và có các hình thức lựa chọn, cách chọn đáp án cóthể là tính dấu hoặc khoanh tròn đáp án cần chọn

Bước 2: Tiến hành phát phiếu điều tra trắc nghiệm đến các cán bộ, nhân

viên trong công ty, những người được phát phiếu bao gồm: Trưởng phòngkinh doanh Vũ Hồng Hải; Nhân viên kinh doanh Nguyễn Hồng Gấm; Trưởngphòng xuất nhập khẩu Trương Ngọc Thực; Nhân viên phòng kỹ thuật -Nguyễn Văn Viết; Nhânviên xuất nhập khẩu Vương Hà Phương; Nhân viên

kinh doanh Đỗ Văn Lập và Vương Đức Cao; Nhân viên phòng Tài chính kếtoán Vũ Thị Nhung.

Bước 3: Tiến hành thu thập lại 8 phiếu điều tra

+ Phiếu phỏng vấn

- Mục đích: khi tiến hành thu thập thông tin theo phương pháp phiếuđiều tra trắc nghiệm chúng ta sẽ không có điều kiện để tìm hiểu được cácthông tin một cách cụ thể, nhiều thông tin chưa được đề cập đến, cũng nhưthông tin được thể hiện trên bảng hỏi chưa được rõ ràng Vì vậy cần tiến hànhphương pháp chuyên gia để thu thập cụ thể và sâu sắc hơn những nội dungthông tin cần nghiên cứu mà trong phiếu điều tra chưa phản ánh hết

- Nội dung phỏng vấn khoảng từ 10-15 câu hỏi cụ thể hoá nội dung xâydựng kế hoạch mua hàng

- Cách thức tiến hành

Bước 1: Lập bảng câu hỏi phỏng vấn, những câu hỏi phỏng vấn chính

chủ yếu xung quanh nội dung về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng củadoanh nghiệp, các câu hỏi phải nhấn mạnh và nổi bật nên thực trạng hiện naytrong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cũng như kếhoạch mua hàng trong tương lai của doanh nghiệp

Bước 2: Lập kế hoạch hẹn phỏng vấn

Bước 3: Tiến hành phỏng vấn trưởng phòng kinh doanh ông Vũ Hồng

Hải và chị Vương Ngọc Thực - trưởng phòng xuất nhập khẩu

2.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Các dữ liệu thứ cấp được lựa chọn làm dữ liệu nghiên cứu

Các dữ liệu thứ cấp được lựa chọn làm dữ liệu nghiên cứu tại công ty là

từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh toàn công ty trong 3 năm, báo cáotổng kết các năm, báo cáo tổng kết tình hình mua hàng và đặt hàng của công

ty, hế hoạch mua hàng trong thời gian tới của công ty, báo cáo tài chính, nhânsự…

- Mục đích: Việc nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp nhằm phân tích, nhậnxét, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty gồm các số liệu liênquan đến hoạt động mua hàng trong thời gian vừa qua cũng như kế hoạchmua hàng trong tương lai của công ty, các dữ liệu liên quan đến cơ cấu tổchức, lĩnh vực kinh doanh…

2.1.2 Phương pháp xử lý, phân tích dữ liệu:

2.1.2.1 Phương pháp xử lý, phân tích dữ liệu sơ cấp

+ Phương pháp xử lý điều tra: Tiến hành phân tích tổng số phiếu thu vềđối chiếu với tổng số phiếu phát ra, tiến hành tổng hợp và phân tích các kếtquả mà phiếu điều tra nhận được Mỗi phương án xem có bao nhiêu người lựachọn, từ đó đưa ra các nhận xét về kết quả điều tra

+ Phương pháp phỏng vấn: Phân tích những nhận xét, nhận định và đánhgiá của các chuyên gia về vấn đề phong vấn, từ đó rút ra các kết luận chung

về tình hình tổ chức công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại Công ty cổphần truyền thông 5P

2.1.2.2 Phương pháp xử lý, phân tích dữ liệu thứ cấp

+ Phương pháp so sánh: phương pháp so sánh đối chiếu, phân tích giữacác dữ liệu, chỉ số nhằm đánh giá được sự thay đổi, tăng trưởng qua các năm.Hoặc so sánh có thể tiến hành so sánh theo cặp để đối chiếu xem giữa các bộphận, lĩnh vực khác nhau thì khác nhau như thế nào Khi tiến hành phươngpháp này thường là để so sánh số liệu giữa các năm với nhau, năm sau so vớinăm trước xem tình hình tăng giảm chỉ tiêu như thế nào, như chỉ tiêu doanhthu, lợi nhuận, kết quả hoạt động mua hàng qua các năm

+ Phương pháp phân tích tổng hợp: Tiến hành đánh giá một cách tổngquát nhất các dữ liệu thứ cấp thu thập được sau đó tiến hành tổng hợp lại đểrút ra các kết luận cần thiết cho việc viết chuyên đề

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của môi trường đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại Công ty cổ phần truyền thông 5P

2.2.1 Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần truyền thông 5P

+ Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần truyền thông 5P khởi nghiệp ngày 26 tháng 5 năm 2007

có trị sở chính tại 48 ngõ 82/83 Chùa Láng - Đống Đa – Hà Nội Là một công

ty có tuổi đời non trẻ, công ty lấy tên cổ phần truyền thông 5P với ý nghĩa,mục tiêu 5P để hoàn thiện chính mình bao gồm:

- Product - sản phẩm: Chất lượng tốt nhất, hình thức bắt mắt, mẫu mãphong phú, đa dạng

- Price - giá cả: Hợp lý, cạnh tranh

- Place - địa điểm: Thuận tiện, linh hoạt

- Promotioe - khuyến mại: Hấp dẫn, phong phú

- People - con người: chuyên nghiệm, năng động, sáng tạo, nhiệt tìnhTrong những năm qua, công ty có có nhịp phát triển tốt, doanh thu nămsau luôn cao hơn năm trước với số vốn điều lệ 4,9 tỷ đồng Thời gian tớicông ty có kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của mình thêm một sốlĩnh vực khác

+ Lĩnh vực hoạt động chính của công ty

- Cung cấp giấy offset, conche, carbonless… cho các nhà in

- Cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu ngành giấy

- Sản xuất và buôn bán các sản phẩm in như: sách, báo, tạp chí…

+ Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

- Chức năng: sản xuất và kinh doanh cá loại giấy, buôn bán các sản phẩm

in ấn

- Nhiệm vụ và quyền hạn

Phòng xuất nhập khẩu

+ Cơ cấu tổ chức của công ty

Là một công ty thương mại nhỏ, Công ty cổ phần truyền thông 5P đãđưa ra một hệ thống quản lý được tổ chức hợp lý, gọn nhẹ và khoa học vớiquá trình phát triển ở hiện tại và cả trong tương lai nhằm mang lại hiệu quảhoạt động kinh doanh tốt nhất cho công ty Sơ đồ tổ chức của công ty đượcthể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty

Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được thể hiên qua báo cáodưới đây:

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2008 – 2010

Đơn vị tính: nghìn đồng Việt Nam

2010/200 9

kinh doanh của Công ty cổ phần truyền thông 5P trong 3 năm vừa qua làtương đối phát triển một cách đều đặn Lợi nhuận năm sau cao hơn nămtrước.

2.2.1.2 Đánh giá tổng quan tình hình mua hàng và quản trị mua hàng của Công ty cổ phần truyền thông 5P

Là một doanh nghiệp kinh doanh các loại giấy cung cấp cho các nhà in

là chính bên cạnh đó công ty cũng có sản xuất các sản phẩm

Việc xuất nhập khẩu giấy của công ty cảng không tránh vấp phải nhữngkhó khăn trong khâu thanh toán bằng ngoại tệ ảnh hưởng không nhỏ tới quátrình mua hàng của doanh nghiệp Đồng thời với sự tăng giá của xăng dầu,điên cũng ảnh hưởng đến việc sản xuất, mua bán hàng và tiêu thụ sản phẩm.Trong thời gian tới công ty có kế hoạch buôn bán các sản phẩm giấy vở, vănphòng phẩm phục vụ cho giáo dục Muốn vậy, doanh nghiệp cần chủ độngtìm nhà cung cấp trước cũng như nâng cao tiềm lực tài chính, nhân sự cho độingũ mua, bán hàng

2.2.2 Ảnh hường của các nhân tố môi trường đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của Công ty cổ phần truyền thông 5P

2.2.2.1 Nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp

Khả năng tài chính của doanh nghiệp: là một công ty cổ phần với số vốnnhỏ ảnh hưởng lớn đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanhnghiệp, việc xác định nguồn ngân sách mua hàng của công ty luôn bị bó buộc

Vì vậy việc cạnh tranh với các doanh nghiệp là luôn gặp khó khăn Tuy vậynhờ sự cố gắng về huy động và sự dụng vốn của công ty mà hoạt động xâydựng kế hoạch mua hàng cũng có được sự thành công nhất định trong tiềmlực tài chính eo hẹp

+ Chính sách sản phẩm: Với đặc điểm kinh doanh của mình, Công ty cổphần truyền thông 5P xây dựng kế hoạch mua hàng theo các dòng sản phẩmchính là các loại giấy phục vụ trong ngành in ấn và các sản phẩm ngành in

Các sản phẩm này quy định đối tượng, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.

Do đó điều này chi phối doanh nghiệp trong việc quyết định số lượng, cơ cấumặt hàng cần mua qua các thời kỳ kinh doanh khác nhau

+ Việc xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty còn chịu ảnh hưởng từđiều kiện, cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp Những hạn chế về thiết bịmáy móc, hệ thống kho bãi trong khâu dự trữ hàng hoá chưa đồng bộ gây ranhiều khó khăn trong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanhnghiệp

+ Nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Đội ngũ nhân viên nội chung cũng như đội ngũ nhân viên mua hàng nóiriêng có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng Hiệncông ty chỉ có phòng kinh doanh phát triển thị trường chịu trách nhiệm muabán hàng hoá, kiêm nhiệm vả việc nghiên cứu thị trường và xây dựng kếhoạch mua hàng Do vậy nhân lực để hoàn thành tốt công tác này còn thiếucần được công ty bổ sung

2.2.2.2 Nhân tố môi trường bên ngoài

+ Nhà cung cấp: Là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác xâydựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp Hiện Công ty cổ phần truyềnthông 5P đã có được mối quan hệ với một số nhà cung cấp có uy tín trongnước như: Công ty giấy Bãi Bằng, Phù Đổng và một số nhà cung cấp nướcngoài Tuy vậy, công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn do các nhà cung cấpmang đến do lượng hàng mua của công ty ít nên không được ưu tiên khiếncông tác xây dựng kế hoạch mua hàng thường ở thế bị động

+ Các nhân tố thuộc môi trường quốc tế

- Môi trường kinh tế thế giới: Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hiệnnay, xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế khiến cho mọi biến động của kinh tếthế giới đều có tác động không nhỏ đến sự tồn tại và phát triển của doanhnghiệp Đặc biệt trong giai đoạn này nền kinh tế thế giới đang có nhiều khủng

hoảng và biến đổi lớn, do đó việc xây dựng kế hoạch mua hàng từ các đối tácnước ngoài của công ty gặp không ít trở ngại và khó lường trước.

- Luật pháp và thông lệ quốc tế cũng là điều kiện mà đội ngũ xây dựng

kế hoạch mua hàng của công ty cần quan tâm trong những thương vụ muahàng của các đối tác ở những quốc gia khác nhau

+ Nhu cầu thị trường và khách hàng

Nhu cầu của thị trường và khách hàng là một trong những nhân tố quantrọng và ảnh hưởng trực tiếp đến việc mua hàng của doanh nghiệp Khi nhucầu của khách hàng tăng lên thì công tác xây dựng kế hoạch mua hàng củacông ty cần chủ động bắt kịp nhu cầu đó mà có kế hoạch mua hàng hợp lý vàngược lại Công ty cổ phần truyền thông 5P chủ yếu bán hàng theo đơn đặthàng nên công tác xây dựng kế hoạch mua hàng cũng không gặp nhiều khókhăn để đáp ứng những nhu cầu này

+ Đối thủ cạnh tranh: Hiện nay, trên thị trường có nhiều doanh nghiệpkhác cũng đang kinh doanh mặt hàng giống Công ty cổ phần truyền thông 5P

Do vậy, công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cần thựchiện một cách linh hoạch, phù hợp với từng thời điểm cũng như tiềm lực củacông ty

+ Cơ quan quản lý nhà nước: Các chính sách, luật pháp, hiến pháp, quyđịnh của Nhà nước liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty có tácđộng và ảnh hưởng sâu sắc tới công tác xây dựng kế hoạch mua hàng củaCông ty cổ phần truyền thông 5P.Cụ thể là các quyết định về giá điện, xăngdầu cũng như các quy định về xuất nhập khẩu

2.3 Phân tích thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại Công

ty cổ phần truyền thông 5P qua các chỉ tiêu sơ cấp và thứ cấp

2.3.1 Kết quả phân tích qua các dữ liệu sơ cấp

2.3.1.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm

Sau khi phát 8 phiếu điều tra về công tác xây dựng kế hoạch mua hàngcủa công ty thu về được 8 phiếu, em đã thu thập được một số thông tin quantrọng trong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty, phục vụ chonội dung của bài chuyên đề của mình với kết quả như sau:

Bảng 2.2: Kết quả điều tra trắc nghiệm

ST

Số phiếu chọn

Tỷ lệ (%)

1 Ông (bà) đánh giá như

thế nào về công tác xây

2 Mức độ quan tâm của

doanh nghiệp đến công

cầu mua hàng của công

ty được thực hiện theo

Nhận xét: Qua bảng câu hỏi trắc nghiệm thu thập được có thể thấy phầnnào công ty xây dựng kế hoạch mua hàng của Công ty cổ phần truyền thông5P.

Việc xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty chưa diễn ra một cáchthường xuyên có hệ thống mà chỉ tuỳ thuộc vào nhu cầu thị trường Kháchhàng vẫn là nhân tố mà doanh nghiệp quan tâm trước khi quyết định muahàng để bán cho họ Quy trình xác định nhu cầu mu hàng của công ty chủ yếutheo hai quy trình từ dưới lên trên và trên - dưới – trên Phương pháp để công

ty xác định nhu cầu mua hàng là khá đa dạng Căn cứ để công ty xây dựng kếhoạch mua hàng được dần đều theo ba căn cứ: giá trị hàng mua - mức độ rủi

ro trong mua hàng – tình hình thị trường Phương pháp xác định ngân sáchmua hàng của công ty chủ yếu dựa vào mức kỳ trước và phương pháp khả chi.Mục tiêu chất lượng hàng hoá được công ty quan tâm nhất, tiếp đến là việcchi phí và việc đảm bảo thời hạn trong khi mua hàng Quy tắc mua hàng củanhiều nhà cung cấp khi xây dựng kế hoạch mua hàng được công ty áp dụnggiúp doanh nghiệp giảm thiểu được những khó khăn khi thị trường biến động

2.3.1.2 Kết quả điều tra phỏng vấn

Cùng với các câu hỏi trắc nghiệm trong phiếu điều tra em còn thu thậpđược một số thông tin cần thiết cho nội dung của bài luận văn của mình thôngqua các câu hỏi phỏng vấn trực tiếp

* Phỏng vấn ông Vũ Hồng Hải - Trưởng phòng kinh doanh

- Theo ông Hải cho biết một số khó khăn mà công ty gặp phải trongcông tác xác định nhu cầu mua hàng là công tác nghiên cứu thị trường cònhạn chế, các thông tin thu thập được từ các cán bộ thị trường của công ty làkhông đầu đủ, một số thông tin chưa qua xử lý, do đó bộ phận xây dựng kếhoạch mua hàng phải tiếp tục tiến hành một số công việc để xác định lạithông tin, mất nhiều thời gian