Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn iso 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân thị xã điện bàn

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIATÊN ĐỀ TÀI: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TÊN ĐỀ TÀI: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Ứng dụng bộ tiêu chuẩn iso 9000 trong công tác văn phòng

Mã phách:.……….

Hà Nội – 2023

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài……… …….1

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu……… ….2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu……… …2

4 Phương pháp nghiên cứu……….……… 2

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài……… 3

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000……… 4

1.1 Khái niệm bộ tiêu chuẩn ISO 9000……….4

1.2 Vai trò của bộ tiêu chuẩn ISO 9000………4

1.3 Quy trình thực hiện bộ tiêu chuẩn ISO 9000……… 4

1.4 Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000……… 6

1.5 Nội dung tiêu chuẩn chính của bộ tiêu chuẩn ISO 9000……….7

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN……… ……… 8

2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn……….8

2.1.1 Giới thiệu chung……… 8

2.1.2 Cơ cấu tổ chức……… 8

2.2 Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn iso 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn……… 9

2.2.1 Quy định về kiểm soát tài liệu nội bộ……… 9

a Lưu đồ……… ……… 9

b Phân tích chi tiết……… 10

c Trách nhiệm biên soạn, xem xét, kiểm tra và phê duyệt tài liệu……… 11

2.2.2 Quy định về định dạng tài liệu nội bộ ……… 12

2.2.3 Hình thức của tài liệu……… 12

2.2.4 Hệ thống ký mã hiệu……… 13

2.2.5 Dấu hiệu kiểm soát……… 14

2.2.6 Nội dung của các tài liệu……… 15

a Sổ tay chất lượng bao gồm ít nhất những nội dung như sau………15

b Quy trình được trình bày thống nhất gồm các nội dung theo trình tự sau…… 15

c Hướng dẫn công việc……… 16

d Các tài liệu nội bộ khác……… 16

2.2.7 Thay đổi, cập nhật tài liệu……… 16

2.2.8 Quy định về kiểm soát tài liệu bên ngoài……… 17

a Các loại tài liệu bên ngoài……… 17

b Tiếp nhận và quản lý tài liệu bên ngoài……… 17

2.2.9 Quy định về kiểm soát hồ sơ ……… 18

a Lưu đồ……… ……… 18

b Xác định và Phân loại hồ sơ chất lượng……… 18

c Quy định nhận biết và cách sắp xếp hồ sơ chất lượng……….19

d Truy cập, sử dụng hồ sơ chất lượng……….19

e Lưu trữ và bảo quản hồ sơ chất lượng……… 19

f Xử lý hồ sơ chất lượng……… ………… 19

2.3 Các biểu mẫu……… ……….20

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN………23

3.1 Nhận xét, đánh giá……… 23

3.1.1 Ưu điểm……… 23

3.3.2 Nhược điểm……… 24

KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Để đổi mới quản lý chất lượng, ở Việt Nam việc xây dựng hệ thống chấtlượng ISO 9000 trong doanh nghiệp là một vấn đề hết sức cần thiết Hệ thống chấtlượng này sẽ làm thay đổi nhiều cách nghĩ và cách làm cũ, tạo ra một phong cách,một bộ mặt mới cho hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của cơ quan, doanhnghiệp Ngoài ra hệ thống chất lượng ISO 9000 còn là "chìa khoá" để Việt Nam mởcửa đi vào thị trường thế giới

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 sẽ giúp các cơ quan,doanh nghiệp thiết lập được các quy trình chuẩn để kiểm soát các hoạt động, đồngthời phân định rõ việc, rõ người trong quản lý, điều hành công việc Hệ thống quản lýchất lượng sẽ giúp cán bộ nhân viên thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và thườngxuyên cải tiến công việc thông qua các hoạt động theo dõi và giám sát Một hệ thốngquản lý chất lượng tốt không những giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động và

sự thỏa mãn của khách hàng và còn giúp đào tạo cho nhân viên mới tiếp cận côngviệc nhanh chóng hơn Trước thực tiễn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng, cóthể thấy điều quan trọng là các cơ quan, doanh nghiệp áp dụng phải nhận thức vàthực sự phát huy được hiệu quả của hệ thống này Làm được việc đó, cần sự camkết hết lòng của lãnh đạo; có các hình thức khuyến khích mọi thành viên tham giaxây dựng, không ngừng cải tiến, cập nhật hệ thống Đồng thời, cần chú trọng đàotạo cán bộ nhân viên, tạo môi trường chia sẻ tri thức Điều cốt lõi là xây dựng một

hệ thống linh hoạt, năng động, có cơ chế mở để các thành viên dễ dàng đóng góp ýtưởng sáng tạo Chỉ khi đó, hệ thống chất lượng mới không là gánh nặng mà thực

sự trở thành nền tảng vững chắc cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo ISO được coi là một trong các yêu cầu cấp thiếtđối với các cơ quan, tổ chức hiện nay Các tiêu chuẩn về bộ tiêu chuẩn ISO 9000đang được áp dụng rộng rãi, trong đó có lĩnh vực hành chính, điển hình là công tác

Hiểu được tầm quan trọng của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với các

cơ quan, doanh nghiệp hiện nay nên em đã chọn đề tài “Tình hình ứng dụng bộ tiêuchuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xãĐiện Bàn” Thông qua đề tài, luận giải những vấn đề lý luận, thực tiễn về bộ tiêuchuẩn ISO 9000 cũng như hiểu sâu hơn về Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO

9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp, từ đóđưa ra nhận xét, đánh giá và các giải pháp nâng cao

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

- Tìm hiểu thực trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh

lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn

- Nhận xét, đánh giá và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứngdụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Ủy bannhân dân Thị xã Điện Bàn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

- Thực trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệulưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn

- Ưu điểm, nhược điểm và giải pháp nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêuchuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xãĐiện Bàn

* Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn

- Về thời gian: Thực hiện nghiên cứu từ ngày 12/05/2023 đến ngày19/05/2023

4 Phương pháp nghiên cứu

- Tiến hành cứu thông qua các nguồn tài liệu như giáo trình, slide bài giảng

về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

- Tìm hiểu thực trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh

lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn

- Các phương pháp khác được sử dụng trong bài như: Phân loại, phân tíchtổng hợp thích hợp với từng nội dung để phục vụ cho quá trình nghiên cứu

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài

- Ý nghĩa lý luận: Đưa ra được những khái niệm, vai trò, quy trình, nguyêntắc… của tiêu chuẩn ISO 9000

- Ý nghĩa thực tiễn: Tìm hiểu, đánh giá và đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quảviệc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại

Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000

1.1 Khái niệm bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm trợgiúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và quy mô trong việc xây dựng, áp dụng vàvận hành các hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực ISO 9000 được ban hànhlần đầu vào năm 1987 và duy trì bởi tổ chức Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO)

1.2 Vai trò của bộ tiêu chuẩn ISO 9000

ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn quốc tế do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO)ban hành với mục tiêu là thiết lập Hệ thống chất lượng hợp lý trên cơ sở đó tạo ranhững hàng hóa và dịch vụ có chất lượng cao, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng,của nhân dân Đối tượng áp dụng ISO 9000 không chỉ là những doanh nghiệp sảnxuất kinh doanh - dịch vụ thông thưởng mà còn bao gồm các lĩnh vực dịch vụ côngcộng, dịch vụ hành chính Nó cần thiết và có thể áp dụng cả trong hoạt động kinh tế

- xã hội và quản lý, trong đó dịch vụ hành chính được thực hiện qua hệ thống các tổchức và cơ quan nhà nước ngày càng trở thành quan trọng

1.3 Quy trình thực hiện bộ tiêu chuẩn ISO 9000

* Giai đoạn 1: Cam kết

Cam kết của nhà lãnh đạo cao nhất của tổ chức là điều kiện quan trọng nhất để

có thể xây dựng và thực hiện có hiệu quả Cam kết của lãnh đạo thể hiện: Hiểu rõyêu cầu và tầm quan trọng của việc áp dụng ISO 9000 Đảm bảo điều kiện thuậnlợi, xác định phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động Lập văn bản giải thíchmục đích dự án

* Giai đoạn 2: Lập kế hoạch tổ chức

Thiết lập cơ cấu, hướng dẫn và các chỉ đạo quá trình thực hiện hiệu quả về:mục tiêu, cơ cấu dự án, trách nhiệm liên quan, đánh giá hiện trạng, kế hoạch thicông, nhu cầu nguồn lực cần thiết Việc áp dụng ISO 9000 là một dự án lớn, vì vậycần có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại cơ quan, doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh

đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO 9000 Cần bổ nhiệmĐại diện lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệthống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chấtlượng

* Giai đoạn 3: Xác định và phân tích các quá trình

Đánh giá thực trạng của cơ quan, doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn Cần

rà soát các hoạt động theo định hướng quá trình, xem xét yêu cầu nào không ápdụng và mức độ đáp ứng hiện tại của các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp.Việc đánh giá này làm cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay bổ sung

để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết, từ đó xác định và lập biểu đồ quytrình sử dụng để sản xuất và phân phối sản phẩm

* Giai đoạn 4: Xây dựng kế hoạch chất lượng

Tạo ra, ghi lại quan điểm chung, thống nhất giữa các phòng ban về cách thứckết hợp và thứ tự công việc Thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất lượng

Hệ thống tài liệu phải được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu của tiêuchuẩn và các yêu cầu điều hành của cơ quan, doanh nghiệp bao gồm: Sổ tay chấtlượng Các qui trình và thủ tục liên quan Các hướng dẫn công việc, quy chế, quyđịnh cần thiết

* Giai đoạn 5: Lập các bước cơ bản

Áp dụng hệ thống chất lượng theo các bước: Phổ biến để mọi nhân viên nhậnthức đúng, đủ về ISO 9000 Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình,hướng dẫn đã xây dựng Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn liên quan đến từngquá trình, quy trình cụ thể

* Giai đoạn 6: Lập tài liệu các bước cơ bản của hệ thống chất lượng

Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm: Tổ chức cáccuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệ thống và tiến hành các hoạtđộng khắc phục, phòng ngừa cần thiết

Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Cơ quan, doanh nghiệp có quyền lựa chọn bất

kỳ tổ chức Chứng nhận nào để đánh giá và cấp chứng chỉ vì mọi chứng chỉ ISO

9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp Đánh giátrước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sẵn sàng của hệ thống chấtlượng cho đánh giá chứng nhận Hoạt động này thường do tổ chức Chứng nhậnthực hiện

* Giai đoạn 7: Thực hiện các bước cơ bản của hệ thống chất lượng Tổ chCơquan, doanh nghiệp cần triển khai theo kế hoạch, đảm bảo sự phù hợp liên tục,chứng minh tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống

* Giai đoạn 8: Công nhận phương án thực hiện

Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận Sau khi khắc phục các vấn đềcòn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận, cơ quan, doanh nghiệp cần tiếp tụcduy trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để không ngừngcải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý

1.4 Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được xây dựng dựa trên 8 nguyên tắc là:

- Định hướng tới sự thỏa mãn các yêu cầu và mong đợi của khách hàng

- Đề cao vai trò của lãnh đạo trong việc xác định mục đích, biện pháp, chỉ dẫn

và tạo môi trường làm việc thuận lợi để cho mọi người có thể tham gia một cáchđầy đủ trong các công việc thực hiện những mục tiêu của tổ chức

- Khuyến khích sự tham gia đầy đủ của những người lao động vì lợi ích chungcủa tổ chức

- Phương pháp tiếp cận theo quá trình nhằm đạt được hiệu quả cao trong côngviệc: mọi công việc đều có đầu vào và kết quả đầu ra cụ thể

- Phương pháp quản lý một cách có hệ thống: hoạt động quản lý được thựchiện theo vòng tròn Deming: Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động

- Cải tiến liên tục quá trình hoạt động là sản phẩm và dịch vụ

- Các quyết định của nhà quản lý phải dựa trên cơ sở phân tích đầy đủ cácthông tin và số liệu thực tế về quá trình và sản phẩm

- Đảm bảo lợi ích hợp lý giữa tổ chức với các bên có liên quan tạo ra giá trịcủa hoạt động

1.5 Nội dung tiêu chuẩn chính của bộ tiêu chuẩn ISO 9000

- Tiêu chuẩn ISO 9000:2005: Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng:

tiêu chuẩn này mô tả cơ sở của các hệ thống quản lý chất lựợng và quy định cácthuật ngữ cho các hệ thống quản lý chất lượng, nó chứa đựng những ngôn ngữ cốtlõi của bộ tiêu chuẩn ISO 9000

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008: Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu: Đây

là tiêu chuẩn trung tâm quan trọng nhất của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, nó sử dụng ởbất kì tổ chức mà thiết kế, phát triển, sản xuất, lắp đặt hay phục vụ cho bất kì mộtsản phẩm nào hoặc cung cấp bất kì kiểu dịch vụ nào Nó đem lại số lượng yêu cầu

mà các tổ chức cần phải hoàn thành nếu như nó làm vừa lòng khách hàng thôngqua những sản phẩm và dịch vụ hoàn chỉnh mà làm thỏa mãn mong chờ của kháchhàng Đây chỉ là sự thực hiện một cách đầy đủ đối với bên kiểm soát thứ ba mà traobằng chứng nhận

- Tiêu chuẩn ISO 9004:2009: Hệ thống quản lý chất lượng - Quản lý cho sự

thành công lâu dài của tổ chức - Một cách tiếp cận quản lý chất lượng

- Tiêu chuẩn ISO 19011:2002: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất

lượng và môi trường: Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn về việc quản lý mộtchương trình đánh giá, hoạch định và tiến hành các cuộc đánh giá hệ thống quản lý,cũng như về năng lực và đánh giá năng lực của chuyên gia đánh giá và đoàn đánhgiá

Chương 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN

2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn

2.1.1 Giới thiệu chung

• Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân Thị xã Điện bàn

• Địa chỉ: Số 22 Hoàng Diệu, Phường Vĩnh Điện, thị xã Điện Bàn

Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn gồm: Ông Trần Úc - Chủ tịch Ủyban nhân dân thị xã, Nguyễn Xuân Hà, Nguyễn Thúy Hằng - Phó Chủ tịch Ủy bannhân dân thị xã và các Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban mặt trận Tổ quốc ViệtNam…

Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơquan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan Hành chính Nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp

và cơ quan Hành chính Nhà nước cấp trên

+ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội

+ Phòng Giáo dục và Đào tạo

+ Phòng Y tế

+ Phòng Tư pháp

+ Thanh tra

+ Phòng Văn Hóa Thông tin

- Các đơn vị sự nghiệp

+ Đài Truyền thanh - Truyền hình

+ Trung tâm Văn hóa thể thao

+ Đội Kiểm tra quy tắc đô thị

+ Ban Quản lý các dự án đầu tư xây

2.2 Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn

Ngày 16/6/2009, Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn ban hành Quyết định số1581/QĐ-UBND về việc ban hành tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng theoTCVN ISO 9001:2008 Để giúp cho các cơ quan, đơn vị thuận tiện trong việcnghiên cứu và áp dụng ISO, Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn cung cấp hệ thốngcác Hồ sơ, tài liệu đã được xây dựng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008.Trong đó Ủy ban nhân dân đã áp dụng ISO vào công tác chỉnh lý tài liệu mộtcách chi tiết, đầy đủ

2.2.1 Quy định về kiểm soát tài liệu nội bộ

a Lưu đồ

b Phân tích chi tiết

- Tài liệu sau khi được biên soạn hoặc sửa đổi, công chức được phân công in

01 bản gốc để Ban lãnh đạo phê duyệt

- Sau khi phê duyệt, Văn thư bổ sung ngày ban hành và ký hiệu “Đã ký” vàophần ký duyệt, chuyển từ file Word sang file Acrobat (trừ các Biểu mẫu) để cậpnhật lên Máy chủ (Server) của Ủy ban nhân dân Thị xã

- Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Thị xã có tráchnhiệm quản lý các tài liệu nội bộ gốc (in ra giấy và có các chữ ký tươi) thuộc hệthống quản lý chất lượng của Ủy ban nhân dân Thị xã như: Sổ tay chất lượng, quytrình, hướng dẫn

- Văn thư có trách nhiệm cập nhật vào các tài liệu gốc của hệ thống khi có sựthay đổi

- Nếu có sử dụng bản mềm, cán bộ được phân công có trách nhiệm cập nhậtvào Máy chủ (Server)

- Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Thị xã lập danhmục, cập nhập và lưu giữ tài liệu nội bộ của Ủy ban nhân dân Thị theo biểu mẫuBM.HT.01.02 (kể cả các biểu mẫu có trong từng quy trình)

- Phân phối tài liệu in ra giấy cho các phòng, Văn thư đóng dấu kiểm soát lêntài liệu được phân phối, vào sổ theo quy định tại mục 2.2.5, lập sổ theo dõi phânphối theo biểu mẫu BM.HT.01.04 và đại diện các phòng ký nhận

- Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Thị xã có tráchnhiệm lưu lại bản tài liệu lỗi thời gần nhất (nếu có) và có dấu hiệu để nhận biết(Gạch chéo dấu kiểm soát ) Đối với các tài liệu, hồ sơ huỷ bỏ cần phải có biênbản thì thực hiện theo biểu mẫu BM.HT.01.05

c Trách nhiệm biên soạn, xem xét, kiểm tra và phê duyệt tài liệu

- Tất cả tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng đều phải được phê duyệtbởi lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thị xã trước khi ban hành áp dụng

- Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thị xã quy định cụ thể về các cấp có thẩm quyềnbiên soạn, kiểm tra, phê duyệt từng loại tài liệu như sau:

2.2.2 Quy định về định dạng tài liệu nội bộ

- Phông chữ trình bày tài liệu: là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chânphương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc, sử dụng các phông chữ của bộ mã

ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN6909-2001

- Cách thức định dạng những tài liệu nội bộ khác được trình bày như cáchtrình bày của quy trình này

- Những định dạng không có trong quy trình này, có thể tham khảo Thông tưLiên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 Hướng dẫn vềthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

2.2.3 Hình thức của tài liệu