Giải pháp cũ thường làm Hồ sơ giáo viên bao gồm kế hoạch cá nhân, kế hoạch bài học, sổ công tác, sổ chủ nhiệm,… hiện nay tại trung tâm GDTX, TH&NN vẫn sử dụng hình thứcviết tay hoặc soạn
Trang 1CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VÀ NGOẠI NGỮ TỈNH NINH BÌNH
Đồng tác giả:
1 Ông Nguyễn Xuân Cảnh, Phó giám đốc Trung tâm GDTX, TH&NN
2 Ông Phạm Thanh Lịch, Phó trưởng phòng Trung tâm GDTX, TH&NN
3 Ông Tạ Văn Hải, Giám đốc Trung tâm GDTX, TH&NN
4 Ông Vũ Văn Cường, Phó trưởng phòng Trung tâm GDTX, TH&NN
5 Ông Nguyễn Đình Toản, Chủ tịch CĐ Trung tâm GDTX, TH&NN
Đơn vị: Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ và Hướng nghiệp,
trực thuộc Sở GD&ĐT Ninh Bình.
Trang 3CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN
Kính gửi: Hội đồng chấm Sáng kiến ngành GD&ĐT Ninh BìnhChúng tôi gồm:
TT Họ và tên Năm sinh Nơi công tác Chức danh
Trình độ chuyên môn
Tỷ lệ % đóng góp vào việc tạo
ra sáng kiến
1 Nguyễn Xuân Cảnh 1977
Trung tâm GDTX, TH&NN
Phó giám đốc Thạc sĩ 20%
2 Phạm Thanh Lịch 1984 P.trưởng phòng Thạc sĩ 20%
3 Tạ Văn Hải 1962 Giám đốc Thạc sĩ 20%
4 Vũ Văn Cường 1985 P.trưởng phòng Thạc sĩ 20%
5 Nguyễn Đình Toản 1982 CT Công đoàn Đại học 20%
Trang 4I Tên sáng kiến, lĩnh vực áp dụng
Là nhóm tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến:“Xây dựng hệ thống quản lý, lưu trữ trực tuyến hồ sơ giáo viên tại trung tâm GDTX, TH&NN tỉnh Ninh Bình”.
II Lĩnh vực áp dụng: Công nghệ thông tin, Quản lý giáo dục.
III Thời gian áp dụng sáng kiến: Năm học 2021 - 2022
IV Mô tả bản chất sáng kiến
1 Giải pháp cũ thường làm
Hồ sơ giáo viên bao gồm kế hoạch cá nhân, kế hoạch bài học, sổ công tác,
sổ chủ nhiệm,… hiện nay tại trung tâm GDTX, TH&NN vẫn sử dụng hình thứcviết tay hoặc soạn trên máy rồi in ra duyệt thủ công Với cách thức thực hiện vàquản lý như vậy gây ra rất nhiều hạn chế như:
Mỗi năm, giáo viên một số môn học nhiều tiết phải in tới 7-8 trăm tranggiáo án nộp lên Ban giám đốc và tổ trưởng chuyên môn để kiểm tra, ký duyệtkhiến cho giáo viên cũng như người duyệt mệt mỏi Nhưng rồi, năm này quanăm khác thì chuyện tổ chuyên môn duyệt giáo án mỗi lần một tuần theo quyđịnh và mỗi học kỳ Ban giám đốc duyệt 1 lần cứ lặp đi, lặp lại
Ngoài ra, mỗi khi kiểm tra chuyên đề, kiểm tra nội bộ, thanh tra thì giáoviên còn được kiểm tra giáo án thêm một vài lần nữa Giáo viên cứ ôm đi, ôm về
và phải giữ gìn cẩn thận từng trang giáo án suốt cả năm học cũng khiến cho họcảm thấy chán ngán
Không chỉ giáo án mà các hồ sơ sổ sách khác cũng tương tự Đặc biệt đâycũng là một tiêu chí thi đua quan trọng của giáo viên, được đánh giá, cho điểmrất chặt chẽ tuy nhiên với cách thực hiện thủ công nên đôi khi vẫn xảy ra tìnhtrạng thiếu sót và chưa minh bạch
2 Giải pháp mới cải tiến
Ngày nay Cách mạng Công nghiệp 4.0 (Cách mạng Công nghiệp lần thứ tư) là điều không còn quá xa lạ với mọi người Sự phát triển vượt bậc của khoa
học công nghệ, áp dụng những tiến bộ đó vào trong sản xuất khiến cho năngsuất lao động ngày càng tăng cao, đó là tự động hóa trao đổi dữ liệu trong côngnghệ sản xuất, các hệ thống không gian mạng thực – ảo, điện toán đám mây,điện toán nhận thức, internet vạn vật, trí tuệ nhân tạo,… Đây được coi là xu thếcông nghệ tất yếu mà Việt Nam phải hướng đến để theo kịp các nước phát triểntrên thế giới Chính vì thế CNTT&TT là những hành trang không thể thiếu củacon người trong xã hội hiện đại
Trang 5Tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý, cải cách thủ tục hành chínhdạy và học trong ngành GD&ĐT nói chung và các cơ sở giáo dục nói riêng làyêu cầu cấp thiết giúp cho việc quản lý nắm bắt đầy đủ, toàn diện, minh bạch,chi tiết, khoa học, chính xác trong bất kỳ thời điểm nào, tiết kiệm được thờigian, nhân lực, vật lực, đồng thời giảm thiểu những phiền hà, góp phần nâng caochất lượng, hiện đại hóa giáo dục và đào tạo.
Do đó, việc triển khai ứng dụng Công nghệ thông tin đổi mới trong quản
lý, cái cách thủ tục hành chính, dạy và học tại Trung tâm GDTX, Tin học vàNgoại ngữ tỉnh Ninh Bình là rất cần thiết nhằm khắc phục những hạn chế tồn tạinêu trên, giúp cho việc quản lý, chỉ đạo, điều hành, dạy và học một cách đồng
bộ, chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm, phù hợp mọi lúc, mọi nơi qua các thiết bịCNTT&TT có kết nối Internet
Đặc biệt, trong Thông tư số 32/2020/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục vàĐào tạo có hiệu lực từ ngày 10/11/2020 vừa qua cũng đã gợi mở cho các ngànhgiáo dục địa phương và nhà trường có thể áp dụng nhiều cách quản lý hồ sơ sốsách khác nhau Khoản 4, Điều 21 quy định rõ: “Hồ sơ điện tử được sử dụngthay cho các loại hồ sơ giấy (quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3, Điều 21)theo lộ trình phù hợp với điều kiện của địa phương, nhà trường, khả năng thựchiện của giáo viên và bảo đảm tính hợp pháp của các loại hồ sơ điện tử
Việc quản lý hồ sơ điện tử do Sở Giáo dục và Đào tạo quy định theochuẩn kết nối, chuẩn dữ liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo”
Từ kinh nghiệm rút ra qua nhiều năm theo dõi, tham mưu chỉ đạo việcứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giảng dạy, nhóm tác giả đã xâydựng hệ thống lưu trữ và quản lý trực tuyến hồ sơ giáo viên tại Trung tâmGDTX, Tin học và Ngoại ngữ tỉnh Ninh Bình giúp cho việc quản lý, chỉ đạo,điều hành, dạy và học một cách đồng bộ, chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm Hệthống được lập trình bằng ngôn ngữ PHP và hệ quản trị cơ sở sữ liệu MySQL vàđược tích hợp vào website của trung tâm tại địa chỉ: https://hsgv.gdtx-thnn.ninhbinh.vn
2.1 Mô tả bản chất của giải pháp mới:
Để xây dựng hệ thống quản lý, lưu trữ trực tuyến hồ sơ giáo viên củatrung tâm nhóm tác giả đã sử dụng ngôn ngữ lập trình PHP và sử dụng hệ quảntrị cơ sở dữ liệu MySQL; đây cũng là bộ đôi ngôn ngữ lập trình website thôngdụng nhất hiện tại
- PHP là một ngôn ngữ lập trình kịch bản hay còn gọi là một loại mã lệnhchủ yếu được dùng để phát triển các ứng dụng viết cho máy chủ Nó được khởichạy ở phía server nhằm sinh ra các mã html trên client Các mã lệnh PHP cóthể được nhúng vào trong HTML nhờ sử dụng cặp thẻ PHP
Trang 6- MysQL là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu với một hệ cơ sở dữ liệu tự do
mã nguồn mở Hiện nay, nó là hệ quản trị cơ sở dữ liệu được các nhà phát triểnlập trình ưa chuộng và sử dụng nhiều nhất trong quá trình phát triển dữ liệu.MySQL có hệ quả trị cơ sở dữ liệu ổn định và rất dễ sử dụng Nó có tính khảchuyển và được hoạt động trên một hệ điều hành được cung cấp một hệ thốnglớn bao gồm các hàm có tính tiện ích cao Ngoài ra, MySQL còn có tính bảo mậtrất cao Nó rất thích hợp với những ứng dụng có truy cập CSDL trên internet.Người dùng có thể tải MySQL miễn phí từ các trang chủ của nó
Hệ thống quản lý, lưu trữ trực tuyến hồ sơ giáo viên của trung tâm đượcxây dựng với các tính năng cơ bản sau:
a) Quản trị hệ thống: Hệ thống quản lý, lưu trữ hồ sơ được chia thành 4
cấp người sử dụng với các tính năng, quyền truy cập sử dụng khác nhau: Trong
đó cao nhất là Ban giám hiệu đồng thời là quản trị hệ thống, tiếp đến là các tổ
trưởng chuyên môn, rồi đến giáo viên (có giáo viên chủ nhiệm và không chủ nhiệm) cuối cùng là nhân viên.
b) Hồ sơ giáo viên: Phần này dành cho giáo viên thực hiện việc quản lý,
lưu trữ trực tuyến toàn bộ hồ sơ, sổ sách công tác của từng năm học, bao gồm sổchủ nhiệm, sổ công tác năm học, kế hoạch công tác tổ chuyên môn, kế hoạch cánhân, kế hoạch bài học (giáo án), sổ theo dõi học sinh…Với không gian lưu trữrất lớn trên host sử dụng công nghệ điện toán đám mây nên các giáo viên có thểthoải mái lưu trữ toàn bộ hồ sơ, sổ sách của mình một cách hệ thống, và dễ dàngtruy cập trên nhiều thiết bị chỉ cần có kết nối internet
Trang 7c) Quản lý hồ sơ giáo viên: Phần này dành cho Ban giám đốc quản lý,
theo dõi, xét duyệt, kiểm tra các loại kế hoạch, giáo án, sổ sách… của từng giáogiáo viên, từng tổ chuyên môn trực tuyến mà không cần phải in ra nộp Bangiám đốc cũng có thể thực hiện quản lý danh sách phòng chuyên môn, tổ chuyênmôn cũng như danh sách toàn bộ cán bộ giáo viên của trung tâm
Trang 8d) Thống kê, báo cáo: Thực hiện việc thống kê, theo dõi, kiểm tra để
chấm điểm thi đua cho các giáo viên cũng như các tổ chuyên môn Có thể xuấtđiểm ra định dạng Excel để kết hợp với điểm chấm thi đua của các nội dungkhác Việc thực hiện chấm điểm thi đua nội dung này của giáo viên đảm bảođược tính công bằng, công khai, minh bạch
2.2 Tính mới, tính sáng tạo của hệ thống
Hệ thống ra đời đáp ứng các tiêu chí chủ yếu: Đẩy mạnh ứng dụng CNTTtrong đổi mới trong quản lý, cải cách thủ tục hành chính, dạy và học;
Hệ thống đã cung cấp đầy đủ, đa dạng, kịp thời, nhanh chóng, chính xáccác thông tin về quản lý, chỉ đạo, điều hành, dạy và học một cách đồng bộ, chấtlượng, hiệu quả, tiết kiệm tại Trung tâm GDTX, Tin học và Ngoại ngữ tỉnh
Hệ thống giúp giáo viên tiết kiệm rất nhiều giấy mực; không còn phải loquên, mất hồ sơ, sổ sách, chỉ cần có thiết bị thông minh và internet là có thể truyxuất để sử dụng, kiểm tra, bổ sung, chỉnh sửa khi cần
Hệ thống giúp cho cán bộ quản lý có thể dễ dàng kiểm tra, duyệt hồ sơ, sổsách của giáo viên một cách nhanh chóng, chính xác Đồng thời cũng giúp cán
bộ quản lý có thể thông báo, triển khai các kế hoạch chuyên môn đến tất cả cáccán bộ, giáo viên một cách nhanh chóng, kịp thời mà không phải triển khai họptrực tiếp
Hệ thống cũng giúp cho việc chấm điểm thi đua của danh mục hồ sơ giáoviên được minh bạch, rõ rang Các giáo viên có thể theo dõi, kiểm tra chéo nhautrên hệ thống
3 Hiệu quả kinh tế, xã hội
Sau hơn 01 năm triển khai, có thể đánh giá hiệu quả của hệ thống như sau:
Trang 9a) Lợi ích về mặt kinh tế
Thực tế khi áp dụng giải pháp mới tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên,Tin học và Ngoại ngữ tỉnh trong năm học 2021 - 2022 cho toàn thể cán bộ, giáoviên đã tiết kiệm được khoảng 55 triệu đồng so với giải pháp cũ Cụ thể
TT Nội dung công việc
Khái toán kinh phí (triệu đồng)
Ghi chú
Giải pháp cũ pháp mới Giải tiết kiệm Chi phí
1
Chi phí cho in ấn giáo
án, phô tô tài liệu, văn
bản điều hành, thông
báo, lịch công tác, ….
Giải pháp cũ: 1.000.000đ x 50 người /năm
Giải pháp mới: 0 đồng.
2
Kinh phí chi cho quản
lý, chỉ đạo, kiểm tra, ký
duyệt định kì hàng năm
Giải pháp cũ: 500.000đ x 10 người /năm
Giải pháp mới: 0 đồng.
Trang 10b) Hiệu quả xã hội
- Giảm được chi phí: Với sự phát triển của Internet, mạng xã hội chi phí
cho công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, giải quyết một số thủ tục hành chính,dạy và học sẽ được giảm đáng kể
- Tính linh hoạt: Đa số người học, người dân đều có máy vi tính, IPAD,
điện thoại thông minh, … nên có thể truy cập vào hệ thống, tranh thủ mọi lúc,mọi nơi tham gia vào hệ thống không phụ thuộc vào không gian và thời gianthông qua máy tính, các thiết bị di động và mạng xã hội có kết nối Internet
- Tính đồng bộ: Hệ thống đã được thiết kế trên nền tảng công nghệ mới,
nội dung được xây dựng dựa trên các yêu cầu, nhu cầu về chức năng, nhiệm vụcủa Trung tâm nên đảm bảo khai thác, sử dụng đồng bộ trong Trung tâm
- Tự định hướng, tự điều chỉnh: Vì hệ thống được phân tích, xây dựngthiết kế bởi đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên nên có thể tự định hướng, thayđổi, điều chỉnh đáp ứng nhu cầu sử dụng của đơn vị
- Tương tác và hợp tác: Trên hệ thống trực tuyến cán bộ, giáo viên, phụ
huynh, học sinh, học viên có thể trao đổi, tương tác với nhau trực tiếp hoặc giántiếp; ngoài ra có thể giao lưu, trao đổi, thảo luận, mở rộng quan hệ, tương tác vớimột người hoặc một nhóm người cùng lúc
4 Khả năng áp dụng của sáng kiến
a) Điều kiện áp dụng
- Về điều kiện cơ sở vật chất: Tính đến cuối năm học 2020-2021, Trung
tâm đã có 05 đường truyền Internet tốc độ cao, phủ sóng Wifi tại tất cả các điểmcủa Trung tâm (tại cả 02 cơ sở) phục vụ hoạt động của đơn vị Trung tâm có 04phòng ứng dụng CNTT&TT với gần 100 máy tính có kết nối mạng, ngoài ra đãtrang bị hơn 20 máy tính cho cán bộ, giao viên nhân viên khai thác sử dụng cócài đặt các chương trình ứng dụng và chương trình quét virus an toàn 100% cán
bộ, giáo viên, đa số phụ huynh học sinh có điện thoại di động (trong đó nhiềungười có máy vi tính, điện thoại thông minh)
- Về nhân lực: Trung tâm có phòng CNTT&TT riêng phụ trách theo dõi,
quản trị Hệ thống; có 68 cán bộ, giáo viên đã được tập huấn, kiểm tra, sử dụngtốt các phần mềm tin học văn phòng, thiết kế bài giảng Ngoài ra, hằng nămTrung tâm liên tục mở các lớp bồi dưỡng chuyên đề về ứng dụng CNTT trongquản lý, dạy và học; phong trào ứng dụng CNTT trong giảng dạy, học tập đượcđẩy mạnh, giáo viên thường xuyên sử dụng internet, bài giảng, giáo trình điện tửphục vụ dạy học
- Đối với người sử dụng: Chỉ cần có máy tính, Iphone, IPad kết nối mạng
Internet để truy cập vào hệ thống
b) Khả năng áp dụng
Trang 11Với các điều kiện về cơ sở hạ tầng CNTT&TT và nhân lực đảm bảo, việc
áp dụng thành công hệ thống là rất rõ Từ năm học 2020-2021, giải pháp củachúng tôi đã triển khai tốt tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên, Tin học vàNgoại ngữ tỉnh đáp ứng yêu cầu đặt ra của nhóm tác giả khi phân tích, thiết kế
hệ thống được cán bộ, giáo viên, phụ huynh, học viên học sinh nhiệt tình ủng hộtriển khai
Hiện tại: Hệ thống đang hoạt động ổn định tại địa chỉ
https://hsgv.gdtx-thnn.ninhbinh.vn
Tương lai: Nhóm tác giả đang phát triển để xây dựng thêm nhiều tính
năng hữu ích nữa
- Nhóm tác giả sẽ chuyển giao công nghệ đến các cơ sở giáo dục (cáctrường TH, THCS, THPT, TT GDNN-GDTX) trong và ngoài tỉnh có nhu cầu
Từ các số liệu thống kê, nhóm tác giả nhận định cơ sở vật chất, hạ tầngcông nghệ thông tin và nhân lực trong ngành đảm bảo đủ điều kiện để triển khai
hệ thống thành công
c) Danh sách những người đã tham gia áp dụng thử hoặc áp dụng sáng kiến lần đầu
TT Họ và tên Năm sinh Chức danh Trình độ Nội dung công việc
1 Nguyễn Xuân Cảnh 21/07/1977 Phó giám
4 Lê Kiên Trung 26/12/1979 Phó giám
đốc ThS Áp dụng thử và áp dụngsáng kiến lần đầu
5 Nguyễn Thị Nhung 09/04/1982 Trưởng
phòng ĐH
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
6 Phạm Ngọc Đăng 07/01/1984 Trưởng
phòng ĐH Áp dụng thử và áp dụngsáng kiến lần đầu
7 Dương Thị Nhung 09/01/1982 Văn thư,
giáo vụ TH Áp dụng thử và áp dụngsáng kiến lần đầu
8 Vũ Thị Phương 15/08/1990 Nhân viên
CNTT ĐH
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
9 Đào Thị Lệ Thủy 05/11/1977 Trưởng
phòng ĐH
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
10 Vũ Văn Cường 11/01/1985 Phó trưởng
phòng ThS
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
11 Đặng Anh Tuấn 23/04/1974 Giáo viên ĐH Áp dụng thử và áp dụngsáng kiến lần đầu
Trang 12TT Họ và tên Năm sinh Chức danh Trình độ Nội dung công việc
14 Đào Thị Hải Yến 11/11/1983 Trưởng
phòng ThS
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
15 Nguyễn Thị Thuý Vân 25/08/1979 Phó trưởng
phòng ThS
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
16 Nguyễn Thị Thuý 28/10/1976 Giáo viên ĐH Áp dụng thử và áp dụngsáng kiến lần đầu
17 Trương Thị Phương 10/06/1985 Giáo viên ĐH Áp dụng thử và áp dụng
20 Đinh Thị Thu Hà 06/09/1982 Phó trưởng
phòng ĐH
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
21 Nguyễn Thị Hiền 21/09/1981 Phó trưởng
phòng ĐH
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
22 Lê Đức Dầu 27/02/1980 Phó trưởng
phòng ĐH
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
23 Vũ Thị Thanh Nhàn 18/01/1985 Giáo viên ThS Áp dụng thử và áp dụngsáng kiến lần đầu
24 Nguyễn Thị Hảo 07/11/1985 Giáo viên ĐH Áp dụng thử và áp dụngsáng kiến lần đầu
25 Lưu Kim Luyện 06/01/1981 Giáo viên ĐH Áp dụng thử và áp dụngsáng kiến lần đầu
26 Đỗ Thị Khánh 02/09/1982 Giáo viên ĐH Áp dụng thử và áp dụngsáng kiến lần đầu
27 Trần Thị Minh Hảo 05/03/1985 Giáo viên ThS Áp dụng thử và áp dụng
30 Lê Thị Doanh 11/08/1984 Trưởng
phòng ĐH
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
31 Nguyễn Thị Phương 21/12/1979 Phó trưởng
phòng ĐH
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
32 Phạm Thanh Lịch 06/08/1984 Phó trưởng
phòng ThS
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu
33 Nguyễn Thị Hồng Lan 10/05/1981 Bi thư Đoàn
TNCSHCM ĐH
Áp dụng thử và áp dụng sáng kiến lần đầu