Luận Văn Hoàn Thiện Tổ Chức Công Tác Kế Toán Tại Công Ty Cổ Phần Yng Shun Việt Nam.pdf

Trường Đại Học Lạc Hồng Khoa Kế Toán – Kiểm Toán Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học HHooàànn TThhiiệệnn TTổổ CChhứứcc CCôônngg TTáácc KKếế TTooáánn TTạạii CCôônngg TTyy CCổổ PPhhầầnn YYNNGG SSHHUUNN VViiệệtt[.]

Trường Đại Học Lạc Hồng Khoa Kế Toán – Kiểm Toán

Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học

Hoàn Thiện Tổ Chức Công Tác

Kế Toán Tại Công Ty Cổ Phần

YNG SHUN Việt Nam

Sinh viên: Ngô Thị Thanh Phương

Hướng dẫn: TS Huỳnh Đức Lộng

Lạc Hồng, tháng 06/2014

TÓM TẮT

Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập vào ngày 03 tháng 12 năm 2003 với lĩnh vực sản xuất chủ yếu là đúc chính xác hợp kim nhôm Qua nhiều lần thay đổi chủ sở hữu, thay đổi quy mô đến nay công ty đã có số vốn điều lệ lên đến 53.069.740.000 đồng (tương đương 2.548.000 USD) và chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao, gia tăng lợi nhuận, vững mạnh về tài chính, góp phần phát triển nền kinh tế Việt Nam, giải quyết được công ăn việc làm cho người lao động

Tuy nhiên, từ khi cổ phần hóa đến nay, Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam còn tồn tại nhiều mặt hạn chế trong công tác quản lý và điều hành mà hiệu quả và chất lượng quản lý chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi công tác kế toán Thông qua điều tra và khảo sát thực tế tại công ty, tác giả đã sử dụng phương pháp so sánh, tổng hợp và phân tích để đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán Kết quả nghiên cứu cho thấy hiệu quả tổ chức công tác kế toán tại công ty chưa cao, còn tồn tại nhiều hạn chế về tổ chức vận dụng chứng từ kế toán; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức chế độ sổ kế toán; tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán; tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức kiểm tra

kế toán; tổ chức phân tích hoạt động kinh tế; tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất

kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán; tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng tứ tại công ty Bài viết cũng đề xuất hướng giải quyết nhằm giúp công ty hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phù hợp với điều kiện và nhu cầu sản xuất kinh doanh tại công ty

LỜI CẢM ƠN

Những năm tháng trên giảng đường đại học là những năm tháng vô cùng quan trọng và quý báu đối với em Em xin chân thành cám ơn tập thể trường Đại học Lạc Hồng, Khoa Kế toán – Kiểm toán và Quý Thầy

cô đã tận tình giảng dạy, trang bị cho em những kiến thức quý báu trong những năm học vừa qua và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em thực hiện bài nghiên cứu này

Đặc biệt, em xin chân thành cám ơn thầy giáo TS Huỳnh Đức Lộng

đã dành nhiều thời gian và tâm huyết trong việc hướng dẫn, định hướng, góp ý và sửa chữa những chỗ sai sót cũng như củng cố lại kiến thức cho

em để em có thể hoàn thành bài nghiên cứu này

Em cũng xin cám ơn Ban lãnh đạo Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam, các chị trong Phòng Kế toán và các anh chị trong bộ phận văn phòng đã nhiệt tình giúp đỡ và chỉ bảo những kinh nghiệm thực tế trong suốt thời gian em thực tập tại công ty

Con xin cám ơn Cha mẹ đã luôn lo lắng, ủng hộ, động viên con trong thời gian con học tập và nghiên cứu

Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thành bài nghiên cứu này nhưng khả năng bản thân cũng như thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự cảm thông và góp ý của Quý Thầy cô, các anh chị và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

Trang bìa phụ

Tóm tắt i

Lời cảm ơn ii

Mục lục iii

Danh mục các bảng biểu viii

Danh mục các hình ảnh, biểu đồ ix

Danh mục các sơ đồ x

Danh mục các từ viết tắt xi

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề ài 1

2.Mục iêu nghiên cứu của đề ài 1

3.Phương pháp n hiên cứu của đề ài 1

4.Đốitượng và phạm vinghiên cứu 2

5.Những đón g p mới của đề ài 2

6.Bố cục đề ài 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán 3

1.2 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 3

1.3 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 4

1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán 5

1.4.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ 5

1.4.1.1 Khái niệm về chứng từ 5

1.4.1.2 Nội dung và mẫu chứng từ kế toán 5

1.4.1.3 Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán 6

1.4.1.4 Lập chứng từ kế toán 7

1.4.1.5 Ký chứng từ kế toán 8

1.4.1.6 Trình tự luân chuyển chứng từ và kiểm tra chứng từ kế toán 9

1.4.1.7 Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ 10

1.4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 10

1.4.2.1 Khái niệm hệ thống tài khoản 10

1.4.2.2 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán 10

1.4.2.3 Nội dung chủ yếu của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp 11

1.4.2.4 Xây dựng quy trình hạch toán 13

1.4.3 Tổ chức chế độ sổ kế toán 13

1.4.3.1 Sổ kế toán 13

1.4.3.2 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán 17

1.4.3.3 Hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 23

1.4.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 35

1.4.4.1 Hệ thống báo cáo tài chính 35

1.4.4.2 Hệ thống báo cáo kế toán quản trị 44

1.4.5 Tổ chức bộ máy kế toán 44

1.4.5.1 Khái niệm tổ chức bộ máy kế toán 44

1.4.5.2 Yêu cầu và nội dung của tổ chức bộ máy kế toán 45

1.4.5.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 51

1.4.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 53

1.4.7 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế 59

1.4.8 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 60

1.4.9 Tổ chức lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ 60

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 66

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN YNG SHUN VIỆT NAM 67

2.1 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN YNG SHUN VIỆT NAM 67

2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 67

2.1.1.1 Giới thiệu sơ bộ 67

2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 67

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty 70

2.1.2.1 Chức năng 70

2.1.2.2 Nhiệm vụ 70

2.1.3 Quy mô của công ty 71

2.1.3.1 Tổng tài sản 71

2.1.3.2 Số lượng lao động 72

2.1.4 Quy trình công nghệ 73

2.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý 77

2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 77

2.1.5.2 Chức năng nhiệm vụ các bộ phận 78

2.1.6 Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh 81

2.1.7 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển 82

2.1.7.1 Thuận lợi 82

2.1.7.2 Khó khăn 83

2.1.7.3 Phương hướng phát triển 84

2.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam 85

2.2.1 Tổ chức vận dụng chứng từ tại công ty 85

2.2.1.1 Chế độ chứng từ áp dụng tại công ty 85

2.2.1.2 Trình tự lưu chuyển chứng từ kế toán 89

2.2.1.3 Ưu và nhược điểm của việc tổ chức vận dụng chứng từ doanh nghiệp 89

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty 91

2.2.2.1 Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty 91

2.2.2.2 Ưu và nhược điểm của hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty 100

2.2.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán 100

2.2.3.1 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty 100

2.2.3.2 Ưu và nhược điểm vận dụng chế độ sổ kế toán áp dụng tại công ty 102

2.2.4 Tổ chức bộ máy kế toán 103

2.2.4.1 Hình thức tổ chức và sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty 103

2.2.4.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán 103

2.2.4.3 Ưu và nhược điểm của tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 105

2.2.5 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 106

2.2.5.1 Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo tại công ty 106

2.2.5.2 Ưu và nhược điểm của tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo

cáo kế toán tại công ty 107

2.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 107

2.2.6.1 Tình hình thực hiện tổ chức công tác kiểm tra tại công ty 107

2.2.6.2 Ưu và nhược điểm của tổ chức công tác kiểm tra tại công ty 109

2.2.7 Tổ chức lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ kế toán 109

2.2.7.1 Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ tại công ty 109

2.2.7.2 Thời hạn lưu trữ, bảo quản chứng từ tại công ty 110

2.2.7.4 Ưu và nhược điểm của tổ chức lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán 111

2.2.8 Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty 112

2.2.8.1 Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty 112

2.2.8.2 Ưu và nhược điểm của việc tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty 112

2.2.9 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán tại công ty 113

2.2.9.1 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán tại công ty 113

2.2.9.2 Ưu và nhược điểm của việc tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán 113

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 115

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN YNG SHUN VIỆT NAM 116

3.1 Mục đích và nguyên tắc hoàn thiện 116

3.1.1 Mục đích hoàn thiện 116

3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện 116

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống tổ chức công tác kế toán tại công ty 117

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ tại công ty 117

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty 118

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty 120

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức lưu trữ và tiêu hủy chứng từ tại công ty 132

3.2.5 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 133

3.2.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra tại công ty 134

3.2.7 Hoàn thiện tổ chức phân tích kinh tế tại công ty 134

3.2.8 Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật tại công ty 135

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 136

KẾT LUẬN 137 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU



Trang

Bảng 1.1: Mẫu sổ 2 bên 14

Bảng 1.2: Mẫu sổ1 bên 15

Bảng 1.3: Mẫu sổ nhiều cột 15

Bảng 1.4: Mẫu sổ bàn cờ 15

Bảng 1.5: Danh mục sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp 32

Bảng 1.6: Danh mục nơi nhận báo cáo tài chính 41

Bảng 2.1: Bảng kết cấu lao động tại công ty 72

Bảng 2.2: Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh 81

Bảng 2.3: Danh mục hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty tại ngày 31/12/2013 92

Bảng 3.1: Bảng hệ thống một số tài khoản kiến nghị bổ sung và áp dụng tại công ty 119

Bảng 3.2: Các phân hệ kế toán và tính năng của phần mềm kế toán Misa SME NET 2012 122

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH, BIỂU ĐỒ



Trang Ảnh 2.1: Hình ảnh sản phẩm bằng kim loại dùng cho nhà bếp và nhà

ăn 69

Ảnh 2.2: Hình ảnh sản phẩm phụ tùng ô tô, phụ tùng xe máy, phụ tùng máy nông nghiệp 69

Ảnh 2.3: Hình ảnh khung máy may công nghiệp 70

Ảnh 2.4: Hình ảnh phân xưởng nấu chảy và đúc sản phẩm 73

Ảnh 2.5: Hình ảnh phân xưởng mài tỉa 74

Ảnh 2.6: Hình ảnh phân xưởng phun cát 74

Ảnh 2.7: Hình ảnh máy làm sạch siêu âm 75

Ảnh 3.1: Hình ảnh giới thiệu các phân hệ kế toán của phần mềm kế toán Misa SME NET 2012 121

Ảnh 3.2: Hình ảnh giới thiệu chức năng phân tích tài chính của phần mềm kế toán Misa SME NET 2012 135

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết cấu tài sản tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam 71

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ kết cấu lao động tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam 72

Biểu đồ 2.3: Biểu đồ biểu diễn doanh thu và lợi nhuận của Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam (2012-2013) 81

Biểu đồ 2.4: Biểu diễn biểu diễn khoản nộp ngân sách (2012-2013) 82

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ



Trang

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán kế toán tổng quát 13

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung 24

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký sổ cái 26

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 28

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký – chứng từ… 30

Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 31

Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung 51

Sơ đồ 1.8: Mô hình tổ chức kế toán phân tán 53

Sơ đồ 2.1: Quy trình sản xuất tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam 76

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam 77

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung áp dụng tại công ty 101

DNNN: Doanh nghiệp nhà nước

GTGT: Giá trị gia tăng

KCN: Khu công nghiệp

KT: Kế toán

NĐ: Nghị định NVL: Nguyên vật liệu

QĐ: Quyết định SXKD: Sản xuất kinh doanh

TC: Tài chính

TSCĐ: Tài sản cố định

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trước những biến động nhanh chóng của nền kinh tế thị trường để một doanh nghiệp đứng vững và phát triển không ngừng đòi hỏi sự quản lý và điều hành phải luôn sáng tạo và bắt kịp xu hướng, để làm được doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán tốt

Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ cung cấp các thông tin kế toán chính xác, nhanh nhạy cho các nhà quản trị, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản

lý của một doanh nghiệp; đồng thời tạo cơ hội phát huy thế mạnh và giảm thiểu tối đa những yếu kém còn tồn tại trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Không những thế, tổ chức công tác kế toán còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng bên ngoài công ty nhưng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đối với hoạt động của doanh nghiệp

Nhận thấy được tầm quan trọng đó đã thôi thúc em đi sâu tìm hiểu về tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam và em đã quyết định

chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG

SHUN Việt Nam”

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

 Tổng hợp hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

 Phân tích thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam

 Vận dụng những kiến thức về tổ chức công tác kế toán nhằm đưa ra những giải pháp giúp nâng cao hiệu quả và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam

3

Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Đề tài sử dụng các phương pháp cụ thể sau đây:

Phương pháp mô tả

Phương pháp thống kê

Phương pháp so sánh

Phương pháp phân tích

Phương pháp tổng hợp

Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp các nhân viên trong văn

phòng

Phương pháp tại bàn: tham khảo tài liệu, quan sát trực tiếp

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ

phần YNG SHUN Việt Nam

 Phạm vi nghiên cứu:

Thời gian nghiên cứu: Các tài liệu và số liệu của Công ty cổ phần YNG

SHUN Việt Nam trong năm 2012, năm 2013 và 4 tháng đầu năm 2014

Không gian nghiên cứu: Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam

5 Những đóng góp mới của đề tài

Đề tài đi sâu vào việc phân tích tình hình thực tế để đánh giá được những ưu, nhược điểm trong việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam

Đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam nhằm cung cấp những thông tin hữu ích để Ban Giám đốc đưa ra những quyết định chính xác về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao hơn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một doanh nghiệp Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền hạn trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của nhà nước

Để tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đặc biệt về tổ chức sản xuất và quản lý cũng như tính chất của quy trình sản xuất trong doanh nghiệp đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ, thể lệ (hoặc luật kế toán) được nhà nước ban hành Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau

1.2 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán tốt nhằm giúp Giám đốc điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính đạt hiệu quả cao;

- Giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả việc sử dụng tài sản đó;

- Phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình hoạt động kinh doanh cũng như kết quả của quá trình đó đem lại lợi nhuận cho đơn vị;

- Kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng nguồn thu và tính chủ động trong kinh doanh;

- Cung cấp dữ liệu cho Ban lãnh đạo làm cơ sở hoạch định hoạt động kinh doanh ra và quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả;

- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu, tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và hợp lý;

- Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán;

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phục vụ cho việc điều hành và quản lý;

- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể;

Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong đơn vị nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý ở một đơn vị Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng yêu cầu quản lý khác của các đối tượng có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của đơn vị, trong đó có các cơ quan chức năng nhà nước

1.3 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán còn có ý nghĩa rất quan trọng:

Một tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với mọi yêu cầu của các đối tượng

Giúp cho đơn vị phản ánh với Giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của đơn vị, thông qua số liệu kế toán có thể thấy được tình hình hoạt động kinh doanh của mình, thấy được những mặt mạnh, mặt yếu và khả năng tiềm tàng của đơn vị từ đó khai thác những khả năng này, đồng thời đề ra những biện pháp

có hiệu quả đẩy mạnh hoạt động của đơn vị ngày càng phát triển hơn

Giúp cho nhà nước, các cơ quan chức năng thấy được bức tranh tài chính của đơn vị mình, thông qua số liệu kế toán nhà nước có thể thẩm tra xem đơn vị

có thực hiện đúng các chính sách chế độ kinh tế tài chính hay không, từ đó thúc đẩy đơn vị phải tính toán kỹ hơn, tiết kiệm các khoản chi phí, tính toán chính xác các khoản thu nhập, kết quả lãi lỗ của đơn vị trong từng thời kỳ, qua đó củng cố

và tăng cường trách nhiệm, quyền hạn trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của đơn vị, hoạch định hướng đi phù hợp cho đơn vị

1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán

1.4.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ

1.4.1.1 Khái niệm về chứng từ

Chứng từ kế toán là nguồn thông tin ban đầu (đầu vào) được xem là cơ sở kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính tổng hợp và hữu ích

để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau Nghĩa là:

Chứng từ là loại giấy tờ, vật mang tin (đĩa vi tính, đĩa CD) dùng để minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Kế toán căn cứ vào nội dung chứng từ

để phân tích, ghi chép, vào sổ sách kế toán

Ví dụ:

Phiếu chi, Phiếu thu, Hóa đơn bán hàng,…

Giấy báo nợ, Giấy báo có, Bảng thanh toán lương,…

Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,…

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành,…điều này có nghĩa là: (i) có chứng từ là

có nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, đang xảy ra và (ii) là căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán Đây chính là cơ sở hợp pháp để xác định trách nhiệm vật chất của những chủ thể có liên quan và là căn cứ để làm chứng cứ đủ tính pháp lý cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.4.1.2 Nội dung và mẫu chứng từ kế toán

Nội dung chứng từ kế toán [6]

Theo khoản 1 và khoản 2 điều 17 của Luật Kế toán quy định, nội dung chứng

từ phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ

- Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

Bộ Tài chính quy định danh mục và mẫu chứng từ kế toán bắt buộc, danh mục

và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn; quy định về in và phát hành mẫu chứng từ

kế toán

1.4.1.3 Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm: Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp, gồm 6 chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động tiền lương; Chỉ tiêu hàng tồn kho; Chỉ tiêu bán hàng; Chỉ tiêu tiền tệ; Chỉ tiêu tài sản cố định; Chỉ tiêu khác Và chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác Cụ thể, chứng từ kế toán được phân loại theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm:

Loại 1: Lao động – Tiền lương bao gồm các biểu mẫu: Bảng chấm công;

Bảng thanh toán tiền lương; Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội; Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội; Bảng thanh toán tiền thưởng; Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc

công việc hoàn thành; Phiếu báo làm thêm giờ; Hợp đồng giao khoán; Biên bản điều tra tai nạn lao động

Loại 2: Hàng tồn kho bao gồm các biểu mẫu: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất

kho; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất vật tư theo hạn mức; Biên bản kiểm nghiệm; Thẻ kho; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên bản kiểm

kê vật tư; sản phẩm, hàng hóa

Loại 3: Bán hàng bao gồm các biểu mẫu: Hóa đơn bán hàng (2 mẫu); Hóa

đơn kiêm phiếu xuất kho; Hóa đơn cước vận chuyển; Hóa đơn dịch vụ; Hóa đơn giám định hàng xuất nhập khẩu; Hóa đơn cảng phí; Hóa đơn tiền điện; Hóa đơn tiền nước; Hóa đơn bán vàng, bạc, đá quý; Hóa đơn khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành; Hóa đơn thu phí bảo hiểm; Hóa đơn cho thuê nhà; Phiếu mua hàng; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi); Thẻ quầy hàng

Loại 4: Tiền tệ bao gồm các biểu mẫu: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm

ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền; Bảng kê vàng, bạc, đá quý; Bảng kiểm kê quỹ (2 mẫu)

Loại 5: Tài sản cố định bao gồm các biểu mẫu: Biên bản giao nhận tài sản cố

định; Thẻ tài sản cố định; Biên bản thanh lý tài sản cố định; Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại tài sản cố định

Loại 6: Các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác

1.4.1.4 Lập chứng từ kế toán [2]

Theo Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Chữ viết trên chứng từ phải

rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với

số tiền viết bằng số

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than

Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán

1.4.1.5 Ký chứng từ kế toán

Theo Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 quy định về việc ký chứng từ kế toán như sau:

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng

từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ

ký các lần trước đó

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho

kế toán trưởng

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng

Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Tổng Giám đốc (và người được ủy quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp

lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký

Những cá nhân có quyền hoặc ủy quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ

kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản

1.4.1.6 Trình tự luân chuyển chứng từ và kiểm tra chứng từ kế toán [9]

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán theo quy định bao gồm

các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho

Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

1.4.1.7 Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ

Theo Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 quy định về việc sử dụng, quản lý,

in và phát hành biểu mẫu chứng từ như sau:

Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán này Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền

Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính ủy quyền in và phát hành Đơn vị được ủy quyền in và phát hành chứng từ

kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính

Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán

1.4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

1.4.2.1

Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng trong doanh nghiệp là một mô hình phân loại đối tượng kế toán được nhà nước quy định để thực hiện việc xử lý thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra, kiểm soát

1.4.2.2 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán [9]

Theo Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 quy định như sau:

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm

các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quy định trong chế độ này

Các doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng

Trường hợp doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính trước khi thực hiện

Các doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty có thể mở thêm các tài khoản cấp 2

và các tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có quy định tài khoản cấp

2, tài khoản cấp 3 tại danh mục Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã quy định trong Quyết định này nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà không phải đề nghị Bộ Tài chính chấp nhận

1.4.2.3

nghiệp

Các nội dung cơ bản được quy định trong hệ thống tài khoản bao gồm: loại tài khoản, tên gọi tài khoản, số lượng tài khoản, số hiệu tài khoản, công dụng và nội dung phản ánh vào từng tài khoản, một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các tài khoản có liên quan

Để thống nhất quản lý trong cả nước, hệ thống tài khoản được Nhà nước ban hành sử dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, thuộc mọi thành phần kinh

tế

Hệ thống tài khoản được kết cấu thành hai phần cơ bản: (i) Những tài khoản ghi sổ kép đánh số từ loại 1 đến loại 9 (ii) Những tài khoản dùng ghi sổ đơn đánh số từ loại 0

Từ loại 1 đến loại 4: Những tài khoản tài sản, tài khoản nguồn vốn, tài khoản tài sản – nguồn vốn được sắp xếp theo thứ tự về tính linh hoạt của nhóm tài

khoản từ loại 1 đến loại 4 giảm dần, từ tài sản đến nguồn vốn, các tài khoản này

có số dư cuối kỳ để lập bảng cân đối kế toán

Từ loại 5 đến loại 9: Những tài khoản trung gian, không có số dư cuối kỳ không thể hiện trên “bảng cân đối kế toán” được phản ánh trên báo cáo “ Kết quả hoạt động kinh doanh”

Loại 0 có số dư cuối kỳ ghi ngoài bảng cân đối kế toán [2]

Các tài khoản đặc biệt trong hệ thống tài khoản:

TK 214: Hao mòn TSCĐ

TK 129: Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn

TK 139: Dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi

TK 159: Dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho

TK 229: Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn

TK 419: Cổ phiếu quỹ Những tài khoản đặc biệt này được dùng để “ điều chỉnh giảm” cho các tài khoản tài sản, hoặc nguồn vốn tương ứng

Cụ thể: Tài khoản 214 dùng để “điều chỉnh giảm” cho các tài khoản tài sản cố định (Tài khoản 211 và tài khoản tài sản cố định khác); Tài khoản 129 dùng để điều chỉnh giảm cho tài khoản đầu tư ngắn hạn (Tài khoản 121 và các tài khoản đầu tư ngắn hạn khác); Tài khoản 139 dùng để điều chỉnh giảm cho tài khoản phải thu của khách hàng (Tài khoản 131 và tài khoản phải thu khác); Tài khoản

159 dùng để điều chỉnh giảm cho tài khoản hàng hóa (Tài khoản 156 và các tài khoản vật tư, hàng hóa khác); tài khoản 229 dùng để điều chỉnh giảm cho tài khoản đầu tư dài hạn (Tài khoản 221 và các tài khoản đầu tư dài hạn khác)

Vì tài khoản điều chỉnh giảm cho tài khoản khác nên kết cấu của chúng ngược với kết cấu tài khoản mà chúng điều chỉnh Mặc dù số hiệu tài khoản thuộc loại

1, loại 2 (tài khoản tài sản) nhưng kết cấu của chúng lại giống tài khoản nguồn vốn Tài khoản loại 4 (Tài khoản nguồn vốn) nhưng kết cấu giống tài khoản tài sản, nên gọi là tài khoản nguồn vốn điều chỉnh giảm, chẳng hạn, tài khoản tài sản điều chỉnh giảm có kết cấu: Phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên

Nợ, số dư thể hiện bên Có

Trong bảng cân đối kế toán, các tài khoản đặc biệt này vẫn đặt bên tài sản, nhưng ghi âm, bằng cách ghi trong ngoặc đơn Nghĩa là khi cộng phần tài sản, không được cộng chúng vào mà phải trừ đi [3]

1.4.2.4 Xây dựng quy trình hạch toán

Quy trình hạch toán tổng hợp được trình bày theo sơ đồ như sau:

SƠ ĐỒ 1.1: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG QUÁT

(Nguồn: Sơ đồ hạch toán kế toán theo từng loại tài khoản–Nguyên lý kế toán) [3]

Tùy theo từng doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình hạch toán chi tiết cho: Kế toán tiền mặt; Kế toán tiền gửi; Kế toán tiền vay; Kế toán các khoản phải thu; Kế toán các khoản phải trả; hàng tồn kho,…

Các tài liệu cần thiết cho quản lý doanh nghiệp có thể lấy chứng từ, sổ kế toán

và báo cáo kế toán Trong đó sổ kế toán có tác dụng quan trọng nhất vì nó không

Tài sản giảm Chi phí tăng

Loại 3 Tài sản giảm Chi phí tăng

Kết chuyển chi phí

Loại 4 Kết chuyển lãi

Kết chuyển doanh thu

Kết chuyển lỗ Doanh thu tăng, tài sản tăng

những là công cụ đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nối giữa chứng từ và các báo cáo tài chính

Để thuận tiện trong việc sử dụng các loại sổ kế toán người ta thường phân loại

sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như: nội dung kinh tế; hình thức cấu trúc; hình thức bên ngoài; công dụng của sổ; trình độ khái quát của nội dung phản ánh [4]

Căn cứ vào nội dung phản ánh bên trong, sổ kế toán chia thành các nhóm sau đây: [4]

Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán thành các loại: Sổ

2 bên, sổ 1 bên, sổ nhiều cột và sổ bàn cờ [4]

Số tiền

Số

(Nguồn: Mẫu sổ 2 bên – Kế toán tài chính áp dụng trong các doanh nghiệp) [4]

Sổ này được sử dụng rộng rãi để phản ánh các xu hướng biến động của các đối tượng kế toán và tiện cho việc đối chiếu Tuy nhiên sẽ không phù hợp nếu một tài khoản nào đó chỉ có phát sinh tập trung ở một bên còn bên kia thì có ít số phát sinh Trong trường hợp này sử dụng sổ 1 bên sẽ hợp lý hơn

(Nguồn: Mẫu sổ nhiều cột – Kế toán tài chính

áp dụng trong các doanh nghiệp)[4]

Sổ này được dùng khi cần chia mỗi bên Nợ, Có của tài khoản thành một số chỉ tiêu với các cột tương ứng Như vậy mỗi cột sẽ ghi số phát sinh cùng loại, chứa đựng nội dung kinh tế như nhau tiện cho việc tổng hợp và phân tích số liệu

- Sổ bàn cờ

BẢNG 1.4: MẪU SỔ BÀN CỜ

Tài khoản ghi Có

Tài khoản ghi Nợ

Sổ này được xây dựng theo nguyên tắc: Mỗi con số ghi trên sổ phản ánh đồng thời 2 tiêu thức: Tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có hoặc khoản mục giá thành

và địa điểm phát sinh,… loại sổ này được sử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh và thuận tiện trong việc kiểm tra số liệu kế toán

Căn cứ vào hình thức bên ngoài: Sổ được chia thành 2 loại: [4]

Trong thực tế người ta còn sử dụng hình thức sổ kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian và theo các đối tượng kế toán như sổ “Nhật ký – Sổ Cái”

Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh: [4]

Sổ kế toán được chia thành 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Sổ kế toán tổng hợp: Phản ảnh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh Trong sổ này, mỗi nghiệp vụ kinh tế được ghi tổng quát và thường chỉ dùng chỉ tiêu giá trị Sổ tổng hợp cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tổng hợp khác như Sổ Cái

- Sổ kế toán chi tiết: Là sổ phân tích các đối tượng của kế toán theo những yêu cầu quản lý khác nhau Loại sổ này được ứng dụng rộng rãi trong kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa, tài sản cố định, chi phí sản xuất kinh doanh,… như các sổ chi tiết vật tư, phải trả người bán,… Nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản

ảnh vào sổ chi tiết vừa được ghi theo chỉ tiêu giá trị vừa ghi theo các chỉ tiêu chi tiết khác như: Số lượng hiện vật, đơn giá, thời hạn thanh toán,…

1.4.3.2 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán

Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh và mọi thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng quy định Các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, nếu được phân cấp hạch toán kế toán cũng phải mở đầy đủ các sổ kế toán và tuân theo các quy định về sổ kế toán

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ cái, sổ nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết và các loại sổ kế toán khác [4] Trong đó:

Đối với sổ kế toán tổng hợp: [4]

Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng

ở doanh nghiệp Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

- Ngày, tháng ghi sổ;

- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng

kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung như sau:

- Ngày, tháng ghi sổ;

- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên

Có của tài khoản

Đối với Sổ, thẻ kế toán chi tiết: [2]

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên

sổ Nhật ký và Sổ Cái

Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp

Quản lý và sử dụng sổ kế toán

Các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các quy định của Nhà nước về kế toán và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở đủ các sổ

kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở

và giữ một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất

Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán Mọi số liệu thông tin trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán chứng minh

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ giữa nhân viên cũ

và nhân viên mới Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận

Sổ kế toán phải dùng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng, sạch sẽ Ghi sổ kế toán phải dùng mực tốt, không phai, cấm tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa Khi cần sửa chữa số liệu số liệu trong sổ kế toán thì phải thực hiện theo đúng các phương pháp sửa sai của kế toán [4]

Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy tính Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và

mẫu sổ kế toán theo quy định Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán

- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định tại Chế độ kế toán này

- Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp [2]

Mở và ghi chép sổ kế toán

Theo Quyết định 15 quy định việc mở và ghi sổ kế toán như sau: [9]

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Đối với doanh nghiệp mới

thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật và

kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển

hoặc để tờ rời Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

Đối với sổ kế toán dạng quyển:

Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán

và ký ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán

Đối với sổ tờ rời:

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên

sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu

và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ chứng minh Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp khác theo quy định [2]

Số liệu ghi trên sổ kế toán phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống, không được ghi xen kẽ, ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng, nếu có dòng chưa ghi hết thì phải gạch bỏ chỗ thừa Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu tổng cộng của mỗi trang, đồng thời phải chuyển số tổng cộng này sang đầu trang kế tiếp [4]

Sửa chữa sổ kế toán [2]

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

Phương pháp cải chính:

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng

Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ):

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai

Ghi lại bút toán đúng bằng bằng mực thường để thay thế Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền

Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”

- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một

“Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (phụ trách kế toán) ký xác nhận

Phương pháp ghi bổ sung Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng

đủ số tiền ghi trên chứng từ Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ

Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính:

(1) Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm

sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ

kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính

đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra

Khóa sổ, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán [4]

Cuối kỳ kế toán (tháng, quý) và cuối niên độ kế toán phải khóa sổ kế toán Ngoài ra, phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp: Kiêm kê tài sản, sáp nhập, chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động hoặc giải thể doanh nghiệp…Khi khóa sổ, người giữ sổ, người kiểm tra sổ và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) phải ký tên vào sổ Cuối niên độ kế toán sau khi đã hoàn tất công việc kế toán (bao gồm các việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu, khóa sổ và lập báo cáo tài chính) đơn vị phải sắp xếp, phân loại, gói buộc, liệt kê ngoài gói, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ và đưa vào lưu trữ tại bộ phận lưu trữ chung của đơn vị Thời gian và các quy định khác về lưu trữ sổ kế toán được thực hiện theo chế độ lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán của Nhà nước

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì cuối mỗi kỳ kế toán, sau khi hoàn thành các công việc ghi sổ và khóa sổ kế toán phải in toàn bộ hệ thống sổ

kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để lưu giữ và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán, thanh tra tài chính Các sổ kế toán này cũng phải làm đầy đủ thủ tục pháp lý theo quy định

Các loại sổ kế toán, dù đang sử dụng ở bộ phận kế toán hay lưu trữ tại bộ phận lưu trữ chung của đơn vị đều phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và bảo quản chu đáo ở trong tủ hoặc phòng có khóa chắc chắn để tránh mất mát thất lạc Tại nơi lưu trữ phải làm đầy đủ các biện pháp cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ tài liệu kế toán được an toàn Trong thời gian các loại sổ kế toán còn tạm lưu trữ ở

bộ phận kế toán thì kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức công việc bảo quản Trường hợp được lưu trữ tại nơi lưu trữ chung của doanh nghiệp thì kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm

1.4.3.3 Hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán [2]

Hệ thống sổ kế toán phù hợp với các hình thức kế toán Tùy đặc điểm, quy

mô, trình độ nghiệp vụ mà kế toán chọn lựa hình thức kế toán phù hợp Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006, thì doanh nghiệp có thể tổ chức Hệ thống sổ kế toán theo 1 trong 5 hình thức sổ kế toán như sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại

sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán Một điểm cần lưu ý là trong thực tế ứng dụng, hầu như các doanh nghiệp thường vận dụng hỗn hợp các hình thức sổ kế toán nhằm tận dụng ưu điểm của từng hình thức sổ kế toán trong xử lý thông tin

Hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số hiệu trên các sổ Nhật ký để ghi

Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

SƠ ĐỒ 1.2: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

(Nguồn: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung – Kế toán

tài chính (Phần 03)) [2] Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10,… ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối

số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh

Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký – Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái:

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành

cộng số liệu ở cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái

SƠ ĐỒ 1.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ – SỔ CÁI

(Nguồn: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái – Kế

toán tài chính (Phần 03)) [2] Ghi chú

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký –

Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Nhật ký sổ cái

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Tổng số tiền của

cột “Phát sinh” ở

phần Nhật ký

Tổng số phát sinh Nợ của tất

cả các tài khoản

Tổng số phát sinh Có của tất

cả các tài khoản

(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh

Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào

số liệu khóa sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Cái;

- Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn

cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh

SƠ ĐỒ 1.4: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ

(Nguồn: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Kế toán

tài chính (Phần 03)) [2]

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán các loại

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Chứng từ ghi sổ

Sổ Cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ đăng ký

chứng từ ghi

sổ