Thực Trạng Và Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý Dự Án Tại Ban Quản Lý Dự Án Duy Tu Giao Thông Đô Thị.docx

B Néi dung CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP A LỜI MỞ ĐẦU Đất nước ta đang trong thời kỳ đổi mới toàn diện về kinh tế nguồn vốn đầu tư và phát triển hiện nay đang ngày càng nhiều Vì vậy vấn đề đặt ra là c[.]

A: LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước ta đang trong thời kỳ đổi mới toàn diện về kinh tế nguồn vốnđầu tư và phát triển hiện nay đang ngày càng nhiều Vì vậy vấn đề đặt ra làcần quản lý nguồn vốn đó như thế nào Một giải pháp hiện nay là cần phải cónhững dự án hiệu quả để đầu tư vừa để phát triển kinh tế vừa tránh lãng phívốn đầu tư Nhưng để thực hiện các dự án có hiệu quả cần phải có chính sáchhợp lý để quản lý những dự án đó Đây là một vấn đề lớn của nước ta hiệnnay: quản lý dự án như thế nào và quản lý ra sao?

Qua thời gian hơn 3 tháng thực tập tại Ban quản lý dự án duy tu giaothông đô thị, em đã được tìm hiểu nhiều hoạt động của Ban trong đó có hoạtđộng quản lý dự án của Ban Em đã được tiếp xúc phỏng vấn với những cán

bộ của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị về công tác quản lý thực tếcủa Ban Vì vậy trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp này em sẽ viết về đề tài

“Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị” Bằng vốn kiến thức trong 4

năm học và quá trình tìm hiểu thực tế em đã trình bày một số nhận định vềthực trạng quản lý của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị và nêu ramột số kiến nghị mang tính chủ quan của mình để hoàn thiện công tác quản lý

dự án của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phan Thu Hiền và chú NguyễnThanh Sơn – Trưởng Phòng Kế Hoạch và đầu tư của Ban quản lý dự án duy

tu giao thông đô thị, hai người đã hướng dẫn tận tình để em có thể hoàn thànhđược chuyên đề thực tập tốt nghiệp này

Tuy nhiên do nhận thức còn nhiều hạn chế vì thế chuyên đề của emcòn có nhiều thiếu sót em mong các thầy cô giáo sẽ hoàn thiện cho em Emxin chân thành cảm ơn

B: NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ

ÁN DUY TU GIAO THÔNG ĐÔ THỊ (GTĐT)

I Khái quát về Ban quản lý dự án duy tu Giao thông đô thị

1.Quá trình hình thành và phát triển

Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị có trụ sở chính đặt tại: Số nhà

17 phố Hàng Đậu, quận Hoàn Kiếm, Hà nội

1.1.Quá trình hình thành và phát triển

Ban quản lý dự án Duy tu GTĐT được thành lập năm 1990 theo quyếtđịnh số 690/QĐ - TC ngày 21/3/1990 của UBND Thành phố Hà Nội với têngọi là Ban quan lý Vốn sự nghiệp Ban được thành lập do yêu cầu thống nhấtquản lý nguồn vốn ngân sách sự nghiệp kinh tế thành phố giao hàng năm cho

Sở GTCC Hà Nội

Năm 1996, theo quyết định số 1956/QĐ-UB ngày 5/6/1996 của UBNDthành phố Hà Nội, Ban quản lý dự án Duy tu Công trình GTĐT (gọi là Banquản lý dự án Duy tu GTĐT) được thành lập trên cơ sở tổ chức lại Ban quản

lý Vốn sự nghiệp

Khi mới thành lập năm 1990, Ban quản lý dự án Duy tu GTĐT chỉ có

14 cán bộ nhân viên, chủ yếu là các cán bộ thuộc sở Công trình Đô thị HàNội Trong những ngày đầu thành lập, có rất nhiều khó khăn về lực lượng cán

bộ, cơ sở vật chất nhỏ bé thiếu thốn, cán bộ giám sát chưa có kinh ngiệm vàphải thực hiện quản lý, giám sát công tác duy tu duy trì các đơn vị lớn trongngành như môi trường, thoát nước, chiếu sáng, công viên, giao thông Trong

quá trình hoạt động, Ban quản lý dự án duy tu GTĐT đã hoàn thành xuất sắcnhiệm vụ được giao, đóng góp phần công sức nhỏ bé của mình vào sự pháttriển của thủ đô Hà Nội.

Cùng với sự phát triển, mở rộng không ngừng của thủ đô Hà Nội, trongcác năm vừa qua đuợc sự quan tâm chỉ đạo sát sao của UBND Thành phố Hànội, trực tiếp là Sở GTCC, sự giúp đỡ phối hợp của các đơn vị quản lý, Banquản lý dự án Duy tu GTĐT cũng từng bước trưởng thành đáp ứng những đòihỏi của yêu cầu nhiệm vụ mới Cán bộ nhân viên của Ban vẫn phát huy đượctruyền thống đoàn kết, gắn bó, có tinh thần làm việc thận trọng Hiện nay,mặc dù hiện nay phạm vi quản lý, khối lượng thực hiện, kinh phí được giaohàng năm, số lượng các đơn vị quản lý tăng lên nhiều lần so với ngày đầuthành lập, nhưng Ban quản lý dự án Duy tu GTĐT vẫn liên tục hoàn thànhnhiệm vụ được giao, đảm bảo chấp hành đúng chế dộ chính sách của nhànước, không để xẩy ra sai phạm, tiêu cực trong công tác nghiệm thu, thanhquyết toán cho đơn vị thi công

1.2.Những thành tựu đã đạt được

Thực hiện kinh phí kế hoạch hàng năm: Trong các năm vừa qua, Banquản lý dự án Duy tu GTĐT được Thành phố, Sở GTCC giao làm chủ đầu tưnguồn vốn sự nghiệp kinh tế cho các công tác đảm bảo vệ sinh môi trường,thoát nước, chiếu sáng, công viên, giao thông của Thành phố Tổng số kinhphí được giao hàng năm không ngừng tăng lên trung bình 10 % năm, nhưngBan đều hoàn thành thực hiện và thanh toán cho các đơn vị thi công đúng kếhoạch, đúng chính sách chế độ của nhà nước

a Kết quả thực hiện kế hoạch hàng năm:

Qua bảng trên ta thấy rằng trong những năm qua tổng vốn đầu tư màban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị được Sở Giao thông công chính

Hà Nội giao cho làm chủ đầu tư ngày càng tăng Sau 10 năm từ năm 1994 đếnnăm 2004 tổng vốn đầu tư của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị đãtăng 5 lần từ 101 tỷ đồng đến năm 2004 đã là 512 tỷ đồng Điều này khẳngđịnh sự lớn mạnh của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị, đã chiếmđược sự tin tưởng của Sở giao thông công chính Hà Nội Những công trìnhquan trọng phục vụ cho thành phố đều được Ban quản lý dự án duy tu giaothông đô thị thực hiện theo kế hoạch

b Khối lượng quản lý công tác duy tu duy trì:

Công tác vệ sinh môi trường: Công tác vệ sinh môi trường Công ty Môi

trường đô thị thực hiện trên 4 quận nội thành cũ , đến nay đã mở rộng lên 9quận và đã có thêm các đơn vị xã hội hoá là : Cty Cổ phần dịch vụ môi trườngThăng Long , HTX Thành Công, thực hiện ; Tổng số quét gom rác 300ha/ngày, tua vỉa đường phố 495 km, duy trì ngõ xóm 892,5 km /ngày trungbình mỗi ngày các đơn vị vận chuyển về Nam sơn 1600 tấn rác /ngày , thu dọnphế thải xây dựng trung bình 930 tấn/ngày

Chiếu sáng công cộng: Năm 2005 số trạm đang quản lý là 702 trạm ,

tổng chiều dài hệ thống chiếu sáng thành phố là 1.403 km , 39.900 bóng đèncác loại với tổng công suất 7.800 kw Riêng chương trình chiếu sáng ngõ xómthực hiện từ năm 2000 đến nay đã đạt kết quả vượt bậc: từ một số rất ít ngõđược chiếu sáng đến nay đã thực hiện chiếu sáng tại 3.487 ngõ, tổng chiều dài

720 km, lắp đặt 18.040 bóng

Thoát nước đô thị: Hiện trạng hệ thống thoát nước quản lý 420 km cống các

loại, 77km mương mặt cắt trung bình từ 2-10 m, 4 con sông thoát nước chiềudài 48km (sông Kim ngưu, Tô lịch, Lừ, Sét) Hệ thống trạm bơm Yên sở côngsuất 45 m3 / s các kênh dẫn vào , dẫn ra và hồ điều hoà Yên sở Công tác duy

tu duy trì hệ thống thoát nước đã đảm bảo đáp ứng mục tiêu đảm bảo chothành phố không bị úng ngập với trận mưa 172mm trong 2 ngày , từng bướcxoá bỏ các điểm úng ngập cục bộ

Công viên, vườn thú: Duy trì cây hoa, cây cảnh, 355.000 m2 thảm cỏ tại

53 công viên, vườn hoa, quản lý 41 giải phân cách, đảo giao thông; chăm sóc,nuôi dưỡng và trưng bày 530 chim thú các loại Thực hiện trang trí cây hoa,

cờ, biểu ngữ trong các ngày tết, ngày lễ Đã trồng được ngàn cây xanh trongdịp tết Trồng cây hàng năm

Giao thông : Các đơn vị giao thông hiện quản lý Tổng số tuyến đường

quản lý 551 tuyến , tổng chiều dài 645 km , tổng diện tích 5.164.390 m2trong đó đường thảm 4.517.350 m2 ; đường thấm nhập nhựa 541.340 m2 ;đường bê tông xi măng 88.930 m2; quản lý 61 cầu

c Thực hiện các dự án cải tạo nâng cấp hạ tầng kỹ thuật.

Từ năm 1999 - 2000 được sự quan tâm chỉ đạo của Sở GTCC , Banquản lý dự án Duy tu GTĐT đã được giao thực hiện nhiều dự án tạo sửa chữa, mặc dù các dự án có quy mô vừa và nhỏ nhưng phải tuân thủ đầy đủ các quyđịnh của điều lệ quản lý và đầu tư xây dựng , tính chất công việc phức tạp,mặt bằng thi công khó khăn, đặc biệt thời gian thực hiện thường rất ngắn

nhưng Ban đã phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao Đây là một cố gắngrất lớn của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị.

Năm 2000 thực hiện 17 dự án với kinh phí 19 tỷ đồng, đặc biệt đã hoànthành thi công dự án cải tạo hạ tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Hoàn Kiếm kịpthời phục vụ kỷ niệm 990 năm

Năm 2001: thực hiện 26 dự án, với kinh phí là trên 19 tỷ đồng ;

Năm 2002: Thực hiện 43 dự án với kinh phí là 42 tỷ đồng, trong đó cảitạo chỉnh trang đồng bộ hạ tầng kỹ thuật 14 tuyến phố văn minh thương mại

Năm 2003: Thực hiện 33 dự án với kinh phí là 38 tỷ đồng, trong đóchỉnh trang đồng bộ 12 tuyến đường, lắp đặt chiếu sáng 6 tuyến, đặt 5 cụmđèn tín hiệu giao thông phục vụ Seagames 22 và Paragames 2

Năm 2004: Thực hiện 48 dự án với kinh phí 73 tỷ đồng, trong đó hoànthành chỉnh trang 10 tuyến đường, lắp đặt chiếu sáng trang trí tại 6 tuyến,chỉnh trang nâng cấp 6 công viên, vườn hoa phục vụ ASEM 5 và 50 năm giảiphóng thủ đô

2.Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án duy tu GTĐT

Hiện nay tổ chức bộ máy của Ban đã có 3 phòng nghiệp vụ và 5 tổ kỹthuật giám sát bao gồm :

- Ban Lãnh đạo: Giám đốc và 3 phó giám đốc

- 3 phòng nghiệp vụ: Tổ chức Hành chính, Kế hoạch đầu tư, Tàichính Kế toán

- 5 Tổ giám sát: Môi trường, Thoát nước, Chiếu sáng, Cây xanh, Giaothông

Tổng số cán bộ công nhân viên của Ban hiện nay là 73 người , trong đó

có 59 cán bộ có trình độ đại học , có 22 cán bộ có trình độ kỹ sư các chuyênngành kỹ thuật

Sơ đồ tổ chức của Ban quản lý dự án duy tu GTĐT

Giám đốc

Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phó giám đốc3

Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch đầu tư Phòng kế toán tàichính

Tổ giám

sát môi

trường

Tổ giámsát giaothông

Tổ giámsát thoátnước

Tổ giámsát câyxanh

Tổ giámsát chiếusáng

3.Chức năng, nhiệm vụ của Ban quản lý dự án duy tu Giao thông đô thị

Ban quản lý dự án duy tu GTĐT được thành lập với vai trò là quản lýbên A đối với các hoạt động đầu tư sử dụng vốn ngân sách nhà nước cho việcbảo dưỡng duy trì sửa chữa hệ thống các công trình thành phố phục vụ chocác hoạt động công cộng được sở Giao thông công chính Hà Nội giao quản lý

Đồng thời với nhiệm vụ quản lý nguồn vốn cho ngân sách nhà nướcBan quản lý dự án duy tu giao thông công chính còn được giao nhiệm vụquản lý giám sát công tác duy tu duy trì và thực hiện đầu tư các dự án cải tạosửa chữa các công trình công cộng theo chủ trương đầu tư xây dựng của sởgiao thông công chính Hà Nội

Ban quản lý dự án duy tu có nhiệm vụ Báo cáo tình hình thực hiện côngtác duy tu duy trì sửa chữa hàng năm cho Sở giao thông công chính Hà Nộiđồng thời đặt kế hoạch chi phí hàng năm báo cáo trình Sở để phân bổ cho cáccông tác của Ban năm sau

4.Những căn cứ pháp lý của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị

Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị là một đơn vị hành chính sựnghiệp do đó chịu sự điều chỉnh của rất nhiều văn Bản pháp luật

Những văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động của Ban quản lý dự ánduy tu giao thông đô thị

Nghị định 52/NĐ - CP

Đây là nghị định của chính phủ về việc phân cấp quản lý các hoạt độngđầu tư đối với các hoạt động đầu tư sử dụng vốn ngân sách nhà nước.

Luật đấu thầu

Đây là văn bản quy phạm pháp luật về việc tiến hành đấu thầu và hoạtđộng đấu thầu đối với Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị Mọi dự án

có thực hiện đấu thầu của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị đều phảiphù hợp với luật đấu thầu

Ban quản lý dự án duy tu hiện nay chịu sự điều chỉnh của rất nhiều quyphạm pháp luật tuy nhiên những điều luật này lại không hoàn toàn phù hợpvới nhau nhiều điều luật đối kháng với nhau do sự khác nhau về quan điểmxuất phát của các văn bản này Chính vì vậy đôi khi những văn bản pháp luậtnày gây khó khăn đối với hoạt động quản lý của Ban đối với các hoạt độngđầu tư được giao làm chủ đầu tư

II.Một số hoạt động của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị

1.Hoạt động thẩm định của dự án

Đơn vị tổ chức thẩm định

Bộ phận thẩm định trực thuộc phòng Kế hoạch - Đầu tư chịu tráchnhiệm tổ chức thẩm định các dự án

Những dự án mà tổ thẩm định của Ban quản lý dự án duy tu giao thông

đô thị sẽ được quy định trong công tác quản lý dự án của Ban

Nội dung thẩm định

- Thẩm định thiết kế thi công

- Thẩm định dự toán tài chính của dự án

2.Hoạt động đấu thầu các dự án

Đơn vị tổ chức đấu thầu

Phòng kế hoạch và đầu tư là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức đấu thầucác dự án mà Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị được giao làm chủđầu tư

Đơn vị chấm thầu

Tuỳ theo từng dự án khác nhau mà Ban quản lý dự án duy tu giao thông

đô thị có thể tự chấm thầu hoặc thêu tư vấn chấm thầu

Kết quả thực hiện đấu thầu

Hầu hết các công trình mà Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thịđược giao làm chủ đầu tư thường được tiến hành đấu thầu để lựa chọn nhàthầu Tuỳ vào điều kiện của dự án mà có các hình thức đấu thầu khác nhau:đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế hay chỉ định thầu

Các công trình có giá trị tổng dự toán < 1 tỷ đồng không thực hiện đấuthầu để lựa chọn nhà thầu

3.Hoạt động giám sát đánh giá nghiệm thu công trình

Đơn vị thực hiện

Đối với các dự án thuộc các lĩnh vực khác nhau Ban quản lý dự án duy

tu giao thông đô thị có những đơn vị giám sát chuyên nghành để thực hiệngiám sát đánh giá nghiệm thu công trình

Nội dung nghiệm thu

Nghiệm thu chất lượng công trình: Chất lượng công trình phải đảm bảophù hợp yêu cầu thiết kế

Nghiệm thu về thời gian hoàn thành: Dự án phải hoàn thành trongkhoảng thời gian cho phép trong thiết kế tổng dự toán

Xử lý kết quả nghiệm thu

Đối với nội dung nghiệm thu đơn vị giám sát chuyên nghành chịu hoàntoàn trách nhiệm trước Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị

Những sai phạm không phù hợp yêu cầu của thiết kế đơn vị giám sátchuyên nghành sẽ yêu cầu nhà thầu thực hiện sửa chữa đáp ứng yêu cầu củathiết kế

4.Hoạt động duy tu duy trì

Đơn vị thực hiện

Các công ty thành viên chịu sự điều tiết vốn của Ban quản lý dự án duy

tu giao thông đô thị

Nội dung thực hiện

Duy tu duy trì bảo dưỡng những công trình đã được thực hiện nhằmnâng cao hiệu quả sử dụng của các công trình đồng thời nâng cao tuổi thọ củacác công trình

Tuỳ theo các mảng công việc riêng biệt mà yêu cầu về công tác duy tuduy trì của từng công ty thành viên là không giống nhau

Vốn thực hiện công tác duy tu duy trì sẽ được các công ty thành viêntrình lên Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị từ đó Ban sẽ kiểm địnhlại từ đó trình Sở giao thông công chính Hà Nội để cấp vốn cho các công tythành viên

III.Thực trạng quản lý dự án tại Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị

1.Mô hình tổ chức quản lý dự án của Ban quản lý dự án duy tu giao thông

đô thị

Mô hình quản lý dự án tại ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị là

mô hình quản lý dự án theo chức năng hoạt động của các phòng ban

Mô hình quản lý của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị nhưsau:

Phòng tàichính kếtoán

Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởngphòng

Các cán bộ khác Tổ thẩm định Các cán bộkhác

Các cán bộ khác

Tổ giám sát

môi trường

Tổ giám sátthoát nước

Tổ giám sátgiao thông

Tổ giám sátcây xanh

Tổ giám sátchiếu sáng

Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ

trưởng

Giám sát viên Giám sát viên Giám sát viên Giám sát viên Giám

sát viên Trong đó nhiệm vụ quản lý dự án trong từng phòng ban và các

cán bộ trong ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị được phản ánh qua

nội dung dưới đây:

1.1.Nhiệm vụ của từng phòng Ban trong quản lý dự án

Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị là đơn vị quản lý hành

chính sự nghiệp vì thế việc quản lý dự án của Ban đứng trên hai giác độ quản

lý

Hai giác độ quản lý của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị

như sau:

Trên giác độ chủ đầu tư

Tổ chức thẩm định và

phê duyệt các bước thiết

kế, dự toán xây dựng

công trình sau khi dự án

được phê duyệt

Sau khi dự án được cấp thẩm quyền phê duyệt , Giám đóc ban căn cú vào tính chất , mức độ dự án để phân công : các dự án cải tạo sửa chữa thuộc các lĩnh vực : Giao thông , chiếu sáng , thoát nước , công viên cây xanh phân bộ phận thẩm định của ban thẩm định thẩm định Phòng KH-ĐT kiểm tra thủ tục soạn thảo quyết định phê duyệt trính Giám đốc Ban ký.

Đối với các dự án thuộc các chuyên ngành khác , các dự án giá trị lớn , phức tạp về chuyên môn Ban ký hợp đồng với các đơn

vị tư vấn có đủ chức năng , năng lục để thẩm tra làm cơ sở để Ban

ra quyết định phê duyệt thiết kế -tổng dự toán Phê duyệt kế hoạch đấu

thầu, hồ sơ mời thầu và

Theo quy định hiện hành , các cấp thẩm quyền phê duyệt dự

án ( UBND Thành phố và sở GTCC Hà Nội ) sẽ phê duyệt kế

kết quả đấu thầu hoạch đấu thầu , hồ sơ mời thầu và kết quả đấu thầu

Ký hợp đồng với các nhà

thầu.

Phòng kế hoạch -Đầu tư Ban căn cú kết quả phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền , quyết định chỉ định thầu của Giám đốc Ban và hồ sơ thiết kế , dự toán được phê duyệt của dự

án để thương thảo nội dung , thống nhất trình Giám đốc Ban ký hợp đồng Hiện ban áp dụng thông tư 02/TT-BXD ngày 25/2/2005 của Bộ Xây dựng về hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng

Thanh toán cho các nhà

thầu theo tiến độ hợp

đồng hoặc theo biên bản

nghiệm thu.

Ban thực hiện thanh toán cho nhà thầu theo đúng quy định: Tạm ứng đúng chế độ cho các nhà thầu sau khi ký hợp đồng, tạm ứng theo biên bản nghiệm thu kết toán khối lượng tối đa không quá 80 % tổng giá trị

Ngiệm thu để đưa công

trình xây dựng vào khai

thác sử dụng.

Ban phân công giám sát kỹ thuật chịu trách nhiệm giám sát công trình Tổ chức nghiệm thu theo các giai đoạn: hoàn thành công việc xây dựng, hoàn thành giai đoạn xây lắp và nghiệm thu hoàn thành bàn giao công trình đưa vào sử dụng.

Ban tổ chức nghiệm thu theo đúng hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công được phê duyệt, các quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng, các kết quả kiểm tra chất lượng vật liệu, thiết bị trong quá trình thi công

Đối với các công tác kiểm tra, thí nghiệm vật liệu Ban thuê các đơn vị có đủ chức năng, thiết bị để thực hiện và báo cáo kết quả theo đúng quy định.

Trên giác độ quyền hạn của ban quản lý dự án

Chuẩn bị hồ sơ thiết kế,

dự toán, tổng dự toán xây

dựng công trình để chủ

đầu tư tổ chức thẩm định,

phê duyệt theo quy định.

Với nhiệm vụ được UBND thành phố giao làm chủ đầu tư và quản lý dự án , ban đã tổ chức thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình trong công tác :

- Căn cứ kế hoạch giao, ký hợp đồng với tư vấn đủ năng lực để lập

hồ sơ thiết kế cơ sở, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi

- Ban có phân công cán bộ là kỹ sư chuyên ngành thuộc bộ phận

kỹ thuật chịu trách nhiệm theo dõi công tác chuẩn bị đầu tư từng

dự án cụ thể, Cán bộ được phân công có nhiệm vụ từ khâu xác định đầu bài, phê duyệt nhiệm vụ khảo sát, dọc và kiểm tra nội dung hồ sơ dự án trước khi giám đốc ban kỹ trình các cấp thẩm quyền phê duyệt.

- Sau khi dự án được các cấp có thẩm quyền phê duyệt , Ban trực tiếp giao nhiệm vụ cho tổ thẩm định thẩm định thiết kế kỹ thuật , tổng dự toán các dự án đủ điều kiện hoặc ký hợp dồng với các đơn

vị tư vấn để thẩm tra , soạn thảo quyết định trình giám đốc Ban ký quyết định phê duyệt theo quy định

Lập hồ sơ mời dự thầu ,

tổ chức lựa chọn nhà thầu

Đối với các dự án đã đủ thủ tục chuẩn bị đầu tư , Ban quản

lý dự án Duy tu GTĐT tự thực hiện việc soạn thảo hồ sơ mời thầu

tổ chức đấu thầu, chỉ định lựa chọn nhà thầu đúng quy định Theo phân công, Phòng Kế hoạch Đầu tư chịu trách nhiệm lập hồ sơ dự thầu Đối với các dự án được giao, Ban tự soạn thảo và trình sở GTCC phê duyệt theo quy định

Thực hiện nhiệm vụ giám

sát thi công các công

trình khi có đủ điều kiện

năng lực

Ban quản lý dư án Duy tu GTDT thực hiện Công tác giám sát thi công các công trình tuân thủ đúng quy định trong nghị định 209/2004/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình xây dựng và các quy định hiện hành Trên cơ sở đội ngũ cán bộ kỹ thuật hiện

có, Ban quản lý dự án Duy tu GTDT đủ năng lực tự giám sát phần lớn các công trình được giao kế hoạch.

Đối với mỗi công trình Giám đốc Ban có quyết định phân công cụ thể lãnh đạo Ban và cán bộ kỹ thuật giám sát theo đúng chuyên môn.

Giám sát kỹ thuật căn cứ quy định hiện hành thực hiện giám sát giai đoạn xây dựng, theo dõi các công tác lấy mẫu, thí nghiệm,

đo đạc và nghiệm thu theo thiết kế.

Ngiệm thu, thanh toán,

quyết toán theo hợp đồng

được ký kết

Thực hiện nghiệm thu công trình xây dựng đúng quy định hiện hành và hợp đồng đã được ký kết, bao gồm các bước sau: Nghiệm thu từng công việc xây dựng, các hạng mục ẩn giấu Nghiệm thu bộ phận công trình xây, giao, giai đoạn thi công công trình.

Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng đưa vào sử dụng.

Kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ hoàn công các công trình theo quy định

Quản lý chất lượng, khối

lượng, tiến độ, chi phí

- Vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng đều được kiểm tra theo đúng thiết kế và hợp đồng Vật tư được giám sát kiểm tra đúng chủng loại, đầy đủ các tài liệu về xuất xứ, chứng chỉ về chất lượng

do các cơ quan có thẩm quyền cấp và thực hiện kiểm định theo đúng quy định.

- Trong hồ sơ mời đấu thầu, trong hợp đồng đều có nêu rõ yêu cầu

về an toàn lao động, vệ sinh môi trường Giám sát kiểm tra khi các đơn vị thi công thực hiện đầy đủ các quy định trên mới được khởi công công trình.

- Giám sát các công tác thi công xây lắp đúng quy trình, mỗi hạng mục công việc đều được kiểm tra, kiểm định theo đúng quy định.

- Quản lý chi phí xây dựng tuân thủ theo đúng tổng mức đầu tư được phê duyệt về Tổng mức và chi phí cho từng hạng mục Ngiệm thu và bàn giao

công trình

Tổ chức nghiệm thu hoàn thành bàn giao và đưa công trình vào sử dụng: do tổ trưởng tổ giám sát và phó giám đốc ban có thẩm quyền phụ trách

Lập báo cáo thực hiện Theo quy định, Ban lập báo cáo hàng năm về việc thực hiện kế

vốn đầu tư hàng năm, báo

cáo quyết toán khi dự án

hoàn thành đưa vào khai

thác sử dụng.

hoạch được giao theo quy định

1.2.Sự phân công quản lý trong Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị

Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị chịu trách nhiệm điều phốivốn và đầu tư trong nhiều lĩnh vực Những lĩnh vực này được chia thànhnhững mảng công việc như sau:

- Khối chiếu sáng

- Khối hè phố

- Khối thoát nước

- Khối cây xanh vườn thú

- Khối giao thông

- Khối môi trường

Theo mô hình quản lý của Ban từng phòng Ban có từng nhiệm vụ riêngnhưng do tính chất công việc khác nhau lại có sự phân công trong các phòngBan này

a Ban giám đốc

Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc Ban và 3 phó giám đốc trong đó

- Giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý chung các hoạt động của toànBan

- 3 phó giám đốc sẽ chịu trách nhiệm quản lý từng mảng công việccủa Ban

+ Phó giám đốc 1: Khối chiếu sáng và cây xanh vườn thú

+ Phó giám đốc 2: Khối thoát nước và môi trường

+ Phó giám đốc 3: Khối giao thông và hè phố

Sự phân công quản lý này giúp việc quản lý các dự án được dễ dànghơn các phó giám đốc chịu trách nhiệm về các mảng công việc mình phụtrách sau đó có nhiệm vụ báo cáo lên giám đốc ban

b Phòng kế hoạch và đầu tư

Phòng kế hoạch đầu tư có nhiệm vụ thực hiện công tác đấu thầu, thẩmđịnh các dự án và lên kế hoạch vốn duy tu duy trì hàng năm cho Ban

Phòng kế hoạch và đầu tư có 8 người bao gồm cả người của tổ thẩmđịnh được phân công nhiệm vụ theo các mảng công việc được chia thành cáckhối ở trên

- Trưởng phòng: chịu trách nhiệm chung và phụ trách khối giao thông

hè phố

- Các thành viên còn lại sẽ phụ trách các mảng công việc còn lại

Tổ thẩm định có 3 người cũng được phân công chịu trách nhiệm thẩmđịnh các dự án khác nhau

Phòng kế hoạch và đầu tư trực tiếp báo cáo công việc cho các phó giámđốc phụ trách chuyên nghành để trình báo cáo giám đốc Ban

Phòng tài chính kế toán thực hiện tạm ứng theo luật định với các dự ánkhi đã được Ban giám đốc thông qua

d Các tổ giám sát chuyên nghành

Các tổ giám sát được phân công giám sát theo các mảng công việc.Những tổ giám sát chuyên nghành trực thuộc Ban quản lý dự án duy tu giaothông đô thị bao gồm các tổ sau:

- Tổ giám sát môi trường

- Tổ giám sát giao thông

- Tổ giám sát thoát nước

- Tổ giám sát cây xanh

- Tổ giám sát chiếu sáng

Trong các tổ giám sát chuyên nghành tổ trưởng tổ giám sát chịu tráchnhiệm chung về chất lượng các dự án mà tổ giám sát được giao làm nhiệm vụgiám sát Trong từng dự án cụ thể tổ trưởng tổ giám sát sẽ phân công từng cán

bộ giám sát phụ trách riêng Tuy nhiên khi thực hiện nghiệm thu công trìnhđưa vào sử dụng tổ trưởng tổ giám sát vẫn phải tham gia vào quá trình nghiệmthu

Tổ trưởng tổ giám sát chịu trách nhiệm trước toàn Ban về chất lượngcông trình mà tổ giám sát được giao giám sát

Tổ giám sát có quyền yêu cầu nhà thầu sửa chữa các sai phạm của côngtrình do lỗi của nhà thầu gây ra đồng thời báo cáo lên Ban giám đốc những saiphạm thiếu sót trong thiết kế dự toán của nhà tư vấn thiết kế để có phươnghướng giải quyết

2.Hoạt động quản lý dự án theo tính chất công việc

2.1.Hoạt động thẩm định dự án

Sau khi dự án được các cấp thẩm định quyền phê duyệt Ban giám đốc

sẽ căn cứ vào dự án để đưa ra các quyết định về thẩm định dự án như sau:

Đối với các dự án không thuộc các lĩnh vực mà Ban quản lý dự án duy

tu giao thông đô thị phụ trách hay những công trình quan trọng có tính chấtphức tạp ban giám đốc sẽ thuê tư vấn thẩm định dự án này Những công trìnhnày thường là những công trình lớn có tổng mức đầu tư thường lớn hơn 5 tỷ

đồng hoặc những công trình trọng điểm đòi hỏi sự chính xác cao trong côngtác thực hiện dự án

Đối với các dự án thuộc lĩnh vực mà Ban quản lý dự án duy tu giaothông đô thị phụ trách công tác thẩm định sẽ được giao cho tổ thẩm định củaBan phụ trách thẩm định

a Hồ sơ thẩm định dự án

Những báo cáo thiết kế kỹ thuật do nhà thầu tư vấn thiết kế lập sẽ chialàm 4 bản trình lên Ban quản lý duy tu giao thông đô thị để thẩm định Saukhi được thẩm định 4 bản báo cáo này sẽ được chia như sau: một bản nộp lên

Sở giao thông công chính Hà Nội; một bản lưu trong ban quản lý; một bảngiao cho tổ giám sát chuyên nghành thực hiện giám sát; một bản giao cho nhàthầu thực hiện

Việc đánh giá kiểm tra hồ sơ báo cáo thiết kế kỹ thuật sẽ do tổ thẩmđịnh chịu trách nhiệm Những hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu cơ bản về số lượngtheo đúng quy định của nhà nước về hồ sơ thẩm định

Trong quá trình thụ lý hồ sơ, nếu phát hiện hồ sơ do tư vấn lập chưađúng dự án được duyệt và các quy phạm hiện hành, sai sót về khối lượng cầnphải chỉnh sửa lại thì cán bộ thẩm định làm văn bản thông báo một lần để lãnhđạo Ban ký gửi đơn vị tư vấn thực hiện Trong quá trình thẩm định, cán bộthẩm định có thể trao đổi trực tiếp với đơn vị tư vấn

- Thẩm định thiết kế bản vẽ thi công , dự toán , tổng dự toán các côngtrình nhỏ hơn 500 triệu đã được phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật

- Thẩm định dự toán các hạng mục duy tu duy trì tập trung được phâncông

Nội dung của công tác thẩm định thiết kế bản vẽ thi công tổng dự toán

Việc thẩm định thiết kế bản vẽ thi công, dự toán, tổng dự toán tuân theođiều 16 của nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 :

Đối với thiết kế bản vẽ thi công :

- Sự phù hợp với các bước thiết kế trước đã được phê duyệt;

- Sự tuân thủ các tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng;

- Đánh giá mức độ an toàn công trình;

- Sự hợp lý của việc lựa chọn dây chuyền và thiết bị công nghệ, nếu có;

- Bảo vệ môi trường; phòng, chống cháy, nổ;

Đối với dự toán , tổng dự toán :

- Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lượng thiết kế với khối lượng dự toán

- Kiểm tra tính đúng đắn của việc áp dụng các định mức kinh tế kỹthuật , định mức chi phí , đơn giá , việc vận dụng định mức , đơn giá , các chế

độ chính sách có liên quan và các khoản mục chi phí trong dự toán theo quyđịnh

- Xác định giá trị tổng dự toán , dự toán công trình được thẩm định Thời gian thẩm định thiết kế, dự toán, tổng dự toán tuân thủ thời gianthẩm định các dự án theo quy định chung và theo yêu cầu cụ thể của Giámđốc Ban Đối với dự án hạng C, phải lập dự án đầu tư xây dựng công trìnhthời gianthẩm định là 15 ngày, đối với dự án lập báo cáo kinh tế kỹ thuật thờigian thẩm định là 5 ngày

Người được phân công thẩm định dự án hoàn toàn chịu trách nhiệm vềcông tác thẩm định,

b Xử lý kết quả thẩm định

Sau khi tổ thẩm định thẩm định xong dự án phòng kế toán tài chính cóthể thực hiện thẩm định lại tài chính của dự án Công tác thẩm định lại tàichính nhằm đảm bảo dự toán công trình phù hợp với tình hình thực tế nhằmhạn chế tình trạng thay đổi dự toán trong quá trình thực hiện dự án

Sau khi thẩm định lại tài chính tổ thẩm định trình lên Ban giám đốc đểBan giám đốc có quyết định phê duyệt thẩm định dự án Sau đó quyết địnhthẩm định dự án của Ban sẽ được phòng hành chính tổng hợp lưu vào sổ Banđồng thời phòng kế hoạch đầu tư có công văn về việc quyết định phê duyệtthẩm định dự án của Ban Quyết định phê duyệt thẩm định dự án sẽ đượcthông báo cho nhà tư vấn lập dự án

Báo cáo kinh tế kỹ thuật của dự án được ban thẩm định sẽ nộp một bảnlên Sở giao thông công chính Hà Nội để sở giao thông công chính Hà Nộitheo dõi và đánh giá quá trình thực hiện dự án của các nhà thầu có phù hợpkhông để từ đó có những hướng dẫn điều chỉnh để dự án thực hiện theo đúngbáo cáo kinh tế kỹ thuật đã được phê duyệt

Như vậy công tác thẩm định dự án của Ban quản lý dự án duy tu giaothông đô thị thực hiện trải qua rất nhiều công đoạn nhằm đảm bảo tính chínhxác trong công tác thẩm định dự án của Ban qua đó hạn chế thiếu sót giúpcông tác thực hiện dự án dễ dàng và nhanh chóng

Trong mỗi công đoạn của công tác thẩm định dự án trách nhiệm củamỗi người được phân công rõ ràng điều đó tránh hiện tượng thiếu tinh thầntrách nhiệm của từng cá nhân giúp cho công tác thẩm định nhanh chóng dễdàng

2.2.Hoạt động đấu thầu

Ban tổ chức quản lý hoạt động đấu thầu theo luật đấu thầu

a Tổ chức đấu thầu

Sau khi dự án đã được thẩm định tuỳ theo tổng dự toán của dự án màBan sẽ quyết định thực hiện đấu thầu hay không và hình thức đấu thầu

Đối với các dự án thực hiện chỉ định thầu các cấp có thẩm quyền sẽquyết định chỉ định nhà thầu nào phù hợp với yêu cầu để giao nhiệm vụ thựchiện dự án cho nhà thầu đó Các cấp có thẩm quyền chỉ định thầu đối với các

dự án mà Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị được giao làm chủ đầu

tư bao gồm: UBND thành phố Hà Nội và Sở giao thông công chính Hà Nội

Những công trình tổ chức đấu thầu rộng rãi Phòng kế hoạch và đầu tưthuộc Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị thực hiện tổ chức đấu thầu

Nội dung thực hiện tổ chức đấu thầu của Phòng kế hoạch đầu tư nhưsau:

- Trưởng phòng kế hoạch đầu tư có trách nhiệm lập hồ sơ mời thầu vớicác yêu cầu về nhà thầu sao cho phù hợp với các yêu cầu của dự án

- Sau khi lập hồ sơ mời thầu Phòng kế hoạch đầu tư sẽ trình lên Bangiám đốc Ban giám đốc sẽ phê duyệt hồ sơ mời thầu và báo cáo Sở giaothông công chính Hà Nội về nội dung của hồ sơ mời thầu

- Sau khi hồ sơ mời thầu đã được các cấp có thẩm quyền thông quaphòng kế hoạch đầu tư sẽ thực hiện đăng báo mời thầu trong 3 số báo liên tiếpcủa 3 tờ báo chuyên trách có số ra hàng ngày và thực hiện việc phát hành hồ

sơ mời thầu

- Phòng kế hoạch đầu tư có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ dự thầu của cácnhà thầu Sau khi hết thời hạn nộp hồ sơ dự thầu phòng kế hoạch đầu tư sẽtổng hợp các hồ sơ mời thầu của các nhà thầu và trình lên Ban giám đốc để tổchức chấm thầu

b Tổ chức chấm thầu

Ban giám đốc của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị sẽ xin ýkiến của Sở giao thông công chính Hà Nội về công tác chấm thầu Sở giaothông công chính Hà Nội sẽ quyết định giao cho Ban quản lý dự án duy tugiao thông đô thị thực hiện chấm thầu hoặc chỉ định nhà thầu tư vấn thực hiệnchấm thầu

Đối với các dự án do Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị trựctiếp chấm thầu: Ban giám đốc sẽ cùng phòng kế hoạch đầu tư thực hiện chấmthầu

Sau khi có kết quả chấm thầu Ban sẽ trình lên Sở giao thông côngchính Hà Nội để Sở phê duyệt

c Xử lý kết quả đấu thầu và ký kết hợp đồng

Sau khi kết quả đấu thầu được Sở giao thông công chính Hà Nội thôngqua phòng kế hoạch và đầu tư có nhiệm vụ thông báo cho nhà thầu trúng thầubiết để tiến hành đàm phán ký hợp đồng

Trên cơ sở hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu phòng kế hoạch đầu

tư sẽ soạn thảo hợp đồng phù hợp và thực hiện ký kết hợp đồng để dự ánđược đưa vào triển khai thực hiện

Như vậy hoạt động đấu thầu của Ban quản lý dự án duy tu giao thông

đô thị thực hiện đều thông qua phòng kế hoạch và đầu tư, phòng kế hoạch vàđầu tư chịu trách nhiệm về công tác đấu thầu dự án của Ban quản lý dự ánduy tu giao thông đô thị

Công tác đấu thầu thường thông qua 3 công đoạn trong đó phòng kếhoạch đầu tư chịu trách nhiệm tổ chức đấu thầu và ký kết hợp đồng với nhàthầu trúng thầu

Công tác chấm thầu được thực hiện với sự giám sát chặt chẽ của Sởgiao thông công chính Hà Nội nhằm đảm bảo công tác chấm thầu thực hiệnchính xác đánh giá đúng năng lực của nhà thầu đem lại lợi ích cho dự án

2.5.Hoạt động giám sát nghiệm thu

Ban sẽ thực hiện phân công tổ giám sát chuyên nghành thực hiện giámsát đánh giá chất lượng thực hiện dự án của các nhà thầu và nghiệm thu dự ánsau khi dự án hoàn thành để đưa vào sử dụng

Tổ chức nghiệm thu dự án của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đôthị chia làm 3 giai đoạn:

- Hoàn thành công việc xây dựng

- Hoàn thành công việc xây lắp

Hoàn thành bàn giao công trình đưa vào sử dụng

a Giám sát nghiệm thu công việc xây dựng

Ban sẽ thực hiện nghiệm thu công tác xây dựng theo đúng bản vẽ thicông được phê duyệt Tổ giám sát chịu trách nhiệm sao cho công việc xâydựng phải đảm bảo sao cho phù hợp với các quy chuẩn về xây dựng được áodụng

Đối với chất lượng của các công trình Ban sẽ thực hiện kiểm tra thínghiệm để đánh giá vật liệu đưa vào xây dựng có phù hợp với yêu cầu về chấtliệu Nếu không phù hợp sẽ yêu cầu thay thế

Tổ giám sát đại diện Ban quản lý giám sát công tác xây dựng và hoàntoàn chịu trách nhiệm về chất lượng những hạng mục công trình do mìnhnghiệm thu

b Nghiệm thu hoàn thành công tác xây lắp

Tổ giám sát có nhiệm vụ đánh giá thiết bị đưa vào sử dụng có đáp ứngyêu cầu ban đầu của thiết kế hay không Nếu tổ giám sát không đủ năng lực

để đánh giá Ban sẽ thuê các đơn vị tư vấn để thực hiện kiểm tra đúng theođúng quy định Đơn vị tư vấn giám sát được thuê phải được Sở giao thôngcông chính Hà Nội phê duyệt

c Nghiệm thu Bàn giao công trình đưa vào sử dụng

Phó giám đốc phụ trách sẽ căn cứ vào các báo cáo nghiệm thu của tổgiám sát và sẽ đánh giá tình hình thực tế của công trình từ đó sẽ quyết định cónghiệm thu công trình đưa vào sử dụng hay không

Như vậy trong quá trình nghiệm thu giám sát vai trò của tổ giám sátchuyên nghành là rất quan trọng dẫn tới thành công hay thất bại của dự án.Trong tất cả các giai đoạn nghiệm thu này đều có một phó giám đốc chuyêntrách giám sát hoạt động để báo cáo lên Ban giám đốc và Sở giao thông côngchính Hà Nội

2.6.Hoạt động thanh quyết toán

Quá trình thanh quyết toán do phòng tài chính kế toán có nhiệm vụquản lý.

Đối với mỗi dự án thực hiện trong hợp đồng với các nhà thầu Ban quản lý dự

án duy tu giao thông đô thị đã quy định rõ thời điểm thanh quyết toán hoặctạm ứng vốn đầu tư cho các nhà thầu

Phòng tài chính kế toán căn cứ hợp đồng mà tạm ứng cho các nhà thầu.Nếu có thay đổi cần có sự phê chuẩn của giám đốc Ban Khi giám đốc Ban cóquy định cụ thể phòng tài chính kế toán sẽ theo đó tiến hành phân phối vốnđầu tư cho các nhà thầu

Ban thực hiện thanh toán cho các nhà thầu theo đúng quy định, tạm ứngđúng chế độ cho các nhà thầu sau khi ký kết hợp đồng Thông qua phòng tàichính kế toán Ban tạm ứng theo biên bản nghiệm thu kết toán không quá 80%tổng giá trị

Sau mỗi giai đoạn của dự án phòng tài chính kế toán lập các báo cáo tàichính của dự án đệ trình lên giám đốc và Sở giao thông công chính Hà Nộiphê duyệt

Đối với các hoạt động thu chi khác phục vụ cho dự án nhưng không cótrong báo cáo kinh tế kỹ thuật phòng tài chính kế toán kiểm tra nội dung thuchi sau đó trình lên giám đốc ban quyết định Khi quyết định thu chi một hoạtđộng nào đó phòng kế toán tài chính sẽ có những phiếu thu chi và ghi vào sổthu chi để theo dõi

Quá trình điều phối vốn đầu tư theo các giai đoạn đều do phòng kế toántài chính thực hiện căn cứ vào báo cáo kinh tế kỹ thuật đã được phê duyệt đểtiến hành Điều này giúp Ban quản lý nguồn vốn đầu tư cho dự án một cách

dễ dàng

Tuy phòng tài chính chịu trách nhiệm quản lý chung về nguồn vốn củaBan quản lý dự án duy tu giao thông đô thị nhưng vẫn phải thông qua Bangiám đốc để phê duyệt sử dụng vốn đầu tư Sau khi được ban giám đốc phêduyệt phòng tài chính dự án mới thực hiện nhiệm vụ điều phối vốn đầu tư

Mô hình quản lý dự án theo nội dung công việc tại Ban quản lý dự ánduy tu giao thông đô thị như sau:

Ban giám đốc Phê duyệt hồ sơ mời thầu

Tổ chức chấm thầu

Quyết định kết quả chấm thầu

Nghiệm thu dự ánPhòng kế hoạch đầu

- Thông báo trúng thầu thầu theo quy định dự án

- Ký hợp đồng với - Thanh quyết toán - Chịu tráchnhiệm về

án

3.Quản lý dự án theo nội dung

3.1.Quản lý thời gian và tiến độ

Căn cứ vào bản báo cáo kinh tế kỹ thuật đã được tổ thẩm định phêduyệt, ban giám đốc sẽ quản lý thời gian và tiến độ thực hiện dự án của cácnhà thầu.

Đơn vị giám sát chuyên nghành do Ban quản lý dự án duy tu giaothông đô thị giao nhiệm vụ giám sát sẽ thực hiện đánh giá tiến độ thực hiện

dự án của các nhà thầu rồi báo cáo lại ban giám đốc

Phòng kế hoạch đầu tư chịu trách nhiệm tổng hợp đánh giá kết quả theodõi tiến độ thực hiện của tổ giám sát đưa lên sau đó làm báo cáo trình lên bangiám đốc Những dự án thực hiện không đáp ứng được yêu cầu về thời giantiến độ Ban giám đốc sẽ làm việc với các nhà thầu để tìm ra nguyên nhânvướng mắc trong việc tiến độ thực hiện không đáp ứng yêu cầu thiết kế để từ

đó giải quyết vướng mắc giúp dự án theo kịp tiến độ của kế hoạch

Nếu nguyên nhân quan trọng sẽ trình lên ban giám đốc để có hướnggiải quyết để dự án hoàn thành theo đúng tiến độ

- Đối với nguyên nhân khách quan làm chậm tiến độ thực hiện dự ánBan giám đốc sẽ có quyết định thay đổi tiến độ thực hiện dự án báo cáo lêntrình Sở giao thông công chính Hà Nội quyết định

- Đối với những nguyên nhân về phía nhà thầu Ban giám đốc sẽ cónhững yêu cầu chặt chẽ với các nhà thầu nhằm đảm bảo yêu cầu tiến độ

Tổ giám sát có nhiệm vụ đánh giá lại tiến độ thực hiện của dự án saukhi Ban giám đốc có những chỉ đạo đối với nhà thầu, sau đó báo cáo lên bangiám đốc – phó giám đốc phụ trách mảng công việc đó

Công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án của Ban quản lý dự án duygiao thông đô thị do các phó giám đốc phụ trách lĩnh vực đó chỉ đạo tổ giámsát thực hiện

Phòng kế hoạch đầu tư có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo về tiến độthực hiện dự án của các tổ giám sát rồi làm báo cáo trình lên phó giám đốcphê duyệt xử lý

3.2.Quản lý chất lượng của dự án

Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị tổ chức quản lý chất lượng

dự án theo đúng nghị định 209/2004/NĐ - CP về quản lý chất lượng côngtrình xây dựng

Các tổ giám sát chuyên nghành và những cán bộ được phân công giámsát sẽ đại diện cho Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị giám sát, đánhgiá, quản lý chất lượng của dự án

Nội dung của công tác quản lý chất lượng của dự án:

- Vật tư, thiết bị trước khi được đưa vào sử dụng đều được kiểm tratheo đúng thiết kế và hợp đồng Vật tư được giám sát kiểm tra đánh giá đúngchủng loại, đầy đủ các tài liệu về xuất xứ, chứng chỉ về chất lượng do các cơquan có thẩm quyền cấp và thực hiện kiểm định theo đúng quy định

- Giám sát các công tác thi công xây lắp đúng quy trình, mỗi hạng mụccông trình phải được kiểm tra kiểm định theo đúng quy định Những hạngmục công trình không đáp ứng yêu cầu phải thực hiện lại

- Kiểm tra đánh giá chất lượng máy móc tham gia thi công xây dựngcông trình của nhà thầu có đáp ứng được yêu cầu về chất lượng như trong hồ

sơ dự thầu của nhà thầu hay không

- Sau khi công trình hoàn thành sẽ tiến hành thử nghiệm, nếu công trìnhđáp ứng đầy đủ yêu cầu về chất lượng sẽ tiến hành nghiệm thu nếu không sẽyêu cầu nhà thầu tiến hành sửa chữa sao cho phù hợp yêu cầu chất lượng

Ban giám đốc thông qua các đánh giá về chất lượng công trình của tổgiám sát sẽ có quyết định có nghiệm thu công trình hay không

Như vậy việc quản lý chất lượng dự án của Ban quản lý dự án duy tugiao thông đô thị do các tổ giám sát chuyên nghành thực hiện, phó giám đốcphụ trách dự án đó sẽ kiểm tra đánh giá lại một lần nữa chất lượng dự án khi

dự án được hoàn thành từ đó mới quyết định nghiệm thu công trình đưa vào

sử dụng

Sau khi dự án đi vào hoạt động Ban giám đốc sẽ giao cho các công tythành viên thực hiện quản lý duy tu duy trì công trình của dự án Phòng kế

hoạch đầu tư sẽ tổng hợp chi phí dự tính cho công tác duy tu duy trì côngtrình đó để trình lên Ban giám đốc và Sở giao thông công chính Hà Nội quyếtđịnh.

3.3.Quản lý theo chi phí

Chi phí thực hiện dự án phải tuân thủ theo bản báo cáo kinh tế kỹ thuật

đã được Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị phê duyệt

Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý chi phí của dự án

Tổ giám sát chuyên nghành có nhiệm vụ đánh giá trong quá trình thựchiện dự án nhà thầu có sử dụng chi phí đúng mục đích ghi trong báo cáo kinh

tế kỹ thuật hay không

Phòng tài chính kế toán thông qua tổ giám sát sẽ tính toán chi phí thựchiện của dự án thông qua đơn giá của Bộ tài chính vật giá ban hành Sau khitổng hợp chi phí thực hiện dự án phòng kế hoạch đầu tư trình lên ban giámđốc phê duyệt

Đối với những hạng mục có tổng mức chi phí thực hiện lớn hơn kếhoạch đã được phê duyệt phòng tài chính kế toán sẽ căn cứ vào tình hình thực

tế thực hiện của hạng mục đó rồi từ đó đối chiếu với đơn giá của Bộ tài chínhvật giá để tính toán xem tổng mức chi phí đó có hợp lý hay không

- Nếu tổng chi phí của hạng mục công trình đó phù hợp tình hình thực

tế phòng tài chính kế toán sẽ thực hiện thanh quyết toán cho nhà thầu sau đóbáo cáo lên ban giám đốc đệ trình lên Sở giao thông công chính Hà Nội thayđổi tổng mức dự toán của công trình đó Phòng kế hoạch đầu tư có nhiệm vụbáo cáo sự thay đổi này lên Sở giao thông công chính Hà Nội và đề xuất tổngmức đầu tư bổ xung

- Nếu tổng chi phí này không phù hợp với thực tế Phòng tài chính kếtoán sẽ yêu cầu nhà thầu giải trình về tổng chi phí từ đó sẽ quyết định thanhquyết toán cho nhà thầu hay không

Như vậy phòng tài chính kế toán là đơn vị đại diện cho Ban quản lý dự

án duy tu giao thông đô thị thực hiện quản lý chất lượng của dự án cùng vớiphòng Kế hoạch đầu tư

4.Quản lý dự án theo chu kỳ dự án

4.1.Giai đoạn chuẩn bị đầu tư

Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị là Ban có nhiệm vụ quản lýviệc thực hiện đầu tư của các công trình phúc lợi xã hội cho Sở giao thôngcông chính Hà Nội vì thế các dự án mà Ban thực hiện đều là những dự án đãđược Sở giao thông công chính Hà Nội và UBND thành phố Hà Nội phêduyệt, công tác lập dự án của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thịkhông phải thực hiện

Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư Ban quản lý dự án duy tu giao thông

đô thị có những nhiệm vụ sau đây:

- Giải phóng mặt bằng phục vụ cho dự án

- Thẩm định dự án

- Tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu

- Ký hợp đồng thực hiện các dự án với các nhà thầu: xây dựng, tưvấn, giám sát

Trong giai đoạn này nhiệm vụ thực hiện và quản lý hầu hết là thuộc vềphòng kế hoạch và đầu tư với các nhiệm vụ như: thẩm định dự án; tổ chứcđấu thầu; ký kết hợp đồng với các nhà thầu đồng thời có thể tham gia trongquá trình chấm thầu để lựa chọn nhà thầu cho việc thực hiện dự án

Ban giám đốc chỉ có nhiệm vụ quản lý chung và thực hiện những côngtác quan trọng như: giải phóng mặt bằng cho dự án; chấm thầu và quyết địnhnhà thầu trúng thầu

4.2.Giai đoạn thực hiện đầu tư

Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị không trực tiếp thực hiện dự

án mà chỉ quản lý các nhà thầu thực hiện dự án Nhiệm vụ quản lý của Banquản lý dự án duy tu giao thông đô thị trong giai đoạn thực hiện đầu tư là:

- Quản lý chất lượng của các công trình được thực hiện trong giaiđoạn này

- Đánh giá chất lượng các thiết bị và máy móc phục vụ cho dự án

- Quản lý tiến độ thực hiện của các nhà thầu sao cho dự án theo đúngtiến độ đã quy định

- Tiến hành vận hành thử các hạng mục công trình

- Nghiệm thu các hạng mục công trình và toàn bộ dự án

- Báo cáo tổng kết trình Sở giao thông công chính Hà Nội về quátrình thực hiện dự án

Trong giai đoạn này, nhiệm vụ chủ yếu là của Phó giám đốc phụ trách

và của các tổ giám sát chuyên nghành Tổ trưởng tổ giám sát chuyên nghành

sẽ cử cán bộ giám sát thực hiện giám sát trong toàn bộ quá trình thực hiện dự

án Sau đó sẽ tổng kết báo cáo lên Phó giám đốc để xem xét phê duyệt

Trong quá trình vận hành chạy thử và nghiệm thu các hạng mục côngtrình của dự án Phó giám đốc phụ trách và Tổ trưởng tổ giám sát chuyênnghành phải trực tiếp xuống tận hiện trường của dự án để tiến hành nghiệmthu Đây là quy định chặt chẽ của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị

để đảm bảo chất lượng những công trình đã được xây dựng nhằm tránh lãngphí vốn phát triển cho thành phố

Sau khi dự án đã được nghiệm thu và đưa vào sử dụng Phòng kế hoạchđầu tư thay mặt Phó giám đốc sẽ soạn thảo công văn trình Sở giao thông côngchính Hà Nội về quá trình thực hiện dự án

Phòng tài chính kế toán sẽ thực hiện thanh quyết toán hợp đồng cho cácnhà thầu trên cơ sở hợp đồng đã ký kết

4.3.Trong giai đoạn vận hành kết quả đầu tư

Sau khi dự án đã được nghiệm thu và đưa vào sử dụng, tuỳ vào côngtrình của dự án thuộc lĩnh vực nào, Ban giám đốc sẽ xem xét để có thể giaocho các công ty thành viên trực thuộc sự điều tiết vốn của Ban quản lý cáccông trình này

Những công ty thành viên này sẽ căn cứ vào chất lượng công trình từ

đó nghiên cứu đệ trình chi phí quản lý duy tu duy trì hàng năm rồi trình lênBan quản lý dự án duy tu giao thông đô thị thông qua Phòng kế hoạch đầu tưcủa Ban để quyết định

Phòng kế hoạch đầu tư sẽ xem xét đánh giá chi phí duy tu duy trìthường xuyên dự án này của các công ty thành viên có phù hợp không sau đó

sẽ tiến hành tổng kết thành kế hoạch chi phí hàng năm trình lên Ban giám đốc

để từ đó trình lên Sở giao thông công chính Hà Nội phê duyệt

Phòng kế toán tài chính sẽ căn cứ vào tổng mức chi phí đã được quyếtđịnh phân bổ của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị để từ đó phân bổcho các công ty thành viên

Trong giai đoạn vận hành này, Ban quản lý dự án duy tu giao thông đôthị phân bố chi phí cho các công ty thành viên để tiến hành vận hành, bảodưỡng dự án

5.Phân tích tình hình quản lý dự án của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị thông qua dự án thực tế “cải tạo trung tâm điều khiển giao thông YTY”

5.1.Giới thiệu chung về dự án

a Giới thiệu về dự án

Tên công trình: Cải tạo trung tâm điều khiển hệ thống

chiếu sáng công cộng YTYChủ đầu tư: Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị

Đơn vị tư vấn: Công ty chiếu sáng và thiết bị đô thị

Quy mô dự án: Xây dựng một trung tâm điều khiển mới tại 30A Hai BàTrưng - Hà Nội để điều khiển và giám sát hệ thống chiếu sáng toàn bộ cácquận, huyện trong nội và ngoại thành Hà Nội

Trong giai đoạn đầu (năm 2003) sẽ thực hiện:

Cải tạo và nâng cấp trung tâm điều khiển hệ thống chiếu sáng thànhphố Hà Nội đặt tại 30A - Hai Bà Trưng theo giải pháp kỹ thuật được lựa chọn

trên cơ sở công nghệ tiên tiến, tăng cường khả năng giám sát đến các tủ điềukhiển, có tính mở, tương xứng với sự phát triển của hệ thống chiếu sáng HàNội đến năm 2003.

Thay thế các tủ điều khiển khu vực và cải tạo các tủ điều khiển chiếusáng tương ứng nằm trong 14 mạch vòng đang được điều khiển bởi trung tâmhiện tại

Xây dựng một phần mềm giao diện mô phỏng, giám sát hoạt động của

hệ thống và một cơ sở dữ liệu để phục vụ cho công tác lập báo cáo và quản lý

Trong giai đoạn tiếp theo sẽ thực hiện

Số lượng các tủ điều khiển khu vực và chiếu sáng còn lại đặt tại cácquận , huyện của toàn thành phố sẽ được nâng cấp và được điều khiển bởitrung tâm điều khiển đặt tại 30A- Hai Bà Trưng theo mô hình nêu trên trongcác năm tiếp theo với nguồn kinh phí bổ xung

b Mục tiêu cần đạt được

Mục tiêu đặt ra của dự án là một hệ thống điều khiển và giám sát chiếusáng thành phố Hà Nội xây dựng trên cơ sở các nguồn lực trong nước kết hợpvới các công nghệ tiên tiến, hiện đại của thế giới hiện nay, đảm bảo các tínhnăng sau:

- Điều khiển và giám sát một cách tin cậy tới từng tủ điều khiển chiếusáng của 14 mạch vòng hiện có, trong đó bao gồm thay đổi các chế độ chiếusáng theo yêu cầu, hiển thị và thông báo lỗi

- Hệ thống phần mềm giao diện mô phỏng hoạt động của hệ thống trên

cơ sở đồ họa hiện đại, máy tính công nghiệp và một cơ sở dữ liệu để phục vụcông tác lập báo cáo và quản lý

- Tính mở với năng lực dự trữ để những năm tới có thể dễ dàng mởrộng điều khiển và giám sát toàn bộ hệ thống chiếu sáng thành phố không cầnthay thiết bị

- Độ tin cậy và độ bền cao, dễ dàng trong vận hành sử dụng và bảodưỡng thiết bị dẫn tới giảm chi phí vận hành và bảo dưỡng

- Dễ dàng mở rộng phạm vi điều khiển cho toàn bộ hệ thống chiếu sángtrong những năm tiếp theo bằng cách chỉ bổ sung các tủ điều khiển cho cáckhu vực mới mà không cần thay thế thiết bị tại trung tâm điều khiển.

- Tiết kiệm một cách tối đa cho đầu tư thiết bị và chi phí vận hành sau này

c Tổng giá trị khái toán: 4.961.181.762 Đ

Trong đó bao gồm:

Giá trị xây lắp sau thuế: 4.342.000.273 Đ

Chi phí khác: 428.366.805 Đ

Dự phòng phí: 190.814.683 Đ

d Phân tích hiệu quả đầu tư

Điều khiển trung tâm hệ thống chiếu sáng là một dự án đầu tư mangtính khả thi cao và là xu thế tất yếu của thời đại, có thể giải quyết được toàn

bộ các nhược điểm hiện có của hệ thống cũ, tạo ra một trung tâm điều khiểnhiện đại, có nhiều tính năng sử dụng, độ tin cậy và tính năng mở rất cao,không nhứ sẽ góp phần giảm đáng kể chi phí cho việc bảo dưỡng, vận hành

hệ thống đèn chiếu sáng và điện năng tiêu thụ, mà còn mang lại nhiều ý nghĩa

Giảm chi phí vận hành lưới điện chiếu sáng và điện năng tiêu thụ nhờ

sự giám sát từ xa và lập kế hoạch bảo dưỡng tự động

Giảm đáng kể thời gian kiểm tra và dò tìm trong mạch vòng điều khiểnkhi có sự cố của hệ thống, do đó giảm được nhân công đi kiểm tra phát hiện

sự cố

Tổng mức chi phí mà dự án đã giúp cho thành phố tiết kiệm được ướctính khoảng từ 2 đến 3 tỷ đồng mỗi năm

Trước khi lắp đặt trung tâm thiết bị chi phí vận hành và chi phí bảodưỡng các thiết bị này ước tính khoảng 4,5 tỷ đồng Sau khi lắp đặt trung tâmđiều khiển này chi phí hàng năm ước tính chỉ còn khoảng từ 2 đến 3 tỷ đồng

Lượng vốn đầu tư tiết kiệm này có vai trò quan trọng giúp cho Sở giaothông công chính Hà Nội và UBND thành phố Hà Nội có thể đầu tư xây dựngcác công trình phúc lợi khác phục vụ cho thành phố

Hiệu quả xã hội

Đóng góp vào lợi ích phát triển và hạ tầng đô thị của thành phố Hà nộitrong lĩnh vực quản lý hệ thống chiếu sáng

Nâng cấp được tình hình giao thông của thành phố do việc đã đưa vàonhững thiết bị quản lý giao thông hiện đại Chất lượng điều khiển giao thôngtăng lên mặc dù chất lượng các công trình giao thông không tăng nhưng vẫnhạn chế được hiện tượng ách tắc giao thông

Nâng cao vai trò của đội ngũ cán bộ kỹ thuật trong nước trong việc giảiquyết những vấn đề khoa học kỹ thuật phức tạp dần thay thế các chuyên gianước ngoài

Hỗ trợ và đưa công tác quản lý sổ sách, giấy tờ, lưu trữ thông tin vàonền nếp và do sử dụng các phần mềm chuyên dụng

ý nghĩa về mặt khoa học

Với dự án này, lần đầu tiên tại Việt nam đã nghiên cứu ứng dụng côngnghệ vi điều khiển và truyền thông qua đường dây tải điện vào trung tâm điềukhiển hệ thống chiếu sáng Đây là một hướng đi đúng đắn để các cán bộ kỹthuật của Việt nam tiếp cận với các tiến bộ khoa học kỹ thuật tiên tiến nhấttrên thế giới Tận dụng và phát triển được trí tuệ và nguồn nội lực tại chỗ phùhợp với chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước là phát huy kinh tế trithức trong qúa trình hiện đại hoá và công nghiệp hoá đất nước Những kết quả

của dự án này sẽ được mở rộng và áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác, nâng caochức năng, độ tin cậy của các hệ thống điều khiển

Thời gian và tiến độ thực hiện

Thời gian thực hiện dự án trong năm 2003 với tiến độ thực hiện trongbáo cáo kinh tế kỹ thuật dự kiến như sau:

Bảng 1: Tiến độ thực hiện dự kiến của dự án “YTY”

STT Nội dung công việc cần thực

hiện

Các kết quả cần đạt

Thời gian bắt đầu

Thời gian kết thúc

1 Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi

công và hồ sơ chế tạo của hệ

thống điều khiển trung tâm.

Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công.

T7/2003 T8/2003

2 Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi

công và hồ sơ chế tạo tủ điều

khiển khu vực

Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công.

T7/2003 T8/2003

3 Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi

công và hồ sơ cải tạo, nâng cấp

tủ điều khiển

Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công.

T7/2003 T8/2003

4 Lập lưu đồ thuật toán tối ưu cho

các mạch vòng chiếu sáng và

bài toán điều khiển cho từng

cấp, phân chia tài nguyên hệ

thống.

Hồ sơ thiết kế T7/2003 T8/2003

5 Viết các phần mềm điều khiển

và giao diện mô phỏng hoạt

động của hệ thống và một cơ sở

dữ liệu để phục vụ cho công tác

lập báo cáo và quản lý.

Chương trình điều khiển và chương trình giám sát.

T7/2003 T10/2003

6 Chế tạo và thi công lắp đặt các

tủ điều khiển trung tâm, khu

8 Xây dựng và lắp đặt trang bị các

thiết bị văn phòng cho trung

tâm điều khiển.

T11/2003 T12/2003

Tiến độ thực hiện của dự án được biểu diễn theo sơ đồ Gantt dưới đây

SƠ ĐỒ GANTT CỦA DỰ ÁN “YTY”

Tổng dự toán của dự án đã được Ban quản lý dự án duy tu giao thông

đô thị thuê tư vấn thẩm định dự án là: Viện Kinh tế Xây dựng - Bộ Xây dựngthẩm định với kết quả thẩm định tổng dự toán của dự án như sau:

Bảng 2: Tổng dự toán của dự án YTY

I Chi phí thiết bị Có trong tiên lượng mời thầu 104,509,000

II Chi phí trực tiếp VL+NC+M 3,548,658,985

1 Chi phí vật liệu, phụ kiện 3,384,896,663

4 Trực tiếp phí khác 1,5%(VL+NC+M) 52,443,236   Cộng chi phí trực tiếp VL+NC+M+TT 3,548,658,985 III Chi phí chung 65% x NC 44,753,956

IV Thu nhập chịu thuế tính trớc 5,5% x (T+C) 197,637,712   Giá trị xây lắp trớc thuế T + C + TL 3,791,050,653

7 Chi phí lập hồ sơ mời thầu, phân

tích đánh giá hồ sơ dự thầu 0,22473*Z 8,519,628

8 Chi phí BQL 1,98%xGxl x 0,6 49,541,450

9 Chi phí lập trình và đào tạo Tạm tính 100,000,000

10 Bảo hiểm công trình 0,32% x Gxl 13,344,498

11 Thẩm tra quyết toán 0,1% x Gxl 4,170,156 VII Dự phòng phí 5% x (Gxl + TB + CK) 231,553,201   Tổng cộng Gxl + TB + CK + DP 4,862,617,221

Tuy nhiên sau khi tư vấn thẩm định dự án do có sự thay đổi của một sốnguyên nhân khách quan đã có sự thay đổi tổng dự toán của nhà nước dẫn tớiviệc phải tính toán và thẩm định lại tổng dự toán của dự án.

Tổ thẩm định của Ban quản lý dự án duy tu giao thông đô thị được giaonhiệm vụ thẩm định lại dự án

Sau khi thẩm định lại tổng dự toán của dự án có kết quả tổng dự toánnhư sau:

Bảng 3: Tổng dự toán sau khi thẩm định lại

I Chi phí thiết bị

104,509,000

3,542,736,61

3

1 Chi phí vật liệu, phụ kiện

3,384,896,66

3

2 Chi phí nhân công

61,182,567

3 Chi phí máy

44,301,670

4 Trực tiếp phí khác 1,5%(VL+NC+M)

52,355,713

 Cộng chi phí trực tiếp VL+NC+M+TT

3,542,736,61

3

39,768,668

IV Thu nhập chịu thuế tính trớc 5,5% x (T+C)

197,037,790