Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế invicom việt nam

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danhmục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và cácphụ lục, nội

ngày càng gia tăng Điều này đòi hỏi bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải năng động,bắt kịp với sụ phát triển chung của thế giới Chính vì vậy việc nghiên cứu hoàn thiện

cơ cấu tổ chức trong công tác tổ chức của mỗi doanh nghiệp là rất cấp thiết, nhằm tạocho doanh nghiệp một bộ máy hoạt động hiệu quả, có thể nhanh chóng thích ứng với

sự biến động của môi trường kinh doanh

Là sinh viên năm cuối, trong đợt thực tập tốt nghiệp tại Công ty Cổ phần đầu tưthương mại quốc tế Invicom Việt Nam, nhận thấy tầm quan trọng của công tác tổ chứcđối với công ty, cũng như nhận thấy khả năng bản thân có thể thực hiện được đề tài vềcông tác tổ chức của công ty nên em đã mạnh dạn thực hiện luận văn tốt nghiệp với đềtài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tếInvicom Việt Nam ”

Luận văn tốt nghiệp gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Luận văn làm rõ sự cần thiết nghiên cứu cơ cấu tổ chức trong các doanh nghiệpnói chung và Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam nói riêng

Từ đó xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiêncứu và kết cấu của luận văn tốt nghiệp

Chương 2: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Chương này trình bày các khái niệm cơ bản về cơ cấu tổ chức trong doanhnghiệp, các quan điểm và cách tiếp cận khác nhau về cơ cấu tổ chức, tổng quan tìnhhình nghiên cứu cơ cấu tổ chức và phân quyền của những công trình năm trước, phânđịnh nội dung về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu

tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam

Trên cơ sở sử dụng các phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập dữ liệu

và phân tích dữ liệu, luận văn đánh giá tổng quan thực trạng và ảnh hưởng của cácnhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của Công ty Từ kết quả điều tra trắc nghiệm vàkết quả tổng hợp đánh giá của CBCNV trong công ty, kết quả phân tích các dữ liệu thứcấp, luận văn phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty trong ba năm 2008,

2009 và 2010

Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty

Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam

Từ thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty, đề tài rút ra những kếtluận chung về thành công, tồn tại và những nguyên nhân tồn tại trên cơ sở dự báotriển vọng và quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty, đề tài đềxuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty trong thờigian tới

Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2011

Sinh viên thực hiệnNguyễn Thị Thanh Nhàn

tố chức của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam ” cùng với

sự nỗ lực học hỏi, cố gắng của bản thân, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều của nhàtrường, của các thầy cô giáo, cùng ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viênCông ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam

Đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu trường Đại học ThươngMại, các thầy cô giáo khoa Quản trị doanh nghiệp, các thầy cô giáo thuộc bộ mônQuản trị căn bản cùng toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại học Thương Mại đãgiảng dạy và giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn này

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo ThS Dương Thị Thúy Nương đã hướng dẫn

em tận tình chu đáo để em có thể hoàn thành tốt luận văn

Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần đầu tư thương mạiquốc tế Invicom Việt Nam, các cô chú thuộc phòng Tổ chức - Hành chính và tập thểcán bộ công nhân viên Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam

đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập.Em đã được tiếp xúc vớimôi trường làm việc năng động, tích lũy thêm được nhiều kinh nghiệm quý báu chobản thân

Em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè đã luôn bên cạnh ủng hộ để em cóthể hoàn thành tốt bài luận văn này

Luân văn tốt nghiệp của em đã hoàn thành nhưng không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót Em kính mong nhận được sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô giáo và cácbạn độc giả để luận văn của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2011

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thanh Nhàn

MỤC LỤC TÓM LƯỢC

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài 2

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu 2

1.4 Phạm vi nghiên cứu 2

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp 3

CHƯƠNG 2 : TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ INVICOM VIỆT NAM 2.1 Một số khái niệm cơ bản 4

2.1.1 Khái niệm tổ chức 4

2.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức 4

2.2 Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức 4

2.2.1 Quan điểm về cơ cấu tổ chức của Giáo trình Quản trị học ( Trường đại học Thương mại năm 2006 ) 4

2.2.2 Quan điểm về cơ cấu tổ chức của Giáo sư Jay W Lorsch – Giảng viên đại học Harvard, Mỹ ( Nguồn Tạp chí Nhà quản lý) 5

2.2.3 Một số quan điểm khác 5

2.3 Tổng quan khách thể tình hình nghiên cứu các năm trước6 2.3.1 Đề tài 1 6

2.3.2 Đề tài 2 7

2.3.3 Đề tài 3 7

2.3.4 Đề tài 4 7

2.4.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 10

a Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến 10

b Cơ cấu tổ chức theo chức năng 11

c Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng 12

d Mô hình cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh 13

e Cơ cấu tổ chức định hướng theo khách hàng 14

f Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý 14

g Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận 15

2.4.2 Phân quyền 16

2.4.2.1 Các bước tiến hành khi phân quyền 16

2.4.2.2 Các yêu cầu và nguyên tắc khi phân quyền 16

a Yêu cầu khi phân quyền 17

b Nguyên tắc khi phân quyền 17

2.4.3 Những nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp 18

2.4.3.1 Chiến lược kinh doanh của tổ chức 18

2.4.3.2 Nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp 18

2.4.3.3 Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp 19

2.4.3.4 Quy mô của doanh nghiệp 19

2.4.3.5 Môi trường kinh doanh của doanh của doanh nghiệp 19

2.4.3.6 Con người và trang thiết bị quản trị 19

CHƯƠNG 3 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ INVICOM VIỆT NAM 3.1 Phương pháp nghiên cứu 21

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 21

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 21

a Phương pháp điều tra 21

b Phương pháp phỏng vấn 21

3.1.1.2 Thu thập dữ liệu thứ cấp 23

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu 22

3.1.2.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp 22

3.1.2.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp 23

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 24

3.2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 24

3.2.2 Đánh giá tổng quan cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 24

3.2.2.1 Khái quát cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 25

3.2.2.2 Sự vận dụng các nguyên tắc trong xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty 27 a Tính tương thích giữa hình thức và chức năng 27

b Tính thống nhất chỉ huy 27

c Tính cân đối 28

\d Tính linh hoạt 28

e Tính hiệu qủa 29

3.2.2.3 Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của Công ty .28 a Mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong từng giai đoạn 28 b Quy mô của doanh nghiệp 29

c Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp 29

d Trình độ của quản trị viên và trang thiết bị 30

e Môi trường bên ngoài của doanh nghiệp 31

3.3 Các kết quả điều tra trắc nghiệm về tình hình cơ cấu tổ chức của Công ty 34 3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm bằng bản hỏi 34

3.3.2 Kết quả phỏng vấn 34

3.4.1.2 Chức năng và nhiệm vụ các đơn vị phòng ban trong Công ty 36

3.4.2 Đặc điểm về cơ cấu lao động của Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 40

3.4.3 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam trong 3 năm 2008, 2009, 2010 41

CHƯƠNG 4 : CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ INVICOM VIỆT NAM 4.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức trong Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 44

4.1.1 Các kết luận và thành công, tồn tại và nguyên nhân thực trạng cơ cấu tổ chức ở Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 44

4.1.1.1 Những thành công và nguyên nhân 44

a Những thành công 44

b Nguyên nhân của những thành công 44

4.1.1.2 Những tồn tại và nguyên nhân 45

a Những tồn tại 46

b Nguyên nhân của những tồn tại 46

4.1.2 Những phát hiện qua nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức trong Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 47

4.2 Dự báo triển vọng và quan điểm hòan thiện cơ cấu tổ chức trong Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 48

4.2.1 Dự báo triển vọng hoàn thiện cơ cẩu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam trong giai đoạn 2011 – 2014 48

4.2.1.1 Các mục tiêu và chiến lược phát triển của Công ty .48

a Các mục tiêu tổng quát .48

b Mục tiêu cụ thể 48

4.2.1.2 Dự báo triển vọng hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 48

4.2.2 Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 50

4.3 Các đề xuất, kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 51

4.3.1 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty 51

4.3.1.1 Hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức công ty 51

4.3.1.2Xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban mới 53

4.3.1.3 Bố trí và sử dụng hợp lý lao động theo đúng chuyên môn 53

4.3.1.4 Tăng cường sự phối hợp hoạt động giữa ban lãnh đạo, các phòng ban trong Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 54

4.3.1.5 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên ở Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam 55

4.3.1.6 Hoàn thiện các chính sách đãi ngộ nhân sự, các biện pháp khích lệ, động viên đối với cán bộ công nhân viên .56

4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước 57

PHỤ LỤC

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trong điều kiện hội nhập nền kinh tế toàn cầu ngày nay, sự cạnh tranhgiữa các quốc gia, các khu vực, các tập đoàn kinh tế nói chung và các doanhnghiệp nói riêng ngày càng gia tăng Điều này đòi hỏi bất cứ doanh nghiệp nàocũng phải năng động, bắt kịp với sự phát triển chung của thế giới Chính vì vậyviệc nghiên cứu hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công tác tổ chức của mỗidoanh nghiệp là rất cấp thiết, nhằm tạo cho doanh nghiệp một bộ máy hoạtđộng hiệu quả, có thể nhanh chóng thích ứng với sự biến động của môi trườngkinh doanh.

Ngay từ khi mới thành lập cho đến các giai đoạn phát triển, cơ cấu tổchức doamh nghiệp luôn đóng vai trò, ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạtđộng của doanh nghiệp Và để có thể thực hiện được mục tiêu chung của toàndoanh nghiệp, đảm bảo kinh doanh hiệu quả, thì điểm quan trọng nhất là xâydựng, thiết kế cho mình một cơ cấu tổ chức thật gọn nhẹ, linh hoạt, nhưng đảmbảo tính khoa học hợp lý, mang lại hiệu quả hoạt động kinh tế cao và phù hợpvới điều kiện đặc trưng của doanh nghiệp.Bất kỳ một doanh nghiệp, tổ chứckinh doanh nào đều phải lựa chọn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh củamình một cơ cấu tổ chức quản lý riêng.Việc tổ chức bộ máy quản lý ảnh hưởnglớn tới hiệu quả của quá trình quản trị Để phù hợp với nhu cầu và tình hìnhthực tế ở từng giai đoạn phát triển, Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tếInvicom Việt Nam đã tiến hành cải tiến cơ cấu tổ chức của công ty.Tuy nhiênviệc cải tiến hoàn thiện chưa mang tính khoa học và tính chiến lược lâu dài nên

cơ cấu tổ chức của Công ty còn nhiều bất cập và hạn chế, còn nhiều điểm chưathực sự phù hợp Trong thời gian thực tập tại Công ty em nhận thấy cơ cấu cácphòng ban, bộ phận còn chưa hợp lý, công tác quản lý còn lỏng lẻo, sự phối hợpgiữa các phòng ban còn thiếu gắn kết, phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, trình

độ chuyên môn của cán bộ quản lý và người lao động chưa cao

Như vậy, để đáp ứng những mục tiêu và nhiệm vụ trong thời kỳ mới thìviệc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty là một nhu cầu khách quan và cấpbách Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đòi hỏi phải xây dựng được cơ cấu tổchức khoa học, hợp lý, năng động; việc phân công nhiệm vụ và quyền hạn củacác phòng ban cần rõ ràng, hợp lý, tạo điều kiện cho việc phối hợp hoạt độnggiữa Ban lãnh đạo, các phòng ban phân xưởng diễn ra nhịp nhàng; tăng cườngđào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ lao động, tạo động lực khuyến khích nhânviên tích cực lao động sản xuất Có như vậy Công ty mới có thể đứng vững vàphát triển trong nền kinh tế thị trường, thực hiện tốt các mục tiêu sản xuất kinhdoanh đã đề ra, tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao năng suất lao động, phốihợp có hiệu quả các nguồn lực của Công ty để quá trình sản xuất kinh doanhcủa Công ty đạt được những hiệu quả cao như mong đợi

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Như đã nói ở trên, cơ cấu tổ chức có vai trò rất quan trọng đối với cácdoanh nghiệp, công ty Trong thực tế các doanh nghiệp Việt Nam nói chung vàCông ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam nói riêng, cơcấu tổ chức chưa thực sự phù hợp với những biến động của nền kinh tế thịtrường Từ những hiểu biết về khoa học quản trị, cùng với thực tiễn hoạt động

của Công ty , em chọn đề tài: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam ” làm luận văn tốt nghiệp của

mình

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

- Làm rõ một số vấn đề lý luận liên quan về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

- Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư thươngmại quốc tế Invicom Việt Nam

- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tưthương mại quốc tế Invicom Việt Nam

1.4 Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: Nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư

thương mại quốc tế Invicom Việt Nam trong những năm gần đây, tập trung vào 3 năm

- Về nội dung: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần

đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam và đề xuất một số giải pháp nhằm hoànthiện cơ cấu tổ chức của Công ty

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp

Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danhmục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và cácphụ lục, nội dung của luận văn tốt nghiệp gồm bốn chương :

Chương 1 : Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương 2 : Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về bộ máy quản trị củaCông ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam

Chương 3 : Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu

tổ chức Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam

Chương 4 : Các kết luận và đề xuất hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong Công ty Cổphần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam

CHƯƠNG 2 TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ INVICOM

VIỆT NAM 2.1 Một số khái niệm cơ bản

bộ phận nhằm đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

2.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khácnhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theonhững chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo việc thựchiện các mục tiêu chung đã xác định

2.2 Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức

2.2.1 Quan điểm về cơ cấu tổ chức của Giáo trình Quản trị học ( Trường đại học Thương mại năm 2006 )

Cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức giữanhững con người trong tổ chức Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuấthiện hai dạng cơ cấu tổ chức trong tổ chức là cơ cấu tổ chức chính thức và cơcấu tổ chức phi chính thức

Cơ cấu tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị cá nhân ) cómối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ,quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo cấp , những khâu khác

nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ củâ tổ chức; các mối quan hệquyền lực bên trong tổ chức.

2.2.2 Quan điểm về cơ cấu tổ chức của Giáo sư Jay W Lorsch – Giảng viên đại học Harvard, Mỹ ( Nguồn Tạp chí Nhà quản lý)

Theo GS Jay W Lorsch thì cơ cấu tổ chức doanh nghiệp không phải làcái gì bất biến, ngựợc lại nó là một hiện tượng phức tạp Theo ông cần phảiphân biệt một cách chính xác “Cơ cấu cơ bản ” và “Cơ chế vận hành ” Nói đến

cơ cấu cơ bản của một doanh nghiệp người ta cần xem xét đến những vấn đềchủ yếu như sự phân công trong nội bộ tổ chức, sắp xếp nhiệm vụ công tác chocác phòng ban làm thế nào để tạo ra sự hài hòa trong công việc và thực hiện tốtnhất mục tiêu của doanh nghiệp Để thực hiện việc đó các nhà doanh nghiệpthường dung các biểu đồ để thể hiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Tuynhiên các nhà quản trị sử dụng các biểu đồ thể hiện cơ cấu tổ chức cơ bản làchưa đủ mà cần phải có sự thông qua về cơ chế vận hành để tăng cường cơ cấu

cơ bản Cơ chế vận hành là trình tự điều khiển, hệ thống thông tin, chế độthưởng phạt cũng như các chế độ đã được quy phạm hóa Một cơ chế vận hànhtốt sẽ khích lệ nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng sức thực hiện mục tiêu củadoanh nghiệp, như vậy cơ chế vận hành đã đem lại nội dung và sức sống cho cơcấu cơ bản của doanh nghiệp

2.2.3 Một số quan điểm khác

 Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp [3]

Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chứcthành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng,nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân,mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

 Theo TS Chu Hoàng Hà [4]

Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khácnhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, cómối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thựchiện mục tiêu chung của tổ chức

Việc thiết kế cơ cấu tổ chức phải đảm bảo các nguyên tắc: Nguyên tắcgắn với mục tiêu, nguyên tắc thống nhất chỉ huy, nguyên tắc hiệu quả kinh tế,nguyên tắc cân đối, nguyên tắc linh hoạt, an toàn trong hoạt động

 Theo Nguyễn Hải Sản[5]

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thứcbao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như tập thể Sự phân chia công việcthành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm những công việc gì và sựkết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ phải cùnglàm việc với nhau như thế nào

2.3 Tổng quan khách thể tình hình nghiên cứu các năm trước

Cơ cấu tổ chức là vấn đề được nhiều người quan tâm, tìm hiểu và nghiêncứu nhằm đưa ra những giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trịtrong doanh nghiệp để đạt được hiệu quả kinh doanh cao Đã có nhiều sinh viênkhối ngành kinh tế nói chung và sinh viên trường Đại học Thương Mại nóiriêng lựa chọn đề tài “hoàn thiện cơ cấu tổ chức ” để thực hiện luận văn tốtnghiệp Tổng quan các luận văn tốt nghiệp của sinh viên trường Đại họcThương Mại liên quan đến cơ cấu tổ chức như sau:

2.3.1 Đề tài 1:

Sinh viên Phạm Thị Hiên – Lớp K39A7 – Trường Đại học Thương Mạivới đề tài luận văn: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và sự phân quyền ở Công ty cổphần thương mại và vận tải Sông Đà”, năm 2007

Luận văn đã trình bày những lý thuyết về quản trị doanh nghiệp như:Khái niệm, phân loại chức năng của quản trị; đưa ra một số mô hình cơ cấu tổchức điển hình Luận văn cũng đã phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phânquyền tại công ty cổ phần thương mại và vận tải Sông Đà Trên cơ sở đó tác giả

đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở

tổ chức và phân quyền Đồng thời còn thiếu sót trong quá trình phân tích thựctrạng về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần thương mại và vậntải Sông Đà.

2.3.2 Đề tài 2:

Sinh viên Nguyễn Thế Chung – Lớp K39A4 – Trường Đại học ThươngMại với đề tài: “Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công tyTNHH Nhà Nước MTV cơ khí Hà Nội”, năm 2007

Luận văn đưa ra một số vấn đề lý luận về doanh nghiệp và quản trịdoanh nghiệp; về cơ cấu tổ chức và sự phân quyền trong doanh nghiệp: kháiniệm, các mô hình cấu trúc tổ chức, các nguyên tắc và yêu cầu khi thiết kế cơcấu tổ chức, các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trongdoanh nghiệp Đề tài đã phân tích được thực trạng cơ cấu tổ chức và phânquyền tại Công ty TNHH Nhà Nước MTV cơ khí Hà Nội: Những thành công,hạn chế cũng như các nguyên nhân Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoànthiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty

Luận văn còn hạn chế khi các giải pháp đưa ra chưa cụ thể như: Trongviệc đổi mới cơ cấu cán bộ quản lý theo hướng trẻ hóa; bố trí lại lao động quản

lý

2.3.3 Đề tài 3:

“Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH NamThanh” – luận văn tốt nghiệp, 2009 của Hà Thị Tình – lớp 41A7 – ThS HoàngThị Phi Yến hướng dẫn – Trường Đại Học Thương Mại

Trên cơ sở lý luận liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trongdoanh nghiệp và một số mô hình tổ chức bộ máy quản lý và phân tích thựctrạng ở Công ty về tổ chức bộ máy quản trị, tác giả đã đưa ra một số giải phápnhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty: Hoàn thiện cơ chế

quản lý, quan tâm đến yếu tố con người, quản lý tăng cường trong cơ cấu tổchức bộ máy quản trị của công ty, các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sửdụng lao động Và đưa ra các kiến nghị với các cơ quan quản lý Nhà Nước

Hạn chế của đề tài này là chưa nêu ra được đầy đủ các mô hình cơ cấuquản trị, phần một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức cần bổ xung thêm các quanđiểm khác của các tác giả về cơ cấu tổ chức

.2.3.4 Đề tài 4:

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty cổ phần xây lắp và thương mại Coma25” – luận văn tốt nghiệp, 2009 của Mai Thị Hồng Ngọc – PGS.TS Phạm CôngĐoàn hướng dẫn – Trường Đại Học Thương Mại

Luận văn đã trình bày một số lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyềntrong doanh nghiệp: Khái niệm, vai trò của công tác tổ chức; các đặc trưng,nguyên tắc của cơ cấu tổ chức Luận văn cũng đã đánh giá thực trạng cơ cấu tổchức và phân quyền tại Công ty tư vấn xây dựng dân dụng Việt Nam Từ đóđưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại côngty: Hoàn thiện cơ cấu lao động ở các phòng ban; tăng cường nhận thức về tráchnhiệm và quyền hạn của Nhà quản trị; các giải pháp khác như chế độ đãi ngộ,điều kiện làm việc

Ngoài ra còn rất nhiều các đề tài khác nghiên cứu về cơ cấu tổ chức vàphân quyền nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổchức và phân quyền ở Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom ViệtNam Trên cơ sở tổng quan tình hình nghiên cứu cơ cấu tổ chức và phân quyềncủa các công trình năm trước, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu thực trạng cơ cấu

tổ chức tại công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam, từ đó

đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tạiCông ty

2.4 Phân định nội dung vấn đề cần nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu những vấn đề lý thuyết liên quan tới cơ cấu tổ chứcgồm :

 Các đặc điểm của cơ cấu tổ chức

2.4.1.1Đặc điểm cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

 Tính chính thức

Khía cạnh chính thức muốn chỉ mức độ mà các kì vọng về biện pháp và kết quả làm việc được xác định cụ thể, được viết thành văn bản và bắt buộc phải thực hiện Một cơ cấu tổ chức được mô tả là chính thức hóa cao là một cơ cấu tổ chức có những bản quy tắc và thủ tục quy định những gì mà cá nhân phảilàm

 Tính tập trung

Chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức Nói cụ thể hơn, nó chỉ việc trao quyền hạn đối với các công việc trong tổ chức, phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức hay bộ phận

 Tính phức tạp

Là kết quả tự nhiên trực tiếp của việc phân chia việc làm và thành lập các

bộ phận Khía cạnh này chỉ số những tên công việc khác nhau rõ rệt, hay sốnhóm nghề nghiệp và số những đơn vị hay bộ phận khác biệt rõ rệt Nếu có nhiềucấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp, ta nói cơ cấu tổ chức có tínhphức tạp cao Và ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít khâu thì ta nói cơ cấu

tổ chức có tính phức tạp thấp

 Tính tiêu chuẩn hóa

Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động các hành vi của mỗi bộ phận

và cá nhân thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy,quy chế Nếu mức độ ràng buộc cao cho phép điều hành tổ chức theo những thủ tục, quytắc chung mà trong đó mọi thành viên đều hiểu biết và thực hiện

2.4.1.2Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

10Lãnh đạo doanh nghiệp

Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải đảm bảo những yêu cầu sauđây:

- Tính thống nhất chỉ huy : Theo nguyên tắc này các thành viên trong tổ chứcchỉ chụi trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình Trong cơ cấu tổ chứccủa công ty đã quy định rõ trách nhiệm của mỗi nhà quản trị, theo đó nhân viên cấpdưới có nhiệm vụ báo cáo kết quả công việc cho đúng nhà quản trịcó trách nhiệm.Trong công ty thì Tổng giám đốc chụi trách nhiệm tổ chức thực hiện các kế hoạch kinhdoanh, và chụi trách nhiệm

- Tính tương thích giữa hình thức và chức năng :Khi xây dựng một cơ cấu tổchức, thì các bộ phận, các đơn vị trong cơ cấu tổ chức phải được xây dựng nhằm thựchiện các chức năng riêng Và hình thức phải đi sau chức năng

- Tính cân đối : Thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối

về công việc giữa các đơn vị cá nhân Sự cân đối tạo ra sự ổn định trong tổ chức

- Tính linh hoạt: Được coi là một hệ tĩnh nên cơ cấu tổ chức phải có khả năngthích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môitrường

- Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của

tổ chức với chi phí nhỏ nhất

2.4.1.3Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Có nhiều cấu trúc tổ chức doanh nghiệp khác nhau nhưng tựu chung lại

có thể chia thành hai loại:Loại thứ nhất là cấu trúc cổ điển hướng nội như cấu trúc đơn giản, cấu trúc chức năng Loại thứ hai là cấu trúc tổ chức hiện đại, hướng ngoại như cấu trúc tổ chức phân nhánh, cấu trúc tổ chức ma trận, cấu trúc hỗn hợp

Sau đây chúng ta đi xem xét từng loại hình cơ cấu tổ chức cơ bản trong doanh nghiệp để thấy được những đặc điểm, ưu và nhược điểm của mỗi loại hình cơcấu tổ chức

a Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

Tổng giám đốc

Giám đốc sản xuất Giám đốc nhân sự Giám đốc tiếp thị

Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

Đặc điểm: Là loại hình cấu trúc gần như không có cấu trúc, trong đó có rất ít các yếu tố được “mô hình hóa”, “công thức hóa” Tính tập trung của cơ cấu tổ chức rất cao thể hiện ở chỗ mọi quyền lực quản lý được tập trung vào taymột người Không có hoặc có rất ít các cấp quản trị trung gian với rất ít đầu mốiquản lý một số lượng nhân viên không nhiều Mọi thông tin đều được tập trung

về cho người quản lý cao nhất và mọi quyết định đều phát ra từ đó

Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt, chi phí quản lý thấp do đó

có thể đem lại hiệu quả cao Việc kiểm soát và điều chỉnh các bộ phận, các hoạtđộng bên trong doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng và có thể hạn chế thấp nhấttình trạng quan liêu giấy tờ

Nhược điểm: Chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có quy mô nhỏtheo kiểu doạnh nghiệp cá nhân Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn,

có trình độ chuyên môn hóa sâu hơn thì cấu trúc này tỏ ra không phù hợp, cóthể làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải, người lãnh đạo phải chịutrách nhiệm hầu như trên tất cả các lĩnh vực công việc, do đó hạn chế việc sửdụng, khai thác trí tuệ của các chuyên gia trong quá trình điều hành công việc

b Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Sơ đồ 2.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Giám đốc

Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng tổ chứchành chính

Đặc điểm: Tiêu biểu cho loại hình cấu trúc tổ chức cổ điển, hướng nội Đặc điểm cơ bản của cấu trúc này là chia doanh nghiệp thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng nhiệm vụ nào đó của doanh nghiệp, mỗi bộ phận này được đặt dưới sụ điều hành của một giám đốc chức năng

Ưu điểm: Các khối chức năng gánh vác bớt những phần việc manh tính chất chuyên môn sâu và đặc thù, tạo điều kiện chuyên môn hóa kỹ năng, giúp cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực sở trường của mình, đồng thời tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân

Các bộ phận chức năng được ủy quyền chỉ đạo giải quyết những vấn đề chuyên môn do mình phụ trách Nhờ đó có điều kiện sử dụng, khai thác trình độchuyên môn của các chuyên gia, nâng cao hiệu quả quản lý Giúp giảm bớt sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp hoạt động giữa các bộ phận cũng như nội bộ lĩnh vực chuyên môn

Nhược điểm: Đôi khi xảy ra tình trạng lỏng lẻo trong phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chức năng, dẫn đến sự khó khăn trong việc điều hành của các cấp lãnh đạo.Chính sự chuyên môn hóa quá sâu sẽ gây cản trở trong giao tiếp giữa khách hàng với doanh nghiệp Cấp dưới chịu sự chỉ đạo của nhiều đầu mối, các mệnh lệnh nhiều khi trái ngược nhau, không ăn khớp và đồng bộ với nhau, do đó làm suy yếu vai trò của thủ trưởng,tạo mầm mống gây hiện tượng chia rẽ bè phái mất đoàn kết trong đơn vị

c.Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Tổng giám đốc

Giám đốc

Sơ đồ 2.3: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Đặc điểm: Để khắc phục các nhược điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấuchức năng, hiện nay kiểu cơ cấu liên hợp (trực tuyến – chức năng) được ápdụng phổ biến và rộng rãi cho các doanh nghiệp Theo cơ cấu này, người lãnhđạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng đề chuẩn bịcác quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định Người lãnhđạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyềnquyết định trong phạm vi doanh nghiệp

Ưu điểm: Cùng một lúc kế thừa toàn bộ những ưu điểm của mô hình trựctuyến và chức năng, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động để hoànthành mục tiêu chung Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộphận chức năng đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạocấp cao trong tổ chức

Nhược điểm: Cơ cấu phức tạp, người lãnh đạo phải thường xuyên giảiquyết mối quan hệ giữa bộ phân trực tuyến và bộ phận chức năng Ngoài ra mỗikhi lãnh đạo chức năng có ý kiến khác nhau, đến nỗi người lãnh đạo doanhnghiệp phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng mà không đưa ra đượcnhững quyết định hiệu quả như mong muốn

d.Mô hình cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh

Tổng giám đốc

Bộ phận bán hàng

cho doanh nghiệp Bộ phận bán hàng cho người tiêu dùng

Sơ đồ 2.4: Mô hình cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh

Ưu điểm: Có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của thịtrường Cơ cấu này tạo điều kiện cho các giám đốc bộ phận có thể linh hoạt xử

lý các tình huống kinh doanh hoặc có thể phản ứng nhanh chóng khi gặp cáckhó khăn trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh do mình phụtrách Đảm bảo sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhómtrong doanh nghiệp, tạo ra được sự bao quát chung trong toàn bộ hoạt độngkinh doanh, kết hợp được các mục tiêu của cả doanh nghiệp với các mục tiêucủa mỗi bộ phận

Nhược điểm: Khả năng trao đổi kinh nghiệm trong hoạt động chuyênmôn của các chuyên gia và nhà quản trị có thể bị hạn chế, nhất là khi giữa các

bộ phận có sự trao đổi mua bán với nhau Nhiều hoạt động hay công việc có thểtrùng lặp trong các bộ phận khác nhau, dẫn tới chi phí và giá thành sản phẩmtăng, lãng phí nguồn lực, nhất là khi phải sử dụng đến các chuyên gia hoặc cácphương tiện kỹ thuật cao Do đó làm giảm khả năng cạnh tranh về chất lượng

và giá cả hàng hóa dịch vụ

e Cơ cấu tổ chức định hướng theo khách hàng

Tổng giám đốc

Giám đốc khu vực

miền Bắc Giám đốc khu vực miền Trung Giám đốc khu vực miền Nam

Sơ đồ 2.5: Mô hình cơ cấu tổ chức định hướng theo khách hàng

Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng chia doanh nghiệp thành các nhánh mà mỗi nhánh là một bộ phận đảm nhận toàn bộ mọi hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó (người tiêu dùng trực tiếp, doanh nghiệp sản xuất, cơ quan chính phủ)

Ưu điểm: Cơ cấu này đòi hỏi các nhà quản trị mỗi nhánh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với từng sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp cho đối tượng khách hàng của mình Chính vì vậy nhà quản trị cấp cao nhất không phải bận tâm đến việc điều hành hoạt động hằng ngày, có nhiều thời gian tập trung vào việc hoạch định các hoạt động chiến lược dài hạn

Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức này có thể tạo ra nhiều sự trùng lặp về các hoạt động chức năng và sử dụng các nguồn lực Điều này gây ra sự lãng phí trong quá trình kinh doanh làm giảm hiệu quả đạt được

f.Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý

Sơ đồ 2.6: Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý

Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức này phân chia doanh nghiệp thành các nhánh

mà mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theotừng khu vực địa lý, đứng đầu mỗi nhánh là một giám đốc khu vực Cơ cấu tổ

Giám đốc tài chính

Giám đốc nhân sự

Nhược điểm: Phải xây dựng thêm bộ máy quản lý ở các khu vực, do đógây tốn kém về chi phí và về nguồn lực, cũng như có nhiều hoạt động trùng lặptrong kinh doanh làm tăng chi phí, giảm hiệu quả kinh doanh

g Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

đôi, trong đó bao trùm lên các nhánh chức năng là các nhà quản trị trung gianchịu trách nhiệm về những mặt hàng cụ thể, về một dự án hay một chương trìnhcủa doanh nghiệp.

Ưu điểm: Tạo môi trường phát triển các kỹ năng quản trị dự án, nhânlực, hành chính một cách bao quát Tạo sự linh hoạt cho các nhà quản trị trongviệc phân công nhân sự cho dự án, trong khi vẫn giữ được sự ổn định của tổchức doanh nghiệp Khuyến khích sự hợp tác đa lĩnh vực, tiết kiệm chi phí dochuyên môn hóa đem lại, cuốn hút và tạo động lực cho nhân viên

Nhược điểm: Gây khó khăn cho quá trình đánh giá, xác định mức độhoàn thành công việc của từng bộ phận, gây khó khăn cho nhân viên Mô hìnhquản trị phức tạp, nhiều người chỉ huy dễ gây sự lộn xộn và có thể là nguyênnhân của sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận

2.4.2 Phân quyền

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những ngừơi ( những bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.

Phân quyền có xu hướng phân tán các quyền ra quyết định nhưng không thể có

sự phân quyền tuyệt đối vì nếu các nhà quản trị phải giao phó hết quyền lực thì mức độcác quyết định được đề ra ở các cấp tổ chức thấp hơn nhiều, các quyết định được đề ra

ở các cấp thấp trong tổ chức càng quan trọng

Sau khi đã lựa chọn được một cơ cấu tổ chức phù hợp, các nhà quản trịphải thiết lập mối quan hệ giữa các cấp quản trị và giữa các bộ phận, các thànhviên trong tổ chức với nhau Công việc này được thực hiện nhờ quá trình phânquyền Quyền lực trong tổ chức là mức đoán của họ thông qua việc tạo cho họquyền ra quyết định hay đưa ra các chỉ thị Tuy nhiên, quyền lực này khôngphải là duy nhất tập trung vào một người mà theo nguyên tắc để phát triển cần

có sự phân quyền

2.4.2.1 Các bước tiến hành khi phân quyền

Trong quá trình tổ chức và điều hành kinh doanh, các nhà quản trị có thể

và cần phải giao quyền hạn xuống cho nhân viên để họ có điều kiện hoàn thànhnhiệm vụ nhưng đồng thời với đó là phải chịu trách nhiệm trong việc hoànthành nhiệm vụ được giao Để phân quyền hợp lý, đúng người đúng việc, cácnhà quản trị cần thực hiện quy trình phân quyền gồm bốn bước:

- Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền

- Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ

- Bước 3: Giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho người

đó thấy được trách nhiệm của mình

- Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm

Giao quyền cần phải rõ ràng nhằm giúp cho người tiếp nhận quyền hạnphân biệt được rõ ràng giữa cấp trên, cấp dưới hay cùng cấp Bên cạnh đó, cầntăng cường lòng tin của người dưới quyền, rèn luyện khả năng làm việc của họ,

để họ tín nhiệm và tôn trọng nhà quản trị

2.4.2.2 Các yêu cầu và nguyên tắc khi phân quyền

a Yêu cầu khi phân quyền

Khi tiến hành công tác tổ chức, để quá trình phân quyền được thực hiện

có hiệu quả, đồng thời thể hiện nghệ thuật sử dụng quyền hạn của nhà quản trị,thì các nhà quản trị cần quan tâm đến những yêu cầu cơ bản sau:

Phải biết tin tưởng ở cấp dưới, có tin tưởng thì nhà quản trị mới tạo điềukiện cho họ làm việc và cấp dưới làm việc hết mình để đạt hiệu quả cao trongcông việc

Phải biết sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cảquyền ra quyết định

Phải biết rộng rãi với cấp dưới, không nên quá khắt khe với họ, có nhưvậy thì nhà quản trị mới sẵn sàng tạo cơ hội cho họ để tự thể hiện mình

Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới, nếu không thì nhà quản trị sẽmất lòng tin ở họ, mặt khác lại gây ức chế cho người dưới quyền

đến việc xác định tầm hạn quản trị Đó là việc xác định số lượng cấp dưới màmột nhà quản trị cấp trên có thể quản lý được một cách trực tiếp Đây cũng làmột yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của công tác tổ chức.

b Nguyên tắc khi phân quyền

Để việc phân quyền thực sự có giá trị và mang lại hiệu quả, khi phânquyền phải tuân theo những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc chức trách quyền hạn rõ ràng: Người phụ trách khi giao chứctrách quyền hạn cho người dưới quyền phải có quy định rõ ràng và công bố côngkhai

Nguyên tắc không giao quyền vượt cấp: Khi giao quyền, chỉ có thể trựctiếp do người phụ trách giao, không được vượt cấp

Nguyên tắc đảm bảo khống chế có kết quả: Người phụ trách hành chínhthông qua việc định ra các tiêu chuẩn công tác, chế độ sát hạch, chế độ báo cáo

và biện pháp giám sát, đôn đốc rõ ràng để nắm được kết quả công việc của ngườidưới quyền

Nguyên tắc ứng biến quyền hành: Người phụ trách hành chính khi giaoquyền cho cấp dưới cần phải ứng biến theo tính chất, quy mô, phương phápkhống chế của tổ chức cũng như khả năng của cấp dưới

2.4.3 Những nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp

2.4.3.1 Chiến lược kinh doanh của tổ chức

Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau trong lộtrình phát triển của doanh nghiệp Môi trường luôn luôn biến động, thay đổikhông ngừng Chính vì vậy, những cơ hội và thách thức luôn luôn xuất hiệnkhông ngừng Cơ cấu tổ chức sẽ là công cụ thực hiện chiến lược của tổ chức, cơcấu tổ chức có thể thay đổi để có thể thích hợp với chiến lược mới của tổ chức,hoặc sự thay đổi cơ cấu tổ chức sang một hình thái mới khi mà cơ cấu cũ không

còn phù hợp với chiến lược của tổ chức Tuy nhiên sự thay đổi về chiến lượckhông phải bao giờ cũng bắt buộc phải có sự thay đổi cơ cấu tổ chức

2.4.3.2 Nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp

Các hoạt động trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việcchức năng cụ thể Những công việc này đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn,những phương tiện kỹ thuật và quy trình công nghệ khác nhau, tức là cần nhữngnguồn lực khác nhau và cách thức khác nhau trong việc sử dụng nguồn lực đó

Và khi đó cơ cấu tổ chức và phân quyền phải thể hiện được những khác nhau

đó

2.4.3.3 Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp

Yếu tố công nghệ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp và thông qua đó tác động đến việc hình thành cơcấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp Tính chất và mức độ phức tạpcủa công nghệ mà tổ chức sử dụng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Ví dụcác tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản trị thấp Bộ máyquản trị phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp vàcần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng Một hệ thống cơcấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợpchặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp

2.4.3.4 Quy mô của doanh nghiệp

Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức tổchức và phân quyền của doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, cơcấu tổ chức quản lý doanh nghiệp cũng phức tạp theo, doanh nghiệp phải hìnhthành nhiều cấp quản trị và ở mỗi cấp cũng bao gồm nhiều nơi làm việc Do đócác nhà quản trị cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý sao chođảm bảo quản trị được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làmsao để bộ máy quản trị không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Còn đốivới các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì tổ chức bộ máy quản trị phải chuyên, tinh ,gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp

trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định, tổ chứcthường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung vớinhững chỉ thị, nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao.Ngược lại, những tổ chức muốn thành công trong điều kiện môi trường khanhiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xâydựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết địnhmang tính chất phi tập trung với các thể lệ mềm mỏng, các bộ phận liên kết chặtchẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng.

2.4.3.6 Con người và trang thiết bị quản trị

Con người là yếu tố tác động trực tiếp và mạnh mẽ nhất đến cơ cấu tổchức và phân quyền trong doanh nghiệp Do đó cần có sự hài hòa giữa conngười và cơ cấu tổ chức Khi phân chia thành những nhóm hoạt động và xácđịnh quan hệ quyền hạn của một cơ cấu tổ chức thì phải tính đến năng lực vàthói quen của con người

Cùng với yếu tố con người, thì trình độ trang thiết bị máy móc cũng tácđộng trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản trị bởi một doanh nghiệp sử dụngđội ngũ quản trị viên thành thạo, biết sử dụng thuần thục hệ thống máy tính cánhân là thật sự cần thiết nhằm giảm bớt thời gian thực hiện một nhiệm vụ cụ thể

và tăng sức hoạt động sáng tạo của đội ngũ quản trị viên rất nhiều và do đó cơcấu tổ chức sẽ đơn giản hơn nếu hệ thống thu thập và xử lý thông tin của doanhnghiệp được tin học hóa, lúc đó quản trị viên có thể thu thập thông tin một cáchnhanh chóng

CHƯƠNG 3

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

a Phương pháp điều tra.

Phương pháp này sử dụng các phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kếsẵn, phát tới đối tượng cần điều tra để các đối tượng này tiến hành nghiên cứu

và trả lời các vấn đề được hỏi tới trong phiếu điều tra Sử dụng phiếu điều tranhằm thu thập các thông tin cần thiết cho quá trình nghiên cứu đánh giá các vấn

đề đã thực hiện và các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động của công ty hay tìnhhình thị trường, qua đó lựa chọn các thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu thựctrạng và đưa ra giải pháp thực hiện đề tài nghiên cứu Tại Công ty Cổ phần đầu

tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam em tiến hành phát 15 phiếu điều tratrong đó có 5 phiếu cho nhà quản trị, 10 phiếu cho nhân viên và số phiếu thu về

là 15 phiếu Các câu hỏi trong phiếu điều tra tập trung xoay quanh tìm hiểuđánh giá của các đối tượng về các nhân tố ảnh hưởng tới bộ máy quản trị công

ty, các mặt yếu, mạnh về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty

b Phương pháp phỏng vấn

Thông qua tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm tại các bộ phận, phòngban của công ty em thấy được các vấn đề câp thiết mà doanh nghiệp đang gặpphải và cần giải quyết Nhưng hiểu rõ hơn về lý do của những vấn đề đó thìviệc phỏng vấn các đối tượng có liên quan trực tiếp đến vấn đề sẽ giúp cho việctìm kiếm thông tin một cách chính xác và đầy đủ hơn cho quá trình điều tra TạiCông ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam em đã tiến hànhphỏng vấn một số nhà quản trị và nhân viên công ty.Thông qua việc phỏng vấn

cứu, vì vậy để có được đầy đủ thông tin và các thông tin xác thực cần phải thuthập thông tin trong các tài liệu:

+ Báo cáo tài chính Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế InvicomViệt Nam trong ba năm gần nhất: 2008, 2009, 2010

+ Tạp chí kinh tế, thương mại, các bài viết đăng trên tạp chí khác cungcấp các thông tin phục vụ cho việc tìm hiểu các kiến thức để thực hiện chuyênđề

+ Các website có thông tin liên quan tới vấn đề nghiên cứu

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu là dựa vào các dữ liệu thu thập được thông qua cácphương pháp khác nhau để tiến hành tổng hợp đánh giá tìm ra vấn đề, nguyênnhân của vấn đề, từ đó là cơ sở để tìm ra giải pháp khắc phục

3.1.2.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp.

Trên cơ sở thu thập các phiếu điều tra trắc nghiệm em tiến hành tổnghợp, mô tả các thông tin thu được từ đối tượng điều tra, từ đó tiến hành xử lý,đánh giá các thông tin nhằm so sánh mức độ cao, thấp của vấn đề được đặt ratrong phiếu điều tra Bên cạnh đó cũng phần nào hiểu được lý do đưa ra ý kiếncủa những đối tượng được phỏng vấn Để các thông tin sáng tỏ hơn em tiếnhành phỏng vấn các đối tượng liên quan tới vấn đề nghiên cứu

Các dữ liệu thu thập được thông qua phỏng vấn nhằm bổ sung cho nhữngvấn đề mà phiếu điều tra trắc nghiệm chưa thể làm rõ Qua đó đánh giá các thông tinmột cách xác thực hơn và đưa ra các ý kiến mang tính khách qua hơn cho vấn đềnghiên cứu

3.1.2.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp.

Những dữ liệu thứ cấp thu thập được không chỉ rõ ra những vấn đề cầntìm hiểu, nghiên cứu Vì vậy cần phải tiến hành xử lý các dữ liệu đó để lựa chọn

+ Phân tích kinh tế: để làm rõ các vấn đề về tổ chức bộ máy quản trị củacông ty em tiến hành sử dụng các phương pháp để phân tích tình hình cơ cấu tổchức và phân quyền của công ty và nguyên nhân của những vấn đề này trong banăm 2008, 2009, 2010.

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam

3.2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam

Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam được cấpgiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do phòng đăng ký kinh doanh Sở kếhoạch và đầu tư thành phố Hà Nội với mã số kinh doanh số : 0103016559

Tên công ty viết bằng tiếng Việt :CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ INVIVOM VIỆT NAM

Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài :VIET NAM INVICOM INTERNATIONAL TRADING INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY

Tên công ty viết tắt :INVICOM COMPANY.,JSC

Địa chỉ trụ sở chính : Số 68, tổ 29 đường Vĩnh Hưng, phường VĩnhHưng, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội

Ngày thànhlập : ngày 12 tháng 04 năm 2000Điện thoại : 6445864 Fax: 6445864Email: anh.danghai@hn.vnn.vn

Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất chế biến và xuất khẩu hàng nông sản vàthủ công mỹ nghệ Sản phẩm được chế biến và xuất khẩu sang thị trường cácnước thuộc khối EU

rộng và tăng trưởng khả năng hoạt động của công ty,nâng cao hiệu quả kinhdoanh.

- Xây dựng chiến lược và phát triển ngành hàng,có kế hoạch kinh doanhphù hợp với điều kiện thực tế

- Tuân thủ các chính sách, chế độ và luật pháp của Nhà nước có liênquan đến lĩnh vực kinh doanh của công ty

- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ luậtlao động

- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nướctheo quy định của pháp luật

3.2.2 Đánh giá tổng quan cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam

3.2.2.1 Khái quát cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam

Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty được thiết lập theo kiểu mô hình trựctuyến chức năng thống nhất từ trên xuống, loại mô hình cơ cấu này tương đốiphù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, mức độ tập chung hóacủa cơ cấu này rất cao Các quyết định ở Công ty đều do Giám đốc ra quyếtđịnh Điều này giúp cho Giám đốc có thể duy trì sự hội nhập và kiểm soát chặtchẽ cần thiết cho các hoạt động cần thiết của Công ty

Tuy nhiên, với một môi trường kinh doanh khắt khe như hiện nay, Công

ty còn gặp phải những khó khăn, như : số lượng phòng ban còn thiếu, số lượngnhân viên làm việc tại các phòng ban chưa cân đối, một số cán bộ công nhânviên chưa thực sự đáp ứng yêu cầu công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các bộphận, phòng ban không được nhịp nhàng, một số cán bộ phải kiêm nhiệm quánhiều công việc và làm không đúng chuyên môn điều này không đảm bảo hoàn

thành công việc Do đó cần phân công công việc, giao nhiệm vụ một cách rõràng hơn

3.2.2.2 Sự vận dụng các nguyên tắc trong xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty

Để đảm bảo hiệu quả công tác cơ cấu tổ chức thì việc tuân thủ cácnguyên tắc cơ cấu tổ chức là rất cần thiết Nhận thức được điều này ban lãnhđạo Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam luôn quantâm và thực hiện theo các nguyên tắc đó Và tình hình vận dụng các nguyên tắctrong xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tếnhư sau :

a Tính tương thích giữa hình thức và chức năng

Ban lãnh đạo Công ty đã áp dụng nguyên tắc này để xây dựng bộ máy cơ cấu tổchức trong Công ty, các bộ phận phòng ban trong công ty được lập nên trên cơ sở cùngthực hiện một hay một số nhiệm vụ chức năng tương đồng nhau Trong suốt quá trìnhhoạt động của mình Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Namluôn giữ vững và duy trì mô hình cơ cấu tổ chức này

b Tính thống nhất chỉ huy

Tính thống nhất chỉ huy của cơ cấu tổ chức trong Công ty cổ phần đầu tưthương mại quốc tế Invicom Việt Nam được thể hiện thông qua việc các phógiám đốc chuyên môn, các trưởng phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưucho Giám đốc công ty và quản lý trong phạm vi chuyên môn của mình, cònGiám đốc mới là người lãnh đạo cao nhất, là ngừơi gia quyết định cuối cùng

Do vậy mà mô hình Công ty đang áp dụng luôn luôn tuân thủ chế độ một thủtrưởng, thể hiện tính tập chung và thống nhất chỉ huy cao độ Cụ thể, Giám đốcgiao trách nhiệm cho các phó giám đốc và các trửơng phòng chức năng lập kếhoach sản xuất kinh doanh cho kỳ tới, các trưởng phòng chức năng sẽ phâncông, bố trí công việc cho các nhân viên trong phòng sau đó tổng hợp lại hoànthành kế hoạch trình cho Giám đốc Giám đốc sẽ xem xét bản kế hoạch đó có

trưởng bộ phận Nguyên tắc thống nhất chỉ huy vừa giúp cho quyết định củagiám đốc có giá trị, đảm bảo sự thống nhất quản lý vừa tạo tâm lý thỏa mái chicán bộ công nhân viên trong Công ty vì những quyết định đó là dựa trên ý kiến,nguyện vọng của các cá nhân trong công ty.

c Tính cân đối

Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam là mộtcông ty thương mại, với quy mô ban đầu nhỏ nên cơ cấu tổ chức của công tykhá gọn nhẹ, mặc dù khi mới thành lập Công ty số lượng cán bộ quản lý ít sovới lượng yêu cầu công việc nhưng với sự phân công hợp lý vẫn đảm bảo tínhcân đối giữa quyền hành và trách nhiệm của các cá nhân, phòng ban, cân đối vềcông việc, nhiệm vụ giữa các phòng ban không có hiện tượng chồng chéo trongviệc đưa ra quyết định, việc phối hợp hoạt động trong toàn Công ty được tiếnhành một cách nhịp nhàng, ăn khớp, hiệu quả dưới sự lãnh đạo của ban Giámđốc

d Tính linh hoạt

Với việc lựa chọn cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng là mộtcấu trúc hướng nội tức là xuất phát từ yêu cầu bên trong doanh nghiệp chứkhông theo yêu cầu của thị trường hay khách hàng, thúc đẩy sự chuyên mônhóa cao, tính bao quát phối hợp giữa cá bộ phận phòng ban còn nhiều hạn chếnên tính linh hoạt không cao, khó thích nghi được với sự biến động của môitrường

Tuy nhiên do môi trường kinh doanh của Công ty không có quá nhiềubiến động nên việc áp dụng mô hình trực tuyến chức năng vẫn phù hợp với đặcđiểm quy mô nhỏ, vốn hạn chế của Công ty mà vẫn đáp ứng được tính linhhoạt khi có biến động của môi trường kinh doanh

e Tính hiệu qủa

Với cơ cấu tổ chức như hiện nay của Công ty là tương đối gọn nhẹ, với

số lượng phòng ban ít, cơ sở vật chất của Công ty không ngừng được nâng caocải thiện và sửa chữa đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới Chi phí cho cơ sởvật chất ban đầu có thể lớn như hệ thống máy vi tính, máy fax, máy in nhưnggiúp công việc đạt hiệu quả cao hơn, đảm bảo tính kinh tế cho cơ cấu tổ chứccủa Công ty

3.2.2.3 Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của Công ty

Trong quá trình hoạt động của mình cơ cấu tổ chức của Công ty chụi ảnhhưởng của rất nhiều các yếu tố, và một trong những yếu tố cơ bản ảnh hưởngtới cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế InvicomViệt Nam đó là :

a Mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong từng giai đoạn

Cơ cấu tổ chức của Công ty đựơc xây dựng để thực hiện mục tiêu chiếnlược của Công ty, vì vậy chiến lược của Công ty có ảnh hưởng trực tiếp đến cơcấu tổ chức của Công ty

Khi mục tiêu chiến lược của Công ty thay đổi dẫn đến chức năng vànhiệm vụ của Công ty cũng thay đổi đòi hỏi cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổitheo để đáp ứng việc thực hiện mục tiêu chiến lược kinh doanh Cụ thể, khiCông ty mới thành lập với đặc điểm ít vốn, số lượng cán bộ công nhân viênkhông nhiều, mục tiêu chiến lược mà công ty đặt ra chỉ là thu hút thị trường vàbán được sản phẩm, tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên trongCông ty nên cơ cấu tổ chức của Công ty khá gọn nhẹ, đơn giản

b Quy mô của doanh nghiệp

Quy mô của cơ cấu tổ chức là một trong những nhân tố ảnh hưởng trựctiếp đến cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế InvicomViệt Nam là một công ty tư nhân với quy mô nhỏ về cả vốn và số lượng laođộng, nên cơ cấu tổ chức của Công ty cũng khá đơn giản, chỉ với 4 bộ phậnphòng ban chức năng, phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng kinh doanh, phòngxuất nhập khẩu Mối quan hệ giữa các cá nhân, các phòng ban trong Công tycũng khá đơn giản, không phức tạp tạo ra tính gọn nhẹ trong cơ cấu tổ chức của

phần giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của doanhnghiệp.Việc tin học hóa hoạt động quản lý đang được các doanh nghiệp ngàycàng quan tâm Ví dụ: Hiện nay nhờ áp dụng công nghệ thông tin mà việc quản

lý giữa các phòng ban, các bộ phận được thống nhất nhờ đó mà công tác quản

lý đơn giản và tiết kiệm chi phí hơn

d Trình độ của quản trị viên và trang thiết bị

Hiện nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty bao gồm 150người, trong đó :

độ tin học, tiếng anh, giao tiếp, tác phong làm việc

- Trang thiết bị

Thông qua quan sát trực tiếp em nhận thấy hiện nay điều kiện làm việccủa ban Giám đốc được trang bị khá đầy đủ cơ sở vật chất Giám đốc và haiphó giám đốc đều có phòng làm việc riêng, tạo đieùe kiện cho việc tiếp khách

và giao dịch, và cũng góp phần gây ấn tượng tốt cho đối tác làm ăn, đồng thờităng hiệu quả trong công việc

Trong mỗi phòng ban đều được trang bị đầy đủ máy điều hòa, máy fax,máy in mỗi cá nhân điều được trang bị bàn làm việc riêng hết sức thuận lợi chocông việc Tất cả các phòng đều được kết nối Internet và hệ thống mạng nội bộtòan Công ty, điều này giúp các nhân viên trong Công ty có thể thường xuyêncập nhập thông tin liên lạc với bạn hàng, đối tác một cách dễ dàng cũng tạođiều kiện thuận lợi để các phòng ban phối hợp với nhau

Như vậy, với điều kiện làm việc và trang thiết bị quản trị trong Công tytốt đảm bảo yêu cầu công việc tốt hơn giúp nâng cao hiệu quả quản lý và vì thế

mà cơ cấu tổ chức Công ty cũng khá đơn giản

e Môi trường bên ngoài của doanh nghiệp

Môi trường bên ngoài của doanh nghiệp bao gồm các yếu tố khác nhaunhư : môi trường kinh tế, môi trường khoa học công nghệ, đối thủ cạnh tranh,Các yếu tố môi trường này đều ít nhiều ảnh hưởng đến hoạt động của Công tynói chung và cơ cấu tổ chức nói riêng Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc

tế Invicom Việt Nam cũng chụi ảnh hưởng lớn từ môi trường kinh doanh

- Môi trường kinh tế :Trong nhiều năm gần đây tốc độ tăng trưởng kinh

tế của nước ta luôn trong top đầu thế giới, điều này chứng tỏ nên kinh tế nước tađang phát triển rất mạnh Đặc biệt đầu năm 2007 Việt Nam gia nhập WTO, đốivới Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế vốn có nhiều hoạt động kinhdoanh nhập khẩu thì đây là thận lợi với hàng rào thuế quan thông thoánghơn.Nhưng bên cạnh đó công ty cũng chịu nhiều ảnh hưởng của nền kinh tếnhư suy thoái, lạm phát, khủng hoảng kinh tế.Những biến động của nền kinh tếcũng thử thách công ty có thể tồn tại và phát triển được trên thị trường haykhông

Mặt khác, trong năm 2008 do lạm phát tăng cao khiến cho lợi nhuận củaCông ty không đạt được mức dự khiến , bước sang năm 2009 thì cơn bão khủnghoảng tài chính khiến cho thế giới rơi vào suy thoái , hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty chụi nhiều ảnh hưởng do lạm phát và sức tiêu thụ giảm.Khiến cho Công ty phải có các biện pháp tối thiểu hóa chi phí nâng cao hiệu

Chính phủ Việt Nam đã có nhiều chính sách hợp lý để tạo môi trường kinhdoanh cho các doanh nghiệp hoạt động.Điều này sẽ giúp cho các doanh nghiệpyên tâm hoạt động sản xuất kinh doanh, ổn định cơ cấu tổ chức và phân quyềnhợp lý.

Hơn nữa, sau ba năm kể từ ngày Việt Nam chính thức gia nhập WTO(ngày 11 tháng 01 năm 2007), môi trường pháp lý của Việt Nam đã có nhữngthay đổi trên nhiều lĩnh vực,ngày càng hoàn thiện và phù hợp hơn, tạo hànhlang pháp lý tin cậy cho các doanh nghiệp yên tâm hoạt động, ổn định bộ máy

tổ chức Nếu hế thống pháp luật thay đổi thì doanh nghiệp cũng cần có sự thayđổi về bộ máy tổ chức cho phù hợp với quy định của pháp luật

- Môi trường khoa học công nghệ : Ngày nay khi khoa học công nghệngày càng tiên tiến sẽ tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát triểnmạnh mẽ hơn

Ngoài ra cơ cấu tổ chức của Công ty còn chụi ảnh hưởng của nhiều nhân

tố khác như môi trường văn hóa xã hội, môi trường ngành, đối thủ cạnh tranh

3.3 Các kết quả điều tra trắc nghiệm về tình hình cơ cấu tổ chức của Công ty

3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm bằng bản hỏi :

Để thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức một cách tổng thể vàkhách quan nhất, em đã gửi đi 15 phiếu, trong đó có 5 phiếu cho nhà quản trị và

10 phiếu cho đối tượng là nhân viên Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc

tế Invicom Việt Nam và đã thu về 15 phiếu điều tra, sau đó tổng hợp và phântích đưa ra kết quả như sau :

Phần 1 : Thông tin cá nhân

- Nhà quản trị : 100% số nhà quản trị được phỏng vấn có thời gian làm việc tạicông ty trên 5 năm, với độ tuổi khoảng 60% là từ 30 – 40 tuổi, 40% là hơn 40 tuổi

- Nhân viên : trong số 10 nhân viên được điều tra thì có 20% có thời gianlàm việc tại công ty nhỏ hơn 1 năm, 40% làm việc từ 1-5 năm và 40% làm việctrên 5 năm Độ tuổi nhỏ hơn 30 chiếm 20%, 50% là từ 30 -40 tuổi, 30% còn lại có

độ tuổi cao hơn 40

Phần 2 : Cơ cấu tổ chức