Lời tựa và mục tiêu• Bài này nhằm gợi ý cách sử dụng email trong học tập, NCKH và giảng dạy qua kinh nghiệm của riêng tôi • Do đó, chắc chắn còn nhiều cách sử dụng hiệu quả khác mà bạn c
Trang 1Sử dụng email (MS Outlook) cho mục đích học tập, nghiên cứu khoa học và giảng dạy - một vài gợi ý
Võ-Tòng Anh Khoa Môi Trường và Tài Nguyên Thiên Nhiên
vtanh@ctu.edu.vn , 098 2163848
August 2011
Trang 2Cơ sở pháp lý
• Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008
của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
sử dụng hệ thống thư điện tử trong cơ quan nhà nước
• Thông tư số 07/2010/TT-BGDĐT ngày
01/3/2010 của Bộ GD&ĐT quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử của các cơ sở giáo dục đại học
Trang 3Tình hình triển khai
• ĐHCT đã cấp cho từng sinh viên (tất cả các bậc học) địa chỉ email mang tên miền của trường (@ctu.edu.vn) từ khá lâu
• Câu hỏi đặt ra:
Cấp địa chỉ email để họ làm gì?
• Nhiều thầy cô ngần ngại sử dụng email trong giảng dạy vì đang quá tải với lượng email đang nhận hàng ngày
Trang 4Lời tựa và mục tiêu
• Bài này nhằm gợi ý cách sử dụng email trong học tập, NCKH và giảng dạy qua kinh nghiệm của riêng tôi
• Do đó, chắc chắn còn nhiều cách sử dụng hiệu quả khác mà bạn có thể tìm thấy trên internet
• Các thông tin cung cấp cho bạn đọc dựa trên nền tảng của phần mềm quản lý email
Outlook 2010
Trang 5Nội dung chính
1 Cấu trúc, tổ chức, và nghi thức xã giao trong
2 Cách tổ chức/quản lý email: tất cả tài khoản tập
trung ở một nơi, và quản lý theo chủ đề
3 Tự động hóa trong việc xử lý các email đến: cách
tạo ra các bộ lọc
4 Dùng email để nhắc nhở công việc (họp, dạy, dự
seminar, hội thảo, v.v…)
5 Làm chủ thông tin email: lưu trữ và truy tìm
email nhanh
Trang 6Cấu trúc và các thành phần chính
Trang 7• Hộp thoại soạn thư:
– From: địa chỉ email người gởi thư (chính mình), bao gồm ít nhất
là 1 tài khoản
– To: địa chỉ email người nhận thư
– Cc: địa chỉ email người đồng nhận thư
– Bcc: địa chỉ email người đồng nhận thư, nhưng ẩn danh
– Subject: tiêu đề thư
– Send: gởi thư
– Attachment (hay attach file): (tập tin) đính kèm
– High Importance: đánh dấu email quan trọng
– Signature: chữ ký
Trang 8Cấu trúc và các thành phần chính
• Sau khi lấy mail về Outlook, ta sẽ có tùy chọn:
• Lưu toàn bộ các emails đã lấy trên server
• Xóa toàn bộ các emails đã lấy trên server
• Có thể đọc, trả lời ‘offline’ các emails đã nhận (vì không phải lúc nào, bất cứ đâu cũng có internet)
• Khi có kết nối đến internet, emails đã trả lời trước
đó sẽ được gởi đi
• Do tập trung ở một nơi, thao tác tìm kiếm sẽ đơn giản hơn
Trang 9Nghi thức xã giao trong email (1)
• Theo ngày tháng, tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải, và việc phân loại email trở nên quan trọng hơn bao giờ hết
– Suy nghĩ cẩn thận ai sẽ nhận được thư của bạn
– Lịch sự! Hãy chắc chắn rằng email của bạn bắt đầu với tên mà bạn đang viết và kết thúc bằng một lời chào và tên (đầy đủ) của bạn “Lời chào” luôn đồng nghĩa với sự kính trọng
– KHÔNG SỬ DỤNG ALL CAPS! ALL CAPS làm cho người nhận
tưởng rằng bạn đang la hét CAPS chỉ dùng để nhấn mạnh
điều gì đó trong câu, KHÔNG PHẢI cho cả câu
– “Dao nao cung la dao”: hãy bỏ dấu tiếng Việt
– Luôn sử dụng subject: cho phép người nhận biết nhanh chóng những gì được chứa trong email, và sẽ giúp họ quản lý email của họ có hiệu quả
Trang 10Nghi thức xã giao trong email (2)
• Khi gửi (các) tập tin đính kèm, luôn mô tả ngắn
gọn nội dung (các) tập tin đính kèm
• Khi gởi tập tin đính kèm lớn, hãy nén tập tin đó trước, và cảnh báo người nhận về việc này
• Nếu bạn sẵn sàng để nhận email, hãy trả lời email nhanh
• Luôn sử dụng chữ ký (tự động, xác lập trước):
– Phù hợp với nhiều đối tượng gởi
– Kiểm tra để đảm bảo rằng chữ ký chỉ chứa thông tin hữu ích
– Nếu chữ ký dài hơn 4-5 hàng là quá dài
Trang 11Quản lý nhiều tài khoản email
• Bạn có nhiều tài khoản email? Outlook có thể quản lý tất cả các tài khoản email có giao thức POP3/SMTP và IMAP (CTU mail và Gmail)
• Lợi ích: khi bạn gởi và nhận email, Outlook sẽ thực thi việc này đồng hời trên tất cả các tài khoản emails
• Chọn một tài khoản email để làm tài khoản
‘mặc nhiên’ khi khởi tạo email
Trang 12Quản lý email theo chủ đề
• Bối cảnh: mỗi ngày bạn nhận nhiều email về nhiều chủ đề/công việc khác nhau:
– Các quảng cáo của các sản phẩm bạn ưa thích – Các thông tin từ các forum/mailing lists/news feeds, v.v… thuộc chuyên ngành của bạn
– Emails của trường, khoa, bộ môn
– Emails của sinh viên nộp bài theo yêu cầu môn học
Trang 13Quản lý email theo chủ đề
• Giải pháp: sắp xếp emails theo chủ đề
• Thực chất, đây là các thư mục thuộc thư mục gốc mang tên ‘Inbox’ trong Outlook
• Cách tạo một chủ đề (thư mục)
• Sắp xếp emails vào trong các chủ đề tương ứng: ‘kéo và thả’ (drag and drop)
• Thực hành…
Trang 14Tự động hóa trong việc xử lý
emails
• Bối cảnh: bạn đã tạo ra các chủ đề (thư mục) trong
Inbox rồi, nhưng thao tác drag and drop mới buồn,
chán làm sao… lại dễ sai sót
• Giải pháp: thiết lập bộ lọc, hay nói cách khác là xác lập ‘luật chơi’ (rule) cho Outlook
Lọc thư tự động khi thư đến theo điều kiện…
Các thư thỏa điều kiện,
xử lý theo yêu cầu sau…
Trang 15Tự động hóa trong việc xử lý
emails
• Cách thực hiện: chọn Tools - Rules and Alerts trên thanh menu, nhấn vào “New Rule “
• Bạn cũng có thể click phải chuột vào email cụ thể nào đó, và thiết lập bộ lọc mới cho email
có chủng loại đó
• Thao tác…
Trang 16Dùng emails nhắc nhở công việc
• Cách thực hiện từ 1 email bất kỳ: chọn
Follow-up - reminder
• Sử dụng Quick steps (Outlook 2010)
• Thực hành…
• Kết nối với ĐTDĐ (optional)
Trang 17Làm chủ thông tin emails
• Càng ngày càng có nhiều emails tích lũy vào inbox
• Email trở nên một loại minh chứng trong công
việc (hay dạy, học, nghiên cứu) hàng ngày (ngoài bản lưu trên server)
• Việc tìm ra thông tin cần thiết trong thời gian
ngắn nhất là tối quan trọng
• Bản thân Outlook (2007/10) đã có tính năng
index emails để truy tìm nhanh
Trang 18Làm chủ thông tin emails
• Phần mềm:
– Nhiều nhưng hầu hết chưa hoàn hão
– Xobni, Lookeen, Google Desktop, Copernic, v.v…
– Chú ý đến thời gian chỉ mục (indexing)
– Chú ý đến một số cú pháp khi tìm kiếm (to:, from:, cc:, subject:, filetype:, “xxxxx yyy”, v.v…)
Trang 19Chúc quý thầy cô cùng
các đồng nghiệp khai thác emails hiệu quả hơn!
Thân chào!