Báo Cáo - Quản Trị Logistics - Đề tài - TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI DOANH NGHIỆP BÁN BUÔN METRO TẠI HÀ NỘI CÁCH THỨC TỔ CHỨC VÀ HOẠT VẬN HÀNH HOẠT ĐỘNG . LỰA CHỌN SẢN PHẨM NÔNG SẢN

BÁO CÁO QUẢN TRỊ LOGISTICS ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI DOANH NGHIỆP BÁN BUÔN METRO TẠI HÀ NỘI CÁCH THỨC TỔ CHỨC VÀ HOẠT VẬN HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI ĐÓ LỰA CHỌN SẢN PHẨM NÔNG SẢN LỜI MỞ ĐẦU N[.]

BÁO CÁO QUẢN TRỊ LOGISTICS

ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI DOANH NGHIỆP BÁN BUÔN METRO TẠI HÀ NỘI CÁCH THỨC TỔ CHỨC VÀ HOẠT VẬN HÀNH HOẠT

ĐỘNG TẠI ĐÓ LỰA CHỌN SẢN PHẨM NÔNG SẢN

LỜI MỞ ĐẦU

Những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam có nhiều chuyển biến tích cực Tốc độ kinh tế ở mức khá Đây là kết quả của chính sách mở của từng bước đưa nền kinh tế hội nhập vào khu vực và thế giới Trong bối cảnh đó cách thức tổ chức và vận hành hoạt động này trong doanh nghiệp bán buôn của hoạt động logistics dần được hình thành và phát triển trong mối quan hệ với quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa ở Việt Nam Là một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, với lợi thế về kinh nghiệm trong lĩnh vực bán buôn tại nhều quốc gia trên thế giới, công ty TNHH METRO Cash & Carry Việt Nam đang tạo nên vị thế trên thị trường Việt Nam Xuất phát từ thực tế đó, cùng với mong muốn tìm hiểu về cách thức tổ chức và vận hành hoạt động này trong doanh nghiệp bán buôn của hoạt động logistics nhóm đã lựa chọn công ty TNHH METRO Cash & Carry Việt Nam là cơ sở để làm đề tài thảo luận này

I GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ METRO

METRO Cash & Carry là tập đoàn bán buôn quốc tế có trụ sở tại Đức Tập đoàn giữ thị phần lớn nhất ở Đức Theo thông tin trên trang METRO Việt Nam, METRO đứng thứ ba

ở Âu Châu và thứ tư trên thế giới Otto Beisheim – tỷ phú, doanh nhân Đức (sinh 1924), sáng lập tập đoàn năm 1964

METRO tại Việt Nam

Tại Việt Nam, tính đến ngày 19/11/2010 Metro có hơn 10 trung tâm tại các tỉnh thành sau:

- Thành phố Hồ Chí Minh: 3 trung tâm An Phú, Bình Phú và Hiệp Phú

- Hà Nội: 3 trung tâm tại Hà Đông, Thăng Long và Hoàng Mai, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng, Đồng Nai, Long Xuyên, Quy Nhơn, Bình Dương, Vinh, Hạ Long và Rạch Giá mỗi nơi có một trung tâm Metro (trung tâm tại Vinh khai trương ngày 21/9/2011 và Hạ Long là 29/9/2011)

- Trung tâm METRO thứ ba (METRO Thăng Long) khai trương vào ngày 31.7.2003 tại thủ đô Hà Nội, đây cũng là trung tâm bán sỉ trả tiền mặt và tự vận chuyển đầu tiên tại khu vực phía Bắc của Việt Nam

Tình hình tài chính

- Năm 2003, Metro đạt tổng doanh thu gần 54 tỷ Euro Lợi nhuận trước thuế 817 triệu Euro, lợi nhuận sau thuế 496 triệu Euro Những năm đầu thế kỷ, Metro có mức tăng trưởng thấp hơn các hãng bán buôn, bán lẻ toàn cầu khác, chủ yếu là do tình hình kinh tế Đức không mấy sáng sủa

Tổ chức của METRO

Nguồn: Phòng nhân sự, METRO Hoàng Mai

Theo như tổ chức của METRO thì chưa có phòng dành riêng cho hoạt động logistics Chỉ mới có các phòng khách hàng và chăm sóc khách hàng dịch vụ sau mua nhưng hoạt động của logistics vẫn được triển khai ở các bộ phận

II Nguồn gốc của nông sản.

Ngay từ khi bắt đầu đặt chân vào thị trường Việt Nam năm 2002, METRO đã nhận thấy rằng nhiều nông dân có mong muốn đưa nông sản vào siêu thị nhưng lại rất khó làm được điều này Bởi nông dân chủ yếu sản xuất nhỏ lẻ, sản lượng không ổn định, không đáp ứng yêu cầu dài hạn Chất lượng nông sản do nông dân làm ra chưa đảm bảo, không

ổn định, không đạt yêu cầu bao gói và vận chuyển Nhìn chung 3 khó khăn lớn nhất khiến nông sản do nông dân Việt Nam làm ra khó vào siêu thị là: kế hoạch sản xuất chưa phù hợp với nhu cầu thị trường, diện tích canh tác nhỏ lẻ, chất lượng sản phẩm không ổn định, chưa xây dựng mối quan hệ gắn bó với đơn vị tiêu thụ

Giám Đốc Trung Tâm

Phòng Tài Chính- Kế Toán Phòng Telesale Marketing

Phòng Hậu Mãi

Mấy năm đầu khi mới vào Việt Nam, METRO thực hiện thu mua sản phẩm rau an toàn thông qua các nhà phân phối nông sản Như vậy sản phẩm nông sản từ người nông dân phải qua hai khâu trung gian, đó là thương lái địa phương, nhà phân phối sỉ tại đô thị lớn mới đến được các trung tâm METRO để bán cho khách hàng

Bắt đầu từ năm 2005, METRO đã kết hợp với các đối tác xây dựng trạm trung chuyển rau quả tại Đà Lạt với quy trình khép kín giúp người nông dân từ việc cung cấp kiến thức về nông nghiệp hiện đại, thực hành nông nghiệp tốt đến việc bao tiêu các sản phẩm người nông dân sản xuất

 Theo đó, METRO đã lựa chọn các trang trại, tiến hành tập huấn cho họ sản xuất theo tiêu chuẩn an toàn METRO Requirements Đến nay, đã có trên 150 trang trại rau quả ở Đà Lạt tiến hành sản xuất theo METRO Requirement Mỗi ngày, trạm trung chuyển rau quả Đà Lạt thu mua bình quân 30 tấn rau quả an toàn từ trên 150 trang trại nói trên, lúc cao điểm sản lượng thu mua lên tới 40 tấn/ngày Toàn bộ sản lượng rau quả an toàn này được đưa đi phân phối trong

hệ thống của METRO

Từ năm 2010, METRO cũng đã liên kết với hàng chục cơ sở trồng rau an toàn có chứng nhận ở miền Bắc (Đông Anh- Hà Nội, Hải Dương, Mộc Châu- Sơn La) để thu mua rau củ quả theo tiêu chuẩn HACCP cung cấp cho các trung tâm METRO phía Bắc

 Thông qua việc kết nối trực tiếp các hộ nông dân trồng rau qui mô nhỏ với hệ thống phân phối hiện đại, METRO mong muốn nâng cao giá trị các sản phẩm nông nghiệp, tạo đầu ra ổn định cho các hộ nông dân và giảm tác động tiêu cực tới môi trường trong quá trình sản xuất trồng trọt

 Dự án “Xây dựng Chuỗi giá trị Rau An toàn tại miền Bắc Việt Nam” công ty Metro phối hợp với công ty Fresh Studio thực hiện từ tháng 9/2010 đến tháng 5/2013 được sự hỗ trợ của Đại sứ quán Hà Lan với tổng giá trị cam kết đầu tư lên tới gần 1 triệu euro (tương đương 28 tỷ đồng). 

 Hiện nay mạng lưới nhà cung cấp và các hộ nông dân tại các tỉnh đồng bằng Sông Hồng cũng như các hộ nông dân nghèo ở khu vực miền núi phía Bắc đã được phát triển mạnh để đảm bảo nguồn cung cấp được liên tục quanh năm Tham gia dự án gồm gần 120 nông dân chia thành 6 nhóm, sản xuất trên 30 chủng loại sản phẩm và cung cấp ra thị trường khoảng 20 tấn rau/ngày. 

METRO cùng các chuyên gia nông nghiệp đã đào tạo, nâng cao kiến thức và kỹ thuật canh tác, trồng trọt cho nông dân, từ đó giúp họ giảm thiểu thất thoát sau thu hoạch, kiểm soát được quy trình và chất lượng Việc phối hợp chặt chẽ giúp nông dân có kế hoạch sản xuất tốt hơn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng

 Nông dân cũng được cung cấp các kiến thức và xu hướng mới về nông nghiệp, nâng cao kỹ năng quản lý và lập kế hoạch, tăng năng suất và chất lượng, giảm chi phí sản xuất và đầu tư, đảm bảo đầu ra ổn định và quan trọng nhất là tăng thu nhập

 Nhờ liên kết chặt chẽ với nông dân và các nhà cung ứng nông sản theo tiêu chuẩn an toàn, từ nhiều năm nay METRO đã trở thành địa chỉ tin cậy của khoảng 1 triệu khách hàng chuyên nghiệp như nhà hàng, khách sạn, quán ăn, bếp ăn tập thể, nhà kinh doanh…, khi những khách hàng này có thể dễ dàng tiếp cận nguồn nông sản, thực phẩm an toàn với giá cả hợp lý trong hệ thống Metro trên toàn quốc

III VẬN CHUYỂN NÔNG SẢN CỦA METRO

METRO thuê vận chuyển bởi Trung Tâm Phân Phối Hà Nội:

Nằm ở khu công nghiệp Quang Minh, Trung tâm phân phối Hà Nội chịu trách nhiệm bảo quản và trung chuyển cho tất cả các loại hàng hóa từ thực phẩm tươi sống đến thực phẩm khô và phi thực phẩm Tại đây hàng hóa sẽ được kiểm nhận, phân loại, đóng gói, dán nhãn và chuyển giao về cho các trung tâm phân phối của METRO khu vực phía Bắc và một lượng nhỏ cho khu vực phía Nam Cùng với tất cả các trung tâm phân phối khác, trung tâm phân phối Hà Nội giúp METRO:

 Hoàn chỉnh mạng lưới kho bãi và hệ thống kho vận trên toàn quốc.

 Cải thiện điều kiện hoạt động, bảo quản, vận chuyển trong mạng lưới cung ứng ở khu vực phía Bắc

 Kiểm soát chặt chẽ chất lượng hàng hóa trước khi giao về trung tâm phân phối

 Hỗ trợ các nhà sản xuất nhỏ, nông dân, ngư dân trong việc đảm bảo các phương tiện kho bãi, vận chuyển và kiểm soát nhiệt độ phù hợp cho từng chủng loại hàng hóa

Vận chuyển là khâu quan trọng, vận chuyển càng đúng kỹ thuật càng đảm bảo chất lượng sản phẩm

Hệ thống vận chuyển nội địa hiện đại bằng xe lạnh nhiều ngăn và tải trọng lớn là một trong những cải tiến quan trọng nhất của METRO tại Việt Nam., cải tiến này đã góp một phần quan trọng cho sự thành công của Công ty trong vấn đề đảm bảo chất lượng ổn định và sự tươi mới của sản phẩm trong suốt quá trình bảo quản và vận chuyển:

 Hàng hóa được chuyên chở từ các trung tâm phân phối đến các trung tâm thương mại bằng xe lạnh hoặc con-tai-nơ nhiều ngăn với tải trọng trung bình từ 40 – 60 khối/chuyến (tương đương 10 – 20 tấn/chuyến)

 Hàng chứa trong các kho lạnh 4-5h thì được vận chuyển đi bằng các xe lạnh Mỗi

xe tải hoặc con-tai-nơ lạnh có 2 -3 ngăn, có trang bị hệ thống lạnh và hệ thống theo dõi nhiệt độ sao cho có thể điều chỉnh nhiệt độ từng ngăn một cách riêng biệt tùy theo điều kiện bảo quản quy đinh

 Tùy thuộc vào tính chất, đặc điểm của từng chủng loại sản phẩm, hàng hóa được chứa trong các ngăn riêng biệt và được bảo quản ở một khoảng nhiệt độ thích hợp

từ -20oC tới 30oC Kích thước của các ngăn có thể điều chỉnh linh hoạt bằng các vách ngăn di động giúp cho tải trọng hữu dụng tăng lên đáng kể

 Mỗi ngăn được trang bị các nhiệt kế có khả năng lưu trữ dữ liệu liên tục và có thể cung cấp các biểu đồ theo dõi nhiệt độ từ lúc bắt đầu bốc hàng lên xe đến khi giao hàng tại các trung tâm thương mại Thông qua các biểu đồ nhiệt độ người sử dụng

có thể đánh giá được sự ổn định về điều kiện bảo quản, vận chuyển trong suốt quá trình chuyển hàng

 Các xe chuyển hàng đều được trang bị bàn nâng để hỗ trợ việc bốc dỡ hàng hóa trong trường hợp không có bục nâng hang hay bốc dỡ thủ công bằng tay. 

 Từ các trạm trung chuyển, rau sẽ được phân phối đến các chi nhánh của Metro C&C trên khắp cả nước Từ khi có các nơi trồng rau ở phía Bắc thì khoảng thời gian vận chuyển nông sản đến các chi nhánh Hà Nội cũng được rút ngắn đi so với trước đây phải vận chuyển từ Đà Lạt ra

IV Kho và bao bì nông sản

1 Quản lí kho

Nằm trong hoạt động Logistics hỗ trợ, kho là bộ phận trực tiếp thực hiện nhiều nội dung hoạt động logistics của doanh nghiệp Bởi vậy mối liên hệ của kho với vận chuyển, với sản xuất, với dịch vụ khách hàng, với tổng chi phí Logistics rất mật thiết Hệ thống METRO hiểu rõ được vấn đề này nên đã làm rất thành công chuỗi cung ứng khép kín METRO sẽ kiểm soát toàn bộ các khâu từ chuỗi cung ứng các kho hàng đông lạnh, tại nơi sản xuất của nông dân, cho đến các trung tâm bán sỉ METRO

METRO Cash & Carry hợp tác với Công ty Kho vận DHL xây dựng một kho trung tâm có quy mô lớn tại Bình Dương cho các loại sản phẩm khô, bao gồm các mặt hàng phi thực phẩm METRO cũng xây một kho trung tâm khác tại Hà Nội Theo ông Randy Guttery, Tổng giám đốc METRO Cash & Carry Việt Nam, hiện tại, về cơ bản gần 60% thực phẩm khô của METRO đều được chuyển về các kho trung tâm này Như vậy với hệ thống kho khắp nơi nên vấn đề về kho của METRO không cần phải thuê ngoài

Vậy tại trung tâm phân phối, METRO đã làm những gì để đảm bảo chất lượng hàng hóa?

a, Hình thức nhận hàng:

Hàng sau khi được đưa đến thì đã được đựng trong khay nhựa do trạm cung cấp Một vài mặt hàng như xà lách, nha đam, được bọc bằng lớp giấy để tránh dập nát Các

khay được đặt trên palet và được nhân viên QA kiểm tra chất lượng Xác suất kiểm tra là 10%, vị trí lấy hàng là ở 3 điểm trên, dưới và giữa Nếu như kết quả kiểm tra cho thấy chất lượng sản phẩm đạt chất lượng tốt thì nhân viên QA sẽ ký phiếu và hàng sẽ được chuyển vào bộ phận sơ chế

b, Sơ chế và bảo quản:

Rau đưa vào khâu sơ chế sẽ được rửa sạch các vết bẩn bề mặt, bóc vỏ lá già, cắt tả các phần lá sâu bệnh Tiếp theo rau được tiến hành phân chia theo chất lượng, theo nhu cầu thị hiếu của khách hàng

Rau thường được rửa đến 3 lần bằng nước sạch và được làm lạnh đến 4 độ C Trước khi đóng gói thì được vô trùng Loại rau nhỏ được đóng túi không được hút chân không mà chỉ rửa, còn rau lớn được bảo quản lạnh ở nhiệt độ 4 độ C trong 48h sau khi hút chân không Rau được rửa sạch và vô trùng sẽ được chuyển vào kho lạnh 1, 2, 3 tùy thuộc vào từng sản phẩm

* Kho 1: có nhiệt độ 5-10 độ C chứa các loại rau như xà lách, súp lơ, củ cải,…

* Kho 2: có nhiệt độ thường là nơi chứa hàng bị trở về và là nơi công cộng đóng gói 1 số sản phẩm: dâu tay, cà chua,… vào hộp có màng thẩm thấu trước khi bảo quản lạnh ở phòng 1 và 3

* Kho 3: nhiệt độ 0-3 độ C được sử dụng để làm lạnh nhanh với những mặt hàng đang bị héo như dâu tây

c, Quản lý chất lượng sản phẩm

Trạm trung chuyển có hợp đồng thu mua sản phẩm với các nhà cung cấp gồm hai nguồn từ người nông dân địa phương quanh khu vực kho trung tâm và người bán buôn Với nguồn hàng được cung cấp, cứ 1 tháng đem mẫu đi kiểm tra 1 lần về C% nồng độ thuốc trừ sâu Khi hàng được đưa đến trạm trung chuyển thì kiểm tra chủ yếu các chỉ tiêu

về cảm quan, màu sắc, kích thước Hàng từ trạm trung chuyển đưa xuống cơ sở tiếp theo

hệ thống METRO sẽ kiểm tra chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm

Từ các trạm trung chuyển, rau củ quả sẽ được phân phối đến các chi nhánh của METRO C&C trong khu vực miền Bắc Đến siêu thị, ngay lập tức rau sẽ được chuyển vào kho bảo quản và bổ sung vào các quầy

* Nhiệt độ bảo quản lạnh thường từ 3-5 độ C, trong phòng có sử dụng đèn màu xanh nhử ruồi, xung quanh đèn có băng keo để bắt giữ ruồi lại để tránh được lây nhiễm vi sinh vậy vào hàng hóa

* Mục đích của quá trình làm lạnh: ức chế hoạt động hô hấp, kéo dài tuổi thọ của rau,

2 Bao bì sản phẩm

Sau khi nông sản được vận chuyển về chi nhánh sẽ được gắn nhãn và đóng bao bì cho từng loại sản phẩm, đồng thời phân loại sản phẩm Bao bì sẽ do METRO sản xuất và trực tiếp đóng gói Trên bao bì sẽ ghi một số thông tin cơ bản cho khách hàng biết về sản phẩm Sản phẩm trước khi được vận chuyển đi các trung tâm bán được xếp vào thùng nhựa Khi xếp vào thùng nhựa thì hàng hoa quả, củ được lót bằng lớp giấy, rau được xếp lần lượt từng lớp vào thùng

V Dịch vụ khách hàng và logictics ngược của METRO.

1 Dịch vụ khách hàng

Khách hàng là thành tố tiên quyết của các hoạt động Logistics, mục đích của bất kì hoạt động nào trong doanh nghiệp nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp Đặc biệt với nông sản METRO khách hàng chính là các doanh nghiệp kinh doanh ăn uống lớn, tổ chức hay người buôn bán nhỏ, các hệ thống nhà hàng

và khách sạn

Siêu thị METRO kiểm soát chặt chẽ từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi thanh toán và kết thúc đơn hàng

Quy trình xử lý đơn đặt hàng

Siêu thị METRO có 2 cách đặt hàng đó là:

 Cách đặt hàng qua điện thoại: Gọi điện thoại tới số Hotline: 04.66567080 để đặt

hàng

 Đặt hàng qua Website: Truy cập vào hệ thống của metrotainha.com

Xử lý đơn đặt hàng,thời gian giao hàng của Metro:

+ Thời gian giao hàng phụ thuộc vào 3 yếu tố: phương thức vận chuyển, thời điểm xác nhận đơn hàng, và tình trạng sản phẩm trong đơn hang

+ Phương thức vận chuyển: có phương thức Vận chuyển tiết kiệm

Khách

hàng đặt

hàng

Tiếp nhận ĐĐH

Xử lý đơn hàng

Nhận

thông tin

phản hồi

từ khách

hàng

Giao hàng cho khách hàng

Lựa chọn phương thức

và cách thức vận chuyển

+ Thời điểm xác nhận đơn hàng: đơn hàng được Metrotainha.com xác nhận trước sẽ được

xử lý trước Thời gian giao hàng tính từ lúc nhân viên Metrotainha.com xác nhận đơn hàng (thông qua điện thoại, email hoặc fanpage trên facebook, Y!M)

+ Tình trạng sản phẩm trong đơn hàng: Metrotainha.com có cả những sản phẩm Đặt trước - tức sản phẩm chưa được có trên thị trường Đối với các đơn hàng có sản phẩm Đặt trước, khách hàng phải chờ đến khi các sản phẩm này được nhập vào kho của Metrotainha và xử lý để vận chuyển Thời gian sản phẩm được phát hành/nhập kho có thể khác biệt so với thời điểm dự kiến đăng trên website

+ Sau khi khách hàng đặt hàng, nhân viên giao hàng của metrotainha.com sẽ tiến hành liên hệ và giao hàng cho quý vị trong thời gian vòng 24h – 48h (Trừ những trường hợp ngoại cảnh khách quan: Tắc đường, mưa bão,vvv…)

Trưởng quầy, và bộ phận kho kiểm tra đơn đặt hàng và chuẩn bị vận đơn kiểm tra khả năng thanh toán, kiểm tra hàng Trước khi chuyển hàng cho khách, bộ phận kho làm công tác: kiểm tra tính chính xác của các thông tin ghi trên đơn hàng về số lượng Sau khi giao hàng trưởng quầy và bộ phận kho tiếp nhận các phản hồi của khách hàng một cách kịp thời và hiệu quả

Ví dụ: Tổng giám đốc METRO và New World Hotel vào năm 2002 đã đồng ý thử

nghiệm xây dựng quan hệ chiến lược trong đó METRO sẽ cung cấp phần lớn nhu cầu khách sạn này Cơ bản là khách sạn này sẽ mua mọi thứ mà METRO có thể cung cấp METRO luôn gửi nhân viên sang New World để giám sát giao hàng và đánh giá chất lượng cùng bên khách sạn New World đặt hàng 3 lần mỗi tuần vào thứ 2, thứ tư và thứ sáu, như thế METRO có thể chuẩn bị hàng và tiết kiệm thời gian cho nhân viên , chi phí vận tải cũng được giảm Bên khách sạn cũng sẽ gửi các đánh giá về chất lượng và nhân viên METRO cũng kịp thời thông báo những biến động về sản phẩm để có những điều chỉnh kịp thời Sự tương tác giữa METRO và khách hàng mang đến hiệu quả lớn

2 Logistics ngược