bài 5 làm việc với dữ liệu và công thức

Các kiểu dữ liệu trong ExcelSlide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức Nguyên tắc quan trọng trong Excel là nên đặt đúng kiểu cho ô -> sẽ dễ dàng thao tác dữ liệu sau này... Công thức C

Bài 5

LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU & CÔNG THỨC

NỘI DUNG BÀI HỌC

Ô và địa chỉ tham chiếu

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 4

Địa chỉ ô và cách thức tham chiếu

 Ô trong một worksheet của excel được phân biệt dựa trên

địa chỉ cột và hàng

 Các cột trong excel được đánh số theo A, B, …

 Các hàng trong excel được đánh số từ 0, 1, …

 Ví dụ: A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và hàng 13

 Địa chỉ ô: <Địa chỉ cột><Địa chỉ hàng>

 Địa chỉ hàng/cột tương đối: <Tên cột><Tên hàng>

• Ví dụ: A13

 Địa chỉ hàng/cột tuyệt đối: $<Tên cột>$<Tên hàng>

• Ví dụ: A$13 (tuyệt đối theo hàng 13), $A13 (tuyệt đối theo cột A), $A$13 (tuyệt đối theo cột A, hàng 13)

Tham chiếu tương đối & tuyệt đối

 Trong Excel, nếu một công thức chứa các thành phần tham chiếu

tương đối, khi copy công thức đó sang các ô khác, Excel sẽ tự

động thay đổi ô tham chiếu tương ứng với ô copy.

 Ví dụ: C1 = A1 + B1 Khi copy ô C1 sang ô C2, Excel sẽ tự động

Miền các ô (cell range)

 Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật được giới hạn bởi 2

tham chiếu ô hoặc tập hợp các miền

 Cách viết:

 <Tham chiếu 1>:<Tham chiếu 2>

 <Tham chiếu đầu> <Tham chiếu cuối>

8

Các kiểu dữ liệu trong Excel

 Trong Excel, các ô có thể chứa được nhiều kiểu dữ liệu, phổ biến

Các kiểu dữ liệu trong Excel

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức

Nguyên tắc quan trọng trong Excel là nên đặt

đúng kiểu cho ô -> sẽ dễ dàng thao tác dữ liệu

sau này

• Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột

không đủ bạn phải tăng thêm chiều rộng cột.

• Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và

phần số thập phân.

Chèn các ký tự đặc biệt

 Là những kí tự không có trên bàn phím

 B1 Muốn chèn ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cầnchèn trong ô

 B2 Chọn Insert -> nhóm Text -> chọn Symbol

 B3 Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần chèn, có thể đổi

kiểu Font tại hộp Font

 B4 Nhấn nút Insert để chèn

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 12

Nhập các ký tự đặc biệt

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 14

Công thức

 Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không

có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn

thảo văn bản.

 Chúng ta dùng công thức để:

 Tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính

 Khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật cácthay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sứctính lại nhiều lần

Công thức trong Excel

 Công thức trong Excel là sự kết hợp của:

Công thức

 Công thức trong Excel được bắt đầu bằng dấu = và sau đó là

sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham

chiếu và các hàm.

Các toán tử trong công thức

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 18

Thứ tự ưu tiên của các toán tử

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 20

Sử dụng chức năng AutoFill

 Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu

theo các mẫu AutoFill có sẵn.

 Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình.

Sử dụng chức năng AutoFill

 Các giá trị sau khi sử dụng chức năng Autofill

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 22

Sử dụng chức năng AutoFill

 Ví dụ bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25

vào cột A bạn làm như sau

 B1 Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1

 B2 Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 =2, Excel

sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp).

 B3 Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu

đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen.

 B4 Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.

Sử dụng chức năng AutoFill với hằng số

 Các thao tác trong khi sử dụng chức năng AutoFill

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 24

Sử dụng chức năng AutoFill với công thức

 Khi dùng chức năng AutoFill với công thức chứa các thành

phần tham chiếu tương đối, địa chỉ tham chiếu sẽ thay đổi khi kéo.

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 26

Sắp xếp và lọc dữ liệu

 Là các thao tác rất quan trọng trong việc quản lý và thống kê dữ

liệu, giúp cho việc theo dõi và trình bày dữ liệu được hiệu quả vàkhoa học hơn

 Excel cho phép người dùng sắp xếp và sàng lọc dữ liệu dựa trên cáctiêu chí cho trước

 Sắp xếp dựa trên tiêu chí tăng/giảm của giá trị trong cột

 Lọc dựa trên danh sách các đối tượng mà người dùng muốn hiển thị

Sắp xếp

 2 loại sắp xếp:

 Sắp xếp dựa trên dữ liệu của 1 cột

 Sắp xếp dựa trên dữ liệu của

nhiều cột theo thứ tự ưu tiên

 Các bước sắp xếp:

 Lựa chọn vùng dữ liệu cần được sắp xếp

 Lựa chọn tiêu chí sắp xếp: tăng/giảm/thứ tự ưu tiên

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 28

Sắp xếp theo nhiều cột

 Để sắp xếp theo nhiều cột, trước hết hãy chọn tất cả vùng dữ liệu > Chọn Custom Sort… > thêm các cột sắp xếp theo thứ tự.

Lọc dữ liệu

liệu của danh sách mà không làm ảnh hưởng tới danh

sách gốc.

 2 loại:

 Lọc tự động (Autofilter): dựa trên

các giá trị có sẵn ở từng cột của một danh sách

 Lọc nâng cao: người dùng tự động thiết lập điều kiện lọc thông

qua các biểu thức

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 30

Lọc dữ liệu

 Nhấn vào mũi tên xuống ở ô tiêu đề để hiện ra danh sách lọc

 Chức năng cho phép người dùng:

 Tạo danh sách đầu vào cho trước

 Thiết lập các ràng buộc về mặt dữ liệu đầu vào

 Hiển thị thông báo cho người nhập

 Hiển thị thông báo lỗi

 Quy định hành vi khi có lỗi

 Demo

Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 32

Biểu đồ trong Excel

 biểu đồ giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc thành cáchình ảnh trực quan, dễ hiểu

 biểu đồ được liên kết i dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khithay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức thay đổitương ứng theo

 Excel cung cấp rất nhiều các loại biểu đồ/biểu đồ khác nhau

Thao tác với biểu đồ

 Chọn vùng dữ liệu để sinh biểu đồ

Thao tác với biểu đồ

 Chọn kiểu biểu đồ

Thao tác với biểu đồ

 Chúng ta có thể đổi cách bố trí các thành phần trên biểu đồ

 Đảo các chuỗi số liệu từ dòng thành cột và ngược lại

 Đổi kiểu biểu đồ cho đẹp hơn

 Thay đổi tông màu của đồ thì sao cho đẹp hơn và theo sở thích

biểu đồ 3D

Thao tác với biểu đồ