bài 4 hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu

Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp cơ chế để lưu trữ,phân loại, cộng tác làm việc trên các tài liệu số hóa.. Các chức năng chính: Lưu trữ tài liệu số hóa Xem được nhiều định dạng tài liệ

Bài 4:

Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu

Nhắc lại bài trước

Tìm hiểu và sử dụng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Giới thiệu Hệ thống lịch biểu

Giới thiệu Hệ thống quản lý tài liệu

Mục tiêu bài học

Hệ thống quản lý lịch biểu giúp quản thời khóa biểu; lý lịch làm việc của cá nhân, nhóm hay tổ chức.

Chức năng chính:

Đặt lịch

Nhắc lịch

Chia sẻ lịch với nhiều người

Đồng bộ lịch trên nhiều thiết bị

Chia sẻ lịch với nhiều người

Đồng bộ lịch trên nhiều thiết bị

Web Calendar

Google Calendar

Zoho Calendar

Đa số các hệ thống calendar đều hỗ trợ đồng bộ lịch với các thiết bị khác như di động hay máy

để bàn.

Đồng bộ với thiết bị khác

Demo Google Calendar

1 Tạo một calendar mới cho nhóm làm project

2 Đặt một số lịch hẹn trên calendar mới

3 Import một lịch có sẵn

4 Mời các thành viên nhóm tham gia

5 Đồng bộ lịch với thiết bị di động (iOS, Android)

1 Tạo một calendar mới cho nhóm làm project

2 Đặt một số lịch hẹn trên calendar mới

3 Import một lịch có sẵn

4 Mời các thành viên nhóm tham gia

5 Đồng bộ lịch với thiết bị di động (iOS, Android)

Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp cơ chế để lưu trữ,

phân loại, cộng tác làm việc trên các tài liệu số hóa.

Các chức năng chính:

Lưu trữ tài liệu số hóa

Xem được nhiều định dạng tài liệu

Chia sẻ tài liệu

Quản lý các phiên bản, thay đổi của tài liệu

Cung cấp khả năng cộng tác làm việc trên tài liệu

Truy cập được từ nhiều thiết bị

Hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp cơ chế để lưu trữ,

phân loại, cộng tác làm việc trên các tài liệu số hóa.

Các chức năng chính:

Lưu trữ tài liệu số hóa

Xem được nhiều định dạng tài liệu

Chia sẻ tài liệu

Quản lý các phiên bản, thay đổi của tài liệu

Cung cấp khả năng cộng tác làm việc trên tài liệu

Truy cập được từ nhiều thiết bị

Tình huống thực tiễn

Tiến – một nhân viên kinh doanh thuộc quyền quản lý của bạn –

phác thảo hợp đồng cho một khách hàng mới và gửi qua email chobạn và Hoa – cán bộ phụ trách về vấn đề pháp lý của hợp đồng

Cả bạn và Hoa cùng rà soát và có điều chỉnh trên hợp đồng này vào

trưa cùng ngày Như vậy hiện giờ có 3 phiên bản khác nhau của

tài liệu

Bạn có việc khách phải làm nên đã ủy quyền việc hợp nhất nhữngthay đổi cho Thủy – một nhân viên tập sự Tuy nhiên khi Thủy đãtiến hành hợp nhất, cô ấy lại nghĩ rằng bản tài liệu của bạn là bảngốc dẫn đến kết quả cô ấy tạo ra tài liệu dựa trên bản của Linda vàthiếu sót một số điểm chính của bạn

Tiến lại mới gửi lại bản phác thảo hợp đồng với một số điều khoảnkhách hàng đòi hỏi thay đổi Hoa cũng điều chỉnh lại bản hợp đồng

do sót mất một số điểm tính chi phí

Kết quả trong hòm thư của bạn có đến 6 phiên bản tài liệu cho cùng

một hợp đồng -> đây là lúc cần có hệ thống quản lý tài liệu

Tiến – một nhân viên kinh doanh thuộc quyền quản lý của bạn –

phác thảo hợp đồng cho một khách hàng mới và gửi qua email chobạn và Hoa – cán bộ phụ trách về vấn đề pháp lý của hợp đồng

Cả bạn và Hoa cùng rà soát và có điều chỉnh trên hợp đồng này vào

trưa cùng ngày Như vậy hiện giờ có 3 phiên bản khác nhau của

tài liệu

Bạn có việc khách phải làm nên đã ủy quyền việc hợp nhất nhữngthay đổi cho Thủy – một nhân viên tập sự Tuy nhiên khi Thủy đãtiến hành hợp nhất, cô ấy lại nghĩ rằng bản tài liệu của bạn là bảngốc dẫn đến kết quả cô ấy tạo ra tài liệu dựa trên bản của Linda vàthiếu sót một số điểm chính của bạn

Tiến lại mới gửi lại bản phác thảo hợp đồng với một số điều khoảnkhách hàng đòi hỏi thay đổi Hoa cũng điều chỉnh lại bản hợp đồng

do sót mất một số điểm tính chi phí

Kết quả trong hòm thư của bạn có đến 6 phiên bản tài liệu cho cùng

một hợp đồng -> đây là lúc cần có hệ thống quản lý tài liệu

Giải pháp mã nguồn mở

Có khả nhiều giải pháp mã nguồn mở cho hệ

thống quản lý tài liệu, ví dụ:

Subversion (SVN)

OpenKM

Alfresco

…

Có khả nhiều giải pháp mã nguồn mở cho hệ

thống quản lý tài liệu, ví dụ:

Subversion (SVN)

OpenKM

Alfresco

…

Có thể lên mạng tìm kiếm thêm với từ khóa:

“top open source document management”

Là hệ thống quản lý phiên bản tài liệu mã nguồn mở

Tính năng:

Ghi nhận thay đổi của thư mục, file

Có thể khôi phục, trộn giữa các phiên bản

Khóa file

Giải quyết xung đột do nhiều người cùng điều chỉnh trên tài liệu

So sánh các phiên bản tài liệu

Hay dùng kết hợp với

Phần mềm client: Tortoise SVN

Hệ thống trên web: Redmine

Đặc biệt phù hợp với những hoạt động có sự thay đổi

nhiều và liên tục trên tài liệu, cộng tác nhiều người

(chẳng hạn như nhóm phần mềm làm việc trên cùng

source code)

Là hệ thống quản lý phiên bản tài liệu mã nguồn mở

Tính năng:

Ghi nhận thay đổi của thư mục, file

Có thể khôi phục, trộn giữa các phiên bản

Khóa file

Giải quyết xung đột do nhiều người cùng điều chỉnh trên tài liệu

So sánh các phiên bản tài liệu

Hay dùng kết hợp với

Phần mềm client: Tortoise SVN

Hệ thống trên web: Redmine

Đặc biệt phù hợp với những hoạt động có sự thay đổi

nhiều và liên tục trên tài liệu, cộng tác nhiều người

(chẳng hạn như nhóm phần mềm làm việc trên cùng

source code)

OpenKM là hệ thống quản lý tài liệu số mã nguồn

Bản chuyên nghiệp có hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp

OpenKM là hệ thống quản lý tài liệu số mã nguồn

Giải pháp dịch vụ Freemium

Có nhiều giải pháp quản lý tài liệu trên đám

mây, điển hình như:

Google Drive & Google Docs

Zoho Docs

Dropbox

Có nhiều giải pháp quản lý tài liệu trên đám

mây, điển hình như:

Google Drive & Google Docs

Zoho Docs

Dropbox

Là giải pháp dịch vụ dạng

freemium

Là dịch vụ cho phép mang tài

liệu như hình ảnh, văn bản,

video đến bất cứ đâu Điều

này có nghĩa rằng, bất cứu

file nào lưu trên Dropbox, nó

sẽ được tự động lưu lại và

truy cập được trên tất cả các

máy tính, điện thoại của bạn

Là dịch vụ cho phép mang tài

liệu như hình ảnh, văn bản,

video đến bất cứ đâu Điều

này có nghĩa rằng, bất cứu

file nào lưu trên Dropbox, nó

sẽ được tự động lưu lại và

truy cập được trên tất cả các

máy tính, điện thoại của bạn

và thậm chí cả website của

dropbox.

Miễn phí 2GB ban đầu

Xem video giới thiệu:

Các tính năng chính:

Lưu trữ từ bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nào

Chia sẻ đơn giản

Luôn luôn an toàn

Tự động đồng bộ giữa nhiều thiết bị

Quản lý được phiên bản file

Cộng tác làm việc, giải quyết xung đột

Các tính năng

Các tính năng chính:

Lưu trữ từ bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nào

Chia sẻ đơn giản

Luôn luôn an toàn

Tự động đồng bộ giữa nhiều thiết bị

Quản lý được phiên bản file

Cộng tác làm việc, giải quyết xung đột

Lúc ngồi máy tính hay lúc đi chơi bạn có thể dễ

dàng lưu file hay hình chụp lên dropbox từ máy tính hay từ điện thoại.

Lưu trữ đơn giản như việc lưu file vào thư mục

Lưu trữ từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào

Mời người khác nhận tài liệu cùng

Hoặc có thể đơn giản gửi link trên mạng

Chia sẻ đơn giản

Không bao giờ lo mất tài liệu cho máy hỏng

Tài liệu được lưu trên máy chủ của Dropbox nên dù mất trên máy cá nhân vẫn phục hồi lại được

Luôn luôn an toàn

Tài liệu luôn sẵn sàng trên bất cứ thiết bị nào của

bạn cài dropbox, hoặc thậm chí bạn có thể truy cập tài liệu từ bất cứ đâu qua trình duyệt.

Dropbox hỗ trợ việc cộng tác làm việc nhóm rất tốt Mọi người luôn được cập nhật tài liệu chung mới

nhất Nhiều người có thể làm việc chung trên 1 tài

liệu

Dropbox còn hỗ trợ lưu trữ các phiên bản tài liệu,

nhờ đó khi xảy ra xung đột có thể lấy lại được các

tài liệu cũ.

Tính năng khác

Tài liệu luôn sẵn sàng trên bất cứ thiết bị nào của

bạn cài dropbox, hoặc thậm chí bạn có thể truy cập tài liệu từ bất cứ đâu qua trình duyệt.

Dropbox hỗ trợ việc cộng tác làm việc nhóm rất tốt Mọi người luôn được cập nhật tài liệu chung mới

nhất Nhiều người có thể làm việc chung trên 1 tài

liệu

Dropbox còn hỗ trợ lưu trữ các phiên bản tài liệu,

nhờ đó khi xảy ra xung đột có thể lấy lại được các

tài liệu cũ.

1 Cài đặt dropbox lên máy tính và điện thoại

2 Lưu tài liệu vào dropbox

3 Chia sẻ thư mục

4 Truy cập tài liệu từ trình duyệt

5 Xử lý xung đột tài liệu

1 Cài đặt dropbox lên máy tính và điện thoại

2 Lưu tài liệu vào dropbox

3 Chia sẻ thư mục

4 Truy cập tài liệu từ trình duyệt

5 Xử lý xung đột tài liệu

Xem video giới thiệu:

Chức năng chính tương tự như dropbox, tuy

nhiên hỗ trợ khả năng cộng tác làm việc trên tài liệu tốt hơn

Miễn phí 5GB

Dịch vụ quản lý tài liệu cũ Google Docs được tích hợp luôn trong Google Drive

Chức năng chính tương tự như dropbox, tuy

nhiên hỗ trợ khả năng cộng tác làm việc trên tài liệu tốt hơn

Miễn phí 5GB

Dịch vụ quản lý tài liệu cũ Google Docs được tích hợp luôn trong Google Drive

Xem phần giới thiệu các tính năng của Google Docs ở

video sau

Tạo tài liệu trực tuyến

Tạo các tài liệu từ đầu hoặc từ template

Bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác cơ bản của bộ soạn thảo văn

bản như chèn danh sách, sắp xếp theo cột, chèn bảng, ảnh, chú thích, công thức, thay đổi font… Tất cả đều miễn phí

Upload file đã có sẵn lên

Google Docs chấp nhận hầu hết các định dạng file thông dụng, gồm DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT… Hãy upload file có sẵn lên để làm việc

online

Màn hình soạn thảo quen thuộc

Chỉ cần nhấn vào các biểu tượng trên thanh toolbar để thực hiện các thao tác định dạng như: in đậm, gạch chân, thụt đầu dòng, thay đổi font hay

định dạng số, thay đổi màu nền ô…

Tạo các tài liệu từ đầu hoặc từ template

Bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác cơ bản của bộ soạn thảo văn

bản như chèn danh sách, sắp xếp theo cột, chèn bảng, ảnh, chú thích, công thức, thay đổi font… Tất cả đều miễn phí

Upload file đã có sẵn lên

Google Docs chấp nhận hầu hết các định dạng file thông dụng, gồm DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT… Hãy upload file có sẵn lên để làm việc

online

Màn hình soạn thảo quen thuộc

Chỉ cần nhấn vào các biểu tượng trên thanh toolbar để thực hiện các thao tác định dạng như: in đậm, gạch chân, thụt đầu dòng, thay đổi font hay

định dạng số, thay đổi màu nền ô…

Chia sẻ và cộng tác trực tuyến

Chỉ định ai có quyền truy cập tài liệu của mình

Chỉ cần nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ mộttài liệu nhất định, họ sẽ nhận được thư mời

Chia sẻ tức thì

Bất cứ ai được bạn mời để biên tập hay xem văn bản, bảng tính haythuyết trình có thể truy cập nó ngay khi họ đăng nhập vào

Biên tập và trình bày với người khác theo thời gian thực

Nhiều người cùng xem và thay đổi tài liệu đồng thời Có một cửa sổchat cho bảng tính và bảng phiên bản tài liệu chỉ ra chính xác ai

thay đổi cái gì, vào thời điểm nào Xem bài thuyết trình cùng nhau,tham gia vào cả thời điểm bài thuyết trình đang diễn ra

Chỉ định ai có quyền truy cập tài liệu của mình

Chỉ cần nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ mộttài liệu nhất định, họ sẽ nhận được thư mời

Chia sẻ tức thì

Bất cứ ai được bạn mời để biên tập hay xem văn bản, bảng tính haythuyết trình có thể truy cập nó ngay khi họ đăng nhập vào

Biên tập và trình bày với người khác theo thời gian thực

Nhiều người cùng xem và thay đổi tài liệu đồng thời Có một cửa sổchat cho bảng tính và bảng phiên bản tài liệu chỉ ra chính xác ai

thay đổi cái gì, vào thời điểm nào Xem bài thuyết trình cùng nhau,tham gia vào cả thời điểm bài thuyết trình đang diễn ra

Lưu trữ và

tổ chức công việc một cách an toàn

Biên tập và truy cập từ bất cứ đâu

Không cần phải download gì cả, bạn có thể truy cập tài liệu từ bất cứ máy tính nào có nối mạng Internet và có trình duyệt Hoàn toàn miễn phí.

Lưu trữ tài liệu công việc một cách an toàn

Lưu trữ trực tuyến và tính năng tự lưu auto-save giúp bạn không sợ lỗi ổ cứng hay mất điện.

Biên tập và truy cập từ bất cứ đâu

Không cần phải download gì cả, bạn có thể truy cập tài liệu từ bất cứ máy tính nào có nối mạng Internet và có trình duyệt Hoàn toàn miễn phí.

Lưu trữ tài liệu công việc một cách an toàn

Lưu trữ trực tuyến và tính năng tự lưu auto-save giúp bạn không sợ lỗi ổ cứng hay mất điện.

Kiểm soát ai có quyền xem tài liệu

Xuất bản tài liệu thành trang web

Bạn có thể xuất bản tài liệu trực tuyến chỉ với một nhấp chuột, nó

sẽ nhìn giống như trang web mà bạn không phải học gì thêm

Kiểm soát ai có thể xem các trang này

Bạn có thể xuất bản cho cả thế giới xem hay chỉ cho vài người, hoặcthậm chí không ai ngoài bạn (Bạn cũng có thể gỡ xuống bất cứ lúcnào)

Đăng tài liệu lên blog

Sau khi tạo tài liệu, bạn có thể đăng nó lên bất cứ blog nào mongmuốn

Xuất bản trong nội bộ nhóm hay công ty

hay công ty

Xuất bản tài liệu thành trang web

Bạn có thể xuất bản tài liệu trực tuyến chỉ với một nhấp chuột, nó

sẽ nhìn giống như trang web mà bạn không phải học gì thêm

Kiểm soát ai có thể xem các trang này

Bạn có thể xuất bản cho cả thế giới xem hay chỉ cho vài người, hoặcthậm chí không ai ngoài bạn (Bạn cũng có thể gỡ xuống bất cứ lúcnào)

Đăng tài liệu lên blog

Sau khi tạo tài liệu, bạn có thể đăng nó lên bất cứ blog nào mongmuốn

Xuất bản trong nội bộ nhóm hay công ty

hay công ty

Demo Google Docs

1 Tạo tài liệu mới

2 Upload tài liệu có sẵn (convert dạng định dạng Google

Docs)

3 Giới hạn sửa đổi từng phần trên tài liệu bảng tính

4 Lưu tài liệu về máy tính

5 Chia sẻ tài liệu cho người khác

6 Cộng tác cùng làm việc trên bảng tính giữa nhiều người

7 Chỉnh sửa từ thiết bị di động

8 Xuất bản tài liệu thành trang web

1 Tạo tài liệu mới

2 Upload tài liệu có sẵn (convert dạng định dạng Google

Docs)

3 Giới hạn sửa đổi từng phần trên tài liệu bảng tính

4 Lưu tài liệu về máy tính

5 Chia sẻ tài liệu cho người khác

6 Cộng tác cùng làm việc trên bảng tính giữa nhiều người

7 Chỉnh sửa từ thiết bị di động

8 Xuất bản tài liệu thành trang web

Đa phần các hệ thống quản lý lịch biểu hiện tại

hỗ trợ tạo nhiều lịch biểu và đồng bộ với nhiều thiết bị

Hệ thống quản lý tài liệu cần được xây dựng khi

có nhiều nhu cầu cộng tác và chia sẻ tài liệu

Subversion là giải pháp quản lý tài liệu phù hợp cho phát triển phần mềm

Dropbox phù hợp để quản lý file

Google Docs phù hợp để cộng tác tài liệu

Google Docs là một dịch vụ con của Google

Drive

Tổng kết bài học

Đa phần các hệ thống quản lý lịch biểu hiện tại

hỗ trợ tạo nhiều lịch biểu và đồng bộ với nhiều thiết bị

Hệ thống quản lý tài liệu cần được xây dựng khi

có nhiều nhu cầu cộng tác và chia sẻ tài liệu

Subversion là giải pháp quản lý tài liệu phù hợp cho phát triển phần mềm

Dropbox phù hợp để quản lý file

Google Docs phù hợp để cộng tác tài liệu

Google Docs là một dịch vụ con của Google

Drive