101 thắc mắc và giải đáp khi sử dụng chương trình microsoft project trong xây dựng, pgs ts bùi mạnh hùng

Đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý, các bạn quan tâm đến lĩnh vực quản lý dự án trong Ngành Xây dựng, tác giả Bùi Mạnh Hùng, một nhà giáo giảng viên chính thuộc khoa Xây dựng , trường Đại học Kiến trúc Hà Nội đã biên soạn cuốn sách Hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý dự án đã được bạn đọc gần xa hoan nghênh cổ vũ. Trong quá trình sử dụng chương trình này, do chưa làm quen với các phần mềm mạnh của nước ngoài nên bạn đọc có một số thắc mắc: đơn giản có, phức tạp có, thắc mắc thuộc về chương trình, thuộc về máy, về thao tác.... Để giải đáp những thắc mắc này, tác giả tiếp tục giới thiệu với bạn đọc cuốn 101 thắc mắc và giải đáp khi sử dụng chương trình Microsoft Project trong xây dựng Cuốn sách này tác giả tập hợp những thắc mắc mà chính tác giả đã gặp trong quá trình thức tế vận hành dự án của mình và các thắc mắc mà bạn đọc gứi tới, sau đó giải đáp một cách ngắn gọn và có minh hoạ bằng màn hình vi tính hiển thị bên cạnh để các bạn quan sát và nhận dạng một cách nhanh chóng...

BÙI MẠNH HÙNG

BẢN XÂY DỰNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI

LỜI GIỚI THIỆU

Thời gian gắn đây tin học được phổ cập hoá tới các cơ quan công

sở và các gia đình Vỉ tính đã mang lại bao điều lý thú cho con người

+, kỹ thuật khác nữa,

trong công tác, học tập và các lĩnh vực khoa họ

nhưng máy tính cũng gây ra nhiều điêu rắc rối cho người sử dụng nó

Sự cố trên máy tính do nhiễu nguyên nhân: phản do người sử dụng chưa thành thạo, một số trục trặc do kỹ thuật phản cứng, đôi khi lỗi do

trúc Hà Nội đã biên soạn cuốn sách Hướng dẫn sử dụng Chương trình

quản lý dự án và đã được bạn đọc gắn xa hoan nghênh, cổ vũ Trong quả trinh sử dụng chương trình này (phản mềm của Mỹ), do chưa làm quen với các phần mễm mạnh của nước ngoài nên bạn đọc có một số thắc mắc: đơn giản có, phức tạp có, thắc mắc thuộc về chương trình,

thuộc về máy, về thao tác Để giải đáp những thắc mắc này, tác giả

tiếp tục giới thiệu với bạn đọc cuốn sách "101 thắc mắc và giải đáp khi sử dụng chương trình Microsoft Project trong xáy dựng "

ma ban doc giti t6i, sau đồ giải đáp một cách ngắn gọn và có minh hoạ

bằng màn hình vỉ tính hiển thị bên cạnh để các bạn quan sát và nhận

dạng một cách nhanh chóng Cuốn sách này giúp các tổ chức và cá nhân làm công tác quản Lý, hoạch định các dự án, các doanh nghiệp xảy dựng, các cơ quan nghiên cứu, các trường đào tạo thực hiện công

việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Cấu trúc cuốn sách đi theo từng chuyên dé thuộc nội dung của dự

án Trong từng chuyên đề các thắc mắc cũng được đưa ra và giải quyết theo dạng từ dễ đến khó đồng thời những loại thắc mắc gẩn giống

nhau sẽ được đặt gần nhau

Nhà xuất bản Xây dựng trân trọng giới thiệu cuốn sách với bạn đọc

Nháy chuột trái

Nháy điệp chuột

Bạn nhấn phím Enter Nháy vào nút View, chọn nháy tiếp vào mút

Toolbars, chon nháy tiếp vào nút Drawing

(còn gọi là đường dẫn)

Khi thấy vòng tròn có số l, 2, 3 bạn hãy nháy vào dòng chữ có mũi tên chỉ vào (nhí hình bên cạnh bạn hãy nháy vào mục Start Dấu nhắc hoặc con trỏ

chép đoạn văn bản đã được bôi đen

hồi phục văn bản bị xoá nhầm

dan van bản vào vị trí con trỏ

tăng lề đoạn văn bản

bỏ tăng lề đoạn văn bản

tắt - mở chữ đậm

tắt - mở chữ nghiêng

tắt - mở chữ gạch chân

mở lớn cửa sổ tài liệu ra toàn màn hình

tạo khoảng cách đơn giữa các dòng

tạo khoảng cách đôi giữa các dòng tao khoảng cách I,5 dòng giữa các dòng

phóng to chữ khi được bôi đen

thu nhỏ chữ khi được bôi đen déng tii liéu = Ctrl + w = Close

ngắt trang

bật nút Start thoat = Exit chuyển chế độ gõ tiếng Việt, tiếng Anh

CHÚ GIẢI THUẬT NGU

Trong khi sử dụng chương trình quản lý dư án, những thuật nhữ tiếng Anh sau đây bạn hãy hiểu là

Actual: Các khía cạnh của dự án đã thực sư xảy ra, đối chọi với kế hoạch

hay lịch trình hoặc dự án Nó bao gồm các dữ liệu ngày tháng, thời khoản, công việc hoặc chỉ phí được ghi nhận, cho công tác hoặc cho công việc của tài nguyên được thực hiện trên công tác

Base calendar (lịch nẻn): là niên lịch dược dùng như lịch cơ bản cho toàn bộ dự án hoặc cho nhiều tài nguyên và nó chỉ định thời gian làm việc cũng như không làm việc Nếu bạn không can thiệp gì thì thứ bảy và chủ nhật là ngày nghỉ, có nghĩa là các ngày đó dự án cũng không vận hành

Calendar (dạng lịch): là danh sách các giai đoạn mà công việc có thể được lên lịch trong đó Nó gồm có những ngày làm việc bình thường trong một tuần lễ, giờ làm việc bình thường trong những ngày đó và một danh sách

những ngày giờ khong làm việc, ngoại lẹ dối với thời gian bình thường

Cost (chi phi): là tổng chỉ phí theo lịch trình của một công tác, tài nguyên, sự phân bổ tài nguyên hay dự án Bao gồm Fixed Cost (định phí) và Resource Cost (phí tài nguyên)

Dependent Task (công tác phụ thuộc): là công tác mà ngày tháng bắt đầu và kết thúc của nó phải được xác lập trùng với hoặc được nối với ngày

tháng bát đầu hay kết thúc theo lịch của một vài công tác khác

Duration (thời gian): là số đơn vị thời gian làm việc (phút, giờ, ngày hay tuần) giữa lúc bắt đầu và kết thúc của một công tác hay nhóm công tác Số đơn vị thời khoảng làm việc được xác định bởi lịch nền hay lịch tài nguyên

mà chúng điều khiển lịch trình của công tác dó

Elapsed Duration (thời khoảng trôi qua): là thời khoảng đồng hồ thực sự (không phải là thời gian của lịch làm việc) mà nó trôi qua từ lúc bắt đầu đến kết thúc công tác Thời gian này dựa theo một ngày có 24 giờ và một tuần có

7 ngày

Fleld (trường): là nơi tập hợp dữ liệu trong mọt bảng hay một biểu mẫu,

trong trường này chúng ta có thể ghỉ tên công tác hay tài nguyên vào đó Gridlines : là những đường tách riêng các hàng và cột trong bảng hay dạng thang thời gian Cũng được sử dụng để đánh dấu các mức giá trị theo

mot truc

MAPI : Massaging Application Programming Interface là thủ tục của

Microsoft để gửi các thông báo của người sử dụng từ trình ứng dụng này đến

trình ứng dụng khác

PERT Chart hoặc Network Diargam: là một sơ đồ mạng lưới được

dùng trong quản lý dự án để minh hoạ các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc Mỗi công việc được tượng trưng bởi một hộp (hay nút) và được nối bởi đường thẳng đến mỗi công việc Predecessor hay Successor để cho

thấy trình tự các công việc

Predecessor (công việc trước đó): đây là thuật ngữ không phù hợp lắm,

nó ám chỉ sự đi trước về thời gian, nhưng trong dự án thì thuật ngữ này chủ

yếu mô tả mối quan hệ của công việc đi trước với công việc đi sau Một

công việc có thể có nhiều Predecessor

Reschedule Tasks : là một lệnh của Microsoft Project bạn có thể dùng

khi một phần công việc đã được thực hiện nhưng phần còn lại phải được sắp xếp lịch lại vào thời gian sau

Resource Calendar (lich tài nguyên): là danh sách những ngày, giờ làm việc của một tài nguyên Danh sách này được hình thành bằng cách xác định một lịch nền làm chuẩn và nêu ra tất cả các ngoại lệ đối với lịch nền này

Resource (tài nguyên): trong chương trình Microsoft Projeet tài nguyên

là một khái niệm chung như: nhân công, thiết bị, vật tư các loại, phương tiện nhà cung cấp thực hiện công việc của dự án Mọi tài nguyên trong dự án đêu có quyền bình đẳng như nhau chứ không thể phân biệt được loại nào là chính và loại nào là phụ

Subtask (công việc phụ): là một công việc bị lùi về phía trái bên dưới công việc tóm lược

Successors (công việc nối tiếp): là công việc được bắt đầu từ công việc đi

trước (Predecessor) Bạn phải quan niệm rằng công việc này có thể trùng ngày tháng với công việc đi trước và cũng đừng cho rằng Successor phải đi

sau Predecessor

Summary Task (công

nhất của nó là chứa dựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chỉ phí của

lệc tóm lược): là công việc mà chức năng duy

ng việc khác (được gọi là công tác phụ)

Task (công việc): là một việc hay thao tác thiết yếu phải được hoàn tất theo trình tự để hoàn thành dự án Milestones và Summary Task là những loại công việc đặc biệt

Task View (dạng quan sát công việc): là một dạng quan sát dữ liệu của

dự án, được tổ chức quanh các công việc đã xác định Các dạng quan sát

công việc chuẩn gồm có Calendar, Task Sheet, Task Form, GANTT Chart và

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

1 Microsoft Project là gì?

Microsoft Project là phần mềm cơ sở dữ liệu tiên tiến nhất và là sản phẩm phần mềm chuyên dùng cho vấn đẻ này, chương trình này rất có ích cho các nhà sáng tạo lập các dự án chuyên dùng đang làm việc trong môi trường Windows Với Microsoft Project bạn có thể sử dụng máy tính để bàn thực hiện nhiều công việc

Quản lý dự án bao gồm tất cả các giai đoạn của một dự án, di từ giai đoạn lập kế hoạch đến lúc hoàn thành và phác thảo các bản báo cáo sau cùng để

tổng kết việc hoàn tất dự án Ngay sau khi bạn xác định được các mục tiêu

của dự án, bạn có thể cho khởi động Microsoft Project, khi lập dự án

Microsoft Project là một công cụ vô giá đối với các công việc sau:

~ Tổ chức lập kế hoạch sản xuất

~ Lên lịch công tác từng ngày, tuần, tháng

- Chỉ định các tài nguyên và chỉ phí cho các công việc

~ Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với những điều kiện ràng buộc

- Chuẩn bị báo biểu để thông đạt kế hoạch sau cùng đến tất cả những người phê chuẩn hay thi hành kế hoạch

Khi vận hành dự án bạn có thể dùng Microsoft Project dé tiếp tục những

độ của dự án khi xảy ra những thay đổi de

+ Xem xét lại dự án để đối phó với những tình huống ngẫu nhiên

+ Lập các báo biểu sau cùng vẻ kết quả của dự án

3 Đối tương sử dung Microsoft Project?

Những người làm công việc quản lý dự án, lập các luận chứng kinh tế -

kỹ thuật đều có thể đàng Microsoft Project để hoạch định và hoàn chỉnh các

dự án Nếu mới làm quen với các công cụ của máy tính trong việc quản lý dụ

án, thì Microsoft Project giúp bạn nắm được các khả năng trình bày và tính

toán của máy tính

10

Nếu bạn mới dùng Windows, bạn nên xem trước sách Hướng

Windows 3.1 hay Sir dung nhanh Windows 3.1 sử dụng Nếu bạn đã sử dụng các phiên bản trước đây của Mierosoft Project for Windows, thì càng vẻ sau bạn sẽ thấy các phiên bản càng tiến bộ và mạnh hơn các phiên bản trước nó nhiều lá

Nếu bạn đã có kinh nghiệm sử dụng Microsoft Project thi Microsoft

Project sẽ cung cấp các phần diễn giải chỉ tiết về các đặc tính tiên tiến A

cách tuỳ đặt chương trình để nâng cao chất lượng sản phẩm của bạn

4 Trong Nganh Xay dung Microsoft Project sử dụng vào vỉ

Microsoft Project có nhiều cải tiến chủ yếu vẻ giao diện với người sử dụng, về sự khéo léo trong tính liên tục của nó với các trình úng d

tính khác và về các tiện ích để tự động hoá công việc và hình thành

ứng dụng điều khiển Trong Ngành Xây dựng khi str dung Microsoft Project

- Bạn có thể nâng cấp và mở rộng các khung quan sát và c:

Biểu đồ Gant (sơ đổ ngàng) là một khung q

hình, có dạng thoáng và dễ đọc hơn Các thanh công tác lớn hơn và văn bản

rất dé doc Các kết nối phu thuộc giữa các công giờ được trình bày rõ ràng và các tài nguyên được trình bày kế bên các thanh công tác (nếu bạn

muốn), ngày tháng kế bên các cọc mốc Những ngày không làm việc có một bóng hậu cảnh trên thang thời gian Calendar View (dạng quan sát lịch) cung cấp một mô hình dễ hiểu để tạo, biến đổi và báo cáo chỉ tiết của dự án

Cac Task (công việc) có thể được tạo và dời trực tiếp trên một dạng lịch quy

ước Biểu đỏ PERT (sơ đỏ mạng lưới) có thể được phóng to mà không đánh mất chỉ tiết của công tác Các đường trình bày các nối kết phụ thuộc thì được

bo góc khi bạn chọn các đường góc phải Rạn thay đổi vị trí của các công việc hay một cụm công việc một cách dê dàng

- Trợ giúp học tập: bạn học Mierosoft Project dễ dàng hơn, ToolTips xác

định một nút trên thanh công cụ khi chuột dừng trên đó Cục Cards được

dùng để hướng dẫn bạn từng bước đối với ngay cả các công tác phức tạp

nhất Planning Wizard giám sát các hoạt động của bạn và cung cấp các

khuyến cáo hay ghi chú hữu ích để bạn sử dụng phần mềm tốt hơn và lập kế hoạch dự án của bạn tốt hơn

- Bạn có thể in đến 80 dự án và bạn có thể có đến 80 dự án cùng san sẻ một kho vật tư Bạn có thể lưu dữ liệu dự án của bạn trong dạng ODBC mới

và trong cơ sở dữ liệu này bạn có thể kết hợp dự án của bạn với một số lớn

các dự án khác để hợp nhất và phân tích Bạn có thể yêu câu tự động gửi các

báo biểu tiến trình đến các tài nguyên một khi dự án đang tiến hành với

những nhận xét đính kèm theo công tác một cách tự động như những lời

ghỉ chú

~ Mierosoft Projeet giúp một khả năng chương trình hoá hoàn toàn Dùng

trình ghỉ macro để tự động hoá các công tác thường kỳ, soạn chỉnh macro để

có các câu nhắc nhở tương tác và các đặc điểm phân nhánh Sử dụng Visual

Basic for Application để phát triển các trình quản lý dự án bổ sung và kết hợp với các trình ứng dụng khác

Š Chương trình Microsoft Project nghĩa là chương trình quản lý dự

án, vậy dự án là gì? quản lý dự án là gì?

Dự án nói chung và dự án đâu tư xây dựng cơ bản nói riêng là tập hợp

những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để tạo mới mở rông hoặc cải tạo

những cơ sở vât chất nhất đỉnh nhằm đat được sư tăng trưởng về số lương

hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong

khoảng thời gian xác định (chỉ bao gồm hoạt động đầu tư trực tiếp)

đạt được một mục tiêu xác thực nhất thời hoặc tạm thời Nhà quản lý dự án

có trách nhiệm hoạch định các hoạt động hay công tác để đạt được các mục

tiêu của dự án và kết hợp các tài nguyên của tổ chức để thực hiện dự án 'Thuật ngữ quản lý dự án (Project ManagemenU) nói lên việc quản lý các hoạt động dẫn dến việc hoàn tất thành công một dự án

6 Khi làm việc với phản mền quản lý dự án (Microsoft Project) bạn

quản lý và phối hợp một dự án từ tổng thể đến chỉ tiết Khi sử dụng

Microsoft Project bạn cần chuẩn bị các vấn đề sau:

- Công việc này là công việc gì?

- Công việc này thực hiện trong thời gian bao lâu? (đương nhiên phụ thuộc vào định mức và từng loại nhà thầu)

~ Dự định thời gian thực hiện các công việc của một dự án Máy tính hiện

thời chưa thể thay thế con người trong công việc này

~ Thời gian bắt đầu và kết thúc của công việc đó

~ Danh sách các công việc của một dự án

12

lên các công việc và mối quan hệ giữa chúng với nhau

~ Danh sách dự án và phân công nhân sự

~ Lịch làm việc của dự án và của từng cá nhân

~ Các loại chỉ phí cho dự án: cho từng thành viên và cho từng công việc

7 Khi sử dụng phần mền quan ly dir an (Microsoft Project) trong xay

dung ban sé thu duoc gi?

Đi iu tiên: Mierosoft Projeet là một chương trình chuyên nghiệp để quản lý các dự án và là một chương trình rất mạnh Với tư cách là một chương trình chuyên dùng nó có những công

cụ mạnh và thuận tiện Với Microsoft Project, bạn có thể làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ tỉnh vi Bằng những chế độ và những công cụ này, bạn

có thể thực hiện được những động tác vi tế trên dự án Ví dụ trong công việc chọn lựa, Microsoft Project đã có một số lượng lớn tuỳ chọn, tạo thành một

+ Phát triển một kế hoạch tốt hơn trong dự án

+ Dự trù, tính toán các tài nguyên của dự án dễ dàng hơn và đáng tin

cay hon

+ Phát hiện các mâu thuẫn và các vướng mắc khi lập kế hoạch của dự án + Thông tin kế hoạch đến các thành viên khác trong dự án rất nhanh chóng + Theo dõi tiến trình và phát hiện các khả năng tiềm tàng của dự án

13

LÀM VIỆC VỚI DỰ ÁN

8 Trong Ngành Xây dựng các từ trong Microsoft Project được hiểu như thế nào:

Mỗi ngành khác nhau các cụm từ có thể sẽ dịch khác nhau cho phù hợp

với chuyên môn của từng ngành Với Ngành Xây dựng khi sử dụng chương

trình Microsoft Project bạn có thể hiểu hoặc dịch như sau:

- Name: tên công việc

= Task: công việc hay nhiệm vụ

~ Duration: thời gian thực hiện công việc

- Start: ngày bắt đâu của một dự án hay một công việc

ngày kết thúc của một dự án hay một công việc

công việc đi trước

công việc tiếp nối (công việc đi sau)

danh sách các công việc

~ Resource: tài nguyên (trong phần này vật tư, nhân lực, tiền vốn ,

xe máy đều là những tài nguyên và mức độ ưu tiên

ngang nhau),

- Work: số giờ công được gán để thực hiện các công việc

- Unit: khả năng của từng tài nguyên

- Milestone: loại công việc đặc biệt có Duration=0, dùng để đánh

dấu các giai đoạn của dự án

- Recurring Task: - loại công việc có tính lặp di, lap lại nhiều lần theo chu

kì trong khi thực hiện dự án

- Schedule: lịch trình của dự án

- Std.rate: giá chuẩn

~ Ovrrate: giá ngoài giờ

= Cost: chi phi

Cost/u phí sử dụng tài nguyên

~ Calendar: dạng lịch

-PERT Chart: sơđổ mạng lưới (dùng cho Microsoft Project4.0 và 1998)

- Network Diargam: sơ đồ mạng lưới (dùng cho Microsoft Project 2000)

—

14

9 Trong Ngành Xáy dựng quan niệm vẻ đường dân tới hạn của dự án

là gì?

Các phương pháp để lên lịch trình công tác và tài nguyên trong quản lý

dự án bao gồm một số kỹ thuật mà bạn cần phải biết để sử dụng Microsoft Project một cách có hiệu quả Phương pháp lên lịch trình cơ bản được dùng

trong quản lý dư án là phương pháp đường dẫn tới han hay đường găng

(Critical Path Method - CPM) Để sử dụng mô hình CPM bạn phải nhận ra

tất cả các công tác cần thiết phải được hoàn thành, quy định mỗi công tác

thực hiện bao lâu (Duration) và định tất cả các yêu cầu vẻ trình tự chỉ

phối khi bạn lên lịch một công tác Yêu cầu về trình tự (Scquencing

Requyremenu nghĩa là một công tác khong thé bat đầu được khi nào một công tác khác chưa hoàn tất hay ít nhất là đã được bắt đầu Ví dụ bạn cần

dựng niột ngôi nhà thì công việc xây tường chỉ được tiến hành sau công việc

thi công móng, có thể sau khi làm xong móng hoặc sau khi làm xong từng

phân đoan của móng

Các công tác tới hạn thì không có chùng Những công tác này thì không

thể chậm trễ nếu dự án phải hoàn tất đúng lịch trình mà nó xác định một

công tác tới hạn

Nhận diện các công tác tới hạn là một bước quan trọng trong quản lý một

dự án Giả sử bạn cần rút ngắn thời gian của toàn bộ dự án và bạn đang tìm

thời khoảng công tác mà bạn có thể rút ngắn được, bạn nên tập trung vào

các công tác tới hạn, còn việc cắt thời gian các công tác không tới hạn là một

việc không cần thiết

10 Muốn khởi động và thoát khỏi Microsoft Project làm thế nào?

Sau khi cài dat Microsoft Project, chương trình Setup đặt một hình tượng

có tên là Microsoft Project bên trong nhóm chương trình Mierosof Office Vào chương trình Microsoft Project: Ban khoi đọng Windows và nhấn

Enter sau đó bạn nhấn đúp chuột trên biểu tượng chương trình này (hoặc

nhéin Enter dé khéi dong Microsoft Project) Tiép d6 ban chon OK hoặc

nhan Enter Khi Microsoft Projeet khởi động trước tiên bạn thấy thanh tiêu

để của Microsoft Project 6 đỉnh màn hình, dọc theo menu của Microsoft

Project là 2 thanh công cụ và một thanh nhập Thanh trạng thái ở cuối màn

hình và giữa màn hình là vùng dữ liệu, sẽ hiển thị dữ liệu của dự án Vùng

này được gọi là một dạng quan sát (View) Trong đó:

Thanh menu: Menu trong Microsoft Project tương tự Menu trong Microsoft Office khác (Word, Excel va PowerPoint)

1s

Hình 1: Khỏi dong Microsoft Project Các thanh công cụ: chứa các nút mà ta có thể kích hoạt bằng chuột để

truy xuất nhanh các chức năng dac biét hay lua chon các menu thường dùng

Để chỉ dẫn cụ thể, đầy đủ hơn vẻ các nút của thanh công cụ bạn dùng menu Help của Microsoft Project Từ menu này chọn Contents, chọn tiếp Reference Information, vio dé muc Toolbas và Buttons trong danh mục

General Reference Có ca thay 9 thanh công cụ trong Microsoft Project Hai

thanh được hiển thị lúc dầu la thanh công cu Standard va Formatting Ta co thể thêm vào hay loại ra các thanh công cụ theo ý riêng từng người

Thanh nhập (Entry bar): là thanh năm bên dưới thanh công cụ, truy xuất

bang cach vao menu File, chon Find File

Thanh trạng thái đặt ở đáy cửa sổ và cho biết trang thái của các phím đặc

biệt, hiển thị các khuyến cáo và mô tả chọn lựa của menu hiện thời khi menu

được kích hoạt

Sau khi cài đặt Microsoft Project, bạn nên đặt một hình tượng chương

trình có tên là Microsoft Project tai một vị trí nào đó trên màn hình để mỗi khi làm việc với nó bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào vị trí biểu tượng là

chương trình được gọi ra nhanh chóng

Ra khỏi chương trình Microsoft Project: khi đang làm việc trên dự án, muốn ra khỏi chương trình, (thủ tục giống như trong Windows) bạn chỉ việc chọn Menu File tiếp đó chọn Close (khi cần ghỉ lai ban chọn Yes hoặc chon

No nếu không cần ghi lại) Tiếp tục chọn File \ Exit

16

11.Yêu cấu kỹ thuật và chế độ làm vị

Microsoft Project thế nào? khi sử dụng chương trình

Vẻ yêu cầu kỹ thuật và chế độ làm việc:

Để chạy Microsoft Project for Windows thì yêu cầu phần mềm và phần

Vị xử lý 486 16 Mb, ổ cứng *100Mb, Ram Card màn hình phổ biến là màn hình VGA-GMouse (chuột) tương thích Windows-

Microsoft Windows 1998 hay mới hơn

cứng tối thiểt

Để xử lý các dự án lớn tốt hơn và gia tăng tính làm việc bao quát của

Microsoft Project for Windows Bạn có thể xem xét để nâng cấp hệ thống máy tính của bạn về phần cứng như RAM, vi xử lý, đĩa cứng Trong đó:

- Vi xử lý: Mierosoft Project 4 for Windows yêu cầu tối thiểu là 386

nhưng néu ding Microsoft Project 1998 va Microsoft Project 2000 thì vi xử

lý là 486 hay vi xử lý mạnh hơn thì tốc độ làm việc sẽ nhanh hơn trong cả

Windows va Microsoft Project

17

- RAM: khi làm việc Microsoft Project for Windows cần bộ nhớ để giữ

tập tin Nếu RAM trong hệ thống của bạn thiếu thì cần thiết Microsoft

Project for Windows bù lại với bộ nhớ ảo mà không gian thực sự là trên đĩa cứng Vì việc đọc và viết trên đĩa cứng chậm hơn nhiều so với trên RAM,

muốn nhanh bạn thêm đủ RAM cho máy tính Nếu bạn chạy nhiều chương trình hơn cùng một lúc với Microsoft Project for Windows thì bạn còn cần nhiều bộ nhớ hơn

~ Đĩa cứng: vì Microsoft Project for Windows cần dùng đĩa cứng của bạn như một bộ nhớ ảo đĩa cứng phải đủ không gian cho Microsoft Project for

Windows tạo ra một vùng làm việc Để gia tăng tốc độ chạy của đĩa làm gia

tăng tốc độ truyền tập tin ta dùng các tiện ích dồn đĩa

- Card và man hinh: Microsoft Project for Windows khong phải là

chương trình đổ hoạ nên không cần quan tâm nhiều đến độ phân giải màn

hình, tất nhiên Card màn hình thấp sẽ không tạo ra nhiều màu

~ Yêu cầu về phán mềm cài đặt: bạn muôn chạy chương trình nào thi hay cài đặt phân mềm Microsoft Project đó, đồng thời nếu cần làm việc bằng

tiếng Việt hoặc tiếng nước nào đó thi bạn cản phải có phản mẻm vẻ phông

chữ đó

12 Cho biết cách mở, lưu, đóng một file trong chương trình Microsoft

Project ?

Microsoft Project là một chương trình chạy trong môi trường Windows

do đá cách khởi đông hoàn toàn giống các chương trình khác chạy trong Windows Nghĩa là nháy đúp vào biểu tượng Mierosoft Projeet trên màn hình nếu bạn đã đặt biểu tượng trên màn hình, hoặc Start -> Programs ->

Microsoft Project hoặc dùng phím tắt short key

Tụo một File mới: Sử dụng lệnh

cả các file mới đều dùng các tựa dé New để tạo một file dự án mới Tất

eu: Project, Project2 va v.v Khi bạn cần lưu file mới, chương trình mở hộp thoại File chọn Save, lúc đó bạn

đặt tên file theo cách của mình

C6 thể mở theo nhiều cách: Ctrl+N; FI1 hoặc File -> New Khi mở Eile

New hộp thoại New hiện ra bạn chọn Blank Project -> OK Hộp thoại

Project information mở ra, bạn hãy trả lời các câu hỏi trong đó:

~ Start date: Thời gian bắt đầu dự án

18

- Current date: ngay thang hién thời

- Status date: ngày tình trạng

- Calendar: kiéu lich ding trong dur én

- Priority: mức độ ưu tiền chung cho c

khoảng từ 0 đến 1000, mặc định là 500)

c công tác trong dự án (trong

Le] EdH View Insert Format Tools Window Help

Bạn còn phải nhập các thông tin khác phục vụ chơ các công việc có liên

File -> Properties, hộp thoại Properties xuất hiện, chọn

Summary và nhập các thông tin cần thiết Trong đó:

+ Company: Tên cơ quan lập dự án

Khi hoàn tất bạn nhấn OK

19

Mở một File hiện có: Từ menu File chọn Open để hiển thị hộp thoại Open Hộp thoại này hiển thị tất cả các file đữ liệu của Mierosoft Project Tir

đó bạn chọn file cần thiết trong File Name (*.Microsoft Project*)

Hình 4: Mỏ I file hiện có

Lita mét File:

* Tirmenu File => chon Save hoac (Cưl+S) => và OK

Hoặc nhấn đồng thời Alt+F+§ = va OK

* Từ menu File => chọn Save As (hoặc Save ALL) => "Đánh tên tệp" theo ký hiệu riêng của bạn tất nhiên tên tệp trong trường hợp này cũng như tên tệp khác <Š kỹ tự = và OK

* Đóng lại bằng cách chọn menu File => Close (nhu trên)

Tất cả các dự án được lưu dưới định dạng file Project có đuôi: (*.mpp)

Đóng một File

- Vào File -> Exit hoặc Alt+F4 hoặc nhấp chuột vào dấu "X” bên góc

phải trên màn hình

20

13 Tôi không muốn cho người khác làm viẹc tren dự án của tôi thì làm

thế nào?

Bạn bảo vệ một file bằng cách chọn trường Password và gõ một mật mã

có thể đến 17 ký tự Bạn có thể nhập ký tự bât kỳ, gồm các con sô và các ký hiệu bàn phím, Hãy lưu ý rằng Password nhạy hợp cách: nếu bạn dưa các

chữ viết hoa vào mật mã thì bạn phải dùng các chữ in họa khi bạn cúng cấp;

mật mã để mở file Khi bạn gõ mật mã, mỗi ký tự được trình bày trên màn

hình bằng một dấu sao (*) Khi chọn OK, bạn được nhắc khẳng định mậ

bằng cách gõ lại nó

Khi mở file, bạn được yêu cầu nhập chính xác mật mã như đã gõ khi lưu

mật mã Nếu bạn không nhập đúng mật mã, gồm các ký tự riêng biệt, thì bạn không thể sử dung được file Rất nên ghi lai mật mã và lưu trong một nơi an toàn

Mật mã vẫn còn với file mỗi khi file được lưu Để loại bỏ mật mã, bạn sử dụng lệnh Save As và chọn Options Hãy xoá tất cả các ký tự trong trường password va chon OK

được báo lưu và nó chỉ cho phép đọc được file này mà không thay đổi được

dữ liệu trong đó File này cho phép lưu dưới dạng mọt ten mới, chứ khong

thể dưới tên nguyên thuỷ

14 Khi sử dụng chương trình Microsoft Project trên thanh tiêu đề của

màn hình có tit Microsoft Project - Project] do la gi?

Khi Microsoft Project khởi động, trước hết bạn thấy thanh tiêu để của Microsoft Project ở đỉnh màn hình, dọc theo menu của Microsoft Project là

hai thanh công cụ và một thanh nhập Bạn thây thanh trạng thái ở đầy màn

hình và vùng dữ liệu ở cuối màn hình sẽ hiển thị dữ liệu của dự án Trên thanh

tiêu để có dòng chữ Mierosoft Projeet - Project 1 hoặc 2,3 đó là tên các file

chưa được đặt tên trong các file của Microsoft Project Khi tên cho nó thì tên file ban dat sé thay thé tir Project! hoặc 2,3 va tat

trong NC được gán thêm đuôi mpp tương tự đuôi doc của Word

15 Chuong trinh Microsoft Project lam với thứ ngôn ngữ nào?

Dạng mặc nhiên của chương trình Microsoft Project là tiếng Anh, song

muốn làm việc với các ngôn ngữ khác thì bạn phải có phông chữ đó trong

chương trình Khi dùng đến phông chữ nào bạn hãy: Forzmar \ Fonr \ Chọn phông chữ cẩn dùng Chúng tôi lấy ví du chay bằng phông chữ Trung quốc

để các bạn thấy

21

Microsoft Project 4.0 giúp một khả năng chương trình hoá hoàn toàn Dùng trình ghỉ macro để tự động hoá các công tác thường kỳ, soạn chỉnh macro để có các câu nhắc nhở tương tác và các đặc điểm phân nhánh Sử dụng Visual Basic for Application để phát triển các trình quản lý dự án bổ sung và kết hợp với các trình ứng dụng khác

Trong chương trình Microsoft Project 1998, sơ đồ mạng (PERT Chăn) được biểu diễn bởi các công việc mà nội dung của các mục trong công việc này có thể cho đủ 5 nội dung, 3 nội dung hoặc | ndi dung:

Dạng quan sát của Microsoft Project 98 nhiều hơn Microsoft Project 4.0, thanh đọc bên trái của Microsoft Projeet 98 dùng để kích hoạt những dang biểu đổ Gantt Chart hoặc PERT Chart hoặc Calendar một cách nhanh

chóng trong khi đó trong chương trình Microsoft Project 4.0 bạn phải tìm

qua View Bạn có thể tắt thanh này đi cho rộng màn hình, khi nào cần bạn lại gọi nó ra bằng cách qua ViewAView Bar Khi trên màn hình không hiển thị thanh này thủ tục gọi các dạng biểu đồ thực hiện tương tự như trong

Microsoft Project 4.0,

22

solt Project 1998 thể mở nhanh tại

Hinh 6: Si dé mang trong Microsoft Project 4.0 va 1998

Trong chương trình Microsoft Project 2000 thì sơ đồ mạng lưới lại được

biểu diễn dưới dạng khác với tên gọi là Nework Diagram, các công việc của

sơ đồ này nội dung cũng khác, đồng thời khó dịch chuyển, nhất là đổi phông

chữ trong sơ đồ này thì phức tạp hơn nhiều

Hình 7: Sơ đồ mạng trong Microsoft Project 2000

Trợ giúp học tập: ban hoc Microsoft Project dé dang hon, Tool Tips xéc định một nút trên thanh công cụ khi chuột dừng trên đó Cuc Cards được dùng để hướng dẫn bạn từng bước đối với ngay cả các công tác phức tạp nhất Planning Wizard giám sát các hoạt động của bạn và cung cấp các khuyến cáo hay ghi chú hữu ích để bạn sử dụng phần mềm tốt hơn và lập kế hoạch dự án của bạn tốt hơn

Bạn có thể in đến 80 dự án và bạn có thể có đến 80 dự án cùng san sẻ một kho vật tư Bạn có thể lưu dữ liệu dự án của bạn trong dạng ODBC mới và trong cơ sở dữ liệu này bạn có thể kết hợp dự án của bạn với một số lớn các

dự án khác để hợp nhất và phân tích Bạn có thể yêu cầu tự động gửi các báo biểu tiến trình đến các tài nguyên một khi dự án đang tiến hành với những nhận xét đính kèm theo công tác một cách tự động như những lời ghi chú Công việc trong Microsoft Project 98 và 2000 bạn có thể chia ra nhiều đoạn còn trong Microsoft Project 4.0 bạn không thể thực hiện được v.v

Bạn có thể hình thành các dự án phụ bằng cách dời các công tác từ dự án

chính vào các file dự án mới, và sau đó xác định các file mới là các dự án phụ bằng cách liên kết chúng với các công tác đại diện Để di chuyển các công tác đến File dự án phụ, bạn hãy theo các bước sau:

- Chọn ID của công tác bạn dự tính đời Điều này đảm bảo rằng tất cả các

trường sẽ được chọn và toàn bộ dữ liệu liên quan sẽ được sao chép

- Từ menu Edit chọn Copy để chép dữ liệu sao chép vao Clipboard

- Tir menu File chon New để hình thành một File dự án mới Trên bảng

General của hộp thoại Tools Options, nếu hộp đánh dấu Prompt for Summary Info for New Projeets đã được đánh dấu, bạn sẽ nhắc nhập thông tin tổng

~ Chọn công tác đại diện và xác định dự án phụ

Bạn kết hợp trình bày thời gian nén với rút gọn bản phác thảo hay sàng lọc danh sách công tác để chỉ xem những công tác tóm lược hay những cột mốc Bạn có thể rút gọn danh sách các công tác ở nhiều cấp đô Rút gọn ở cấp

độ thứ nhất, bạn theo những bước sau:

24

+ Kích hoạt biểu đỏ Gantt

+ Đánh dấu những công

chờ những công tác đó là c

rút gọn, muốn như vậy bạn phải đặt tên

ác gì và chèn téu đÓ vào trước các côi ai

cần rút gọn và cho thời công bing 0

+ Từ thanh cong cụ Fomnauing bạn nhấp vào nút có mũi tên theo hướng phải ® (Ident), hic d6 trên thanh công tác vừa chèn thêm xuất hiện mot vet điểm khởi đầu trùng với điểi có khởi đầu sớm nhất và điểm kết thúc trùng với điểm kết thúc của công tác có điểm kết thúc

muộn nhất

+ Sử dụng công cụ Hide Subtasks (là dấu trừ trên thanh công cụ Formatting) dé din tat ct cae công tác con Bạn cũng có thể chọn Tools trong menu rồi đến lệnh Outlining, theo sau là lệnh Hide Subtasks để ẩn tất cả các công tác con

+ Sử dụng công cụ Show Subtasks (là dấu cộng trên thanh công cụ Formatting) để mở tất cả các công tác con

Nếu bạn coi các công tác rút gọn vừa rồi như

gọn nữa thì bạn được công tác rút gọn ở cấp thứ hai Cứ làm như vậy ta sẽ được tiếp cấp rút gọn thứ ba, tư, nam Điều này rât tiện lợi cho các cấp

quản lý theo từng cấp: tổ đội, phân xưởng, xí nghiệp, công ty, tổng công ty

mỗi cấp này sẽ tương ứng với cấp rút gọn thứ nhất, hai,

Khi thực hiện dự án, nếu bạn gắn những ràng buộc ngày, tháng cho các

công tác trong dự án, dù vô tình hay cố ý bạn sẽ gặp Planning Wizard Chức

năng của Planning Wizard là khuyến cáo bạn vẻ xung đột lịch trình tiểm tàng phải gánh chịu do hoạt đông của ban

Lưu ý rằng trong Microsoft Project 2000 bạn có thể ngắt Planning Wizard bằng cách đánh dấu vào hop "Don't lell me about this again" Hop nay khong những lien hệ đến xung đột đạc biệt mà còn chớ tất cả các xung đột

về lịch trình Hãy dùng các tuỳ chọn trong hộp thoại Tool Options, bảng General để bật hay tắt Planning Wizard Nếu bạn tắt Planning Wizard, bạn

sẽ được cảnh báo vẻ xung đột lịch trình tiềm tàng bằng một thông báo khác

Để ngắt các khuyến cáo về lịch trình, bạn hãy theo các bước sau;

~ Từ menu Tools, chon Options

- Chon bang Schedule

- Khử dấu của hộp Show Scheduling Mes

- Chọn OK `

Bạn cần có khái niệm về tài nguyên quá tải: một

hiện hai công việc, mỗi công việc thực hiện hết 6 giờ, tổng s

việc, trong một ngày 8 giờ, thì người thợ này bị quá tải Hoặc A là một nhóm

tài nguyên tượng trưng cho một đội gồm 5 người làm việc, mà một công tác

được lên lịch với số tài nguyên đó cho 8 người thợ, thi A bị quá tai Nhu vay quá tải xảy ra khi một tài nguyên được giao cùng lúc nhiều công tác, hay khi đưa vào trường phân bố đơn vị tài nguyên một con số lớn hơn số đơn vị tài

nguyên khả dụng tối đa

Microsoft Project 2000 sắp lịch một công tác bắt đầu trong khoảng trống, thời gian khả dụng đầu tiên, trên lịch tài nguyên sau khi thoả mãn yêu cầu vẻ mối quan hệ với Predecessor Bình thường Microsoft Project không xét đến

việc tài nguyên đó đã bận thực hiện một công tác khác và không thể thực

hiện cho công tác đang lên lịch Công tác này lên lịch như lịch tài nguyên và

yêu cầu duy nhất phải xét đến Mặc dù bạn có thể hướng dẫn Microsoft Project tự động hoãn các công tác cho đến khi các tài nguyên phân bổ cho chúng đã làm xong các công tác khác và có thể sử dụng được cho công tác thêm vào, đây không phải là dạng mặc nhiên mà Microsoft Project tính toán

lịch trình dự án Bạn sẽ thấy rằng phương pháp sắp lịch theo mặc nhiên là ích tốt nhất Do đó, bạn phải phán đoán các công tác nào có sự ưu tiên cao hơn và không được trì hoãn, bạn phải tự mình quyết định điều này

Microsoft Project 2000 còn khác các chương trình trước nó ở chỗ: nếu các công việc chưa ấn định thời gian trong cột Duration sẽ mặc định là 1d, chỉ khi nào bạn ấn định thời khoảng thì dấu ? mới tắ

17 Trong máy của tôi tự nhiên mất Font tiếng Việt, làm thế nào?

Hinh 9: Khoi phuc lai phong chit

18 Muôn kiếm tra lôi chính tá trong khi str dung Microsoft Project lam

thế nào?

Microsoft Project co mot tinh kiém tra 161 chính tả, bạn có thể kiểm tra

chính tả trong một hay tất cả các trường về tên chú thích và văn bản đặc biệt

cho cả công tác lẫn tài nguyên Để kích hoạt kiểm tra chính tả bạn chọn

công cụ Spelling hay chọn Spelling từ menu Tools

Bạn hãy vui lòng trả lời những câu hỏi theo yêu cầu của máy tính

19 Có thể làm việc với nhiều dự án được không?

Nhiều khi làm việc với duy nhất một dự án, bạn sẽ không đạt được các

mục tiêu nhất định Lam việc trong moi trường Windows, bạn sẽ được cung

cấp khả năng thực hiện cùng lúc với nhiều dự án Tuân thủ quy ước chuẩn

27

của Windows, bạn có thể cho mở nhiều File dự án cùng một lúc Khi có nhiều File dự án mở đồng thời, lệnh Windows được dùng để điều khiển và di

chuyển giữa các cửa sổ khác nhau đang được mở,

Lénh Arrange All rat hữu ích khi bạn muốn xem đồng thời nhiều File dự

án trong cửa sổ riêng của nó Hãy mở những dự án mà bạn muốn, tuỳ bao

nhiêu dự án được mở, mỗi cửa sổ sẽ được định kích cỡ và xếp sao cho có thể

thấy đồng thời mọi File trên màn hình Tên mỗi Eile sẽ được trình bày trên thanh tiêu để của nó, cửa sổ đang kích hoạt thì có thanh tiêu để nổi bật

án vào cùng một dạng quan sát, bạn hãy theo các bước

công tác từ nhiều dự

sau: Mở các file cần mở \ Windows \ New Windows \ Chọn qua danh sách

Projects \ View \OK

‘Seca van eter “Bể os ng cột om

‘CcLOcmep aim san cthang san

SE ucg sen sàn nen nh xen se te

28

20 C6 thé chia dự án lớn thành các dự án con được không?

Bạn hoàn toàn có thể hình thành các dự án phụ bằng cách dời các công tác từ dự án chính vào các file dự án mới, và sau đó xác định các file mới là các dự án phụ bằng cách liên kết chúng với các công tác đại diện Để di

đến File dự án phụ, bạn hãy theo các bước sau:

~ Chọn ID của công bạn dự tính dời Điều này đảm bảo rằng tất cả các

trường sẽ được chọn và toàn bộ dữ liệu liên quan sẽ được sao chép

- Tir menu File chon New để hình thành một Eile dự án mới trên bảng

General của hộp thoại New và OK Từ hộp thoại Project Information for

“Project” ban chon ngay cho tiéu du én va OK

~ Với trường Name của công tác thứ nhất được chọn trong file mới, bạn

chọn Paste từ menu Edit Toàn bộ dữ liệu được sao chép

- Lưu file dưới tên mới bằng cách chon Save As tit menu File va OK để

hoàn tất việc đặt tên cho file

~ Trở vẻ file gốc bằng cách chọn tên file từ danh sách ở menu Windows

~ Chọn công tác đại diện và xác định dự án phụ tiếp theo

meal

Hình 12: Chọn và trả lời trong hép thoai Project Information for "Project

eta eine mang 6 bt

clang van mag

of os ing mang

Getayng veut ob cbt

Bể nà tàng Theo sơ vưnyên cổ cột cổ cột

“Sen lếp đu bảng tô công — hing

Bạn muốn xem hay ïn nhiều dự án có liên quan cùng lúc trong một cửa

sổ Lệnh Consolidate Projects, sử dụng trên menu Tool Multiple Projects

30

cho bạn môt phương thức mang nhiều dự án vào cùng môt cửa số Để hợp nhất nhiều dự án vào trong một cửa sổ:

- Chon Tool Multiple Projects Consolidate Projects Hộp thoại Consolidate Projects duge hién thị

- ạn gõ các tên file dự án vào phần File Name của hộp thoại hoặc chon nút Browse để chọn lựa từ một danh sách Bạn có thể chọn nhiều dự án bằng cách nhấn phím Ctrl trong khi chọn các file

~ Theo mặc nhiên các file được mở là Read-Writ, nhưng bạn có thể thay

ad-Only (chỉ đọc) nếu bạn thích bảo vệ file nguồn nguyên thuỷ

- Hop đánh dấu Hide Subtasks sẽ điều khiển khởi đầu cho ẩn hay hiện các

công tác của những dự án riêng biệt, bạn có thể luôn luôn cho ẩn hay hiện

chúng sau khi hợp nhất các dự án vào

~ Chọn OK sau khi hoàn tất chọn lựa

BIEU DO GANTT (NGANG)

22 Tôi muốn vẽ Tiến độ thỉ công của một dự án bằng sơ đồ ngang thì

làm thế nào?

Dang mac nhiên của dự án mới là dạng biểu đồ Gantt Chart (Sơ đồ

ngang) Dạng biểu sơ đồ ngang là dạng dùng phổ biến nhất để liệt kê các

công tác của dự án Sơ đồ ngang là một dạng đồ hoạ có chứa một bảng liệt

kê bên trái và một biểu đồ thanh bên phải Bảng trình bày danh sách các

công tác, gồm tên và thời khoảng hoàn thành của mỗi công tác Các cột thêm vào, bị ẩn sau biểu đồ thanh, thì cũng có trong bảng Bạn có thể cuốn các trường thêm vào trong khung quan sát bằng các phím mũi tên hoạc bằng thanh cuốn bên dưới bảng Danh sách công tác có thể được tạo trong một kiểu phác thảo để trình bày các pha chính của một dự án với các chỉ tiết phụ được lui về bên phải

Bạn có thể trình bày sơ đồ ngang dưới dạng có thể điền đẩy toàn bộ

cửa sổ:

eee ¢

Be ct —

ms TA Bears ea ESR EE

Hình 14: Sơ đồ ngang khi trình bay các cửa so

Bạn có thể trình bày sơ đồ ngang dưới dạng lưỡng ô: ô trên trình bày cùng biểu đồ ngang (Gantt, ô dưới trình bày mẫu công tác (Task Form) và

nó trình bày nhiều chỉ tiết hơn vẻ công tác được chọn trong ð cửa sổ trên 32

'Tổ hợp đặc biệt này, biểu đồ Gantt cùng Task Fomm được gọi là Task Entry View (dạng nhập công tác):

(05 ng ớt mong ¬-

đÔckdựng vhhuờn móng có 406 ng MHhAĐ 24 etna cima mong sa aes ae

Hình 1S: Sơ đá ngàng dưới dạng nhập công tắc

23 Giải thích dùm tôi khung nhìn Gantt Chart là gì?

Khung nhìn Gantt Chart là khung nhìn mặc định, nó được tạo thành bởi

hai phần cách nhau bằng một vạch dọc:

- Khung nhìn bên trái: dùng để nhập thông tin của các công việc

~ Khung nhìn bên phải: biểu đồ Gant (biểu đồ ngang) thể hiện bằng biểu

đồ các thông tin về công việc trên trục thời gian

Khung nhìn Gantt Chan là khung nhìn cho phép nhập các số liệu đầu vào của dự án Trong khung nhìn này, các bảng có ý nghĩa như sau:

+ Cost: bảng tính giá cho các công việc

+ Entry: bảng nhập dữ liệu cho các công việc (mặc định)

+ Hyperlink: bảng kết nối các dự án khác

+ Schedule: bang lich trình của dự án

+ Summary: bảng đưa ra tổng kết dự án

+ Tracking: bảng so sánh dự án cơ sở với thực tế

+ Usage: bảng thể hiện cách thực hiện các công việc

33

24 Có mấy kiểu công tác trong Microsoft Project ?

Trong Microsoft Project kiểu ràng buộc công tác (Constraint Task) có 8

kiểu Tuỳ theo tính chất của mỗi công tác và kinh nghiệm của người lập dự

ấn mà các công tác này được gần những ràng buộc khác nhau

Hình 16: Tám kiểu ràng buộc trong Microsoft Project Trong đó:

~ As Soon as Possible: công tác không bị rằng buộc

~ As Late as Possible: công tác này phải trì hoãn càng lâu càng tốt

- Finish No Earlier Than: công tác phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định

- Einish No Later Than: công tác phải kết thúc vào ngày hoặc sớm hơn ngày tháng chỉ định

~ Must Start On: công tác phải bắt đầu chính xác vào ngày tháng đã định

~ Must Finish On: công tác phải kết thúc chính xác vào ngày tháng đã định

~ Start No Fart Than: công tác hắt đầu vào ngày tháng hoặc muộn hơn vào ngày tháng chỉ định

- Start No Later Than: công tác phải hắt đầu trước ngày tháng chỉ định

34

25 Để định đạng một công tác trong Gantt Chart lam thé nao?

Thao tác: Tool => Options => View optionts for time unites Trong đó:

- Minutes: phút, có 3 cách chọn m ; min ; minute

giờ, có 3 cach chon hs hr; hour

ngày, có 3 cách chon d; dy ; day

tuần, có 3 cách chon: W-WK ; WEE, tháng, có 3 cách chọn: m; mon ; month

Hình 17: Cách định dạng một công tác trong Gantt chart

26 Có mấy cách thể hiện Hen kết glữa các công tác?

Khi thực hiện dự án trên Gantt Chart có 3 cách thể

công tác

in liên kết giữa các Bạn muốn chọn kiểu nào xin hãy vào Fomat => Layout, hộp thoại

Layout hiện ra bạn chỉ việc lựa chọn theo kiểu mà mình thích (hình 18)

27 Muốn ghỉ tiêu để và tên dự án làm thé nao?

'Vào menu File chọn Page Setup hộp thoại Page Setup - Gantt Chart xuất hiện, bạn hãy thực hiện theo chỉ dẫn trong từng cửa sở: Page để chọn chiều giấy in, Margins để chọn lẻ, Header để ghi tiêu đẻ phía trên đỉnh bản vẽ, Footer để ghỉ những gì cần ghi phía dưới bản vẽ Do đó tuỳ bạn ghỉ thông

35

báo gì cho dự án đều được Nhưng chú ý rằng nếu bạn in trên khổ giấy nhỏ thì có nghĩa là trang nào cũng có phần tiêu đẻ đó (hình 19)

36

28 Trục thời gian sử dụng thế nào trong chương trình Microsoft

tháng, tuần, ngày, giờ theo các mô hình và theo cửa sổ Minor

chọn được tương tự Cả 2 cửa sổ này đều giúp ta chọn được số đơn vị ngày

(tháng, tuần ) qua Count, cũng như vị trí đặt ngày (tháng) đó bên phải, trái

hay giữa

Bạn có thể dùng phím Alt và các phím di chuyển con trỏ Cụ thể:

Alt+End Kết thúc dự án

Alt+mũi tên trái Vẻ trái một đơn vị

Alt+mũi tên phải 'Về phải một đơn vị

Alt+PgDn Qua phải một màn hình

Cưl+Shift+FS Khởi đầu của thanh công tác được chọn

Muốn chọn trục thời gian bạn hãy nháy đúp chuột vào thanh thời gian phía trên màn hình Hộp thoại Timescale hién ra, bạn vui lòng chọn những loại thời gian phù hợp với dự án của mình

trên thanh thời gian

Hình 20: Chọn và sửa trục thời gian khi thực hiện 1 dự án

37

29 Muốn thay đồi trục thời gian trong chương trình được không?

Trở lại Gantt Chart:

Khi nhấp đúp chuột tại vị trí ngày, tháng ta có hộp thoại Timescale như trên qua đó bạn đã chọn được ngày tháng làm việc theo ý muốn Nếu nháy chuột vào Nonworking 'Time (thời gian không làm việc) bạn sẽ được mật độ

độ phân giải cũng như màu sắc của ngày nghỉ theo ý riêng của bạn trong biểu đồ tiến độ:

Tình 21: Chọn màu và cách trang trí những ngày nghĩ

Trong dự án của bạn, khi vào một dự án mới, bao giờ máy tính cũng đặt câu hỏi về thời gian bắt đâu dự án Bạn cần điền đẩy đủ những yêu cầu đó, nếu không dự án sẽ bắt đầu đúng ngày theo lịch trong máy tính của bạn

Khi đã hoàn tất dự án hoặc khi đang làm dở dang dự án, nếu bạn muốn

tiến thời gian của dự án vẻ tương lai, bạn chỉ cân đánh dấu và chọn ngày

tháng theo ý bạn, nhưng nếu bạn muốn lùi dự án về quá khứ thì coi chừng có

một số công tác máy sẽ không hiểu và như vậy bạn phải chỉnh lại từng công

tác đó

38

RI Gl

Hình 22: Chọn thời gian bat dau ctia mét du dn

30 Tôi muốn thiết lập một tài liệu dự án mới thì làm thế nào?

'Việc hình thành mot du 4n bang Microsoft Project là một quá trình linh hoạt Bạn không bị gò bó theo trình tự các bước cứng nhắc trong việc nhập

và định nghĩa dự án Bạn có thể bắt đầu bằng cách phác thảo vài ý tưởng về

các công tác mà bạn nghĩ rằng cần thiết và bạn có thể điều chỉnh lịch trình

về sau, nhập các thông tin cơ bản của dự án, rà soát việc tính toán và các tuỳ

chọn hiển thị, xác định tài nguyên Trong thực tế bạn có thể thực hiện tất cả

các hước trước theo trình tự bất kỳ Về cơ bản để thiết lập một tài liệu dự án,

bạn cần theo 3 bước sau:

+ Chuẩn bị thông tin tóm lược về dự án mà bạn sắp bắt đầu

+ Nêu các ý thích của bạn trong số các tuỳ chọn môi trường để tính toán

và hiển thị số liệu

+ Xác định lịch, ngày, giờ làm việc mà bạn định dùng để lên lịch làm việc trên dự ái

31 Hãy giúp tôi chèn thêm dòng và cột trong một dự án

“Trong quá trình lập hoặc thực hiện dự án nếu cẩn thêm công việc (tức là phải chèn thêm dòng) và thông báo thêm vẻ đơn vị tính hoặc khối lượng

(tức là cần chèn thêm cột) Để đạt được yêu cầu trên bạn sử dụng menu

Insert chọn New Task - nếu muốn chèn thêm dòng hoặc sử dụng menu Insert

chọn Column sau khi chỉnh theo Field Name cho phù hợp và đật tên cho cột

đó ta sẽ được cột cần chèn Nhớ rằng cần chèn dòng hay cột tại vị trí nào, bạn hãy đáng dấu (bôi đen) tại dòng hay cột đó, đồng thời chọn trường của cột cho phù hợp

Khi bạn định chèn thêm

40