bài 7 làm việc với truy vấn nâng cao

Định nghĩa Truy vấn dữ liệuTìm hiểu các cách tạo truy vấn Thực hiện truy vấn trên nhiều bảng Tìm hiểu các khái niệm trong biểu thức tiêu chuẩn Tìm hiểu cách xây dựng biểu thức tiêu chuẩn

Bài 7:

Làm việc với truy vấn nâng cao

Định nghĩa Truy vấn dữ liệu

Tìm hiểu các cách tạo truy vấn

Thực hiện truy vấn trên nhiều bảng

Tìm hiểu các khái niệm trong biểu thức tiêu chuẩn

Tìm hiểu cách xây dựng biểu thức tiêu chuẩn

Nhắc lại bài cũ

Định nghĩa Truy vấn dữ liệu

Tìm hiểu các cách tạo truy vấn

Thực hiện truy vấn trên nhiều bảng

Tìm hiểu các khái niệm trong biểu thức tiêu chuẩn

Tìm hiểu cách xây dựng biểu thức tiêu chuẩn

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 2

1 Tạo các truy vấn trên nhiều bảng

2 Tạo các truy vấn nâng cao

3 Tạo truy vấn PivotTable

Mục tiêu bài học hôm nay

1 Tạo các truy vấn trên nhiều bảng

2 Tạo các truy vấn nâng cao

3 Tạo truy vấn PivotTable

Sử dụng kiểu kết nối mặc định INNER JOIN:

1.1 Tạo truy vấn kết hợp các bảng

1.2 Tạo truy vấn kết hợp bảng với một truy vấn khác

Sử dụng kiểu các kiểu kết nối khác

1.3 Tạo truy vấn kết hợp sử dụng các kiểu kết nối khác

1 Tạo truy vấn kết hợp nhiều bảng

Sử dụng kiểu kết nối mặc định INNER JOIN:

1.1 Tạo truy vấn kết hợp các bảng

1.2 Tạo truy vấn kết hợp bảng với một truy vấn khác

Sử dụng kiểu các kiểu kết nối khác

1.3 Tạo truy vấn kết hợp sử dụng các kiểu kết nối khác

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 4

Thực hiện trên các bảng có quan hệ với nhau.

Tạo quan hệ cho hai bảng bằng cách: trong cửa sổ thiết kế truy

vấn, kéo và thả cột dữ liệu từ một bảng sang cột tương tự nó trongbảng khác

1.1 Tạo truy vấn kết hợp các bảng

Thực hiện trên các bảng có quan hệ với nhau

Tạo quan hệ cho hai bảng bằng cách: trong cửa sổ thiết kế truy

vấn, kéo và thả cột dữ liệu từ một bảng sang cột tương tự nó trongbảng khác

Ví dụ: kéo và thả cột “Mã NV” từ bảng Nhan Su sang bảng De tai,Access sẽ hiển thị đường kết nối tạm thời như sau

Tạo truy vấn kết hợp các bảng

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 6

Ví dụ: Thực hiện truy vấn

Tạo truy vấn kết hợp các bảng

Có thể tổ hợp một truy vấn trong một truy vấn khác, và Access sẽthiết lập một quan hệ tạm thời dựa trên các cột chung

1.2 Kết hợp bảng với một truy vấn khác

Ví dụ: Truy vấn kết hợp bảng

Nhan Su với truy vấn “Q_De tai

thuc hien nam 2011” để hiển thị

thông tin các nhân viên thực hiện

đề tài năm 2011

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 8

Ví dụ: Truy vấn kết hợp bảng

Nhan Su với truy vấn “Q_De tai

thuc hien nam 2011” để hiển thị

thông tin các nhân viên thực hiện

đề tài năm 2011

Kết nối ngoài (Outer Join): là kết nối mà các bản ghi trong một

bảng không có bản ghi tương ứng trong bảng còn lại vẫn được chấpnhận trong kết quả kết nối

Ví dụ: Kết nối ngoài giữa hai bảng Nhan Su và De tai cho kết quả

gồm cả những bản ghi của những nhân viên không thực hiện đề tàinào

1.3.1 Kết nối ngoài

Kết nối ngoài (Outer Join): là kết nối mà các bản ghi trong một

bảng không có bản ghi tương ứng trong bảng còn lại vẫn được chấpnhận trong kết quả kết nối

Ví dụ: Kết nối ngoài giữa hai bảng Nhan Su và De tai cho kết quả

gồm cả những bản ghi của những nhân viên không thực hiện đề tàinào

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 10

Có 2 kiểu kết nối ngoài:

Kết nối ngoài trái: cho kết quả gồm tất cả các bản ghi của bảng bên trái Kết nối ngoài phải: cho kết quả gồm tất cả các bản ghi của bảng bên phải

Cửa sổ thiết lập kết nối

Kết nối ngoài

Có 2 kiểu kết nối ngoài:

Kết nối ngoài trái: cho kết quả gồm tất cả các bản ghi của bảng bên trái Kết nối ngoài phải: cho kết quả gồm tất cả các bản ghi của bảng bên phải

Cửa sổ thiết lập kết nối

Ví dụ: Thực hiện kết nối ngoài trái để tìm tất cả các bản ghi của cácnhân viên mặc dù không tìm thấy đề tài họ thực hiện

Kết nối ngoài

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 12

Tự kết nối (Self Join): là cách tạo kết nối một bảng với chính nó đểlấy được dữ liệu gồm một cột và dữ liệu tương ứng trong cột khácthuộc cùng bảng.

Kết nối được tạo bằng cách kéo và thả cột của bảng đến cột dữ liệucon trong bảng còn lại

Để kết nối đúng, cần đặt thuộc tính sau trong bảng Property Sheet

cho truy vấn: Unique Values = Yes

1.3.2 Tự kết nối

Tự kết nối (Self Join): là cách tạo kết nối một bảng với chính nó đểlấy được dữ liệu gồm một cột và dữ liệu tương ứng trong cột khácthuộc cùng bảng

Kết nối được tạo bằng cách kéo và thả cột của bảng đến cột dữ liệucon trong bảng còn lại

Để kết nối đúng, cần đặt thuộc tính sau trong bảng Property Sheet

cho truy vấn: Unique Values = Yes

Kết nối không bằng nhau (Theta Join): là kết nối giữa hai bảng vàcho kết quả là những bản ghi kết nối các cột chỉ cùng đối tượng dữliệu nhưng khác nhau

Tạo kết nối bằng cách kéo và thả cột của bảng này sang cột tươngứng của bảng còn lại và tạo tiêu chuẩn truy vấn cho cột theo dạng:

<>[Tên bảng]![Tên cột]

1.3.3 Kết nối không bằng nhau

Kết nối không bằng nhau (Theta Join): là kết nối giữa hai bảng vàcho kết quả là những bản ghi kết nối các cột chỉ cùng đối tượng dữliệu nhưng khác nhau

Tạo kết nối bằng cách kéo và thả cột của bảng này sang cột tươngứng của bảng còn lại và tạo tiêu chuẩn truy vấn cho cột theo dạng:

<>[Tên bảng]![Tên cột]

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 14

Ví dụ: hai bảng Công ty và Đặt hàng có hai cột Địa chỉ và Địa chỉ

chuyển hàng cùng chỉ tên địa điểm nhưng yêu cầu hai cột này phảikhác nhau

Khi đó, cột Địa chỉ của bảng Công ty có tiêu chuẩn truy vấn như

sau: <>[Đặt hàng]![Địa chỉ chuyển hàng]

Kết nối không bằng nhau

Ví dụ: hai bảng Công ty và Đặt hàng có hai cột Địa chỉ và Địa chỉ

chuyển hàng cùng chỉ tên địa điểm nhưng yêu cầu hai cột này phảikhác nhau

Khi đó, cột Địa chỉ của bảng Công ty có tiêu chuẩn truy vấn như

sau: <>[Đặt hàng]![Địa chỉ chuyển hàng]

2.1 Tạo truy vấn tổng hợp

2.2 Tạo truy vấn ra quyết định

2.3 Tạo truy vấn tham số

2.4 Tạo truy vấn hành động

2 Tạo các truy vấn nâng cao

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 16

Truy vấn tổng hợp: áp dụng các hàm toán học để tạo truy vấn thựchiện tính toán trên các cột dữ liệu

Các hàm toán học như: Sum, Avg, Group By, Var, First, Last, Max…Các hàm có thể tính trên:

Một/một số cột dữ liệu của toàn bộ các bản ghi

Một/một số cột của tập hợp các bản ghi được phân chia theo nhóm

Một/một số cột dữ liệu của toàn bộ các bản ghi

Một/một số cột của tập hợp các bản ghi được phân chia theo nhóm

Kết quả truy vấn có thể dùng để đưa ra quyết định

Sử dụng các mệnh đề kiểm tra biểu thức logic để đưa ra quyết định:

Mệnh đề IIF

Mệnh đề Switch

Ví dụ: Truy vấn ra quyết định phân loại đề tài: Nếu kinh phí >1000$thì xếp đề tài loại A, ngược lại là đề tài loại B

2.2 Tạo truy vấn ra quyết định

Kết quả truy vấn có thể dùng để đưa ra quyết định

Sử dụng các mệnh đề kiểm tra biểu thức logic để đưa ra quyết định:

Mệnh đề IIF

Mệnh đề Switch

Ví dụ: Truy vấn ra quyết định phân loại đề tài: Nếu kinh phí >1000$thì xếp đề tài loại A, ngược lại là đề tài loại B

Mệnh đề IIf (Inline If):

Ý nghĩa: mệnh đề IIf (Inline If) kiểm tra giá trị của biểu thức logic và trả

về một quyết định tương ứng với giá trị của biểu thức logic đó

Mệnh đề IIf chỉ kiểm tra được một Biểu thức logic

Cấu trúc: IIf(Biểu thức logic, Giá trị 1, Giá trị 2)

Trong đó:

Biểu thức logic : trả về giá trị True hoặc False

Giá trị 1: Mệnh đề trả về giá trị này nếu Biểu thức logic là True

Giá trị 2: Mệnh đề trả về giá trị này nếu Biểu thức logic là False

Khi áp dụng mệnh đề IIf thì chọn kiểu hàm toán học là Expression

Tạo truy vấn ra quyết định

Mệnh đề IIf (Inline If):

Ý nghĩa: mệnh đề IIf (Inline If) kiểm tra giá trị của biểu thức logic và trả

về một quyết định tương ứng với giá trị của biểu thức logic đó

Mệnh đề IIf chỉ kiểm tra được một Biểu thức logic

Cấu trúc: IIf(Biểu thức logic, Giá trị 1, Giá trị 2)

Trong đó:

Biểu thức logic : trả về giá trị True hoặc False

Giá trị 1: Mệnh đề trả về giá trị này nếu Biểu thức logic là True

Giá trị 2: Mệnh đề trả về giá trị này nếu Biểu thức logic là False

Khi áp dụng mệnh đề IIf thì chọn kiểu hàm toán học là Expression

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 20

Ví dụ:

Tạo truy vấn ra quyết định

BTLogic 1: Biểu thức logic trả về giá trị True hoặc False

QĐ 1: Mệnh đề trả về quyết định này nếu BTLogic 1 là True BTLogic 2: Biểu thức logic trả về giá trị True hoặc False

QĐ 2: Mệnh đề trả về quyết định này nếu BTLogic 2 là True

Tạo truy vấn ra quyết định

BTLogic 1: Biểu thức logic trả về giá trị True hoặc False

QĐ 1: Mệnh đề trả về quyết định này nếu BTLogic 1 là True BTLogic 2: Biểu thức logic trả về giá trị True hoặc False

QĐ 2: Mệnh đề trả về quyết định này nếu BTLogic 2 là True

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 22

Ví dụ: Switch([Kinh phí]>1000,"Loại A",[Kinh phí]>=700,"Loại

B",[Kinh phí]<700,"Loại C")

Tạo truy vấn ra quyết định

Tham số là giá trị của cột dữ liệu do người dùng nhập vào

Ý nghĩa: truy vấn sử dụng tham số người dùng nhập vào thay vì sửdụng các biểu thức tiêu chuẩn

Cách tạo truy vấn:

Trong trường “Criteria” của cột, lời yêu cầu được đặt trong cặp dấu

ngoặc vuông [] để yêu cầu người dùng nhập tham số vào.

Chương trình sẽ hiển thị cửa sổ cho phép bạn nhập tham số vào

2.3 Tạo truy vấn tham số

Tham số là giá trị của cột dữ liệu do người dùng nhập vào

Ý nghĩa: truy vấn sử dụng tham số người dùng nhập vào thay vì sửdụng các biểu thức tiêu chuẩn

Cách tạo truy vấn:

Trong trường “Criteria” của cột, lời yêu cầu được đặt trong cặp dấu

ngoặc vuông [] để yêu cầu người dùng nhập tham số vào.

Chương trình sẽ hiển thị cửa sổ cho phép bạn nhập tham số vào

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 24

Ví dụ: yêu cầu nhập tham số là Mã nhân viên

Tạo truy vấn tham số

3.1 Khái niệm PivotTable

3.2 Tạo truy vấn PivotTable một chiều

3.3 Tạo truy vấn PivotTable hai chiều

3.3.1 Cách tạo truy vấn PivotTable hai chiều

3 Truy vấn PivotTable

3.1 Khái niệm PivotTable

3.2 Tạo truy vấn PivotTable một chiều

3.3 Tạo truy vấn PivotTable hai chiều

3.3.1 Cách tạo truy vấn PivotTable hai chiều

PivotTable là công cụ để tổng hợp dữ liệu theo các cột dữ liệu và

phân chia nó theo dữ liệu trong cột khác

Các giá trị đơn trong cột thứ hai trở thành các nhóm của hàng

Ví dụ:

3.1 Khái niệm PivotTable

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 28

Một số thuật ngữ trong PivotTable:

Trường (Field): một thể loại dữ liệu như Category, Region…

Item: một mục trong một trường

Trường Hàng (Row Field)

Trường Cột (Column Field)

Trường lọc (Filter Field)

Trường dữ liệu (Data Field): chứa dữ liệu muốn tổng hợp trong bảng

Layout: Toàn bộ dữ liệu và các mục của PivotTable

Khái niệm PivotTable

Một số thuật ngữ trong PivotTable:

Trường (Field): một thể loại dữ liệu như Category, Region…

Item: một mục trong một trường

Trường Hàng (Row Field)

Trường Cột (Column Field)

Trường lọc (Filter Field)

Trường dữ liệu (Data Field): chứa dữ liệu muốn tổng hợp trong bảng

Layout: Toàn bộ dữ liệu và các mục của PivotTable

Khái niệm PivotTable

Trường

hàng

Trường cột Trường

Bước 1: Mở bảng/truy vấn và lựa chọn chế độ nhìn là PivotTable

Bước 2: chọn cột dữ liệu muốn sử dụng làm trường cột/hàng cho

PivotTable

3.2 Tạo PivotTable một chiều

Bước 1: Mở bảng/truy vấn và lựa chọn chế độ nhìn là PivotTable

Bước 2: chọn cột dữ liệu muốn sử dụng làm trường cột/hàng cho

PivotTable

Bước 3: Chọn trường muốn sử

dụng làm dữ liệu chi tiết cho

PivotTable

Tạo PivotTable một chiều

trường lọc

Bước 3: Chọn trường muốn sử

dụng làm dữ liệu chi tiết cho

PivotTable

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 32

hàm toán học như Sum,

Tạo PivotTable một chiều

Có thể lựa chọn ẩn/hiện mỗi trường sử dụng các nút Show/Hide

Details

Ngoài ra, có thể tạo thêm trường được tính toán sử dụng công cụFormulas

Tạo PivotTable một chiều

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 34

Có thể tạo PivotTable một nhiều gồm nhiều trường bằng cách chỉ sửdụng kiểu trường hàng hoặc kiểu cột.

Ví dụ:

Tạo PivotTable một chiều

3.3.1 Cách tạo PivotTable hai chiều

3.3.2 Thêm ngày tháng vào PivotTable hai chiều

3.3 Tạo PivotTable hai chiều

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 36

Cách tạo PivotTable hai chiều cũng tương tự như PivotTable một

chiều, nhưng gồm cả hai loại trường: trường hàng và trường cột

Ví dụ: PivotTable có trường Hàng là Trình độ, trường cột là Phòng,

và chi tiết dữ liệu cột Giới tính

3.3.1 Cách tạo PivotTable hai chiều

Cách tạo PivotTable hai chiều cũng tương tự như PivotTable một

chiều, nhưng gồm cả hai loại trường: trường hàng và trường cột

Ví dụ: PivotTable có trường Hàng là Trình độ, trường cột là Phòng,

và chi tiết dữ liệu cột Giới tính

Trong PivotTable, bạn muốn thêm dữ liệu ngày tháng để phân tích

dữ liệu, tìm kiếm xu hướng của dữ liệu

3.3.2 Thêm ngày tháng vào PivotTable hai chiều

Trong PivotTable, bạn muốn thêm dữ liệu ngày tháng để phân tích

dữ liệu, tìm kiếm xu hướng của dữ liệu

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 38

Thêm ngày tháng vào PivotTable hai chiều

Cách 2: Tự thêm trường ngày tháng

Bạn có thể tự tạo thêm cột ngày tháng trong truy vấn để dùng làm trường ngày tháng trong PivotTable

Ví dụ: thêm cột ngày tháng theo định dạng: Format([Order

Cách 2: Tự thêm trường ngày tháng

Bạn có thể tự tạo thêm cột ngày tháng trong truy vấn để dùng làm trường ngày tháng trong PivotTable

Ví dụ: thêm cột ngày tháng theo định dạng: Format([Order

Có thể lọc dữ liệu trên PivotTable để hiển thị dữ liệu thỏa mãn

trường lọc

Cách làm:

Bước 1: Trong danh sách PivotTable Fields List, chọn trường làm trường lọc

Bước 2: Chọn Filter Field trong danh sách thả xuống

Bước 3: Chọn giá trị muốn lọc

3.3.3 Lọc dữ liệu trên PivotTable

Có thể lọc dữ liệu trên PivotTable để hiển thị dữ liệu thỏa mãn

trường lọc

Cách làm:

Bước 1: Trong danh sách PivotTable Fields List, chọn trường làm trường lọc

Bước 2: Chọn Filter Field trong danh sách thả xuống

Bước 3: Chọn giá trị muốn lọc

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 40

Ví dụ: lọc dữ liệu theo giới tính là Nam

Lọc dữ liệu trên PivotTable

Truy vấn để lựa chọn, sắp xếp, tổng hợp dữ liệu trên một/nhiều

bảng có quan hệ với nhau

Truy vấn có nhiều kiểu như: tổng hợp dữ liệu, ra quyết định, sử

dụng tham số để thực hiện truy vấn

PivotTable là công cụ để hiển thị dữ liệu của truy vấn theo cách

tổng hợp, lọc dữ liệu theo hàng/cột và phân rã nó theo các

hàng/cột khác

Tổng kết

Truy vấn để lựa chọn, sắp xếp, tổng hợp dữ liệu trên một/nhiều

bảng có quan hệ với nhau

Truy vấn có nhiều kiểu như: tổng hợp dữ liệu, ra quyết định, sử

dụng tham số để thực hiện truy vấn

PivotTable là công cụ để hiển thị dữ liệu của truy vấn theo cách

tổng hợp, lọc dữ liệu theo hàng/cột và phân rã nó theo các

hàng/cột khác

Slide 7 - Làm việc với truy vấn nâng cao 42