bài 3 làm việc với biểu mẫu nâng cao

Sử dụng thuộc tính Input Mask để thiết lập mặt nạ nhập Ví dụ: Mặt nạ quy định số bảo hiểm xã hội Hạn chế các lỗi khi xác nhận dữ liệu Cách 3: Sử dụng mặt nạ nhập Input Mask Mặt nạ nhập l

Bài 3

Làm việc với biểu mẫu nâng cao

Định nghĩa biểu mẫu (Form) và ý nghĩa của biểu mẫu

Tìm hiểu cấu trúc chung của biểu mẫu

Tìm hiểu các dạng thể hiện của biểu mẫu

Tìm hiểu các cách tạo biểu mẫu trong MS Access

Tìm hiểu các điều khiển của biểu mẫu

Nhắc lại bài cũ

Định nghĩa biểu mẫu (Form) và ý nghĩa của biểu mẫu

Tìm hiểu cấu trúc chung của biểu mẫu

Tìm hiểu các dạng thể hiện của biểu mẫu

Tìm hiểu các cách tạo biểu mẫu trong MS Access

Tìm hiểu các điều khiển của biểu mẫu

1 Tìm hiểu các kĩ thuật để thiết kế biểu mẫu hiệu quả và nhập dữ liệu chính xác

2 Tìm hiểu một số hướng dẫn thiết kế biểu mẫu cho ứng dụng doanh nghiệp

3 Tìm hiểu cách tạo các biểu mẫu nâng cao và đặc biệt

Mục tiêu bài học hôm nay

1 Tìm hiểu các kĩ thuật để thiết kế biểu mẫu hiệu quả và nhập dữ liệu chính xác

2 Tìm hiểu một số hướng dẫn thiết kế biểu mẫu cho ứng dụng doanh nghiệp

3 Tìm hiểu cách tạo các biểu mẫu nâng cao và đặc biệt

1.1 Hạn chế các lỗi khi nhập dữ liệu vào biểu mẫu

1.2 Sử dụng điều khiển để hạn chế các lựa chọn của dữ liệu nhập

1.3 Sử dụng các điều khiển ActiveX để nhập dữ liệu

1.4 Sưu tập dữ liệu của biểu mẫu thông qua email

1 Thiết kế biểu mẫu hiệu quả

và nhập dữ liệu chính xác

1.1 Hạn chế các lỗi khi nhập dữ liệu vào biểu mẫu

1.2 Sử dụng điều khiển để hạn chế các lựa chọn của dữ liệu nhập

1.3 Sử dụng các điều khiển ActiveX để nhập dữ liệu

1.4 Sưu tập dữ liệu của biểu mẫu thông qua email

Cách 1: Sử dụng lời nhắc

Thêm lời nhắc vào thanh trạng thái của Access Lời nhắc được chỉ ra trong thuộc

tính Status Bar Text

Thêm nhãn mô tả yêu cầu nhập vào cạnh ô nhập dữ liệu

Ví dụ:

1.1 Hạn chế các lỗi khi xác nhận dữ liệu

Các nhãn Các nhãn

Cách 3: Sử dụng mặt nạ nhập (Input Mask)

Mặt nạ nhập là một khuôn mẫu quy định dữ liệu nhập vào phải tuân

thủ theo khuôn mẫu này.

Sử dụng thuộc tính Input Mask để thiết lập mặt nạ nhập

Ví dụ:

Mặt nạ quy định

số bảo hiểm xã hội

Hạn chế các lỗi khi xác nhận dữ liệu

Cách 3: Sử dụng mặt nạ nhập (Input Mask)

Mặt nạ nhập là một khuôn mẫu quy định dữ liệu nhập vào phải tuân

thủ theo khuôn mẫu này.

Sử dụng thuộc tính Input Mask để thiết lập mặt nạ nhập

Ví dụ:

Mặt nạ quy định

số bảo hiểm xã hội

Các điều khiển bao gồm:

Sử dụng các trường lựa chọn Yes/No

Các điều khiển bao gồm:

Sử dụng các trường lựa chọn Yes/No

Các điều khiển ActiveX là các điều khiển được tích hợp sẵn khi càiđặt Office

Sử dụng ActiveX bằng cách lựa chọn Design -> ActiveX Controls

Một số điều khiển ActiveX:

Thêm các số sử dụng Microsoft Form 2.0 SpinButton

Thêm ngày tháng sử dụng Calendar Control

1.3 Sử dụng các điều khiển ActiveX

Các điều khiển ActiveX là các điều khiển được tích hợp sẵn khi càiđặt Office

Sử dụng ActiveX bằng cách lựa chọn Design -> ActiveX Controls

Một số điều khiển ActiveX:

Thêm các số sử dụng Microsoft Form 2.0 SpinButton

Thêm ngày tháng sử dụng Calendar Control

Tập hợp các dữ liệu của biểu mẫu thông qua email

Gửi dữ liệu qua email sử dụng công cụ Create Mail

Nhận dữ liệu qua email

Quản lý dữ liệu trao đổi qua email để dữ liệu đã nhận được qua email được nhập vào dữ liệu Access

1.4 Sử dụng Email

Tập hợp các dữ liệu của biểu mẫu thông qua email

Gửi dữ liệu qua email sử dụng công cụ Create Mail

Nhận dữ liệu qua email

Quản lý dữ liệu trao đổi qua email để dữ liệu đã nhận được qua email được nhập vào dữ liệu Access

Tên biểu mẫu rõ ràng, các cột chính xác, các nhãn có ý nghĩa

Thiết kế dữ liệu chính xác, hiệu quả, không đưa vào các dữ liệu

thừa hoặc không cần thiết

Có thể sử dụng các biểu mẫu thực tế

Có thể kết hợp với các nút bấm

Quan tâm đến độ phân giải của màn hình

Thiết kế biểu mẫu dễ đọc, dễ mở rộng, tổ chức các nút hợp lý

2 Thiết kế biểu mẫu cho doanh nghiệp

Tên biểu mẫu rõ ràng, các cột chính xác, các nhãn có ý nghĩa

Thiết kế dữ liệu chính xác, hiệu quả, không đưa vào các dữ liệu

thừa hoặc không cần thiết

Có thể sử dụng các biểu mẫu thực tế

Có thể kết hợp với các nút bấm

Quan tâm đến độ phân giải của màn hình

Thiết kế biểu mẫu dễ đọc, dễ mở rộng, tổ chức các nút hợp lý

Tổ chức các nút hợp lý:

Có thể nhóm các nút điều khiển cùng nhau

Với điều khiển đơn, lưu ý căn chỉnh theo khoảng cách Tab

Tổ chức các nút trong một nhóm điều khiển cũng phải rõ ràng

Sử dụng các chức năng:

Định dạng font chữ, cỡ chữ

Định dạng màu sắc

Tạo hiệu ứng cho chữ

Thêm hình ảnh cho biểu mẫu

Thiết kế biểu mẫu cho doanh nghiệp

Tổ chức các nút hợp lý:

Có thể nhóm các nút điều khiển cùng nhau

Với điều khiển đơn, lưu ý căn chỉnh theo khoảng cách Tab

Tổ chức các nút trong một nhóm điều khiển cũng phải rõ ràng

Sử dụng các chức năng:

Định dạng font chữ, cỡ chữ

Định dạng màu sắc

Tạo hiệu ứng cho chữ

Thêm hình ảnh cho biểu mẫu

Ví dụ:

Cửa sổ thiết kế biểu

mẫu nhập hồ sơ nhân sự

Các điều khiển được căn

Cửa sổ thiết kế biểu

mẫu nhập hồ sơ nhân sự

Các điều khiển được căn

chỉnh thằng hàng và cách

đều nhau

Các nhãn có màu khác để

dễ phân biệt

3.1 Tạo biểu mẫu chính phụ

3.2 Làm việc với các nút điều khiển của biểu mẫu

3.3 Tạo biểu mẫu sử dụng hộp thoại

3.4 Tạo biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn

3.5 Tạo biểu mẫu khởi động

3.6 Tạo biểu mẫu PivotTable

3 Tạo các biểu mẫu nâng cao

3.1 Tạo biểu mẫu chính phụ

3.2 Làm việc với các nút điều khiển của biểu mẫu

3.3 Tạo biểu mẫu sử dụng hộp thoại

3.4 Tạo biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn

3.5 Tạo biểu mẫu khởi động

3.6 Tạo biểu mẫu PivotTable

Biểu mẫu chính phụ: biểu mẫu được tạo từ hai bảng dữ liệu có quan

hệ với nhau theo kiểu 1-Nhiều

Biểu mẫu chính (Mainform): thể hiện dữ liệu cho một bản ghi trongbảng

Biểu mẫu phụ (Subform): thể hiện dữ liệu của các bản ghi tương

ứng với bản ghi thể hiện trong biểu mẫu chính

3.1 Tạo biểu mẫu chính phụ

Biểu mẫu chính phụ: biểu mẫu được tạo từ hai bảng dữ liệu có quan

hệ với nhau theo kiểu 1-Nhiều

Biểu mẫu chính (Mainform): thể hiện dữ liệu cho một bản ghi trongbảng

Biểu mẫu phụ (Subform): thể hiện dữ liệu của các bản ghi tương

ứng với bản ghi thể hiện trong biểu mẫu chính

Biểu mẫu

chính

Cách 1: Tạo biểu mẫu chính phụ từ hai Bảng/Truy vấn

Sử dụng công cụ Form Wizard

Các bước chính tạo biểu mẫu:

Tạo biểu mẫu chính phụ

Bước 1 Chọn các cột của bảng/truy vấn chính

Bước 1 Chọn các cột của bảng/truy vấn chính

Tạo biểu mẫu chính phụ

Tạo biểu mẫu chính phụ

Cách 2: Thêm Bảng/Truy vấn vào một biểu mẫu đã tồn tại

Sử dụng chế độ Design View

Các bước chính tạo biểu mẫu:

Tạo biểu mẫu chính phụ

Bước 1

Sử dụng công cụ SubForm/Subreport

để thêm biểu mẫu

phụ

Bước 1

Sử dụng công cụ SubForm/Subreport

để thêm biểu mẫu

phụ

Bước 2

Lựa chọn bảng/Truy vấn đã tồn tại để làm dữ liệu nguồn cho biểu mẫu phụ

Tạo biểu mẫu chính phụ

2 biểu mẫu phải được lựa chọn ở bước này

Bước 4

Đặt tiêu đề cho

Cách 3: Tạo biểu mẫu phụ từ một biểu mẫu khác

Sử dụng công cụ Subform Wizard

Các bước chính tạo biểu mẫu:

Bước 1: Mở biểu mẫu chính đã tồn tại trong chế độ Design View, lựa chọn tab Design -> chọn nút Subform/Subreport trong nhóm Controls

Bước 2: Trong cửa sổ SubForm Wizard, lựa chọn “Use an existing form” và chọn biểu mẫu muốn thêm

Bước 3: Lựa chọn cột của biểu mẫu phụ liên kết với cột của biểu mẫu chính

Bước 4: Đặt tên cho biểu mẫu phụ và kích Finish để hoàn thành

Tạo biểu mẫu chính phụ

Cách 3: Tạo biểu mẫu phụ từ một biểu mẫu khác

Sử dụng công cụ Subform Wizard

Các bước chính tạo biểu mẫu:

Bước 1: Mở biểu mẫu chính đã tồn tại trong chế độ Design View, lựa chọn tab Design -> chọn nút Subform/Subreport trong nhóm Controls

Bước 2: Trong cửa sổ SubForm Wizard, lựa chọn “Use an existing form” và chọn biểu mẫu muốn thêm

Bước 3: Lựa chọn cột của biểu mẫu phụ liên kết với cột của biểu mẫu chính

Bước 4: Đặt tên cho biểu mẫu phụ và kích Finish để hoàn thành

Biểu mẫu Pop-up: biểu mẫu luôn nằm trên tất cả các biểu mẫu khác

dù nó không phải là biểu mẫu hiện hành

Cách làm: thiết lập cho biểu mẫu thuộc tính Pop Up = Yes

3.2 Tạo biểu mẫu Pop-Up

Biểu mẫu Pop-up: biểu mẫu luôn nằm trên tất cả các biểu mẫu khác

dù nó không phải là biểu mẫu hiện hành

Cách làm: thiết lập cho biểu mẫu thuộc tính Pop Up = Yes

Biểu mẫu Modal: Hiển thị cho đến khi chuyển hẳn sang cửa sổ khác,tức là không thể chuyển sang cửa sổ khác nếu chưa đóng biểu mẫunày

Cách làm:

Thiết lập các thuộc tính Modal = Yes

Thiết lập các thuộc tính Format của biểu mẫu như sau để hộp thoại luôn luôn hiển thị:

Record Selectors = No Navigation Button = No Dividing Lines = No

3.3 Tạo biểu mẫu Modal

Biểu mẫu Modal: Hiển thị cho đến khi chuyển hẳn sang cửa sổ khác,tức là không thể chuyển sang cửa sổ khác nếu chưa đóng biểu mẫunày

Cách làm:

Thiết lập các thuộc tính Modal = Yes

Thiết lập các thuộc tính Format của biểu mẫu như sau để hộp thoại luôn luôn hiển thị:

Record Selectors = No Navigation Button = No Dividing Lines = No

Mục đích: tạo biểu mẫu cho phép nhập tham số và sử dụng tham sốnày cho câu truy vấn

Các lưu ý khi tạo biểu mẫu:

Thiết lập giá trị No cho các thuộc tính Record Selectors, Navigation

Button và Dividing Lines để người dùng không nhầm lẫn với các thành phần không cần thiết

Sử dụng Combo Box hoặc List Box để nhập tham số, nên có nhãn

tương ứng đi kèm

3.4 Tạo biểu mẫu với tham số truy vấn

Mục đích: tạo biểu mẫu cho phép nhập tham số và sử dụng tham sốnày cho câu truy vấn

Các lưu ý khi tạo biểu mẫu:

Thiết lập giá trị No cho các thuộc tính Record Selectors, Navigation

Button và Dividing Lines để người dùng không nhầm lẫn với các thành phần không cần thiết

Sử dụng Combo Box hoặc List Box để nhập tham số, nên có nhãn

tương ứng đi kèm

Thêm nút lệnh vào biểu mẫu và thiết lập nút này để mở truy vấn tham số

Phải điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn theo dạng: Forms![FormName]! [ControlName] Trong đó:

FormName: tên của biểu mẫu bạn tạo ControlName: tên của điều khiển chứa tham số nhập

Tạo biểu mẫu với tham số truy vấn

Thêm nút lệnh vào biểu mẫu và thiết lập nút này để mở truy vấn tham số

Phải điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn theo dạng: Forms![FormName]! [ControlName] Trong đó:

FormName: tên của biểu mẫu bạn tạo ControlName: tên của điều khiển chứa tham số nhập

Ví dụ:

Tạo biểu mẫu có tham số truy vấn là Mã nhân viên

Cột Mã NV được thiết lập như sau:

Điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn

Tạo biểu mẫu với tham số truy vấn

Ví dụ:

Tạo biểu mẫu có tham số truy vấn là Mã nhân viên

Cột Mã NV được thiết lập như sau:

Điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn

Kết quả là biểu mẫu cần nhập tham số truy vấn:

Tạo biểu mẫu với tham số truy vấn

Biểu mẫu Start-Up: biểu mẫu hiển thị ngay khi mở CSDL

Cách tạo biểu mẫu StartUp:

Bước 1: Mở biểu mẫu

Bước 2: Lựa chọn Office->Access Options->Current Database

Bước 3: Trong danh sách Display Form, lựa chọn biểu mẫu bạn muốn xuất

hiện ngay khi mở CSDL

Bước 4: Nhấn OK

3.5 Tạo biểu mẫu Start-Up

Biểu mẫu Start-Up: biểu mẫu hiển thị ngay khi mở CSDL

Cách tạo biểu mẫu StartUp:

Bước 1: Mở biểu mẫu

Bước 2: Lựa chọn Office->Access Options->Current Database

Bước 3: Trong danh sách Display Form, lựa chọn biểu mẫu bạn muốn xuất

hiện ngay khi mở CSDL

Bước 4: Nhấn OK

Biểu mẫu PivotChart: biểu mẫu hiển thị thông tin phân tích dữ liệu

Biểu mẫu PivotChart thể hiện tương quan giữa các trường dữ liệu

3.6 Tạo biểu mẫu PivotChart

Trục

Series

Chú thích

Cách tạo:

Bước 1: Mở biểu mẫu ở chế độ PivotChart View

Bước 2: Lựa chọn cột dữ liệu làm trục ngang (Category Area), cột làm trục đứng (Series Area) và cột làm dữ liệu (Data Area), cột làm trường lọc (nếu cần)

Tạo biểu mẫu PivotChart

Cách tạo:

Bước 1: Mở biểu mẫu ở chế độ PivotChart View

Bước 2: Lựa chọn cột dữ liệu làm trục ngang (Category Area), cột làm trục đứng (Series Area) và cột làm dữ liệu (Data Area), cột làm trường lọc (nếu cần)

Bước 3: Mở bảng Property Sheet của PivotChart để thêm tiêu đề, chú thích, đặt tên cho các trục

Tạo biểu mẫu PivotChart

Là các nút lệnh thực hiện thao tác được lập trình sẵn: OK, Cancel,Print, Back, Next, Finish

Cách thêm nút lệnh vào biểu mẫu:

Mở biểu mẫu trong chế độ Design View

Chọn điều khiển Button trong nhóm Controls Cửa sổ Command Button Wizard hiển thị

3.7 Các nút lệnh đặc biệt trên biểu mẫu

Là các nút lệnh thực hiện thao tác được lập trình sẵn: OK, Cancel,Print, Back, Next, Finish

Cách thêm nút lệnh vào biểu mẫu:

Mở biểu mẫu trong chế độ Design View

Chọn điều khiển Button trong nhóm Controls Cửa sổ Command Button Wizard hiển thị

Chọn kiểu xuất hiện của nút lệnh: dạng Hình ảnh hoặc dạng text.

Đặt nhãn cho nút lệnh nếu là nút dạng text

Các nút lệnh đặc biệt trên biểu mẫu

Access đưa ra các công cụ cho phép thiết kế biểu mẫu hiệu quả vànhập dữ liệu vào biểu mẫu chính xác

Thiết kế biểu mẫu cho ứng dụng doanh nghiệp cần tuân theo một

số hướng dẫn

Một số biểu mẫu đặc biệt như:

Biểu mẫu kết hợp của nhiều bảng

Biểu mẫu sử dụng hộp thoại

Biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn

Một số biểu mẫu đặc biệt như:

Biểu mẫu kết hợp của nhiều bảng

Biểu mẫu sử dụng hộp thoại

Biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn