Giới thiệu về Báo cáo Report trong MS AccessTìm hiểu các thành phần chính của báo cáo Tìm hiểu các dạng báo cáo Tìm hiểu các cách tạo báo cáo Tìm hiểu các định dạng xuất báo cáo Tìm hiểu
Trang 1Bài 5
Làm việc với báo cáo nâng cao
Trang 2Giới thiệu về Báo cáo (Report) trong MS Access
Tìm hiểu các thành phần chính của báo cáo
Tìm hiểu các dạng báo cáo
Tìm hiểu các cách tạo báo cáo
Tìm hiểu các định dạng xuất báo cáo
Tìm hiểu các quy tắc thiết kế báo cáo hiệu quả cho doanh nghiệp
Nhắc lại bài cũ
Giới thiệu về Báo cáo (Report) trong MS Access
Tìm hiểu các thành phần chính của báo cáo
Tìm hiểu các dạng báo cáo
Tìm hiểu các cách tạo báo cáo
Tìm hiểu các định dạng xuất báo cáo
Tìm hiểu các quy tắc thiết kế báo cáo hiệu quả cho doanh nghiệp
Trang 31 Tìm hiểu các kĩ thuật để thiết kế báo cáo nâng cao
2 Tạo một số báo cáo nâng cao và đặc biệt
Mục tiêu bài học hôm nay
1 Tìm hiểu các kĩ thuật để thiết kế báo cáo nâng cao
2 Tạo một số báo cáo nâng cao và đặc biệt
Trang 41.1 Sắp xếp và nhóm dữ liệu
1.2 Thêm các tính toán vào báo cáo
1.3 Các phương pháp để kích hoạt báo cáo
1.4 Điều khiển đầu ra báo cáo
1 Các kĩ thuật thiết kế báo cáo nâng cao
1.1 Sắp xếp và nhóm dữ liệu
1.2 Thêm các tính toán vào báo cáo
1.3 Các phương pháp để kích hoạt báo cáo
1.4 Điều khiển đầu ra báo cáo
Trang 5Sắp xếp và nhóm các bản ghi
dựa trên giá trị của một hoặc
một nhóm các cột dữ liệu
Sử dụng công cụ Group &
Sort trong menu Design để
Sử dụng công cụ Group &
Sort trong menu Design để
tiến hành sắp xếp và nhóm dữ
liệu
Trang 6Sắp xếp dữ liệu:
Lựa chọn “Add a Sort”
Lựa chọn cột trong danh sách
Sort By để sắp xếp
Lựa chọn thứ tự sắp xếp trong
danh sách Sort Order :
Tăng dần/Giảm dần Theo thứ tự A->Z hoặc ngược
Sắp xếp và nhóm dữ liệu
Sắp xếp dữ liệu:
Lựa chọn “Add a Sort”
Lựa chọn cột trong danh sách
Sort By để sắp xếp
Lựa chọn thứ tự sắp xếp trong
danh sách Sort Order :
Tăng dần/Giảm dần Theo thứ tự A->Z hoặc ngược
Trang 8Có thể chỉ định sắp xếp hiển thị trên mỗi nhóm
Sắp xếp và nhóm dữ liệu
Có thể chỉ định sắp xếp hiển thị trên mỗi nhóm
Trang 9Có thể thêm các tính toán cho mỗi nhóm và chỉ định kết quả hiển thị nằm ở phần nào của báo cáo
Sắp xếp và nhóm dữ liệu
Trang 10Có thể thêm tiêu đề cho nhóm
Có thể tùy chọn để đầu nhóm hoặc chân nhóm ẩn đi hoặc hiện trong báo cáo
Sắp xếp và nhóm dữ liệu
Trang 12Mục đích: cần thêm thông tin thống kê cho dữ liệu như tổng giá trị,trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất…
Các tính toán có thể là:
Lấy từ các cột (còn gọi là các điều khiển bị buộc)
Sử dụng công cụ Group & Sort Lấy từ giá trị nhập vào qua các Textbox, hoặc là kết quả của một biểu thức (còn gọi là các điều khiển không buộc)
Thêm Textbox vào báo cáo
1.2 Thêm các tính toán vào báo cáo
Mục đích: cần thêm thông tin thống kê cho dữ liệu như tổng giá trị,trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất…
Các tính toán có thể là:
Lấy từ các cột (còn gọi là các điều khiển bị buộc)
Sử dụng công cụ Group & Sort Lấy từ giá trị nhập vào qua các Textbox, hoặc là kết quả của một biểu thức (còn gọi là các điều khiển không buộc)
Thêm Textbox vào báo cáo
Trang 13Sử dụng công cụ Group & Sort:
Sau khi đã lựa chọn cột làm cơ sở tính toán, lựa chọn kiểu tính như: Sum, Average, Maximum…
Lựa chọn 1 trong 4 ô Checkbox:
Show Grand Total : Tính trên toàn bộ dữ liệu và kết quả tính nằm trong phần chân báo cáo
Show Group Total as % of Grand Total: giá trị tính toán là % của nhóm so với toàn bộ dữ liệu, kết quả tính nằm trong phần chân nhóm
Thêm các tính toán vào báo cáo
Sử dụng công cụ Group & Sort:
Sau khi đã lựa chọn cột làm cơ sở tính toán, lựa chọn kiểu tính như: Sum, Average, Maximum…
Lựa chọn 1 trong 4 ô Checkbox:
Show Grand Total : Tính trên toàn bộ dữ liệu và kết quả tính nằm trong phần chân báo cáo
Show Group Total as % of Grand Total: giá trị tính toán là % của nhóm so với toàn bộ dữ liệu, kết quả tính nằm trong phần chân nhóm
Trang 14Show in Group Header: kết quả tính nằm trong phần đầu nhóm Show in Group Footer: kết quả tính nằm trong phần chân nhóm
Thêm các tính toán vào báo cáo
Show in Group Header: kết quả tính nằm trong phần đầu nhóm Show in Group Footer: kết quả tính nằm trong phần chân nhóm
Trang 15Thêm Textbox vào báo cáo:
Lựa chọn Property Sheet để thiết lập các thuộc tính cho Textbox
Thiết lập 4 thuộc tính: Format, Decimal Places, Default Value, Name
Thêm các tính toán vào báo cáo
Mô tả biểu thức tính toán
cho thuộc tính Control
Source bằng cách mô tả
trực tiếp hoặc sử dụng
công cụ Expression Builder
Thêm Textbox vào báo cáo:
Lựa chọn Property Sheet để thiết lập các thuộc tính cho Textbox
Thiết lập 4 thuộc tính: Format, Decimal Places, Default Value, Name
Mô tả biểu thức tính toán
cho thuộc tính Control
Source bằng cách mô tả
trực tiếp hoặc sử dụng
công cụ Expression Builder
Trang 16Cho phép bạn xem báo cáo mà không phải lựa chọn chế độ Print
Preview
Có 2 cách để kích hoạt/mở báo cáo:
Sử dụng Nút lệnh (Command Button)
Sử dụng Macro
1.3 Các phương pháp kích hoạt báo cáo
Cho phép bạn xem báo cáo mà không phải lựa chọn chế độ Print
Preview
Có 2 cách để kích hoạt/mở báo cáo:
Sử dụng Nút lệnh (Command Button)
Sử dụng Macro
Trang 17Kích hoạt báo cáo bằng nút lệnh:
Có thể tạo nút lệnh trong một biểu mẫu để kích hoạt báo cáo
Nút lệnh trong biểu mẫu có thể gắn với các hoạt động như bảng sau:
Kích hoạt báo cáo bằng macro
Các phương pháp kích hoạt báo cáo
Kích hoạt báo cáo bằng nút lệnh:
Có thể tạo nút lệnh trong một biểu mẫu để kích hoạt báo cáo
Nút lệnh trong biểu mẫu có thể gắn với các hoạt động như bảng sau:
Kích hoạt báo cáo bằng macro
Trang 18Mục đích:
Làm cho báo cáo dễ đọc hơn với các ngắt trang
Yêu cầu bắt đầu mỗi phần của báo cáo tại đầu của cột hoặc hàng
Làm cho tất cả các thành phần xuất hiện đồng thời trên trang báo cáo
1.4 Điều khiển đầu ra báo cáo
Trang 19Tạo các ngắt trang:
Mở báo cáo trong chế độ Design View và lựa chọn phần báo cáo muốn làm việc
Lựa chọn Property Sheet -> chọn tab Format để thiết lập giá trị cho
thuộc tính Force New Page là 1 trong 3 giá trị sau:
Before Section After Section Before & After Section
Điều khiển đầu ra báo cáo
Tạo các ngắt trang:
Mở báo cáo trong chế độ Design View và lựa chọn phần báo cáo muốn làm việc
Lựa chọn Property Sheet -> chọn tab Format để thiết lập giá trị cho
thuộc tính Force New Page là 1 trong 3 giá trị sau:
Before Section After Section Before & After Section
Trang 20Yêu cầu bắt đầu mỗi phần báo cáo:
Mở báo cáo trong chế độ Design View và lựa chọn phần báo cáo muốn làm việc
Lựa chọn Property Sheet -> chọn tab Format để thiết lập giá trị cho
thuộc tính Row or Col 1 trong 3 giá trị sau:
Before Section After Section Before & After Section
Điều khiển đầu ra báo cáo
Yêu cầu bắt đầu mỗi phần báo cáo:
Mở báo cáo trong chế độ Design View và lựa chọn phần báo cáo muốn làm việc
Lựa chọn Property Sheet -> chọn tab Format để thiết lập giá trị cho
thuộc tính Row or Col 1 trong 3 giá trị sau:
Before Section After Section Before & After Section
Trang 21Hiển thị đồng thời tất cả các thành phần:
Mở báo cáo trong chế độ Design View và lựa chọn phần báo cáo muốn làm việc
Lựa chọn Property Sheet -> chọn tab Format để thiết lập cho thuộc tính
Row or Col là Yes
Điều khiển đầu ra báo cáo
Trang 222.1 Báo cáo nhiều cột
2.2 Báo cáo chính phụ
2.3 Báo cáo PivotChart
2 Một số báo cáo đặc biệt
Trang 23Các báo cáo cơ bản đã học đều là báo cáo đơn cột (signle-column)
Báo cáo đơn cột thích hợp khi có cột rỗng
Ngược lại, sử dụng báo cáo nhiều cột để tránh lãng phí không giantrống
2.1 Báo cáo nhiều cột
Các báo cáo cơ bản đã học đều là báo cáo đơn cột (signle-column)
Báo cáo đơn cột thích hợp khi có cột rỗng
Ngược lại, sử dụng báo cáo nhiều cột để tránh lãng phí không giantrống
Trang 24Áp dụng cho báo cáo dạng cột
Thiết lập các lựa chọn trong Page Setup
Trong cửa sổ Page Setup, lựa chọn Tab
Column để thiết lập:
Số cột,
Kích thước cột,
Cách hiển thị cột: Down, Then Across
hoặc Across Then Down
Báo cáo nhiều cột
Áp dụng cho báo cáo dạng cột
Thiết lập các lựa chọn trong Page Setup
Trong cửa sổ Page Setup, lựa chọn Tab
Column để thiết lập:
Số cột,
Kích thước cột,
Cách hiển thị cột: Down, Then Across
hoặc Across Then Down
Trang 25Ví dụ:
Báo cáo nhiều cột
Trang 26Áp dụng cho các bảng có quan hệ 1-Nhiều
Với mỗi bản ghi của bảng chính sẽ có một danh sách bản ghi nằmtrong bảng phụ
Từ đó tạo ra báo cáo chính/phụ (Main/Subreport)
Báo cáo chính : thể hiện một bản ghi trong bảng chính
Báo cáo phụ : thể hiện các bản ghi tương ứng trong bảng phụ liên kết với bản ghi chính (trong bảng chính)
2.2 Báo cáo chính phụ
Áp dụng cho các bảng có quan hệ 1-Nhiều
Với mỗi bản ghi của bảng chính sẽ có một danh sách bản ghi nằmtrong bảng phụ
Từ đó tạo ra báo cáo chính/phụ (Main/Subreport)
Báo cáo chính : thể hiện một bản ghi trong bảng chính
Báo cáo phụ : thể hiện các bản ghi tương ứng trong bảng phụ liên kết với bản ghi chính (trong bảng chính)
Trang 27Tạo báo cáo chính phụ sử dụng Report Wizard:
Báo cáo chính phụ
Bước 1
Chọn các cột cho báo cáo chính
Bước 2
Tiếp tục chọn các cột cho báo cáo phụ
Trang 30PivotChart có thể được thêm vào như một phần của báo cáo
Cách tạo báo cáo PivotChart:
1 Bước 1 : Tạo trước một biểu mẫu PivotChart
2 Bước 2: Đưa biểu mẫu PivotChart vào báo cáo dưới dạng một điều
khiển của báo cáo này Gọi là báo cáo phụ
3 Bước 3 : Mở báo cáo chính và thêm báo cáo phụ vào sử dụng công cụ
Subform/Subreport
2.4 Báo cáo PivotChart
PivotChart có thể được thêm vào như một phần của báo cáo
Cách tạo báo cáo PivotChart:
1 Bước 1 : Tạo trước một biểu mẫu PivotChart
2 Bước 2: Đưa biểu mẫu PivotChart vào báo cáo dưới dạng một điều
khiển của báo cáo này Gọi là báo cáo phụ
3 Bước 3 : Mở báo cáo chính và thêm báo cáo phụ vào sử dụng công cụ
Subform/Subreport
Trang 31Dữ liệu trong báo cáo có thể được sắp xếp, phân thành nhóm hoặcđược tính toán dựa trên các hàm toán học cơ bản.
Có thể sử dụng Nút lệnh hoặc Macro để mở xem báo cáo mà khôngcần chức năng Print Preview hoặc Layout View
Có thể thiết lập để điều khiển cách in ra dữ liệu của báo cáo
Một số kiểu báo cáo đặc biệt như: báo cáo nhiều cột, báo cáo chínhphụ, nhãn thư, báo cáo trộn thư, báo cáo PivotChart
Có thể thiết lập để điều khiển cách in ra dữ liệu của báo cáo
Một số kiểu báo cáo đặc biệt như: báo cáo nhiều cột, báo cáo chínhphụ, nhãn thư, báo cáo trộn thư, báo cáo PivotChart