tài liệu vận hành và quản trị etimegold chương 14 tính lương

Nút [Chỉnh sửa]: Dùng để cập nhật lại thông tin ngạch lương đã khởi tạo tại dòng ngạch lương đang GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ngạch Bậc Lương] người dùng tham khảo tài liệu chương

 Xem kết quả số liệu hạng mục cơ bản theo ngày được chọn

 Chọn nhân viên để tính lương

 Tính lương theo nhân viên chỉ định

 Tính lương theo phòng ban

 Tính lương theo chi nhánh

 Tính lương toàn tổng công ty

 Trích lọc dữ liệu lương

 Truy xuất báo cáo lương

 Tự điều tra kết quả lương của nhân viên

 Quản lý lương chuyển khoản/ tiền mặt

 Truy xuất báo cáo chi tiết

 In ấn phiếu lương cá nhân

 Truy xuất số liệu tổng hợp lương

 Tự điều chỉnh và thay đổi báo cáo lương phù hợp với nhu cầu thực tế của công ty

 Trích lọc số liệu chi tiết (tổng hợp) của nhân viên theo từng phòng ban phục vụ báo cáo cho các cơ quan nhà nước: BHXH, TTNCN

 Trích lọc số liệu chi tiết (tổng hợp) của nhân viên theo từng chi nhánh phục vụ báo cáo cho các cơ quan nhà nước: BHXH, TTNCN

 Trích lọc số liệu chi tiết (tổng hợp) của nhân viên trong tổng cty phục vụ báo cáo cho các cơ quan nhà nước: BHXH, TTNCN

A HƯỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN

I Định nghĩa ngạch bậc lương

Chức năng [Ngạch bậc lương] được sử dụng khi doanh nghiệp sử dụng tính lương theo thang bảng lương

Hướng dẫn từng bước thực hành

Nội dung thực hành: Khởi tạo ngạch bậc lương cho cấp trưởng phòng

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ngạch Bậc Lương]

2 Tại phần lưới dữ liệu ngạch lương chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo ngạch lương mới

GHI CHÚ:

Nút [Xóa]: Dùng để xóa dòng ngạch lương đang chọn Nếu ngạch lương có các bậc lương đã khởi tạo

bên dưới thì khi xóa ngạch lương, các bậc lương cũng sẽ bị xóa theo

Nút [Chỉnh sửa]: Dùng để cập nhật lại thông tin ngạch lương đã khởi tạo tại dòng ngạch lương đang

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Ngạch Bậc Lương] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

3 Màn hình mới hiện ra cho phép người dùng khai báo ngạch lương

4 Tại cột [Mã ngạch lương] nhập “NTP”

5 Tại cột [Tên ngạch lương] nhập “Ngạch Trưởng Phòng”

6 Tại cột [Hệ số khởi điểm ngạch] nhập “1.4”

7 Tại cột [Tiền khởi điểm ngạch] nhập “1120000”

8 Chọn [Lưu Trữ] để hoàn thành khởi tạo ngạch lương.

Nút [Lưu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo

 Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt

 (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)



9 lick chọn ngạch lương mới tạo có mã ngạch [NTP].

10 Tại phần [Bậc Lương] chọn [New] để bắt đầu khởi tạo bậc lương cho ngạch lương đang chọn

11 Tại phần [Bậc Lương] xuất hiện giao diện mới cho phép người dùng khai báo bậc lương

12 Tại cột [Mã bậc lương] nhập “BTP1”.

13 Tại cột [Tên bậc lương] nhập “Bậc 1”.

14 Tại cột [Hệ số khởi điểm bậc] nhập “1.4”.

 Bắt buộc nhập liệu

 Bắt buộc nhập liệu

 Không được nhập trùng.

 Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt

(Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)



16 Chọn [Save] để lưu lại khởi tạo bậc lương

1 Tương tự khởi tạo các bậc lương khác cho ngạch lương đang chọn

GHI CHÚ:

Nút [Delete]: Dùng để xóa dòng bậc lương đang chọn

Nút [Edit]: Dùng để chỉnh sửa lại dòng bậc lương đang chọn

II Khởi tạo hạng mục cơ bản

Hướng dẫn từng bước thực hành

Nội dung thực hành: Khởi tạo hạng mục cơ bản có tên phụ cấp tay nghề

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hạng Mục Cơ Bản]

2 Giao diện ban đầu của chức năng [Hạng Mục Cơ Bản]

3 Ý nghĩa các nút chức năng ở mỗi vùng

Vùng quản lý các hạng mục cơ bản

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Hạng Mục Cơ Bản] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

Vùng lịch sử nhập liệu

Dùng để tạo mới giá trị hiệu lực cho hạng mục đang chọn ở trên Dùng để chỉnh sửa giá trị hiệu lực đã khai báo

Dùng để xóa giá trị hiệu lực đang chọn

Chọn nhân viên hiệu lực cho giá trị và loại hạng mục đang chọn Xóa nhân viên đang click chọn ra khỏi lưới dữ liệu

Cập nhật giá trị mới cho nhân viên

Vùng bảng kết quả

Làm mới lại lưới dữ liệu, cập nhật giá trị mới trên lưới

Xuất file Excel bảng kết quả đang hiển thị

4 Khởi tạo hạng mục cơ bản mới

a Chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo hạng mục cơ bản mới

b Màn hình mới hiện ra cho phép người dùng nhập liệu

c Tại cột [Ký hiệu] nhập “PCTN”

d Tại cột [Mô tả] nhập “Phụ cấp tay nghề”

e Tại cột [Ngày hiệu lực] chọn nút looku để chọn ngày tháng bắt đầu hiệu lực cho hạng mục đang

tạo

 Bắt buộc nhập liệu

 Bắt buộc nhập liệu

 Không được nhập trùng

 Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt

 (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)

h Click chọn nút [Lưu Trữ] để lưu lại khởi tạo

5 Khai báo giá trị cho hạng mục [Phụ cấp tay nghề] mới tạo ra

a Chọn [Tạo Mới] tại vùng nhập liệu giá trị hiệu lực

b Màn hình mới hiển thị cho phép nhập liệu giá trị

c Tại cột [Ngày] chọn ngày 28/2/2012, đây là ngày hiệu lực cho giá trị

d Tại cột [Giá Trị] nhập “200000”

e Tại cột [Ghi chú] nhập “Tiền phụ cấp tây nghề”

Nút [Lưu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi

tạo khác

Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.

f Chọn [Lưu Trữ] để hoàn thành khởi tạo

6 Khai báo vùng chọn nhân viên hiệu lực

a Click chọn nút [Chọn Nhân Viên] để bắt đầu chọn nhân viên hiệu lực cho hạng mục và giá trị

hiệu lực đang chọn

b Form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên

Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.

c Check chọn nhân viên có mã AC = 1 và click nút [Thực Hiện] để hoàn thành việc chọn

7 Xem bảng kết quả

a Tại cột [Ngày hiệu lực] click chọn để chọn ngày xem kết quả

b Click chọn ngày 28/2/2012

c Click chọn nút [Refresh] để xem hiệu lực nhân viên tại ngày đang chọn

GHI CHÚ:

Nếu thời điểm [Ngày Hiệu Lực] bé hơn ngày hiệu lực khởi tạo hạng mục thì cột dữ liệu giá trị sẽ

không được hiển thị khi xem

Tại cột giá trị hiệu lực cũng có thời gian hiệu lực, tức là một nhân viên tại các thời điểm sẽ có biến động về giá trị trong hạng mục cơ bản này

Nếu giá trị hạng mục cơ bản có thời gian hiệu lực lớn hơn giá trị [Ngày Hiệu Lực] tại bảng kết quả

thì bảng sẽ hiển thị giá trị hiệu gần nhất

III Nhập liệu phiếu đăng ký hạng mục cơ bản và hiệu lực

Một số nút chức năng trên giao diện

Nhóm nút ở tab [Nhân Viên]

Hiển thị danh sách NV trong phiếu đăng ký hạng mục cơ bản đang chọn

Tạo mới phiếu đăng ký đăng ký hạng mục cơ bản

Nội dung thực hành: Đăng ký nhân viên có Mã AC là 12 hưởng Phụ cấp tay nghề từ ngày 15/03/2012

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản]

2 Chọn nút [Tạo Mới] và khai báo thông tin

a Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chứng từ] nhập “CTBas1”

 Bắt buộc nhập liệu

 Không cho phép nhập trùng

 Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt

(Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng

b Cột [Ngày chứng từ]: click vào biểu tượng , chọn “15/03/2012”

c Tại cột [Mã hạng mục cơ bản],click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị danh sách

hạng mục cơ bản đã khởi tạo trong chức năng [Hạng Mục Cơ Bản] Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên hạng mục] là “Phụ cấp tay nghề” Click nút [Thực hiện]

d Cột [Tên hạng mục cơ bản]: bỏ qua không nhập liệu

e Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký phiếu hạng mục cơ bản”

 Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield)

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu

Tham khảo phần II – mục A của chương 14 này để hiểu cách khởi tạo hạng mục cơ bản

 Bắt buộc nhập liệu

 Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime

f Click chọn tab [Nhân Viên], tại côt [Mã AC], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị

form danh sách nhân viên

g Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 12 Click nút [Thực hiện]

h Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức

danh]: bỏ qua không nhập liệu

i Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị mới] nhập “200”

j Đặt trỏ chuột tại cột [Lý do] nhập “Hưởng pc tay nghề từ tháng 3”

 Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield)

3 Click nút [Cập Nhật]

Hình minh họa: : Nhập liệu phiếu đăng ký hạng mục cơ bản cho nhân viên Mã AC=12

Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu.

Chỉnh sửa phiếu đăng ký đổi hạng mục cơ bản

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa danh sách nhân viên trong phiếu đăng ký đổi hạng mục cơ bản có Mã chứng

từ là “CTBas1”: thêm nhân viên có Mã AC=57 vào phiếu này

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã chứng từ] =

4 Tại côt [Mã AC], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form danh sách nhân viên

5 Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 57 Click nút [Thực hiện]

6 Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức danh]:

bỏ qua không nhập liệu

 Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield)

7 Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57 Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thêm nhân viên

AC=57 vào phiếu CTBas1”

8 Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để hoàn tất chỉnh sửa phiếu đổi lịch làm việc

 Xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về cách lọc dữ liệu trên lưới

Hủy bỏ thông tin phiếu đăng ký đổi hạng mục cơ bản đã nhập liệu

Hủy bỏ thông tin nhân viên tham gia trong phiếu thay đổi lịch làm việc

Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có Mã AC=57 khỏi phiếu thay đổi hạng mục cơ bản có Mã chứng từ là

CTBas1

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã chứng từ] =

4 Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57

5 Click chọn nút [Xóa Nhân Viên ], click nút [OK]

6 Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để hoàn tất việc xóa nhân viên trong phiếu đăng ký đổi lịch làm việc

Hủy bỏ phiếu thay đổi hạng mục cơ bản đã đăng ký

Nội dung thực hành: Xóa phiếu thay đổi hạng mục cơ bản có Mã chứng từ là CTBas1

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã chứng từ] =

IV Tính lương

Hướng dẫn từng bước thực hành

Nội dung thực hành: Thực hiện tính lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty vào tháng 1.2012 trong kỳ lương “Kỳ lương Cty TNHH An Nguyên”

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tính Lương]

2 Chọn thông tin tính lương

a Tại cột [Tháng], click vào biểu tượng , chọn “1”

b Tại cột [Năm], click vào biểu tượng , chọn “2012”

c cột [Kỳ Lương], click vào biểu tượng , màn hình hiển thị danh sách kỳ lương

d Trong form [Chọn Kỳ Lương…], click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên nhóm] là “Kỳ lương Cty

An Nguyên” Click nút [Thực Hiện]

 Xem tài liệu chương 13 để hiểu cách định nghĩa kỳ lương

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Tính Lương] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng

nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng

3 Vùng [DS Nhân Viên]: hệ thống hiển thị danh sách những nhân viên hiệu lực tính lương trong kỳ

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách lọc nhân viên theo cây thư mục

Nút chức năng trong vùng giao diện [DS Nhân Viên]

Nút : khi click vào nút này, màn hình hiển thị form [Chọn Nhân Viên] cho người

dùng check chọn thêm nhân viên tính lương

Nút : xóa nhân viên ra khỏi danh sách hiệu lực tính lương

+ Chỉ xóa nhân viên đang được chọn trên lưới dữ liệu danh sách nhân viên chờ tính lương + Cho phép xóa nhiều nhân viên cùng lúc

+ Giữ phím Ctrl trên bàn phím và click chọn nhiều nhân viên trên từng dòng riêng lẻ

+ Giữ phím Shift trên bàn phím và click chọn nhiều nhân viên trên từng dòng liên tiếp

 Xem tài liệu chương 13 để hiểu cách phân bổ nhân viên hiệu lực trong kỳ lương

CHỌN NHÂN VIÊN TÍNH LƯƠNG THEO NHU CẦU THỰC TẾ Chọn nhân viên trực tiếp

Chọn nhân viên theo phòng ban (bộ phận)

Chọn nhân viên theo chi nhánh

4 Click nút [Tính], click nút [OK] để thực hiện quá trình tính lương.

Nút [Tính] & chọn lựa [Tính Option]

Mặc định hệ thống sẽ xóa dữ liệu lương đã được lưu trữ khi người dùng chọn tính lương với cùng thời gian và cùng kỳ lương đã tính

Trong thực tế vận hành, sau khi đã thực hiện lưu trữ dữ liệu, người dùng có nhu cầu tính lại lương của

01 vài nhân viên mà không muốn xóa đi kết quả đã lưu trữ của các nhân viên khác trong cùng điều kiện tính lương

Chọn lựa hỗ trợ người dùng vận hành hệ thống trong trường hợp vừa nêu trên

Mô tả kết quả của nút [Tính] & chọn lựa [Tính Option]

Không check [Tính Option]

và click nút [Tính] Xóa toàn bộ dữ liệu lương đã lưu trữ (nếu có) ở thời điểm tháng,

năm và kỳ lương đang chọn tính lương

Có check [Tính Option] và

click nút [Tính] Xóa toàn bộ dữ liệu lương đã lưu trữ ở thời điểm tháng, năm và kỳ lương đang chọn tính lương (nếu có) của những nhân viên đang

được tính lương trên lưới [DS Nhân Viên]

Hình minh họa: : Hệ thống đang thực hiện quá trình Tính Lương

 Hệ thống chạy đến 100% thì hoàn tất quá trình tính lương

5 Thực hiện kiểm tra kết quả lương (nếu cần)

6 Tại nút [Tiện ích], Click vào biểu tượng , chọn nút [SAVE DB (All)] để thực hiện lưu trữ kết quả tính lương sử dụng cho quy trình kế tiếp Hoàn tất quá trình tính lương.

Có 02 lựa chọn lưu trữ dữ liệu lương

Lựa chọn 1: Lưu trữ toàn bộ

Nút : lưu trữ dữ liệu ở thời điểm tháng, năm, kỳ lương đang chọn thực hiện tính lương

của toàn bộ nhân viên có trong lưới [DS Nhân Viên]

Lựa chọn 2: Lưu trữ nhân viên được chọn

Nút : lưu trữ dữ liệu ở thời điểm tháng, năm, kỳ lương đang chọn thực hiện tính

lương của những nhân viên thuộc dòng dữ liệu đang chọn trong lưới [DS Nhân Viên]

(Xem tài liệu chương 1 để hiểu cách chọn nhân viên trên lưới dữ liệu)

 Người dùng thực hiện thao tác này sau khi đã chắc chắn về kết quả lương cuối cùng

 Xem phần V – mục A của chương 14 này để tìm hiểu các thao tác hỗ trợ quá tình kiểm lương

Lưu trữ & chọn lựa [Tính Option]

Mô tả kết quả lưu trữ & chọn lựa [Tính Option]

Không check [Tính Option]

và click nút [Save DBv(All)] Lưu trữ để thay thế toàn bộ dữ liệu lương ở thời điểm tháng,

năm và kỳ lương đang chọn tính lương của toàn bộ nhân viên

Có check [Tính Option] và

click nút [Save DBv(All)]

Lưu trữ để thay thế dữ liệu lương ở thời điểm tháng, năm và

kỳ lương đang chọn tính lương của những nhân viên hiện có

trên lưới [DS Nhân Viên]

Nút [Save DB (Selected)] Lưu trữ của nút này không chịu ảnh hưởng của chọn lựa

[Tính Option]

V Xem kết quả lương

Bảng kết quả chi tiết này sẽ hỗ trợ người dùng điều tra số liệu lương cho từng nhân viên

Trích lọc dữ liệu lương

Các lưới dữ liệu công đều cho phép người dùng trích lọc dữ liệu

Nội dung thực hành: Lọc dữ liệu lương chi tiết tháng 1.2012 của nhân viên Mã AC=5 với điều kiện lọc là [Tên Hạng Mục Lương]=”Phụ cấp tay nghề”

1 Thực hiện tính lương tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=5

2 Tại vùng lưới dữ liệu hiển thị kết quả lương chi tiết:

a Ở cột [Tên Hạng Mục Lương], click chuột vào biểu tượng , chọn dòng dữ liệu “Phụ cấp tay

nghề”

 Xem phần IV – mục A của chương 14 này để thực hiện tính lương

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu

Hình minh họa: Màn hình hiển thị sau khi hệ thống thực thi xong “Tính Lương”