tài liệu vận hành và quản trị etimegold chương 3 khởi tạo quản lý

GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Phòng Ban] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng... GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [

Trang 1

Chương 3

Khởi Tạo Quản Lý

Hoàn thành chương này, bạn sẽ hiểu và vận hành được các nội dung sau:

 Cách khởi tạo danh sách phòng ban (bộ phận) trong công ty

 Thiết lập cơ cấu tổ chức công ty (tổng cty, chi nhánh,…) trên eTimeGold

 Quản lý sự biến đổi cơ cấu tổ chức trong công ty theo thời gian

 Cách khởi tạo danh sách chức vụ trong công ty

 Quản lý sự thay đổi danh sách chức vụ trong công ty theo thời gian

 Cách khởi tạo danh sách chức danh trong công ty

 Phân cấp chức danh theo cấp bậc quản lý

 Quản lý sự thay đổi danh sách chức danh theo thời gian

 Hiệu lực chức danh theo phân cấp phòng ban

 Tạo mã văn bản phát sinh tự động theo quy định quản lý của công ty

 Định dạng phần tử chạy và phần tử cố định của mã văn bản

 Lập kế hoạch phát mã văn bản cho thời gian sắp tới

 Tìm kiếm quy định phát mã văn bản đã được áp dụng ở thời điểm quá khứ nhằm hỡ trợ truy vết, tham khảo

 Định nghĩa các yếu tố đặc trưng cho từng nhân viên thuộc từng chi nhánh

 Khai báo giá trị thuộc tính để làm căn cứ quản lý và áp dụng chính sách, phúc lợi cho nhân viên

Để bắt đầu với việc quản lý trên eTimeGold thì người sử dụng cần phải khởi tạo ra một hệ thống cơ cấu tổ chức

để có thể quản lý hệ thống đó từ trên xuống dưới theo các phòng ban thực tế

Trang 2

A HƯỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN

I Khởi tạo phòng ban (bộ phận) trong công ty

Hướng dẫn từng bước thực hành

Nội dung thực hành: Tạo mới phòng ban có tên [Phòng Kinh Doanh] với mã phòng ban [PKD]

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phòng Ban]

2 Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo

3 Nhập các thông tin liên quan trong phần khởi tạo

a Đặt trỏ chuột tại cột [Tên phòng ban] nhập “Phòng Kinh Doanh”

b Đặt trỏ chuột tại cột [Mã phòng ban] nhập “PKD”

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Phòng Ban] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

Trang 3

c Click nút [Lưu Trữ] để hoàn thành khởi tạo

Nút [Lưu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi

tạo khác

Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.

Trang 4

II Chỉnh sửa phòng ban (bộ phận) đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa [Mã phòng ban] từ [PKD] thành mã [KinhDoanh]

2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Kinh Doanh].

3 Chọn [Cập nhật] để hiện ra form chỉnh sửa.

4 Đặt trỏ chuột tại cột [Mã phòng ban] sửa “PKD” thành “KinhDoanh”.

5 Chọn [Lưu Trữ] để hoàn thành chỉnh sửa.

 Xem tài liệu chương I để biết cách xem và chọn theo cấu trúc [Cây thư mục]

 Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách Đăng nhập hệ thống và Phân bổ chức năng

Trang 5

III Xóa phòng ban (bộ phận) đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Xóa phòng ban [Phòng Kinh Doanh] với mã phòng ban [KinhDoanh]

2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Kinh Doanh].

3 Chọn nút [Xóa], click chọn [OK] để hoàn tất việc xóa phòng ban.

GHI CHÚ:

Khi xóa phòng ban, nhân viên thuộc phòng ban bị xóa sẽ thuộc về phòng ban liền kề trước theo thứ tự thời gian

Ví dụ:

NV A thuộc [Phòng kế toán] từ ngày 1/1/2011

Đến ngày 1/2/2012 chuyển sang [Phòng kinh doanh]

Ngày 4/4/2012 thực hiện xóa phòng ban [Phòng kinh doanh]

Sau khi xóa [Phòng kinh doanh] thì NV A sẽ thuộc về [Phòng kế toán]

 Xem tài liệu chương I để biết cách xem và chọn theo cấu trúc [Cây thư mục]

 Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách Đăng nhập hệ thống và Phân bổ chức năng

Trang 6

IV Đăng ký chuyển phòng ban (bộ phận) và hiệu lực

Có 03 cách thực hiện thay đổi thông tin phòng ban cho nhân viên

Nội dung thực hành: Thay đổi phòng ban cho nhân viên có mã AC là 5000 từ [Phòng Kế Toán] thành [Phòng Nhân Sự]

Cách 1: Thay đổi phòng ban trong hồ sơ nhân viên

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ sơ nhân viên]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 5000

chọn phòng ban

4 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Nhân Sự]

5 Chọn nút [Thực Hiện] để hoàn thành việc chọn phòng ban cần chuyển đổi

6 Click nút [Cập Nhật], chọn [OK] để hoàn tất chuyển đổi phòng ban trong hồ sơ nhân viên

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu

Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau

1 Click nút [Danh Sách].

2 Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “5000” và enter để thực hiện tìm kiếm

3 Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 5000

4 Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

Trang 7

Cách 2: Thay đổi phòng ban tại chức năng khởi tạo phòng ban

2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Nhân Sự]

3 Click [Chọn NhânViên], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên phân bổ vào [Phòng nhân sự]

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Phòng Ban] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

Trang 8

4 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] là 5000

Trang 9

Cách 3: Nhập phiếu đăng ký chuyển phòng ban

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Phòng Ban]

2 Click chọn [Tạo Mới]

3 Tại cột [Mã phòng ban mới] chọn nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn phòng ban…]

4 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Nhân Sự] , chọn [Thực hiện]

5 Đặt trỏ tại cột [Mã chứng từ] nhập “CPNS_001”

6 Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Phiếu chuyển sang phòng nhân sự ”

cho phép người dùng chọn nhân viên vào phiếu chuyển

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Chuyển Phòng Ban] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

Trang 10

8 Chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] là 5000

9 Click chọn [Cập Nhật] để hoàn thành việc chuyển phòng ban

GHI CHÚ:

Khi nhập phiếu [Chuyển phòng ban] cho nhân viên thì thông tin phòng ban (bộ phận) của nhân viên

sẽ được tự động cập nhật theo phòng ban (bộ phận) đã được nhập liệu tại phiếu chuyển

Những nhân viên thay đổi thông tin phòng ban (bộ phận) theo cách 3 này thì Người dùng sẽ không được phép thay đổi thông tin phòng ban (bộ phận) theo cách 1 (chức năng Hồ sơ nhân viên), cách 2 (chức năng Khởi tạo phòng ban) nêu trên Cách chỉnh sửa thông tin phòng ban (bộ phận) là tạo thêm

một phiếu chuyển mới

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu

Trang 11

V Khởi tạo chức vụ trong công ty

Nội dung thực hành: Khởi tạo mới tên chức vụ là [Trưởng Phòng] có mã chức vụ là [TP]

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chức Vụ]

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chức Vụ] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

Trang 12

c Cột [Kiểm thẻ ra], [Kiểm thẻ vào]: sử dụng mặc định của eTimeGold

d Click nút [Lưu Trữ] để hoàn thành khởi tạo

tạo khác

 Xem tài liệu chương 6 để hiểu mối liên hệ giữa thông tin cột [Kiểm thẻ ra], [Kiểm thẻ

vào] và Chấm công

Trang 13

VI Chỉnh sửa chức vụ đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa mã chức vụ [TP] thành mã [TruongPhong]

2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Trưởng Phòng].

4 Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chức vụ] sửa “TP” thành “TruongPhong”.

GHI CHÚ:

Trang 14

VII Xóa chức vụ đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Xóa chức vụ [Trưởng Phòng] với mã chức vụ [TruongPhong]

2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Trưởng Phòng].

3 Chọn nút [Xóa], click chọn [OK] để hoàn tất việc xóa chức vụ.

GHI CHÚ:

Trang 15

VIII Đăng ký chuyển chức vụ và hiệu lực

Có 03 cách thực hiện thay đổi thông tin chức vụ cho nhân viên

Nội dung thực hành: Thay đổi chức vụ cho nhân viên có mã AC là 5000 từ [Kế Toán] thành [Nhân Viên]

Cách 1: Thay đổi chức vụ trong hồ sơ nhân viên

Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau

a Click nút [Danh Sách].

b Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “5000” và enter để thực hiện tìm kiếm

c Click chọn dòng dữ liệu của nhân viên có [Mã AC] là 5000

d Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới

GHI CHÚ:

Trang 16

Cách 2: Thay đổi chức vụ trong chức năng khởi tạo chức vụ

2 Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Nhân Viên]

3 Click [Chọn NhânViên], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chức Vụ], người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

Trang 17

4 Chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột [Mã AC] là 5000

5 Chọn nút [Thực hiện] để phân bổ chức vụ mới cho nhân viên này

Trang 18

Cách 3: Phiếu đăng ký chuyển chức vụ

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Chức vụ]

3 Tại cột [Mã chức vụ mới] chọn nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Chức Vụ…]

4 Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Nhân Viên]

5 Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chứng từ] nhập “CCV_001”

 Bắt buộc nhập liệu

 Không cho phép nhập trùng

 Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt

(Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Chuyển Chức Vụ] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

Trang 19

6 Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Phiếu chuyển sang chức vụ nhân viên ”

Nhân Viên]

9 Click chọn [Cập Nhật] để hoàn thành việc chuyển chức vụ

GHI CHÚ:

Khi nhập phiếu [Chuyển Chức Vụ] cho nhân viên thì thông tin chức vụ của nhân viên sẽ được tự

động cập nhật theo chức vụ đã được nhập liệu tại phiếu chuyển

Những nhân viên thay đổi thông tin chức vụ theo cách 3 này thì Người dùng sẽ không được phép thay đổi thông tin chức vụ theo cách 1 (chức năng Hồ sơ nhân viên), cách 2 (chức năng Khởi tạo

chức vụ) nêu trên Cách chỉnh sửa thông tin chức vụ là tạo thêm một phiếu chuyển mới

GHI CHÚ:

Trang 20

IX Khởi tạo chức danh trong công ty

Nội dung thực hành: Khởi tạo chức danh tên [Nhân Viên] có mã chức danh [NV]

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chức Danh]

a Tại ô [Tên chức danh] nhập “Nhân Viên”

b Tại ô [Nhân Viên] nhập “NV”

Trang 21

c Click nút [Lưu Trữ] để hoàn thành khởi tạo

tạo khác

Trang 22

X Chỉnh sửa chức danh đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa mã chức danh [NV] thành mã [NhanVien]

2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức danh] là [Nhân Viên].

4 Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chức danh] sửa “NV” thành “NhanVien”.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chức Danh] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

Trang 23

XI Xóa chức danh đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Xóa chức danh [Nhân Viên] với mã chức danh [NhanVien]

2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức danh] là [Nhân Viên].

3 Chọn nút [Xóa], click chọn [OK] để hoàn tất việc xóa chức danh.

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chức Danh] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

Trang 24

XII Đăng ký chuyển chức danh và hiệu lực

Có 03 cách thay đổi chức danh của nhân viên

Nội dung thực hành: Thay đổi chức danh cho nhân viên có mã AC là 5000 từ [Nhân Viên] thành [NV Văn Phòng]

Cách 1: Thay đổi chức danh trong hồ sơ nhân viên

Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau:

a Click nút [Danh Sách].

b Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “5000” và enter để thực hiện tìm kiếm

c Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 5000

d Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới

GHI CHÚ:

Trang 25

Cách 2: Thay đổi chức danh trong khởi tạo chức danh

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chức danh ]

2 Chọn tên chức danh [NV Văn Phòng]

3 Click nút [Chọn NhânViên], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chức Danh], người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

Trang 26

5 Chọn nút [Thực hiện] để phân bổ chức danh mới cho nhân viên này

Cách 3: Phiếu đăng ký chuyển chức danh

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Chức danh ]

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Chuyển Chức Danh] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

GHI CHÚ:

Sau khi thay đổi chức danh ở cách này thì thông tin chức danh trong chức năng hồ sơ nhân viên cũng

thay đổi theo

Tiêu đề	Tài liệu vận hành và quản trị eTimeGold Chương 3 Khởi Tạo Quản Lý
Trường học	Đại Học Dân Lập Duy Tân
Chuyên ngành	Quản Trị Hệ Thống Thông Tin
Thể loại	Tài liệu hướng dẫn vận hành

Định dạng
Số trang	53
Dung lượng	3,11 MB