tài liệu vận hành và quản trị etimegold chương 8 tăng ca

Một số nút chức năng trên giao diện Dùng để tạo mới thông tin một loại tăng ca Dùng để chỉnh sửa một thông tin loại tăng ca đã khởi tạo trước đó Dùng để xóa loại tăng ca đã tạo trước đó

Chương 8

Tăng Ca

Hoàn thành chương này, bạn sẽ hiểu và vận hành được các nội dung sau:

 Định nghĩa các loại tăng ca thích hợp với quy định của công ty

 Xử lý trường hợp loại tăng ca A chỉ áp dụng cho nhóm nhân viên 1, không áp dụng cho các nhóm nhân viên khác

 Xử lý khoảng thời gian được hưởng tăng ca đối với ca làm có thời gian làm thêm giờ vượt mốc 0h00 trong ngày

 Thiết lập cơ chế tự động tính tăng ca khi người lao động vô sớm hơn so với giờ vào quy định (tăng ca trước giờ vào)

 Khai báo khoảng thời gian nhỏ nhất khi vô sớm hơn so với giờ vào quy định thì được tính làm thêm giờ

 Làm tròn giờ tăng ca tự động theo quy tắc mong muốn của công ty

 Đăng ký tăng ca đối với ca làm việc trong ngày

 Đăng ký tăng ca đối với ca làm việc qua ngày (ca đêm)

 Chỉ định loại tăng ca được tính khi không muốn phần mềm tự động phân loại

 Làm tròn giờ tăng ca đăng ký theo quy tắc mong muốn của công ty

 Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ tăng ca

Tăng ca là khoảng thời gian làm thêm giờ Để tính được khoảng thời gian làm thêm này thì eTimeGold đã cung cấp cho người sử dụng công cụ để tính tăng ca

eTimeGold cho phép người quản lý tăng theo 2 cách : quản lý tăng ca tự động và quản lý tăng ca theo đăng ký Đồng thời cung cấp giao diện cho người dùng định nghĩa tăng ca theo hệ số phù hợp với chính sách tăng ca của công ty

A HƯỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN

I Khởi tạo tăng ca

Tùy vào đặc điểm làm thêm giờ của mỗi công ty thì sẽ có các loại tăng ca với hệ số khác nhau Chức năng

[Khởi Tạo Tăng Ca] hỗ trợ người dùng tự định nghĩa loại tăng ca theo đặc thù công việc của công ty

Một số nút chức năng trên giao diện

Dùng để tạo mới thông tin một loại tăng ca Dùng để chỉnh sửa một thông tin loại tăng ca đã khởi tạo trước đó Dùng để xóa loại tăng ca đã tạo trước đó

Làm mới lưới dữ liệu thông tin loại tăng ca đã khai báo Xuất báo cáo đối tượng nhân viên hiệu lực theo loại tăng ca

Hướng dẫn từng bước thực hành

Nội dung thực hành: khởi tạo loại tăng ca “OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày”, bắt đầu hiệu lực vào ngày

1.1.2012 đối với tất cả nhân viên

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]

2 Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu cho người dùng khai báo

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng

3 Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại tăng ca mới

a Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo], nhập “Tăng ca ngày thường ca ngày”

a Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “OT15”

b Click trỏ chuột tại cột [Ngày hiệu lực] chọn ngày “1/1/2012”

c Cột [Ngày hết hạn]

d Cột [Loại hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold

e Cột [Hủy bỏ]: sử dụng mặc định của eTimeGold

f Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo loại tăng ca trên eTimeGold”

4 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo

GHI CHÚ:

Ký hiệu báo cáo chính là hạng mục sử dụng cài đặt công thức lương

Tham khảo tài liệu chương 13 để hiểu cách thức đưa loại tăng ca vào cài đặt công thức lương

Nút [Lưu & Tạo Mới] dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo

khác Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3

Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu.

Hình minh họa: : Khởi tạo loại tăng ca “OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày”

 Có thể bỏ trống

 Có thể bỏ trống

 Bắt buộc nhập liệu

 Không cho phép nhập trùng

 Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt

(Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)

II Chỉnh sửa thông tin loại tăng ca đã khởi tạo

Trong quá trình sử dụng, người dùng phát sinh nhu cầu cần chỉnh sửa thông tin loại tăng ca đã khởi tạo

Hướng dẫn từng bước thực hành

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ký hiệu báo cáo của loại tăng ca OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày từ

“OT15” thành “OT150”

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]

2 Chọn dòng chứa loại tăng ca OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày trên lưới dữ liệu đang hiển thị

3 Click nút [Chỉnh Sửa] sẽ hiển thị form như sau

4 Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], sửa “OT15” thành “OT150”

5 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin vừa chỉnh sửa

III Hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã khởi tạo

Trường hợp thông tin khởi tạo sai hoặc quy định công ty không còn sử dụng loại tăng ca đã khai báo, người dùng mong muốn hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã được khởi tạo

Có 03 cách hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã khởi tạo

Cách 1: Đánh dấu hủy bỏ loại tăng ca

Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại tăng ca OT150_Tăng ca ngày thường ca ngày

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]

2 Chọn dòng chứa loại tăng ca OT150_Tăng ca ngày thường ca ngày trên lưới dữ liệu đang hiển thị

3 Click nút [Chỉnh Sửa] sẽ hiển thị form như sau

4 Click chuột check vào ô [Hủy bỏ]

5 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin

Cách 2: Khai báo điểm mốc hết hiệu lực loại tăng ca

Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại tăng ca OT195_Tăng ca ngày thường ca đêm từ ngày 31.1.2012

theo cách 2 nêu trên

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]

2 Chọn dòng chứa loại tăng ca OT195_Tăng ca ngày thường ca đêm trên lưới dữ liệu

3 Click nút [Chỉnh Sửa]

4 Tại cột [Ngày hết hạn] click trỏ chuột chọn ngày “31/1/2012”

5 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin

Cách 3: Xóa khỏi danh sách loại tăng ca đã khai báo

Nội dung thực hành: Xóa thông tin loại tăng ca OT160_Tăng ca đêm đặc biệt khỏi danh sách loại tăng ca

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]

2 Chọn dòng chứa loại tăng ca OT160_Tăng ca đêm đặc biệt trên lưới dữ liệu đang hiển thị

3 Click nút [Xóa], click nút [OK]

IV Điều kiện phân loại thời gian tăng ca

Khi nhân viên làm thêm giờ theo những khoảng thời gian khác nhau, các loại ngày khác nhau thì được công ty tính thời gian theo các hệ số khác nhau

Hướng dẫn từng bước thực hành

Nội dung thực hành: Khởi tạo loại tăng ca OT150_Tăng ca ngày thường ca ngày, bắt đầu hiệu lực vào ngày

1.1.2012 đối với tất cả nhân viên để ghi nhận những nhân viên tăng ca trong khoảng thời gian từ 06h sáng đến 22h đêm các ngày từ thứ 2 đến thứ 7 trong tuần

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]

2 Chọn [Tạo Mới]

3 Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại tăng ca mới

a Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Tăng ca ngày thường ca ngày”

b Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “OT150”

c Tại cột [Ngày hiệu lực] click chọn ngày “1/1/2012”

d Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo điều kiện phân loại OT trên eTimeGold”

4 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo

5 Chọn dòng chứa dữ liệu Tăng ca ngày thường ca ngày trên lưới danh sách loại tăng ca

6 Chọn tab dữ liệu [Điều Kiện Thời Gian]

a Dùng chuột click chọn các ô [Thứ Hai], [Thứ Ba], [Thứ Tư], [Thứ Năm], [Thứ Sáu], [Thứ

Bảy] ở mục [NGÀY TRONG TUẦN]

b Click nút [Lưu trữ], chọn [OK] để xác nhận lưu trữ

c Click nút [Tạo mới] ở mục [GIỜ TRONG NGÀY] nhập “06:00” ở cột [Từ Giờ], nhập “22:00”

ở cột [Đến Giờ] Click nút [Lưu Trữ]

V Tăng ca tự động trước giờ vào & Hiệu lực

Là khoảng thời gian làm việc trước giờ bắt đầu quy định vào của ca làm việc

Muốn hệ thống tính tăng ca tự động trước giờ vào, người dùng thiết lập trong chức năng Ca Kíp Bước 1

Hướng dẫn từng bước thực hành

Nội dung thực hành: Thiết lập để hệ thống tự động ghi nhận tăng ca trước giờ vào khi nhân viên được phân

công làm việc theo [Ca Hành Chánh]

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bước 1]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Ca Hành

Chánh].

3 Check vào ô [Tính tăng ca trước giờ vào (BOT)?], click nút [Cập nhật] và nút [OK]

Hướng dẫn từng bước thực hành khai báo điều kiện tính tăng ca tự động

Nội dung thực hành: Thiết lập để hệ thống tự động ghi nhận tăng ca trước giờ vào khi nhân viên được phân

công làm việc theo [Ca 2] có giờ quy định từ 14h đến 22h và không tính tăng ca cho những nhân viên có giờ

Có 02 yếu tố liên quan đến việc tính toán thời gian tăng ca tự động trước giờ vào cho nhân viên

1 [Số phút Min để tính BOT]: Là khoảng thời gian (phút) được cài đặt để tính tăng ca tự động

trước giờ vào làm việc (Phải làm đủ hoặc nhiều hơn số phút cài đặt thì mới được tính tăng ca)

2 [Số phút trừ giờ BOT]: Là khoảng thời gian (phút) được cài đặt để trừ ra trong tổng thời gian

tăng ca trước giờ làm

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu

Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau

1 Click nút [Danh Sách]

2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca Hành Chánh

3 Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Ca kíp bước 1] xem lại chương 2 để để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và

[Phân bổ] chức năng

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bước 1]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Ca 2]

3 Check vào ô [Tính tăng ca trước giờ vào (BOT)?], nhập “60” ở cột [Số phút Min để tính BOT], nhập

“0” ở cột [Số phút trừ giờ BOT]

4 Click nút [Cập nhật], click nút [OK] để lưu trữ thông tin mới

KINH NGHIỆM LÀM VIỆC:

Bằng cách khai báo giá trị (phút) ở cột [Số phút trừ giờ BOT], người dùng sẽ xử lý được trường hợp

muốn thay đổi tổng thời gian tăng ca tự động nhiều hơn hoặc ít hơn so với thời gian thực tế chấm công (trừ giờ giải lao, giờ ăn cơm, khi tăng ca tự động)

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa ca kíp làm việc

Bảng kết quả tăng ca tham khảo khi nhân viên đi làm ca 2 theo cài đặt như trên

Log giờ vào thực tế của nhân viên Tổng số phút tăng ca tự động trước giờ vào được hưởng

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu

Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau

1 Click nút [Danh Sách]

2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca 2

3 Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới

GHI CHÚ:

Nếu chức có chức năng [Ca kíp bước 1] xem lại chương 2 để để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và

[Phân bổ] chức năng

VI Tăng ca tự động sau giờ ra & Hiệu lực

Là khoảng thời gian làm việc sau giờ quy định ra của ca làm việc

Muốn hệ thống tính tăng ca tự động sau giờ ra, người dùng thiết lập trong chức năng ca kíp bước 1

Hướng dẫn từng bước thực hành

Nội dung thực hành: hệ thống tự động ghi nhận tăng ca sau giờ ra khi NV được làm việc theo [Ca 2]

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bước 1]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Ca 2]

3 Check vào ô [Tính tăng ca trước giờ vào (AOT)?], click nút [Cập nhật] và nút [OK]

Hướng dẫn từng bước thực hành khai báo điều kiện tính tăng ca tự động

Nội dung thực hành: thiết lập để hệ thống tự động ghi nhận tăng ca sau giờ ra khi nhân viên được phân công

làm việc theo [Ca 2] có giờ quy định từ 14h đến 22h và không tính tăng ca cho những nhân viên có giờ ra trước

23h00, không khấu trừ thời gian tăng ca tự động thực tế của nhân viên

Có 02 yếu tố liên quan đến việc tính toán thời gian tăng ca tự động sau giờ ra cho nhân viên

1 [Số phút Min để tính AOT]: Là khoảng thời gian (phút) được cài đặt để tính tăng ca tự động sau thời

gian kết thúc ca làm việc chính thức (Phải làm đủ hoặc nhiều hơn số phút cài đặt thì mới được tính

tăng ca)

2 [Số phút trừ giờ AOT]: Là khoảng thời gian (phút) được cài đặt để trừ ra trong tổng thời gian tăng

ca sau giờ làm

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu

Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau

1 Click nút [Danh Sách]

2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca 2

3 Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới

GHI CHÚ:

Nếu chức có chức năng [Ca Kíp Bước 1] xem lại chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và

[Phân bổ] chức năng

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca kíp bước 1]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Ca 2]

3 Check vào ô [Tính tăng ca trước giờ vào (AOT)?]

Nhập “60” ở cột [Số phút Min để tính AOT], nhập “0” ở cột [Số phút trừ giờ AOT]

Click nút [Cập nhật] và nút [OK]

KINH NGHIỆM LÀM VIỆC:

Bằng cách khai báo giá trị (phút) ở cột [Số phút trừ giờ AOT], người dùng sẽ xử lý được trường hợp

muốn thay đổi tổng thời gian tăng ca tự động nhiều hơn hoặc ít hơn so với thời gian thực tế chấm công (trừ giờ giải lao, giờ ăn cơm, khi tăng ca tự động)

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa ca kíp làm việc

Bảng kết quả tăng ca tham khảo khi nhân viên đi làm ca 2 theo cài đặt như trên Log giờ vào thực tế của nhân viên Tổng số phút tăng ca tự động sau giờ ra được hưởng

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu

Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau

1 Click nút [Danh Sách]

2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca 2

3 Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới

GHI CHÚ:

Nếu chức có chức năng [Ca kíp bước 1] xem lại chương 2 để để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và

[Phân bổ] chức năng

VII Đăng ký tăng ca & Hiệu lực

Đây là hình thức tính tăng ca căn cứ trên các phiếu tăng ca

Một số nút chức năng trên giao diện

Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký tăng ca nhân viên mã AC=4 ngày 18.1.2012 từ 14h đến 19h

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]

2 Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng

3 Nhập các thông tin liên quan trong phiếu tăng ca

a Click chuột vào biểu tượng lookup tại cột [Mã AC], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]

b Check chọn nhân viên có mã AC 4

c Click nút [Thực Hiện]

d Click trỏ chuột chọn ngày “18/1/2012” tại cột [Ngày tăng ca]

e Ở cột [Từ Giờ] lần lượt nhập “14:00” vào ô thứ nhất, “19:00” ở ô thứ 2

4 Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca trên eTimeGold”

5 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo

Nút [Lưu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo

khác Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3

Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.

 Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần)

VIII Chỉnh sửa thông tin tăng ca đã đăng ký

Trong quá trình khởi tạo nếu người dùng có nhập sai thông tin nào đó thì phần mềm sẽ cho phép người sử dụng chỉnh sửa nhanh chóng những sai sót đó

Hướng dẫn từng bước thực hành

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa thời gian kết thúc tăng ca thành 20h00 cho phiếu đăng ký tăng ca ngày 18.01.2012 của nhân viên mã AC=4

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu đăng ký tăng ca ngày 18/01/2012 của nhân viên mã

AC=4

3 Đặt trỏ chuột tại ở ô thứ 2 của cột [Từ Giờ], sửa 19:00 thành 20:00

4 Chọn [ Cập nhật ], click nút [OK] để lưu thông tin vừa chỉnh sửa

GHI CHÚ:

Nếu thời gian nhập ở ô thứ 1 của cột [Từ Giờ] lớn hơn thời gian nhập ở ô thứ 2 của cột này thì thời

gian tăng ca được tính đến giờ ngày hôm sau

Thời gian tăng ca tính từ 2012/01/18 14:00 đến 2012/01/19 03:00

 Tham khảo chương 1 để hiểu thêm về các cách tăng (giảm) dữ liệu giờ (phút)

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu

Ngoài ra, người dùng có thể chọn phiếu đăng ký tăng ca theo các thao tác như sau

1 Click nút [Danh Sách]

2 Nhập “1” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút

3 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 4, có thông tin [Ngày tăng ca ]=18/01/2012

4 Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng

IX Hủy bỏ phiếu đăng ký tăng ca đã nhập liệu

Nội dung thực hành: Xóa thông tin phiếu đăng ký tăng ca ngày 18/01/2012 của nhân viên mã AC=4

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu đăng ký tăng ca ngày 18/01/2012 của nhân viên mã

AC=4

3 Click nút [Xóa], click nút [OK]

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu

Ngoài ra, người dùng có thể chọn phiếu đăng ký tăng ca theo các thao tác như sau

1 Click nút [Danh Sách]

2 Nhập “1” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút

3 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 4, có thông tin [Ngày tăng ca ]=18/01/2012

4 Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới

X Chỉ định loại tăng ca khi đăng ký phiếu tăng ca

Trường hợp người dùng không muốn hệ thống tự động phân loại tăng ca Khi đó người dùng chỉ định loại tăng

ca khi khai báo phiếu tăng ca

Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký tăng ca nhân viên mã AC=6, ngày 18/01/2012 từ 14h đến 19h theo

loại tăng ca “Tăng ca chủ nhật”

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]

2 Chọn nút [Tạo Mới]

3 Lần lượt khai báo thông tin

a Click chuột vào biểu tượng lookup tại cột [Mã AC], màn hình hiển thị form dữ liệu [Chọn

nhân viên]

b Check chọn nhân viên có mã AC 6, click nút [Thực Hiện]

c Tại cột [Ngày tăng ca], click chuột vào biểu tượng , chọn ngày “18/01/2012” tại cột

d Ở cột [Từ Giờ] lần lượt nhập “14:00” vào ô thứ nhất, “19:00” ở ô thứ 2

e Check chọn ở ô [Bắt buộc khai báo loại tăng ca]

f Dùng chuột click chọn biểu tượng ở ô [Loại tăng ca], màn hình hiển thị form dữ liệu Click

chọn dòng dữ liệu chứa [Tên loại tăng ca] là “Tăng ca chủ nhật”, click nút [Thực Hiện]

g Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca (có chỉ định loại tăng ca) trên eTimeGold”

4 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng

XI Đăng ký tăng ca qua ngày

Khoảng thời gian tăng ca tính từ ngày đăng ký đến ngày hôm sau

Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký phiếu tăng ca ngày 19 /01/2012 cho nhân viên Mã AC=6 với thời gian

tăng ca thực tế từ 19 /01/2012 22:30 đến 20 /01/2012 02:00

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]

2 Chọn nút [Tạo Mới]

3 Lần lượt khai báo thông tin

a Tại cột [Mã AC], Click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form dữ liệu [Chọn

nhân viên]

b Check chọn nhân viên có mã AC 6, click nút [Thực Hiện]

c Tại cột [Ngày tăng ca], click chuột vào biểu tượng , chọn ngày “19/01/2012”

d Ở cột [Từ Giờ] lần lượt nhập “22:30” vào ô thứ nhất, “02:00” ở ô thứ 2

e Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca qua ngày”

4 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo

Khoảng thời gian tăng ca tính cho ngày đăng ký, thực tế làm việc là khoảng thời gian nằm trong ngày hôm sau

Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký phiếu tăng ca ngày 19 /01/2012 cho nhân viên Mã AC=6 với thời gian

tăng ca thực tế từ 20 /01/2012 02:30 đến 20 /01/2012 04:00

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]

2 Chọn nút [Tạo Mới]

3 Lần lượt khai báo thông tin

a Tại cột [Mã AC], Click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form dữ liệu [Chọn

nhân viên]

b Check chọn nhân viên có mã AC 4, click nút [Thực Hiện]

c Tại cột [Ngày tăng ca], click chuột vào biểu tượng , chọn ngày “19/01/2012”

d Ở cột [Từ Giờ] lần lượt nhập “02:30” vào ô thứ nhất, “04:00” ở ô thứ 2

e Check chọn ở ô [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày]

f Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca qua ngày (cộng 01 ngày)”

4 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo

B HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO

I Đối tượng hiệu lực loại tăng ca

Loại tăng ca có thể áp dụng cho tất cả nhân viên, cũng có thể hiệu lực theo từng đối tượng riêng biệt

Khái niệm đối tượng hiệu lực loại tăng ca hỗ trợ người dùng xử lý trường hợp loại tăng ca A chỉ áp dụng cho nhóm nhân viên 1 nhưng không áp dụng cho các nhóm nhân viên khác

Có 3 phương thức khai báo đối tượng loại hiệu lực loại tăng ca

Phương thức 1: Loại tăng ca hiệu lực tất cả nhân viên

Đây là loại hiệu lực mặc định khi người sử dụng khởi tạo một loại tăng ca mới

Với mặc định này thì hệ thống sẽ hiểu loại tăng ca đang khai báo được áp dụng cho tất cả nhân viên

Phương thức 2: Loại tăng ca hiệu lực theo nhân viên chỉ định

Nội dung thực hành: Khởi tạo loại tăng ca OT200_Tăng ca ngày chủ nhật áp dụng cho nhân viên có mã AC là

6,9,10 từ ngày 1.1.2012

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]

2 Chọn nút [Tạo Mới]

3 Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại tăng ca mới

a Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Tăng ca ngày chủ nhật”

b Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “OT200”

 Bắt buộc nhập liệu

 Không cho phép nhập trùng

 Không sử dụng ký tự Unicode và các ký tự đăc biệt (vd: \ / : * ? ” < > | % * )

 Bắt buộc nhập liệu

c Click trỏ chuột chọn ngày “1/1/2012” tại cột [Ngày hiệu lực]

4 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo

5 Khai báo danh sách nhân viên hiệu lực trực tiếp

a Click chọn dòng chứa loại tăng ca OT200_Tăng ca ngày chủ nhật

b Click chuột chọn tab dữ liệu [Nhân Viên Hiệu Lực Trực Tiếp]

c Click nút [Chọn nhân viên]

 Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần)

 Có thể bỏ trống

 Có thể bỏ trống

d Chọn nhân viên có mã AC là 6, 9 ,10 và click nút [Thực hiện]

e Kết quả hiển thị như trong hình bên dưới

GHI CHÚ:

Khi loại tăng ca hiệu lực cho 1 số nhân viên riêng biệt, (những nhân viên này không có thuộc tính chung để gom nhóm nhân sự) thì người dùng sử dụng phương thức này để khai báo đối tượng hiệu lực tăng ca

Nút chức năng khác trong tab [Nhân Viên Hiệu Lực Trực Tiếp]

Nút [Xóa nhân viên]: Dùng để xóa những nhân viên trong danh sách nhân viên hiệu lực trực tiếp

đã khai báo

Nút [Refresh]: Làm mới lại lưới dữ liệu danh sách nhân viên hiệu lực trực tiếp

Phương thức 3: Loại tăng ca hiệu lực theo nhóm nhân viên

Nội dung thực hành: Khởi tạo loại tăng ca OT300_Tăng ca ngày lễ áp dụng cho nhóm nhân viên Lắp đặt

chuyên biệt từ ngày 1.1.2012

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]

2 Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo

3 Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại tăng ca mới

a Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Tăng ca ngày lễ”

b Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “OT300”

c Tại cột [Ngày hiệu lực] click chọn ngày “1/1/2012”

d Cột [Ngày hết hạn]

e Cột [Loại hiệu lực] click chọn “3 Nhân viên trực tiếp”

f Cột [Hủy bỏ]: sử dụng mặc định của eTimeGold

g Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo loại tăng ca áp dụng cho nhóm NV trên

eTimeGold”

4 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo

5 Khai báo nhóm nhân viên hiệu lực

a Ở màn hình hiển thị dạng lưới, click chọn dòng chứa loại tăng ca OT300_Tăng ca ngày lễ

b Click chọn tab dữ liệu [Nhân Viên Hiệu Lực Theo Nhóm]

 Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần)