tài liệu vận hành và quản trị etimegold chương 1 giới thiệu

Ngày nay, các phần mềm liên quan đến nguồn nhân lực là một trong những vấn đề nổi trội, được sự quan tâm không chỉ của người sử dụng mà còn của các nhà đầu tư phát triển sản xuất phần mề

Chương 01

Giới Thiệu

Hoàn thành chương này, bạn sẽ hiểu và vận hành được các nội dung sau:

 Khái niệm 03 lớp của 01 phần mềm quản lý nhân sự online

 Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý trong eTimeGold

 Tự kiểm tra và nhận biết điều kiện cần khi sử dụng eTimeGold

 Thông tin cấu hình máy tính

 Điều kiện mạng

 Trình duyệt web

 Trang Tổng Quan của hệ thống eTimeGold

 Mô hình điện toán đám mây & bảo mật dữ liệu

I Khái niệm phần mềm và phần mềm quản lý

Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự

xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một vấn đề tính toán nào đó

Phần mềm mang lại cho con người sự tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gian đồng thời sản xuất phần mềm cũng mang tính cạnh tranh nhằm đưa nền công nghệ phát triển ngày một lớn mạnh hơn

Có thể phân loại phần mềm theo phương thức hoạt động như là phần mềm hệ thống (Windows, Linux, ), phần mềm ứng dụng (office, ),

Ngày nay, các phần mềm liên quan đến nguồn nhân lực là một trong những vấn đề nổi trội, được sự quan tâm không chỉ của người sử dụng mà còn của các nhà đầu tư phát triển sản xuất phần mềm Đây là một trong những loại hình phần mềm ứng dụng đang được lựa chọn để hỗ trợ cho các doanh nghiệp giải quyết những vấn đề vướng mắc hiện nay về nguồn nhân lực

Tùy theo khả năng ứng dụng người ta có thể sử dụng 02 khái niệm “đóng gói” và “theo đơn đặt hàng” để mô tả việc phân chia phạm vi ứng dụng của phần mềm liên quan đến nguồn nhân lực

Phần mềm quản lý là phần mềm ứng dụng với nhiệm vụ tin học hóa các quy trình truyền thống, thủ công chứ

không chỉ đơn thuần là công việc lưu trữ hay xử lý thông tin

Việc xây dựng một phần mềm quản lý tốt phụ thuộc nhiều vào 02 yếu tố:

Sự am hiểu chuyên môn quản lý của nhà sản xuất phần mềm

Một công cụ đủ mạnh để người kỹ thuật có thể tự tin diễn đạt được ý đồ quản lý trên phần mềm Nguồn nhân lực là một vấn đề mang trọng số cao trong việc xây dựng và phát triển công ty Công tác quản lý nguồn nhân lực đòi hỏi chuyên môn, kỹ năng cao và tốn không ít chi phí Vì vậy, phần mềm quản lý nguồn nhân lực tự bản thân nó đòi hỏi rất nghiêm ngặt về chuyên môn quản lý, hiệu quả sử dụng và khả năng tin học hóa các quy trình nhân sự trong công tác quản lý

Nhân sự là vấn đề về con người và hầu hết quản lý con người cần sự uyển chuyển, linh động, không theo quy tắc 1+1=2 Nguyên tác quản lý không cứng nhắc, khuôn mẫu, tuy vậy vẫn phải luôn đảm bảo tính chính xác tuyệt đối khi thực hiện tính toán số liệu liên quan đến việc quản lý con người

Phần mềm quản lý nguồn nhân lực cũng cần phải đạt độ “động”, yếu tố “động” ở đây chúng tôi muốn nói đến đó

là đủ “mở” để nhà quản lý có thể tự định nghĩa, xây dựng các nguyên tắc quản lý của mình và đủ “đóng” để người sử dụng có thể kiểm soát kết quả, đảm bảo yếu tố bảo mật số liệu

Ngoài ra, yếu tố “dẻo” trong phần mềm quản lý nguồn nhân lực cũng không thể thiếu; “dẻo” để diễn tả sự linh hoạt, thân thiện và độ đẹp của giao diện khi sử dụng “Dẻo” để đạt được ý đồ tin học hóa quy trình quản lý trên phần mềm sao cho giống như trình tự thực tế quản lý trên giấy tờ

Cùng với tốc độ phát triển nhanh, rộng của công nghệ trên nền Internet và các thiết bị di động, xu hướng phần mềm quản lý đang chuyển dần sang trực tuyến, phù hợp tiêu chí “bất cứ đâu”, “bất kỳ thời gian nào” đều có thể

sử dụng

II Vì sao cần có phần mềm quản lý nguồn nhân lực?

Nhân sự của Bạn có phải là yếu tố sống còn quyết định sự thành bại của Công ty không?

Bạn đang dành bao nhiêu thời gian cho việc giải quyết các vấn đề về nhân sự như Tuyển dụng-Đào tạo-Chấm công-Tiền lương -Bảo hiểm- Đánh giá- Báo cáo- Tổng hợp?

Nếu Bạn đang sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự thì chi phí công ty phải bỏ ra bao gồm phần cứng, phần mềm

và nhân lực để duy trì hoạt động này lớn đến mức nào?

Trả lời cho những băn khoăn nêu trên, Đa Năng cho ra đời sản phẩm phần mềm quản lý nguồn nhân lực trực tuyến eTimeGold

Chúng tôi luôn mong muốn hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề về nhân sự từ đơn giản đến phức tạp nhất để Doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn tập trung vào hoạt động kinh doanh chính của mình

Đã đến lúc bạn có thể tạm quên các báo cáo mang tính thủ công, đầy cảm tính với các phần mềm cài đặt rời rạc trên các máy nội bộ Hãy đến với website www.phanmemnhansu.dnd.vn cùng với bộ tài liệu này để khám phá và cảm nhận hiệu quả mà eTimeGold sẽ mang đến

Luôn luôn cải tiến kỹ thuật, lắng nghe phản hồi từ khách hàng và cân bằng hiệu quả sử dụng là các yếu tố để eTimeGold phấn đấu đạt đủ các đặc điểm “động” và “dẻo” của một phần mềm quản lý nguồn nhân lực trực tuyến cần có như đã bàn thảo ở trên

III Khái niệm 03 lớp của phần mềm quản lý Nhân sự trực tuyến eTimeGold

03 lớp của phần mềm quản lý nguồn nhân lực eTimeGold bao gồm:

thống (người dùng nhập liệu, khởi tạo, số liệu từ thiết bị khác (như máy chấm công), kết quả từ quy trình trước

…) và các tham số tính toán (công thức lương, điều kiện chính sách, …)

thi theo lưu đồ quản lý quy định của công ty, thực hiện phân quyền sử dụng và phân cấp quản lý thông tin cũng như bảo mật chứng từ theo cấp bậc

IV Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý trong eTimeGold

A

Account: tài khoản người dùng đăng ký trên website http://phanmemnhansu.dnd.vn/ và được xác nhận qua email

C

Ca kíp: thời gian làm việc trong một ngày theo nội quy công ty

Ca qua ngày: thời gian làm việc đêm (một ca làm việc bắt đầu từ ngày hiện tại vượt qua mốc 0h và kết thúc ca

làm việc vào ngày hôm sau)

Cây thư mục: dạng phân cấp để xây dựng chính sách quản lý trên eTimeGold

Chức danh: khái niệm để hệ thống phân cấp quản lý theo quy trình chứng từ

Chức vụ: khái niệm để hệ thống quản lý cấp bậc của nhân viên

Chứng từ và quy trình chứng từ: Chứng từ là các phiếu đăng ký của nhân viên, và quy trình chứng từ là sự

luân chuyển các chứng từ qua các cấp để có được sự chấp nhận hoặc bác bỏ các phiếu đăng ký

Công thức lương: Tham số tính toán hỗ trợ người dùng tính số liệu tiền lương căn cứ vào nội quy chính sách

của công ty

Công thức lương kế thừa: định nghĩa công thức lương 01 lần trong 01 kỳ lương để sử dụng chung cho các kỳ

tính lương khác mà không cần lặp lại việc khai báo công thức

Công thức sưu tập: tham số tính toán hỗ trợ người dùng thống kê số liệu trong khoảng thời gian của nhiều kỳ

lương theo yêu cầu quản lý Chẳng hạn như tính tổng thu nhập của nhân viên trong năm

Cột (field, trường, ô): khái niệm để hệ thống dùng để quản lý thông tin dữ liệu riêng lẻ trong tập dữ liệu Ví dụ:

cột [họ và tên] trên lưới danh sách nhân viên

Một số ví dụ khác:

Cột [Mã AC]: Chứa dữ liệu mã trên máy chấm công

Cột [Mã Nhân Viên]: chứa dữ liệu mã của nhân viên trên phần mềm

Hình minh họa: : Cây thư mục Chi nhánh/Phòng ban

Hình minh họa: : Cây thư mục User

D

Dữ liệu dạng cột: chỉ hiển thị trên màn hình dữ liệu của 01 đối tượng khi xem Biểu tượng Record dùng để điều

khiển và chọn thông tin hiển thị trên màn hình

Dữ liệu dạng lưới (Lưới dữ liệu): hiển thị nhiều dòng thông tin của nhiều đối tượng trên 01 màn hình khi xem

Biểu tượng trích lọc (filter) thường hiển thị kèm để hỗ trợ người dùng lọc dữ liệu khi xem

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng lưới (có biểu tượng filter) hiển thị danh sách loại tăng ca

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng lưới hiển thị danh sách nhân viên Hình minh họa: : Dữ liệu dạng cột của form khai báo thông tin User

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng cột của thông tin hồ sơ nhân viên có Mã AC=5

Dữ liệu dạng tab (tab dữ liệu): hệ thống dùng để bố trí hiển thị đồng cấp của nhiều nhóm thông tin Người

dùng click chọn tên tab để mở hiển thị thông tin của tab vừa chọn, tab được chọn sẽ hiển thị tên tab in đậm

F

Flowfield (trường tham chiếu): dùng để hiển thị thông tin đi kèm tương ứng với thông tin người dùng đã

lookup chọn Thông tin này chỉ có mục đích hiển thị, không được phép chỉnh sửa, xóa

K

Kế hoạch hiệu lực: thời gian hiệu lực cho một đăng ký, một khai báo có mốc hiệu lực ở tương lai

Khoản khác: hệ thống dùng khái niệm này để quản lý các số liệu phát sinh ở mỗi kỳ lương Ví dụ: bù lương

Log giờ: dữ liệu chấm công của nhân viên lấy từ máy chấm công hoặc từ file import (19/01/2012 6:33:37 AM)

Lookup: khái niệm chỉ định người dùng nhập dữ liệu bằng cách chọn thông tin từ một danh sách đã khai báo

trước đó

Hình minh họa: : Lookup chọn nhân viên

Hình minh họa: : Thông tin flowfield khi chọn nhân viên theo Mã AC (Họ & tên lót, Tên, Mã nhân viên, …)

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng tab hiển thị thông tin hồ sơ nhân viên

M

Mã AC: mã dùng để giao tiếp giữa hệ thống và thiết bị máy chấm công

Mã tự động: mã văn bản trong các thủ tục hành chánh Ví dụ: mã của mẫu đơn xin thôi việc, mã số hợp đồng

lao động eTimeGold hỗ trợ giao diện để người dùng khởi tạo mã tăng tự động theo quy định công ty

Mục cơ bản: khái niệm để hệ thống quản lý số liệu phát sinh không theo quy luật và có hiệu lực tính lương từ

thời điểm phát sinh đến lúc có phát sinh mới

N

Ngạch – bậc lương: khái niệm quản lý hệ thống thang bảng lương theo quy định của công ty

Nhóm biến động: tập hợp các nhân viên hiệu lực trong nhóm theo kế hoạch thời gian chỉ định

Nhóm nhân sự: tập hợp các nhân viên do người dùng chỉ định hoặc có những thuộc tính giống nhau, thuộc tính

này do người dùng khai báo điều kiện theo thông tin khai báo trong hồ sơ nhân viên Ví dụ: nhóm nhân viên có giới tính Nữ

L

Loại Phép: khái niệm hệ thống dùng để phân loại lý do nghỉ vắng cho nhân viên Ví dụ: phép năm , phép cưới,

phép việc riêng

P

Phòng ban: khái niệm cơ cấu tổ chức trong công ty

Phụ cấp thời gian: hệ thống dùng khái niệm này để quản lý khoảng thời gian làm đêm được tính thêm thời gian

theo quy định của nhà nước hoặc của công ty

Q

Quyền dữ liệu: khái niệm này hệ thống dùng để quản lý và phân quyền thao tác trên dữ liệu Ví dụ có toàn

quyền hoặc chỉ có quyền xem dữ liệu trên chức năng

Quyền quản lý: hệ thống dùng khái niệm này để phân định cách thực thi trên chức năng trong một quy trình

chứng từ Ví dụ có quyền soạn thảo, quyền xét duyệt trên chứng từ

Quản lý lịch sử: tham chiếu kết quả các chứng từ đã được xét duyệt và có quyền hủy bỏ hiệu lực chứng từ

T

Tăng ca: khoảng thời gian làm thêm giờ được tính trong phân hệ chấm công của eTimeGold

Trích lọc trên lưới dữ liệu: công cụ hỗ trợ người dùng chọn lựa dòng dữ liệu theo mong muốn

U

Unicode: ký tự tiếng việt hỗ trợ người dùng nhập dữ liệu có dấu Ví dụ: “ca đêm”

User: tài khoản được người dùng tạo ra từ tài khoản chính (Account) trong chức năng [Quản Lý Người Dùng]

trên eTimeGold

Ủy quyền đối tượng: khái niệm để phân loại ủy quyền trong quy trình chứng từ của eTimeGold Đối tượng

được ủy quyền sẽ thay thế người ủy quyền vận hành chứng từ theo lưu trình

Ủy quyền tự động: khái niệm để phân loại ủy quyền trong quy trình chứng từ của eTimeGold Chứng từ tự động

luân chuyển qua cấp đã chỉ định ủy quyền tự động mà không phụ thuộc vào thao tác của cấp này

X

Xem lịch sử: xem thông tin luân chuyển theo lưu trình của một chứng từ

Hình minh họa: : Lọc dữ liệu trên lưới

V Một số thao tác thường dùng khi sử dụng eTimeGold Cách xem cây thư mục

1 Mở giao diện có quy định hiển thị theo dạng cây thư mục

2 Biểu tượng mũi tên để nhận biết có thư mục con trong thư mục cha đang xem

3 Click chọn mũi tên để hiển thị các thư mục con (cấp trực tiếp)

4 Khi phía trước thư mục không có biểu tượng mũi tên thì đó là cấp con thấp nhất trong cây thư mục

Cách phân cấp cây thư mục

Thứ tự phân cấp cây thư mục được tính từ màn hình trái qua phải

Hai thư mục ngang cấp khi vị trí của chúng ngang bằng nhau tính theo thứ tự phân cấp cây thư mục

Cấp con trực tiếp là cấp liền kề dưới của một thư mục

Một thư mục có thể có nhiều thư mục con

Việc phân cấp cây thư mục được thực hiện bằng cách kéo, thả chuột

Kết quả sau khi kéo thả như hình bên dưới.

Cách click chọn ngày tháng khi nhập dữ liệu

Việc click chọn ngày tháng thường thấy khi người dùng sử dụng chức năng đăng ký, xem hồ sơ, quản lý

Ví dụ như “Ngày Xem Hồ Sơ” có trong chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]

Bước 3: Chọn năm 2010 bằng cách click vào nút [2010].

Bước 4: Chọn tháng 12 bằng cách click nút [Dec] Click nút [OK] để hoàn tất chọn năm, tháng

Bước 5: Chọn ngày 31

GHI CHÚ:

Ngoài ra người dùng còn có thể sử dụng các nút (>, >>, <, <<) để chọn ngày tháng

lùi 01 tháng so với thời gian đang hiển thị

tới 01 tháng so với thời gian đang hiển thị

lùi 01 năm so với thời gian đang hiển thị

tới 01 năm so với thời gian đang hiển thị

Cách click chọn thời gian theo giờ

Việc click chọn thời gian theo giờ thường thấy trong các đơn đăng ký tăng ca, nghỉ vắng khoảng thời gian hoặc

ca kíp

Ví dụ như trong chức năng [Ca Kíp Bước 1] để cài đặt một ca, người dùng bắt buộc phải khai báo thời gian vào

và ra của một ca

Thực hành chọn giờ vào là 07:30

Cách 1 : Gõ trực tiếp vào để cài đặt thời gian

Để con trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên trong ô giờ vào và nhập vào “07:30”

Cách 2: Lăn chuột chọn thời gian

Việc lăn chuột chọn thời gian bao gồm 2 lần

Lần 1: Lăn chuột chọn giờ, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô giờ và lăn chuột

Lần 2: Lăn chuột chọn phút, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô phút và lăn chuột

Cách 3: Dùng biểu tượng để chọn chọn thời gian

Click chọn biểu tượng để chọn thời gian bao gồm 2 lần

Lần 1: Click chọn giờ, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô giờ và click chuột

Lần 2: Click chọn phút, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô phút và click chuột

Cách click chọn thời gian theo giờ

Record là công cụ hỗ trợ người dùng chọn dữ liệu trong các form dạng cột

Thông tin đang hiển thị trên màn hình

Cách chọn trên chức năng record:

Chọn record liền sau so với record đang hiển thị

Chọn record liền trước so với record đang hiển thị

Chọn record đầu tiên của dữ liệu

Chọn record cuối cùng của dữ liệu

GHI CHÚ:

Nút Record chỉ có tác dụng khi không bị mờ

VI Điều kiện cần khi sử dụng eTimeGold

Phiên bản trình duyệt web

Google Chrome Phiên bản 15 trở lên

Safari Phiên bản 5 trở lên

Opera Phiên bản 11 trở lên

VII Tổng Quan về eTimeGold

Đây là giao diện mà người quản lý có thể xem toàn bộ thông tin trong hệ thống

Cách mở trang Tổng quan trong eTimeGold

Có 03 phân nhóm thông tin để người dùng theo dõi trên trang tổng quan của hệ thống

Nhóm thông tin 1: Hoạt động & thuộc tính nhân viên

Gồm 15 thông tin hoạt động & thuộc tính của nhân viên trong hệ thống

Mỗi thông tin khi chọn lựa để xem được hệ thống hiển thị theo 2 dạng: biểu đồ phân tích và danh sách chi tiết

Nhóm thông tin 2: Thông tin biến động nhân sự

Gồm 2 nhóm thông tin cho người quản lý chọn lựa để bao quát tình hình biến động nhân sự trong hệ thống Người quản lý có 3 lựa chọn thời gian thống kê: theo tháng trong năm, theo quý trong năm hoặc khoảng thời gian từ ngày đến ngày

Nhóm thông tin thống kê nhân sự: bao gồm thông tin tuyển mới, thôi việc và thay đổi công tác trong hệ thống

Hiển thị danh sách chi tiết