tài liệu vận hành và quản trị etimegold chương 7 nghỉ phép

Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ Vắng].. Nút [Lưu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo đăng ký loại nghỉ vắng khác.. GH

Trang 1

Chương 7

Nghỉ Phép

Hoàn thành chương này, bạn sẽ hiểu và vận hành được các nội dung sau:

 Định nghĩa các loại phép thích hợp với quy định của công ty

 Khai báo số ngày nghỉ tối đa của các loại phép trong công ty (phép năm, …)

 Xử lý trường hợp loại phép A chỉ áp dụng cho một nhóm nhân viên, không áp dụng cho các nhóm nhân viên khác

 Xử lý trường hợp nhóm nhân viên A được nghỉ 14 ngày phép năm, nhóm khác được nghỉ 12 ngày phép năm

 Tự động tính số ngày nghỉ sang loại nghỉ phép khác khi nhân viên đã nghỉ hết thời gian quy định tối đa của 01 loại phép (vd: nghỉ hết 12 ngày phép năm thì tự động chuyển sang khấu trừ phép việc riêng)

 Nghỉ vắng một khoảng thời gian trong giờ làm đối với ca làm việc trong ngày

 Nghỉ vắng một khoảng thời gian trong giờ làm đối với ca làm việc qua ngày (ca đêm)

 Xử lý trường hợp khấu trừ tổng thời gian nghỉ vắng nhiều (hoặc ít) hơn so với thời gian thực đăng ký

 Xử lý trường hợp nghỉ vắng nhiều ngày liên tiếp bằng 1 lần đăng ký nghỉ phép

 Xử lý trường hợp nghỉ vắng nhiều ngày không liên tiếp bằng 1 lần đăng ký nghỉ phép

 Làm tròn thời gian nghỉ vắng theo quy tắc mong muốn của công ty

 Truy xuất số liệu nghỉ các loại phép

 Truy xuất số liệu nghỉ các loại phép hưởng BHXH

 Truy xuất số liệu nghỉ phép năm trong năm

 Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ nghỉ phép để nâng tầm quản lý

Có rất nhiều tên loại nghỉ vắng được định nghĩa nhưng mỗi công ty sẽ có những định nghĩa khác nhau tùy theo nội quy công ty

Chương nghỉ vắng này sẽ đem lại cho người sử dụng những cách xử lý khác nhau cho từng loại nghỉ vắng và thực hiện được quy trình chứng từ nộp duyệt đăng ký nghỉ vắng

Trang 2

A HƯỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN

I Khởi Tạo Loại Nghỉ Vắng

Định danh tên loại nghỉ vắng theo nội quy công ty

Nội dung thực hành: Khởi tạo một loại nghỉ vắng có tên là “Nghỉ việc riêng”

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ Vắng]

2 Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo

3 Nhập các thông tin liên quan tới khởi tạo nghỉ vắng mới

a Tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Nghỉ việc riêng”

b Tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “NVR”

c Click trỏ chuột tại cột [Ngày hiệu lực] chọn ngày “1/1/2012”

d Cột [Ngày hết hạn]: sử dụng mặc định của eTimeGold

e Cột [Hủy bỏ]: sử dụng mặc định của eTimeGold

f Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Loại phép: Nghỉ việc riêng”

4 Chọn [Lưu Trữ], màn hình hiển thị lưới danh sách các loại nghỉ vắng đã tạo

Nút [Lưu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo

đăng ký loại nghỉ vắng khác

Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.

 Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần) Có thể bỏ trống

 Bắt buộc nhập

 Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt

(Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)

 Bắt buộc nhập

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Nghỉ Vắng] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng

Trang 3

II Chỉnh sửa thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo

Trong quá trình sử dụng, người dùng sẽ phát sinh các nhu cầu khác nhau, hoặc thay đổi nào đó trong chính sách nghỉ vắng, thì phần mềm sẽ cho phép người dùng chỉnh sửa lại những khởi tạo ban đầu

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ký hiệu báo của loại nghỉ vắng Nghỉ Việc Riêng từ NVR thành Pe

2 Chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là NVR trên lưới dữ liệu đang hiển thị

3 Click nút [Chỉnh Sửa]

4 Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], sửa “NVR” thành “Pe”

5 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin vừa chỉnh sửa

III Hủy bỏ thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo

Có 03 cách hủy bỏ thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo

Cách 1: Đánh dấu hủy bỏ loại nghỉ vắng

Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại nghỉ vắng Nghỉ Việc Riêng

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ vắng]

2 Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên loại] là “Nghỉ Việc Riêng” trên lưới dữ liệu đang hiển thị

4 Click chuột check vào ô [Hủy bỏ]

5 Chọn nút [Lưu trữ] để lưu thông tin

GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp muốn hủy hiệu lực của loại nghỉ vắng từ thời điểm khai báo nhưng vẫn giữ lại dòng thông tin loại nghỉ vắng trong danh sách khởi tạo

Trang 4

Cách 2: Khai báo điểm mốc hết hiệu lực loại nghỉ vắng

4 Tại cột [Ngày hết hạn] click trỏ chuột chọn ngày “31/1/2012”

5 Chọn nút [Lưu trữ], màn hình hiển thị lưới danh sách các loại nghỉ vắng theo quy định

Cách 3: Xóa khỏi danh sách loại nghỉ vắng đã khai báo

Nội dung thực hành: Xóa thông tin loại nghỉ vắng Nghỉ Việc Riêng khỏi danh sách loại nghỉ vắng

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ vắng]

3 Click nút [Xóa], click nút [OK]

Trang 5

IV Đăng ký nghỉ vắng dài hạn

Trong quá trình làm việc nếu có nhân viên xin nghỉ làm nhiều ngày liên tục thì người quản lý sẽ dùng chức năng

[Nghỉ vắng dài hạn] để khai báo

Nội dung thực hành: Đăng ký nghỉ phép cho nhân viên có mã AC là 5000 với tên loại nghỉ vắng là Phép Bệnh

PH từ ngày 20/2/2012 đến 22/2/2012

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn]

3 Nhập các thông tin liên quan trong phiếu đăng ký nghỉ vắng dài hạn

a Tại cột [Mã AC] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]

b Check chọn nhân viên có mã AC là 5000, click nút [Thực hiện]

c Tại cột [Từ Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “20/2/2012” Tại cột [Đến Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “22/2/2012”

d Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn

Loại Nghỉ Vắng]

 Bắt buộc nhập liệu

GHI CHÚ:

Nếu chưa có chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng

Trang 6

e Tại cột [Tên loại nghỉ vắng] click trỏ chuột chọn Phép bệnh PH, click nút [Thực hiện]

f Cột [Trừ các ngày]: sử dụng mặc định của eTimeGold

g Cột [Lý do BHXH]: sử dụng mặc định của eTimeGold

h Tại cột [Ghi Chú] nhập “Xin nghỉ phép bệnh trong 3 ngày”

4 Chọn nút [Lưu Trữ] để lưu thông tin vừa khai báo

 Xem tài liệu chương 17 để hiểu mối liên quan giữa nghỉ P và biểu mẫu BHXH

khác Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3

 Có thể bỏ trống

Trang 7

V Chỉnh sửa thông tin nghỉ vắng dài hạn đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa thời hạn nghỉ phép [Đến Ngày] của nhân viên có mã AC là 5000 thành 23/2/2012

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nghỉ vắng dài hạn]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng dài hạn của nhân viên mã AC là 5000

3 Tại ô [Đến Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “23/2/2012”

4 Click trỏ chuột chọn [Cập Nhật], chọn [Ok]

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu

Ngoài ra, người dùng có thể chọn phiếu đăng ký theo các thao tác như sau

1 Click nút [Danh Sách].

2 Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút

3 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000

4 Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới

Trang 8

VI Xóa thông tin nghỉ vắng dài hạn đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Xóa thông tin đăng ký nghỉ vắng dài hạn của nhân viên có mã AC là 5000, đã đăng ký

nghỉ phép bệnh

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nghỉ vắng dài hạn]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng dài hạn của nhân viên mã AC là 5000, loại nghỉ P là phép bệnh

3 Click chọn nút [Xóa], chọn [Ok] để tiến hành xóa

GHI CHÚ:

Trang 9

VII Đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian

Nội dung thực hành: Đăng ký nghỉ phép khoảng thời gian từ 13:00 đến 17:00 của ngày 13/2/2012 trong thời

gian Ca Hành Chánh cho nhân viên có mã AC là 5000

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian]

3 Nhập các thông tin liên quan trong phiếu đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian

a Tại cột [Mã AC] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân

viên]

b Check chọn nhân viên có mã AC là 5000

c Click nút [Thực Hiện]

d Tại cột [Ngày Làm Việc] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “13/2/2012”

e Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn

Trang 10

f Click trỏ chuột chọn [Tên loại nghỉ vắng] là “Nghỉ việc riêng” sau đó click chọn [Thực Hiện]

g Tại cột [Từ Giờ], ô thứ nhất nhập “13:00”, ô thứ hai nhập “17:00”

h Tại cột [Giờ Làm Việc] click chọn lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Giờ Làm], click

chọn Ca Hành Chánh

i Tại cột [Ghi Chú] nhập “Xin nghỉ buổi chiều ngày 13/02/2012”

khác Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3

Trang 11

VIII Chỉnh sửa thông tin nghỉ vắng khoảng thời gian đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa [Loại nghỉ vắng] của nhân viên có mã AC là 5000 từ loại “Nghỉ Việc Riêng”

qua loại “Nghỉ nửa ngày”

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Vắng khoảng thời gian]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian của nhân viên mã

Trang 12

IX Xóa thông tin nghỉ vắng khoảng thời gian đã khởi tạo Hướng dẫn từng bước thực hành

Nội dung thực hành: Xóa thông tin đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian của nhân viên có mã AC là 5000

1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Vắng khoảng thời gian]

2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian của nhân viên mã

AC là 5000

3 Click chọn nút [Xóa], chọn [Ok] để tiến hành xóa

GHI CHÚ:

Trang 13

B HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO

Quy Trình Chứng Từ Nghỉ Vắng & Hiệu Lực

I Các bước chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ nghỉ vắng dài hạn và nghỉ vắng khoảng thời gian

1 Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Người Dùng]

2 Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user Phân bổ chức năng theo trách nhiệm quản lý (soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt)

GHI CHÚ:

Để khởi tạo các tài khoản dưới quyền và phân cấp thành cây thư mục phục vụ cho một quy trình

chứng từ xem tại chương 2

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng

Trang 14

3 Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình nghỉ vắng dài hạn

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền Soạn thảo User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian] với quyền Soạn thảo

User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền Chuyển tiếp

User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian] với quyền Chuyển tiếp

Trang 15

User [QuanLy] phân chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền Xét duyệt

User [QuanLy] phân chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian] với quyền Xét duyệt

GHI CHÚ:

Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chương 2

Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chương 24

Trang 16

Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ nghỉ vắng dài hạn cho user mang mã AC là 5000 nghỉ phép bệnh từ

ngày 1/2/2012 đến 4/2/2012, tại cấp user [SoanThao] nộp chứng từ lên user [ChuyenTiep] và chứng từ sẽ được chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ được duyệt và hiệu lực

Soạn Thảo Chứng Từ Nghỉ Vắng Dài Hạn

1 Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài [SoanThao]

2 Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn Thảo]

3 Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu cho người dùng khai báo

a Tại cột [Mã AC] click vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]

b Check chọn nhân viên có mã AC là 5000 Click nút [Thực Hiện]

c Tại cột [Từ Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “1/2/2012” Tại cột [Đến Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “4/2/2012”

d Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn

Loại Nghỉ Vắng]

Trang 17

e Tại cột [Tên loại nghỉ vắng] click trỏ chuột chọn Phép bệnh PH Click chọn [Thực Hiện]

f Cột [Trừ các ngày]: sử dụng mặc định của eTimeGold

g Cột [Lý do BHXH]: sử dụng mặc định của eTimeGold

h Tại cột [Ghi Chú] nhập “Sếp xem xét cho anh Minh nghỉ 4 ngày vì bệnh nặng”

6 Chọn [Nộp], click nút [OK] để nộp chứng từ lên

Tiêu đề	Tài liệu vận hành và quản trị eTimeGold Chương 7 Nghỉ Phép
Trường học	Đại học Công nghệ Thông tin - Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
Chuyên ngành	Quản trị nhân sự và vận hành hệ thống phần mềm
Thể loại	Tài liệu hướng dẫn vận hành phần mềm
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	35
Dung lượng	2,24 MB