ỦY BAN NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số /UBND HCC Hậu Giang, ngày tháng năm 2022 V/v phát hành và lưu trữ văn bản điện tử thay thế[.]
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HẬU GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /UBND-HCC Hậu Giang, ngày tháng năm 2022
V/v phát hành và lưu trữ văn bản
điện tử thay thế văn bản giấy
Kính gửi:
- Sở, ban, ngành tỉnh;
- UBND huyện, thị xã, thành phố;
- Các đơn vị sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản tỉnh
Thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác Văn thư; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm
2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”;
Được sự thống nhất của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ tại Công văn số 229/VTLTNN-NV ngày 31 tháng 3 năm 2022 về việc góp ý dự thảo văn bản “Phát hành, lưu trữ văn bản điện tử thay thế văn bản giấy”
Để hoàn thành mục tiêu chuyển đổi số theo Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về Phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” Đồng thời, tăng cường lưu trữ văn bản điện tử, giảm văn bản giấy, giúp tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh có ý kiến như sau:
1 Tất cả các cơ quan, đơn vị đang sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản tỉnh Hậu Giang triển khai ký số, phát hành và lưu trữ văn bản điện tử thay văn bản giấy đối với các loại văn bản hành chính (được quy định tại Điều 7, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) trừ các loại sau đây:
a) Văn bản, hồ sơ thuộc dạng mật, tối mật, tuyệt mật theo quy định tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;
b) Văn bản, hồ sơ bắt buộc phải phát hành bản giấy theo quy định của văn bản pháp luật có liên quan;
2 Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố:
a) Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện nghiêm túc việc ký số, phát hành và lưu trữ văn bản điện tử trong Hệ thống Quản lý văn bản của Tỉnh; gương mẫu xử lý hồ sơ công việc, sử dụng chứng thư số, sim ký số cá
Trang 22
nhân để ký văn bản, phê duyệt hồ sơ, văn bản điện tử trên môi trường mạng đảm bảo hiệu quả
b) Văn bản điện tử phát hành trong Hệ thống Quản lý văn bản của Tỉnh và Trục liên thông văn bản quốc gia phải đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
c) Các phụ lục kèm theo văn bản phải được ký số đầy đủ, đảm bảo đúng theo quy định tại khoản 2, Điều 13 Quy chế sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản tỉnh Hậu Giang được ban hành theo Quyết định số 1421/QÐ-UBND ngày 07/8/2020 của UBND tỉnh Hậu Giang “Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính: Nếu văn bản kèm theo cùng tệp tin với văn bản chính thì không cần ký số; nếu văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản chính thì Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo tại vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo và không hiển thị hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức”
d) Trong quá trình triển khai thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị, địa phương liên hệ Văn phòng UBND tỉnh để được hướng dẫn và tổng hợp báo cáo Thường trực UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo kịp thời
3 Khuyến khích các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn, các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác tham gia thực hiện việc gửi, tiếp nhận và xử lý văn bản trên môi trường mạng đảm bảo theo quy định của pháp luật./
Nơi nhận:
- Như trên;
- TT: TU, HĐND, UBND tỉnh;
- Các đơn vị thuộc VP UBND tỉnh;
- Lưu: VT, HCC.
CHỦ TỊCH
Đồng Văn Thanh