Quản Trị Thời Gian - Ủy Nhiệm Ủy Quyền Của Giám Đốc Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Thiên Long.docx

QUẢN TRỊ THỜI GIAN ỦY NHIỆM ỦY QUYỀN CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THIÊN LONG I, Lý thuyết 1, Vì sao cần ủy quyền? Doanh nghiệp cần đến ủy quyền là vì Khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ ph[.]

QUẢN TRỊ THỜI GIAN - ỦY NHIỆM ỦY QUYỀN CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THIÊN

LONG

I, Lý thuyết

1, Vì sao cần ủy quyền?

Doanh nghiệp cần đến ủy quyền là vì:

- Khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người hay một cấp quản trị không thể đảm đương được mọi công việc quản trị nên cần đến việc ủy quyền để giải quyết công việc

- Ủy quyền giúp nhà lãnh đạo quản trị thời gian tốt hơn Do các công việc của nhà lãnh đạo rất nhiều, chính vì thế ủy quyền sẽ giúp cho nhà lãnh đạo tập trung vào giải quyết những công việc quan trọng của

tổ chức, giải phóng khỏi những công việc ít quan trọng

- Cần ủy quyền để phân rõ chức năng nhiệm vụ, xác lập quyền hạn, trách nhiệm đối với từng công việc

quan trọng hoặc ủy quyền có thể nhằm thử thách nhân viên trong trường hợp đào tạo và đánh giá nhân sự

- Ủy quyền giúp xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ lãnh đạo các cấp trong bộ máy quản trị,

2 Các yếu tố chọn người được ủy quyền

- Nhà quản lý cần chú ý lựa chọn người ủy quyền phù hợp nhằm đảm bảo hiệu quả, tiến độ công việc Cụ thể là, nên dựa vào các tiêu chí: năng lực, tính cách

và phẩm chất của các nhân viên để phân tích, so sánh

và đưa ra các quyết định lựa chọn đúng đắn

- Ví dụ: Khi cần chọn người thay mặt bạn điều hành phòng ban khi đi công tác thì nên ưu tiên chọn các nhân viên có năng lực quản lý, sắp xếp công việc tốt,

có tính tình ngay thẳng, trung thực, đáng tin cậy…

3 Những công việc nào có thể ủy quyền

Công việc giấy tờ

o Thường có những nhân viên chuyên viết báo cáo, soạn thảo hợp đồng, thư từ và những tài liệu

có liên quan

Công việc hành chính tổng hợp

o Thường có những nhân viên hành chính tổng hợp, lên chương trình làm việc, xây dựng nội quy, và những công việc có liên quan

Công việc kỹ thuật

o Thường có một nhóm nhân viên giải quyết những vấn đề và những câu hỏi có liên quan đến

kỹ thuật

Công việc nhằm phát triển nhân lực:

o Trao cho nhân viên những cơ hội học hỏi những vấn đề mới Tạo điều kiện cho họ tiến bộ nhằm thực hiện tốt hơn công việc của mình

Giải quyết công việc của nhân viên:

o Rèn luyện cho nhân viên tự giải quyết công việc của mình, không nên giải quyết hộ họ trừ khi họ không có khả năng

4 Lợi ích của việc ủy nhiệm, ủy quyền:

- Giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định sáng suốt hơn

- Nhà quản trị tận dụng tối đa quỹ thời gian

- Quản lý được một nhóm có đông thành viên

- Nâng cao hiệu quả công việc

- Nhà quản trị sẽ có thời gian để tập trung vào những khâu then chốt

- Ủy quyền để kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm của cấp dưới

- Ủy quyền biểu hiện sự tin tưởng vào nhân viên từ đó nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên

5 Những rủi ro trong ủy nhiệm, ủy quyền:

- Ủy nhiệm, ủy quyền không đúng người phù hợp gây

ra những sai xót

II Liên hệ công ty

1 Công việc của giám đốc điều hành

 Hoạch định:

- Phối hợp với Ban điều hành xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, mục tiêu dài hạn

- Điều hành các Phòng/Ban Công ty để xây dựng mục tiêu, chỉ tiêu cho từng bộ phận đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của Công ty

 Quản trị:

- Giám sát Dự Án và đưa ra quyết định và đề xuất đúng đắn những giải pháp, chiến lược,… với Ban điều hành, xây dựng hệ thống quy trình quy định cấp công ty và các

bộ phận

- Đảm bảo hệ thống quản trị được cập nhật và hoạt động hiệu quả

 Marketing:

- Chỉ đạo và giám sát việc xây dựng kế hoạch, mục tiêu marketing dài và ngắn hạn; đánh giá định kỳ các kênh marketing cho sản phẩm, dịch vụ của Công ty

- Chỉ đạo công tác xây dựng, triển khai các kế hoạch marketing nhằm đẩy mạnh thương hiệu của Công ty trên thị trường

- Định kỳ đánh giá và điều chỉnh kế hoạch, hoạt động marketing

 Kinh doanh:

- Đinh hướng việc tổ chức xây dựng và phát triển các kênh bán hàng cho Công ty

Phối hợp với Ban điều hành để hoạch định, xây dựng tiêu chuẩn cho từng kênh bán hàng

- Thiết lập và duy trì mối quan hệ đối nội, đối ngoại liên quan đến quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty nhằm tạo mọi điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh

- Đánh giá và theo dõi hiệu quả hoạt động của từng kênh bán hàng

 Nhân sự

- Xây dựng kế hoạch nhân sự, nguồn nhân sự dài và ngắn hạn; trực tiếp tham gia tuyển dụng nhân sự cho công ty

- Xây dựng cơ chế lương, khen thưởng phù hợp với chiến lược và mục tiêu của Công ty

 Tài chính:

- Xây dựng ngân sách, định mức chi phí về Dự án

- Định kỳ theo dõi kiểm soát và đánh giá, điều chỉnh ngân sách và định mức chi phí

 Kiểm soát:

- Xây dựng hệ thống kiểm soát hoạt động cho Công ty

- Xây dựng bộ máy và tổ chức hệ thống kiểm soát đã được phê duyệt

 Báo cáo:

- Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện hệ thống báo cáo đối với Giám đốc điều hành cho Ban điều hành theo quy định của công ty

- Dựa trên các nhiệm vụ trên, bạn có thể xây dựng bảng nhiệm vụ chi tiết hàng ngày, hàng tuần, quy trình và hướng dẫn làm việc Bản mô tả công việc chuẩn cần trích dẫn, phụ thuộc vào bản chức năng nhiệm vụ của phòng ban liên quan

2 Công việc giám đốc điều hành có thể ủy quyền và không nên ủy quyền

a Công việc có thể ủy quyền

+ Trực tiếp tham gia tuyển dụng nhân sự

+ Xây dựng cơ chế lương khen thưởng cho nhân viên + Định kì tổ chức họp bàn

+ Các công việc báo cáo, soạn thảo hợp đồng và những tài liệu trên giấy có thể ủy quyền cho thư kí học nhân sự cấp dưới để thực thi

+ Những công việc về kỹ thuật trong sản xuất kinh doanh + Xây dựng ngân sách và định mức chi phí về dự án

+ Định kì đánh giá và báo cáo

+ Các công việc liên quan đến giấy tờ, hợp đồng trong quá trình làm việc

+ Giao công việc và chỉ tiêu cụ thể cho từng ban ngành + Trực tiếp giám sát tiến độ của các phòng ban ngành

+ Các công việc kiên quan đến hành chính tổng hợp, kỹ thuật vì đã có các phòng ban ngành này đảm nhiệm

+ Trực tiếp tiếp khách hàng hoặc đối tác ( nên trực tiếp bàn bạc công việc với những đối tác thực sự quan trọng)

b Công việc không thể ủy quyền

+ Phối hợp với Ban điều hành xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, mục tiêu dài hạn, giao mục tiêu và chỉ tiêu cho từng bộ phận để đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của công ty

+ Chỉ đạo và giám sát việc xây dựng kế hoach, công tác xây dựng triển khai các kế hoạch marketing thì giám đốc điều hành phải trực tiếp tham gia

+ Kiểm soát xây dựng hệ thống của công ty, xây dựng bộ máy, ngân sách và tổ chức hệ thống kiểm soát

+ Giám sát dự án, đưa ra giải pháp và chiến lược

+ Xây dựng ngân sách và định mức chi phí về dự án

+ Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện hệ thống báo cáo đối với Giám đốc điều hành cho Ban điều hành theo quy định của công ty

3 Kết luận

- Giám đốc điều hành nên trực tiếp làm những công việc quan trọng của công ty định hướng, hoạch đinh, xây dựng chiến lược hoạt động của công ty cả trong ngắn và dài hạn; quản lý, giám sát tổng thể, phân công việc và giao chỉ tiêu cho các phòng ban ngành

- Giám đốc có thể ủy quyền cho cấp dưới các công việc

về giấy tờ, công việc hành chính tổng hợp hay kỹ thuật,

vì đã có các phòng đảm nhiệm; hoặc các công việc giám đốc có thể làm việc gián tiếp như giám sát, tiếp khách hàng hoặc đối tác công ty (bàn bạc công việc, tiếp những đối tác quan trọng)