Hệ thống * Khái niệm hệ thống - Hệ thống: Là tổng thể gồm các bộ phận hoặc các phần tử khác nhau có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và được sắp xếp theo một trình tự nhằm tạothành
TÌM HIỂU SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .8 1.1 Các khái niệm liên quan hệ thống
Hệ thống
Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận hoặc phần tử khác nhau, có mối quan hệ tương tác lẫn nhau và được sắp xếp theo một trình tự nhất định Điều này tạo ra một chỉnh thể thống nhất với những tính chất mới, có khả năng thực hiện các chức năng hoặc mục tiêu cụ thể.
* Các yếu tố cơ bản của hệ thống:
- Môi trường: là tất cả các yếu tố, điều kiện nằm bên ngoài hệ thống có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống.
- Yếu tố đầu vào, ra:
Đầu vào của hệ thống bao gồm các tác động có thể từ môi trường, trong khi đầu ra phản ánh các tác động ngược lại mà hệ thống tạo ra đối với môi trường.
- Cấu trúc hệ thống: Là sự sắp xếp các bộ phận hoặc phần tử bên trong của một hệ thống và mối quan hệ qua lại giữa chúng.
- Mục tiêu của hệ thống: Là trạng thái mong muốn của hệ thống sau một thời gian nhất định.
Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm nhiều thành phần có nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin, nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định trong tổ chức.
Hệ thống thông tin cơ bản bao gồm ba thành phần chính: con người, quy trình và dữ liệu Con người thực hiện các quy trình để xử lý dữ liệu, từ đó tạo ra thông tin hữu ích.
Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lí cung cấp thông tin cần thiết cho việc điều hành tổ chức Một thành phần quan trọng của hệ thống này là cơ sở dữ liệu hợp nhất, chứa thông tin về cấu trúc nội tại và các hoạt động diễn ra trong hệ thống.
Hệ thống thông tin quản lý, với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hỗ trợ nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau Nó cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, giúp nâng cao hiệu quả quản lý.
Thu nhập và phân tích thông tin một cách hệ thống là rất quan trọng Những thông tin hữu ích cần được cấu trúc hóa để dễ dàng lưu trữ và khai thác trên các nền tảng công nghệ thông tin.
+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra thông tin mới.
+ Phân phối và cung cấp thông tin
Hệ thống thông tin thường được cấu thành bởi:
Các khái niệm liên quan đến quy trình quản lý nhân sự
Nhân sự là nguồn lao động quan trọng của công ty, quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Yếu tố này không chỉ tạo ra nền kinh tế cho bản thân mà còn góp phần vào sự phát triển của xã hội.
- Lương: là khoảng tiền nhận được của nhân viên, sau khi hoàn thành công việc được tính dựa trên công lao động của mỗi nhân viên.
Hưu trí là chế độ dành cho nhân viên khi họ đạt đến độ tuổi nghỉ hưu và không còn khả năng làm việc Chế độ này được áp dụng dựa trên thâm niên công tác của nhân viên tại nơi làm việc.
Chế độ bảo hiểm là quyền lợi mà mọi nhân viên đều được hưởng, dựa trên mức lương mà họ đóng phí Chế độ này bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, và đảm bảo rằng nhân viên vẫn nhận được quyền lợi khi không có khả năng làm việc, tương ứng với mức đóng phí của họ.
- Chế độ thai sản: là chế độ mà nhân viên nào nghĩ sinh cũng được nhận phụ cấp theo quyết định tại nơi làm việc của mình.
Khen thưởng là một phương thức khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả, được áp dụng rộng rãi tại hầu hết các công ty Mỗi nhân viên hoàn thành tốt công việc hoặc đạt thành tích xuất sắc đều sẽ nhận được phần thưởng xứng đáng.
- Kỷ Luật: Là hình thức phạt khi mỗi nhân viên trong công ty vi phạm quy định của công ty hoặc làm việc không hiệu quả.
Quy trình bài toán quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của một công ty, vì vậy việc nghiên cứu các mô hình quản lý nhân sự trong và ngoài nước là cần thiết Hiện nay, FPT Software đã phát triển phần mềm quản lý nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân sự giúp người quản lý theo dõi và điều hành hiệu quả hoạt động của nhân sự trong công ty Nó cho phép tạo ra các thống kê và báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động Các nhiệm vụ chuyên trách khác sẽ được nhân viên trong bộ phận nhân sự đảm nhiệm, với các bộ phận riêng biệt cho từng công việc liên quan đến nghiệp vụ nhân sự.
Bộ phận quản lý nhân sự đảm nhiệm các nhiệm vụ quan trọng như nhập thông tin nhân sự và cập nhật các bộ phận hoặc phòng ban mới khi có sự thay đổi.
Bộ phận quản lý tiền lương thực hiện quản lý thông tin liên quan về lương của nhân viên như bảng công, làm thêm giờ, …
Bộ phận quản lý tạm ứng có trách nhiệm quản lý thông tin tạm ứng lương của nhân viên hàng tháng, giúp bộ phận kế toán có đầy đủ dữ liệu cần thiết để tính lương cho nhân viên một cách chính xác.
Tra cứu thông tin nhân viên theo một tiêu chí nào đó.
Hệ thống hỗ trợ quản trị viên trong việc quản lý nhân sự thông qua việc phân chia nhóm người dùng, cung cấp quyền truy cập vào các chức năng tương ứng với quyền hạn Điều này được kiểm soát qua các tài khoản đăng nhập, nhằm tăng cường tính bảo mật cho hệ thống quản lý nhân sự.
Mục tiêu cần đạt đến
Nghiên cứu về quản lý nhân sự, đặc biệt là tại FPT, nhằm thiết kế và phát triển phần mềm hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý của công ty.
Dự kiến lập trình phần mềm quản lý nhân sự ở FPT đạt được các mục tiêu chính sau:
+ Cập nhật hồ sơ nhân viên mới vào công ty.
+ Cập nhật phòng ban hoặc bộ phận khi công ty phát sinh thêm các bộ phận hoặc phòng ban mới.
Cập nhật chế độ hưu trí cho nhân viên là cần thiết khi họ đạt đến độ tuổi hưởng lương hưu hoặc khi có nhu cầu nghỉ hưu trước tuổi.
+ Cập nhật tạm ứng khi công ty có nhân viên vì một lý do nào đó có thể dược tạm ứng trước số lương mà nhân viên cần…
+ Quản lý danh mục cho công ty như trình độ, chức danh, loại hợp đồng…
+ Quản lý chế độ cho nhân viên giúp cho nhân viên được hưởng các chế độ ưu đãi cũng như kỷ luật của công ty của công ty.
+ Tìm kiếm, tra cứu thông tin nhân viên trong công ty.
+ Kết xuất bảng thống kê danh sách nhân viên.
+ Kết xuất bảng công trong công ty.
+ Kết xuất phiếu làm thêm giờ, những người tham gia bảo hiểm trong công ty…
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Mô hình luồng dữ liệu
2.1.1 Mô hình phân cấp chức năng
Hình 2.1 1 Mô hình phân cấp chức năng
Mô tả chí tiết chức năng:
Quản lý thông tin nhân sự bao gồm việc lưu trữ hồ sơ nhân sự với các thông tin quan trọng như tên nhân viên, ngày sinh, quê quán, số điện thoại và chứng minh thư nhân dân.
2 Quản lý lương: Lương cơ bản, lương mới, lương phụ cấp.
3 Quản lý chế độ:Gồm các thông tin như mã chế độ, loại chế độ
4 Quản lý danh mục: Quản lý danh mục gồm rất nhiều phân hệ bên trong có hồ sơ danh mục các thông tin.
Người dùng có thể tra cứu thông tin lương của nhân viên, bao gồm các thành phần như lương cơ bản và thưởng Bên cạnh đó, hệ thống cũng cho phép tra cứu các chế độ nhân viên như nghỉ hưu, thai sản, nghỉ không lương và ốm.
Báo cáo thống kê nhân sự bao gồm hồ sơ nhân sự cũ và mới, tổng hợp tất cả danh mục liên quan đến nhân sự, bao gồm tiền lương và thưởng.
Hình 2.1 2 Biêu đồ ngữ cảnh
2.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 2.1 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 2.1.4 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh
+ Chế độ bảo hiểm nhân viên sẽ được chiết khấu (%) trong tổng quỹ lương của nhân viên
BHXH dược tính: 20% trên tổng quỹ lương cơ bản (cụ thể 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% do người lao động đóng góp)
BHYT dược tính: 3% trong tổng quỹ lương cơ bản (cụ thể 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% do người lao động đóng góp)
+ Chế độ hưu trí sẽ được tính bằng:
Thâm niên = Năm nghĩ hưu – Năm bắt đầu công việc
Cách tính lương của nhân viên được thực hiện bởi bộ phận quản lý nhân sự, nơi sẽ xác định chức vụ của từng nhân viên Dựa vào thông tin này, bộ phận kế toán sẽ tiến hành tính toán lương một cách chính xác.
Lương cơ bản = lương chức vụ + phụ cấp chức vụ + phụ cấp khác
Xây dựng các thực thể, mối quan hệ giữa các thực thể
2.2.1 Xây dựng các thực thể
Quản lý thông tin Nhân viên thông qua thực thể NHANVIENCB bao gồm: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại Thuộc tính khóa: MaNV.
Quản lý các thông tin của phòng ban thông qua thực thể PHONGBAN bao gồm: Mã phòng ban, tên phòng ban Thuộc tính khóa: MaPB.
Quản lý các thông tin bộ phận thông qua thực thể BOPHAN bao gồm:
Mã bộ phận, tên bộ phận Thuộc tính khóa: Ma BP.
Quản lý thông tin hồ sơ nhân viên thử việc thông qua các thuộc tính của thực thể HOSOTHUVIEC, bao gồm Mã hồ sơ thử việc, họ tên nhân viên và vị trí thử việc, với thuộc tính khóa là MaHSTV.
Quản lý thông tin công làm của nhân viên thông qua thực thể CONGNHANVIENCB, bao gồm các yếu tố như Mã Công thử việc, số ngày công, số ngày nghỉ và số ngày làm thêm Thuộc tính khóa của thực thể này là MaCongThuViec.
Quản lý thông tin công làm của nhân viên thông qua thực thể CONGNHANVIENCB, bao gồm các thông tin như mã công nhân viên cơ bản, số ngày công, số ngày nghỉ và số ngày làm thêm Thuộc tính khóa của thực thể này là MaCongNVCB.
Thực thể DM_LUONG_PC
Quản lý thông tin lương nhân viên qua thực thể DM_LUONG_PC bao gồm các yếu tố như Mã Lương, Lương cơ bản, Lương cơ bản mới, Phụ cấp chức vụ và Phụ cấp chức vụ mới, với thuộc tính khóa là MaLuong.
Quản lý thông tin khen thưởng của nhân viên được thực hiện qua thực thể KHENTHUONG, bao gồm các yếu tố như Mã Khen thưởng, hình thức khen thưởng và lý do khen thưởng Mã Khen thưởng (MaKT) là thuộc tính khóa trong hệ thống này.
Quản lý thông tin về kỷ luật nhân viên thông qua thực thể KYLUAT, bao gồm các yếu tố như mã kỷ luật, hình thức kỷ luật và lý do kỷ luật Thuộc tính khóa của thực thể này là MaKL.
Quản lý thông tin chế độ thai sản của nhân viên thông qua thực thể CHEDO, bao gồm các yếu tố như Mã chế độ, tên loại chế độ và Số tiền phụ cấp, với thuộc tính khóa là MaCheDo.
Thực thể ChiTiet_NV_CHEDO
Quản lý các thông tin về hưu trí của nhân viên thông qua thực thể ChiTiet_NV_CHEDO bao gồm : Ngày nhận, số tiền phụ cấp, Phụ cấp khác.
Quản lý thông tin tăng lương nhân viên qua thực thể TANGLUONG, bao gồm các yếu tố như Mã tăng lương, Lương cơ bản cũ, Lương cơ bản mới và lý do tăng Thuộc tính khóa của thực thể này là MaTangLuong.
Quản lý thông tin tạm ứng của nhân viên thông qua thực thể TAMUNG, bao gồm các yếu tố như mã tạm ứng, ngày tạm ứng, số tiền tạm ứng và lý do tạm ứng Thuộc tính khóa của thực thể này là MaTamUng.
2.2.2 Mối quan hệ giữa các thực thể
Mối quan hệ giữa Nhân viên cơ bản và Hồ sơ thử việc
Mối quan hệ giữa bảng công thử việc
Mối quan hệ giữa Bảng công nhân viên cơ bản và Nhân viên cơ bản
Mối quan hệ giữa Danh mục lương phụ cấp và Nhan viên cơ bản
Mối quan hệ giữa Phòng ban và Nhân viên cơ bản
Mối quan hệ giữa Phòng ban và Bộ phận
Mối quan hệ giữa Tăng lương và Nhân viên cơ bản
Mối quan hệ giữa Nhân viên cơ bản và Khen thưởng
Mối quan hệ giữa Nhân viên cơ bản và Kỷ luật
Mối quan hệ giữa Nhân viên cơ bản và Tạm ứng
Mối quan hệ giữa Nhân viên cơ bản và Chế độ
Lược đồ quan hệ
(MaNV,MaChucVu MaPhong, , HoTen, BiDanh, NgaySinh, GioiTinh, TTHonNhan, CMND, NgayCap, NoiCap, ChucVu, ChucDanh, ThoiGian, NgayKy, NgayHetHan, SDT, NgoaiNgu, TrinhDoNN, HocVan , Anh,ghichu)
2.Tbl_PhongBan (MaBoPhan MaPhong, , TenPhong, NgayTLap, ghichu)
3.Tbl_BoPhan ( MaBP, TenBP, GhiChu)
4.Tbl_HoSoThuViec (MaHSTV, MaNV, HoTen, NgaySinh, GioiTinh, DiaChi,
TDHocVan, ViTriThuViec, NgayTV, SoThangTV, Ghichu)
5.Tbl_BangCongThuViec (MaCTViec MaHSTViec, , SoNgayCong,
6.Tbl_BangCongNVCB (MaBangCongNVCB, MaNV, SoNgayCong, SoNgayNghi, SoNgayLamThemNV, CongThang, CongNam, GhiChu)
7.Tbl_DM_Luong_PC MaLuong, MaNV( , ChucVu , LCB, PCCVu, PhuCapKhac, NgayNhap)
8.Tbl_CheDo (MaCheDo, TenCheDo, SoTienCD)
9.Tbl_ChiTiet_NV_CheDo (MaCheDo, MaNV, NgayNhan, SoTienCD, GhiChu)
10.Tbl_KhenThuong (MaKhenThuong MaNV, , HinhThucKhenThuong, LyDoKT, SoTienKT, NgayKT, Ghichu)
11.Tbl_KyLuat (MaKyLuat,MaNV, HinhThucKyLuat, LyDoKyLuat,
12.Tbl_TamUng ( MaTU MaNV , , SoTienTU, LyDoTU, NgayTU, GhiChu )
13.Tbl_TangLuong (MaTangLuong MaNV, , LCBCu, LCBMoi, PCapMoi, PcapCu, NgayTang, LyDo)
14.Tbl_UserName (UserName, Pass, Ten, NgaySinh)
Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
Bảng báo cáo Đăng nhập
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Đăng nhập
Hồ sơ nhân sự
Hình 3 2 Form hồ sơ nhân sự
Hợp đồng lao động
Hình 3 3 Form hợp đồng lao động
Chấm công
Tuyển dụng
Bảng lương
Quản lý phòng ban
Hình 3 11 Form quản lý phòng ban
Quản lý hợp đồng
Hình 3 13 Form quản lý hợp đồng
TỔNG KẾT V ĐÁNH GIÁ
Ưu điểm
- Chương trình có giao diện thân thiện, thuận tiện cho người sử dụng.
- Hỗ trợ nhiều chức năng phù hợp với thực tế của việc tìm kiếm thông tin, trao đổi và quản lý nhân sự
Có nhiều chức năng linh hoạt để xử lý các yêu cầu thực tế, chẳng hạn như cung cấp khả năng thống kê và báo cáo tùy chọn theo các tiêu chí cụ thể.
Chức năng quản lý đăng nhập theo nhóm người dùng giúp phân phối công việc hiệu quả giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý nhân sự Đồng thời, chức năng nhập và quản lý nhân viên đảm bảo dữ liệu được hợp lệ và cập nhật chính xác.
- Dễ dàng sử dụng và quản lý.
- Cơ sở dữ liệu tương đối lớn và tính bảo mật cao.
Nhược điểm
- Do thời gian nghiên cứu có hạn và khả năng còn hạn chế nên một số vẫn chỉ còn trên ý tưởng, chưa được thực thi.
- Một số chức năng còn chưa hoạt động ổn định.
- Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao
- Chưa giải quyết chọn vẹn các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
- Chương trình chưa có tính thẩm mỹ chưa cao
Hướng phát triển của phần mềm
Tìm hiểu và hoàn thiện một số chức năng chưa thực hiện trong ứng dụng.
Hỗ trợ cơ sở dữ liệu Oracle để khả năng bảo mật, tốc độ truy vấn, khả năng quản lý dữ liệu tốt hơn.