báo cáo thực tập doanh nghiệp : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ NGHIỆP VỤ DOANH NGHIỆP

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM DOTB61.1Giới thiệu chung về công ty61.2Lĩnh vực hoạt động61.3Đối tác của công ty61.4Các phòng ban, bộ phận7CHƯƠNG 2: KIẾN THỨC – KỸ NĂNG ĐƯỢC TẬP HUẤN72.1 Kiến thức về CRM72.2 Tổng quan hệ thống quản lý đào tạo DotB EMS82.3 Nền tảng SugarCRM112.4 Tìm hiểu quy trình làm việc nâng cao của phân hệ SugarBPM112.5 Kiểm thử bằng tay và viết tài liệu hướng dẫn người dùng132.6 Sử dụng các công cụ hỗ trợ142.5.1 Mô hình hóa các sơ đồ, quy trình nghiệp vụ142.5.2 Thiết kế giao diện152.5.3 Một số phần mềm khác152.7 Các kỹ năng mềm15CHƯƠNG 3: TÓM TẮT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP163.1 Giới thiệu đội nhóm thực tập và công việc thực tập chính163.2 Thời gian thực tập và thông tin lương163.3 Các công việc đã thực hiện183.3.1 Bảng chi tiết công việc theo tuần183.2.1 Quy trình giao việc và kiểm tra tiến độ223.2.3 Công cụ quản lý22CHƯƠNG 4: MÔ TẢ CHI TIẾT CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN ĐÃ THỰC HIỆN264.1Dự án Viện đào tạo đại học ISB264.2.1 Làm việc với khách hàng264.2.2 Cài đặt nghiệp vụ đề xuất tự động Offer Letter284.2 Dự án Công ty cung cấp giải pháp giáo dục và đào tạo Mercury444.2.1 Phân tích nghiệp vụ Bus Tracking (Quản lý đưa đón)444.2.2 Viết tài liệu hướng dẫn người dùng524.2.3 Thiết kế giao diện trên ứng dụng di động53CHƯƠNG 5: ĐÁNH GIÁ – NHẬN XÉT565.1 Kết quả đạt được565.2 Những mặt còn hạn chế575.2 Định hướng công việc tương lai57

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP DOANH NGHIỆP

TP Hồ Chí Minh, ngày 1 tháng 12 năm 2021

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ NGHIỆP VỤ DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn: Ths Phạm Ngọc Anh Thơ

Công ty thực tập: Công Ty TNHH Phần mềm DOTB

Vị trí thực tập: Business Analyst Thời gian thực tập: 01/04/2021 – 31/07/2021 Thực tập sinh: Lê Ngọc Lan Chi

Mã số sinh viên: 17520290 – TMĐT2017

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, với tất cả lòng biết ơn sâu sắc và chân thành nhất, em xin gửi đến quýThầy Cô của Trường đại học Công nghệ thông tin – Đại học quốc gia Thành phố Hồ ChíMinh đã tận tâm truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt quãng thờigian học tập tại trường Đặc biệt, em vô cùng tri ân sự hướng dẫn tận tình và theo dõi sátsao, kỹ lưỡng của Cô Phạm Ngọc Anh Thơ trong suốt quá trình chúng em thực hiện Báocáo thực tập này Với vốn kiến thức và kỹ năng được trau dồi, rèn luyện qua từng giaiđoạn học tập tại Trường không chỉ là nền tảng cho quá trình thực tập mà còn là hànhtrang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Tiếp lời, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến tập thể công ty trách nhiệm hữu hạn phần mềmDotB đã giúp em trong thời gian làm việc tại công ty Đặc biệt cảm ơn Thầy Huy, AnhLập, Chị Quyên, những người đã nhiệt tình chỉ bảo, hỗ trợ để em có quãng thời gian trảinghiệm và học tập ở môi trường làm việc chuyên nghiệp Đó là sự trải nghiệm vô cùng ấntượng đối với em, em được anh chị tạo điều kiện để thử thách bản thân vào nhiều dự ánquan trọng của Công ty Qua đó, em có cơ hội tổng hợp và hệ thống hóa lại những kiếnthức đã học, đồng thời kết hợp với thực tế để nâng cao kỹ năng chuyên môn Tuy chưa cónhiều kinh nghiệm nhưng qua quá trình thực tập, em đã được mở rộng tầm nhìn và tiếpthu rất nhiều kiến thức thực tế Từ đó em nhận thấy, việc cọ xát thực tế là vô cùng quantrọng – nó giúp sinh viên xây dựng nền tảng lý thuyết được học ở trường và áp dụng vàothực tế một cách linh hoạt để mang lại kết quả tốt hơn

Bước đầu đi vào thực tế của em còn hạn chế và nhiều bỡ ngỡ nên không tránh khỏinhững thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của Thầy Cô đểkiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn đồng thời có điều kiện bổ sung,nâng cao kỹ năng của mình cho những chặng đường sắp tới

Em xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng

Lê Ngọc Lan Chi

ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Giảng viên hướng dẫn

ThS Phạm Ngọc Anh Thơ

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM DOTB 6

1.1 Giới thiệu chung về công ty 6

1.2 Lĩnh vực hoạt động 6

1.3 Đối tác của công ty 6

1.4 Các phòng ban, bộ phận 7

CHƯƠNG 2: KIẾN THỨC – KỸ NĂNG ĐƯỢC TẬP HUẤN 7

2.1 Kiến thức về CRM 7

2.2 Tổng quan hệ thống quản lý đào tạo DotB EMS 8

2.3 Nền tảng SugarCRM 11

2.4 Tìm hiểu quy trình làm việc nâng cao của phân hệ SugarBPM 11

2.5 Kiểm thử bằng tay và viết tài liệu hướng dẫn người dùng 13

2.6 Sử dụng các công cụ hỗ trợ 14

2.5.1 Mô hình hóa các sơ đồ, quy trình nghiệp vụ 14

2.5.2 Thiết kế giao diện 15

2.5.3 Một số phần mềm khác 15

2.7 Các kỹ năng mềm 15

CHƯƠNG 3: TÓM TẮT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 16

3.1 Giới thiệu đội nhóm thực tập và công việc thực tập chính 16

3.2 Thời gian thực tập và thông tin lương 16

3.3 Các công việc đã thực hiện 18

3.3.1 Bảng chi tiết công việc theo tuần 18

3.2.1 Quy trình giao việc và kiểm tra tiến độ 22

3.2.3 Công cụ quản lý 22

CHƯƠNG 4: MÔ TẢ CHI TIẾT CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN ĐÃ THỰC HIỆN 26

4.1 Dự án Viện đào tạo đại học ISB 26

4.2.1 Làm việc với khách hàng 26

4.2.2 Cài đặt nghiệp vụ đề xuất tự động Offer Letter 28

4.2 Dự án Công ty cung cấp giải pháp giáo dục và đào tạo Mercury 44

4.2.1 Phân tích nghiệp vụ Bus Tracking (Quản lý đưa đón) 44

4.2.2 Viết tài liệu hướng dẫn người dùng 52

4.2.3 Thiết kế giao diện trên ứng dụng di động 53

CHƯƠNG 5: ĐÁNH GIÁ – NHẬN XÉT 56

5.1 Kết quả đạt được 56

5.2 Những mặt còn hạn chế 57

5.2 Định hướng công việc tương lai 57

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM DOTB

1.1 Giới thiệu chung về công ty

- Tên công ty: Công Ty TNHH Phần mềm DOTB – được thành lập vào năm 2018

- Website: https://dotb.vn/

- Logo của công ty:

- Trụ sở công ty:

o Địa chỉ: P102, Tòa nhà A, Khu Công nghệ phần mềm ĐHQG-HCM, Khu phố

6, P Linh Trung, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh

từ vừa đến lớn tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành một cách logic, trơn tru và

dễ dàng Qua đó, giúp tăng tỉ lệ giữ chân khách hàng trung thành cũng như tìmkiếm, chăm sóc khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp

- Với sứ mệnh giúp các đơn vị, tổ chức, viện đào tạo trong lĩnh vực giáo dục có thể

tự động hóa các quy trình, chuẩn hóa các nghiệp vụ, tối ưu nguồn lực, cập nhậtbáo cáo tức thời, hỗ trợ ra quyết định nhanh nhất, tập thể DotB không ngừng nỗlực để nghiên cứu và phát triển sản phẩm của mình nhằm mang lại một hệ thốngquản lý và điều hành tốt nhất

1.3 Đối tác của công ty

Trong suốt thời gian hoạt động vừa qua, DOTB được các trường học, các trung tâm,viện đào tạo có quy mô từ vừa đến lớn tin tưởng và trở thành đối tác lâu dài như:

- Viện đào tạo quốc tế UEH – ISB, Công ty cung cấp giải pháp giáo dục và đào tạoMercury

- Các trung tâm ngoại ngữ và đào tạo kỹ năng: Sylvan Learning, UK English, FocusLearning, ICS, Faros, Tomato, TEH, VMG, EdSpace, Discovery Academy, Alab,PSOBiz, Jaxtina, CSIS, Alisa English…

1.4 Các phòng ban, bộ phận

- Ban giám đốc (Giám đốc và Phó giám đốc) Chịu trách nhiệm chỉ đạo các bộ

phận, phòng ban, tổ chức và thực hiện các chiến lược

- Bộ phận quản lý dự án: Quản lý, giám sát dự án nhằm đảm bảo dự án triển khai

theo đúng timeline, đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng tiêu chuẩn đầu ra sản phẩm

- Bộ phận Sales & Marketing: Quản lý hoạt động truyền thông, digital marketing

và quản lý, phân bổ các hoạt động kinh doanh

- Bộ phận BA: Chịu trách nhiệm phân tích yêu cầu, mô hình hóa nghiệp vụ và là

cầu nối giữa khách hàng và team nội bộ dự án

- Bộ phận Training, Tester: Đảm bảo chất lượng sản phẩm và hướng dẫn khách

hàng, lên doucuments cho sản phẩm

- Bộ phận kỹ thuật: Xây dựng, nâng cấp, bảo trì phần mềm, nghiên cứu và phát

triển các công nghệ mới để triển khai lên hệ thống

CHƯƠNG 2: KIẾN THỨC – KỸ NĂNG ĐƯỢC TẬP HUẤN

- CRM là công cụ, là chiến lược thích hợp nhất nhằm giúp các doanh nghiệp sửdụng người, quy trình và công nghệ để đạt được hiệu quả đồng thời tới ưu hóa chiphí cho việc cải thiện các hành vi và giá trị của khách hàng

Hình 1: Mô hình CRM cơ bản

2.2 Tổng quan hệ thống quản lý đào tạo DotB EMS

- Hệ thống DotB EMS là một giải pháp phần mềm dịch vụ, cung cấp các tính năngđáp ứng toàn diện nhu cầu quản lý và vận hành cho các đơn vị giáo dục và đào tạo

kỹ năng

- Với mục tiêu cung cấp những giải pháp hiệu quả về nghiệp vụ quản lý, tiếp thị,bán hàng, kế toán, báo cáo – báo biểu Đảm bảo tính bảo mật thông tin kháchhàng, các nhóm phân hệ được thiết lập sử dụng theo phân quyền đáp ứng yêu cầucông việc riêng của từng bộ phận, phòng ban

Hình 2: Mô hình tổng quan hệ thống quản lý đào tạo – DotB EMS

- Quy trình CRM cho trung tâm đào tạo hướng tới việc tối ưu hóa các nhiệm vụ quan trọng sau:

+ Truyền thông (CRM Marketing): Quản lý, lên lịch và thực hiện các chiếndịch tiếp thị để thu hút nguồn học viên tiềm năng (Targets, Leads)

+ Chăm sóc khách hàng (CRM Sales): Tổng đài Call Center tư vấn, đặt lịchtham quan / thi thử / học thử dễ dàng theo dõi trạng thái tiềm năng và nângcao tỉ lệ chuyển đổi thành học viên chính thức

+ Dịch vụ sau bán hàng (CRM Services): Kế hoạch chăm sóc nhằm thúcđẩy học viên tiếp tục đăng ký các khóa học khác và giới thiệu trung tâm vớingười thân, bạn bè bằng các hoạt động như: giảm giá chiết khấu, tặng quàtri ân, gửi thư chúc mừng các ngày lễ tết hoặc sinh nhật…

+ Phân tích tập khách hàng (CRM Analysis): Phân tích khách hàng để cócách tiếp cận đúng đắn, giúp tối ưu hoạt động tiếp thị và dịch vụ Bằng các

bộ dữ liệu khách hàng đã có, trung tâm có thể phân tích chi tiết để hỗ trợviệc tổ chức các khóa học và mức học phí phù hợp theo nhu cầu, sự quantâm, nơi ở, nhóm tuổi…

+ Kết hợp giữa các phòng ban, đối tác (CRM Collaborative): Các phòngban đều được liên kết chặt chẽ với nhau, mọi nhân viên đều được kết nốichia sẻ thông tin dữ liệu trực quan nhanh chóng

Hình 3: Quy trình tổng quan CRM cho trung tâm đào tạo

2.3 Nền tảng SugarCRM

- SugarCRM là một phần mềm CRM mã nguồn mở với nhiều tính năng phong phúbao gồm tính năng cho tiếp thị, bán hàng, hỗ trợ khách hàng và hỗ trợ quản lýchuyên nghiệp

Hình 4: Logo SugarCRM

- SugarCRM giúp nâng cao hiệu quả bán hàng, hiệu quả tiếp thị, giữ chân kháchhàng và thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng Ngoài ra, nó còn cung cấp 1cái nhìn toàn diện và sâu sắc về khách hàng với phân hệ báo cáo động mạnh mẽ,linh hoạt

- Ưu điểm của SugarCRM:

+ Có đa dạng các phiên bản phù hợp cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, mọilĩnh vực

+ SugarCRM tích hợp trình gửi và nhận email (email client) và tích hợp lịch làmviệc với Microsoft Outlook để đảm bảo vấn đề giao tiếp thông tin của 1 công ty làtập trung tối đa và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận

+ Mô hình chuyển giao Sugar cho khách hàng khá linh hoạt, có thể chạy theo dạngphần mềm SaaS hoặc có thể kiểu phần mềm cục bộ Điều này giúp cho kháchhàng có nhiều lựa chọn khi sử dụng

- Nhược điểm của SugarCRM:

+ Có tốc độ tải trang chậm hơn các phần mềm khác

+ Một số tiện ích yêu cầu trả thêm phí như Plugin for MS Outlook, ứng dụng trênthiết bị Smartphones

2.4 Tìm hiểu quy trình làm việc nâng cao của phân hệ SugarBPM

- Khái niệm cốt lõi:

+ Quy trình làm việc nâng cao là một tập hợp các nhiệm vụ, hành động được sắpxếp một cách logic được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu tự động hóa quy trìnhkinh doanh trong nghiệp vụ của doanh nghiệp/tổ chức

+ Một số ví dụ về các quy trình kinh doanh có thể được tự động hóa bằngSugarBPM bao gồm phê duyệt hóa đơn, định tuyến khách hàng tiềm năng, địnhtuyến yêu cầu dịch vụ khách hàng, nhắc nhở và thông báo tự động

- Mô hình của SugarBPM:

Hình 5: Mô hình làm việc nâng cao thuộc nhóm phân hệ SugarBPM

- Một bộ làm việc nâng cao của SugarBPM bao gồm 4 nhóm mô-đun, chúng sẽ được phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình chuẩn hóa nghiệp vụ tự động

Definitions

Định nghĩa quy trình (ProcessDefinition) xác định các bước trongmột quy trình kinh doanh tổng thể, do quản trị viên tạo ra Định nghĩa quy trình bao gồm một tập hợp tuần tự các hoạt động và các mối quan hệ của chúng, các tiêu chí để chỉ ra sự kiện bắt đầu

và kết thúc của quy trình, và thông tin về các hoạt động riêng lẻ (ví dụ, những người tham gia) có trong quy trình kinh doanh

Processes Quy trình (Process) là một phiên bản đang chạy của định nghĩa

quy trình, biểu diễn quá trình thực thi của Process Definitions Cóthể được xem bởi các người dùng thông thường khi họ được gắnvào nhiệm vụ cụ thể trong quy trình đó

Process

Business Rules

Process Business Rules là một tập hợp các điều kiện và kết quả sẽ

sử dụng lại bằng cách được nhúng vào trong định nghĩa quy trình.Thường được sử dụng cho các trường hợp cần xử lý nghiệp vụtheo quy tắc được tổ chức đề ra để đảm bảo tính chính xác vàcông bằng

Process Email

Templates

Process Email Templates để thực hiện những tác vụ gửi email trong định nghĩa quy trình Một mẫu email được tạo ra và nhúng vào hành động Send Message để thực hiện việc gửi tự động

2.5 Kiểm thử bằng tay và viết tài liệu hướng dẫn người dùng

- Biết cơ bản về cách viết kịch bản kiểm thử và sau đó cài đặt các trường hợp kiểmthử để phát hiện lỗi trong giai đoạn phát triển trước khi đưa sản phẩm đến vớikhách hàng

Hình 6: Kịch bản các Test Case và kết quả kiểm thử

- Tìm hiểu cách sử dụng phần mềm Gitbook và cách viết tài liệu hướng dẫn người

dùng để viết các tài liệu cho các dự án về web và ứng dụng di động, đặc biệt là các

dự án có yêu cầu tính năng xây dựng theo nghiệp vụ riêng (customize)

2.6 Sử dụng các công cụ hỗ trợ

2.5.1 Mô hình hóa các sơ đồ, quy trình nghiệp vụ

- Microsoft Visio 2020: Thiết kế các quy trình nghiệp vụ một cách chuyên nghiệp

về các thành phần và đảm bảo về mặt thẩm mỹ cao, dễ dàng, trực quan trong quátrình truyền đạt đến khách hàng, đối tác

- Camunda Modeler: Thiết kế quy trình BPMN, thường sử dụng để phân tích thiết

kế các luồng quy trình nghiệp vụ và truyền đạt trong nội bộ

- Draw.io: Mô hình hóa các sơ đồ thực thể và thiết kế dữ liệu trực tuyến trên nềntảng Web App, được sử dụng trong các công việc cần tương tác và cho phép cùngchỉnh sửa trực tiếp với các thành viên trong dự án

2.5.2 Thiết kế giao diện

Tìm hiểu cách sử dụng và ứng dụng các chức năng thiết kế của Figma vàMicrosoft Lunacy để tiến hành thiết kế mockup cho các màn hình chức năng của ứng

dụng Từ đó, hỗ trợ cho bộ phận kỹ thuật (Front-end Developer) dễ dàng trong việc triểnkhai giao diện.

2.5.3 Một số phần mềm khác

- Asana: Sử dụng phần mềm quản lý công việc này để nhận các công việc được giao

và cập nhật tiến độ một cách thuận tiện, các thành viên có trách nhiệm dễ dàngtheo dõi, chỉnh sửa và phối hợp thực hiện công việc một cách tối ưu nhất, tránhlãng phí thời gian, tránh bỏ sót công việc

- Microsoft Excel: Sử dụng để xử lý, làm sạch dữ liệu cho các thao tác lọc, nhập dữliệu vào hệ thống

- Gitbook: Phần mềm biên tập nội dung, thường sử dụng để viết tài liệu hướng dẫn người dùng cuối

- Notepad: Sử dụng để ghi chú nhanh các nội dung quan trọng ở các buổi họp và báo cáo công việc, đánh giá, nhận xét

- Snagit Tool: Phần mềm chụp ảnh và quay phim màn hình cùng với các tính năngsửa chữa ảnh, ghi chú ảnh, được dùng để hỗ trợ cho việc dẫn chứng hình ảnh cụthể khi chăm sóc khách hàng và viết tài liệu hướng dẫn người dùng

2.7 Các kỹ năng mềm

- Kỹ năng giao tiếp: Rèn luyện, trau dồi thêm về giao tiếp trong quá trình lấy ý kiến

và chăm sóc, hỗ trợ, các đợt tập huấn sử dụng phần mềm cho khách hàng, cũngnhư tương tác với các thành viên trong nội bộ công ty

- Kỹ năng viết email chuyên nghiệp trong cộng việc: Giao tiếp qua email trong côngviệc là một kỹ năng rất quan trọng Kỹ năng này được củng cố nhiều hơn qua quátrình thực tập để hỗ trợ quan trọng cho việc lấy ý kiến, đề xuất giải pháp, trao đổivới khách hàng, viết báo cáo công việc hằng tuần, …

- Kỹ năng làm việc nhóm: Phối hợp, hỗ trợ, theo dõi tiến độ dự án

- Kỹ năng thuyết trình: Truyền đạt ý tưởng, nội dung công việc khi phối hợp với cácthành viên giữ vai trò khác nhau trong dự án

- Kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề, nghiên cứu, khảo sát tư liệu và đề xuất giảipháp để đóng góp ý kiến, đưa ra phương án thực hiện tối ưu nhất.

CHƯƠNG 3: TÓM TẮT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

3.1 Giới thiệu đội nhóm thực tập và công việc thực tập chính

- Vị trí thực tập: Phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp (Business Analyst – BA)

- Giới thiệu các nhóm dự án và vai trò tham gia:

+ Nhóm dự án Faros, TEH, Mathpresso, Tomato, Sylvan: Vai trò hỗ trợ tập huấn

và chăm sóc khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty

+ Nhóm dự án Viện đào tạo đại học ISB: Vai trò phân tích nghiệp vụ và thiết kế,triển khai các định nghĩa quy trình và quy tắc

+ Nhóm dự án Công ty cung cấp giải pháp giáo dục vào đào tạo Mercury: Vai tròphân tích nghiệp vụ, thiết kế giao diện ứng dụng di động và biên soạn các tài liệu

dự án

- Mô tả công việc chính:

+ Lấy ý kiến từ khách hàng, phân tích nghiệp vụ hệ thống

+ Cài đặt và kiểm thử các quy trình tự động và các bộ nguyên tắc theo nghiệp vụ khách hàng

+ Phân tích, đặc tả các tài liệu cho dự án như quy trình nghiệp vụ, thiết kế mô hình

dữ liệu, tài liệu hướng dẫn người dùng cuối

+ Thiết kế giao diện ứng dụng di động

+ Hỗ trợ cùng đội lập trình viên, QA, QC đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra.+ Hỗ trợ tập huấn và chăm sóc khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm

3.2 Thời gian thực tập và thông tin lương

- Thời gian thực tập:

+ Ngày bắt đầu: 1/4/2021

+ Ngày kết thúc: 31/7/2021

- Lịch thực tập chi tiết:

+ Thực tập vào các ngày trong tuần, sẽ được đăng ký buổi làm việc trên Google Sheet của công ty vào đầu mỗi tuần Thường đăng ký vào các ngày thứ 2, thứ 4, thứ 5, thứ 6 và một buổi của thứ 7.

 Buổi sáng: Từ 8:30 đến 12:30

 Buổi chiều: Từ 14:00 đến 18:00

Hình 7: Đăng ký buổi làm việc trên Google Sheet của công ty

- Thông tin lương: Lương sẽ được chuyển vào tài khoản vào ngày làm việc cuối của

mỗi tháng, gồm khoản hỗ trợ cho thực tập sinh tính theo buổi làm việc và khoảntiền thưởng khi cá nhân có tham gia vào dự án (sau khi khách hàng nghiệm thu)

Hình 8: Khoản hỗ trợ thực tập

Hình 9: Khoản thưởng tham gia dự án ISB

3.3 Các công việc đã thực hiện

3.3.1 Bảng chi tiết công việc theo tuần

Tuần

Thời gian (Từ ngày – Đến ngày)

Nội dung công việc

1 31/3/2021

8/4/2021

Nghe Thầy Huy (CEO Founder) giới thiệu sơ lược về hoạtđộng và các công việc của BA trong công ty

- Chị Quyên (Trưởng nhóm BA) cấp tài khoản vào hệ thốngDotB EMS của công ty và thông qua các yêu cầu về báo cáotiến độ công việc

- Tìm hiểu, phân tích và mô hình hóa nghiệp vụ chăm sócchuyển đổi khách hàng tiềm năng và quy trình tiếp thị trongCRM trên hệ thống quản lý giáo dục EMS của DotB

- Báo cáo và xử lý các case study thực tế liên quan đến cácphần việc đã được phân công tìm hiểu với Chị Quyên

2 11/4/2021

17/4/2021

Tìm hiểu, phân tích và mô hình hóa nghiệp vụ nhóm tínhnăng về giáo vụ, kế toán và chạy báo cáo trên hệ thống quản

lý giáo dục DotB EMS

- Cài đặt các dữ liệu cứng lên hệ thống cho dự án FAROS

- Báo cáo tiến độ công việc, nêu định hướng thế mạnh và đềxuất

3 19/4/2021

23/4/2021

Khảo sát và phân tích hệ thống quản lý học bổng để phục

vụ cho dự án Viện đào tạo quốc tế - ISB

- Tham gia training và hỗ trợ giải đáp thắc mắc cho kháchhàng dự án Faros, TEH, Tomato trong quá trình sử dụng hệthống quản lý giáo dục EMS

- Thực hiện kiểm thử ứng dụng di động trên IOS theo kịchbản testcase đã được lên sẵn

4-5 3/5/2021

15/5/2021

Khảo sát và mô hình hóa nghiệp vụ đăng ký dùng thử(Trial) và đặt lịch hẹn (Book Demo) cho dự án SAAS

- Họp thảo luận về hướng phân tích phát triển tính năng đềxuất Offer Letter tự động của dự án ISB với nhóm nội bộ

- Tìm hiểu về quy trình làm việc nâng cao (AdvanceWorkflow) với các phân hệ Process Definition, ProcessBusiness Rule để phục vụ tính năng tự động đề xuất OfferLetter của dự án ISB

- Thực hành tập huấn về nghiệp vụ Sales

- Cài đặt dữ liệu cứng của khách hàng lên hệ thống EMScho dự án MathPresso

6-7 17/5/2021

29/5/2021

Cài đặt và hoàn thiện các Business Rule + kiểm thử cáctrường hợp thực tế xem kết quả đề xuất để phát hiện và khắcphục lỗi

- Họp với anh Lập (PM dự án ISB) để hoàn thiện các vấn đềliên quan đến kỹ thuật trong quá trình cài đặt Business Rule

và báo cáo tiến độ công việc được phân công.

- Soạn mẫu Offer Letter lên hệ thống để phục vụ quá trìnhtập huấn (training)

- Đảm nhận tập huấn về hướng xử lý, cách cài đặt BusinessRule và Offer Letter Template cho khách hàng ISB

- Thực hiện chuẩn hóa Offer Template bằng các công cụWord, Converted PDF, và ngôn ngữ HTML,CSS

- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng dự án MathPresso trực tiếpqua Call Zalo

8-9 31/5/2021

12/6/2021

Dịch các mô đun thành Tiếng Việt và rà soát các bản dịchtổng hợp cho MathPresso

- Họp đề xuất mẫu Offer Letter và Offer Standing tổng quát

và làm việc với khách hàng để chốt các thông tin cần thiết(Master Data)

- Kiểm thử ứng dụng di động trên IOS của Focus

- Tìm hiểu và sử dụng thành thạo Gitbook

- Phân tích quy trình nghiệp vụ cấp + thu hồi + gia hạnlicense key trên MobileApp

9-10 14/6/2021

26/6/2021

Cập nhật lại hình ảnh của tài liệu hướng dẫn sử dụngMobileApp dự án Focus

- Tìm hiểu cách sử dụng phần mềm Axure RP9 để thiết kế

- Đọc các tài liệu của dự án DotB-Rose được bàn giao

- Tìm hiểu nghiệp vụ Sales, Giáo vụ, Thanh toán và Xuấthóa đơn của dự án DotB-Rose

- Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng DotB-SEA MobileApptheo phiên bản mới nhất

- Đặc tả các trường thuộc tính dữ liệu cần để thực hiện tùy chỉnh (Customize) cho dự án Mercury

11-12 28/6/2021 - Khảo sát các hệ thống quản lý lịch biểu: Pike13, Google

10/7/2021

-Calendar, Shiftbase, ScheduleIt

- Phân tích ERD và viết bảng đặc tả các trường dữ liệu (thuộc tính) cho tính năng Bus Tracking dự án Mercury

- Phân tích quy trình nghiệp vụ xếp tuyến xe + đưa đón giáoviên + xét duyệt tài xế của dự án Mercury

- Tìm hiểu nghiệp vụ Tuyển sinh, Chiết khấu, Phân quyền

hệ thống dự án DotB-Rose

- Rà soát bản dịch các thẻ, tiêu đề, nội dung trên site ICS

- Viết tài liệu hướng dẫn người dùng phần EMS của dự ánMercury

20/7/2021

Cập nhật tài liệu hướng dẫn người dùng dự án DotB Rose

- Viết tài liệu hướng dẫn người dùng phần MobileApp dự ánMercury

- Cài đặt quy trình làm việc nâng cao để gửi các thông báo

tự động theo nghiệp vụ khách hàng dự án LeaderUni

- Thiết kế giao diện tính năng Bus Tracking cho các vai trò giáo viên, tài xế, quản trị viên trên MobileApp

31/7/2021

Hoàn thành toàn bộ các giao diện MobileApp cho dự án Mercury

- Tổng hợp các tài liệu hệ thống dự án Mercury

3.2.1 Quy trình giao việc và kiểm tra tiến độ

- Công việc được giao trực tiếp thông qua các buổi họp hoặc các nhóm dự án/bộphận phụ trách trên ứng dụng Telegram

- Sau đó, các công việc được phân rã trên ứng dụng Asana để dễ dàng quản lý tiến

độ, kết quả của từng cá nhân

- Nội dung và tiến độ công việc sẽ được báo cáo vào buổi họp thứ 6 hằng tuần với

các trưởng nhóm Từ đó, các thành viên sẽ nêu ý kiến, trao đổi và giải quyết cácthắc mắc, vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, và các trưởng nhóm dự án sẽnhận xét, đánh giá

- Lịch họp hằng tuần sẽ được ghim ở các nhóm dự án và nhắc lịch hẹn trên GoogleCalendar đến các nhân viên

- Email báo cáo mỗi tuần sẽ được nộp vào trước 16:00 Chủ nhật hằng tuần về email

của Ban Giám đốc bao gồm: nội dung các công việc đã làm trong tuần, kế hoạchcho tuần tiếp theo và các khó khăn gặp phải hoặc những ý kiến đề xuất (nếu có)

3.2.3 Công cụ quản lý

- Ứng dụng Telegram: Được sử dụng để giao tiếp, trao đổi về công việc hằng ngày

Hình 10: Giao việc trực tiếp trong nhóm dự án trên ứng dụng Telegram

- Ứng dụng quản lý công việc Asana: Sử dụng để phân rã nội dung chi tiết công việc, ngày hết hạn, mức ưu tiên để dễ dàng quản lý tiến độ của từng thành viên

Hình 11: Công việc được phân công và quản lý trên Asana

- Google Meet, Google Calendar, Zoom: Đặt lịch và họp thảo luận trực tuyến để traođổi công việc nội bộ và làm việc với khách hàng

Hình 12: Lịch họp được thể hiện qua Google Calendar

- Google Sheet: Tạo bản báo cáo công việc đã thực hiện trong tuần và kế hoạch tuầntiếp theo, gửi về email của Ban giám đốc

Hình 13: Bản báo cáo công việc hằng tuần

Hình 14: Bản báo cáo được gửi về email của Ban giám đốc

Hình 15: Báo cáo công việc được gửi hằng tuần

CHƯƠNG 4: MÔ TẢ CHI TIẾT CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN ĐÃ THỰC HIỆN

4.1 Dự án Viện đào tạo đại học ISB

4.2.1 Làm việc với khách hàng

- Các buổi họp để trao đổi với khách hàng được tổ chức qua ứng dụng Zoom

Hình 16: Tham gia buổi họp thảo luận dự án qua ứng dụng Zoom

- Phân tích đề xuất về mẫu Offer Letter sử dụng chung sẽ bao gồm 2 phần thông

tin là phần thông tin tĩnh (Master Data) và phần thông tin dạng biến số (VariantData):

+ Phần thông tin tĩnh: là phần thông tin sẽ xuất hiện ở tất cả các Offer Letternhư nhãn, tiêu đề, quy định chung, chữ ký viện trưởng…

+ Phần thông tin dạng biến số: là phần thông tin sẽ thay đổi tùy thuộc vào từngtrường hợp tạo ra Offer Letter cụ thể của từng học viên như: họ tên, chươngtrình đăng ký học và trúng tuyển, học bổng, trình độ ngoại ngữ, trình độ họcthuật, học phí…

Hình 17: Làm việc với khách hàng qua email (1)

Hình 18: Làm việc với khách hàng qua email (2)

- Đưa mẫu Offer Letter đề xuất đã soạn lên Google Docs để các thành viên của

nhóm phụ trách tuyển sinh của ISB góp ý, chỉnh sửa các thông tin theo yêu cầuqua tính năng Comment của GDocs Từ đó, tiến đến phối hợp hoàn thiện mẫuOffer Letter để cài đặt lên hệ thống EMS

Hình 19: Mẫu Offer Letter đề xuất và trao đổi với bộ phận tuyển sinh của ISB

4.2.2 Cài đặt nghiệp vụ đề xuất tự động Offer Letter

- Được phân công cài đặt các Process Business Rule và Process Definition, sau đóchạy thử các trường hợp để kiểm tra và khắc phục lỗi Trong quá trình thực hiện,các yêu cầu cần hỗ trợ về kỹ thuật sẽ được trao đổi ở nhóm nội bộ

- Với tính năng này, bộ phận tuyển sinh của khách hàng ISB sẽ được tối ưu hóatrong quá trình xét tuyển sinh đầu vào, giúp cho công việc bớt tiêu tốn nhiều thờigian, con người cũng như hạn chế sự sai xót so với xét tuyển thủ công

- Tính năng đề xuất tự động sẽ được xây dựng dựa vào 3 nhóm phân hệ chính trên

hệ thống ISB EMS mà công ty cung cấp:

+ Process Business Rule: Phân hệ được dùng để tạo ra các bộ quy tắc xét tuyển.+ Process Definition: Phân hệ được dùng để tạo ra quy trình sẽ phối hợp cácProcess Business Rule đã cài đặt để chạy hoàn thành một quy trình và đưa ra đềxuất

+ Processes: Phân hệ dùng để theo dõi quy trình chạy từ lúc được bắt đầu đếnhoàn thành một lần đề xuất.

- Quy trình về ý tưởng sẽ thiết kế cho bộ Process Business Rules, bao gồm 4Business Rule được tạo ra và lần lượt thực hiện như sau:

Hình 20: Quy trình triển khai Business Rule trên hệ thống ISB EMS

4.2.2.1 Cài đặt Process Business Rules

- Quá trình cài đặt Process Business Rules được chia làm 2 nhóm công việc chính:+ Tiền xử lý bộ quy tắc xét tuyển: Dùng kỹ thuật Excel để phân tích và xử lý, giúptrực quan hóa các nhóm điều kiện sao cho tối ưu hóa được số lượng dòng điềukiện sẽ cài đặt là ít nhất

+ Cài đặt vào Process Business Rule hệ thống ISB EMS

a) Tiền xử lý quy tắc xét tuyển

Quy tắc xét tuyển bao gồm 2 chương trình học là WSU BBUS và Global Pathwayvới các tiêu chí khác nhau, mục đích cần làm là tổng hợp và thực hiện giao các điềukiện lại để tìm ra điều kiện chung Từ đó, sẽ giảm thiểu được số dòng điều kiện trùnglắp Quy trình giúp thuận tiện cho việc phát hiện các lỗi, và hơn thế nữa là dễ dàngbảo trì, cập nhật các điều kiện mới khi khách hàng cần thay đổi quy định xét tuyển ởcác năm, các kỳ tiếp theo

- Bước 1: Dựa vào bảng quy tắc xét tuyển của từng chương trình để tạo ra fileGoogle Sheet để tổng hợp