Kiểm soát cho phí đầu tư xây dựng theo các giai đoạn đầu tư - TS. Lưu Trường Văn

Kiểm soát cho phí đầu tư xây dựng theo các giai đoạn đầu tư - TS. Lưu Trường Văn

Kiểm soát chi phí ñầu tư xây dựng theo các giai ñoạn ñầu tư (Vốn

ngân sách)

1 Khái niệm, vai trò của việc kiểm soát

chi phí ñầu tư xây dựng

1.1 Khái niệm:

- KSCP (kiểm soát chi phí)= giám sát sự hình thành chi phí, chi tiêu chi phí trong suốt quá trình ñầu tư xây dựng công trình và ñưa ra các giải pháp cần

thực hiện nhằm bảo ñảm chi phí ñầu tư xây dựng

công trình nằm trong ngân sách ñã ñược chấp thuận

(mà bằng việc bảo ñảm ngân sách này công trình

ñạt ñược các mục tiêu hiệu quả như dự tính).

- KSCP là một quá trình liên tục của chủ ñầu tư thực hiện các hành ñộng quản lý nhằm bảo ñảm mục tiêu

cụ thể là chi phí ñầu tư của dự án nằm trong giới

2 Mục ñích và yêu cầu của việc KSCP

- Bảo ñảm ñúng giá trị cho ñồng tiền của chủ ñầu tư bỏ

ra phù hợp cho mục ñích ñầu tư xây dựng công trình, cân bằng giữa chất lượng và ngân quỹ ñầu tư

- ðảm bảo rằng chi phí phân bổ vào các bộ phận phù hợp với yêu cầu của chủ ñầu tư và nhà thiết kế

- Giữ cho chi phí nằm trong ngân sách của chủ ñầu tư

3 ðiều kiện cần thiết ñể thực hiện quá

- Có các cá nhân, tổ chức tư vấn có ñủ ñiều

kiện năng lực thực hiện việc kiểm soát chi phí.

4 Nội dung KSCP ñầu tư xây dựng công

trình

Nội dung kiểm soát chi phí ñầu tư xây dựng

công trình thực hiện theo 2 giai ñoạn là

A) Kiểm soát trong giai ñoạn trước khi xây dựng

và B) Kiểm soát giai ñoạn thực hiện xây dựng.

4A KSCP trong giai ñoạn trước khi thi công xây dựng.

4.A.1 Trong việc xác ñịnh tổng mức ñầu tư dự án.

+ Kiểm tra sự phù hợp của phương pháp xác ñịnh tổng mức ñầu tư:

- Căn cứ trên tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của công trình mức ñộ

thiết kế cơ sở và các tài liệu có liên quan ñể ñánh giá sự phù hợp của pp

xác ñịnh TMDT

- Báo cáo CDt có ý kiến với tổ chức tư vấn lập tổng mức ñầu tu (nếu cần

thiết)

+ Kiểm tra tính ñầy ñủ, hợp lý của TMDT:

- Kiểm tra tính ñầy ñủ các thành phần chi phí tạo nên TMDT.

- Kiến nghị CDT ñể yêu cầu tư vấn lập TMDT xem xét, bổ sung các chi phí

còn thiếu (nếu có) hoặc kiến nghị ñiều chỉnh chi phí nếu các thành phần

chi phí tính toán chưa hợp lý khi xem xét ñến các yếu tố tác ñộng ñến chi phí.

- Lập báo cáo ñánh giá về tính ñầy ñủ, hợp lý của TMDT ñể CDT xem xét,

quyết ñịnh các bước công việc tiếp theo.

+ Lập kế hoạch chi phí sơ bộ:

- Lập kế hoạch chi phí sơ bộ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tổng mức

ñầu tư.

4.A.2 Trong việc xác ñịnh dự toán, tổng dự toán

xây dựng công trình.

+ Kiểm tra tính ñầy ñủ hợp lý của dự toán bộ phận công trình, hạng mục công trình Viêc kiểm tra bao gồm: sự phù hợp khối lượng công việc trong dự toán

và thiết kế Việc áp dụng giá xây dựng và tính toán các khoản mục chi phí khác trong dự toán

+ Kiểm tra sự phù hợp giữa dự toán bộ phận, hạng mục công trình với giá trị tương ứng trong kế hoạch chi phí sơ bộ:

Dự toán các bộ phận, hạng mục công trình sau khi

ñược kiểm tra ở trên sẽ ñược ñối chiếu với giá trị của

nó ñã ñược dự kiến trong bước “Lập kế hoạch chi phí

sơ bộ”, ñã xác ñịnh ở bước trước

18 tháng

17.000 tri ệ u

16.000 tri ệ u Khung BTCT

Tháng 9/2010

Sau khi kiểm tra, so sánh có thể kiến nghị chủ ñầu tư theo các trường hợp có thể xảy ra:

– Hoặc ñề nghị tư vấn thiết kế thay ñổi các chi tiết thiết kế, vật liệu sử dụng, nếu dự toán các bộ phận, hạng mục công trình theo thiết kế lớn trong kế hoạch chi phí sơ bộ.

– Hoặc ñ iều chỉnh các giá trị bộ phận, hạng mục công trình trong kế hoạch chi phí sơ bộ nếu sau khi kiểm tra thấy giá trị trong kế hoạch chi phí sơ bộ là không thực tế.

Kết thúc các ñiều chỉnh trên, lập hồ sơ trình chủ ñầu tư phê duyệt dự toán các bộ phận, hạng mục công trình theo thẩm quyền

A.3 Trong việc lập kế hoạch chi phí và giá gói

thầu trong kế hoạch ñấu thầu.

- Trên cơ sở phê duyệt dự toán các bộ phận, hạng mục công trình, tiến hành lập kế hoạch chi

phí

Căn cứ trên kế hoạch chi phí, lập giá gói thầu

dự kiến (các bộ phận, hạng mục công trình)

4.A.4 Trong việc ñấu thầu và lựa chọn nhà thầu.

+ Kiểm tra giá gói thầu và các ñiều kiện liên quan ñến chi phí trong hồ sơ mời thầu :

- Kiểm tra sự ñầy ñủ, phù hợp giữa khối lượng trong

HSMT các gói thầu bộ phận, hạng mục công trình (sau ñây gọi chung là gói thầu) với khối lượng ñã ño bóc ở giai

ñ oạn trước.

- Kiểm tra các hình thức hợp dồng, phương thức thanh

toán và các ñiều khoản liên quan khác ñến chi phí trong hợp ñồng phù hợp cho các gói thầu của công trình.

- Dự kiến giá gói thầu trên cơ sở khối lượng, các ñiều kiện

của hồ sơ mời thầu và thời ñiểm ñấu thầu Kiến nghị CDT có biện pháp ñiều chỉnh giá gói thầu dự kiến trong kế hoạch ñấu thầu nếu cần thiết.

+ Chuẩn bị giá ký hợp ñồng:

- Kiểm tra, phân tích giá dự thầu của các nhà thầu

và sự tuân thủ các hướng dẫn và ñiều kiện hợp

ñồ ng ñưa ra trong HSMT Kiến nghị CDT hình thức

xử lý trong trường hợp giá dự thầu của các nhà thầu vượt giá gói thầu dự kiến

- Lập báo cáo kết quả chi phí các gói thầu trúng

thầu và giá ký hợp ñồng

- Kiểm tra giá hợp ñồng chuẩn bị ký kết, kiến nghị

ñ àm phán ñiều chỉnh các ñiều kiện hợp ñồng nếu thấy có các khả năng phát sinh chi phí và không thể

kiểm soát cho phí trong quá trình thực hiện hợp ñồng

4.B KSCP trong giai ñoạn thực

hiện xây dựng công trình

4.B.1 Trong việc thanh toán hợp ñồng xây dựng.

- Kiểm tra các khối lượng thanh toán cho nhà thầu (tư vấn, cung cấp vật tư

thiết bị xây dựng, ) trên cơ sở khối lượng hoàn thành và các ñiều kiện hợp ñồng.

- Kiểm tra giá ñề nghị thanh toán và sự hợp lý của các khoản ñề nghị

thanh toán cho các nhà thầu và giá trị thanh toán cho các phần công việc phục vụ dự án và chi phí quản lý dự án

- Kiểm tra và giám sát các thay ñổi trong nội dung công việc cần thực hiện của dự án, các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp ñồng Lập báo cáo,

ñánh giá và ñề xuất xử lý các phát sinh về chi phí (nếu có)

- Lập báo cáo tiến ñộ và giá trị ñã thanh toán theo từng thời ñiểm ñã xác

ñị nh và ñối chiếu với kế hoạch chi phí Kiến nghị xử lý khi xuất hiện khả năng giá trị thanh toán vượt kế hoạch chi phí ñã xác ñịnh.

- Lập báo cáo ñánh giá giá trị quyết toán cuối cùng của các hợp ñồng ñối với các nhà thầu Lập báo cáo về giá trị các chi phí mà nhà thầu, CDT còn phải thực hiện sau khi kết thúc hợp ñồng và ñề xuất các giải pháp giải quyết các chi phí bổ sung, phát sinh trong việc thực hiện hợp ñồng.

4.B.2 Kiểm soát chi phí khi quyết toán vốn ñầu tư

xây dựng công trình.

- Kiểm tra sự hợp lý, hợp pháp

và các giá trị khoản mục, nội

dung chi phí trong hồ sơ quyết

toán.

- Lập báo cáo cuối cùng về giá

trị quyết toán vốn ñầu tư

XD công trình So sanh với

kế hoạch chi phí và giá trị

tổng mức ñầu tư phê duyệt.

Phòng tránh các vướng mắc chi phí

• Bạn có thể phòng tránh các vướng mắc chi phí

như thế bằng cách ước lượng và lập ngân sách dự án

cẩn thận

• Theo dõi cẩn thận và nhanh chóng có hành ñộng

hiệu chỉnh sẽ tối thiểu hóa các vướng mắc về chi

phí

• Nhiều dự án có những công tác mà chiếm tỷ lệ %

rất lớn trong tổng chi phí dự án Với các thông tin chi tiết, bạn có thể làm các hiệu chỉnh trên những

công tác này ñể kềm hảm chi phí

Bài học kinh nghiệm

Có kinh nghiệm cả về thi công và kinh tế xây dựng,

Nắm vững giá cả thị trường,

Nắm vững hệ thống văn bản pháp quy trong ñầu tư xây dựng

từ giai ñoạn lập dự án ñến giai ñoạn kết thúc dự án.

Sử dụng thành thạo các công cụ trợ giúp cho quá trình phát hiện

và ra quyết ñịnh giải quyết vấn ñề về tiến ñộ và chi phí như công

cụ biểu ñồ ñường cong S và phương pháp Earned Value

lý

Bài học kinh nghiệm

5 Tổ chức cuộc họp riêng về chi phí ngay sau từng

giai ñoạn thi công nhằm ñảm bảo việc quản lý chi phíñược hiệu quả hơn ñồng thời mọi chi phí của dự án

ñược minh bạch, rõ ràng

6 Ngay sau khi phát hiện những sai lệch về chi phí/tiến

ñộ người quản lý dự án phải tìm ra nguyên nhân

(khách quan/chủ quan) cho từng công việc

7 Lựa chọn giải pháp ñiều chỉnh hiệu quả và hợp lý

nhất

8 Thống nhất với tất cả thành viên và các ñơn vị thực

hiện giải pháp ñã lựa chọn

9 Lập/kiểm soát lại chi phí/tiến ñộ theo kế hoạch ñiều

chỉnh

Xin cảm ơn!

Chúc các bạn, các anh chị đạt nhiều

thành quả tốt trong công tác !

Value engineering là gì?

• Value engineering (VE) là phương pháp hệ thống ñể cải thiện giá

trị của hàng hóa hoặc sản phẩm hoặc dịch vụ bằng việc ñánh giá chức năng Giá trị, như ñược ñịnh nghĩa là tỷ số của chức

năng/cost Vì thế, có thể gia tăng giá trị bằng cách tăng chức năng hoặc giảm chi phí Nó là nguyên lý sơ bộ của VE mà các chức năng

cơ bản ñược bảo toàn và không ñược suy giảm như là kết quả của

sự quá trình cải thiện giá trị [1]

• Ơ Mỹ, VE ñược giải thích rõ ràng trong Public Law 104-106, mà phát biểu: “Mỗi cơ quan nhà nước sẽ thiết lập và duy trì các quá

trình và các thủ tục VE hiệu quả-chi phí." [2]

Khởi nguồn của VE

• VE bắt ñầu tại General Electric Co trong chiến tranhthế giới lần thứ II Do chiến tranh nên thiếu hụt lao

ñộng có kỹ năng, vật liệu thô, các bộ phận tahy thế Các ông Lawrence Miles, Jerry Leftow, & Harry Erlicher tại công ty G.E ñã tìm kiếm những cái thaythế có thể chấp nhận ñược Họ thông báo rằng nhữngcái thay thế này thường giảm chi phí, cải thiện sản

phẩm và cả hai khía cạnh

• Họ gọi kỹ thuật này là “value analysis”

• SAVE International® là hiệp hội quốc tế dành cho cổ

value engineering, value analysis hoặc value

management) Các lợi ích của Value methodology

benefits bao gồm giảm chi phí, gia tăng lợi nhuận, cảithiện thành quả và cải thiện chất lượng

• Các hội viên áp dụng value methodology (VM) trongkhu vực công cũng như tư nhân ở hơn 35 quốc gia

• Các ứng dụng của VM trải dài trong ngành XD, sản xuất

và chế tạo sản phẩm, giao thông, y tế, kỹ thuật môi

trường và quản lý nhà nước